Referat Emne : Bestyrelsesmøde Deltagere : Bestyrelsen Tid : Torsdag den 4. juni 2015 kl. 1630 Sted : HAB s administration Udsendt : 29. maj 2015 DAGSORDEN: 1. Forhandlings- og revisionsprotokol 2. Efterretningssager 3. Nybyggeri 4. Økonomi 5. Øvrige sager til behandling 6. Eventuelt Med venlig hilsen Mødedeltagere: Alle mødt Lisa indledte mødet med nyt fra repræsentantskabet i kreds 8. 1312
Dagsordenens punkt 1 Forhandlings-/og revisionsprotokol 01-012-15 Den lille positive De fleste bidrog 01- Protokol fra mødet den 7. maj 2015 Underskrevet siderne 1305-1311 1313
Dagsordenens punkt 2 Efterretningssager 02-011-15 Forretningsudvalgsmøderne punkt Nyt fra BL og LBF Afdelingerne 1, 4, 5, 7, 12, 34, 37, 55 og 56 - Ellen Afdelingerne 2, 3, 6, 8, 10, 11 og 16 - Niels Afdelingerne 18 23 og 48 Per Afdelingerne 24, 26, 27, 29 og 40 Ove Afdelingerne 13,14,15,17,25 og 32 Mohammad Afd. 30, 35 og 45 - Bernhard Afdelingerne 31, 33, 42 og 44 Leif Afdeling 51 Ole Afdelingerne 38, 39, 61, 62, 63, 64, 65 og 66 - Palle 02-012-15 Administrativ orientering Ole orienterede Afd. 4,5,7 og 12. Der er lavet udkast til dagsorden m.h.p. indkaldelse af alle 10 afdelinger på Ringen for om muligt at etablere et fælles grønt udvalg. Afd. 34. Obs på rengøring. Intet FU på Hjortebro har besluttet at købe nye stole til fælleshuset. SU afholdt i Varberg fuld opbakning til at fortsætte med ideerne omkring Bydelshuset. Mohammad arbejder med oversættelse af husordensregler m.m. på Skolebakken. Når han er færdig, afleveres materialet i administrationen. Kan evt. anvendes i hele HAB. En ny indflytter i afd. 45 ønsker at have sin kat med. Der arbejdes med sagen. Hjemmehjælpen har nogle udfordringer i afd. 35 Ros til teknisk afd. og servicemedarbejdere i.f.m. fældning af træer i afd. 33. Trækgener i afd. 51, og det, der arbejdes med i den forbindelse, bør siges til kommende lejere, inden de skriver under på lejekontrakten. Arbejdsweekend i de grønne områder omkring afd. 61 og 62. Der er sat en skillevæg op i vaskeriet, så de har et fællesrum. P.t. er de to bestyrelser i 61 og 62 lidt uenige om, hvordan lokalet skal anvendes Ad pkt. 02-012-15. Beboertilfredshedsundersøgelsen afviklet fra 26. maj 1. juni. Resultatet offentliggøres før sommerferien. Arbejdstilsynet var på uanmeldt tilsynsbesøg i HAB den 4. maj. Over en hel dag besøgte de både servicemedarbejderne og administrationen og gennemførte samtaler med flere medarbejdere, som AT udvalgte. Der er kommet en skriftlig tilbagemelding, og HAB får igen en grøn smiley, efter i 6 måneder at have haft en gul, efter et besøg på en byggeplads i vinters, hvor der manglede et opslag og en plasticafdækning for vind. Den 17. juni får HAB besøg af to australiere, som er i byen i.f.m. en Rotry-udveksling. De skal begge bruge en halv dag i Varberg. Denne en arbejder med integration og sociale helhedsplaner, og den anden er arkitekt. I besøget deltager fra HAB Mohammed Teta, en repræsentant fra C.F. Møller og Christian. 1314
Den 27. maj blev der afviklet et velbesøgt INTRO-møde i Varbergs selskabslokale. Der var 61 tilmeldte. Der kom dog en del flere. Vi arbejder videre på udenbys projektet jf best-mødet i februar pkt. 03-009-15 og får udarbejdet et præsentationsmateriale. Det vil vi bruge, når vi henvender os til den pågældende kommunes politiske ledelse for at vejre stemningen. Denne henvendelse vil så afgøre, om vi skal gå all-in. Nabobørsen. Afd. 13, 15 og 17 indgår i et forsøg omkring nabobørsen. Forsøget lanceret ved BL s mellemkomst forskellige steder i landet. Den skrivelse, som beboerne har modaget er vedhæftet dagsordenen. Opdatering af PPV erne. Lige p.t. en lille teknisk udfordring mellem EG-bolig og Årstiderne. Når den er løst starter tastearbejdet her i huset. Arbejdsgilde i afd. 27 torsdag den 18. juni. Samarbejdspartnere, lokale beboere og medarbejdere inviteret. Temadag omkring sundhed og kultur sundhed i en multikulturel bydel afvikles i Varberg den 15. juni. Haderslev kommune indbyder og arrangerer indlæg fra Mohammed Teta, HAB, og Henrik Kokborg, Integrationsinfo. 1315
Dagsordenens punkt 3 Nybyggeri/renovering 03-014-15 Afd.40 Sagen p.t. hos LBF. Håber på den er klar til endelig præsentation samt bestyrelsen godkendelse af financieringen. Rambøll har i indeværende uge meddelt, at LBF ikke bliver færdig med sagsbehandlingen før herværende bestyrelsesmøde. Mail fra Rambøll umiddelbart før herværende bestyrelsesmøde med signaler fra LBF, som tilkendegiver, at finansieringsskitsen på nær et par detaljer er på plads, ligesom der er blevet plads til et par fysiske forbedringer i forhold til det indsendte. Så snart Rambøll har modtaget det skriftligt fra LBF, sættes der gang i processen. Bestyrelsen bemyndigede forretningsudvalget til at træffe de nødvendige beslutninger fremadrettet. 03-015-15 Driftsstatus juni Udsendt til bestyrelsen Drøftelse af renoveringsarbejder i afd. 03-016-15 Status på Bydelshus i Varberg v/jens Holck fra KUBEN 8. Jens, som mødte ind i administrationen kl. 1745, gav status på Bydelshuset. Bestyrelsen sagde ja til fortsat undersøgelse, ligesom forretningsudvalget fik mandat til at træffe evt. nødvendige beslutninger i sagen fremadrettet. 1316
Dagsordenens pkt. 4 Økonomi 04-006-15 Porteføljeforvaltning - kvartalsoversigt Oversigt udsendt Ole gennemgik status. 04-007-15 Huslejerestance pr. 1. juni 2015. Oversigt udleveret på mødet Godt arbejde med at inddrive gæld. 1317
Dagsordenens punkt 5 Øvrige sager til behandling 05-027-15 Udkast til strategi HAB 2015-2018 Udkast og notat fra Ole udsendt. Udkastet til strategien drøftet. Som hjemmeopgave havde de enkelte bestyrelsesmedlemmer gjort sig nogle tanker om pkt. erne 2 og 3 i afsnittet omkring fællesskab og beboerdemokrati. Disse input sendes til Christian, og til kommende møde forberedes input til pkt. erne 4 og 5 i samme afsnit. På september mødet vurderes, om det er måden at drive arbejdet frem på. Ideen er, at alle indsatsområder i de 4 fokusområder skal udfyldes med input fra dels organisationsbestyrelsen og dels administrationen, 05-028-15 Særskilt møde efter sommerferien, hvor afdelingsmøderne evalueres? hvor det er relevant. Tilbagemelding fra hver enkelt på mødet Enighed om et særskilt møde. Mødet afholdes torsdag den 20. august kl. 1600. 05-029-15 Evaluering af INTRO-mødet Enighed om et godt og positivt INTRO-møde. Det blev drøftet, om der kunne etableres et INTRO 2 altså et tematiseret møde, hvor der kan gåes lidt i dybden med udvalgte emner. Kommende møder Bestyrelsesmøder andet halvår 2015 10/9, 8/10, 5/11 og 3/12 Besigtigelsestur 13. august 2015 Stafet for livet 5.-6. september 2015 Bestyrelseskonference 5.-6. september 2015 Kredsweekend 2.-3. oktober 2015.Ad pkt. 05-027-15. Der ligger nu et udkast til en strategi for HAB 2015-2018.Indledningsvis er der lidt om vilkårene i dag, og så er der taget udgangspunkt i de 4 strategispor, vi fulgte og arbejde med på strategidagen i februar. En strategi skal gerne være dynamisk, brugbar og opdateret. Den er derfor designet over de 4 spor, hvor udgangspunktet er nutiden og via aktiviteter når vi de ønskede mål/fremtiden. I udkastet er der for hver strategispor identificeret 7-9 aktiviteter alt ud fra de input, som kom frem på strategidagen. Opgaven bliver nu at sætte ord på disse aktiviteter altså hvad skal der ske, hvornår, hvem er ansvarlig, hvad er økonomien m.m. For at alle kan komitte sig til strategien, så er det vigtigt med input fra både organisationsbestyrelsen og administrationen, så vi sammen trækker samme vej ad samme sti. Idéen er nu, at strategien hele tiden skal være under forandring vi skal opdatere strategien og holde den levende i takt med de krav og udfordringer, vi dels trækker til os og dels mødes af. Notat fra Ole vedhæftet dagsordenen. 1318
Dagsordenens punkt 6 Eventuelt 06 ----------------------------- -------------------------------- ------------------------------ Ole Aaris Palle Agø Erik Bernhard Hansen - ----------------------------- -------------------------------- ---------------------------- Ellen Corfits Ove Brix Therkildsen Per Friis ---------------------------- ------------------------------- ----------------------------- Mohammad Hadid Leif Hartmann Niels V. Andersen ------------------------------- Christian Skovfoged 1319