BESTYRELSESMØDE Mødedato Torsdag den 18. august 2016 Mødetidspunkt Kl. 19.00 Sluttidspunkt for møde Mødelokale Mødet tilstræbes afsluttet senest kl. 22.00 - Faktisk Sluttid kl.: Skudehavnen, 8400 Ebeltoft Udsendelsesdato 14. november 2016 Udsendt til Afbud fra Frank Reeckmann, Klaus Purup, Jacob Reeckmann, Jeppe Hougaard, Leif Plougmann Samt Erich Franzen og Fritz Banner Fritz Banner Fraværende Bestyrelsens underskrifter: Frank Peter Reeckmann (fmd.) Klaus Purup (næstfmd.) Leif Plougmann Jacob Reeckmann Med venlig hilsen Fmd. Frank Reeckmann fre@syddjurs.dk Jeppe Hougaard Suppleanter Erich Franzen, Fritz Banner ebeltoftskudehavn@ebeltofts.net www.ebeltoftskudehavn.dk Skudehavnen 61, 8400 Ebeltoft Side 1 af 7
Dagsorden 60. Godkendelse af referat. Godkendt. 61. Godkendelse af dagsorden. Godkendt. 62. Siden sidst, meddelelser indkommen post; havnefoged og bestyrelse Punkter ved havnefoged: Generel status vedr. havnens drift siden sidste møde Jens Olsen og Klaus Purup. Administration, herunder økonomisk status Saldo ca. 930.000 udestående 55.000 Drøftelse vedr. økonomistyring fandt sted. Klaus følger op overfor revisor. Arbejdstid Jens 56 Peter 52. Timeforbrug tages op på næste møde. Fmd. drøfter forholdet med Jens snarest. Ved ude-opgaver i kontortid sæt en P-skive er tilbage kl. Status pr. 18. august 2016: Jens 76 ti. + afviklet en uges fleks Peter 192 ti. Jens indkaldes til samtale vedr. blandt andet timeforbrug med Fmd. Næstfmd og Jeppe i uge 35 2016. Havnen, herunder huse og driftsmaskiner etc. Intet. Personale Intet. Punkter ved bestyrelsen/post: Orientering om autocamperparkering. Bilag vedhæftet! Henvendelse fra Syddjurs Kommune om kommentarer til div. vedr. blandt andet indholdet i kommende kommuneplan. Bestyrelsen retter henvendelse til Skudehavnens advokat. Der er den 25.5.16 indgået afslag på opsætning af hjertestarter finansieret af TRYGfonden. Tages op på næste møde. Fmd. indhenter tilbud. Internet ved fmd. Der arbejdes med såvel opgradering som evt. en bredbåndsløsning. Intet nyt dags dato! Følges op i vinteren 2016-17. Punkter ved Bro- og havneudvalg: Der opsættes >min. 12 meter<.. skilte på nokkerne kontakt fmd. Punkter ved udvalget for Havbadet: Der er nu I alt fonds- og kommunalt tilskud på kr. 556.200. Der arbejdes med real Dania fonden. Intet nyt! Bestyrelsen indhenter mulige tilbud indenfor en ramme på o,5 mio. Punkter vedr. sponsorer: Sponsor jagt intensiveres. Kommende opgaver opmærksomhedsfelter: Taksterne for Kajakroernes brug af havnen justeres det samme skal ske med vinterbaderklubbens plads- ebeltoftskudehavn@ebeltofts.net www.ebeltoftskudehavn.dk Skudehavnen 61, 8400 Ebeltoft Side 2 af 7
leje. Begge justeres efter forhandling i 2107. Tages op i dialog i september også med sejlklubben. Proces aftales: Udsættes. 63. Havnens interessenter. Fritidsfiskerne Der er flere interessenter i området omkring og i Skudehavnen, hvilket betyder at samarbejde, koordinering og om muligt en fælles agenda er særdeles vigtig. Det er besluttet at dialogmøder indledes, hvis muligt, på næste møde i følgende rækkefølge med en samarbejdspartner pr. bestyrelsesmøde. 1. Lodsejerforeningen repræsenterer ejerne af hytterne på havnen. Oplysninger fås hos foreningens formand Torben Skou på tlf. 40 18 15 10 2. Vinterbaderne Vikingerne holder til i eget badehus med sauna og adgang til badebro i den sydlige ende af havnen 3. Ebeltoft Sejlklub er hjemmehørende i havnens nordligste ende, hvor den har sit klubhus. Informationstavle findes uden for 4. Ebeltoft Ro- og Kajakklub ligger ligeledes i den nordlige ende bag sejlklubbens hus 5. Jolleklubben har sit klubhus bag hytterne mod øst. Klubben har ingen hjemmeside. Spørgsmål kan rettes til klubbens formand Jørgen Hansen tlf. 86 34 67 87 6. Fritidsfiskerne holder til i den sydlige ende af havnen og er organiseret i Dansk Amatørfiskerforbund, lokal afdeling Ebeltoft, formand Eggert Falck tlf. 86 34 03 45 www.fritidsfiskeri.dk Fmd. orienterer parterne om fællesmøderne. Fmd. indstiller, at dialogen med Fritidsfiskerne udsættes til augustmødet efter aftale med Eggert Falck, fmd. Udsættes efter aftale med foreningen. Fmd. forsøger at lave aftale med Fritidsfiskerne. Udsættes. 64. Vedligehold, overordnet plan 2015-16. Drøftelse af opgaver (vinter- og andre opgaver) og beslutning af tidsplan for iværksættelse. Indvendig vedligehold: Maling af Nordtoilet alt hvidt. Mangler selve toiletterne Oprydning i værksted igangsat? Udvendig vedligehold: Oprydning bag masteskur gamle stativer etc. fjernes nu? Nokker? Maling af fyret og træ/pælemarkeringer og tilskæring - ved indsejlingen vist en sejlklubopgave? Trinbræt model er tilsendt fra Indskyder, vedhæftes dagsorden. Leif indhenter tilbud Indkøbes et antal som udlejes. Leif orienterede ny leverandør forsøges. Oreientering ved Jacob: 5 trin koster 2700,- DKK og 10 trin koster 4400,- DKK, excl. moms, afhentet i Grenaa. Lev tid hit. Nærmere aftale. Der bestilles 10 stk. trin husk montage mulighed for håndstøtte stang. ebeltoftskudehavn@ebeltofts.net www.ebeltoftskudehavn.dk Skudehavnen 61, 8400 Ebeltoft Side 3 af 7
Bådtransportvognen klargøres til salg - Leif og Jens? Andre opgaver: Ø Selveje kontakt til Syddjurs Kommune fmd. OK. Ø Digital/PBS opkrævning hos indskyderne.. Der er problemer med opdatering af mailadresser! Under indkørsel! Ø Plankeværk, indsejling til Fiskerihavnen, Sejlklubben. Er påtalt, NTM Syddjurs Kommune, tages op igen - fmd. kommunen kontaktes vedr. rep. af plankeværk. Henvendelse skal ske fra alle tre foreninger i fællesskab. Ø Opdateret i forbindelse med Havneinspektion d.d.: Ved Nordlige del af havnen: Optimistjoller samles ( Sejlklub) - Masterplan opdateres i forhold til Nordenden af havnen tegninger udarbejder i samarbejde med klubberne. Tjek Torvet Nord, restriktioner? Brædder ved flydebro fornyes ses evt. i sammenhæng med ovrige broudbygning/badebro. Rep. af beton slæbested. Vindue ved toilet repareres/males. Brøndrør fjernes ( Bro 6)? Vandhane laves ved bro 8? Bro 8, der arbejdes videre med belægning og forankring. Ny kasse til spil laves (Slæbested)? Efter at både er sat i vandet jævnes pladsen med ral mv.? Opdateres løbende.. 65. Vild med Vand Der har været møde i VILD MED VAND opstartsgruppen den 26. januar 2016. Roklubben, Sejlklubben og Skudehavnen er med i Projektet flere er på vej Rigmor etc. Umiddelbart er det Lone, der trækker projektet. Der er et nyt møde tirsdag den 23. februar næste møde er en workshop der afholdes i Viborg den 9. marts. 2016. Der er brug for, at vi kan stille i første omgang en repræsentant for Skudehavnen. Jacob orienterer: Orientering fandt sted referatet fra udvalgsmødet blev gennemgået og kommenteret positivt. Skudehavnen går ind i arbejdet og ser frem til mange aktiviteter på havnen enighed om at fastholde fokus på kun Skudehavnen i år. Skudehavnen repræsenteres ved Jens på kommende møde i Viborg den 9. marts 2016. Jeppe deltager i lokale møder. Beslutning 31.03.16: Nyt fra dels Viborgmødet samt arbejdsgruppen samt drøftelser og input til dagene primært (vist) lørdag den 29. maj 2016. Orientering fandt sted ideoplæg drøftet. Brugte redningsveste til udlån til børn eftersøges blandt medlemmerne? Udvalget samler op på program for dagen. Måske Falck demo redningsøvelse og Karpenhøj, Dampbarkassen ved Frank. Status efter Vild med Vand udvalgsmøde ved Jens: Skudehavnen bevilliger kr. 2.000 i støtte til markedsføring etc. Benyt Kultunaut og Djurs Live fmd. har foreslået Lone Rubin, at der kan søges om et mindre tilskud fra Kommunens udvklingspulje. ebeltoftskudehavn@ebeltofts.net www.ebeltoftskudehavn.dk Skudehavnen 61, 8400 Ebeltoft Side 4 af 7
Statusorientering ved Havnefoged: Programmet rundsendes. Pt. ingen specialopgaver for skudehavnen. Fmd. indstiller til evaluering af Vild med Vand dagen/havnens dag. Fin dag med megen aktivitet og mange nysgerrige besøgende godt at få Havnen præsenteret som rekreativt område for borgere og turister. Gentages evt. 2017. Projektafslutning og regnskab: Vedhæftet er det endelige regnskab for udgifterne til Havnens Dag. Sejlklubben Ebeltoft Vig har lagt ud for alle udgifter, så tilskuddet på 3.000 kr. bedes indbetalt til foreningens konto i Sparekassen Djursland. Det lille overskud overføres til andre Vild med Vand aktiviteter, bl.a. annoncering af regelmæssige gratis aktiviteter: Reg nr. 9360 Konto nr. 0010878012 Sejlklubben Ebeltoft Vig har CVR nr. 29 99 96 00 Vild med Vand vurderer, der var omkring 2000 gæster på havnen den pågældende dag heriblandt også en del turister. Ebeltoft var en af de 40 deltagende havne med flest forskelligartede aktiviteter. Der er nu skabt et godt samarbejdsforum på tværs af havne og foreninger, og det er helt sikkert, at der kommer flere aktiviteter ud af det. Vedhæftet er ligeledes program, der blev delt ud til gæsterne samt artikel fra Ebeltoft Folketidende og nogle billeder fra dagen. Er regnskabet nok, eller skal Skudehavnen også have kopi af bilagene? Regnskab godkendt. Skudehavnens bidrag på kr. 2.000 overføres nu Reg nr. 9360 Konto nr. 0010878012 Sejlklubben Ebeltoft Vig har CVR nr. 29 99 96 00 66. Havnereglement. Der er besluttet at gennemgå havnens reglement i forhold til evt. opdatering jævnfør generelle tiltag på havnen i løbet af de seneste to år. Intro ved Klaus Purup. Beslutning. Gennemgået og revideret Klaus samskrevet oplæg inden næste møde med henblik på evt. justeringer og godkendelse. Indstilles til gennemgang og godkendelse. Gennemgang og justering fandt sted gennemskrives og godkendes på næste møde. 18. august 2016. Dagsorden er vedhæftet den endelige udgave af havnereglementet med de rettelser, som bestyrelsen vedtog på bestyrelsesmødet i juni. Der er dog en ekstra rettelse, punkt 6.5.5 vedr. mastekranen er flyttet til pkt 6.10.10 under "Søsætning/optagning og opbevaring på land, hvor det hører mere hjemme. Endvidere reglementet inspireret af Juelsminde Havns reglement, punktet er tilrettet. Der indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver forelagte Havnereglement, hvorefter det kan blive indsendt til godkendelse hos de relevante myndigheder. Godkendt. ebeltoftskudehavn@ebeltofts.net www.ebeltoftskudehavn.dk Skudehavnen 61, 8400 Ebeltoft Side 5 af 7
Havnereglementet underskrives og sendes til myndighedsbehandling. Miljøplan tages op på næste møde. 67. Jubilæum 2016. Jubilæum 2016 1. maj: Forsøges samarbejdet med Sejlklubbens 50 års jubilæum Jeppe, Irma, evt. Lone m.fl. Der drøftedes markering med blandt andet salg af div. merchandise, caps, T-shirts etc. Afventer møde i Sejlklubben. Orientering ved Jeppe: Bestyrelsen forslår, at der afholdes fælles fest med Sejlklubben ultimo august, så begge jubilæer fejres under et. Fmd. mailer til Mads, sejlklubben herom. Status 31.03.16: Fejres den 27. august 2016. Telt, Øl-vin-mad-musik etc. Festudvalg nedsættes. Skudehavnen, Fritidsfiskerne og Bådelauget deltager. Alt samles på dagen Fælles reception i teltet! Fælles invitation udarbejdes husk PR. Status 28.04.16: Repræsentanter til jubiudvalg udpeges? Fmd. kontakter Mads, Sejlklubben med Cc. Til Jeppe. OK. Fmd. har møde med sejlklubbens fmd. torsdag den 16. juni kl. 18.00. Referat og aftaler herfra drøftes og arbejdsopgaver udstikkes. Orientering fandt sted fmd. kan fordele opgaver. Indhold med videre er godkendt som forelagt. Der er udsendt indbydelser til såvel reception som Jubilæumsfest. Orientering ved fmd. Fmd. ønsker drøftelse og planlægning af den praktiske gennemførelse besluttet. Drøftet. Der rykkes for tilmelding nu. Havnens stiftere inviteres med vederlagsfrit. Jeppe. 68. Partnerskab med Destination Djursland. Hermed opfølgning på vores møde d. 28. april på Skudehavnen med bestyrelsen. Destination Djursland præsenterede status for lystsejler-turismen på Djursland og orienterede om det igangværende samarbejde med Grenaa Marina. Dette samarbejde har været i gang siden foråret 2015 og har flere elementer, der understøtter det overordnede formål at få tiltrukket flere internationale sejlere til at overnatte gerne mere end én nat. Destination Djursland ønsker at starte en ny dialog med lystbådehavnene på Djursland og ser samarbejdet med Grenaa Marina og Ebeltoft Skudehavn som en god mulighed for at få fastlagt nye ramme for fremtidig samarbejde. Formålet er på sigt at få alle større lystbådehavne på Djursland engageret som decideret Turismepartnere i samarbejde med Destination Djursland. Indledningsvis indgår Skudehavnen et Interessepartnerskab med Destination Djursland, og der udarbejdes en aftale med nogle specifikke punkter til gennemførelse det næste års tid. Se vedlagte. ebeltoftskudehavn@ebeltofts.net www.ebeltoftskudehavn.dk Skudehavnen 61, 8400 Ebeltoft Side 6 af 7
Vedr. synlighed i 2016. I første omgang sender Destination Djursland en række relevante links til Skudehavnen, som tilføjer egen webside. Samtidig tilmeldes Havnemesteren/Jens til modtagerlisten for Naturog kulturkalenderen, som løbende opdateres og mailes ud over sommeren. Denne kan printes og hænges op i havnekontoret. Der blev snakket om muligheden for at gennemføre en brugerundersøgelse i sommeren 2016. Vedlagt er et eksempel https://www.survey-xact.dk/linkcollector?key=2nd4spml9612 på hvordan sådan en undersøgelse kan se ud den kan tilpasses i mindre grad til individuelle behov og nyt billede naturligvis. Den engelske udgave er ikke rettet til endnu. Senest i løbet af uge 23 skal Destination Djursland vide om man ønsker at gennemføre i 2016. Forslag til aftale vedhæftes dagsorden. Formand indstiller, at der indgås aftale med Destinationen og at første aftale løber fra dato til udgangen af 2017. Indstilling godkendt aftalen effektueres nu! Fmd. har efterfølgende møde underskrevet og sendt aftalen. Intet siden juni. 69. Evt. Aftale med både Kvickly og Føtex søges etableret. Jacob opsøger sponsorerne. Næste ordinære møde: 15/9 27/10 17/11 15/12. Generel Bagkant kl. 22.00 Alle møder starter med mindre andet aftales kl.19.00. Skt. Hansaften 23. juni 2016. Generalforsamling søndag den 20. november 2016. ebeltoftskudehavn@ebeltofts.net www.ebeltoftskudehavn.dk Skudehavnen 61, 8400 Ebeltoft Side 7 af 7