Brugervejledning Version 2.2. August 2012 Hvad er Plan A? Plan A er et elektronisk webbaseret styringsværktøj, der kan samle alle virksomhedens handlingsplaner. Plan A giver nemt og hurtigt overblik over de aktioner, der skal sættes i værk efter I har lavet kortlægninger, runderinger eller audits på jeres virksomhed. Værktøjet giver jer overblik over alle de relevante områder, som I selv definerer fx arbejdsmiljø, energi, kvalitet og miljø - både hver for sig og samlet. Adgang til Plan A: Plan A findes på ALECTIA s hjemmeside www.alectia.com under Login eller på webadressen www.planalectia.com På forsiden af Plan A skal der bruges et Login i form af et brugernavn User name og en adgangskode Password. Brugervejledning. Version 2.2. August 2012 Side 1
Hvordan fungerer Plan A? Plan A fungerer ved samkøring af to IT-moduler henholdsvis handlingsplanen Plan A og modulet Permissions, hvor der oprettes afdelinger i jeres virksomhed og adgange for brugere af systemet. Når I er logget på Plan A ser indgangssiden overordnet sådan ud, når Plan A er sat op og til brug: Brugervejledning. Version 2.2. August 2012 Side 2
Opsætning af Plan A - kom godt i gang: Når I første gang logger jer ind i Plan A er den tom, og I skal opbygge den med områder, kategorier, emner, prioriteringskriterier samt brugere og organisation. Jeres administrator, der har fået et login, skal opbygge jeres version af Plan A. Emnerne under dette afsnit gælder derfor primært for administratoren. Organisation og brugere: Organisation. I starter med at opbygge jeres organisation. Opbygningen kunne fx overordnet være Koncern/Firma/Divisioner/Områder/Afdelinger/ Underafdelinger for store virksomheder og fx for en mindre virksomhed med ét niveau i organisationen kan være afdelinger som Administration, Produktion, Værksted, Lager. Organisationen opbygges ved at gå ind under Indstillinger og vælge Brugere og organisation. Herved logges I automatisk ind i modulet Permissions. Organisationen oprettes som ønsket ved at stå på jeres Firmanavn til venstre, og klikke på Ny under fanebladet firma og så udfylde feltet, der kommer frem. Brugervejledning. Version 2.2. August 2012 Side 3
Under Firma udfyldes jeres stamdata, og der kan oploades et firmalogo, som printes på alle udskrifter fra Plan A. Hvis I ønsker en mail tilsendt et antal dage før deadline med en reminder for et punkt i planen afkrydses denne mulighed og der noteres, det antal dage før deadline, som mailen skal sendes. Mailen vil indeholde oplysninger om nummeret på punktet, samt have et link til Plan A. Brugere. Her er tre roller i Permissions: Administrator, Lokal administrator og SuperUser. Der er fem roller i systemet til Plan A: Administrator, lokal administrator, SuperUser, Editor eller User. I nedenstående skema kan I se, hvilke rettigheder de forskellige roller har henholdsvis i Permissions og i Plan A. Brugervejledning. Version 2.2. August 2012 Side 4
Permissions. I permissions håndteres rollerne for brugere og organisation (Firma). En Administrator kan styre organisationen og brugere. En Local Administrator kan styre organisationen og brugerne nedad i organisation i forhold til de rettigheder, som Local Administratoren har fået tildelt af administratoren. En SuperUser kan styre brugerne nedad i organisation i forhold til de rettigheder, som SuperUseren har fået tildelt af administratoren. Plan A. En Administrator har som den eneste adgang til at oprette områder, emner, kategorier og prioriteter. Administratoren kan også skrive i Plan A. Via Brugere og organisation i Plan A har administratoren adgang til Permissions. I Permissions skal en administrator også have administratorrollen for adgang til både brugere og organisation (Firma). En lokal administrator har via Brugere og organisation i Plan A adgang til Permissions, men kun til den del af organisationen, som vedkommende er placeret i. Dvs. nedad i egen organisation. Derudover kan den lokale administrator skrive i Plan A. En lokal administrator skal også i Permissions have rollen Local Administrator. En Superuser har via Brugere og organisation i Plan A adgang til brugere i Permissions, så ændringer vedr. brugere kan laves. Desuden har en SuperUser adgang til at skrive i Plan A. En SuperUser skal også tildeles SuperUser-rollen i Permissions. En Editor kan skrive i Plan A. En User kan kun læse i Plan A, men ikke skrive og redigere. Alle roller i Plan A kan søge og printe fra Plan A. Brugervejledning. Version 2.2. August 2012 Side 5
Oprettelse af brugere og tildeling af roller. Brugerne oprettes ved at klikke på Ny under fanebladet Bruger og så udfylde felterne, der kommer frem. Vi anbefaler, at I bruger medarbejdernes e-mailadresser som brugernavne. For hver person/navn skal udfyldes initialer, brugernavn (helst mail-adresse), sted (fysisk placering i organisationen), mail-adresse, kodeord (som skal noteres et andet sted, så man kan huske det, da man ikke kan genfinde det her) samt sprog (her foreslår den det sprog, som er valgt under Firma ). Den enkelte bruger kan selv senere vælge andet sprog ved brug af flagene nederst. Den enkelte kan også selv senere skifte kodeord. Under Steder krydses af, hvilken del af organisationen, som den pågældende person skal have adgang til at se. Under Roller vælges, hvad personen har adgang til. Der skal for rollerne Administrator, lokal administrator og SuperUser sættes kryds i både Permissions og Plan A. For rollerne Editor og User skal alene sættes kryds ved Plan A. Mange brugere. Hvis I ved oprettelsen af Plan A skal have mange brugere oprettet i jeres Plan A, kan I få et excel-regneark af Alectia, hvor I kan lægge oplysninger ind om hver person. Så vil Alectia lægge alle brugerne ind, når I har opbygget jeres organisation i Plan A. Brugervejledning. Version 2.2. August 2012 Side 6
Øvrige punkter under Indstillinger i Plan A: Under Indstillinger opbygges område, emne, kategori og prioritet. Område: Her oprettes de overordnede områder, der skal ind i Plan A fx Arbejdsmiljø, Miljø, Hygiejne og Kvalitet. Disse områder vil så fremgå som faneblade i det øverste grønne felt på siden. Ud over de oprettede områder, så vil der også være et faneblad alle områder. Emne: Her oprettes de emner, der skal indgå under hvert område fx Støj, Energi, Ergonomi, Kemi og Indeklima under området Arbejdsmiljø. Emnerne oprettes ved at klikke på Ny. Kategori: Relevante kategorier for hvor punktet til handlingsplanen kommer fra kan fx under arbejdsmiljø være APV-kortlægning, Arbejdsmiljørundering, Intern audit, Brugervejledning. Version 2.2. August 2012 Side 7
Risikovurderinger` og `Tunge løft kortlægninger`. En ny kategori oprettes ved at klikke på Ny. Prioritet: Prioriteringskriterier i Plan A kan fx være høj, mellem, lav; 1,2 og 3 eller rød, gul og grøn. I bestemmer for prioriteringerne og hvilken rækkefølge de skal have i forhold til hinanden. 1,2 og 3 er entydig, men bruges fx beskrivelser som rød, gul og grøn så skal de rates. Ny prioritet og rating oprettes ved at klikke på Ny. Brugervejledning. Version 2.2. August 2012 Side 8
Brugen af Plan A: Oprettelse af et nyt punkt: Under punkter til venstre i den grå bjælke kan vælges Ny punkt. Udfyld alle felter - eller dele heraf. Man kan altid vende tilbage og fortsætte. Står man på et område, når man vælger Nyt punkt så forslår den dette område, men står man på Alle områder, så skal man selv vælge område. Plan A forslår dags dato for registreringsdato, men der kan vælges en anden dato. Tryk gem før Nyt punkt forlades. Brugervejledning. Version 2.2. August 2012 Side 9
Punktliste: Punktlisten viser en liste over samtlige punkter. En grå markering viser den aktive linje, og nederst vises en række detaljer for det pågældende punkt i Plan A. Under bjælken Detaljer kan for det valgte punkt/linje læses og arbejdes med: - Hvem der har registeret punktet i planen. - Stinavn til det pågældende sted i organisationen, hvor punktet er fra. - Hele beskrivelsen samt handlingen. - Redigering af og tilføjelser til alt for det pågældende punkt. - Logbog for punktet. Her kan tilføjes og redigeres notater for det pågældende punkt. - Oploade filer til det pågældende punkt fx målerapporter, breve, instrukser mv. Her kan noteres overskrift samt en tekst for filen, og der kan afkrydses, hvilke roller, der må have adgang til den oploadede fil. Personer, med roller, der ikke er krydset af, kan ikke se, at der er en fil. Brugervejledning. Version 2.2. August 2012 Side 10
Søgemuligheder: Plan A indeholder flere søgemuligheder. Til højre for hver kolonnerne findes bag pilen sorteringsmuligheder via: o filtre fx et emne, en kategori, en dato m.v. eller kombinationer af disse. Filterne kan nulstilles ved at bruge Nulstil filtre på kolonner i bjælken over kolonnerne. En anden søgemulighed findes som særlige knapper på bjælken over kolonnerne. Det er: o o Vis kun mine punkter. Vis også løste, idet planen som udgangspunkt kun viser uløste punkter. Disse søgninger slås fra ved at trykke igen på den valgte knap. Desuden er det: o Sted, hvor der kan søges på punkter på en del af organisationen. For at slå dette sted fra skal vælges hele firmaet i organisationstræet. Brugervejledning. Version 2.2. August 2012 Side 11
Print: Der er mulighed for at printe den viste liste ud før eller efter en søgning. Tryk på Print liste. Eksporter til Excel: Det er muligt at eksportere en liste til en excel-fil, hvis der er interesse for at arbejde videre med data. Stavekontrol: Det er muligt at få stavekontrol i Plan A. Flere moderne browsere har indbygget stavekontrol, som kontrollerer tekst, mens man skriver fx Firefox 4 og Chrome 11. Internet Explorer har ikke som standard stavekontrol, men det kan installeres via tredjeparts tilføjelsesprogrammer, f.eks. Google Toolbar. Vi anbefaler, at I snakker med jeres IT driftsafdeling om installation af stavekontrol, hvis jeres browser ikke understøtter det i forvejen. Kolonnebredder: Kolonnebredderne kan indstilles individuelt. Indstillingerne huskes af systemet fra den PC, der arbejdes ved og ikke ud fra login. Sprog: Det fremgår med flag, hvilke sprog man kan vælge: Dansk, svensk og engelsk. Sprog vælges ved oprettelsen af organisationen under Firma. Alle brugere vil ved første login få Plan A på det valgte sprog. Individuelt kan så skiftes til et andet sprog. Næste gang personen logger sig ind, vil man automatisk få sit individuelt valgte sprog igen. Skift password: Det er muligt for den enkelte selv at skifte kodeord. Funktionen ligger under Indstillinger. VPN: Der kan ikke logges på Plan A via en VPN-opkobling. Brugervejledning. Version 2.2. August 2012 Side 12
Flere oplysninger og support: Plan A er udviklet af Alectia A/S, Teknikerbyen 34, 2830 Virum, tlf. +45 88 19 10 00. Yderligere oplysninger kan fås hos: Markedschef Hanne Lybech Jensen, tlf. 30 10 96 97, hlj@alectia.com Systemudvikler Christian Runge, tlf. 27 61 88 31, CHRU@alectia.com Ved tekniske fejl kan ALECTIA kontaktes på plana@alectia.com Ved behov for support kontakt ovennævnte eller jeres daglige kontaktperson i Alectia. Brugervejledning. Version 2.2. August 2012 Side 13