Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 28. maj 2014 Side 1 Menighedsrådsmøde Onsdag den 28. maj 2014 kl. 19.00 i menighedslokalerne, lille sal Dagsordenstekst: Tilstede Protokollat: Inge Kjær Andersen (IKA), Ulrik Vesterbæk (UV), Karin Knudsen (KK), Jens Ove Andersen (JOA), Inger Lis Lind Krarup (ILK), Janni Lund Jensen (JLJ), Lars E. Thomsen (LET), Pia Fischer (PF), Søren Ulrik (SU), Annette Kassow (AK), Benny Vindelev (BV), Anne Regitze Nieling (ARN), Allan Størner (AS) Betina Tidemann Jensen (BTJ) - sekretær Fraværende Lærke R. K. Eriksen (LRKE) 1. Godkendelse af dagsorden. Dagsordenen blev godkendt. 2. Formandens status siden sidst: Karin Knudsen indtræder i menighedsrådet. Henvendelse angående konfirmation 4. maj 2014. Konfirmandprojekt i Aalborg Budolfi Provsti. Formanden orienterede kort i forhold til de nævnte punkter. Menighedsrådet sender en gave til John Poulsen Bonde, der er udtrådt af menighedsrådet. Der har været afholdt visionsmøde vedr. Folkekirkens Hus den 27/5 2014. UV er indtrådt i bestyrelsen for Folkekirkens Hus som repræsentant for Aalborg Budolfi Provstiudvalg. Punkter til beslutning: 3. Ansøgninger ved Inge Kjær Andersen. a) Ansøgning fra Hans Egedes børnehave om lån af lokaler og De indkomne ansøgninger blev gennemgået af IKA. a) Ansøgningen imødekommes ikke. BTJ sender afslag.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 28. maj 2014 Side 2 tilskud til projekt. b) Ansøgning fra Danmarks Folkekirkelige Søndagsskoler (DFS). b) Ansøgningen imødekommes. BTJ sender 1.000 kr. Danmarks Folkekirkelige Søndagsskoler (DFS) søger om tilskud til deres sommerlejre i 2014, som afholdes på Storskovlejren ved Dronninglund. Menighedsrådet har tidligere støttet DFS s sommerlejre senest i 2013 med 1.000 kr. c) Ansøgning om tilskud til kirkevandring. c) Ansøgningen imødekommes ikke. BTJ sender afslag. Under overskriften Jesusvejen, sandheden og livet forbereder en arbejdsgruppe med præster og lægfolk fra folkekirken, frikirker og den katolske kirke en fælleskirkelig vandring den 15. juni 2014 i Aalborg. Der søges i den forbindelse om 500 1.000 kr. til dækning af forventet underskud ifm. vandringen. Det indstilles at ansøgningerne drøftes og det vurderes, hvorvidt de kan imødekommes. 4. Budget 2015 ved Ulrik Vesterbæk. Præsentation og godkendelse af det foreløbige budget for 2015. Budget 2015 blev gennemgået af UV og det blev efterfølgende godkendt af menighedsrådet. Det indstilles, at det foreløbige budget for 2015 godkendes.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 28. maj 2014 Side 3 Bilag 1 5. Godkendelse af skriftlig beretning til menighedsmøde ved Inge Kjær Andersen. Det indstilles, at beretningen godkendes Den skriftlige beretning blev gennemgået af IKA og den blev efterfølgende godkendt af menighedsrådet, dog med små rettelser, der tilrettes af BTJ. BTJ kopierer nogle eksemplarer til uddeling på menighedsmødet. Bilag 2 6. Godkendelse af vedtægt for kontaktperson og daglig leder ved Betina Tideman Jensen. Vedtægten for kontaktperson og daglig leder skal tilrettes, som følge af, at Janni Lund Jensen er valgt som kontaktperson. Det indstilles, at vedtægten godkendes. Vedtægt for kontaktperson blev gennemgået af BTJ og blev efterfølgende godkendt af menighedsrådet. 7. Regnskabsinstruks ved Ulrik Vesterbæk. Præsentation af opdateret regnskabsinstruks. Regnskabsinstruksen blev gennemgået af UV og blev efterfølgende godkendt af menighedsrådet og underskrevet af de underskriftsberettigede personer. Det indstilles, at regnskabsinstruksen vedtages og underskrives. Bilag 3 8. Kommunikationsplan vedtaget af stiftsrådet for Aalborg Stift ved Inge Kjær Andersen. Kommunikationsplanen bliver gennemgået af kommunikationsudvalget, der sender en tilbagemelding til stiftsrådet for Aalborg Stift. Stiftsrådet i Aalborg Stift har vedtaget en kommunikationsplan for 2014-16. Der ønskes en tilbagemelding på, om vi har aktiviteter indenfor kommunikationsplanens målgrupper og fokusområder.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 28. maj 2014 Side 4 Det indstilles, at sagen drøftes og at det overlades til kommunikationsudvalget at svare stiftet. Punkt til debat 9. Drøftelse af altervin med eller uden alkohol ved præsterne og Betina Tidemann Jensen. På menighedsrådsmødet den 27/2 2014 blev det besluttet, at menighedsrådet skulle have en principiel drøftelse af sagen omkring altervin inden årets udgang. Altervin med eller uden alkohol blev drøftet af menighedsrådet. Der træffes beslutning vedrørende altervin med eller uden alkohol i løbet af 2015. Punkter til orientering 10. Orientering fra Landsforeningen af Menighedsråds årsmøde ved Annette Kassow. AEK orienterede fra årsmødet for Landsforeningen af Menighedsråd. 11. Nyt fra kasserer, kirkeværge og kontaktperson/personaleleder Kasserer: På det indledende budgetsamråd blev det udmeldt, at rammen for 2015 er lig den for 2014, korrigeret for ændringer vedr. renter og afdrag på stiftslån. Kontaktperson/personaleleder: Efter drøftelse i medarbejdergruppen er det besluttet, at kirkens medarbejdere (præster undtaget) begynder at bære navneskilte ved gudstjenester og kirkelige handlinger. Der indkøbes små aluminiums navneskilte med graveret logo, medarbejder navn og titel. Betina Jensen og Pia Skov har været på landskursus for kordegne i perioden fra 5. til 8. maj 2014. Allan Størner og Maria Jakobsen deltager i landskursus for kirketjenere i perioden fra 10. til 12. juni 2014. 12. Nyt fra udvalg Kirkeudvalg: Der blev afholdt kirkeudvalgsmøde den 22. maj 2014. Antallet af møder frem mod jul reduceres, da fokus vil være på byggeriet.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 28. maj 2014 Side 5 Folkekirkens Forsikringsenhed har meddelt, at de dækker vores stormskade fra den 5. december 2013 på murkronen ved sognegården. Skaden kostede 17.500,00 kr. Fratrukket en selvrisiko på 10 % dækkes skaden med 15.750,00 kr. Byggeudvalg: Hovedentreprisekontrakten med HP Byg er blevet underskrevet de første håndværkere møder på pladsen den 2. juni 2014, indtil da vil byggeriet blive forberedt og der vil ske en opbygning af skurbyen. Der er blevet etableret et midlertidigt køkken i forlængelse af det lille køkken i gangen. Byggeudvalget og personalet har planlagt, hvordan de berørte lokaler tømmes for inventar inden byggeriet starter. De fleste ting sættes i kælderen, mens de store ting køres på depot hos flyttefirmaet. Rateudbetalingsplanen er sendt til Stiftsøvrigheden, således stiftslånet bliver udbetalt efterhånden, som håndværkerregningerne forfalder. Der er etableret et online projektstyringsværktøj, hvor alle opgaver i forbindelse med byggeriet styres og fordeles. Alle involverede i byggeriet får adgang til systemet. Gade-og ungdomspræsten: Præsten ønsker at deltage på næste møde og fortælle om sit arbejde. Præstens ønske imødekommes hun inviteres, når det passer ind ved et af de kommende menighedsrådsmøder. 13. Eventuelt Der arrangeres et møde i efteråret om frivilliges arbejde ved kirkerne af Distriktsforeningen. ARS har afholdt en legestuegudstjeneste den 28. maj 2014 for legestuens medlemmer. På Sogn.dk ønskes præstens fulde navn nævnt ikke forkortelsen.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 28. maj 2014 Side 6 14. Næste møde: 17. juni 2014 ILK melder afbud til mødet den 17. juni 2014.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 28. maj 2014 Side 7 Efterretningssager jf. pkt. 1.: Postliste mail eller brev 1. Distriktsforeningen: Referat fra Distriktsforeningens bestyrelsesmøde den 30-04-14 samt regnskab. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Invitationer (kan ses på DAB) 1. Folkekirkens Hus: Invitation til stormøde om Folkekirkens Hus, tirsdag den 27. maj 2014 kl. 19:00 22:00 i Margrethe kirkens lokaler. 2. 3.
Hans Egedes Sogns Menighedsråd Møde d. 28. maj 2014 Side 8 Aalborg den 28/5 2014 Inge Kjær Andersen Ulrik Vesterbæk Karin Knudsen Jens Ove Andersen Inger Lis Lind Krarup Janni Lund Jensen Lars E. Thomsen Pia Fischer Søren Ulrik Lærke Rose Kamp Eriksen Benny Vindelev Annette Kassow Anne Regitze Nieling Allan Størner