Ved logon til multiarkiv: stå på forsiden af Aspect4 klienten: I den grå søjle til venstre er ikonet til multiarkiv (hos de fleste den røde smiley), hvor der står Multiarkiv Workflow, klik på ikonet logon billede til Multiarkiv: (Har man ikke ikonet, eller kommer logon billedet ikke frem, kontakt da Karina på 374 fra Ceste kontoret) Username og password til multiarkiv er det samme som logon til Aspect4. Side 1 af 13
Når man er logget ind, vises billedet med brugerens opgaver. Under opgave kan man se, hvad problemet er med den enkelte faktura. MEN det er ikke altid nok bare at gøre det, der står under opgave. Hvis man bare gør det, så kan den komme tilbage igen med en ny opgave. De opgaver man kan få vist er: Ej varemodtaget direkte lev. Ej varemodtaget Bilag bogført/slettet Prisdifference Mangler reference i købssystemet Udkonter og godkend (bliver kun vist i afd.direktørens indbakke) Ukendt fejl i match Side 2 af 13
Ej varemodtaget direkte lev. Her er det vigtigt, at I får noteret kunden for varen tjek i appl. 6201 eller 6380. I appl.7201 skal der tjekkes pris og antal, så rekvisition og faktura stemmer overens. Gør de ikke det skal rekvisitionen selvfølgelig rettes til. (Hvis fakturaen er korrekt, kontakt leverandøren for en kreditnota). Kreditnotaen oprettes i appl. 7201 og varemodtages omgående i appl. 7204. Dernæst varemodtages rekvisitionen i appl.7204. Når rekvisitionen er varemodtaget, uddelegeres den til 7211. (7211 er en mappe Eva og Karina bruger, når noget skal bundtes sammen eller godkendes dagen efter med kommentar). Side 3 af 13
Uddelegering: Hvis fanen uddeleger ikke er vist på skærmen, så kan den findes under pilen. I linjen hvor der står godkender skriver man initialer på den, der skal uddelegeres til i dette her tilfælde er det 7211. Side 4 af 13
Inden man uddelegerer den, har man mulighed for at skrive en kommentar på. Det er ganske enkelt ved at klikke i kommentar boksen og skrive kommentaren. Dernæst klikker man på uddeleger. Side 5 af 13
Hvis man kun kender fornavn på godkender, så klikker man på luppen. I beskrivelse tastes navnet efter fulgt af stjerne. Eks.karina* Klikker på navnet og trykker på vælg. Der kommer en godkender på, og man trykker på uddeleger i nederste højre hjørne. Side 6 af 13
Ej varemodtaget. Ej varemodtaget rekvisitioner sendes direkte ud til én bestemt godkender i hver afd., som skal uddeleger dem videre. (Den lille mand til højre, betyder at den er uddelegeret fra en anden. Boblen betyder at der er en kommentar.) Opgaver med ej varemodtaget skal behandles næsten på samme måde som ej varemodtaget direkte lev. I går i appl.7201 og tjekker at pris og antal passer, passer det ikke, skal det rettes til. Er der en pris, som ikke passer, og som skal rettes til i anlægget, så skal den mailes til Lone. Det gør man på følgende måde: Når I har fakturaen åben, klikker I på brevet, der er i den grå linje. (Har I ikke brevet fremme højre klikker I helt ude til højre i den grå linje, vælger flere værktøjer finder brev (E-mail) ikonet giv den et flueben og klik på ok, så skulle den gerne komme frem) Side 7 af 13
Når I har klikket på brevet vælger I send kopi, og I kommer direkte ind i jeres mail med en vedhæftet fil. Så skrives Lones mail lno@xl-thisted.dk på og klik på send, så får Lone en kopi af fakturaen og har dermed mulighed for at ændre tunnr i anlægget. Hvis I ved, hvad linje eller tunnr det drejer sig om, så skriver I selvfølgelig lige det til hende. Når alt dette er gjort varemodtages den i appl.7204 Efter varemodtagelse i appl.7204 skal fakturaen bare accepteres i multiarkiv. Man accepterer ved at klikke på fluebenet i højre hjørne. Side 8 af 13
Prisdifference. Når der er en prisdiff., kan man kun se rekv.nr i appl.7205 den er varemodtaget. I appl.7205 retter man priser og antal til og HUSK skal prisen rettes i anlægget, skal den mailes videre til Lone. VÆR OPMÆRKSOM PÅ, HVIS MAN ÆNDRE I ANTAL BLIVER DER IKKE RETTET PÅ LAGERET. HVIS DER SKAL ÆNDRES I LAGERBEHOLDNINGEN, SKAL MAN LAVE EN LAGERREGULERING I APPL. 7309. Når alt passer accepterer man fakturaen i multiarkiv. Man kan også opleve med prisdiff., at der er to fakturaer med samme rekvnr., så tjekker man stadigvæk at pris og antal passer (og mailer til Lone, hvis det er nødvendigt), men i stedet for at accepterer den, så uddelegerer man den til godkender 7211. Hvor man lige skriver en kommentar om hvilke bilagsnumre der skal bundtes sammen og herefter bundter Eva og Karina dem sammen og fakturaen bliver accepteret. Ukendt fejl i match Når denne fejl fremkommer betyder det, at der er et bundt i systemet, hvor der er enten flere faktura eller flere rekv. at tage hensyn til, og hvor der stadig er en difference. Her skal man finde de faktura det drejer sig og se om de stemmer overens med rekv. Side 9 af 13
Bilag bogført/slettet. Bilag bogført/slettet betyder at rekv. nr. er bogført med et andet bilags nr. eller er blevet slettet. I appl.7384 tastes rekv. nr. og står der et S i ordrekode betyder det, at den er blevet slettet. Er den slettet laves der en ny rekv., som varemodtages og uddelegeres til 7211 med kommentar om det nye rekv. nr. I appl.7385 tastes ligeledes rekv. nr. ind, og står der 8 i ordrekode, så er den matchet og kan IKKE bruges. Side 10 af 13
Kig på bilagsnr. er det den samme som i multiarkiv, så accepteres den bare. Er det et andet bilagsnr. skal I tjekke, om vi har modtaget varerne to gange. Er det ok, så laves der en ny rekv. som varemodtages og uddelegeres til 7211 med kommentar om det nye rekv. nr. Har man derimod IKKE modtaget varerne to gange kontakt leverandøren for en kreditnota og opgiv et nyt rekv. nr. (Rekv. Skal bare være nul) Når kreditnotaen modtages, uddelegeres den til 7211 med kommentar om det nye rekv. nr. og bilags nr. for fakturaen. Side 11 af 13
Mangler reference i købssystemet. Ingen rekv. på fakturaen. Tjek om der er lavet en rekv. Er der det, skal der tjekkes om pris og antal passer, inden en evt. varemodtagelse. Gå derefter i appl.7205 og lav ordrekoden om til 7, skriv bilags nr., leverandørens faktura nr. og fakturatotal excl. moms på. Er der ikke lavet en rekv. laves der en ny i appl.7201 og varemodtages, og derefter går man i appl.7205: 1. Statuskode til 7 2. Bilagsnummer 3. Leverandørens faktura nr. 4. Fakturatotal excl. moms Tryk enter og accepter med F16. Side 12 af 13
Udkonter og godkend Dette er en omkostningsfaktura på Xl-Byggecenter avis. Til højre i billedet kan man se, at den bliver bogført på kampagneaviser sted 111 og afd.30 kan den godkendes, skal fakturaen accepteres med fluebenet i højrehjørne ellers uddelegeres den enten til Eva eller Karina med kommentar. Omkostningsfakturaer bliver uddelegeret til afdelingsdirektørerne. Side 13 af 13