Selskabsbestyrelsesmøde Sjællandsvænget 1, 3. sal, 4000 Roskilde Kl. 17.45 Deltagere: Selskabsbestyrelsen, Bo Jørgensen Afbud: Jeanette Gotlieb, Gæster: Francisco Ortega (Paco), Lotte Helt L = lukket dagsordenspunkt, hvortil der ikke kan refereres O = offentligt dagsordenspunkt, hvortil der kan refereres Efter hvert punkt er anført indstiller. Kommende arrangementer: 7. februar møde i Advisory Board tema selskabets effektivitet 7. februar FU møde 13. februar Byggeudvalgsmøde 1. O Opfølgning på sidste møde Skema A på Skademosen, Roskilde er godkendt af Byggeudvalg og Selskabsbestyrelsen via e- mail. 2. O Status på Boligsocial Helhedsplan i Roskilde Oplæg ved Francisco Ortega. Til orientering Francisco Ortega gennemgik selskabets resultater på det boligsociale område. Stort set alle mål er opfyldt. Kun et punkt; nemlig misbrugsmiljøet omkring Ringparken er uløst. Ansvaret for det deles også med Roskilde kommune. Tabet i Filosofparken udgjorde i 2009 kr.1,7 mio. og i 2016 29.000 Skader på op til 5 mio. kr. er forsvundet Udsættelserne nedbragt med 59 % via vores gældsrådgiver Fremtiden: Flygtninge, kontanthjælpsreformen og andet presser især Æblehaven/ Rønnebærparken. 1
Området er på top tre med straffeovertrædelser, fraflytningen er lav ca. 10 %. En ny helhedsplan er bevilget for hele Roskilde og med øget midler næste dobbelt ramme. s 3. O Godkendelse og gennemgang af HR regnskab Vedlagt bilag 1 og gennemgang på mødet ved Lotte Helt. Til drøftelse og godkendelse. Det udleverede materiale blev taget til efterretning og godkendt. Sygdom grundet arbejdslivet er der fokus på at rette op. For 2. gang svarer medarbejderne at de er særdeles glade for at gå på arbejdet. Generelle råd fra medarbejderne er bedre sparring mellem afdelingerne og støre inddragelse i forandringer. Fra ledere en indikation om, at grænsen mellem fritid og arbejde flydere mere og mere sammen. 4. O Egenkontrol Egenkontrolrapport for 2016 med forslag om kontroller for 2017 vedlægges som bilag 2. Til godkendelse og beslutning om kontroller for 2017 Egenkontrollen for 2016 gennemgås først på næste møde. Godkendt 5. O Godkendelse af spørgeskema om SB samarbejdet Spørgeskema vedlægges som bilag 4 Til beslutning Godkendt med tilføjelserne. 6. O Konferencen 2017 Program for konferencen 2017 vedlægges som bilag 5. Til drøftelse og beslutning Godkendt 7. O Tilfredshedsanalyse blandt beboervalgte 2
Vedlagt bilag 9. Oversigten viserer et varierende billede fra kontor til kontor. Af generelle trends gælder Forholdsvis lav besvarelse Stor tilfredshed i Køge og Ringsted Størst utilfredshed i Himmelev/ Trekroner og Syd, hvor vi har fået ny områdeleder af samme grund På de kommende markvandringer vil vi bede samtlige bestyrelser om at svar på følgende spørgsmål for at sikre en så retvisende billede som mulig Til orientering Taget til efterretning 8. O Almene boligdage i Århus En bus fra Roskilde fredag morgen og retur samme aften koster ca. 17.000 kr. Til beslutninger Godkendt. Ledige pladser tilbydes til øvrige beboervalgte på samme måde som Folkemødet. 9. O Dagsorden til Repræsentantskabsmøde 2017 Udkast til dagsorden for Repræsentantskabsmødet 2017 vedlægges som bilag 11. Endvidere vedlægges udkast til forretningsorden for Repræsentantskabsmødet som bilag 12. Der bliver udarbejdet en grafisk præsentation af den nye valgmetode. Til drøftelse og beslutning Godkendt. Forretningsorden godkendt. Det blev dog vedtaget, at forretningsordenen skal anføre såvel skriftlig som elektronisk afstemning. 10. O I. Godkendelser hver punkt gennemgås kort på mødet II. III. Prognosen for dispositionsfonden 2017 viser, at saldoen forventes at være under lovkravet for 2018, hvorfor det indstilles, at der opkræves til dispositionsfonden i 2018. En af de forhold Boligministeriet oplyste ved drøftelse af selskabets effektivitet var antallet af afdelinger, som gør driften ineffektiv. Det understreger vores strategiske mål om færre afdelinger og vores ønske om et aktivt beboerdemokrati. a. Derfor indstilles det at vi intensiverer arbejdet med sammenlægninger og vi anvender selskabets aktivitetskonsulent i 2017 primært til også at lave 3
sammenlægninger. IV. Timepris, driftsassistenter a. Driftsassistenterne udfører arbejder for de enkelte afdelinger, der skal faktureres. Driftsassistenterne har hidtil faktureret til den administrative timepris (pt. 595 kr.). Det indstilles at timeprisen nedsættes til 418 kr., som er den kostægte timepris og svarer til timeprisen for syns- og servicetimer. Det indstilles at timeprisen gælder fra 1/1 2017 og tilføjes ydelseskatalog og takstblad. V. Det foreslås at der afholdes efterårstemamøde om drift for alle beboervalgte i efteråret forventeligt sidst i oktober. VI. Regnskab for 2016 for Kursusaktivitet. VII. Materiale om og samarbejdsaftale med INSP VIII. Udkast til ledelsesrapport for 2017 Til godkendelse Samtlige punkter godkendt enstemmigt. 11. O Orientering fra Forretningsudvalg og direktion Vordingborg Kommune har afgjort budgettvisten med en godkendelse af det forelagte budget for afd. Vordingborg I. Holbæk Kommune har afgjort budgettvisten med en godkendelse af det forelagte budget for afd. Anders Larsens vej, Kapellanvej og Sejerøvej (afd. 412). Afd. Moesgården har på ekstraordinært møde den 17. januar 2017 godkendt budget for 2017. Byrådet i Roskilde Kommune har på møde den 30. november 2016 taget de fremsendte regnskaber for 2015 for Fjordbo (ophørende) og Boligselskabet Sjælland til efterretning. Temaområdemøderne i 1. kvartal af 2017 afholdes som bekendt ikke, da de blev erstattet af ekstraordinært repræsentant, som skulle have været afholdt 19. januar, men blev flyttet til efteråret da der skulle tages stilling til ungdomsboliger i Roskilde. Der er ved at blive arrangeret områdemøde i Roskilde Syd og Himmelev/Trekroner for at give en status på opgaver og sikre et en billede. Møderne holdes henholdsvis 2. og 6. februar. Møderne blev lovet i forbindelse med ledelsesskiftet og fordi vi oplevede en manglende opfølgning fra selskabets side på opgaveløsningen. Depotafkastet for 2016 blev på 2,4 %. Budgettet var 0 % og det er lykkes selskabet ved dynamisk opfølgning men også held at få et flot resultat. Branden i Spritfabrikken, Roskilde er håndteret særdeles flot ift. til beboere og de uden indboforsikring er imidlertid tilbud bolig i tomme boliger på Præstemarkshusene i Roskilde. 4
Oversigt over røde, gule og grønne afdelinger samt orientering vedlægges som bilag 13 og 14. Resultatet af selskabets fælles drift for 2016 gennemgås på februar mødet. Trivselsundersøgelsen blandt medarbejdere viser fortsat rigtig høj trivsel og glæde ved at gå på arbejde. Mødet i selskabets advisory Board har temaet Fej foran egen dør, før andres. Vi stiller krav til Stat, kommuner BL og andre. Hvilke krav bør vi stille os selv om effektivitet, hvilke hellige køer kan vi beskyldes for at have og hvordan kan vi kritiserer rent kommunikativt fx med rygtet kun dronningen og almene har tjenestefolk. Kort sagt sikre os mod berettiget kritik på vores egen effektivitet og forsøg på at holde huslejen på et fornuftigt leje. Afdelingernes drift tegner sig for 2016 i store træk til at svare til budgetterne. Afdelinger med større udsving i resultat ift. budget skyldes primært: Skimmelangreb Manglende vedligeholdelse af varme anlæg Følgende forhold gennemgås med henblik på at reducere udsving: Arbejder som ikke er budgetlagt eller budgetlagt for lavt udskydes For få timer til driftsleder/ grønt arbejde For få timer til rengøring på kollegier Øget fraflytninger ift. tidligere år Skadedyr 8. marts er der beboermøde i Himmelev området med beboere om husleje og hvordan den beregnes. Målet er at varme op om den kommunal politiske valgkamp til efteråret. Lignende møder vil blive forsøgt afholdt i Trekroner, Holbæk, Ringsted, Borup, Hyrdehøj. Umiddelbart afventer vi erfaringerne fra 8/3 før yderligere planlægges. 12. O Eventuelt herunder evaluering af dagens møde og fokusområder for TV indslag om bestyrelsesmødet Udlejningsudvalget orienterede om sit møde. TV indslag: Brand på Spritten, Konferencen, HR regnskabet med tilfredshed, 13. Bilag: 5
Næste møde afholdes 14. februar 2017 6