INTERNE REGLER FOR ADVOKATFIRMAET XX VEDRØRENDE FO- REBYGGENDE FORANSTALTNINGER MOD HVIDVASK AF UDBYTTE 1. Reglernes formål Hvidvaskloven pålægger blandt andet advokater og advokatvirksomheder at indhente og opbevare oplysninger om deres klienters identitet at være opmærksomme på deres klienters aktiviteter at underrette Advokatsamfundet eller Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet (SØK) i tilfælde af mistanke om hvidvask af penge og finansiering af terrorisme Herudover skal advokater og advokatvirksomheder udarbejde interne regler om klientlegitimation, indberetning, intern kontrol, risikovurdering, uddannelses- og instruktionsprogrammer for medarbejderne mv. 2. De interne reglers anvendelsesområde Nærværende regelsæt gælder for alle medarbejdere i Advokatfirmaet xx. Som det fremgår under punkt 4, er den væsentligste del af den rådgivning, der ydes i Advokatfirmaet xx, omfattet af hvidvaskloven. Alle medarbejdere skal derfor følge de i nærværende regelsæt beskrevne procedurer i alle relevante klientforhold nævnt i punkt 4. Nærværende regelsæt udleveres i forbindelse med ansættelse i Advokatfirmaet xx. Regelsættet udgør en del af medarbejderens ansættelsesvilkår og bør opbevares sammen med medarbejderens ansættelsesbevis. Medarbejderen skal skrive under på, at han eller hun har læst regelsættet og på, at vedkommende vil efterleve dette. 3. Hvidvask og terrorisme Ved hvidvask forstås ifølge hvidvaskloven: uberettiget at modtage eller skaffe sig selv eller andre del i økonomisk udbytte, der er opnået ved en strafbar lovovertrædelse uberettiget at skjule, opbevare, transportere, hjælpe til afhændelse eller på anden måde efterfølgende virke til at sikre det økonomiske udbytte fra en strafbar lovovertrædelse forsøg på - eller medvirken til - sådanne dispositioner
4. Hvidvasklovens anvendelsesområde Hvidvaskloven finder anvendelse, når der ydes bistand ved planlægning eller udførelse af transaktioner for klienter i forbindelse med: a. Køb og salg af fast ejendom eller virksomheder. b. Forvaltning af klienters penge, værdipapirer eller andre aktiver. c. Åbning eller forvaltning af bank-, opsparings- eller værdipapirkonti. d. Tilvejebringelse af nødvendig kapital til oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder. e. Oprettelse, drift eller ledelse af virksomheder. f. Anden forretningsmæssig rådgivning. Hvidvaskloven finder endvidere anvendelse, når advokaten på sin klients vegne og for dennes regning foretager en finansiel transaktion eller en transaktion vedrørende fast ejendom. Uden for lovens område falder bl.a. straffesager. Det samme gælder for rent personretlige sager, med mindre bistanden tillige omfatter rådgivning vedrørende transaktioner, herunder betingede transaktioner, der er omfattet af ovennævnte punkt a-f. 5. Identifikation af klienten Ved enhver etablering af et klientforhold samt ved enhver sagsoprettelse skal medarbejderen sikre sig, at nedenstående oplysninger foreligger. Medarbejderen skal tage en kopi af identifikationsoplysningerne, som skal opbevares på sagen. Der må ikke ydes rådgivning eller foretages transaktioner for klienten, før kravene til legitimation er opfyldt. Almindelige krav til identifikation: Klientens navn, adresse og CPR-nr. eller CVR-nr. For klienter, der ikke har CPR-nr. eller CVR-nr., indhentes andet registreringsnummer, der identificerer klienten på samme måde som et CPR-nr. eller CVR-nr. Dokumentationstyper: Dokumentationen skal som udgangspunkt ske ved forevisning af pas eller kørekort (fysiske personer) og ved indhentelse af opdateret udskrift fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen (selskaber). For så vidt angår udenlandske selskaber indhentes udskrift fra de relevante myndigheder i det pågældende land eller lignende dokumentation. Såfremt advokaten kender klienten særdeles godt, er det muligt at afgive en erklæring på sagen om, at advokaten kender klienten personligt. ID-oplysningerne skal opbevares i 5 år. Særligt vedrørende virksomheder: Ejer- og kontrolstrukturen skal fastlægges, og virksomhedens reelle ejere, f.eks. personer, der - enten direkte eller i flere led - ejer mere end 25 % af virksomheden, 01-03-2010 Side 2
skal legitimeres. Det samme gælder, hvis de på anden måde udøver kontrol over et selskabs ledelse. Det betyder, at hvis der er fire ejere med hver en fjerdedel, skal de ikke legitimeres. Hvis en klient handler på vegne af en anden, skal der indhentes ID-oplysninger på såvel den umiddelbare klient som den reelle kunde, ligesom det skal fastslås, at den, der handler på vegne af en anden, er beføjet hertil. 6. Opbevaring af identitetsoplysninger mv. Identitetsoplysningerne skal opbevares i minimum fem år efter klientforholdets afbrydelse. Dokumenter og registreringer angående transaktioner skal ligeledes opbevares i fem år regnet fra transaktionens gennemførelse. 7. Undersøgelses- og underretningspligt Generel undersøgelsespligt: Medarbejderne skal være opmærksomme på aktiviteter, som på grund af deres karakter kan have tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme. Navnlig skal medarbejderne være opmærksomme på komplekse eller usædvanligt store transaktioner og transaktionsmønstre, der set i forhold til klienten er usædvanlige, herunder fx usædvanligt mange bevægelser på en konto eller transaktioner, der er usædvanligt store i forhold til klientens økonomi. Finanstilsynet har i medfør af hvidvasklovens 6 har udstedt en bkg. om lande og territorier, hvor der er særlig risiko for hvidvask og terrorfinansiering (bkg. 722/2009). Konkret mistanke: Mistanke om hvidvask af penge kan begrundes i forskellige omstændigheder, fx følgende indikatorer : Klienten ønsker at foretage betaling af købesummer eller andre beløb, der indgår i en aftale eller transaktion, med kontanter, der afleveres på Advokatfirmaet XX s kontor. Klienten er uvillig til at opgive normale og tilstrækkelige oplysninger ved etablering af klientforholdet, herunder ved åbning af klientkonto, eller giver falske oplysninger. Klienten ønsker at indsætte kontanter i adskillige omgange på klientkonto, hvor det enkelte beløb ikke er bemærkelsesværdigt, men hvor summen af indbetalinger er betydelig. Enhver betydelig transaktion med kontanter eller værdipapirer, hvor køber eller sælger er ukendt, eller hvor transaktionens størrelse, karakter eller hyppighed forekommer usædvanlig. Klienten handler ikke på egne vegne, eller er uvillig til at oplyse om midlernes rette ejer eller oprindelse. Større eller usædvanlige transaktioner, der tilsyneladende ikke har et økonomisk eller indlysende lovligt formål. 01-03-2010 Side 3
Pludselig betaling af større gæld. Atypiske betalingsveje eller sikkerhedsstillelser. Markante over/underfaktureringer (fx ved samarbejde med køberen af et aktiv, der herefter opnår en hvidvasket fortjeneste). Iøjnefaldende betalinger af bod/erstatning ved misligholdelse af kontrakter. Transaktioner med skattelylande eller lande, hvorfra det kan være vanskeligt at få kontroloplysninger. Atypiske apportindskud ved selskabsstiftelse og kapitalforhøjelser. Medarbejderens handlepligt: Såfremt en medarbejder har mistanke om eller har kendskab til faktorer, der kan give anledning til mistanke om, at en transaktion har tilknytning til hvidvask af penge eller finansiering af terrorisme, skal medarbejderen orientere den ansvarlige partner øjeblikkeligt. Den ansvarlige partners handlepligt: Efter modtagelse af underretning fra en medarbejder eller efter ad anden vej at have fået mistanke om, at en transaktion har tilknytning til hvidvask af penge eller finansiering af terrorisme, skal den ansvarlige partner undersøge omstændighederne nærmere. Såfremt mistanken om hvidvask efter den nævnte undersøgelse ikke kan afkræftes, og mistanken vedrører lovovertrædelser, der kan straffes med fængsel i over et år, skal den ansvarlige partner omgående underrette Advokatsamfundet eller SØK. Undtagelse fra underretningspligten: Loven undtager advokater fra at indberette oplysninger, som modtages fra eller indhentes om en klient i forbindelse med, at advokaten fastslår den pågældende klients retsstilling eller forsvarer eller repræsenterer denne i en retssag, en sag ved Landsskatteretten eller en sag ved en voldgiftsret. Dette gælder både informationer, som modtages før, under eller efter retssagen eller i forbindelse med fastlæggelsen af klientens retsstilling. 8. Ansvar Overtrædelse af reglerne i hvidvaskloven straffes med bøde. Ved særlig grove eller omfattende forsætlige overtrædelser kan straffen stige til fængsel i op til seks måneder. 9. Spørgsmål og kontaktadresser Spørgsmål vedrørende en konkret transaktion skal rettes til den ansvarlige partner. Indberetning af en konkret sag foretages af den ansvarlige partner. Indberetning kan ske til: Advokatsamfundet, att. Generalsekretær Torben Jensen, Kronprinsessegade 28, 1306 København K, tlf.: 33 96 97 98, fax: 33 32 18 31, mobil: 40 37 67 48 eller afdelingschef Rasmus Møller Madsen, mobil: 40 78 97 98, eller 01-03-2010 Side 4
Hvidvasksekretariatet under Statsadvokaten for Særlig Økonomisk Kriminalitet (SØK), Bryggervangen 55, 3. sal, Postboks 809, 2100 København Ø, tlf.: 45 15 47 10, fax: 45 15 00 16, e-mail: fiu@politi.dk 10. Underskrift Undertegnede medarbejder bekræfter hermed, at jeg har læst nærværende regelsæt og vil efterleve dette. Dato: Underskrift: 01-03-2010 Side 5