Trivsel - hvor svært kan det være? - Arbejdslivs nyhedsbrev, juni 2008 - Trivsel, psykisk arbejdsmiljø, sygefravær og motivation m.v. ofte omtales disse elementer af arbejdslivet i dagspressen. I det følgende benyttes trivsel som fællesbetegnelse. For virksomheder, private som offentlige, organisationer og myndigheder er det essentielt at arbejde med at styrke og udvikle arbejdspladsen til gavn for virksomhedens produktivitet, medarbejderen og i sidste ende samfundet. At være visionær og fremsynet er centralt i dette arbejde. Udfordringerne opleves, når visioner for et forebyggende trivselsarbejde skal omsættes til konkrete aktiviteter, der skal planlægges og gennemføres. Man kunne fristes til at spørge hvor svært kan det være? I bund og grund har de fleste en rimelig forståelse og erkendelse af, hvad der har betydning for vores eget arbejdsliv og herunder vores trivsel bl.a. krav til arbejdet, tilpas mængde information, belønning, der svarer til indsats (NFA). Der er forsket, skrevet rapporter og gennemført projekter; og den samlede viden i Danmark om, hvad der har betydning for trivsel, er betydelig. Men forståeligt nok er der i mange virksomheder/organisationer en usikkerhed omkring, hvor man skal starte, hvordan der skal tages fat, hvilke initiativer og handlinger, der skal initieres m.v. Kort sagt at overføre viden til handling. Ingen virksomheder/organisationer er ens, og erfaring viser, at arbejdet med trivsel skal tilpasses den konkrete organisation og vil tage tid. Der er ingen hurtige løsninger (VIPS projekt). Dermed er der heller ingen facitliste! På baggrund af gode erfaringer fra trivselsprojekter, hvor der prioriteres et højt niveau af medarbejderinvolvering, udvikling og afprøvning af redskaber og kortlægningsmetoder m.v., er der opbygget vigtig viden inden for området. Det interessante er, at for nogle virksomheder vil specifikke redskaber ikke have nogen væsentlig betydning for trivslen, hvor samme redskaber i andre virksomheder vil have stor betydning. Et par eksempler: Indretning af fremtidens kontormiljø. I et design af kontormiljø er det særdeles aktuelt for trivslen, at kontormiljøet er tilpasset de faglige og personlige behov. Virksomheder vil derfor kunne registrere øget trivsel ved at have fokus på trivsel i design af kontormiljøer. Kortlæg trivslen på arbejdspladsen og brug viden til konkrete udviklingsområder. Brug en kortlægning som et strategisk arbejdsmiljøværktøj, f.eks. som del af APV en. Måske finder man frem til, at det er inden for emnet information/forudsigelighed, der bør sættes ind? Ny teknologi har man overvejet, hvad en kommende ny teknologi får af betydning for trivslen på arbejdspladsen? Kunne en planlagt og struktureret implementeringsproces gøre forskellen fra middeldårlig implementering til succes? 1
På tekniske arbejdspladser opleves det til tider, at der i intern kommunikation er fokus på det faglige indhold frem for formidling, men hvad nytter det, hvis kollegaen ikke forstår, hvad man siger? Brug Teknisk Kommunikation som et strategisk håndværk til at sætte fokus på skrift og tale i de interne processer. Eksemplerne er mange. I dette nyhedsbrev er samlet et par cases og artikler, der kan læses til inspiration og eftertanke; og som med forskellig vinkel har en betydning for trivslen på forskellige typer af arbejdspladser. God læselyst 2
Kan ingeniører skrive, så det kan læses? Ingeniører og specialister skal ofte skrive instruktioner og beskeder til en stor kreds af teknikere og sælgere i virksomheden. Opgaven bliver undervurderet, og det medfører unødige fejl og spild af tid. Center for Arbejdsliv og Center for Analyse og Erhvervsfremme er gået sammen om et projekt for et af landets største tele- og kommunikationsvirksomheder, der har sat Teknisk Kommunikation på dagsordnen. Misforståelser skaber fejl, klager fra kunderne og demotiverer de medarbejdere, der ikke forstår budskaberne. Det skaber igen frustration hos ingeniørerne, der har givet klar besked synes de. Det er et håndværk at skrive godt og klart. Men på mange uddannelser har fokus været på det faglige indhold frem for form og formidling. Det fortsætter i virksomhederne. Derfor er mange ingeniører og andre specialister dårligt rustet, når de skal skrive. Det retter vi op på nu sammen med Teknologisk Institut, fortæller projekt- og support cheferne fra virksomheden. Teknisk Kommunikation er et håndværk Teknologisk Institut har skabt et forløb, der sætter fokus på både skrift og tale for ingeniører og teknikere. Enkle skriveregler, sproglig opmærksomhed og tid til træning er vigtige ingredienser. Målet er ikke at skabe en hær af Hemmingway er men god teknisk kommunikation er et håndværk, der kan læres med de rette værktøjer og opmærksomhed. Det er et tilbud, der kan bruges af de fleste danske virksomheder, hvor den interne kommunikation kan blive meget bedre. Udviklingsafdelingens ingeniører er på herrens mark, fordi virksomhedens kommunikationsfolk er koncentrerede om marketing, internet, årsberetninger og pressemeddelelser. Den tekniske kommunikation bliver overset, og det kan skabe problemer i hele virksomheden. Tele- og kommunikationsvirksomheden har valgt at tage den tekniske kommunikation alvorligt. Vi er kommet rigtig godt fra start. Vi har fået øjnene op for, at de tekster vi før synes var gode faktisk kunne skrives meget enklere og kortere. I sidste ende laver vi færre fejl og får mere tilfredse kunder. Det gavner alle, og det er meningen med det hele, fortæller projektchefen. Projektleder Birgit Lübker, Center for Arbejdsliv og Chefkonsulent Stig Yding Sørensen, Center for Analyse og Erhvervsfremme står bag forløbet. Vi er ikke et kommunikationsbureau men vi tror på, at vi med forløbet Teknisk Kommunikation har skabt et ganske unikt tilbud til danske virksomheder. I vores optik sætter Teknisk Kommunikation fokus på den blinde plet, der kan opstå, når man arbejder strategisk i krydsfeltet mellem organisation, ledelse og branding 3
Tre gode råd til dig, der vil kommunikere klart og forståeligt: Fang din modtagers interesse what s in it for me? Skriv enkelt og klart. Formidl data klart og entydigt. Sproglige unoder som fremmedord, lange ord og sætninger samt passiv sprogbrug skal udryddes. Listen over dødssynder er lang. Skriv om, skriv om, skriv om. Træning, tid og opmærksomhed skaber bedre tekster. For yderligere information kontakt: Projektleder Birgit Lübker Telefon: 72 20 26 58 4
Robotter i arbejdslivet succesfuld implementering Robotter dukker i stigende grad op på arbejdspladser, hvor de var utænkelige for blot få år siden. Set fra et teknologisk synspunkt er udvikling af robotter en spændende udfordring med mange umiddelbare fordele. Derfor kan det være svært for teknikere og udviklere at forstå årsagerne til, at indførelse af teknologi på de danske arbejdspladser ofte ledsages af problemer og barrierer. Set fra et medarbejder-, kunde- og brugerperspektiv kan indførelse af robotter skabe utryghed og i yderste konsekvens ende med et negativt resultat. Og opgiver man at benytte robotterne, ender de med at blive en dyr fornøjelse. Derfor er det vigtigt at planlægge og gennemføre en værdiskabende proces, når man ønsker at ændre arbejdsopgaver som følge af ny teknologi. Kigger man på ældreplejen som case, giver de nye teknologier positive og udviklende muligheder så som: Afvikling af ensformige opgaver via teknologi f.eks. robotter til støvsugning og græsslåning Øget tid til menneskelig omsorg hvis robotter kan overtage trivielle driftsopgaver Gør de ældre mere selvhjulpne Øget arbejdsglæde hos medarbejderne der bliver mere tid til meningsfyldt arbejde Undgå utryghed og modstand Men for at imødekomme utryghed og undgå modstand mod robotteknologien er, det her vigtigt at inddrage både pårørende, medarbejdere og de ældre i både udviklings- og implementeringsprocessen. På Teknologisk Institut samarbejder Center for Arbejdsliv med Center for Robotteknologi. Vi har opbygget fælles kompetencer og forståelse for de mekanismer og procesforløb, der er vigtige i relation til succesfuld udvikling og sidenhen implementering af robotter på danske arbejdspladser, herunder i ældreplejen. Vores erfaringer og metoder hjælper kunden til et positivt resultat. Elementer i et vellykket implementeringsforløb kan f.eks. være: Medarbejder-/ældre-/pårørende-interview: Afdækning af behov, forventninger og udfordringer Udvikling af kravspecifikation i samarbejde med tekniske leverandører Fastsættelse og styring af afprøvnings- og implementeringsforløb Kompetenceafklaring i forhold til nye arbejdsrutiner/medarbejderkrav Vores kunder inden for robotteknologi i ældreplejen er: Kommuner, sygehuse, tekniske udviklingsvirksomheder og plejehjem. Vi samarbejder med interessenter som Ældre Sagen, Hjælpemiddelinstituttet og en række brancheorganisationer. Vores kompetencer som proceskonsulenter inden for grænseområdet teknik og arbejdsliv gør os unikke over for industripartnere, brancheorganisationer og øvrige interessenter inden for udvikling af teknologi, ikke blot inden for ældreområdet. 5
Vi er på nuværende tidspunkt i gang med et afprøvningsprojekt i ældreplejen, hvor vi udvikler metoder til involvering af borgere og brugere i udviklings- og implementeringsprocessen. For yderligere information kontakt: Seniorkonsulent Claus Müller Telefon: 72 20 14 34 6
Kortlæg trivslen på arbejdspladsen Teknologisk Institut er autoriseret arbejdsmiljørådgiver og totalleverandør inden for arbejdsmiljøområdet. Det betyder, at Instituttets arbejdsmiljøviden kan inddrages, hvis Arbejdstilsynet har givet din virksomhed påbud om at bruge en autoriseret arbejdsmiljørådgiver til at hjælpe med at løse og forebygge arbejdsmiljøproblemer. Center for Arbejdsmiljø er autoriseret til påbud inden for psykisk arbejdsmiljø. Vores speciale er at støtte arbejdspladser i arbejdet med styrkelse af trivslen og nedsættelse af fraværet. Der er mange veje til styrkelse af trivslen på arbejdspladsen. En god måde at finde ud af hvor skoen trykker, er ved at gennemføre en trivselsundersøgelse. Forebyg før I får et påbud En trivselsundersøgelse kan dels bestå af en spørgeskemaundersøgelse og dels interview. En trivselsundersøgelse afdækker ledere og medarbejderes oplevelse af trivslen på arbejdspladsen og viser, hvilke udviklingsområder, der skal i fokus, for at trivslen på arbejdspladsen bliver styrket. En trivselsundersøgelse kan bruges som et strategisk arbejdsmiljøværktøj i forhold til eksempelvis arbejdspladsvurderingen (APV en). Forebyggende trivselsundersøgelse på din arbejdsplads Center for Arbejdsliv tilbyder gennemførelse af trivselsundersøgelse på din arbejdsplads, hvor bl.a. årsagerne til fravær kortlægges. Undersøgelsen indeholder: Spørgeskemaundersøgelse blandt arbejdspladsens ledere og medarbejdere Interview med ledere og medarbejdere Afrapportering til henholdsvis ledere og alle medarbejdere Handlingsseminar for ledere og medarbejdere - hvilke indsatser kan med fordel igangsættes. Vejledende pris: kr. 47.000.- (for op til 20 personer) Tilskud til rådgivning Offentlige myndigheder og institutioner kan få refunderet halvdelen af de udgifter, de har haft til en arbejdsmiljørådgiver, hvis der er tale om en frivillig aftale. Tilbudet omfatter således ikke rådgivning, der er udløst af et påbud fra Arbejdstilsynet. For at få del i midlerne, der i årene 2008-2011 udgør 10 mio. kr. om året, skal man sende en ansøgning til Arbejdstilsynet. Midlerne bevilliges efter først til mølle princippet, og hver ansøger kan maksimalt få 1,5 mio. kr. i refusion over en treårig periode. Læs mere på http://www.arbejdstilsynet.dk/sw51821.asp For yderligere information kontakt: Seniorkonsulent Charlotte Færch Lotz Telefon.: 72 20 26 54 7
Bliv bedre til rekruttering og fastholdelse Situationen på arbejdsmarkedet i dag betyder, at flere virksomheder har svært ved at rekruttere og fastholde nye medarbejdere. Konsekvensen er stor personaleomsætning, hvilket er ensbetydende med et ressourcetab for virksomheden. Det er derfor vigtigt at skabe de bedste forhold for nye medarbejdere, så de bliver i virksomheden. Hvis en medarbejder eksempelvis ikke trives, kan det ofte ses i et stort sygefravær eller ved, at medarbejderen forlader virksomheden. Via en målrettet indsats kan virksomheden fastholde medarbejderne og dermed reducere personaleomsætningen. Mentorordningen er et effektivt værktøj til indslusning og fastholdelse. Center for Arbejdsliv tilbyder derfor virksomhedens ledere som medarbejdere et mentorkursus, der skal ruste den enkelte i rollen som mentor for en ny medarbejder. Der stilles skarpt på mentoren som bindeled mellem nye medarbejdere og den pågældende arbejdspladskultur. tilknytning til mentorfunktionen etc. Kurset sætter fokus på udfordringer og udviklingsmuligheder i forbindelse med mentorens mange roller - herunder introduktion til arbejdspladsen, ansvaret som rollemodel, værktøjer i Kursusindhold: Mangfoldighed på arbejdspladsen Rekrutterings- og fastholdelsesværktøjer Mentorrollen fagligt, kollegialt og praktisk Mentorordningen - herunder love, regler og administration Anerkende kommunikation HBDI (Introduktion til Ned Herrmanns tankepræferencemetode) En mentor forpligter sig til at yde en særlig indsats for, at en ny kollega kommer til at trives på arbejdspladsen. Derfor vil mentoren blive præsenteret for værktøjer, der giver mulighed for at tilrettelægge et konstruktivt og effektivt mentorforløb, der passer til den enkeltes arbejdsplads. Forventet udbytte For kursisterne Gode værktøjer Faglig og personlig udvikling Indsigt og viden om menneskelige relationer i organisationer For virksomhederne Fastholdelse af gode medarbejdere Nye måder at rekruttere på Dagen vil byde på både inspirerende og sjove oplevelser, som vi ser frem til at opleve sammen med dig. Så glæd dig der vil blive lejlighed til en god snak om mulighederne for at skabe gode 8
introduktions- og fastholdelsesforløb, og mulighed for at lære nogle nye mentorkolleger fra andre virksomheder at kende. Prisen for mentorkurset er 2.495 kr. inkl. forplejning. Der er mulighed for et skræddersyet mentorkursus for flere medarbejdere i den enkelte virksomhed. Der gives rabat på 500 kr. ved mere end tre deltagere fra samme virksomhed. Tid: Torsdag den 18. september 2008 fra kl. 9 16 Sted: Teknologisk Institut, Taastrup, Bygning 1, lok. 12 Tilmelding: Christina Rosendahl, Tlf. 72 20 26 23, E-mail:christina.rosendahl@teknologisk.dk For yderligere information kontakt: Seniorkonsulent Solvej Hune Telefon: 72 20 26 26 Læs om vores erfaringer med mentorordninger i artiklen Fra udsat til ansat på http://www.teknologisk.dk/specialister/22809 9
Erfaringsseminar: God trivsel i praksis Der tales og skrives intensivt om vigtigheden af et godt psykisk arbejdsmiljø og god trivsel. Udfordringerne inden for området er bl.a. at overføre forskning til praksis (hvad virker og hvad virker ikke), at omdanne ønsker og visioner til konkrete handlinger og projekter samt udvikle samarbejdet mellem Human Ressource/Personale området og Sikkerhedsorganisation/Arbejdsmiljøorganisation. Center for Arbejdsliv tilbyder ledere, HR professionelle, arbejdsmiljøansvarlige og andre med ansvar for trivsel og psykisk arbejdsmiljø at deltage i en erfaringsudvekslingsdag d. 23. september 2008. Formålet med erfaringsdagen er: Præsentation af positive resultater fra gennemførte tiltag i private og offentlige virksomheder Indblik i metoder og processer, der kan igangsætte en konstruktiv proces bl.a.: o Anerkendende kommunikation o Involverende Lean o Udvikling af teamet/organisationen o Succesfuld proces: Aktiviteter, mål og aktører Workshop: o Dialog og udveksling af erfaringer inden for arbejdet med trivsel og psykisk arbejdsmiljø Deltagere i seminaret får tilbudt en times personlig samtale med en erfaren konsulent fra Center for Arbejdsliv og mulighed for at sparre, få råd og inspiration til arbejdet med forbedret trivsel og psykisk arbejdsmiljø i egen virksomhed/organisation. Center for Arbejdsliv har lang erfaring med udvikling af organisationer, grupper og personer inden for det udviklende arbejdsmiljø, herunder opnåelse af bedre trivsel og psykisk arbejdsmiljø. Center for Arbejdslivs vision er at formidle vores viden og erfaring inden for området til gavn for medarbejdere, virksomheder og i sidste ende samfundet. Et fald i sygefravær og personaleomsætning er de direkte fordele for virksomhed og samfund; og for det enkelte menneske er god trivsel i et godt psykisk arbejdsmiljø essentielt for livsglæden. Deltagelse koster kr. 4.600. Tilmeld dig allerede nu erfaringsseminaret tirsdag d. 23. september 2007. Tilmelding: Christina Rosendahl, Tlf. 72 20 26 23 E-mail: christina.rosendahl@teknologisk.dk. 10
Find en spejder Krav: En sjov power mingling øvelse, som fungerer godt som start på et kursus eller en konference. Formål: Lære hinanden at kende. Tage stilling til hinanden. Bevæge sig. Tid: ca. 7-15 minutter Rigeligt med gulvplads. Alle skal kunne bevæge sig rundt. Vejledning: Fif: Bed folk sprede sig på gulvet, så I er jævnt fordelt i rummet. Sig højt "Stil dig ved én, som du tror har været spejder" Når alle har stillet sig, så bed folk fortælle hinanden, om de har gættet rigtig. Fortsæt, f.eks. med: "Stil dig hen til én, som du tror har børnebørn". Osv. Fortsæt så længe, det er sjovt eller har tid. Men lav minimum 3-4 omgange, så i kommer ordentlig i gang. Bed folk om at tage hurtige beslutninger og bevæge sig hurtigt. Det er vigtigere at holde energien end at gætte rigtig. Start med at finde nemme ting, som f.eks. en spejder eller en der har været i militæret. Hvis du vil gøre det mere personligt, så gør det gradvist. Men sørg for, at det ikke bliver pinligt for nogle, som f.eks. "stil dig ved én krigsforbryder". Efter nogle runder, kan du opfordre deltagerne til selv at råbe bud ud i lokalet. Du kan også prøve med: "Stil dig hen til én, som du tror har været/er " - Avisbud - Fritidskunstner - Landsholdspiller - Boet i udlandet - Husejer - Hundeejer - Taler mere end to sprog - Holder avis - Ser melodi grand prix - Har været i fjernsynet 11