Benchmarking på Biblioteksområdet Maj 2011 Lis Kristensen, Økonomisekretariatet Lene Jakobsen, Leder af bibliotekerne Natur og Udvikling
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse... 2 Indledning... 3 Resume... 3 Budget tildeling 2006-2011... 4 Politiske budgetreduktioner 2006-2011... 6 Administrative budgetreguleringer 2007-2011... 6 Benchmarking via økonomiske nøgletal... 7 Vurdering af udgiftsniveauet... 8 Lønudgifter pr. indbygger på biblioteksområdet... 8 Udgifter til bøger og udlånsmateriale... 8 Vurdering af udgiftsniveauet i Halsnæs kommune til bøger og udlånsmateriale... 9 Serviceniveau og effektiviseringer for Bibliotekerne i Halsnæs Kommune...10 Benchmarking af serviceniveau og ressouceudnyttelse...12 26-05-2011 2
Indledning For at skabe et overblik over, hvor biblioteksområdet i Halsnæs kommune ligger i udgifts- og serviceniveau i forhold til andre kommuner, er der foretaget en benchmarking med udvalgte sammenlignelige kommuner. Denne benchmarking er foretaget i samarbejde mellem Økonomisekretariatet og Biblioteket, og kan blandt andet anvendes som baggrundsmateriale for budget 2012-2015. Resume Biblioteksområdet er siden kommunesammenlægningen i 2007 blevet effektiviseret og serviceharmoniseret. Der er sket nedlæggelser af 2 filialbiblioteker i Melby og Ølsted, indførelse af selvbetjening, nedlæggelse af Bogen kommer service, reduktion i budget til bogindkøb og forhøjelse af gebyrtakster. Da budgettet til biblioteksområdet hovedsaligt består af lønninger er der sket en reduktion af personalet på 25 %. Set i forhold til de udvalgte sammenligningskommuner har Halsnæs Kommune de laveste biblioteksudgifter pr. indbygger for kommuner under 40.000 indbyggere. Udgiften til bøger og materialeindkøb blev ved kommunesammenlægningen harmoniseret mellem Frederiksværk og Hundested og blev i 2009 reduceret med 3 %. Sammenlignet med andre kommuner har Halsnæs Kommune den laveste udgift til bøger og udlånsmateriale. Det er set både i forhold til mindre og større kommuner. Bibliotekernes åbningstid er reduceret i perioden 2007-2010, først og fremmest som følge af filiallukningerne. Den samlede åbningstid er reduceret med 29 %. Reduktionen i personalestyrken har betydet en reduceret vagtbemanding i bibliotekernes åbningstid. Således er vagtbemandingen i Hundested reduceret med 1 HK er i hele åbningstiden. I Frederiksværk er den samlede vagtbemanding reduceret fra 4 til 3, således at dele af vagtdækningen er betjent af 1 bibliotekarer og 2 HK ere. Andre kommuner har den modsatte bemanding. Bibliotekerne har siden sammenlægningen haft stigende besøgs- og udlånstal. Udlånet er således steget med ca. 46 % i perioden 2007-2010. En del af udlånene kan dog henføres til elektroniske fornyelser af lånte materialer. Besøgstallet er ligeledes steget siden sammenlægningen med ca. 10 %. Når der tages højde for det lavere årsværksforbrug, er produktivitetsforøgelsen pr. årsværk på ca. 74 %. 26-05-2011 3
Budget tildeling 2006-2011 Budgetgrundlaget ved kommunesammenlægningen i 2007 var som udgangspunkt en sammenlægning af budgetterne fra henholdsvis Frederiksværk og Hundested biblioteker. Der blev ved sammenlægningen foretaget reduktion af budgettet som følge af et ændret ledelsesbehov og tildeling af lønsum. Den følgende figur 1 illustrerer udviklingen i økonomien på biblioteksområdet fra 2006 inden kommunesammenlægningen og til nu i 2011. Der er tale om regnskabstal for årene 2006-2009, mens der for årene 2010 og 2011 er tale om budgettal. Figur 1: 1.000 kr. 20.000 Biblioteksområdet 2006-2011 i løbende priser 15.000 10.000 5.000 Tjenesteydelser Varekøb Lønninger 0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2006-2010 Regnskab 2011 Budget Tabel 1- Økonomisk oversigt i løbende priser Hele 1.000 kr. 2006 2007 2008 2009 2010 2011* Lønninger 10.670 9.260 9.366 9.589 9.663 8.819 Varekøb 3.241 2.860 3.387 3.098 2.913 3.282 Tjenesteydelser 3.426 3.576 3.210 3.504 3.944 4.585 15.96 I alt 17.337 15.696 3 16.191 16.520 16.686 Regnskab Budget Kilde: Danmarks statistik * Stigningen i budgettet fra 2010 til 2011 skyldes øgede driftsudgifter ved nyt bibliotek og medborgerhus i Hundested. Budgettet er her opgjort i løbende priser, hvilket ikke kan bruges til at måle et serviceniveau. For at give en mulighed at kunne vurdere den økonomiske udvikling på biblioteksområdet, er der foretaget en opgørelse i faste priser 2006- niveau. Dette vises i figur 2 og tabel 2. 26-05-2011 4
Figur 2: Regnskabs- og budgettal for biblioteksområdet i faste priser - 2006- niveau. Regnskabs- og budgettal på bibloteksområdet i faste priser 2006-2011 20.000 15.000 10.000 5.000 Tjenesteydelser Varekøb Lønninger 0 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2006-2010 er regnskabstal 2011 er budgettal Tabel 2: Økonomisk oversigt i faste priser 2006 2007 2008 2009 2010 2011 Lønninger 10.670 9.097 8.902 8.931 8.794 8.026 Varekøb 3.241 2.810 3.219 2.885 2.651 2.987 Tjenesteydelser 3.426 3.513 3.051 3.264 3.589 4.173 I alt 17.337 15.419 15.172 15.080 15.034 15.185 Regnskab Budget Lønninger Budgettet til lønninger udgør den største del af biblioteksbudgettet. Lønsummen er fra 2006 til 2011 blevet reduceret med 2,6 mio. kr. målt i faste 2006 priser. Det svarer til en reduktion på 25 %. Varekøb Der er i 2009 sket en budgetreduktion til indkøb af bøger og andet udlånsmateriale. Budgettet er ikke prisfremskrevet i 2010 og 2011. I 2011 er budgettet vedr. fast ejendom m.m. steget på grund af flytningen til nyt bibliotek i Hundested, hvilket skyldes øgede udgifter til el og varme. Tjenesteydelser Budgettet til tjenesteydelser er i 2011 ligeledes øget i forbindelse med nyt bibliotek i Hundested, hvilket skyldes øgede udgifter til rengøring, skatter og afgifter m.m.. Andre forhold der har betydning for udgiftsudviklingen Der er gennem årene sket budgetomplaceringer til andre områder i forbindelse med ændringer i ansvarsområder. Budgettet til rengøring og energi er flyttet fra området i budget 2011, ligesom der gennem årene er fragået budget til barsel, MED, akut sygdom m.m. 26-05-2011 5
Politiske budgetreduktioner 2006-2011 I forbindelse med budgetvedtagelserne over årene 2007-2011 er der vedtaget flere politiske budgetbeslutninger. Det er hovedsaligt sket i form af reduktioner på biblioteksområdet. I tabel 3 vises de politiske vedtagne reduktioner, der er truffet i forbindelse med budgetvedtagelserne for årene 2007-2010: Tabel 3: Budgetreduktioner 2006-2011 2006/2007 harmoniseringer i forbindelse med kommunesammenlægningen Budgetår Efterfølgende år 1 leder nedlæggelse af 1 stilling -431.000 Ny lønsumstildeling anvendelse af gennemsnitlønninger -330.000 2007 Efterfølgende år Indførsel af selvbetjening reduktion af personale -50.000-150.000 2008 Efterfølgende år Øget selvbetjening reduktion af personale -100.000-200.000 2009 Efterfølgende år Bibliotekets åbningstid reduktion af personale -305.000-305.000 Udlånsmateriale reduktion af varekøb -68.000-68.000 Bogen kommer levering af bøger i hjemmet til svage borgere. -375.000-375.000 Forøgelse af gebyrtakster -100.000-100.000 2010 Efterfølgende år Ingen reduktionsforslag i 2010 2011 Efterfølgende år Biblioteksfilialer lukket i Ølsted og Melby -475.000-475.000 Administrative budgetreguleringer 2007-2011 Der er i samme periode foretaget en række administrative budgetkorrektioner ud over fremskrivninger på lønningerne og på varekøb. Der har dog ikke været prisfremskrivninger på varekøb i 2010 og 2011. Tabel 4: Administrative budgetkorrektioner 2007 Budgetår Efterfølgende år Overført til fællesudgifter: Forsikringer -173.000-173.000 Fleksjob (overført til central pulje) -22.160-22.160 Barselsfond -70.620-70.620 Tjenestemandspension -477.040-477.040 2009 Intet særskilt budget til vinduespudsning 2010 Med og sygefravær -100.770-100.770 Genåbning af 2010-27.780-27.780 2011 Barselspulje, MED, Aktivt omsorg, uddannelse, staten afbureaukratisering, indkøbsaftale, pension til tjenestemænd -146.986-146.986 26-05-2011 6
Benchmarking via økonomiske nøgletal Via kommunale Nøgletal er der fortaget en benchmarking af biblioteksudgifterne målt pr. indbygger. Dels af udgiften til lønninger og dels udgifter til bøger og andre udlånsmaterialer. De kommunale nøgletal udgives af Indenrigs- og sundhedsministeriet med baggrund i oplysninger fra Danmarks Statistik. Valg af sammenligningsgruppe Udvælgelsen af sammenligningskommuner er sket ud fra kommunernes størrelse og deres beliggenhed i Nordsjælland og udkanten af hovedstadsområdet. Begrundelsen for at vælge kommuner i samme geografiske område er, at det skønnes, at borgerne forventninger og krav til serviceniveau er anderledes i Nordsjællandsområdet end for eksempel i Jylland. Tabel 5 viser de 11 kommuner, der er valgt ud til at danne sammenligningsgrundlag i denne benchmarking på biblioteksområdet: Tabel 5 Indbyggertal Indbyggertal 1. januar 2011 Allerød Kommune 24.096 Herlev Kommune 26.597 Albertslund Kommune 27.800 Halsnæs Kommune 31.056 Brøndby Kommune 34.021 Rødovre Kommune 36.524 Furesø Kommune 38.286 Gribskov Kommune 40.700 Egedal Kommune 41.614 Frederikssund Kommune 44.307 Hillerød 47.916 Lønudgifter pr. indbygger til biblioteksområdet Det kan ikke understreges nok, at nøgletal kun kan bruges som et instrument til at danne overbliksbilleder og ikke som et direkte beslutningsgrundlag. Der kan være konteringsforskelle i forhold til husleje og bygningsvedligeholdelse. Ligesom at der også kan være store forskelle på indtægtssiden gebyrer og brugerbetalinger. For at kunne fortage en så reel benchmarking som muligt, er der i tabel 6 foretaget en sammenligning af kommunernes lønudgifter på biblioteksområdet, opgjort pr. indbygger. Lønudgifterne er regnskabsoplysninger for åren 2008, 2009 og 2010. Tabel 6 Lønudgift pr. indbygger Kommune 2008 2009 2010 Allerød 336 368 387 Herlev 581 589 612 Albertslund 710 706 692 Halsnæs 304 309 311 Brøndby 338 368 316 Rødovre 367 384 395 26-05-2011 7
Furesø 401 424 409 Gribskov 289 312 296 Egedal 330 329 328 Frederikssund 334 343 342 Hillerød 409 393 373 Gennemsnit 400 411 405 Kilde: Danmarks Statistik Vurdering af udgiftsniveauet Lønudgifterne på biblioteksområdet pr. indbygger i Halsnæs kommune ligger lavest set i forhold til de7 kommuner, der indbyggermæssigt er under 40.000 indbyggere. Set i forhold til de større kommuner med mulighed for stordriftsfordele, ligger Halsnæs kommune med den næstlaveste udgift pr. indbygger, idet det kun er Gribskov kommune der har en lavere udgift til lønninger pr. indbygger. Lønudgifter pr. indbygger på biblioteksområdet Figur 3 viser grafisk lønudgiften pr. indbygger i de 11 kommuner, der indgår i benchmarkingen på biblioteksområdet. Den vandrette lysrøde linie viser den gennemsnitlige udgift pr. indbygger for alle 11 kommuner. Figur 3 Lønudgifter pr. indbygger på biblioteksområdet 800 700 600 500 400 300 200 100 0 387 Allerød 24.096 612 Herlev 26.597 692 Albertslund 27.800 311 Halsnæs 31.056 316 Brøndby 34.021 395 409 Rødovre 36.526 Furesø 38.286 296 328 342 373 Gribskov 40.700 Egedal 41.614 Frederikssund 44.3 Hillerød 47.916 Udgifter til bøger og udlånsmateriale Udgiften til bøger og udlånsmateriale er opgjort i tabel 7. Definitionen på udgiften til bøger og udlånsmateriale er her nettoudgiften på funktion 03.32.50, grp. 003 og 008, iflg. Indenrigsministeriets konteringsvejledning. Grupperingerne vedrører indkøb af bøger og udlånsmateriale. 26-05-2011 8
Tabel 7: Udgift til bøger og udlånsmateriale Kommune 2007 2008 2009 2010 2011 Hillerød 61 58 59 59 52 Halsnæs Kommune 74 79 72 64 63 Gribskov Kommune 61 58 75 70 70 Furesø Kommune 79 74 82 55 76 Frederikssund Kommune 72 73 69 79 77 Egedal Kommune 74 71 75 79 78 Allerød Kommune 96 83 90 95 82 Brøndby Kommune 84 86 88 86 86 Rødovre Kommune 77 86 86 83 89 Albertslund Kommune 110 102 84 109 110 Herlev Kommune 97 106 109 113 113 Gennemsnit 79 80 81 81 83 Vurdering af udgiftsniveauet i Halsnæs kommune til bøger og udlånsmateriale. Halsnæs kommune har den laveste udgift til bøger og udlånsmateriale set i forhold til alle sammenligningskommunerne. Ved kommunesammenlægningen harmoniserede Halsnæs kommune udgiften til gennemsnittet for de to gamle kommuner. Der blev i 2009 reduceret i budgettet i til bøger og udlånsmateriale og i 2010 og 2011 er der ikke foretaget regulering for prisfremskrivninger, hvilket betyder forringet købekraft. Udgiften til bøger og udlånsmateriale er i Halsnæs kommune faldet med 9 kr. pr indbygger siden 2007. Hvis dette omregnes til faste priser svarer det til et fald på 16 kr. målt i forhold til prisindekset i 2006, eller til en reduktion af materialekontoen til bøger osv. på 22 %. 26-05-2011 9
Serviceniveau og effektiviseringer for Bibliotekerne i Halsnæs Kommune Bibliotekerne har siden kommunesammenlægningen ændret serviceniveau, som følge af besparelser, strukturændringer og effektiviseringer. Tabel 8 - Åbningstider 2007 2008 2009 2010 2011 Selvbetjening Ja (delvis) Ja(delvis) Ja ja ja Åbningstid Frederiksværk 40 t 40 t 43 t 43 t 43 t Åbningstid - Hundested 39 t 39 t 36 t 36 t 36 t Åbningstid Melby 20 t 20 t 9 t 0 0 Åbningstid - Ølsted 12 t 12 t 6 t 0 0 Åbningstid i alt 111 t 111 t 94 t 79 t 79 t Frederiksværk - åbningstider Mandag kl. 10-20 Tirsdag kl. 10-18 Onsdag kl. 13-18 Torsdag kl. 10-18 Fredag kl. 10-18 Lørdag kl. 10-14 Hundested - åbningstider Mandag kl. 10-17 Tirsdag kl. 10-17 Onsdag kl. 13-17 Torsdag kl. 13-20 Fredag kl. 10-17 Lørdag kl. 10-14 Åbningstiderne er ikke reduceret for Frederiksværk og Hundested samlet set. Der er dog den ændring, at åbningstiden er udvidet med 3 timer på hovedbiblioteket og reduceret med 3 timer i Hundested. 26-05-2011 10
Serviceniveau - åbningstid Bibliotekernes åbningstid er reduceret i perioden 2007-2010, først og fremmest som følge af filiallukningerne. Den samlede åbningstid er reduceret med 29 %. Tabel 9: Bemanding i åbningstiden Bemanding i åbningstiden 2007 2008 2009 2010 2011 Serviceniveau bemanding Fr.værk *2BF+2HK 1+2 1+2 1+2 1+2 Serviceniveau bemanding Hundest. 1+2 1+2 1+1 1+1 1+1 Serviceniveau bemanding Melby 1+1 1+1 1 HK 0 0 Serviceniveau bemanding - Ølsted 1+1 1+1 1 HK 0 0 Lukning af filialer nej nej nej Ja - * BF=bibliotekarer HK=kontorpersonale Bemanding Reduktionen i personalestyrken har betydet en reduceret bemanding i bibliotekernes åbningstid. Således er bemandingen i Hundested reduceret med 1 HK er i hele åbningstiden. I Frederiksværk er den samlede vagtbemanding reduceret fra 4 til 3, således at dele af vagtdækningen er betjent af 1 bibliotekarer og 2 HK ere og andre har den modsatte bemanding, 2 bibliotekarer og 1 HK er. I Frederiksværk er bemandingen yderligere reduceret i tidsrummet kl. 16-18(20) til 1 bibliotekar og 1 HK er. Om lørdagen er bemandingen dog fortsat 2 bibliotekarer og 2 HK er i Frederiksværk, da besøgstrafikken er høj. Effektiviseringer Bibliotekerne har i perioden 2007-2011 gennemført en række effektiviseringer, som har været medvirkende til, at bibliotekernes serviceniveau ikke er væsentligt forringet på trods af personalereduktioner. Der er desuden lagt vægt på, at der til stadighed anvendes ressourcer på udvikling af Bibliotekerne. Der kan blandt andet peges på følgende effektiviseringstiltag: Elektronisk materialevalg Bøger plastes kun i stedet for en fuld indbinding Flydende bogbestand (materialet bliver i afleveringsfilial, i stedet for at bliver fragtet til tilhørsfilial mindsket kørsel) Automodtagelse af materialer elektronisk overførsel af data mellem leverandør og bibliotek Effektivisering af arbejdsgange Øget selvbetjening Besked til lånere via SMS og mail Nedlæggelse af Bogen kommer-service Ingen udbringning af materialer til børneinstitutioner Strukturtilpasning nedlæggelse af 2 filialer 26-05-2011 11
Tabel 10: Besøgstal og udlån i alle afdelinger Besøg 2007 2008 2009 2010 2011 I alt alle afdelinger 210.415 214.237 229.030 *231.287 - Antal besøg pr. årsværk 7.696 8.291 9.958 10.055 - Udlån 2007 2008 2009 2010 2011 I alt alle afdelinger 297.237 357.251 385.038 436.174 - Heraf elektroniske fornyelser via hjemmeside **- 73.558 106.207 153.838 - Antal udlån pr. årsværk 10.871 13.825 16.740 18.964 - * Besøgstallet for 2010 er fortsat svagt stigende på trods af lukning af de 2 filialer i Melby og Ølsted, og at biblioteket i Hundested har været lukket p.g.a. ombygning i 5 uger. ** Der findes ikke valide statistiktal for 2007, p.g.a. skift til nyt bibliotekssystem midt på året. Bibliotekerne har desuden en effektivitetsstigning, da besøgs- og udlånstal er steget siden sammenlægningen. Udlånet er således steget med ca. 46 % i perioden 2007-2010. En del af udlånene kan dog henføres til elektroniske fornyelser af lånte materialer. Besøgstallet er ligeledes steget siden sammenlægningen med ca. 10 %. Når der tages højde for det lavere årsværkforbrug, er produktivitetsforøgelsen pr. årsværk på ca. 74 %. Personaleressourcer Effektiviseringer og besparelser har desuden betydet, at Bibliotekerne i perioden 2007 til 2011 har reduceret det samlede personaleforbrug fra 27,34 årsværk til 21,79 årsværk (2011). I alt en reduktion på 5,55 årsværk, svarende til en reduktion på 20,3 %. Medtages den totale personalereduktion set i forhold til de 2 tidligere kommuner er personalereduktionen på 25,6 %. Benchmarking af serviceniveau og ressouceudnyttelse Tabel 11: Sammenligningskommuner 2009. Biblioteksafdelinger, besøg, udlån, åbningstimer og personale Kommune Indbygger tal Antal besøg Antal besøg pr. årsværk Udlån og fornyelser Antal udlån pr. årsværk Antal filialer Åbnings timer Antal åbningst imer pr. årsværk Antal årsværk Albertslund 27.730 249.394 4,9 434.141 8,4 1 74 1,4 51,2 Allerød 24.089 211.803 8,3 465.918 18,2 1 70 2,7 25,5 Brøndby 33.795 170.000 7,3 351.273 15,1 2 82 3,5 23,2 Egedal 41.513 242.179 7,9 512.952 16,7 3 120 3,9 30,6 Frederikssund 44.182 236.456 6,7 572.787 16,2 3 120 3,4 35,2 Furesø 38.232 534.700 12,7 693.085 16,5 3 106 2,5 42 Gribskov 40.694 215.000 7,4 204.975 7,0 2 107 3,6 29 Halsnæs 31.077 229.030 9,7 397.871 16,1 3 94 3,9 23,6 Herlev 26.556 336.049 8,6 717.754 18,5 1 86 2,2 38,8 Rødovre 36.233 245.777 7,0 590.595 16,8 2 105 3 35 kilde: Folkebiblioteksstatistik 2009, Styrelsen for Bibliotek & Medier 26-05-2011 12
Til illustration af serviceniveau og ressourceudnyttelse for de udvalgte sammenligningskommuner, vises her udvalgte dele af den seneste tilgængelige biblioteksstatisk fra 2009. Tallene viser høj effektivitet og udnyttelse af biblioteksressourcerne i Halsnæs Kommune, idet kommunen generelt har et højt aktivitetsniveau set i forhold til det samlede antal filialer, åbningstimer, udlån og årsværk. Således ligger Halsnæs Kommune i toppen for effektivitet, når man ser på antal besøg pr. årsværk sammen med Furesø Kommune. Ser man på antal udlån pr. årsværk er billedet mere jævnt fordelt, idet de fleste kommuner ligger på mellem 15 og 18 udlån pr. årsværk. I bunden ligger Gribskov Kommune med bare 7 udlån pr. årsværk. Endelig ligger Halsnæs Kommune også i top sammen med Egedal Kommune når man ser på antal udlånstimer pr. årsværk. De 2 biblioteker har 3,9 åbningstimer pr. årsværk, mens biblioteket med den laveste effektivitet er Albertslund, der kun har 1,4 åbningstime pr. årsværk. Med til billedet hører, at Bibliotekerne i Halsnæs har effektiviseret yderligere siden 2009, og at personalet i dag udgør 21,79 årsværk. 26-05-2011 13