CHEFGRUPPEN Ullasvej 23 3700 Rønne Tlf.: 56 92 10 17 Fax: 56 92 00 01 E-mail: direktionsmoeder@brk.dk 31.1.2012 Referat, møde nr. 72. Chefgruppens møde den 31.1.2012 kl. 8.30-10.30, mødelokale C, Ullasvej 23, Rønne Fraværende: Claus Munk Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) 2. Budgetproces 2013 (D) v/ Stine Hansen og Søren Lenau 3. Lederaftaler, principper og proces (D) v/ Claus Stensgaard Jensen 4. Initiativer fra budgetforliget 2012 (D) v/ Søren Lenau 5. Samling af administrationen (B) v/martin Petersen og Kenth Ferning 6. Gensidig orientering (O) 7. Evt. J.nr.: B = beslutnings- eller godkendelsespunkt O = orienteringspunkt D = drøftelse
Side 2/8 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) Godkendt. 2. Budgetproces 2013 (D) Resumé For at sikre den bedste styring gennem budgetprocessen vil chefgruppen jævnligt have emnet på dagsordnen. Sagsfremstilling På chefgruppemødet den 24. januar blev Økonomi- og Analyse bedt om at komme med en plan for chefgruppens forberedelse af budgetseminar 1. Planen er sendt til chefgruppen den 25. januar. Jf. planen vil chefgruppen på mødet den 31. januar tage en fælles gennemgang af de emner, som der vil indgå i de enkelte oplæg på budgetseminar 1. Derudover drøftes chefgruppens roller og opgaver på budgetseminaret. Indstilling ØA indstiller, at emner til budgetseminar 1 gennemgås, og at chefgruppens roller og opgaver på budgetseminaret afklares. Chefgruppen drøftede de emner, der skal fremlægges i forlængelse af BDOs screeningsrapport. De emner, der vedr. ØKEs politikområder, skal samles i et oplæg og forelægges chefgruppen. På budgetseminaret er det principper for effektiviseringer, besparelser, serviceniveau mm., der skal diskuteres, frem for konkrete beløb der knytter sig til diverse forslag fra screeningsrapporten. 3. Lederaftaler, principper og proces (D) Resumé Direktionen ønsker lederaftaler indført fra regnskabsår 2013. Der er udarbejdet en første beskrivelse af principper og proces for lederaftalerne, som ønskes drøftet af chefgruppen. Sagsfremstilling Der har tidligere været arbejdet med at udvikle et koncept for lederaftaler som en del af en HR-strategi og et ledelsesudviklingskoncept. Disse emner har desuden været præsenteret for kommunens ledere på en ledertemadag i oktober 2009. Lederaftaler er dog endnu ikke en realitet i BRK.
Side 3/8 I forbindelse med en ny model for økonomistyring vedtog kommunalbestyrelsen i juni 2011 at afskaffe de tidligere virksomhedsaftaler. Det er derfor blevet aktuelt at genoptage arbejdet med lederaftaler, og konceptudvikling og processtyring af lederaftaler bliver en af de primære opgaver for den nye HR-chefkonsulent, som begynder i BRK den 1. februar 2012. I den første beskrivelse af lederaftaler er der lagt op til en tæt kobling mellem de politiske mål fra budgettet og mål i lederaftalerne. Der ønskes derfor allerede nu en indledende drøftelse i chefgruppen af lederaftaler i forlængelse af budgetvejledningen for 2013, så der sikres en fælles forståelse for den sammenhæng, der er forudsat i principperne for lederaftaler. Indstilling Økonomidirektøren indstiller, at principper og proces for lederaftaler drøftes af chefgruppen. Bilag Lederaftaler 25.1.2012 Chefgruppen drøftede principper og proces for lederaftaler. Aftalerne er tilpasset til budgetprocessen og forventes bragt i anvendelse i første kvartal 2013. Hensigten er, at overordnede rammer udmøntes i reelle, konkrete redskaber. Der vil blive nedsat en følgegruppe, med deltagelse af virksomhedsledere fra områder og stabe. (Dog to fra henholdsvis Social og Sundhed og Børn og Skole). Chefgruppens medlemmer skal melde tilbage til Claus Stensgaard, om hvem der skal sidde i denne gruppe. 4. Initiativer fra budgetforliget 2012 (D) Resumé Som element i budgetforliget for 2012 indgik forligspartierne aftale om at igangsætte en række initiativer. Der foretages en første opfølgning af disse. Sagsfremstilling Parterne bag Budget 2012 har aftalt følgende initiativer, der skal implementeres: H1: Tværgående: Der skal afdækkes muligheder for et øget offentlig-privat samarbejde i den kommunale drift. Afdækningen skal ske bredt over hele kommunens virksomhed, og skal identificere muligheder og barrierer. H2: Socialudvalget:
Side 4/8 Aktuelt har Psykiatri- og Handicapvirksomheden og Bornholms FamilieCenter delt ledelse. De to virksomheder har især på myndighedssiden et tæt slægtskab i forhold til at sikre en sammenhængende indsats på områderne. Der ligger en ledelsesmæssig udfordring i at kunne løfte virksomhedsansvaret for to så store virksomheder. Derfor skal der løbende støttes op om ledelsesarbejdet, så fordelene ved delt ledelse optimeres, og udfordringerne tackles konstruktivt. Der skal hurtigst muligt tages stilling til den mere langsigtede struktur på tværs af hele det specialiserede socialområde, hvor fordelene på tværs af nuværende virksomheder tænkes ind sammen med en bæredygtig ledelsesstruktur. H3: Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget: Rønne Teaters økonomi behandles som en selvstændig sag i ØKE og Kommunalbestyrelsen. H4: Fritids-, Kultur- og Forebyggelsesudvalget: Der iværksættes en proces med revurdering og samling af diverse tilskud til lokalforeninger m.m., som forudsætter, at der sker endelig bevillingsmæssig godkendelse i kommunalbestyrelsen. Samlingen af disse tilskud, vil skulle tilgå den i budgettet vedtagne lokalpulje. Udvalget udarbejder forslag til kommissorium for lokalpuljen og uddeling af dens midler til Kommunalbestyrelsens godkendelse senest december 2011. I arbejdet indgår bemærkninger fra de 5 lokale dialogmøder i oktobernovember 2011. Opfølgning: Ad H1: Der udestår fortsat et tværgående arbejde for at imødekomme aftaleemnet. Ad H2: Der er i uge 3 afleveret et notat til Borgmesteren med henblik på drøftelse i gruppeformandskredsen. Ad H3: Kommunalbestyrelsen har på møde den 15. december 2011 tiltrådt en løsning der indebærer at kommunen overtager og indfrier Rønne Theaters realkredit- og banklån, idet der samtidig oprettes et rente- og foreløbig afdragsfrit lån af samme størrelse til Rønne Theater. Ad H4: Forslag til kommissorium og forretningsorden er som forudsat godkendt på Kommunalbestyrelsens møde den 15. december, idet en afklaring/kortlægningen af de eksisterende puljer forelægges Fritids-, Kulturog Forebyggelsesudvalget medio maj 2012. Indstilling ØA indstiller
Side 5/8 - at tværgående initiativer i forhold til H1 drøftes - at afrapportering for H2- H4 tages til efterretning Afdækningen af muligheder for et øget offentlig-privat samarbejde i den kommunale drift vil blive drøftet politisk i Økonomi- og Erhvervsudvalget i nær fremtid. Afrapporteringen blev taget til efterretning. 5. Samling af administrationen (B) Resumé Godkendelse af procesplaner for projekterne Ny Organisation og Bornholms Rådhus. Sagsfremstilling Chefgruppen besluttede på møde den 24. januar 2012 en ny organisering af projektet for samling af administrationen. Det indebærer udarbejdelse af en procesplan for projekt Ny Organisation og en procesplan for projekt Bornholms Rådhus. Procesplanerne indeholder udgangspunktet for formulering af vision, organisering af arbejdet og en tidsplan. Af procesplan for Ny Organisation følger: - kommissorium for projektgruppen skal godkendes. - kommissorier for arbejdsgrupper for Ny Organisation godkendes på møde den 7. februar 2012. - rammerne for arbejdet med vision fastlægges med udgangspunkt i KB s visioner o Et godt og aktivt liv for alle o Bornholm som videnssamfund o Grøn bæredygtig ø o Økonomisk bæredygtig ø Visioner fra drejebogen o Vi skal tilbyde den bedste borgerservice. o En effektiv og professionel administration. o Trivsel og arbejdsmiljø. o Administrationen der arbejder på tværs. Den brændende platform - hvilke udfordringer skal den nye organisation være et middel til at løse Herudover skal diskuteres rammerne for arbejdet med punkterne: 1. Politik og administration Politisk styreform og de fremtidige politikerroller hvordan skal arbejdsdelingen mellem politikere og administrationen være og
Side 6/8 hvilke krav stiller det til den administrative opbygning? 2. Borgeren i centrum og sikker myndighedsdrift Et centralt element siden reformen er øget fokus på borgeren, herunder pejlemærket om "én indgang til den offentlige sektor". Men hvilke krav stiller det konkret til den administrative opbygning? Og hvordan organiserer vi den rette balance mellem serviceydelser og myndighedsopgaver? 3. Centralisering og decentralisering Langt de fleste har decentralisering som et organisatorisk mål. Hvilke konkrete frihedsgrader skal de decentrale enheder have, og hvordan opbygges organisationen så der sikres de fornødne muligheder for udvikling, ledelse og styring? 4. Styreform og organisationsmodel Styreform og organisationsmodel bør hænge sammen. Traditionelle hierarkiske forvaltningsmodeller harmonerer dårligt med en udbredt form for kontraktstyring. 5. Geografisk spredning og én kommune Et vilkår for den kommunale administration har været en geografisk spredning i de tidligere rådhuse. En lille del af dette fastholdes. Så hvilke krav til organisationsmodellen stiller en sådan fysisk adskillelse, og hvordan kan helhedstænkningen i den nye samlede organisation tænkes ind i den nye organisationsmodel? 6. Effektivitet og virksomhedsdannelse Faglig, økonomisk og personalemæssig bæredygtighed vil få betydning for, hvordan for eksempel de decentrale enheder videreudvikles. Hvordan udvikler vi fortsat virksomhederne (via målog rammebudgetter, samt lederaftaler) med vægt på balance mellem centralisering og decentralisering, og sikring af den fornødne bæredygtighed? Og hvordan undgår vi, at bæredygtighed alene ender i et spørgsmål om centralisering, eller i opbygning af for mange ledelseslag? 7. Udviklingskraft og sikker drift Kravene til større udviklingskraft skal håndteres samtidig med forventninger til driftssikker myndighedsudøvelse, større fokus på dokumentation og effektiv udnyttelse af ressourcerne. Men hvordan tegner vi en organisation, der på samme tid har fokus på udvikling og sikker drift? Ovenstående vil blandt andet tage udgangspunkt i: De typiske organisationsmodeller Udvalgsstyre Betjening af udvalg
Side 7/8 Stabenes virke centralt og decentralt Organisationen set i forhold til centralisering og decentralisering generelt. Som nævn ovenfor er bæredygtighed ikke bare et spørgsmål om centralisering, ligesom det heller ikke er et mål i sig selv. Det vil skulle vurderes i forhold til opgaver og funktioner. Helhed, strategi og tværgående Politikere, direktion og chefgruppe (herunder snitfladerne mellem ledelsesniveauer, ressourcerne til planlægning og udvikling i forbindelse med direktørernes virke) Samt også emner som digitalisering, kommunikation etc. Af procesplan for Bornholms Rådhus følger at den etablerede organisation ændres således: Projektledelse nedlægges som gruppe. Byggegruppen ændres til projektgruppen. Alle kommissorier konsekvensrettes. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller ovenstående til drøftelse. Chefgruppen vil hvert møde følge op på arbejdet, der med udgangspunkt i ovenstående iværksættes. Bilag 1. Ny Organisation procesplan af 23. januar 2012 2. Kommissorium for Projektgruppen Ny Organisation 3. Bornholms Rådhus procesplan (under udarbejdelse eftersendes mandag) 4. Powerpoint af 24. januar 2012 (tidligere udleveret) Chefgruppen drøftede ovenstående med særligt fokus på rammerne for visionen samt ovenstående pkt. 4: styreform og organisationsmodel. Tilgangen til det videre arbejde med visionen kan være at have fokus på demografi, bosætning, erhverv og arbejdsmarked, der alle er centrale emner, og hvor udgangspunktet tages i den aktuelle situation. Vedr. styreform og organisation vil den fremadrettede styreform være et miks af flere modeller. Der forventes en organisk udvikling af organisationen, netop kendetegnende for en levende organisation. Virksomhedsmodellen fastholdes, stabenes organisering skal evt. tænkes i lighed med områdernes organisering. Derudover skal koncernledelse tænkes ind, så denne bliver bygget sammen med de afdelinger/forvaltninger, der bliver. Vedr. spørgsmålet om centralisering eller decentralisering er centralisering ikke et mål i sig selv, og opgaver skal ikke flyttes pr. automatik
Side 8/8 Chefgruppen vil genoptage drøftelserne i næste uge. Procesplan for Ny Organisation og kommissoriet for Projektgruppen Ny Organisation blev godkendt. 6. Gensidig orientering (O) Intet. 7. Evt. Peter Johannessen går på pension om tre måneder. Søren Lenau konstitueres som Områdechef for Børn og Skole. Claus Stensgaard Jensen overtager den direkte ledelse af ØA..