Brønderslev-Dronninglund Kommune Brønderslev Rådhus, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Tlf. 9945 4545 - Fax 9945 4500 Dronninglund Rådhus, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund. Tlf. 9947 1111 - Fax 99 47 11 12 Dato: 16. marts 2005 B. Kommissorium for analysearbejde vedr. forslag til fremtidig opgaveløsning. Projektnr. 6 Projekttitel Personale og løn Deltagere i projektgruppen Fra Brønderslev Kommune: Inger Marie Nielsen og Birgitte Brøsted Moselund. Fra Dronninglund Kommune: Lene D. Faber og Hanne Jakobsen Overordnet opgavebeskrivelse, herunder resultatmål Det er projektgruppens overordnede mål at den nye kommune fra den 1. januar 2007 kan levere en professionel opgaveløsning indenfor personale- og lønforhold. Projektgruppen har inddelt sin opgave i 10 hovedtemaer. A. Proces med overførsel af personale og besættelse af stillinger i den nye kommune. Overblik over indgåede aftaler og bestående kutymer B. Personalepolitik, incl. ledelsespolitik C. MED-struktur / SI-struktur / TR-aftaler D. Personaleadministrative rutiner E. Lønadministrative rutiner F. Decentraliseringsgrad G. Ny løndannelse H. Personaleudvikling I. Fysisk og psykisk arbejdsmiljø J. Forslag til fremtidig organisering af den nye løn- og personalefunktion, herunder fremtidigt personaleforbrug. Under hvert tema beskrives opgaven, herunder resultatmål, tidsplan incl. milepæle og organisering af projektet. Nogle af projektgruppens opgaver vil blive belyst af projektgruppen, andre vil blive belyst af delprojektgrupper, evt. ved brug af dialoggrupper. Fejl! Ukendt argument for parameter. Side 1/11
A: Proces med overførsel af personale og besættelse af stillinger i den nye kommune Målet er at sikre, at overførsel af medarbejdere sker på en værdig og ordentlig måde med inddragelse af den enkelte medarbejder, herunder medarbejdere der overføres fra amtet. Medarbejdernes behov og synspunkter skal indgå i beslutningsprocessen. Arbejdet skal endvidere belyse de juridiske, økonomiske og sociale følger af sammenlægningen. Inden den 1. juni 2005 kortlægges personalesammensætningen på de to Rådhuse. (Navn, beskæftigelsesgrad, alder, tj.md/ok.ansat, lønindplacering og stillings-/funktionsbeskrivelse). På samme måde udarbejdes oversigt over eksterne ledere i de 2 kommuner. Der udarbejdes oversigt over de to kommuners diverse aftaler / kutymer. Inden den 1. juli 2005 udarbejdes oplæg, hvor følgende medtages: Hvilken metode kan bruges til indplacering i stillinger? Hvordan tilgodeses medarbejdernes ønsker, behov og synspunkter i beslutningsprocessen? Inden 1.oktober 2005 foreligger der forslag til skabelon til henholdsvis stillings- og funktionsbeskrivelse. Inden den 1. december 2005 belyses personalejuraen, herunder Rettigheder og pligter for den enkelte medarbejder. Belysning af forskelle i vilkår for hhv. overenskomstansatte og tjenestemænd, og forslag til hvordan forskellen håndteres i praksis. TR-beskyttelsen i forhold til omplacering. Integration af amtets medarbejdere i kommunale overenskomster m.m. Økonomiske mellemværender i.f.m. overførsel af medarbejdere fra Amtet. Inden udgangen af 2005 er spilleregler for hele omstillingsprocessen udarbejdet. Elementer, der berører det personale, der overføres fra amtet, vil blive inddraget. Opgaven er placeret i projektgruppen. E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\6 personale og løn.doc Side 2/11
B: Personalepolitik Målet er, at den nye kommune fra den 1. januar 2007 har en fælles personalepolitik, som indeholder en beskrivelse af de værdier og holdninger, som skal være gældende. Til at supplere politikken vil der også være behov for nogle praktiske retningslinier for personaleforhold. Arbejdet med den fremtidige personalepolitik vil tage udgangspunkt i Vision og Idégrundlag for Brønderslev-Dronninglund Kommune. Tidsplan herunder milepæle Forslag til ledelsesgrundlag/-politik foreligger med udgangen af december måned 2005. Forslag til personalepolitikker og praktiske retningslinier indenfor rummelighed, arbejdsmiljø og ansættelsesforhold generelt foreligger med udgangen af september 2006. Forslagene har gennemgået høringsrunde og politisk behandling inden udgangen af 2006. Personalepolitikken og de praktiske retningslinier bliver inddelt i 4 delprojektgrupper. Projektgruppen anbefaler, at delprojektgrupperne anvender dialoggrupper i sit arbejde. Når der anvendes dialoggrupper skal disse sammensættes således, at det sikres, at såvel ledelsesrepræsentanter som medarbejderrepræsentanter i de 2 kommuner og amtet er med. Ledelsesgrundlag/-politik Delprojekt B1: Ledelsesgrundlag/-politik Delprojektgruppen udarbejder et oplæg til, hvilket nyt ledelsesgrundlag/-politik der skal være gældende i den nye kommune. Oplægget skal indeholde forslag til hvilke holdninger og værdier, der skal kendetegne god ledelse i den nye kommune, og hvilke aktiviteter og redskaber der skal til for at understøtte det. Delprojektgruppen kan lade sig inspirere af de politikker og retningslinier mv. der p.t. er gældende i de 2 kommuner og amtet, men det forventes, at der i arbejdet inddrages nyere ledelsesteori m.h.p. en tidssvarende og fremadrettet ledelseskultur. E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\6 personale og løn.doc Side 3/11
Deltagere 1 fra projektgruppen 2 fra BK, 1 leder og 1 medarbejderrepræsentant 2 fra DK, 1 leder og 1 medarbejderrepræsentant 1 fra Amtet Rummelighed Delprojekt B2: Rummelighed Delprojektgruppen udarbejder et oplæg til, hvilke værdier og holdninger den nye kommune skal være kendt for som arbejdsplads i forhold til det sociale ansvar og det rummelige arbejdsmarked. Delprojektgruppen kan lade sig inspirere af de politikker og retningslinier indenfor emnet, som er gældende i de 2 kommuner og amtet, således at disse erstattes med gruppens oplæg. Dette må ikke begrænse gruppen, idet nytænkning er en forudsætning. Det drejer sig om følgende: I BK: Sygdomspolitikken, rammeaftale vedr. socialt kapitel, ligestillingspolitikken, alkoholpolitik f.s.v.a. holdningen til misbrug, HIV/AIDS samt tilhørende retningslinier og procedurer i personaleinformationerne. I DK: Sygdomspolitikken, rammeaftale vedr. socialt kapitel, ligestillingspolitikken, alkoholpolitik f.s.v.a. holdningen til misbrug og HIV/AIDS. Deltagere 1 fra projektgruppen 2 fra BK, 1 leder og 1 medarbejderrepræsentant 2 fra DK, 1 leder og 1 medarbejderrepræsentant 1 fra Amtet Arbejdsmiljø Delprojekt B3: Arbejdsmiljø ----- ----- Delprojektgruppen udarbejder et oplæg til, hvilke værdier og holdninger der skal være bærende for den nye kommunes tilgang til og arbejde med arbejdsmiljøforhold såvel fysiske som psykiske. Delprojektgruppen kan lade sig inspirere af de politikker og retningslinier indenfor emnet, som er gældende i de 2 kommuner og amtet, således at disse erstattes med gruppens oplæg. Dette må ikke begrænse gruppen, idet nytænkning er en forudsætning. Det drejer sig om følgende: E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\6 personale og løn.doc Side 4/11
I BK: Arbejdsmiljøpolitik, alkoholpolitik (udover misbrugssituationen), rygepolitik, samt tilhørende retningslinier og procedurer i personaleinformationerne. I DK: Arbejdsmiljøpolitik, alkoholpolitik (udover misbrugssituationen), rygepolitik, voldspolitik og tilhørende retningslinier. Deltagere 1 fra projektgruppen 2 fra BK, 1 leder og 1 medarbejderrepræsentant 2 fra DK, 1 leder og 1 medarbejderrepræsentant 1 fra Amtet ----- ----- Ansættelsesforhold generelt Delprojekt B4: Ansættelsesforhold generelt Delprojektgruppen udarbejder et oplæg til personalepolitik samt retningslinier indenfor temaer, der falder udenfor delprojekt B1-B3. Delprojektgruppens opgave er i hovedtræk at beskrive de værdier, holdninger og evt. retningslinier, der skal være gældende for ansatte i den nye kommune fra ansættelse til afsked. Delprojektgruppen kan lade sig inspirere af de politikker og retningslinier indenfor emnet, som er gældende i de 2 kommuner og amtet, således at disse erstattes med gruppens oplæg. Dette må ikke begrænse gruppen, idet nytænkning er en forudsætning. Det drejer sig om følgende: Politikker og retningslinier i de 2 kommuner er (listen er ikke udtømmende): - rekruttering - ansættelsespolitik - kompetenceudvikling - tryghed - udbudspolitik (f.s.v.a. personalepolitisk indhold) - anvendelse af MUS (medarbejderudviklingssamtale) - jubilæer - fridage udover de overenskomstbestemte mv. - fravær som følge af vejrlig - udstedelse af frigørelsesattester - fratrædelse E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\6 personale og løn.doc Side 5/11
Deltagere 1 fra projektgruppen 2 fra BK, 1 leder og 1 medarbejderrepræsentant 2 fra DK, 1 leder og 1 medarbejderrepræsentant 1 fra Amtet C: MED-struktur / SIstruktur / TR-aftaler Målet er at strukturen for medindflydelse, samarbejde og sikkerhed er funktionsdygtig den 1. januar 2007. Tidligst pr. 1. januar 2006 og senest pr. 1. august 2006 etableres et forhandlingsorgan til indgåelse af lokal aftale om medindflydelse og medbestemmelse. Delprojektgruppen udarbejder forslag til en fremtidig MED-struktur og lokalaftale for den nye kommune. Oplægget skal være klar til forelæggelse i Forhandlingsorganet senest den 1. januar 2006. Bemærkning: Da Forhandlingsorganet har den fulde kompetence, vil der kun være tale om et oplæg til inspiration for Forhandlingsorganet. Delprojektgruppen består af: Knud Erik Sørensen, BK Hanne Jakobsen fra DK 1 fra Amtet Det forudsættes, at delprojektgruppen inddrager det midlertidige tværgående hovedsamarbejdsudvalg, ligesom der er mulighed for evt. at inddrage ledere og medarbejdere i de 2 kommuner og amtet via dialoggrupper. D: Personaleadministrative rutiner Målet er, at de personaleadministrative rutiner er tilpasset den nye kommune fra den 1. januar 2007. Projektgruppen vil sikre en harmonisering med det mål at finde den bedst mulige måde at løse opgaven på i den nye kommune. E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\6 personale og løn.doc Side 6/11
En delprojektgruppe udarbejder et oplæg til nye personaleadministrative rutiner, herunder: Design på fremtidige ansættelsesbreve /-beviser og breve i øvrigt Håndtering af straffeattester / børneattester Personalemapper /-arkiver Øvrige relevante opgaver Gruppen afslutter sit arbejde senest den 1. juni 2006. Delprojektgruppen består af: Hanne Møgelmose fra BK Gitte Grau fra BK Birgit Olesen fra DK Vivi Jørgensen fra DK 2 fra Løn- og Personale i amtet E: Lønadministrative rutiner Målet er, at de lønadministrative rutiner er tilpasset den nye kommune fra den 1. januar 2007. Projektgruppen vil sikre en harmonisering med det mål at finde den bedst mulige måde at løse opgaven på i den nye kommune. En delprojektgruppe udarbejder et oplæg til nye lønadministrative rutiner, herunder: Brug af IT-systemer Samkøring af lønsystemer Bogføring af løn, afstemninger Afregninger Udarbejdelse af blanketter til brug ved indberetning (bilag) Øvrige relevante opgaver Delprojektgruppen afslutter sit arbejde senest med udgangen af marts 2006. E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\6 personale og løn.doc Side 7/11
Delprojektgruppen består af: Vitha Kjelgaard fra BK Karen Grete Jensen fra BK Anne Margrethe Olsen fra DK Birgit Olesen fra DK 2 fra Løn- og Personale i amtet F: Decentraliseringsgrad Målet er, at der den 1. januar 2007 er en afklaring af de decentrale lederes formelle kompetence på det personalemæssige område, som tager udgangspunkt i ledelsesfilosofien i Visions og Idegrundlaget for Brønderslev-Dronninglund Kommune. Målet er endvidere, at der den 1. januar 2007 er en afklaring på, hvilke administrative opgaver der skal decentraliseres til virksomhederne/institutionerne/afdelingerne. Oplægget skal indeholde følgende: De opgaver, der foreslås decentraliseret Kompetenceregler Værktøjer til lederne Serviceniveau til lederne Andre relevante temaer Projektgruppen afslutter sit arbejde senest den 1. juni 2006. Opgaven er placeret i projektgruppen, som vil benytte sig af dialoggrupper. G: Ny løndannelse Målet er, at der er en procedure til brug ved lønforhandlinger efter den 1. januar 2007. E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\6 personale og løn.doc Side 8/11
En delprojektgruppe udarbejder oplæg til handlingsplan således, at der senest med udgangen af 2006 er indgået fælles forhåndsaftaler i fornødent omfang. Eventuelle krav om opsigelse af nuværende forhåndsaftaler forudsættes indeholdt i handlingsplanen. Oplægget skal være færdigt med udgangen af juni 2006. Delprojektgruppen skal herudover lave oplæg til Forhåndsaftaler (herunder opsigelse / genforhandling) Administration af Ny løndannelse, herunder skemaer mv. Statistikker Belysning af muligheder for brug af IT-systemer Andre relevante opgaver Delprojektgruppen består af: Inger Leismann fra BK Benthe Jensen fra DK 1 fra Løn- og Personale i amtet H: Personaleudvikling Målet er, at der den 1. februar 2006 foreligger et oplæg til en HRfunktion som bl.a. kan indgå i personalepolitiske udviklingsprojekter, herunder være med til at sætte kompetenceudvikling og strategisk udvikling på dagsordenen i hele den nye organisation. Delprojektgruppen skal udarbejde et oplæg, der viser, hvorledes lønog personalefunktionen kan virke for at skabe rammer, udvikling og værktøjer, så ledere og medarbejdere i fællesskab kan gøre den nye kommune til en udviklingsorienteret og attraktiv arbejdsplads. Delprojektgruppens oplæg er færdigt med udgangen af december 2005 og skal bl.a. indeholde følgende områder: Implementering af personalepolitikker Udviklingsmuligheder - ledere og medarbejdere Udvikling af efterspurgte værktøjer f.eks. til personaleledelse mv. Konsulentfunktion Andre relevante områder : E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\6 personale og løn.doc Side 9/11
Delprojektgruppen består af: Birgitte Brøsted Moselund fra BK Hanne Jakobsen fra DK I: Fysisk og psykisk arbejdsmiljø Målet er, at der den 1. februar 2006 foreligger et oplæg til en sikkerhedsfunktion, der koordinerer den indsats, der skal ske i henhold til arbejdsmiljøloven. Derudover skal funktionen indgå i løn- og personalefunktionens arbejde på det personalepolitiske område. Delprojektgruppen udarbejder et oplæg til, hvordan sikkerhedsfunktionen skal organiseres og virke for at kunne give den optimale rådgivning til ledere og medarbejdere. Endvidere udarbejder delprojektgruppen et oplæg til, hvordan funktionen kan indgå i løsning af fælles problemstillinger på tværs af organisationen samt særligt vanskelige problemstillinger for sikkerhedsgrupperne. Delprojektgruppens oplæg skal være færdigt med udgangen af 2005 og bl.a. indeholde følgende områder: Koordinering af sikkerhedsarbejdet på organisationsplan. Koordinering af arbejdet med de krav der stilles i henhold til arbejdsmiljøloven (APV, brugsanvisninger, instruktioner, div. formelle regler m.v.). Konsulentfunktion i forhold til løsning af fysiske og psykiske arbejdsmiljø problemer, herunder konflikthåndtering. Konsulentfunktion i forhold til håndtering af diverse problemstillinger indenfor det fysiske arbejdsmiljø, herunder hvilke interne og eksterne rådgivere, der evt. skal inddrages. Oplæg til hvordan der kan foregå en konstruktiv risikovurdering i forhold til fravær og arbejdsskader, herunder hvordan behandling af arbejdsskader skal ske. Andre relevante områder. Delprojektgruppen består af: Marianne Thomsen DK Knud Erik Sørensen BK E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\6 personale og løn.doc Side 10/11
J: Forslag til fremtidig organisering af den nye løn- og personalefunktion Målet er, at løn- og personalefunktionen er på plads organisatorisk den 1. januar 2007, således at opgaverne kan håndteres professionelt, og der er et beredskab, som kan støtte de decentrale ledere i personalespørgsmål. Det gives et estimat for fremtidigt personaleforbrug. Projektgruppen starter arbejdet primo 2006 og skal afslutte sit arbejde senest den 1. april 2006. Opgaven er placeret i projektgruppen. Ny lovgivning på området, herunder opgaveflytning til kommunen. Lov om revision af den kommunale inddeling Lov om visse proceduremæssige spørgsmål i forbindelse med kommunalreformen. Sektorlovgivning som indeholder personaleforhold. Projektgruppens ressourcebehov (Økonomi og personale) Der vil være behov for bevilling til dækning af IT-omkostninger ved samkøring af lønsystemer. Det må påregnes, at der bliver betydelige ekstraopgaver udover projektarbejdet. Løn- og personaleadministration vil få opgaver i form af forhandlinger med de faglige organisationer, udarbejdelse af nye ansættelsesbreve samt ændringer i ansættelsesforhold konkret og generelt. E:\sekb\Kommunesammenlægning\Dagsorden-Referater\Forberedelsesudvalget\2005-03-29 Dagsorden\6 personale og løn.doc Side 11/11