I henhold til udkast af 16.2.2011 og forretningsordenens pkt. 8.4 sendes (mail) hermed godkendt referat fra: (proceduren for godkendelse, se nederst på side 6) Ordinært bestyrelsesmøde nr. 2/2010-11 onsdag den 9. februar 2011, kl. 18.15 21.30 i fælleslokalet Deltagere AB: Deltagere 3B: Deltage OK: Henrik Christiansen, Henning Ipsen, Kurt Jacobsen og Preben Jensen. Villy Sørensen. Jesper Kaasbøl Henriksson, pkt. 1.0. Steen Jørgensen Deltagere SB: Steen Halskov, pkt. 1.0 til 6.0. Maria Dahl, pkt. 1.0 til 6.0. Afbud fra: Fraværende: Kim Rasmussen, SB, Wicky Vang, AB og Kim S. Jørgensen, AB. Sven Fabian, AB. Traktement: Kultur & Festudvalget kl. 17.30. Referat / dagsorden 1.0 Projekt 2011 køkkenmodernisering 1. Forslag om nye køkkener fremlægges til godkendelse, v/ Jesper. Notat fra mødet i projektudvalget den 12.1.2011 ang. nye standardkøkkener i flyttelejligheder blev godkendt med tilføjelser: I forbindelse med valget af standardkøkkenets grundelementer, tages en gruppe af brugere med på råd. Ansvar: Udvalget. Der skal vælges en ny type standard køle/fryseskab. Ansvar: Udvalget. Nye vandarmaturer opsættes i de nye køkkener inkl. i finansieringen. Alle ekstraomkostninger i forbindelse med udvidelse af el-forsyningen eller flytning af VVS installationer m.v. udføres efter frit valg fra den enkelte husstand og for dennes regning. 2. Klargøring af udstillingslokalet. SB gør lokalet klar, så en ny udstilling kan etableres i uge 10/11. Der vurderes i samarbejde med udvalget, om væggene skal males op. 3. Beboer- og orienteringsmøde den 17.3.2011. Mødedatoen søges flyttet til den 31/3 eller 7/4. Ansvar: Formanden. VE1-AB ordinært referat 2/2010-11 Side 1
Invitationen til henholdsvis udstillingslokalet og orienteringsmødet udsendes til beboerne ultimo uge 10 eller primo uge 11. Ansvar: Formanden. Skulle der komme sager til som kræver beslutninger, vil mødets status blive ændret til ekstraordinært afdelingsmøde. Vurdering/beslutning: AB. 2.0 Referater, div. sager, meddelelser og mødeplan. 1. Opfølgning på ordinært referat nr. 1/2010-11. Status på opfølgning: Pkt. 1.1: Der var ingen reaktion fra OK ang. egenkontrol af varmeforbruget. Pkt. 2.2: Det opdaterede regelsæt ang. parkering og udlejning af garager i henhold til husordenen er udsendt fra AB som e-info, vestergaarden1.dk og på info-punkterne den 17.1.2011. Uddelingen til de øvrige husstande er ikke udført af SB. Pkt. 2.3: BO35/2010 ang. husdyr i henhold husordenen er udsendt fra AB den 28.11.2010. Pkt. 2.4: Der foreligger ingen afslutning på sagen fra SB, selvom vi fra beboeren er blevet orienteret om arbejdets afslutning. Pkt. 2.5: Der er ikke indkommet svar eller oplysninger fra OK eller SB. Pkt. 2.7: Der er ikke indkommet svar eller oplysninger fra OK eller SB. Pkt. 2.8: Ingen reaktioner eller forslag fra OK og SB. Pkt. 2.9: Ingen reaktion fra SB. Pkt. 2.10: Ingen reaktion fra SB. Pkt. 3.1: Ingen reaktioner fra OK og SB. Pkt. 3.2: Ingen reaktioner fra OK og SB. Pkt. 3.3: Ingen reaktioner fra OK og 3B. Pkt. 4.1: Ingen reaktioner fra OK og SB. Pkt. 4.2: Ingen reaktioner fra SB. 2. Referat fra mødet mellem formanden og 3B 4.1.2011. Referatet blev taget til efterretning. Konklusion: Det kunne fastslås, at de principielle uenigheder omkring servicebutikken er uændrede og uløste, med den konsekvens, at vitale områder i VE1 er fastlåste. Det vil fremgå af en kommende særlig redegørelse fra AB. 3. Sager til efterretning. Formanden: Sagen vedr. ulovlig fremleje (adresse refereres ikke) er definitivt afsluttet ved fraflytning og huslejenævnets afgørelse om tilbagebetaling af ca. 70.000 kr. for henholdsvis for meget opkrævet i leje og ulovligt depositum. VE1-AB ordinært referat 2/2010-11 Side 2
4. Meddelelser. Formanden: I sagen ang. opstillingen af boks i efteråret 2009 udfor opgangen Vindebyvej 20 har AB på egen hånd den 18.1.2011 rettet en skriftlig henvendelse til Herlev Kommune med opfordring til samarbejde. Brev fra 3B om direktionsbesøg og tilgængelige tidspunkter af 2.2.2011. Der var enighed om, at formanden svarer 3B skriftligt. Lokalinspektøren: Orientering om sagen ang. slutafregning med VE3 i forbindelse med aftaleophør for festlokalet i henhold til skriftligt krav fra VE1 af 17.1.2011. Man har efterfølgende fundet ud af, at de budgetterede fliser i forgangen ikke er blevet lagt. AB var enige om, at de 6.750 kr. trækkes ud af regnskabet og at formanden sender revideret brev til 3B. 5. Møde og aktivitetsplan 2010-11. Taget til efterretning med tilføjelsen: Mødeplanen skulle på nuværende tidspunkt være lagt ud på intranettet, men i konsekvens af den manglende tilgængelighed for andre end AB, vil den overleve en tid endnu. 3.0 Forholdene i afdelingen. 1. Fremlæggelse af redegørelse for afdelingsbestyrelsens funktionsbetingelser. På grund af sygdom forelå den skriftlige redegørelse ikke. Når den foreligger, vil den efter godkendelse af AB, blive udsendt til beboerne. Ansvar: Formanden. 4.0 Regnskab 2009. 1. Opfølgning på flyttesag fra Højbjergvej 45,2.th. v/ hpi. Forslag fra Henning Ipsen af 9.2.2011 blev vedtaget med pålæg til lokalinspektøren om udfærdigelse af en skriftlig redegørelse til AB for de to nævnte sager, samt om der findes lignende sager i gemmerne. I den skriftlige redegørelse skal der anføres hvor ansvaret for dette svigt ligger. 5.0 Økonomi: Drift, vedligehold og anlæg 2010-19. 1. Driftsbudget: Opfølgning og regnskab 2010KV4. 2. AB budget: Opfølgning og regnskab 2010KV4 v/ hpi 3. Vedligeholdelsesbudget: Budgetopfølgning og regnskab, 2010KV4. 4. Behandling og godkendelse af proformaer. 5. Planindeks 2008-19. VE1-AB ordinært referat 2/2010-11 Side 3
Der var kun indkommet udskrift nr. 12/2010 fra OK omhandlende kontoerne 115, 116, 117, 118 og 119,1, se notat nr. 5/2011 af 15.1.2011. Behandling: Der var intet skriftligt eller mundtligt fra lokalinspektøren og servicelederen til punkterne. Udkast til regnskab 2010: Formanden orienterede om udkast til regnskab 2010 modtaget den 7.2.2011, med en svarfrist på 3 dage. Det endelige regnskab til godkendelse kommer senere. Se spørgsmålene fra i notat nr. 10/2011. Kommentar fra lokalinspektøren: Der er et mindre forbrug på 124.000 kr. på 116. Men der kunne ikke gøres rede for resultatet i forhold planer og mangler. 6.0 Økonomi: Drift, vedligehold og anlæg 2011-20. 1. Godkendelse af indkøbspolitik 2010-11. Der var ikke indkommet nogen forslag fra OK og SB. 2. Driftsbudget: Planlægning og gennemførelse. Ingen reaktion fra OK og SB. Planlægning og gennemførelse overtages og udføres af AB i samarbejde med serviceassistenten og gartneren. 3. Vedligeholdelsesbudget: Planlægning og gennemførelse. Ingen reaktion fra OK og SB. Planlægning og gennemførelse overtages og udføres af AB i samarbejde med serviceassistenten og gartneren. Kultur & festudvalget: Maria Dahl gennemgik det fremsendte referat fra udvalgsmødet den 1.2.2011 og de heri stillede forslag. Referatet og de stillede forslag blev godkendt. 4. Behandling og godkendelse af proformaer. Ingen nye eller afsluttede proformaer foreligger fra servicelederen, hvilket er i direkte modstrid med realiteternes verden. VE1-AB ordinært referat 2/2010-11 Side 4
5. Planindeks 2008-20. Der var ikke indkommet bilag eller kommentarer fra OK og SB. 7.0 Økonomi: Drift, vedligehold og anlæg 2012-21. 1. Planindeks 2008-20. Tavshed og passivitet fra OK og SB. 2. Budget vedligehold-anlæg-indkøb 2012-21. Tavshed og passivitet fra OK og SB. 3. Nye sager: Registrering. Maria Dahl gennemgik den fremsendte 7-punkts plan/forslag 2012 for det grønne område af 28.1.2011. Der vil blive sat priser på forslagene så det er klar primo april 2011. Godkendt med anerkendelse. 8.0 Udvalget ang. syn af boliger. 1. Opdatering/ændring af tillæg til vedligeholdelsesreglement A. Tomhed. 2. Fremlæggelse af forslag til godkendelse ang. nye vandlåse bad/toilet. Udsættes til ordinært bestyrelsesmøde nr. 3/2010-11. 9.0 Kultur & Festudvalget. Se pkt. 6.3. 10.0 IT & Kommunikationsudvalg. Ingen sager til behandling. 11.0 Udvalg vedr. projekt 2010-2017. Ingen sager til behandling. 12.0 Arbejdsgruppen vedr. orden & oprydning. 1. Plan og økonomi for renovering/maling af kældergange i blok 1 og 2 i henhold til budget vedligehold-anlæg-indkøb 2012 og planindeks 2008-20. 2. Orientering om forsøg med kunstnerisk udsmykning på kældervæge i blok 2 + anden blok. VE1-AB ordinært referat 2/2010-11 Side 5
3. Orientering om forsøgsrenovering af opgangen Højbjergvej 51 i henhold til budget vedligehold-anlæg-indkøb 2012 og planindeks 2008-20. 4. Orientering om plan og opdateret økonomi for udskiftning af kældervinduer og renovering af lyskasserne i henhold til budget vedligehold-anlæg-indkøb 2013 og planindeks 2008-20. 5. Orientering om den forventede køreplan for oprydning af fælles kælderrum m.v. i blokkene 3-4-5-6-7. Begrundelse: AB har igennem flere år afventet en plan fra SB ang. ovennævnte områder m.fl., men til trods for planindeks, budgetter og gentagne løfter sker der absolut ingenting. Derfor tager vi sagerne i egen hånd, så vi kan følge vores planer for innovation og vedligeholdelse i henhold til beboernes beslutninger. 13.0 Ordinært afdelingsmøde 2011-1 den 11.5.2011. 1. Godkendelse af dagsorden. 2. Tilrettelæggelse og køreplan. Udsat til et senere ekstraordinært bestyrelsesmøde. Med venlig hilsen på afdelingsbestyrelsens vegne Henrik Christiansen 44 84 32 31 / 40 49 63 03 Proceduren ved godkendelsen af referatet. Aktiv godkendelse I henhold til forretningsordenen: 1. Kurt Jacobsen, AB, 17.2.2011, godkendt uden kommentarer, mail. 2. Henning Ipsen, AB, 22.2.2011, godkendt uden kommentarer, personligt. 3. Maria Dahl, SB, 22.2.2011, godkendt med kommentarer, mail. 4. Henrik Christiansen, AB, 23.2.2011, referat. Passiv godkendelse i modstrid med forretningsordenen: 1. Preben Jensen, AB, 23.2.2011. 2. Villy Sørensen, 3B organisationsbestyrelsen, 23.2.2011. 3. Jesper Kaasbøl Henriksson, 3B, 23.2.2011. 4. Steen Jørgensen, OK, 23.2.2011. 5. Steen Halskov, SB, 23.2.2011. Bemærk! Referatet offentligtgøres efter godkendelsen ved udsendelse som e-info, isætning i mapperne på infopunkterne i vaskerierne, samt gøres tilgængelig på www.vestergaarden1.dk VE1-AB ordinært referat 2/2010-11 Side 6