TIL BEBOERNE I AFDELING 68 VÆRSGO Her får du materiale til afdelingsmødet: Dagsorden Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingens driftsbudget 2016 Vedligeholdelsesopgaver 2016 Planlagt vedligeholdelse 2015-2034 Årsregnskab 14. august 2015
Dato 14. august 2015 Afdeling 68 DAGSORDEN TIL AFDELINGSMØDE Fælleslokalet Fredensgade 1, kld. torsdag den 27. august 2015 kl. 14:00 Dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent 2. Godkendelse af forretningsorden for afdelingsmødet 3. Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste møde 4. Godkendelse af budget og vedligeholdelsesplan for 2016 5. Indkomne forslag 6. Valg a. Valg af formand for et år b. Valg af 1 bestyrelsesmedlem for 2 år c. Valg af 1 bestyrelsesmedlem for 1 år d. Valg af suppleant(er) 7. Eventuelt Med venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen
Forretningsorden for afdelingsmødet Afdeling 68 Afdelingsmødets opgaver 1. På det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet) godkender afdelingsmødet afdelingens driftsbudget, idet det samtidig besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. 2. Afdelingsmødet beslutter, om afdelingens årsregnskab fremover skal godkendes på afdelingsmødet. I så fald skal der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder et budgetmøde og et regnskabsmøde. Afdelingsmødet beslutter også, hvilket af de to ordinære møder der skal være valgmøde med valg af repræsentanter til afdelingsbestyrelse og eventuelt til repræsentantskab. 3. Hvis afdelingsmødet har besluttet, at der holdes to årlige ordinære afdelingsmøder, så skal afdelingsbestyrelsen fremlægge sin beretning på regnskabsmødet. 4. Afdelingsmødet træffer beslutning om: Arbejder og aktiviteter (fx forbedringer, renoveringer og forebyggende socialt arbejde) Individuel måling af vand Ændringer af husorden (herunder regler om husdyr) Udvidet råderet for beboerne (udvendige råderetsarbejder og kollektiv råderet) Sammenlægning af afdelinger Indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning (A- eller B-ordning). 5. Afdelingsmødet godkender eller forkaster øvrige forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 6. Afdelingsmødet kan uddelegere afdelingsmødets og afdelingsbestyrelsens kompetence på konkrete områder til beboergrupper, opgange, udvalg el. lign. Afdelingsmødets afholdelse 7. Alle beboere og myndige medlemmer i husstandene har adgang til afdelingsmødet. Boligorganisationens bestyrelse og medarbejdere har også adgang til mødet men uden stemmeret. Afdelingsmødet kan desuden beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan også beslutte, at andre deltager i mødet med taleret og uden stemmeret. 8. Afdelingsbestyrelsen sikrer, at der udleveres to stemmesedler til hver fremmødt husstand. De fremmødte kontrolleres ved afkrydsning på beboerlisten. 9. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder mødet og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen. Dirigenten sikrer, at vedtægterne og forretningsorden overholdes. 10. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg. Dirigenten fastsætter antallet af medlemmer til stemmeudvalget. 11. Afdelingsmødet vælger en referent, der laver et referat af beslutninger og eventuelle afstemninger. Referatet underskrives af dirigenten og afdelingsformanden. Referatet skal gøres tilgængeligt for afdelingens beboere senest fire uger efter mødet på afdelingens hjemmeside eller ved opslag for afdelingens beboere. 12. Dirigenten styrer rækken af talere. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet beslutter at fastsætte en begrænsning. Man kan ikke komme med indlæg til et punkt på dagsordenen, at debatten om punktet er slut. Valg og afstemninger 13. Afdelingsmødet bestemmer afdelingsbestyrelsens størrelse (mindst tre og et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 14. Afdelingsmødet beslutter, om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv. 15. Afdelingsmødet beslutter, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen udpeger afdelingens repræsentantskabsmedlemmer. I begge tilfælde er afdelingens beboere og disses myndige husstandsmedlemmer valgbare. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål to stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Afdelingsmødet afgør alle spørgsmål ved almindeligt flertal blandt de afgivne stemmer bortset fra valg og de spørgsmål, som if. vedtægterne har fastlagte stemmeandele. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning om andre spørgsmål afgøres ved almindeligt flertal. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. 19. Hvis afdelingsmødet skal vælge formand og der kun er én kandidat, så er personen valgt uden afstemning. 20. Hvis der er to kandidater til formandsvalget, så vælges den, der ved skriftlig afstemning får over halvdelen af de afgivne stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Hvis der herefter stadig er stemmelighed, findes formanden ved lodtrækning. 21. Hvis der er foreslået flere end to kandidater til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning får flere end halvdelen af de afgivne stemmer, så foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 23. Oplysning om afdelingsbestyrelsens sammensætning (antal, navne, adresser og evt. e-mail) sendes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Oplysning om afdelingens repræsentanter (antal, navne, adresser og evt. e-mail) sendes ligeledes til administrationen senest fem hverdage efter mødet. Referat af afdelingsmødet sendes til administrationen senest én måned efter mødet.
Budget 2016 hovedlinjer Afdeling 68 Østergade Hvad er budget 2016? Budgettet viser, hvad din afdeling forventer af indtægter og udgifter i 2016. I almene boliger må der ikke budgetteres med over- eller underskud. Hvis udgifterne er større end indtægterne, stiger din husleje. Vedligeholdelsesplanen afgør, hvilke forbedringer af boligerne, der kan sættes i værk. På afdelingsmødet fremlægger afdelingsbestyrelsen budgettet, som er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Og sammen med dine naboer skal du godkende budgettet på afdelingsmødet. Det gælder også de arbejder i vedligeholdelsesplanen, der skal gennemføres i 2016. Huslejen stiger med 4% i 2016 Din husleje stiger med 4% fra 1. januar 2016. Eksempler på fremtidig husleje (budgettet som foreslået) Afd Boligtype Månedlig leje Ny leje Stigning 2-rumsbolig (82 m2) 5.718 kr. 5.947 kr. 229 kr. 3-rumsbolig (86 m2) 6.005 kr. 6.245 kr. 240 kr. Bemærk, at der kun er tale om eksempler. De kan afvige fra din husleje også i samme boligstørrelse. Vedligeholdelsesplan Budgettet omfatter også en plan for de projekter, der er nødvendige at gennemføre i det kommende år. Du kan se hele vedligeholdelsesplanen i et særskilt bilag. Du skal særligt være opmærksom på, om der står beløb under Optagelse af lån. Det betyder, at der optages et lån, der medfører lejeforhøjelse. Henlæggelser Hvert år lægger afdelingen penge til side i budgettet. Den opsparing går til vedligeholdelsesarbejder i afdelingen. I 2016 henlægger afdelingen 107 kr. pr. kvadratmeter. I alt var der ved udgangen af 2014 henlagt 587 kr. pr. kvadratmeter i afdelingen. Beløbene skal ses i sammenhæng med de projekter, der står på vedligeholdelsesplanen de næste årtier. Er der mange eller store projekter, kræver det store henlæggelser er der færre, kan afdelingen klare sig med lidt mindre. Du kan se i vedligeholdelsesplanen, om der over de næste 20 år henlægges nok til de arbejder, der skal laves.
Udgifter 2016 Budget 2016 Nogle punkter i budgettet kan du og dine naboer påvirke på afdelingsmødet (GRØN). Andre punkter i budgettet kan beboerne ikke umiddelbart påvirke medmindre man fx sparer mere på energien (GUL). Endelig er nogle punkter i budgettet givet af lovgivning og andre forhold, som afdelingsmødet ikke har indflydelse på (RØD): Beslutte s Påvirkes Ingen indflydelse Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Almindelig vedligeholdelse 40.228 29.000 35.000 Ændring (betyd.) Ejendomsfunktionær og renholdelse 146.142 140.770 146.200 +4% Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter m.m. 6.559 7.775 7.225 El og varme 25.808 34.000 32.300-5% Vandafgift 9.000 9.500 9.500 Renovation m.m. 31.812 33.000 33.500 +2% Henlæggelse til planlagt vedligeholdelse 157.000 175.000 193.000 +10% Henlæggelse til istandsættelse ved fraflytning 15.000 15.000 20.000 Afvikling af underskud m.v. 2.768 - - Andre udgifter - 65 70 Ydelser på prioritetslån 937.706 950.442 953.442 Ydelse på forbedringslån 20.000 24.000 24.000 Administrationsbidrag 97.312 95.112 95.112 Ejendomsskatter 40.145 42.600 45.100 +6% Forsikringer 13.615 14.500 14.500 Tab ved fraflytninger 19.204 - - I alt 1.562.299 1.570.764 1.608.949 +2% Udgifterne bliver dækket af disse indtægter: Konto Regnskab 2014 Budget 2015 Budget 2016 Husleje 1.480.125 1.513.898 1.513.584 Renter 36.979 18.000 14.000 Afvikling af overskud m.v. 42.027 38.866 20.822 Andre indtægter 165 - - Årets underskud 3.004 - - Ændring (betyd.) I alt 1.562.299 1.570.764 1.548.406-1% Da udgifterne er større end indtægterne, er det som anført ovenfor nødvendigt at hæve huslejen med 4%. 2% 1% 0% Kapitaludgifter Offentlige udgifter m.m. Administration Henlæggelser Ejendomsfunktionær og renholdelse Vedligeholdelse Afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter Andre driftsudgifter 13% 6% 8% 9% 61% Du kan få det fulde budget for afdeling 68 Østergade på mkl@bk-aarhus.dk eller 87 39 39 05. Det kan også findes på www.bk-aarhus.dk. Boligkontoret Århus afdeling 68 2 af 2
Vedligeholdelsesopgaver i 2016 Afdeling 68 Østergade Afdelingsmødet skal vedtage, hvilke vedligeholdelsesopgaver der skal laves i afdelingen i 2016. Nedenfor kan du se afdelingsbestyrelsens forslag til projekter i det kommende år. De er udarbejdet i samarbejde med administrationen. Bygningsdel Aktivitet Næste år Belægninger Haveanlæg,vedligehold * 2.000 Gulv afslibning af gulve i flyttelejligheder * 10.000 Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder * 15.000 Opsamling vedligehold af afløb/sanitet * 1.000 Opsamling termostatisk brusearmatur * 1.000 Pumpeanlæg service pumpebrønde * 1.000 Transportsystem (samlet) faldprøver/service/vedligehold af elevatorer * 10.000 Vandsystem (samlet) Vandmålere,vedligehold * 1.000 Forbrugsanlæg Opdatering CTS * 1.000 Forbrugsanlæg motorventiler, etc. 15.000 Røranlæg Radiatorventiler * 1.000 Varmeanlæg (samlet) vedligehold varmeforsyning * 5.000 Ventilationsanlæg (samlet) udsk. emfang * 2.000 Hårde hvidevarer udsk. komfur * 5.000 Maskiner og maskinanlæg Traktor i fordelingsaltspredergræsklippere 3.000 Tekst Næste år Planlagt vedligeholdelse 73.000 Budgetteret henlæggelse 193.000 Henlæggelser først på året 1.128.050 Henlæggelser sidst på året 1.248.050 Vedligeholdelsesopgaver mærket med * gentages hvert år. Den fulde vedligeholdelsesplan for afdeling 68 Østergade er vedlagt til orientering.
Budget 2016 vedligeholdelsesplan Afdeling 68 Østergade Vedligeholdelsesplanen beskriver de arbejder, der skal laves i afdelingen de næste 19 år for at holde afdelingen i forsvarlig stand. Det er afdelingsmødet, der hvert år beslutter vedligeholdesplanen for det følgende år i år altså 2016. Bygningsdel Aktivitet 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025-2034 2015-2034 Belægninger Haveanlæg,vedligehold 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 20.000 40.000 Gulv afslibning af gulve i flyttelejligheder 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 100.000 200.000 Overflader Maling af træværk i flyttelejligheder 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 15.000 150.000 300.000 Trappe afskærmning ved trapper 50.000 50.000 Vindue udskiftning af vinduer 1.100.000 1.100.000 Opsamling vedligehold af afløb/sanitet 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 10.000 20.000 Opsamling termostatisk brusearmatur 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 10.000 20.000 Pumpeanlæg service pumpebrønde 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 10.000 19.000 Afløbssystem (samlet) vedligehold pumpebrønde 10.000 10.000 20.000 Transportsystem (samlet) faldprøver/service/vedligehold af elevatorer 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 100.000 200.000 Målerarrangement Udskiftning vandmålere 30.000 30.000 60.000 Vandsystem (samlet) Vandmålere,vedligehold 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 10.000 20.000 Forbrugsanlæg Opdatering CTS 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 10.000 20.000 Forbrugsanlæg motorventiler, etc. 15.000 15.000 30.000 60.000 Røranlæg Radiatorventiler 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 10.000 20.000 Varmeanlæg (samlet) Energimålere,vedligehold 40.000 40.000 80.000 Varmeanlæg (samlet) vedligehold varmeforsyning 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 50.000 100.000 Ventilationsanlæg (samlet) ventilationsanlæg 150.000 150.000 Ventilationsanlæg (samlet) udsk. emfang 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 2.000 20.000 38.000 Hårde hvidevarer udsk. komfur 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 50.000 95.000 Maskiner og maskinanlæg Traktor i fordelingsaltspredergræsklippere 11.000 3.000 72.000 86.000 Total 108.000 73.000 55.000 65.000 55.000 205.000 142.000 55.000 55.000 125.000 1.760.000 2.698.000 Boligkontoret Århus afdeling 68
Tekst 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025-2034 2015-2034 Planlagt vedligeholdelse 108.000 73.000 55.000 65.000 55.000 205.000 142.000 55.000 55.000 125.000 1.760.000 2.698.000 Budgetteret henlæggelse 175.000 193.000 212.000 230.000 248.000 248.000 248.000 248.000 248.000 248.000 2.480.000 4.778.000 Henlæggelser sidst på året 1.128.050 1.248.050 1.405.050 1.570.050 1.763.050 1.806.050 1.912.050 2.105.050 2.298.050 2.421.050 3.141.050 3.141.050 3.000.000 2.500.000 Planlagt vedligeholdelse Budgetteret henlæggelse Henlæggelser sidst på året 2.000.000 1.500.000 1.000.000 500.000 0 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Boligkontoret Århus afdeling 68
Regnskab 2014 Afdeling 68 Østergade Resultatopgørelse Regnskab Budget Budget Udgifter 2014 2014 2015 kr. kr. kr. Ydelser på oprindelige lån i afdelingen 937.706 952.442 950.442 Vand- og vandafledningsafgifter 9.000 9.000 9.500 Renovation 31.812 28.500 33.000 Afdelingens energiforbrug 25.808 26.000 34.000 Administrationsbidrag 97.312 97.312 95.112 Dispositionsfonden og bidrag til arbejdskapital 0 1.672 0 Ejendomsskat, forsikring samt evt. A- og G-indskud 53.760 55.817 57.100 Offentlige og andre faste udgifter i alt 217.693 218.301 228.712 Ejendomsfunktionær og renholdelse 141.971 130.500 137.800 Almindelig vedligeholdelse 40.228 28.000 29.000 Planlagt og periodisk vedligeholdelse 161.947 330.000 108.000 Vedligeholdelse dækket af henlæggelser -161.947-330.000-108.000 Istandsættelse ved fraflytning m.v. 39.782 0 0 Istandsættelse dækket af henlæggelser -20.578 0 0 Vaskeri, fælleslokaler m.m. 0 0 0 Diverse udgifter, herunder afdelingsbestyrelse og beboeraktiviteter 10.730 13.118 10.810 Variable udgifter i alt 212.133 171.618 177.610 Henlæggelser til vedligeholdelse og fraflytning 172.000 172.000 190.000 Samlede ordinære udgifter 1.539.532 1.514.361 1.546.764 Ydelse på lån til forbedringsarbejder m.v. 20.000 0 24.000 Tab ved lejeledighed m.v. 0 0 0 Tab dækket af dispositionsfonden 0 0 0 Tab dækket af henlæggelser 0 0 0 Tab ved fraflytning 0 0 0 Tab dækket af dispositionsfonden 0 0 0 Tab dækket af henlæggelser 0 0 0 Overført fra resultatkonto 0 0 0 Andre ekstraordinære udgifter 2.768 0 0 Ekstraordinære udgifter i alt 22.768 0 24.000 Udgifter i alt 1.562.299 1.514.361 1.570.764 Årets overskud overført til resultatkonto 0 0 0 Udgifter og evt. overskud i alt 1.562.299 1.514.361 1.570.764 Indtægter Leje 1.480.125 1.460.016 1.513.898 Renter 36.979 18.000 18.000 Drift af fællesfaciliteter 0 0 0 Overført fra resultatkonto 42.027 36.345 38.866 Andre ordinære indtægter 0 0 0 Ordinære indtægter i alt 1.559.131 1.514.361 1.570.764 Tilskud og driftsstøtte 0 0 0 Ekstraordinære indtægter 165 0 0 Indtægter i alt 1.559.296 1.514.361 1.570.764 Årets underskud overført til resultatkonto 3.004 0 0 Indtægter og evt. underskud i alt 1.562.299 1.514.361 1.570.764
Regnskab 2014 fortsat Balance pr. 31. december Aktiver 2014 2013 kr. kr. Anlægsaktiver i alt 22.736.592 22.625.912 Omsætningsaktiver i alt 1.316.218 1.306.170 Aktiver i alt 24.052.810 23.932.082 Passiver Henlæggelser: Planlagt og periodisk vedligeholdelse 1.061.050 1.065.996 Istandsættelse ved fraflytning (A-ordningen) 0 5.578 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Fælleskonto 0 0 Istandsættelse ved fraflytning (B-ordningen) Istandsættelse 0 0 Tab ved lejeledighed og fraflytning 18.359 18.359 Øvrige henlæggelser 0 0 Resultatkonto 54.529 99.559 Langfristet gæld i alt 22.736.592 22.565.000 Kortfristet gæld i alt 182.280 177.589 Passiver i alt 24.052.810 23.932.082 Regnskabet for afdelingen er revideret i henhold til instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Hvis du ønsker et mere detaljeret regnskab, kan du kontakte administrationen eller se på www.bk-aarhus.dk.