Bilag 6 Københavns Ejendomme Plan C, delprojekt 1: Beslutningsprocesser og finansiering I dette bilag redegør vi kort for beslutningsprocessen i forbindelse med energirigtig renovering i Københavns Ejendomme Bilag 6: Københavns Ejendomme I 2009 besluttede Københavns Kommune, at gennemføre alle energispareforslag fra energimærkningen af de kommunale ejendomme, der har en tilbagebetalingstid (TBT) på mindre en 10 år. Ved større renoveringsprojekter, skal der desuden foretages en konkret vurdering af mulighederne for at gennemføre mere langsigtede rentable tiltag med en tilbagebetalingstid på indtil 20 år. Udmøntningen af disse beslutninger er påbegyndt i 2010. Energispareforslagene fra energimærkningen søges først om fremmest gennemført sammen med andre renoverings- og moderniseringsarbejder på kommunale ejendomme, for at sikre en effektiv koordineret proces. I ejendomme uden aktuelle planer om renovering eller modernisering søger man i stedet at gennemføre energispareforslagene fra energimærkningen via de virksomheder, som har ansvaret for den daglige drift og vedligehold i de kommunale ejendomme, eller via samlet gennemførsel af ensartede opgaver på en række ejendomme. Hvad satte indsatsen i gang baggrund I august 2009 vedtog Borgerrepræsentationen Københavns Kommunes Klimaplan. Planen indeholder 50 konkrete initiativer, som skal opfylde Københavns målsætning om 20% CO2-reduktion i perioden 2005-2015. Med planen formuleres også en ambition om, at København skal være CO2-neutral i 2025. Energiforbruget i de kommunale bygninger er den væsentligste årsag til CO2- udledning fra kommunale aktiviteter. Derfor er Klimafokus ved renovering også et af Klimaplanens centrale initiativer i forhold til reduktion af kommunens egen CO2-udledning. Dette initiativ omfatter realisering af alle energispareforslag med TBT < 10 år fra energimærkningen af de kommunale bygninger og gennemførsel af mere langsigtede rentable energibesparelser i forbindelse med større renoveringsprojekter. 1
Et af de centrale principper for Klimaplanens indsats på bygningsområdet er koordineret gennemførsel af energibesparelser og andre renoveringsaktiviteter. Hermed opnås de bedste muligheder for samlet billiggørelse, minimering af generne for de berørte brugere samt synergi i forhold til løsning af vedligeholdelsesproblemer, løsning af andre miljøproblemer (f.eks. dårligt indeklima og trafikstøj) og forbedring af de fysiske rammer for brugerne (f.eks. bedre indretning og belysning). I Klimaplanen lægges generelt stor vægt på disse muligheder for at skabe synergi og forbedringer på andre områder via klimaindsatsen. Desuden lægges vægt på etablering af samarbejde med private aktører om udvikling og gennemførsel af aktiviteterne. Udmøntningen af klimaplanen er bl.a. sket via kommunens budget 2010, hvor det blev besluttet, at 20 mio. kr. ud af de årlige vedligeholdelsesbudgetter for kommunale ejendomme i 2010-13 skal anvendes til energibesparelser (i alt 80 mio. kr.). Det blev desuden besluttet, at de opnåede økonomiske besparelser skal tilbageføres til kommunekassen via justering af de berørte forvaltningers driftsbudgetter. I forbindelse med budget 2011 er der afsat yderligere 130 mio. kr. til energirenovering af kommunale ejendomme i perioden 2011-14. Dette omfatter ud over byggetekniske tiltag 15 mio. kr. til opgradering af energistyring, energirigtig drift og en pulje til finansiering af energispareforslag med god økonomi fra især brugere og driftspersonale. Disse aktiviteter forventes at føre til væsentlige energibesparelser i sig selv, men er også en forudsætning for at opnå det fulde udbytte af investeringerne i energirenovering. De afledte driftsbesparelser af investeringerne jf. budget 2011 tilbageføres også til kommunekassen. Endelig har Købehavns Kommunes Borgerrepræsentation vedtaget nye retningslinjer for Miljø i byggeri og anlæg, som bl.a. rummer en række minimumskrav på energiområdet. De skal følges ved kommunalt og kommunalt støttede byggeaktiviteter (nybyggeri, renovering mv.). Hvordan var beslutningerne omkring energiparametre (hvordan er kriterierne for valg og udformning af energispareprojekter fastlagt) De overordnede rammer for valg og udformning af energispareprojekter i Københavns Kommune er således fastlagt via politisk godkendte planer, krav og budgetter. 2
Hvordan var forløbet De overordnede rammer for klimarenovering i Københavns Kommune (Klimaplan, Budget 2010, Budget 2011, Miljø i byggeri og anlæg) er fastlagt og politisk godkendt i løbet af 2008-10. På grundlag af disse rammer, er planlægningen og gennemførslen af de konkrete energispareprojekter igangsat. Udarbejdelsen af vedligeholdelsesplanen for 2010 (udvendig vedligeholdelse og vedligehold af tekniske anlæg) omfattede følgende hovedfaser: Datagrundlag Opdatering af databaser med vedligeholdelsesbehov og energidata (processer med fast cyklus). Indsamling af lejer/brugerønsker og forslag fra driftspersonale m.fl. i Københavns Ejendomme. Bruttoliste Udarbejdelse af bruttoliste over vedligeholdelsesopgaver (Højeste prioritet har akutte byggetekniske behov, væsentlige funktionssvigt, AT-påbud og ejendomme med beboere) Udarbejdelse af liste over ejendomme med særligt højt energiforbrug Indledende screening Identifikation af muligheder for synergi mellem vedligeholdelsesbehov, planer om ombygning/modernisering samt stort energisparepotentiale Udarbejdelse af forslag til plan og prognose Større selvstændige projekter Opgaver egnet til udførelse under driftsentreprise Tværgående samling af ensartede opgaver på mange ejendomme Formel høring hos kommunens forvaltninger Forvaltningerne repræsenterer de kommunale lejere og brugere Efterfølgende justering af plan Fremsendelse af plan til politisk godkendelse og bevilling Processen i forbindelse med udmøntningen af de 130 mio. kr. i budget 2011 følger de sammen principper. Koordinering med andre aktiviteter er dog rettet mod større renoverings- og ombygningsprojekter, som ligger ud over den almindelige vedligeholdelse. Der er heller ikke iværksat en formel høring af de berørte forvaltninger i planlægningsfasen. Forvaltningerne og brugerne vi blive inddraget efter de generelle retningslinjer herfor i Københavns Kommune. Alle faser i den beskrevne proces varetages af Københavns Ejendomme (placeret under Kultur- og Fritidsforvaltningen), som også efterfølgende har ansvaret for planens realisering og overholdelse af den givne bevilling. 3
Processen er i stort omfang styret af den overordnede tidsplan for budgetprocessen i Københavns Kommune, og formelle regler/aftaler om høring af de involverede forvaltninger. Planlægning og gennemførsel af de enkelte projekter følger følgende hovedfaser: Bestilling af opgavernes udførelse Udarbejdelse af byggeprogram for renoveringsprojekter (beskrivelse af vedligeholdelsesbehov og -opgaver, energikrav, forslag fra energimærker, krav til afrapportering mv.) Intern overdragelse fra planlæggende afdelinger i Københavns Ejendomme til afdelinger med ansvar for udførelse Overdragelse af opgaver til eksterne rådgivere eller driftsentreprenør (primært fundet via udbud) Projektering indledende screening af muligheder for energibesparelser Vurdering af alle forslag fra energimærke TBT < 10 år Identifikation af evt. rentable tiltag TBT < 20 år Vurdering af evt. andre tiltag (BR08-krav, brugerønsker mv.) Rådgivers afrapportering af energispareforslag via standard afrapporteringsskema sammen med aflevering af projektforslag Godkendelse af projektforslag Godkendelse af forslag til energibesparelser, herunder vurdering af budgetmæssige muligheder for at gennemføre rentable forslag med TBT 10-20 år (godkendes af bygherren Københavns Ejendomme, lejer/bruger orienteres ved vedligeholdelsesopgaver, lejer/bruger inddrages ved ombygning mv. funktionsændringer) Færdiggørelse af projekt, udførelse og aflevering Afrapportering af energibesparelser via et standard afrapporteringsskema ifm aflevering Instruktion af driftspersonale og brugere, evt. egentlig uddannelse Der kan ske justeringer af vedligeholdelsesplanen efter den politiske godkendelse af planen, f.eks. forårsaget af uforudsete prisstigninger og akut opståede vedligeholdelsesbehov. Det politiske system og forvaltningerne orienteres herom. Desuden afleveres statusrapporter/notater om projekternes fremdrift. Processen i forbindelse med gennemførslen af de enkelte projekter er i stort omfang fastlagt via nedskrevne forretningsgange, som bl.a. beskriver rollefordelingen mellem Københavns Ejendomme (bygherre) og de forvaltninger, som lejer og bruger bygningerne. 4
Hvem var involveret i sagen og hvem var beslutningstagerne De overordnede kriterier for valg og udformning af energispareprojekter i Københavns Kommune er fastlagt via politisk godkendte planer, krav og budgetter. Oplæggene til disse rammer er udarbejdet via en proces, som har involveret alle kommunens forvaltninger. Disse rammer er desuden behandlet af de politiske udvalg og godkendt af Borgerrepræsentationen. Teknik- og Miljøforvaltningen og Økonomiforvaltningen har dog spillet en særlig rolle, som de øverst ansvarlige for henholdsvis Klimaplan og kommunens budgetproces. Desuden har Københavns Ejendomme været en central aktør i forhold til de bygningsrelaterede forhold. De øvrige forvaltninger har også været inddraget, bl.a. via formelle høringsprocesser. De enkelte institutioner og andre brugere af de kommunale ejendomme har kun i meget begrænset omfang deltaget i eller været inddraget ved fastlæggelse af de overordnede rammer. Ansvaret for udarbejdelse og gennemførsel af kommunens vedligeholdelsesplaner og energirenoveringsprojekter er placeret i Københavns Ejendomme. Der indsamles input fra lejere/brugere og planernes sendes til formel høring i de relevante forvaltninger, hvorefter de godkendes politisk. Ansvaret for inddragelse af brugerne af de kommunale ejendomme er placeret i de forvaltninger, som benytter (og lejer) ejendommene. Brugerne inddrages ikke systematisk ved udarbejdelsen af disse planer. Forvaltningerne og Københavns Ejendomme får dog løbende en del henvendelser fra institutioner m.fl., som har forslag/ønsker om gennemførsel af vedligehold eller energibesparelser. I de fleste tilfælde fører disse henvendelser kun til en ekstra kontrol og evt. ajourføring af databaserne med oplysninger om de kommunale ejendommes tilstand. Der findes dog eksempler på, at brugerinitiativer har været medvirkende til udvikling af nye projekter. Inddragelsen af forvaltninger og brugere ved gennemførsel af de enkelte projekter, er styret af forretningsgange og SLA er (Service Level Agreement s) for disse processer. De overordnede rammer for inddragelsen af forvaltninger og brugere er politisk godkendt. Hvis der er tale om rene vedligeholdelsesopgaver orienteres forvaltninger og brugere primært. Ved projekter, hvor der sker ændringer/forbedringer af de berørte ejendomme inddrages forvaltninger og brugere i større omfang i beslutningsprocessen via byggeudvalg mv. Denne inddragelse sker primært i projekternes tidlige faser i forbindelse med udarbejdelse af byggeprogram og projektforslag. Ansvaret for denne brugerinvolvering er placeret hos den 5
aktuelle forvaltning, og den gennemføres i tæt samarbejde med Københavns Ejendomme. Når projekterne er politisk godkendt og bevillingen til projektets gennemførsel er overført til Københavns Ejendomme overtager Københavns Ejendomme ansvaret for projektets gennemførsel og økonomi. Hvilke kriterier var i spil og hvordan blev der i sidste ende prioriteret I forbindelse med udvælgelsen af projekter og energisparetiltag, har følgende forhold især betydning: Hvilke energibesparelser kan gennemføres i forbindelse med de renoverings- og ombygningsprojekter, det allerede er besluttet at gennemføre som følge af generelle vedligeholdelsesbehov, ønsker om modernisering, ændret anvendelse mv. Hvilke energibesparelser skal gennemføres ved disse projekter for at opfylde bygningsreglement (energikrav til renovering) og kommunens generelle retningsliner for Miljø i byggeri og anlæg Hvilke energispareforslag, som har en tilbagebetalingstid under 10 år, er registreret ved energimærkningen. Ved den indledende projektering af større renoveringsprojekter foretages desuden en vurdering af, hvilke andre rentable energibesparelser (investering med positiv nutidsværdi), det kunne være relevant at gennemføre. Dette kan også omfatte vurdering af brugerforslag. Den endelige beslutning om gennemførsel, afhænger dog af mulighederne for realisering inden for projektets økonomiske ramme, via de ekstra midler afsat til energirenovering, eller ved tilførsel af ekstra midler fra lejeren (forvaltningerne). I forbindelse med udarbejdelsen af den samlede vedligeholdelsesplan inddrages også viden om, hvilke ejendomme der har størst energiforbrug og størst potentiale for besparelser (vurderinger baseret på forbrugsnøgletal og energimærker). Formålet er at undersøge om, der er muligheder for at skabe synergi eller er overset væsentlige vedligeholdelsesbehov, der viser sig i form af stort energiforbrug. Ved udvælgelsen af opgaver til vedligeholdelsesplanen er det dog stadig de alvorlige byggetekniske problemer, der prioriteres højst. Tilsvarende prioriteres behov for funktionsændringer o.lign. også højst ved udarbejdelsen af planer for ombygning og modernisering (genopretning, strukturplaner mv.). Endelig søger man at inddrage mulighederne for skabe synergi i forhold til andre områder, f.eks. kendte indeklimaproblemer og gadestøj. Disse forhold er normalt ikke afgørende for udvælgelse af projekter. Alvorlige indeklimaproblemer og andre alvorlige miljøproblemer, som kan relateres til 6
bygninger og deres tekniske anlæg, herunder AT-påbud, medfører dog høj prioritering af en opgave ved planlægningen af vedligehold. Til gengæld kan mulighederne for at opnå synergi få betydning for, hvilken løsning der vælges. Især hvis merudgiften ved den optimale løsning er begrænset eller lejeren (forvaltning) vælger at tilføre ekstra midler. De afgørende forhold ved prioritering og udformning af energibesparelsesprojekterne er således: Politisk fastsatte energi- og miljøkrav til projekter (krav som skal opfyldes) Økonomiske rammer og kriterier for prioritering, herunder politisk fastlagte kriterier for prioritering af vedligeholdelsesbehov De afgørende økonomiske kriterier baserer sig primært på simple tilbagebetalingstider, og ved den økonomiske vurdering indgår kun energiinvesteringer, energibesparelser og rentabilitet. Det afgørende for, hvilke energibesparelsesforslag der overhovedet inddrages i vurderingerne er: Hvilke energispareforslag viser energimærkningen Hvilke yderligere energispareforslag fremkommer ved den indledende projektering, herunder især forslag fra rådgiver Desuden spiller forslag fra brugere, driftspersonale og medarbejdere i Københavns Ejendomme en mindre rolle. Hvilke barrierer var der i forbindelse med energirenovering De væsentligste barrierer for gennemførsel af energirenovering i Københavns Kommune er knyttet til: Etablering af et dækkende og realistisk datagrundlag, herunder bedre energimærkning (kvalitet og anvendelige data) og koordinering med vedligeholdelsesdata, data fra ventilationseftersyn mv. Mangel på enkle planlægningsværktøjer, som sikrer tidligt overblik og koordinering med andre renoverings- og ombygningsbehov i samlet ejendomsportefølje Metoder til tidlig identifikation og vurdering af relevante energispareforslag på projektniveau, herunder bedre energimærkning, værktøjer til programmering og helhedsvurdering af energibesparelser i de indledende projektfaser Kompetente og motiverede rådgiver, som arbejder innovativt, tværfagligt og helhedsorienteret med fokus på bygbarhed og drift 7
Organisationsformer og udbud, der kan håndtere de mange små energispareforslag fra energimærkning og tilsvarende tiltag i mange ejendomme Organisationsformer og udbud, som sikrer helhedssyn på tværs af projektfaser og sikrer opfyldelse af energibesparelser (og andre mål) Finansiering og incitamenter rettet mod mindre energispareprojekter, løbende optimering og energirigtig drift Finansiering af langsigtede energiinvesteringer ved større renoveringsprojekter Hvordan blev energirenoveringen finansieret Energirenovering i Københavns Kommune er primært finansieret via: Københavns Ejendommes bevilling til vedligeholdelse (grundbudget til udvendig og teknisk vedligehold), hvor der årligt er øremærket 20 mio. kr. til energibesparelser Særligt budget til energirenovering i 2011-14 på 130 mio. kr. Enkeltstående bevillinger til større renoverings- og ombygningssager, hvor der indgår aktiviteter, som medfører energibesparelser, herunder energibesparelser som skal gennemføres i henhold til kommunens retningslinier for Miljø i byggeri og anlæg Desuden gennemføres i mindre omfang energibesparelser, som er finansieret via de enkelte forvaltningers eller institutioners drifts- og vedligeholdelsesbudgetter. Det omfatter primært aktiviteter inden for forvaltningernes (lejernes) ansvarsområde. Det kan f.eks. være etablering af energibesparende belysning. Er sagen repræsentativ eller enestående for området. Repræsenterer den bedst praksis De beskrevne processer mv. ved energirenovering i Københavns Kommune er repræsentative i forhold til hovedparten af de igangværende energispareprojekter på kommunale ejendomme i København. Der er dog også gennemført projekter, som har haft et noget andet udgangspunkt eller forløb, bl.a. en række projekter, som rummer mere vidtrækkende og utraditionelle tiltag end ved energirenovering generelt. Tilsvarende projekter er på vej. De vigtigste projekter i den kategori blev igangsat forud for klimatopmødet i 2009. Desuden er et nyt ambitiøst energirenoveringsprojekt under forberedelse. Man kan bl.a. nævne: ESCO i De gamles by. Erfaringer med ny organisationsform og udbud 8
Renovering af Valhalsgade Kulturhus. Demonstration af et bredt spektrum af energisparetiltag med 60-70 % energibesparelse, energibesparelser tilpasset arkitektur, værdiskabelse, samspil med Kvarterløft indsats med energi som tema Etablering af to Klimaskoler. Energioptimering ved renovering, energistyring og vedvarende energi som understøtter pædagogik Ny skole i Ørestad. Særlige energikrav ved udbud, lavenergiklasse 1 og solceller Renovering af Islands Brygge 37. Ambition CO2-neutral administrationsbygning Der er mange forskellige forhold, som har været afgørende for at disse projekter er sat i gang. Man kan bl.a. nævne: En særlig anledning, f.eks. Klimatopmøde Ønske om profilering forankret på højt politisk og administrativt niveau Gode muligheder for synergi mellem energibesparelser og andre prioriterede mål Konkrete og ambitiøse visioner og krav i tidlig fase Ildsjæle, beslutningskraft og kompetente samarbejdspartnere 9