Medarbejderudvikling på bundlinjen hvordan måler vi effekten af udvikling? Ved Nikolaj Stakemann Deloitte Business Consulting A/S
Introduktion: Nikolaj Stakemann Manager, Deloitte Business Consulting Fokusområder HR transformation og governance Kontakt informationer: Tel: +45 30 93 50 53 E-mail: nstakemann@deloitte.dk? Bistå med HR viden I forretningsprojekter HR nøgletal og målinger - 2 -
De næste 40 minutter Statens arbejdspladser bruger både meget tid og mange penge på udvikling af medarbejderne. Men hvordan ved vi, om der kommer noget ud af det? Et synligt udbytte af udviklingsaktiviteter kræver klare organisatoriske mål baseret på organisationens behov. Effektmåling kan skabe synlig kobling mellem udviklingsaktiviteter og organisationens mål. Effektmåling kræver struktureret planlægning og opfølgning på udviklingsaktiviteter. Antagelse - meget medarbejderudvikling udspringer af HR. - 3 -
Hvad er forventningerne til organisationerne? - Finanskrise eller ej Private og offentlige organisationer kæmper med En aldrende arbejdsstyrke Vedvarende forandringer og omstillinger i organisationen Det kræver, at organisationer arbejder målrettet med at tilbyde aktiviteter, som understøtter organisationens behov og synliggør, hvordan aktiviteterne bidrager til, at organisationen når sine mål. Kilde: Softscape - Results from the past three State of the Global Talent Nation surveys - 4 -
Kundernes oplevelse af organisationens medarbejderaktiviteter er ikke videre positiv Kun 3.9% beskriver dem, som world class. 49% beskriver dem, som adequate but needing to improve. 30% beskriver, at der er behov for significant or radical improvement. Specielt udviklingsaktiviteter skal være målbare: Udviklingsaktiviteter skal prioriteres. Udviklingsaktiviteternes link til organisationens behov og mål skal være tydelige. HR skal synliggøre, at de lever op til organisationens behov (måle og følge op). Sammenhængen mellem medarbejderaktiviteter og organisationens behov/mål skal være tydelig. Effekten af udviklingsaktiviteter skal være målbar. - 5 -
Metode til at opnå synlige værdiskabende udviklingsaktiviteter Fokusere og prioritere i forhold til organisationens behov Effektivitet i forretningen (Omkostningsfokus) synlige værdiskabende udviklingsaktiviteter Tilføre værdi ved at opfylde organisationens behov Opfølgning og synlighed - 6 -
Metode til at prioritere de vigtigste aktiviteter og processer Forretningsstrategien Strategisk og faktuelt udgangspunkt Hvad er vores strategiske ståsted og faktuelle udgangspunkt? Model for levering af servicetilbud Forretningens udfordringer Hvilke behov og udfordringer i forretningen vil vi adressere? Service til organisationen Hvilke aktiviteter vil vi levere? Hvilke kompetencer har vi brug for? Hvordan vil vi levere vores aktiviteter? HR s roller og ansvar Hvem er ansvarlige? HR s mål og målinger Hvordan vil vi måle og styre vores aktiviteter? Udarbejde handleplaner og eksekvere dem - 7 -
Måltal til forskellige sammenhænge Strategisk HR Generelle (HR)-nøgletal til ledelse og direktion, som rapporteres gentagende for en given periode. Videns- og transaktionstunge opgaver (HR)-nøgletal til kunder og brugere, som rapporteres gentagende for en given periode. Enkeltstående projekter og aktiviteter Effektmåling af enkeltstående aktiviteter og projekter til ledelse, kunder og brugere, der rapporteres som afslutning på aktiviteten projektet. - 8 -
Organisationen (HR) skal linke enkeltstående aktiviteter til organisationens mål Det betyder, at HR skal: 1. Synliggøre effekten af kompetenceudviklingsaktiviteter, lederudvikling, talentudvikling og forandringsprojekter overfor topledelse og linielederne. 2. Arbejde målrettet med at tilbyde aktiviteter, der understøtter forretningsstrategien og synliggøre, hvordan aktiviteterne bidrager til, at enhederne når sine mål. Effektmåling kan anvendes til: Effektmåling kan anvendes til at linke enkeltstående aktiviteter/ projekter til egne og organisationens mål Effektmåling er systematisk måling og evaluering af en indsats for at synliggøre effekten af indsatsen Træningsforløb Talent Management Forandrings initiativer Organisations udvikling Kvalitetsforbedringer - 9 -
To teorier - seks typer af data Niveau Fokus for målingen 1 Reaktion Måler deltagernes tilfredshed med forløbet og planlagte handlinger 2 Læring Måler ændringer i viden og holdninger 3 Anvendelse Måler ændringer i den daglige adfærd 4 Effekt/ udbytte Måler effekten af i tal af et forløb 5 ROI Sammenligner forløbets effekt med forløbets omkostninger (0) Uhåndgribelige fordele Redegør for fordele som ikke kan omsættes til tal og økonomisk værdi - 10 -
Eksempel - talentudvikling Ledelsen vil gerne rekruttere egne medarbejdere (talenter) til chef- og specialist stillinger; det er for dyrt at rekruttere dem i markedet. Vi vil reducere medarbejderomsætningen for organisationens talenter Vi vil opkvalificere vores talenter til at kunne varetage stillingerne Vi etablerer et uddannelsesforløb for vores talenter, som både fastholder og udvikler dem, så de kan bestride stillingerne. Vi ønsker at vise, at vores træningsforløb kan bidrage til? Hvilke(t) nøgletal? Det kræver, at vi afklarer: Hvilke nøgletal vi ønsker at påvirke? Hvilken adfærd deltagerne skal ændre for at påvirke nøgletallet? Hvad de skal lære for at kunne ændre til den ønskede adfærd? Hvilken reaktion vi gerne vil have fra deltagerne? Medarbejderoms. for talenter i organisationen Antal af relevante stillinger som besættes internt Reduktion i omkostninger til rekrutteringer - 11 -
Et eksempel - talentudvikling Behovet for træning Mål for træningen Faktiske resultat af træningen Organisationen ønsker at Udbyttet af investeringen i 5 rekruttere (og fastholde) programmet (træningen) skal 5 internt til udvalgte stillinger. være et udbytte på 50 % (ROI). 4 Omkostninger til rekruttering til udvalgte stillinger skal reduceres 80% af stillingerne besættes internt = besparelse til rekruttering på 10% 4 3 Talenterne skal (fastholdes) og kunne varetage de identificere stillinger 90% af talenterne skal anvende de tillærte metoder og aktivt deltage i konkret opgaveløsning. 3 2 Talenterne skal lære værktøjer til at løse de relevante opgaver Talenterne lærer eksempler og metoder. 2 1 Talenterne skal ønske at deltage i træningen. Kurset evalueres med 4 ud af 5. 1 The ROI Institute 2007-12 -
Processen Planlægning af evaluering Niveau 1 - Reaktion Indsamling af data Niveau 3 - Anvendelse og adfærd Hvad er vores behov? Hvordan vil vi måle og evaluere udbyttet? Vi indsamler data efter hvert trænings modul Vi indsamler data 3 måneder efter træningen Niveau 2 - Læring Niveau 4 - organisationens udbytte (effekt) Analyse af data Hvad er de samlede omkostninger? Afrapportering Skyldes gevinsten vores træningsforløb eller noget andet? Hvad er udbyttet i kroner? Beregn Return on Investment Udarbejd en dokumentatio nsrapport The ROI Institute 2007 Hvilke uhåndgribelige fordele har vi afdækket? - 13 -
Processen Planlægning af evaluering Indsamling af data Niveau 1 - Reaktion Niveau 3 - Anvendelse og adfærd Hvad er vores behov? Hvordan vil vi måle og evaluere udbyttet? Vi indsamler data efter hvert trænings modul Vi indsamler data 3 måneder efter træningen Niveau 2 - Læring Niveau 4 - organisationens udbytte The ROI Institute 2007-14 -
Indsamling af data efter træningen Niveau 3 Niveau 4 Opfølgningsundersøgelser (spørgeskema og lignende) Iagttagelse på jobbet (test) Interview med deltagere Opgaver i relation til programmet Handlingsplanlægning Performanceaftaler Opfølgningsmøder Overvågning af nøgletal - 15 -
Processen Analyse af data Hvad er de samlede omkostninger? Afrapportering Skyldes gevinsten vores træningsforløb eller noget andet? Hvad er udbyttet i kroner? Beregn Return on Investment Udarbejd en dokumentatio nsrapport The ROI Institute 2007 Hvilke uhåndgribelige fordele har vi afdækket? - 16 -
Isolering af effekterne af indsatsen/projektet Anvendelse af et kontrolgruppearrangement Trendlinjeanalyse af performance-data Deltagerens estimat af programmets effekt Ledelsens estimat af programmets effekt Brug af tidligere undersøgelser Medarbejderens angivelse af andre faktorer Beregning/estimering af effekten af andre faktorer Brug af kunde/brugerinput - 17 -
Omregning af data til pengeværdier Omregning af output til dækningsbidrag standardværdi Omregning af kvalitetsomkostninger standardværdi Omregning af medarbejdernes tid Brug af historiske omkostninger Brug af interne og eksterne eksperter Brug af data fra eksterne databaser Sammenkobling med andre målinger Brug af estimater fra deltagere Brug af estimater fra ledere Brug af estimater fra medarbejdere - 18 -
De fleste data kan konverteres Private sektor - værdiskabelse Optimering - konverter data til omkostningsbesparelser Offentlige sektor - værdiskabelse Optimering - konverter data til omkostningsbesparelser Produktivitet Kvalitet Tid Produktivitet - gøre det samme billigere (timetal/ løn, andre ressourcer) Kvalitet - gøre det bedre for det samme eller gøre mere (øget brugertilfredshed, øget service, nedbringe antallet af fejl, mangler og spild) Anden tid (IT systemer eller lignende) Indtjening Konverter data til øget indtjening Salg konverteret til overskudsmargin Indtjening Konverter data til øget indtjening Sjældent at brugeren betaler for ydelsen. Eksempel Nationalbanken forbedrer sikkerhedsprocedurer som pengeinstitutter betaler ekstra for - 19 -
Hvad er nøgletallet Return On Investment (ROI)? Udbytte 150 kroner, Omkostninger/investering 100 kroner Projektets nettoudbytte = projektets udbytte - Projektets omkostninger Projektets nettoudbytte = 150-100 = 50 Programmets nettoudbytte Programmets omkostninger x 100 = ROI 50 100 X 100 = 50% - 20 -
Et eksempel - talentudvikling Behovet for træning Mål for træningen Faktiske resultat af træningen Organisationen ønsker at Udbyttet af investeringen i 5 rekruttere internt til udvalgte programmet (træningen) skal 60% ROI. 5 stillinger. være et udbytte på 50 % (ROI). 4 Omkostninger til rekruttering til udvalgte stillinger skal reduceres 80% af stillingerne besættes internt = besparelse til rekruttering på 10% Nøgletal i systemerne viser at 90% af stillingerne besættes internt = en besparelse til rekruttering på 10% 4 3 Talenterne skal kunne varetage de identificere stillinger 90% af talenterne skal anvende de tillærte metoder og aktivt deltage i konkret opgaveløsning. Interview med talenterne og deres ledere om hvordan de har arbejdet med opgaverne og metoderne. 3 2 Talenterne skal lære værktøjer til at løse de relevante opgaver Talenterne lærer eksempler og metoder. Spørgeskema efter træning Talenterne oplever at de kan anvende 75% af de tillærte metoder og eksempler. 2 1 Talenterne skal ønske at deltage i træningen. Kurset evalueres med 4 ud af 5. Reaktionsmåling efter kursus 4,5 ud af 5. 1 The ROI Institute 2007-21 -
Elektronik Gruppen 100.000 Indsamling af data Analyse af data Hvad er de samlede omkostninger? Afrapportering Dataindsamling Isolering af effekten Konvertering af data til monetær værdi Beregn Return on Investment Udarbejd en dokumentatio nsrapport > Test >Spørgeskema > Nøgletalsovervågning >Deltager estimat >Ledervurdering Standard værdier 160.000 60% Hvilke uhåndgribelige fordele har vi afdækket? - 22 -
Tak for i dag! Nikolaj Stakemann Deloitte Business Consulting nstakemann@deloitte.dk -23 -