ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 3. marts 2016 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 25. februar 2016 kl. 17.00 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Ryno Scheil, Mogens Rysgaard, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Kjell Hansen Administrationen: Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Afbud: Michael Kristensen, Anne Schiøler Åben del Sag 8746 Godkendelse af referat Sag 8747 Revisionsprotokol Sag 8548 Regnskab for selskabet og dets afdelinger - revisionsberetning Sag 8749 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8750 Udlejningsforhold Sag 8751 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8752 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8753 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 8754 Styringsdialog 2016 Sag 8755 Selskabets beretning Sag 8756 Planlægning af Repræsentantskabsmøde den 14. marts 2016 Sag 8757 Orientering fra administrationen Sag 8758 Kredsudvalget Sag 8759 Fritidsudvalget Sag 8760 BL orientering Sag 8761 Eventuelt Sag 8762 Næste møde Sag 8763 Øvrige datoer Lukket del Sag 8764 Eventuelle sager til behandling
Åben del 8746 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 21. januar 2016 er udsendt via mail den 26. januar 2016. Godkendt. 8747 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 26. februar 2015 vedrørende regnskabet for 2013/14, siderne 627 639 er godkendt på bestyrelsesmødet den 26. februar 2015. Videre foreligger revisionsprotokollat siderne 640 652 knyttet til regnskabets afslutning for 2014/15. Der henvises til nærværende dagsordenspunkt 8748. 8748 Regnskab for selskabet og dets afdelinger revisionsberetning B-sag Regnskabsmaterialet for selskabet og dets afdelinger for perioden 1. oktober 2014 til 30. september 2015 foreligger til underskrift af bestyrelsen på mødet. Kopi af endeligt regnskab for selskabet 2014/15, spørgeskema 2014/15 samt revisionsprotokol for 2014/15 siderne 640 652 vedrørende årsregnskabet udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. Statsautoriseret revisor Lars Rasmussen, Revisionsinstituttet A/S, deltager i mødet under punktets behandling, hvor revisionsprotokol bliver gennemgået. Afdelingsregnskaberne behandles i januar og februar 2016 på afdelingsmøderne subsidiært afdelingsbestyrelserne (afhængig af, hvilken ordning de enkelte afdelinger har vedtaget). Endelig behandling af selskabets regnskab sker af Repræsentantskabet på mødet den 14. marts 2016. 2
I henhold til beslutning på Repræsentantskabsmødet i 1997 er endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber henlagt til bestyrelsen. Det indstilles endvidere, at Organisationsbestyrelsen på mødet godkender og underskriver regnskab for 2014/2015 for følgende afdelinger, da disse ikke har en afdelingsbestyrelse: * 06 Hulegårdsparken * 34 Stationsparkens børneinstitution * 40 Buddinge Mølle Regnskab for 2014/15 samt revisionsprotokollater og spørgeskema for boligorganisationen/selskabet inkl. regnskab for ovenstående afdelinger blev godkendt og underskrevet. 8749 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udleveret den 21. januar 2016 * Invitation til Philip Lunds svendegilde onsdag den 24. februar 2016 * Orienteringsskrivelse til afdelingsbestyrelserne vedrørende afdelings- /budgetmøder 2016 Udsendt via mail den 11. februar 2016 * Invitation til bowlingturnering 2016 8750 Udlejningsforhold a. Udlejningsoversigt E-sag Udlejningsoversigt for januar 2016 er udsendt via mail den 11. februar 2016. 3
8751 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål B-sag a. Afdeling 01 Mølleparken 1 lån til isætning af nye kælderdøre På baggrund af en vedtagelse på afdelingsmødet den 26. januar 2016 i Mølleparken 1 ansøges hermed om tilladelse til optagelse af lån. Et 20-årigt realkreditlån på maksimalt 1.460.000 kr. til finansiering af udskiftning af døre til boligerne i kældrene. Den nuværende husleje udgør kr. 846,50 pr. m 2 (gennemsnitlig husleje). Ved låneoptagelse på 1.460.000 kr. vil den årlige ydelse på et 20-årigt realkreditlån være ca. 7,8 %, hvilket svarer til en årlig ydelse på ca. 114.000 kr. Dette svarer til en huslejeforhøjelse på 14,50 kr./m 2 /år, hvilket svarer til 1,7 % i huslejeforhøjelse i forhold til nuværende husleje. Den månedlige huslejestigning for en bolig på 82,8 m² vil være 96,70 kr. pr. måned. Godkendt. b. Afdeling 20 Mølleparken 2 lån til isolering af gavle På baggrund af en vedtagelse på afdelingsmødet den 25. januar 2016 i Mølleparken 2 ansøges hermed om tilladelse til optagelse af lån. Et 30-årigt realkreditlån på maksimalt 6.255.000 kr. til finansiering af isolering af gavle. Den nuværende husleje udgør 793 kr. pr. m 2 (gennemsnitlig husleje). Ved låneoptagelse på 6.255.000 kr. vil den årlige ydelse på 30-årigt realkreditlån være ca. 6,8 %, hvilket svarer til en årlig ydelse på ca. 426.000 kr. Dette svarer til en huslejeforhøjelse på 49,70 kr./m 2 /år, hvilket svarer til 6,3 % i huslejeforhøjelse i forhold til nuværende husleje. Den månedlige huslejestigning for en bolig på 80 m² vil være 331,50 kr. pr. måned. Godkendt. c. Afdeling 01 Mølleparken 1 Husorden Husorden for afdeling 01 Mølleparken 1 med de ændringer der vedtoges på afdelingsmødet den 26. januar 2016 udsendtes til bestyrelsen med indstilling om godkendelse. Ændringerne var markeret i margen. Godkendt. 4
8752 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 8753 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til beslutning på Organisationsbestyrelsens møde den 21. januar 2016 om at arbejde videre med løsningsmodel 4 A Nedrivning til sokkel og genopførelse på eksisterende fundamenter samt øget anvendelse af byggeretten. Efterfølgende har der været afholdt møder med Gladsaxe Kommune og afdelingens byggeudvalg. Til orientering herom udsendtes med dagsordenen: Referat fra møde med Gladsaxe Kommune den 4. februar 2016 Bygherremøde den 8. februar 2016 Byggeudvalgsmøde den 10. februar 2016 Nyhedsbrev 08 februar 2016 Som det fremgår heraf, arbejder rådgiverne på skitser på to modeller, der viser såvel løsning ved renovering af eksisterende blokke / boliger som genopførelse på eksisterende sokkel. På mødet blev der udleveret eksempler på disse skitser. Rådgiverne arbejder på materiale til brug for afklaringsmøde med Gladsaxe Kommune medio marts 2016. Konklusionen herfra foreligges Organisationsbestyrelsen på mødet den 31. marts 2016. Gladsaxe Kommune foreligger det til politisk behandling primo april 2016, og det forventes, at der afholdes beboermøde medio/ultimo april 2016. 8754 Styringsdialog 2016 E-sag Invitation fra Gladsaxe Kommune til dialogmøde 2016 er modtaget den 21. januar 2016, og udsendtes til bestyrelsen med dagsordenen. 5
Heraf fremgår det for Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe: Aflevering af styringsrapport senest den 12. maj 2016 Afholdelse af møde den 13. juni 2016 Tidsplanen internt i Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe vil derfor være følgende: Regnskabet afsluttet 30. september 2015 Indberetning til Landsbyggefondens regnskabsdatabase, primo marts 2016 Oplysningsskemaerne udsendes til afdelingsbestyrelserne, medio marts 2016 Til behandling på afdelingsbestyrelsesmøderne i marts/april 2016 Tidsfrist for tilbagemelding fra afdelingsbestyrelserne den 25. april 2016 Til gennemgang på Organisationsbestyrelsens møde den 28. april 2016 Aflevering af styringsrapport til kommunen senest den 12. maj 2016 Afholdelse af møde med kommunen den 13. juni 2016 8755 Selskabets beretning E-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 21. januar 2016 blev beretningen gennemgået. Til orientering udsendtes med dagsordenen: Forord Selskabets regnskab 2014/15 Den færdigtrykte beretning blev udleveret på mødet. 8756 Planlægning af Repræsentantskabsmøde den 14. marts 2016 E-sag I henhold til tidligere aftale på bestyrelsens møde den 22. oktober 2015, sag nr. 8679, er det aftalt, at der afholdes ekstraordinært møde (formøde) samme dag kl. 17.00 i mødelokalet på administrationens kontor. Efter mødet deltages der i den fælles spisning fra kl. 18.00 til kl. 18.30 på Grønnemose Skole i aulaen inden Repræsentantskabsmødet starter kl. 18.30. 6
Herudover er det blevet aftalt, at tidligere bestyrelsesmedlem Erik Andersen vil være dirigent. Der afholdes dirigentmøde den 3. marts 2016. Fra et repræsentantskabsmedlem i Mølleparken 2 er der via mail den 10. februar 2016 modtaget forslag om tolkehjælp til flygtninge i afdelingerne, som ønskes behandlet på Repræsentantskabsmøde den 14. marts 2016. Forslaget samt administrationens svar udsendtes med dagsordenen. Der var en dialog herom på mødet. Herudover orientering om at forslagsstiller fastholder forslaget, hvorefter det besluttedes at udsende forslaget med følgende bemærkning: Organisationsbestyrelsen har forståelse for forslaget, men mener, at administrationens oplysninger er meget dækkende samt at forespørgslen er blevet tilgodeset, og at det er et kommunalt anliggende. Organisationsbestyrelsen anbefaler, at Irma Henriksen trækker forslaget, eller at Repræsentantskabet afviser forslaget. 8757 Orientering fra administrationen a. Bankforbindelse E-sag Selskabets bankforbindelse er Danske Bank. Da Danske Bank for et par år siden var i medierne omkring deres gebyr politik, var der en dialog i Organisationsbestyrelsen omkring eventuel skift af bankforbindelse. Den gang faldt det på, at Danske Banks bankadministrationssystem havde nogle faciliteter som andre banker havde svært ved at modsvare. Det blev dog besluttet at følge udviklingen. Efterfølgende har der løbende været en dialog med Arbejdernes Landsbank (AL). Inden for det sidste ½ år er deres bankadministrationssystem blevet forbedret, således at det kan modsvare vores krav. Vi har nu modtaget et tilbud fra AL, som nedenstående vises i forhold til forholdende i dag hos Danske Bank. Arbejdernes Landsbank Danske Bank Renter indlån - basis op til 25 mio. + 0,50% op til 10 mio. + 0,00% Renter indlån - mere over 25 mio. + 0,25% over 10 mio. 0,65% Gebyr pr. år 3.000 kr. 15.000 kr. Kassekredit omvendt kassekredit ingen Danske Bank har de seneste år fået mere og mere fokus på afkast til deres aktionærer, hvilket gør, at deres overskud skal optimeres. 7
Ud fra ovennævnte vil administrationen skifte bankforbindelse fra Danske Bank til Arbejdernes Landsbank. Til efterretning med bemærkning om at Majbrit Jørming havde ønsket, at punktet havde været en beslutningssag i stedet for en efterretningssag. b. Digital bestyrelsespost O-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 21. januar 2016 var der en orientering om, at der arbejdes på at nedsætte udsendelse af brevpost, således at det kun er dagsordenen og bilag der udsendes som brevpost, og at anden post udsendes digitalt via mail. Der arbejdes efterfølgende på, at også dagsordner og bilag udsendes digitalt. Der var en kort dialog herom på mødet. c. Hjemmesiden O-sag På mødet var der en orientering om udvikling af hjemmesiden herunder beboernes egen side Min side se vedlagte artikel som bringes i det kommende Boligblad. 8758 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt den 11. februar 2016. Referat herfra udsendes når det foreligger. Næste ordinære møde afholdes efter nærmere aftale. 8
8759 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 25. januar 2016. Referat herfra er udsendt via mail den 11. februar 2016. Næste møde i udvalget afholdes den 29. februar 2016. b. AB-fest 2016 E-sag På Organisationsbestyrelsens møde den 21. januar 2016 blev følgende besluttet: Ved en arbejdskapital på 70.000 kr. er brugerbetalingen 175 kr. pr. deltager. Ved en arbejdskapital på 60.000 kr. er brugerbetalingen 150 kr. pr. deltager. Fritidsudvalget skulle afklare dette på deres møde den 25. januar 2016. Ved færre end 200 tilmeldte aflyses arrangementet. Fritidsudvalget har besluttet, at brugerbetalingen er på 175 kr. pr. deltager som også fremgår af invitationen på bagsiden af Boligbladet og med en arbejdskapital på 70.000 kr. 8760 BL orientering E-sag BL-cirkulærer Ikke udsendt * BL informerer nr. 3 af den 10. februar 2016 vedrørende Oversigt over lokale aftaler vedr. flygtninge * BL informerer nr. 4 af den 10. februar 2016 vedrørende Ny pjece om boligstøtten 2016 * BL informerer nr. 5 af den 10. februar 2016 vedrørende Brug af det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD) og ny vejledning om udbudsloven * BL informerer nr. 6 af den 10. februar 2016 vedrørende Ministeriets anbefalinger om behandling af skimmelsvampesager 9
BL-politik Udsendt via mail den 20. januar 2016 * BL-politik nr. 2 Ministerkontakter Udsendt via mail den 25. januar 2016 * BL-politik nr. 3 Boliger til flygtninge Udsendt via mail den 15. februar 2016 * BL-politik nr. 4 Boliger til flygtninge II Udsendt via mail den 17. februar 2016 * BL-politik nr. 5 Er der for få billige almene boliger? 8761 Eventuelt O-sag Der var en kort dialog om boligplacering af flygtninge. Der var en anbefaling om at inddrage varmemestrene i udarbejdelsen af afdelingsbestyrelsernes beretning til afdelingsmøderne. 8762 Næste møde O-sag a. Ekstraordinært møde Ekstraordinært bestyrelsesmøde afholdes den 14. marts 2016 kl. 17.00. 10
b. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 31. marts 2016. Der er afbud fra Alice Christiansen. 8763 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 25. februar 2016 udsendes den 18. februar 2016. Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 25. februar 2016 udsendes den 3. marts 2016 og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 10. marts 2016. Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 11. marts 2016. 11
Lukket del 8764 Eventuelle sager til behandling Ingen sager til behandling. 12
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Fjernvarme E.ON sagen x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x 13