Statsforvaltningens brev af 23. september 2009 til et byrådsm edlem

Statsforvaltningens brev af 23. september 2009 til et byrådsm edlem 2 3-0 9-2 0 0 9 T I L S Y N E T M E D K O M M U N E R N E I R E G I O N S Y D D A N M A R K S T A T S F O R V A L T N I N G E N S Y D D A N M A R K S T O R E T O R V 1 0 S o m m edlem af H aderslev Byråd h ar du klag et o v er den valgte fremgangsmåde ved byrådets behandling af punkt 497 o m lu kning af fire sko ler i sit m ø de den 28. au g u st 2008. Statsforvaltningen har nu afsluttet sagens behandling. Det er statsforvaltningens opfattelse, at det ikke havde været i strid med lovgivningen, hvis Byrådet havde valgt at behandle punkt 497 i sit ordinære møde den 28. august 2008. Statsforvaltningen foretager ikke mere i sagen. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund : Ved mødets begyndelse fremlagde borgmesteren udkast til tillægsdagsorden med blandt andet punkt 497, som havde følgende ordlyd : 6 2 0 0 A A B E N R A A J O U R N A L N R. : 2 0 0 8-6 1 3 / 4 7 2 S A G S B E H A N D L E R : S B S O E D I R E K T E T E L E F O N : 7 2 5 6 7 9 8 2 T E L E F O N : 7 2 5 6 7 9 0 0 T E L E F A X : 7 4 6 2 8 4 0 9 E A N - N R. 5 7 9 8 0 0 0 3 6 2 2 9 1 S E - N R. 2 9 3 7 6 2 7 1 t i l s y n s y d @ s t a t s f o r v a l t n i n g. d k w w w. s t a t s f o r v a l t n i n g. d k E K S P E D I T I O N S T I D : M A N D A G - O N S D A G : 1 0. 0 0-1 5. 0 0 T O R S D A G : 1 0. 0 0-1 7. 0 0 F R E D A G : 1 0. 0 0-1 3. 0 0 T E L E F O N T I D : M A N D A G - O N S D A G : 0 9. 0 0-1 3. 0 0 T O R S D A G : 1 2. 0 0-1 6. 0 0 F R E D A G : 0 9. 0 0-1 3. 0 0 4 97. Forslag om lu kn in g af skolern e i Jegeru p, Vedsted, Simmersted og Vonsbæk : Sagsfremstillin g I relation til de meget store beløb, som skal hentes indenfor Børne- og Familieservice, for at tilpasse den samlede økonomiske ramme i budget 09 og overslagsårene for Haderslev Kommune, er konklusionerne fra det for Byråde t fore lagt e forslag om fre m t idig st rukt ur på Dagt ilbuds- og Skole om råde t ble ve t in ddrage t i de polit iske

buds- og Skole om råde t ble ve t in ddrage t i de polit iske drøftelser. Med udgangspunkt i konklusionerne fra denne rapport, har Børn- og Familieservice i deres katalog over potentielle besparelser fremdraget nedlæggelse af 4 skoler: Jegerup, Vedsted, Simmersted og Vonsbæk. Alle de nævnte skoler har allerede eller vil få åbenbare problemer med bæredygtigheden. Derfor ønsker borgmesteren at få Byrådets støtte til at fremlægge et konkret forslag om nedlægge lse af disse 4 skole r ve d afslut n in ge n af skole åre t 08/ 09. Forslaget fremmes så høringsfristen på 8 uger plus 4 uger ved indsigelse kan overholdes, og således at høringssvarene kan behandles, og en endelig beslutning kan træffes i Byrådet den 27. november 2008. In dstillin g Borgmesteren indstiller til Byrådet, at skolerne i Jegerup, Vedsted, Simmersted og Vonsbæk foreslås nedlagt ved skoleårets afslutning den 31. juli 2009, at forslaget annonceres i dagspressen, hvorefter det sendes i høring i 8 uger og at Byrådet behandler høringssvar og forslag ti Byrådets møde den 27. november 2008. Det fremgår af protokollen, at du og et andet byrådsmedlem ønskede sagen afvist fra dagsordenen, da I ikke havde haft den fornødne tid til at forberede jer. Ifølge protokoludskrift fra mødet blev punktet overført til et ekstraordinært byrådsmøde som borgmesteren indkaldte til afholdelse i umiddelbar forlængelse af dagens ordinære møde, med forventet begyndelsestidspunkt kl. 19. 00. Ifølge protokoludskriften sluttede det ordinære møde kl. 19. 22. I begyndelsen af det ekstraordinære møde ønskede I igen sagen afvist fra dagsordenen, da I ikke havde haft den fornødne tid til at forberede jer. S ag en blev ikke afv ist, o g et flert al i byrådet g o dkendt e indstillingen fra borgmesteren. Den 3. september 2008 sendte kommunen et notat om gennemførelsen af byrådets møder den pågældende dag til dig. Følgende fremgår blandt andet af notatet : S I D E 2

[ ] 1. Faktisk forløb og baggrund [ ] Baggrunden for tillægsdagsordenen og det efterfølgende ekstraordinære møde om skolelukningen var resultatet af Byrådets budgetseminar den 27-28. august. Dette indebar en opfattelse af, at det ville være nødvendigt at sikre m uligh e d for at kun n e lukke de 4 skole r som bidrag t il den lovbestemte opgaver, der påhviler Byrådet m.h.t. at tilvejebringe et budget i balance. Fremgangsmåden for skolenedlæggelser er beskrevet i bek. nr. 615 af 19/07/1993. Proceduren heri sikrer en særlig offentlighedsfase, som indebærer, at endelig beslutning om skolenedlæggelser tidligst kan træffes af Byrådet, når offentligheden og de berørte skoler m.v har haft mulighed for at sætte sig ind i beslutningsgrundlaget og fremsætte bemærkninger hertil. Dermed blev det af tidsmæssige hensyn nødvendigt at træffe beslutning den 28. august. Byrådsbeslutningen af 28.08.2008 udgør således indledningen af et offentligt beslutningsforløb efter, at forvaltningen og Udvalget for Børn og Familie gennem længere tid har beskæftiget sig med fremtidens skolestruktur. Emnet har tidligere været genstand for temamøde i Byrådets regi. [ ] 3. Begrebet tillægsdagsorden En tilsendt dagsorden er altid at anse som et forslag til dagsorden, idet Byrådet har kompetencen til at beslutte dagsordenens indhold. I praksis de fin e re s t illægsdagsorde n som forslag om behandling af emner, der ikke er anført på den rettidigt udsendte dagsorden som det ordinære møde, at der er adgang til at behandle tillægsdagsordener fremgår indirekte af udtrykket så vidt muligt i KSTL 8, stk. 4. Om det enkelte medlems mulighed for at hindre behandlingen af en tillægsdagsorden udtaler KOMM i relation til KSTL 8, stk. 4 : Hvis medlemmerne ikke har haft praktisk mulighed for at forberede deres stillingtagen til en sag, kan kommunalbestyrelsen ikke mod et medlems protest træffe afgørelse i sagen, medmindre sagen ikke tåler opsættelse. Der foreligger således en form for vetoret, men retten er ikke absolut, idet dens anvendelighed beror på sagens konkrete omstændigheder. Ordningen relaterer sig til de ordinære møder, hvis forberedelse er beskrevet i kapitlet ovenfor. 4. Begrebet ekstraordinært møde S I D E 3

Det ekstraordinære møde kendetegnes ved at skulle afholdes, når der er brug for det, uanset hvilket varsel der kan gives. Derved vil der pr. definition kunne være en forberedelsesmulighed, som ikke kan opfylde de hensyn, der er beskrevet omkring de ordinære møder. Heller ikke i ekstraordinære møder har det enkelte medlem nogen adgang til at forhindre byrådet i at træffe nødvendige beslutninger. Men der kan naturligvis være forskellige opfattelser af, hvornår en beslutning er nødvendig. [ ] Haderslev Byråd har den 26. marts 2009 blandt andet oplyst følgende til statsforvaltningen : [ ] Byrådet besluttede den 27. november 2008 efter den foreskrevne offentlighedsfase at lukke de 4 skoler. [ ] Først den 3. december 2008 retter Holger Mikkelsen henvendelse til statsforvaltningen og klager over mødeforløbet den 28. august 2008. Han anfører nærmere dels at der ikke var den fornødne tid til almindelig forberedelse, og at der heller ikke i et ekstraordinært møde menes at kunne optages nye sager til afgørelse mod et enkelte medlems protest, dels at der forelå indstillinger fra forvaltningen til udvalge t og Byråde t in de n udløbe t af h ørin gsfasen, hvorved borgernes indsigelser gøres værdiløse. Til det sidste bemærker Byrådet, at høringsfristen udløb den 28. oktober 2008. Det forhold, at der modtages rettidige indsigelser, medfører ingen forlængelse af høringsfristen, men derimod en karenstid, som indebærer, at Byrådet tidligst kan træffe beslutning 4 uger efter høringsfristens udløb. Dette hindrer på ingen måde, at forvaltningen og det stående udvalg arbejder med sagen og afgiver indstilling i karensperioden. Form alia e r n øje be skre ve t i bkg. n r. 615 af 19. juli 1993. Om møderne den 28. august 2008 bemærker byrådet, at beslutningen om ændringer i skolestrukturen har været længe på vej og at alle byrådsmedlemmer har haft adgang til de foreliggende oplysninger i dette lange forløb. Medlemmer af udvalget for Børn- og Familie heriblandt Holger Mikkelsen har naturligt haft den mest dybtgående indsigt i emnet. S I D E 4

Den påberåbte vetoret som ikke fremgår af nogen skrevne bestemmelser må antages særligt at tage sigte på at beskytte det enkelte medlem mod at blive overrumplet ved at skulle tage stilling til et emne, som han ikke har det fornødne kendskab til, eksempelvis fordi han har haft dårligere forberedelsesmuligheder end andre. I den aktuelle sag havde alle byrådsmedlemmer samme forberedelsesmuligheder og Holger Mikkelsen havde fulgt sagen tæt ved det stående udvalgs intense arbejde med skolestrukturelle spørgsmål siden 2007. Der er således ikke tilsidesat noget hensyn til medlemmet. Det fremgår i øvrigt af kommunens hjemmeside på internettet, at sagen om Debat og beslutning om struktur på dag t ilbu ds- o g sko leo m rådet allerede blev beh andlet af byrådet den 26. juni 2008. Følgende fremgår af protokollen vedrørende beslutningen truffet i udvalget, som Byrådet godkendte : at Byrådets debat udsættes til efter vedtagelsen af budget 09 at de skoler/institutioner, hvor bestyrelserne med opbakning fra forældrekredsen selv fremsætter ønske om strukturændringer behandles på sædvanlig måde. Holger Mikkelsen kan ikke acceptere det administrative materiale. Til bru g fo r beh andling en af pu nkt et v ar v edlag t bilag Den fremtidige struktur på Dagtilbuds- og Skoleområdet, baggrundsmateriale og konkrete forslag. Bilag et indeh o lder blandt andet en indledning o m m ål o g processen i forløbet, en gennemgang af anvendte begreber og principper, en beskrivelse af hvilke forudsætninger Byrådet tillægger betydning ved beslutningen, fastlagt efter Byrådets temadage om emnet, en strukturanalyse og bæredygtighed på skole- og dagtilbudsområdet, og konklusioner, ændringer og overvejelser vægtet på alle parametre på skole- og dagtilbudsområdet. Bilag et ang iv er i prio rit eret ræ kkefø lg e de 10 sko ler, der anses for mindst bæredygtige. Tre af de fire skoler, der konkret blev besluttet nedlagt, er de m indst bæ redyg t ig e sko ler. Den fj erde sko le, der blev besluttet nedlagt, var angivet som een af to skoler, der efter de tre første var mindst bæredygtig. Det fremgår også af bilaget, at arbejdet med strukturen på blandt andet skoleområdet påbegyndte i 2007. S I D E 5

Ifølge protokol fra byrådets møde den 27. november 2008, t raf byrådet endelig beslu t ning o m nedlæ g g else af de fire skoler. Sagsfremstillingen til udvalgets møde den 18. november 2008 angiver, hvem kommunen havde modtaget høringssvar fra. Du har i dit brev af 3. december 2008 blandt andet oplyst, at du protesterede mod tillægsdagsordenen, da punktet ikke havde været udsendt rettidigt, hvilket medførte, at der ikke v ar den fo rnø dne t id t il alm indelig fo rberedelse, såso m indh ent else af relev ant e sag so plysning er eller t id t il omtanke. Desuden havde du gjort gældende, at blot et medlem protesterer kan der ikke optages nye sager til afg ø relse, o g at dit synspu nkt fø rst eft er en del disku ssio n blev imødekommet. Det forhold, at sagen blev udskudt til et ekstraordinært m ø de, æ ndrer ikke din o pfat t else af, at der ikke v ar den fornødne tid til almindelig forberedelse, såsom indhentelse af relevante sagsoplysninger, eller tid til omtanke, eftersom det ekstraordinære møde begyndte, da det ordinære møde sluttede. Du har også klaget over, at forvaltningen afgav indstilling til Udvalget Børn og Familie, selvom høringsfristen ikke var udløbet. Statsforvaltningen udtalelse : Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. 48, stk. 1, i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven - lovbekendtgørelse nr. 581 af 24. juni 2009). Udtrykket lovgivningen forstås som gældende ret i almindelighed, det vil sige både skreven og uskreven ret, herunder offentligretlige retsgrundsætninger, herunder grundsætningen om saglighed i forvaltningen. Sagen vedrører spørgsmålet om, hvorvidt en sag, der ikke er udsendt til medlemmerne forud for et møde, kan behandles af kommunalbestyrelsen, når et medlem protesterer. Følgende fremgår af 3, stk. 1 og 2, 5, stk. 1, og 6 i Undervisningsministeriets bekendtgørelse af 19. juli 1993 om proceduren ved skolenedlæggelse : 3. Forslaget [om konkret(e) skolenedlæggelse(r)] offentliggøres ved kommunalbestyrelsens foranstaltning i S I D E 6

lokale dagblade e lle r uge avise r, de r h ar alm in de lig udbredelse i kommunen. Stk. 2. Kommunalbestyrelsen fastsætter en frist på mindst 8 uger for fremsættelse af indsigelser m.v. mod forslaget. Fristen regnes fra datoen for udgivelsen af det dag- e lle r uge blad, h vori forslage t offe n t liggøre s først e gang. 5. Efter udløbet af fristen efter 3, stk. 2, og efter indhentet udtalelse fra skolebestyrelserne ved de berørte skoler kan kommunalbestyrelsen vedtage forslaget endeligt. Hvis der rettidigt er fremsat indsigelser m.v. mod forslaget, kan vedtagelsen dog tidligst ske 4 uger efter udløbet af indsigelsesfristen. 6. Endelig beslutning om nedlæggelse af en skole skal være truffet senest 1. december året forud for begyndelsen af det skoleår, hvori nedlæggelsen vil finde sted. Stk. 2. Nedlæggelse af en skole kan kun ske med virkning fra begyndelsen af et skoleår. Følgende fremgår af 8, stk. 4, 1. punktum i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven - lovbekendtgørelse nr. 581 af 24. juni 2009) : 8. Stk. 4. Borgmesteren sørger for, at der så vidt muligt senest 4 hverdage inden kommunalbestyrelsens møder udsendes en dagsorden til medlemmerne, og at det fornødne materiale til bedømmelse af de sager, der er optaget på dagsordenen, så vidt muligt er tilgængeligt for medlemmerne mindst 3 hverdage inden mødet. Om borgmesterens udkast til dagsordenen bemærkes, at hvert enkelt kommunalbestyrelsesmedlem ifølge en almindelig kommunal retsgrundsætning har ret til forud for et kommunalbestyrelsesmøde at blive gjort bekendt med, h v ilke sag er der skal u nderg iv es beh andling, således at medlemmet kan forberede sin stillingtagen. Hvis medlemmerne ikke har haft praktisk mulighed for at forberede deres stillingtagen til en sag, kan kommunalbestyrelsen ikke mod et medlems protest træffe afgørelse i sagen, medmindre sagen ikke tåler opsættelse, eller sagen har en sådan karakter, at der kan tages stilling uden forberedelse. Der henvises til Hans B. Thomsen m.fl., Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, 2004, side 38, note 12 og side 573. Spørgsmålet om, hvornår en sag haster og således ikke kan vente til næste møde, er ikke nærmere reguleret i lov- S I D E 7

givningen, og der må derfor tilkomme kommunalbestyrelsen et skøn ved vurderingen heraf. Vurderingen af om behandlingen af en sag ikke kan udsættes til næste møde, må efter statsforvaltningens opfattelse bero på saglige hensyn. Statsforvaltningen har i den forbindelse noteret sig, at Byrådet i sit junimøde valgte at udskyde behandlingen af sagen til efter budgetvedtagelsen 09. Statsforvaltningen forstår på denne vedtagelse, at Byrådet på dette tidspunkt havde vurderet, at behovet for at gennemføre skolenedlæggelser med virkning for skoleåret 2009/2010 ikke var tilstede. Statsforvaltningen har lægger imidlertid videre til grund, at det på budgetseminaret blev klart, at der blandt andet skulle træffes beslutning om skolenedlæggelser på grund af behovet for at bringe budgettet i balance. Statsforvaltningen konstaterer, at Byrådet på grund af de særlige procedureregler i ovenfornævnte bekendtgørelse om lukning af skoler både skulle vedtage et forslag om skolenedlæggelse og skulle annoncere forslaget inden udgangen af første uge i september 2008, såfremt lukning erne, o g derm ed besparelsen sku lle h av e v irkning fra sko leåret 2009/ 2010. Det er derfor statsforvaltningens opfattelse, at sagen ikke kunne udsættes til næste møde. Som det fremgår ovenfor, kan kommunalbestyrelsen i de situationer, hvor en ny sag ikke kan udsættes til næste møde, behandle sagen, selvom et medlem protesterer. Da sagen efter statsforvaltningens opfattelse ikke kunne udsættes til næste møde, ville det ikke have været i strid med lovgivningen, hvis Byrådet trods protesterne havde taget stilling til sagen allerede i det ordinære møde. Statsforvaltningen bemærker i øvrigt, at den særlige fire ugers frist i 5, stk. 1 i bekendtgørelsen om proceduren v ed sko lenedlæ g g elser ikke i sig selv er t il h inder fo r, at forvaltningen forbereder sagen, inden den forelægges for det stående udvalg og kommunalbestyrelsen med henblik på, at der træffes endelig beslutning om skolenedlæggelse. Statsforvaltningen har i den forbindelse noteret sig, at det af sagsfremstillingen til såvel udvalgets møde den 18. november 2008 og byrådets møde den 27. november 2008 S I D E 8

fremgår, hvilke høringssvar kommunen havde modtaget. I øvrigt : Haderslev Byråd har modtaget en kopi af dette brev. Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet (www.statsforvaltning.dk). Med venlig hilsen Ing elise J ellesen Kontorchef /Stella Bøttger specialko nsu lent S I D E 9