Velkommen til nyhedsbrev nr. 13 Generel status på implementeringen Implementering af Hovedstadens Beredskab er nu for alvor i gang. De fleste opgaver er overleveret fra de 10 arbejdsgrupper til administrationen i Hovedstadens Beredskab. Det betyder, at de forskellige afdelinger, HR & Økonomi, Løn, Administration, IT, Kommunikation, Forebyggende lige nu arbejder hårdt og målrettet på at implementere det, som skal sikre, at vi er klar til drift, når midnatsklokken slår den 31. december. Implementeringen koordineres af en arbejdsgruppe, der mødes hver fredag. Gruppen refererer til den øverste ledelse repræsenteret ved Jens Volkmann-Dinesen, chef for Forretning. Fokus for arbejdet er sikker drift. Det betyder, at der er en lang liste af implementeringsopgaver, som bliver prioriteret ift. hvad der SKAL være på plads 1. januar, og hvad der kan vente. Det, der kommer på plads, og som er væsentligt vi alle ved, forsøger vi så vidt muligt at omtale her i nyhedsbrevet. Ellers er nærmeste kilde til information og spørgsmål nærmeste leder og/eller chef. Administration og IT Telefon og mail Det overordnede telefonnummer og mailadresse til Hovedstadens Beredskab er nu på plads. Vores hovednummer bliver 33 43 10 00 og hovedmail: hbr@hbr.dk. De vil, om alt går vel, fungere fra 1. januar. Ellers fortsætter, som meldt ud flere gange, resten af IT-systemerne, som de er i dag. Enkelte vil få nye mailadresser og telefonnumre - det drejer sig primært om nye chefer og ledere samt de personer, som flytter fra Frederiksberg, Vestegnen og Dragør ind på Hovedstadens Beredskabs midlertidige adresse Bag Rådhuset 3, 1550 KBH V. Alle andre bevarer deres nuværende telefonnumre og mailadresser indtil ny telefonnummerstruktur og mailsystem er på plads. Det bliver formentlig i løbet af foråret 2016. ID kort Når alle titler, placeringer, design og teknisk set up er på plads i starten af 2016, bliver der udstedt nyt ID-kort for Hovedstadens Beredskab til alle. Hvis enkelte ansatte har behov for nyt ID-kort inden da, kan dette erhverves ved henvendelse i Receptionen, Bag Rådhuset 3. Vedtægter godkendt 1
Statsforvaltningen har nu godkendt vedtægterne for Hovedstadens Beredskab. Vi lægger dem ud på www.hovedstadensberedskab.dk snarest muligt. I vedtægterne kan man bl.a. læse om sammensætningen af bestyrelsen for Hovedstadens Beredskab, som vi lige nu er i gang med at vælge en medarbejderrepræsentant til. Bestyrelsen for Hovedstadens Beredskab holder deres første konstituerende møde den 13. januar 2016. Kommunikation Tilmelding til kbinfo Som meldt ud i forrige nyhedsbrev, er det besluttet, at alle medarbejdere i Hovedstadens Beredskab får adgang til kbinfo Københavns Brandvæsens nuværende ekstranet med nyheder, lister, m.m. Ansatte i Hovedstadens Beredskab, der ikke tilmeldt kbinfo, kan tilmelde sig fra tirsdag den 15. december 2015. Sådan gør du: Gå ind på www.kbinfo.dk Klik på Få adgang: klik her i nederste venstre hjørne. Udfyld formularen og indsend. Så modtager du brugernavn og password fra vores webmaster, Carsten. Det kan være der går en dag eller to, før du får svar. Fra kbinfo til hbinfo Da vi nu er Hovedstadens Beredskab, skifter vi domænet fra kbinfo.dk til hbinfo.dk. Skiftet vil komme i starten af januar, når sitet er flyttet over på det nye domæne. Vi melder naturligvis ud, så I ved, hvornår det sker. Nyhedsbrevet forstætter Da der fortsat er meget at informere om i forbindelse med implementeringen, fortsætter vi med at udgive dette nyhedsbrev. Næste nummer udkommer medio januar 2016. Klistermærker og pressemeddelelse Der er i denne uge udsendt klistermærker om Hovedstadens Beredskab, så de kan sættes på køretøjerne. Er de ikke kommet endnu, er de på vej. Eventuelle spørgsmål kan rettes til Jeanette Bredsten, ai4z@okf.kk.dk I denne uge har vi også udsendt pressemeddelelse om, at vi går i luften med Hovedstadens Beredskab fra 1. januar 2016. Du kan læse pressemeddelelsen på www.hovedstadensberedskab.dk. 2
Personale Vigtig information om løn Lønadministrationen har en række vigtige oplysninger til alle om, hvad der sker med lønudbetalingerne efter sammenlægningen. Alle opfordres derfor til at læse informationen grundigt. Læs informationen på næste side. Næste nyhedsbrev Har du spørgsmål til dette eller andre udgaver af nyhedsbrevet, send en mail til anniel@okf.kk.dk. Næste nyhedsbrev udkommer medio januar. Ind til da ønskes I alle en rigtig.. 3
Til medarbejdere i Hovedstadens Beredskab På vegne af Hovedstaden Beredskab vil vi gerne informere om, hvad der sker med lønudbetalingerne efter sammenlægningen. Generelt I forbindelse med sammenlægningen til Hovedstadens Beredskab er det besluttet, at lønadministrationen i perioden fra den 1. januar 2016 til og med den 29. februar 2016 skal foregå via Københavns Kommunes systemer, hvor lønudbetalingen til Københavns Brandvæsen i forvejen foregår. Selve lønadministrationen er overgivet til KMD BPO A/S. Det forventes, at Hovedstadens Beredskab implementerer en selvstændig systemplatform til lønadministrationen pr. 1. marts 2016, hvorefter alle medarbejdere vil få en lønseddel specifikt fra Hovedstadens Beredskab med eget navnetræk osv. Specifikt for medarbejdere ved Dragør Brandvæsen, Frederiksberg Brandvæsen, Vestegnens Brandvæsen, Albertslund, Brøndby, Glostrup, Hvidovre og Rødovre kommuner: Hvor sker lønudbetalingen fra? Det betyder, at din løn stoppes i de nuværende lønsystemer og i stedet oprettes i Københavns Kommunes lønsystem. Er du forudlønnet, vil du få udbetalt den sidste faste løn i nuværende lønsystem den 30. november 2015 for december måned 2015. Er du bagudlønnet, vil du få udbetalt den sidste faste løn i nuværende lønsystem den 31. december 2015 for december måned 2015. Alle løndele, som vedrører 2015, udbetales i nuværende lønsystem og af nuværende arbejdsgiverkommune. Det betyder, at f.eks. arbejdstidsbestemte tillæg, rådighedstillæg eller overarbejde præsteret i december måned 2015 vil blive udbetalt den 31. januar 2016 i nuværende lønsystem. Andre reguleringer eller udbetalinger for tiden før 1. januar 2016 vil også ske af den nuværende arbejdsgiverkommune. Særlig feriegodtgørelse for optjeningsår 2015, som skal udbetales ultimo april 2016, sker ligeledes i nuværende lønsystem, dog udtaget Frederiksberg Brandvæsen og Vestegnens Brandvæsen. Frederiksberg Brandvæsen og Vestegnens Brandvæsen vil får deres særlig feriegodtgørelse udbetalt via Hovedstadens Beredskab. 4
Hvordan indberetter jeg til lønadministrationen? Information om, hvordan der fremadrettet skal ske indberetning til lønadministrationen, vil der løbende komme information om fra forskellig side. Processerne vil i perioden frem til 1. marts 2016 tage udgangspunkt i de processer, som i dag findes hos Københavns Brandvæsen. Hvem kan jeg kontakte, hvis jeg har spørgsmål? Sammen med den første lønseddel via Københavns Kommunes lønsystem vil du modtage folderen Sådan læser du din lønseddel. Vi håber, at den vil hjælpe på forståelsen. Har du andre spørgsmål til lønsedlen for januar måned 2016 og senere, kan du rette henvendelse til din nærmeste leder. Kan din leder ikke svare, kan lederen kontakte Hovedstadens Beredskab enten på mail til lonadmkb@okf.kk.dk eller på telefon til Bettina Tykskov Rasmussen, tlf. 20 33 37 97 eller Torben Kristiansen, tlf. 26 86 48 68. Specifikt for medarbejdere ved Københavns Brandvæsen: Hvor sker lønudbetalingen fra? Det betyder, at din løn fortsætter uændret via Københavns Kommune indtil 1. marts 2016. Er du forudlønnet, vil du få udbetalt den sidste faste løn i nuværende lønsystem den 31. januar 2016 for februar måned 2016. Er du bagudlønnet, vil du få udbetalt den sidste faste løn i nuværende lønsystem den 29. februar 2016 for februar måned 2016. Særlig feriegodtgørelse for optjeningsår 2015, som skal udbetales 1. maj 2016, forventes at ville ske i Københavns Kommunes lønsystem. Hvordan indberetter jeg til lønadministrationen? Ingen ændringer i perioden frem til 1. marts 2016. Hvem kan jeg kontakte, hvis jeg har spørgsmål? Ingen ændringer i perioden frem til 1. marts 2016. Fælles for alle Bemærk, at ovenstående betyder, at årsopgørelsen til SKAT for 2016 vil bestå af flere tal. Afhængig af, hvor du kommer fra, skal du derfor lægge tallene fra den sidste lønseddel hos hver arbejdsgiver/lønsystem sammen for at få tallet i din skattemappe hos SKAT. Eksempel: Kommer du fra Dragør, kan følgende oversigt over lønudbetaling ske: Januar og februar måned 2016 vil du få løn via Københavns Kommune. 5
Fra Dragør Kommune vil du få løn for evt. arbejdstidsbestemte tillæg, som er optjent i 2015. Derudover vil den særlige feriegodtgørelse for optjeningsår 2015 ligeledes blive udbetalt herfra. Fra 1. marts 2016 vil du få løn fra Hovedstadens Beredskab. Det betyder, at du skal lægge tallene fra hver arbejdsgiver/lønsystem sammen for at ramme det tal, som står hos SKAT i ovenstående eksempel 3 tal afhængig af, hvornår på året det er. Sker der ikke andet i løbet af året, er det først relevant, når du i 2017 kan kontrollere din årsopgørelse, men hvis du får brug for at ændre i dine skatteoplysninger i løbet af året, skal du ligeledes lægge tallene fra de sidste lønsedler hos hver arbejdsgiver/lønsystem sammen for at får alle oplysninger med. Kommer du fra Københavns Brandvæsen, vil du få løn fra 2 systemer og skal lægge disse tal sammen. Med virkning fra 2017 vil oplysningerne på lønsedlen for december måned 2017 svare til årsopgørelsen for 2017, hvis du er ansat hos Hovedstadens Beredskab hele året. Med venlig hilsen Bettina Tykskov Rasmussen Lønadministrator / Torben Kristiansen Vicekontorchef F/ Hovedstadens Beredskab 6