HSU-temamøde om kompetenceudvikling d. 2. maj 2014 kl. 12.30-15.30 Frandsensalen REFERAT Til stede: Brian Bech Nielsen, Jørgen Jørgensen, Mette Thunø, Niels Jørgen Relsted, Svend Hylleberg, Niels Chr. Nielsen, Aase Pedersen, Leif Flensborg, Bertha Beck, Uffe Pilegaard Larsen, John Kapstadt, Heidbra Jonsdottir, Olav Bertelsen, Claus Palle, Per Dahl, Steffen Junker, Louise Gade, Gertrud Lindberg Tefre, (gæst fra AU HR Kompetenceudvikling) og Astrid Viola Hornbech Svendsen (AU HR Kompetenceudvikling, referent). Fraværende: Allan Flyvbjerg, Jørgen Riis, Lise Lotte Sørensen, Steen Henrik Møller, Søren Frandsen og Peter Holm-Nielsen Dagsorden Velkomst og rammesætning v. Brian Bech Nielsen (BBN) Dato: 15. maj 2014 Ref: LG/GT/AHS Side 1/9 BBN bød velkommen og fortalte, at dagen har været længe undervejs. Den blev bl.a. udsat pga. Økonomiproces 2014. Forventning til dagen er grundige drøftelser, som kan føre til, at vi i juni kan drøfte 1. udgave af en handleplan på området. Formålet er at få kastet lys over den kompetenceudvikling, der allerede foregår og få sat retningslinjer for den fremtidige kompetenceudvikling. Vi skal drøfte, hvordan vi bedst muligt fordeler de midler, vi har. HSU's rolle jf. kompetenceaftalen 8 (link indsættes) er at fastlægge principper og retningslinjer for den samlede kompetenceudviklingsindsats, drøfte behovet for kompetenceudvikling, fastlægge retningslinjer for MUS, og for fordeling af kompetenceudvikling-midler samt årlig evaluering. Nogle af disse ting vil også blive dækket af LSU og FSU. I dag er det arbejdet med at fastlægge principper og retningslinjer for kompetenceudvikling og anvendelsen af kompetenceudviklingsmidler, der er i fokus. Kompetenceudvikling er et fælles mål. Kompetenceudvikling har et vigtigt, personligt aspekt og institutionsaspekt, så vores medarbejdere får kompetencer, der gør, at AU rykker bedst. Drøftelserne i dag vil indgå i de drøftelser, universitetsledelsen vil have efterfølgende. AU HR vil lave et første udkast til en handleplan, som HSU derefter skal drøfte. 1) Udfordringer med kompetenceudvikling (5-10 min.) Et oplæg på basis af bilagsmaterialet v. Per Dahl (PD) PD: Der er et behov for at få overblik over økonomien, herunder hvad er volumen? hvor kommer pengene fra? Hvilke betingelser stilles der? Hvilken indsats leverer AU på kompetenceudviklingsområdet? Hvad ved vi om effekt af vores indsats? Resultatet AU HR, Kompetenceudvikling Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej 51-53 8200 Aarhus N Tlf.: 87150000 Fax: 87150612 E-mail: hr@au.dk http://www.au.dk
skulle gerne blive et noget højere informationsniveau, end vi har i dag. Og at vi får stærkere koordinering, målrettet indsats og prioriteringer. Side 2/9 Kompetenceudviklingsfondens bevillinger er faldende. AU får årligt ca. 1,4 mio.kr. Bevillingsprocent på AU er på ca. 65 %. Er der nogen, der kender til de kriterier, der anvendes? Der foretages heller ikke nogen evaluering fra AU s side. Derudover får statens arbejdspladser 25 mio. kr. årligt fra FUSA (Fonden til Udvikling af Statens Arbejdspladser). Hvor meget, der gives til AU, vides ikke. Fordelingen sker efter konkrete ansøgninger. Internt på AU ved vi ikke præcist, hvor meget arbejdsgiver giver i medfinansiering. TAP-studierejsefonden er klar i sin afgrænsning og formål. Vi ved ikke, hvor meget, der bliver givet til småkurser mv. på institutterne inkl. læring på arbejdspladsen. Det, der gælder for dette område, er, at der er finansieringsmæssig usikkerhed, og det er ikke holdbart, at dette område er så dårligt belyst. Eftersom kompetencefondsmidler er varierende, bør AU udvikle en strategi for at stabilisere dette område. I strategien, personalepolitikken, APV-handleplan etc. er der for få konkrete mål. Der, hvor der er klart en formuleret strategi for kompetenceudvikling, er på PhDområdet og talentudvikling. Kompetenceudviklingsstrategien må være forankret i AU s strategi og medarbejderudvikling, dvs. i MUS. Ellers får vi ikke en samlet kompetenceudviklingsindsats til at slå igennem. Kvalifikationer og kompetencer jf. definitionen i bilag 1. En kompetent person kan tingene, så vi får resultater og udvikling ud af det i forhold til strategiens delmål: Internationalisering, undervisningsudvikling, eksterne midler. Spørgsmålene er: Har vi kompetencerne? Hvad er det for kompetencer, vi mangler? Hvordan oparbejder vi dem og videreudvikler dem strategisk? BBN kvitterede herefter for PD s præcise rammesætning. 2) Hvad er kompetenceudvikling og hvordan skal vi arbejde sammen i dag? (5-10 min) Kort oplæg v. Gertrud Lindberg Tefre (GLT) GLT: Hvad er kompetenceudvikling? Det er mere og andet end kurser. Der er mange andre elementer, der indgår i kompetenceudvikling på arbejdspladsen, både formel og uformel læring. Det gør det svært at opgøre de kroner, der anvendes på kompetenceudvikling. Hører udgifter til personaleseminarer med? Konference? Osv. Vi gør rigtig meget på AU, der ikke er så synligt. Ovenstående definition er ligeledes at læse i AU s personalepolitik.
Hvad betyder strategisk og systematisk kompetenceudvikling? Med strategisk menes, at der er et højere formål, herunder AU s strategi, lokale strategier, psykisk APVhandleplan etc., som lederen forholder sig til inden MUS. Lederen bør overveje hvilke resultater, enheden skal opnå? Hvilke aktiviteter vil det i givet fald kræve? Og hvilke kompetencer kræver det? Systematisk betyder, at det ikke er tilfældigt. Ved at afholde MUS og opfølgning på MUS årligt, sikres en systematisk kompetenceudvikling. Side 3/9 Kompetenceudviklingsaftalens overordnede budskab er, at vi som arbejdsplads har en forpligtelse til at udvikle de medarbejdere, vi har. Og derfor får vi kompetencefondsmidler. Sideløbende med nærværende temamøde skal HSU evaluere MUSindsatsen i 2013, hvilket sker på HSU-mødet i juni. Vi har i AU HR haft dialog med andre danske universiteter samt Lunds Universitet, og niveauet for kompetenceudvikling er meget blandet. Vi har valgt at tage CBS handleplan for kompetenceudvikling med i bilaget, da netop CBS har udarbejdet en konkret og operationaliserbar plan for kompetenceudvikling. Universitetsledelsen og fællestillidsrepræsentanterne (FTR) har nikket til, at vi har en ambition om, at vi står med en handleplan, når nærværende arbejde er gennemført. Det, vi skal i dag, er at prioritere kompetenceudviklingsindsatser. Derefter skal vi et spadestik dybere i juni og have sat nogle helt konkrete aktiviteter på. BBN supplerede med, at der er en nyttig oplysning i bilag 1. vedr. kompetenceudvikling med effekt: Jævnfør forskning på området får i gennemsnit blot 15 % af kursusdeltagere fuld effekt (målt i efterfølgende ændret ageren i konkrete opgaver) af et kursus. Årsagen til, at så mange ikke får effekt af kursusdeltagelse er, at der bliver gjort for lille en indsats fra medarbejder og leders side før og efter et kursus. 3) Ledelsesmæssig og økonomisk prioritering af kompetenceudvikling (ca. 45 min) Drøftelse af de udfordringer og muligheder, der eksisterer i forhold til finansiering af kompetenceudvikling herunder centrale puljer versus decentrale midler? Hvordan kan HSU årligt følge op på kompetenceudviklingsindsatsen? Hvordan vægtes de overordnede strategiske indsatsområder versus den enkelte medarbejders konkrete, individuelle behov for kompetenceudvikling? Etc. Se bilag 2 BNN indledte punktet med at reflektere over PD s indledende rammesætning af økonomien i forhold til kompetenceudvikling. Herunder at HSU skal finde ud af at få maksimal gavn af de midler, der er til rådighed til kompetenceudvikling. Der er desværre ikke det fulde overblik pt. og det må være en vigtig opgave fremadrettet at få skabt en struktur, så det bliver muligt at få oplysninger herom. Dog er det BBN s overbevisning, at der bliver brugt flere midler på kompetenceudvikling, end man umiddelbart skulle tro jf. ovenstående definition af kompetenceudvikling.
Der fulgte herefter en generel drøftelse: Side 4/9 Aase Pedersen (AP) gav udtryk for, at TAP-gruppen foretrækker en central pulje til kompetenceudvikling. Herunder til bl.a. internationalisering. Dermed er man som medarbejder ikke afhængig af, om ens enhed har en trængt økonomi eller ej. Svend Hylleberg (SH) gav udtryk for, at der bruges mange midler til kompetenceudvikling på hovedområderne. På BSS bruges der eksempelvis 14 mio. kr. om året på opdatering af VIP ere. Også på TAP-området foregår en række tiltag, f.eks. længerevarende kursusforløb. SH bakker op om behovet for, at AU for fremtiden kan trække oplysninger ud fra budgetterne i forhold til forbrug på kompetenceudvikling. Samtidig gav SH udtryk for, at han anerkender, at der er behov for centrale puljer til specifikke, strategiske kompetenceudviklingstiltag, men at man ikke må glemme de decentrale behov og tiltag. Olav Bertelsen (OB) pointerede, at det er vigtigt, at vi holder forskningsaktiviteter adskilt fra kompetenceudvikling i opgørelserne. Kompetenceudvikling er, når man breder ud og gør noget nyt. Niels Chr. Nielsen (NCN) tilsluttede sig, at der gøres meget decentralt, men at det er svært at måle direkte. På ST er der især fokus på kompetenceudvikling inden for lederuddannelse, undervisning, formidling samt specifikke kompetencer for TAP, konferencer, unge mennesker der skal til udlandet, sidemandsoplæring etc. Leif Flensborg (LF) bemærkede, at netop sidemandsoplæring at man kan støtte hinanden og give sine erfaringer videre i dagligdagen er meget vigtigt. Der er eks. gode erfaringer med at bruge sidemandsoplæring til udveksling på specialistuddannelserne. Claus Palle (CP) gav udtryk for, at hans område er afhængig af kurser og af at komme uden for AU. Det er fint at centralisere puljer til medfinansiering til større, bredere satsninger, men der bør også være øremærkede satsninger til enkelte enheder. Om man kommer afsted, er tit afhængig af goodwill hos ens chef og lokal økonomi. Bertha Beck (BB): Det er en udfordring på laborantområdet, at et udbudt kursus bliver aflyst, fordi der ikke er nok deltagere. Derudover ville BB gerne høre fra NCN hvad det er for kompetenceudvikling, der foregår på ST for TAP erne? Hertil svarende NCN, at der især foregår instrumentspecifikke ting. BBN påpegede, at det i forhold til centrale puljer versus decentrale midler er vigtigt at huske på, at der er kompetencer, der er så specifikke, at man skal til udlandet for at erhverve sig dem. AP erklærede sig enig heri, men påpegede samtidig, at midlerne fra TAP Studierejseområdet allerede er opbrugt for 2014 og er et godt billede på, at midlerne bør ligge centralt.
Louise Gade (LG) bemærkede, at man gerne vil have mere kompetenceudvikling, men at der også er en økonomisk virkelighed. Hvis vi kobler det til Brinkerhoff (jf. bilag), så ser man, at det, der har størst effekt er, at man selv lærer det fra sig. Vi bør derfor være bedre til at sætte det i system med train-the-trainer. Det kræver stærk ledelsesmæssig forankring og metodik. Side 5/9 OB opfordrede til at fokusere på de kompetenceudviklingstiltag, der fungerer godt og drage viden ud deraf i forhold til videndeling etc. Et eksempel herpå kunne være apparaturkurser, hvor viden siver godt ud. I forhold til debatten centralisering vs. decentralisering af midlerne gav OB udtryk for, at der kan være elementer af en slags lotteri i fordelingen af centrale midler. Han reflekterede over, om man mon i højere grad kan tale om rettigheder til kompetenceudvikling i stil med adjunktkurser? Der fulgte herefter en drøftelse af individets kompetenceudvikling og om der sker opfølgning herpå. BBN påpegede her, at MUS bør være et oplagt redskab til at sikre, at alle medarbejdere kontinuerligt udvikler sig og følger med tiden og at der sker systematisk opfølgning. Hertil supplerede Heidbra Jonsdottir (HJ), at hun opfordrer sine medlemmer til at være tydelige i forhold til hvilke områder, der er sket kompetenceudvikling idenfor, når der udfyldes Ny Løns-ansøgninger. Herunder at kompetenceudvikling ofte er lige så vigtig som en højere løn. BB pointerede, at hvis beslutninger om kompetenceudvikling træffes lokalt ved MUSsamtalerne, bør midlerne også ligge decentralt. BBN supplerede, at langt hovedparten af midlerne derfor også ligger decentalt i dag. Der fulgte herefter en drøftelse i forhold til registrering af kompetenceudviklingsaktiviteter. NCN foreslog at lade aftalerne fra MUS danne baggrund for registreringen og den efterfølgende opfølgning. OB bemærkede hertil, at MUS netop er fortrolig og at ingen andre har adgang til MUS-aftalen. PD opfordrede til, at GRUS (gruppeudviklingssamtale) bliver brugt til ledelsesmæssigt og medarbejdermæssigt at få samlet op på MUS. Det skaber en dialog om efteruddannelsesbehov, ikke kun for en enkelt person, men for en gruppe/fagligt miljø. Det er dér, man kan koble det op på en strategisk udvikling og få meldt behov ind nedefra. BBN kvitterede for de mange gode bemærkninger. 4) Scenarier og prioritering af kompetenceudviklingstiltag på AU (ca. 40 min) Drøftelse og prioritering af konkrete indsatsområder, der kan indgå i en kompetenceudviklingshandleplan. Se bilag 3 og 4.
BBN indledte med at påpege, at AU vil rigtig meget i forhold til kompetenceudvikling, når man eksempelvis læser strategien eller den psykiske APV-handleplan. Men også at der er behov for en prioritering. Der blev derfor lagt op til, at mødets deltagere blev fordelt i grupper. Grupperne fik til opgave hver at angive de 5 højest prioriterede indsatsområder inden for kompetenceudvikling. Resultatet vil efterfølgende blive brugt i første udkast til en handleplan, som HSU skal arbejde videre med efterfølgende. Side 6/9 Grupper og deres prioriteringer kan ses her: Gruppe 1. Jørgen Jørgensen, John Kapstad, Niels Relsted og Olav Bertelsen har prioriteret følgende: 1. Mødet med de nye studerene - hvordan VIP ere interagerer med den nye generation. 2. Teknologiforståelse IT-værktøjer 3. Rotation i TAP (administrativt og teknisk) 4. Serviceholdning/fælles samarbejdskultur 5. Engelsk Gruppe 2. Mette Thunø, Uffe Pilegaard og Claus Palle har prioriteret følgende: 1. Sprog/Kulturforståelse 2. Projektstyring/ledelse samt procesledelse 3. Lederudvikling 4. Opgaverelaterede, faglige kompetencer/videndeling 5. IT-forståelse (planlægning, implementering, drift) 6. Karriereudvikling (strategisk forløb). Gruppe 3. Svend Hylleberg, Aase Pedersen, Steffen Junker og Heidbra Jonsdottir har prioriteret følgende: 1. Internationalisering 2. Sammenhængende administration 3. Digital undervisning 4. Sprog (fagspecifikt, interkulturelt) 5. Ledelse (forsknings-, forandrings-, projekt-) Gruppe 4. Niels Chr. Nielsen, Bertha Beck, Per Dahl og Leif Flensborg har prioriteret følgende: 1. MUS som omdrejningspunkt for kompetenceudvikling/grus 2. Opgaverelaterede, faglige kompetencer 3. Undervisningskompetence 4. Udvikling af effektive arbejdsgange, professionalisering 5. Mentorering
5) Hvordan prioriteres uddeling af midler fra AU s kompetencefond? (ca. 30 min) På baggrund af den forudgående drøftelse på temamødet ønskes en drøftelse af, hvordan midler fra Kompetencefonden skal udmøntes på AU. Hvor ofte skal midlerne uddeles? Og skal midlerne øremærkes strategiske indsatsområder vedtaget af HSU eller mere ad hoc til kompetenceudvikling af enkeltpersoner eller grupper? Se bilag 5 Side 7/9 BBN indledte punktet med at påpege, at HSU nu skal se på, hvordan de strategiske fokusområder, som netop er blevet prioriteret i grupperne ovenfor, skal komme til udtryk, når vi fordeler kompetenceudviklingsmidler. HSU bør på et senere tidspunkt tage stilling til flere principielle aspekter i forhold til uddeling af kompetencefondsmidler, hvilket vil blive præsenteret i en særskilt sagsfremstilling fra AU HR på et senere HSU-møde. For nuværende er spørgsmålet, hvordan midlerne fra kompetencefonden skal prioriteres. Der fulgte en kort drøftelse af, hvorvidt beløbet fra kompetencefonden er så lavt, at det ikke kan svare sig at bruge al for lang tid på at diskutere det. HJ gav udtryk for, at de ca. 1,4 mio., som AU modtager årligt, er småting set i forhold til AU s størrelse. AP bemærkede i den forbindelse, at der er krav om 50 % medfinansiering, hvorfor der er tale om knap 3 mio. kr. frem for 1,4 mio. kr. Uffe Pilegaard Larsen (UPL) påpegede, at det er vigtigt at have fokus på, om der er mange flere ansøgninger, end der er penge. Hertil svarede GLT, at der sidste år blev givet tilsagn til 65 % af ansøgerne. Steffen Junker (SJ) gav udtryk for, at der nok er mange, der ikke er bekendt med kompetencefonden. Han spurgte herefter medlemmerne af det udvalg, der konkret fordeler midlerne, om det fulde behov dækkes eller om der er huller i de lokale miljøer? Hertil svarede AP, at der ikke rigtig er nogen strategi for fordelingen af midler. Det er ud fra en konkret vurdering i udvalget. Vi prøver at tilgodese bredt. Information om ansøgningsfrister etc. kommunikeres ud til alle enheder og via tillidsrepræsentanterne. De sidste par år har vi givet rigtig meget til engelskkurser, fordi det er et af vores strategiområder. Vi lytter til hvad ledelsen kommer med af anbefalinger, og så er der også specifikke kurser fra lokalmiljøerne. De 35 %, der blev afvist, er typisk folk, der bare sender et link og ikke gider lave ansøgning. HJ udtrykte, at hun ikke altid har været klar over, hvad hun skulle søge til. Hun udfordrede AP i forhold til hvorvidt der er en strategi for uddeling af midler eller ej. HJ oplever, at det i højere grad er gruppeansøgninger, der tilgodeses. AP medgav, at grupper har førsteprioritet. GLT bemærkede, at der som BBN indledte punktet med at sige - er mange elementer, HSU skal have en holdning til, som skal indgå i en senere indstilling, f.eks. om det er gruppeansøgninger, der skal prioriteres. For nuværende bør vi dog koncentrere os
om at definere, hvorvidt udvalget skal prioritere inden for de af HSU definerede strategiske indsatsområder, eller om det skal være lokalt bestemte behov. Side 8/9 PD påpegede, at individuelle behov er en præmis for uddelingen. BBN spurgte, om eksistensen af individuelle behov ikke er en forudsætning for bevilling? Hertil svarede GLT bekræftende, og at universitetet derudover er forpligtede til at vedligeholde medarbejderens arbejdsmarkedsværdi. PD opfordrede universitetsledelsen til at supplere kompetencefondsmidlerne, så der kan bevilges indsatser til de større strategiske indsatsområder. OB bemærkede, at kompetencefonden er stedet for individuelle ting, der ikke er programsat. Det er vigtigt at holde fast i. Det er vigtigt, at der bliver klarhed over, hvad det er man gør, og at der er klare retningslinjer. Han argumenterede derfor for, at midlerne bruges på de lokale, individuelle behov. På spørgsmål fra CP om hvorvidt der er medfinansiering fra ledelsens side svarede GLT, at den enkelte enhed skal medfinansiere svarende til halvdelen af udgifterne. Mette Thunø (MT) efterlyste mere information om kriterier for tildeling af midler, oplysninger om navne på de personer, der sidder i fordelingsudvalget og tilsluttede sig derudover en strategisk prioritering af kompetencefondsmidler. AP påpegede vigtigheden af, at der er plads til individuelle behov, eks. diplom uddannelserne, selvom de ikke skal bruge det i det aktuelle job, så folk kan lade sig forfremme. AP argumenterede derfor for en blandet løsning med mulighed for både tilsagn til strategiske indsatsområder og lokale, individuelle behov. GLT bemærkede, at der fortsat er behov for prioritering, da hver af de af HSU prioriterede indsatsområder kan æde den sum, der er til rådighed for kompetencefonden. Det er derfor svært at foretage en fordeling, hvis der ikke er nogle klare retningslinjer fra HSU. NCN ønskede at tilslutte sig en hybrid, hvor pengene deles ud til lokale, strategiske behov. Det kan motivere institutlederne. BBN konkluderede herefter, at der er én strategi på AU, der også omfatter kompetenceudvikling. Hvad der sker på det individuelle plan, skal bakke op om den lokale strategi. Med andre ord bør ansøgninger, der tager hensyn til de lokale behov, når de bakker op om strategien, gives tilsagn. Opsamling og det videre arbejde (ca. 10 min) Opsummering af status på bagkanten af temamødet samt enighed og overblik over det videre arbejde
BNN takkede for en god, konstruktiv og engageret drøftelse. Universitetsledelsen vil efterfølgende samle op, komme med indspil og bede AU HR udarbejde første udkast til en handleplan. BBN vil sammen med FTR sikre, at HSU hvert år får evalueret kompetenceudviklingsindsatsen. Side 9/9 6) Proces for evaluering af SU struktur og Personalepolitik (ca. 10 min) På forrige HSU møde (punkt 6) blev det aftalt, at Aase Pedersen og Per Dahl sammen med Louise Gade skulle endeligt aftale proces for evaluering af SU struktur og Personalepolitik. Med henblik på at evaluere hhv. SU-strukturen og personalepolitikken skal der nedsættes to udvalg, der kan arbejde hermed. Der var ingen bemærkninger til indstillingen, og nedsættelse af de to udvalg blev herefter vedtaget. Navne på deltagere i udvalgene bedes fremsendt til Louise Gade.