FORSVARSKOMMANDOEN 20. december 2013 Nyhedsbrev fra chefen for Personelstaben Kommunikation Den 10. og 11. december afholdt Forsvarskommandoen en kommunikationskonference for hhv. chefer og kommunikationsmedarbejdere. Jeg deltog selv i konferencen, som var ramme for både inspirerende eksterne oplægsholdere og gode drøftelser af kommunikationen i Forsvaret. En pointe, jeg tog med hjem, var, at det måske giver god mening at begynde at skelne mere mellem information og kommunikation. Forsvarsavisen, HR-portalen og mine nyhedsbreve er eksempler på information et skriftligt medie hvor man orienterer om forskellige emner. Vi er nok mange (chefer), der har opfattelsen af, at vi kommunikerer med vores medarbejdere på denne måde. Men det er envejskommunikation, og vi har ikke mulighed for at uddybe, svare på spørgsmål eller modtage feedback. Det har vi derimod med tovejskommunikation, som er kommunikation, der går begge veje. Eksempelvis når vi etablerer fora med mulighed for dialog eller drøftelse af tingene. Jeg tror, vi kan nå længere i styrkelsen af eksempelvis linjekommunikationen, hvis vi i højere grad forstår, at der er forskel på information og kommunikation, og at begge dele er nødvendige, hvis vi vil gøre os forhåbninger om at blive hørt og forstået. Derfor vil jeg opfordre jer til at bruge informationen i mit nyhedsbrev til at kommunikere med jeres medarbejdere om, hvad der foregår på HR-området. 2. HR-måling Resultaterne fra den anden HR-målinger er nu offentliggjort og ligger på HR-portalen på såvel FIIN som internettet. I kan se resultater i Epinions rapport via dette link, hvor I også kan finde rapporten fra den første måling. Kort beskrevet viser undersøgelsen denne gang, at medarbejdernes opfattelse af Forsvarets omdømme er bedre end sidste måling, men også at der er en lavere følelse af tilfredshed, motivation og ønske om at blive i Forsvaret. Vi er ikke så overraskede over disse indikationer, da vi betragter det som en naturlig følge af de ændringer og personaletilpasninger, der gennemføres i øjeblikket. På den positive front kan vi dog se, at disse fald ikke har nået kritiske niveauer. Lige som i den første måling er emnet Forsvarets omdømme det eneste, hvor undersøgelsen indikerer, at vi i høj grad bør holde øje med udviklingen. Men til gengæld er medarbejdernes opfattelse af Forsvarets omdømme som nævnt faktisk steget (i positiv retning) siden første måling i maj. Forsvarets Kommunikationsstrategi, der lige er blevet lanceret, tager hånd om netop dette emne, hvilket flere af jer formentlig allerede ved fra den nyligt afholdte kommunikationskonference i Skalstrup. Vores medarbejdere har behov og brug for rettidig kommunikation også selvom det ikke altid er gode nyheder, vi kan bringe. 1
HR-måling nr. 3 forventes gennemført i primo 2014 i koordination med den lokalt orienterede arbejdspladsvurdering (APV). 1/11-proces Forsvarskommandoen har modtaget indberetninger fra Forsvarets myndigheder om antallet af militært ansatte i forhold til Forsvarets behov og kan på grundlag af disse indberetninger konstatere, at der samlet set er for mange militære ledere. Der mangler imidlertid et mere præcist grundlag for at gennemføre de konkrete personeltilpasninger, herunder ændringer som følge af beslutninger om en forventet ændret organisering af Forsvarsstaben og Forsvarsministeriets departement, etablering af en værnsfælles operativ kommando og eventuel sammenlægning af visse af Forsvarets myndigheder (de funktionelle tjenester). Henset til sammenhængen i den militære lederstruktur giver indberetningerne ikke grundlag for at vurdere den fremadrettede proces i forhold til overskuddet på det militære lederniveau, før der foreligger en beslutning om bl.a. organisationsændringer ved de ovenfor nævnte myndigheder. Dog er forventningen, at der vil være behov for tilpasninger inden for den militære ledergruppe. HR-strategi masterdokument Dette dokument er en gennemgang i punktform af intentioner, milepæle og konkrete tiltag i relation til de ti delstrategier i HR-strategien. Den første version af HR-strategiens masterdokument blev udarbejdet i Forsvarskommandoens Personalestrategiske Afdeling (i samarbejde med Forsvarets Personeltjeneste) i januar 2013. Dokumentet blev holdt i en relativt snæver kreds, idet det mest af alt havde karakter af et internt arbejdspapir. Efterhånden som implementering af HR-strategien har taget fart, har vi oplevet, at det er blevet efterspurgt at kunne læse lidt mere om detaljerne i strategierne. Derfor har vi over det sidste stykke tid gjort en indsats for at opdatere dokumentet, og version II kan nu læses på HR-portalen både på inter- og intranet. Her er et link til intranetartiklen. Masterdokumentet er i høj grad at betegne som et øjebliksbillede. Derfor vil vi tilstræbe at opdatere det halvårligt fremover. Status for implementering af Forsvarets Arbejdsmiljødatabase I databasens system til registrering af arbejdsulykker vil der per 1. januar 2014 ske en mindre justering af de såkaldte hændelsessteder (dvs. stedet hvor ulykken er sket). Hensigten er, at det bliver mere tydeligt, hvor i Forsvaret ulykkerne sker. Myndighederne har i den forudgående høringsproces oplyst om, hvilke hændelsessteder der ønskes oprettet. For så vidt angår databasens system til gennemførelse af arbejdspladsvurdering (APV) kan det oplyses, at systemet er klar til ibrugtagning fra den 1. januar 2014. Det gælder både for den fysiske og psykiske del, som dermed afløser det tidligere AKM-system. 2
Det skal dog mellem myndighederne og Forsvarskommandoen aftales inden for hvilken periode (typisk inden for et kvartal), arbejdspladsvurderingen skal gennemføres i den enkelte niveau II myndighed. Der har den 9. december været afholdt uddannelse i brug af systemet. Det planlægges at afholde endnu en uddannelsesdag i februar 2014 for resten af målgruppen, som primært omfatter arbejdsmiljøkoordinatorer og øvrige fra arbejdsmiljøorganisationen. Afslutningsvist skal det endnu en gang understreges, at myndighederne bedes prioritere, at stabsnumre i DeMars er opdateret (sammenhæng mellem FIIN bruger ID og stabsnummer), som er en forudsætning for, at arbejdspladsvurderingens kortlægningsskemaer kan sendes elektronisk. Såfremt det ikke er muligt for den enkelte medarbejder at modtage kortlægningsskemaerne elektronisk, eller at dette er forbundet med unødigt besvær, kan der anvendes kortlægningsskemaer i hardcopy version. Dette sker efter aftale med Forsvarskommandoen. Sergentuddannelse De nye grundlæggende sergentuddannelser er nu ved at være på plads i alle tre værn. Det første hold på SU er i gang, søværnet og flyvevåbnet starter deres modulopdelte uddannelser i februar 2014, og hærens modulopdelte uddannelse har været gennemført én gang og gennemføres igen i en justeret udgave i foråret 2014. Et af de helt store spørgsmål i forbindelse med overgangen til SU og modulopdelte uddannelser har været, hvorvidt der kunne rekrutteres til uddannelserne. Det har heldigvis vist sig ikke at være en udfordring, idet antallet af ansøgere til eksempelvis uddannelsen på SU med start 28. oktober 2013 ikke var lavere end tidligere. I forhold til de modulopdelte sergentuddannelser for stampersonel måtte Hærens Operative Kommando desværre aflyse det hold, der skulle starte 28. oktober på grund af manglende kvalificerede ansøgere. Det vurderes dog ikke umiddelbart at bunde i, at uddannelsen ikke opleves som attraktiv, men snarere at der så sent som i juli startede et hold, der dermed støvsugede strukturen for egnede elever. Vi forventer derfor, at den uddannelse, der planlægges med opstart i foråret 2014, vil få et tilstrækkeligt antal ansøgere. For så vidt angår søværnet og flyvevåbner starter deres første modulopbyggede uddannelser i februar 2014. Rekrutteringen til disse uddannelser ser positiv ud, og holdene forventes at blive fyldt op. Det skal dog nævnes, at der er flere ansøgere, som ikke opfylder de formelle krav til optagelse på uddannelsen. Jeg vil derfor opfordre til, at chefer på alle niveauer gøres opmærksom på denne problemstilling og i forbindelse med eksempelvis udviklingssamtaler drøfter de formelle optagelseskrav med potentielle ansøgere. Vedrørende sergentuddannelsen på SU er der opstået udfordringer i forhold til den enkelte elevs økonomiske vilkår. De ydelser, eleverne får som kompensation for ikke at kunne arbejde ved siden af uddannelsen (og eksempelvis være mere eller mindre tvunget til at spise i kantinen), er ikke som først antaget skattefri. Ydelserne omfatter blandt andet fri indkvartering og hjemtransport i weekenden og har tidligere været skattefri. Forsvarskommandoen arbejder sammen med Forsvarsministeriet på at finde en løsning på problemstillingen, der ikke bør stille eleverne ringere end tidligere på dette område. 3
Forsinkelse af samlet koncept fysisk og mental træning I har løbende modtaget status på arbejdet med samlet koncept for fysisk og mental træning via mine nyhedsbreve, og jeg vil derfor lige følge op med en status. Der har før været tale om forsinkelse i forhold til de planlagte tidsterminer, og det er der desværre tale om igen. Seneste plan var, at vi skulle være klar til implementering pr. 1. januar 2014, hvilket desværre ikke har vist sig muligt. I stedet er det nu planen, at såfremt de sidste bidrag er klar umiddelbart efter årsskiftet, vil vi kunne blive klar til at få lagt konceptet op til endelig godkendelse i løbet af januar med implementeringsstart snarest efter. Erstatning til flere veteraner med PTSD og depression På området vedrørende PTSD og psykiske efterreaktioner er der i foråret og hen over sommeren banet vejen for, at flere veteraner vil kunne få anerkendt PTSD og depression som en arbejdsskade. Allerede fra juni har Arbejdsskadestyrelsen ændret praksis i arbejdsskadesager vedrørende PTSD og depression. Det er sket som følge af en udredning om forsinket PTSD og depression og betyder, at det nu er anerkendt, at personer, der har været udsat for en traumatisk hændelse, kan udvikle PTSD senere end seks måneder efter hændelsen. Herudover blev der i april truffet en politisk beslutning, som nu er udmøntet i et lovudkast. Den ændring af praksis, som følger af loven, vedrører kun veteraner. I arbejdsskadesager vil der således ikke længere blive stillet krav om, at dokumentationen for sygdomsdebut ved PTSD skal ske i form af lægebesøg inden for seks måneder. Det er vigtige og markante forbedringer, der har stor betydning for veteranerne og for deres oplevelse af at blive anerkendt. Social kapital Pilotprojekt Social kapital fortsætter efter planen, og de deltagende enheder er fortsat i gang med at afdække og planlægge de kommende aktiviteter. Uddannelsesaktiviteterne fortsætter ligeledes. Eksempelvis er den målrettede uddannelse af de lokale tovholdere gennemført primo november. Dette kursus er udviklet specielt til pilotprojektets tovholdere og blev afholdt af konsulenter fra Rambøll. Ud fra deltagernes tilbagemeldinger kan det konstateres, at kurset til fulde levede op til alles forventninger. Den fælles uddannelse af tovholderne har bekræftet behovet for videndeling. Det har givet stort udbytte for tovholderne at høre, hvad de øvrige delpiloter arbejder med, herunder deres overvejelser for valg eller fravalg af forskellige aktiviteter. Det må også med glæde konstateres, at det målrettede arbejde med social kapital ikke er forbeholdt de enheder, der deltager i pilotprojektet. Der høres nemlig ofte om enheder, som i større eller mindre grad er begyndt at arbejde med den sociale kapital. Med henblik på også at støtte dette lokale arbejde ses det endnu vigtigere, at erfaringerne fra delpiloterne ikke alene formidles til de øvrige delpiloter, men også bredt i Forsvaret så endnu flere kan lade sig inspirere af erfaringerne fra pilotprojektet. 4
Eksempel på anvendelse af fjernundervisning En væsentlig forudsætning i kompetenceudviklingsstrategien er, at en del af uddannelserne fremover skal kunne gennemføres som e-læring. Dette har nemlig en række umiddelbare fordele både i forhold til fleksibilitet for medarbejdere og chefer og ud fra et økonomisk perspektiv. Jeg vil derfor orientere jer om følgende succeshistorie med anvendelse af fjernundervisning. Ved Forsvarsakademiets temadage i november vedrørende fjernundervisning oplyste Center for Digital Forvaltning, at der til dato netto er sparet ressourcer svarende til ca. 17 mio. kr. ved at lade DeMars grundkursus gennemføre som e-læring. Besparelsen er opnået over fem år, hvor knapt 6.200 kursister har gennemført dette kursus. 95 % af disse har udtrykt tilfredshed med kurset, til trods for at en opdatering først ventes klar primo 2014. Besparelsen er sket ved, at der ikke længere skal indkaldes instruktører, bestilles lokaler, udarbejdes rejseordrer, foretages tilmeldinger, prioriteres, sendes meddelelser til optagne og afviste kursusansøgere og deres enheder, trykkes kursusmaterialer, afses tid til koordination og forberedelse, gennemføres rejseaktivitet evt. med overnatning etc. Kurset tog tidligere en dag at gennemføre, men som e-læring kan det gennemføres på 1-2 timer. Jeg forventer, at vi fremover vil få mange erfaringer som denne, og at fjernundervisning vil blive en integreret og naturlig del af det at uddanne sig i Forsvaret. 5