8. Afdelinger bibliotekets steder Undersøg for udvalgte fejlkilder

8. Afdelinger bibliotekets steder Undersøg for udvalgte fejlkilder

Indhold Afdelinger - bibliotekets steder... 3 Start af program... 3 Baggrund... 3 Fremgangsmåder... 4 Tilføj afdeling (underafdeling)... 4 Udskriv stregkoder som genveje til afdelinger... 5 Fjern afdeling (underafdeling)... 6 Egenskaber for afdeling (underafdeling)... 7 Ændre egenskaber... 7 Kopier struktur... 8 Flyt en afdeling - med alle dens registrerede materialer... 8 Feriekalender... 8 Indberetning til offentlige myndigheder... 9 Undersøg for udvalgte fejlkilder... 10 Start Undersøg for udvalgte fejlkilder... 10 Ret lånerregistrering... 11 Ret mangelfuld materialeregistrering fx udlånstid... 12 Ret fejlagtig ved materialeregistrering... 12 8-2

Afdelinger - bibliotekets steder Programdelen benyttes til at oprette, ændre eller slette afdelinger (steder) som optræder i Dantek BiblioMatik. Det er også i denne programdel, at fx filialens/skolens åbningsdage og feriekalender indtastes. Start af program Vælg: Administrative værktøjer > Afdelinger Baggrund Afdelinger er beskrivelsen af skolebibliotekets fysisk/geografiske organisation. Denne struktur kan have flere niveauer afhængig af, om biblioteket fungerer helt selvstændigt eller måske er en del (filial, kommuneskole) af en større sammenhæng. Underafdeling (til underafdeling): Store formater Lette at læse Afdelingsstrukturen benyttes i Dantek BiblioMatiks Materialevedligeholdelse, når nye materialer registreres og naturligvis i søgesystemerne, når materialernes opstilling skal vises. Som standardindstilling ser du kun din egen institution, men hvis du ønsker det, kan du få vist afdelingsstrukturen for alle installationens skoler (fx hvis du er del af et kommunalt skolevæsen). Det sker i Vis > Vis alle skoler. I et kommunalt skolevæsen kan skolebibliotekernes organisation og afdelinger beskrives i en filialstruktur: Hovedafdeling: Bykøbing Kommunes skolebiblioteker Filialer (Skoler): Vestre skole Nordre skole Søndre skole Østre skole Afdelinger på skole: Skolebiblioteket Lærerbibliotek Bogdepot (taskebøger) Faglokaler Underafdelinger(på skolebiblioteket): Faglitteratur Skønlitteratur (alm.) Ungdom Småbørn Tegneserier Biologilokale etc. Den veltilrettelagte afdelingsstruktur letter tilgangen til materialerne og skaber overblik i organisationen. 8-3

Opstilling På niveauet Underafdeling (eller under-underafdeling) optræder efterfølgende begrebet opstilling. Skønlitteraturen (sk) er typisk opstillet alfabetisk efter forfatter, mens faglitteraturen overordnet er opstillet efter DK-5 systemet. Andre opstillingsprincipper kan være efter forlagsserie, efter undervisningsfag (FUI-koder) m.v. De enkelte filialer (skoler) kan beskrives selvstændigt fx med hensyn til adresser, åbningsdage, feriekalender, hjemmeside, lånetider m.v. Fremgangsmåder En eksisterende afdelingsstruktur åbnes ved at klikke + til venstre for teksterne - jf. fremgangsmåden i Windows stifinder. En eksisterende afdelingsstruktur kan være overført fra et tidligere bibliotekssystem (fx BiblioMatik/dos) eller indsat som eksempel ved en ny installation. Tilføj afdeling (underafdeling) Både afdelinger og underafdelinger i Dantek BiblioMatik repræsenterer geografiske 'steder' i biblioteket, hvor man opstiller materialer med fælles træk eller formål. Før afdelingsstrukturen oprettes anbefales det, at man nøje analyserer bibliotekets eksisterende struktur og evt. ændringsønsker. Når en ny afdeling eller underafdeling skal oprettes.. gør du sådan: 1) Højre-klik den overordnede filial eller afdeling, hvorunder den nye afdeling eller underafdeling skal oprettes. 2) Vælg Tilføj afdeling eller Tilføj underafdeling alt efter hvilket niveau, du skal underbygge. 3) I rubrikken Navn skriver du navnet på afdelingen eller underafdelingen. Bemærk at Navn er fremhævet. Det betyder, at denne rubrik som minimum skal udfyldes. Rubrikken "Nummer" kan frit benyttes til at oprette genvejstastning eller et nummer, hvormed du let kan udpege den nye afdeling. Dantek BiblioMatik opretter automatisk et nummer, når du ikke gør det. 4) Feltet Note kan du beskrive karakteristika for denne afdeling til internt brug. 5) I ruden til højre markerer du "din skole" 6) Klik Disketten i værktøjslinjen for at gemme. Eller vælg Gem i Filer-menuen. 8-4

Hver filial/skole oprettes også som "dynamisk samling" således at dens afdelinger/underafdelinger kan knyttes hertil. Disse "samlinger" benyttes senere til at håndtere fx lokale udlånspolitikker m.m. Den nye underafdeling er nu på plads i bibliotekets afdelingsstruktur og knyttet til en "dynamisk samling". Udskriv stregkoder som genveje til afdelinger Dantek BiblioMatik tilbyder en særlig form for genvej til udpegning af en afdeling - ved aflæsning af en afdelings-stregkode. Denne lettelse kan være hensigtsmæssig i forbindelse med den løbende registrering af nye materialer. Når materialets opstilling i biblioteks afdelingsstruktur skal udpeges, skannes blot afdelingsstregkoden (se videre om materialeregistrering i kapitel 2). Sådan udskriver du afdelingsstregkoder 1) Udpeg en afdeling eller underafdeling 2) Højre-klik og vælg "Udskriv stregkoder for de valgte afdelinger" 3) Vælg om underafdelinger også skal medtages. 4) Afvent at stregkoderne vises i Word. 5) Udskriv stregkoderne. Stregkoderne opbevares fx i plastlommer eller opsættes hensigtsmæssigt i et lommestativ - jf. fx tilsvarende ved supermarkedernes kasse. 8-5

Afdelingsstregkoder vises i Word før udskrift. Fjern afdeling (underafdeling) En afdeling eller underafdeling kan kun fjernes permanent fra organisationsstrukturen såfremt, der ikke findes materialer eller registrerede computerabejdspladser, som er registreret med tilknytning til den pågældende afdeling. Hvis en afdeling eller underafdeling ønskes nedlagt, skal dens materialer først enten slettes fra Dantek BiblioMatik eller flyttes til en anden afdeling. Materialer slettes via Materialevedligeholdelse, mens materialer kan flyttes mellem afdelinger via: Materialevedligeholdelse > Funktioner > Opsætning af materialegrupper > Afdelinger Her markeres materialerne og "klippes", hvorpå de indsættes ("Sæt ind") i den ønskede underafdeling. Når afdelingen eller under-afdelingen således er tom for registrerede materialer, kan den fjernes permanent fra afdelingsstrukturen via programmet: Afdelinger. Når underafdelingen er tom for registrerede materialer, kan den fjernes fra afdelingsstrukturen. Man kan fx orientere sig om registrerede materialer i afdelingen via Dantek BiblioMatiks Materialevedligeholdelse. 8-6

Egenskaber for afdeling (underafdeling) Egenskabsvinduet åbnes enten ved at højreklikke afdeling eller underafdeling eller ved at klikke ikonet for Egenskaber i værktøjslinjen. Filial/skole På dette niveau beskrives filialens/skolens navn, identifikationsnummer, adresse mv. Navn og Identifikationsnummer (biblioteksnummer i Styrelsen for Bibliotek og Medier) samt Arbejdsdage (åbningsdage) skal som minimum registreres. Gem registreringen ved enten at klikke Disketten i værktøjslinjen eller ved at vælge Gem i Filer-menuen. Underafdeling (i filial/skole) På dette niveau beskrives underafdelingens navn samt eventuelt karakteristika for afdelingen. Hovedafdelingen (Kommuneniveau) På dette niveau beskrives fx et fælles skolebiblioteksvæsen eller anden overordnet organisation. Ændre egenskaber Egenskabsvinduerne kan benyttes til ændringer i allerede etablerede beskrivelser af afdelingsstrukturen. Man kan fx ændre en underafdelings navn. Ændres navne får dette automatisk konsekvenser for alle de tilknyttede materialer, som straks er 'flyttet' til den 'nye' underafdeling. 8-7

Kopier struktur Du kan genbruge en allerede oprette afdelingsstruktur ved at benytte muligheden "Kopier struktur". En sådan kopiering kan fx udnyttes, hvis et nyt bibliotek skal tilføjes og opbygges som en efterligning af et andet. Når "Kopier struktur" er valgt udpeger du den afdeling hvortil du vil kopiere strukturen og vælger "Sæt ind". Flyt en afdeling - med alle dens registrerede materialer Du kan let omorganisere bibliotekets afdelingsopbygning. Hvis du fx har oprettet en underafdeling til "AV-materialer" under afdelingen "Lærerbiblioteket" og nu ønsker AVmaterialer placeret på skolebiblioteket, gør du sådan: 1) Marker den afdeling eller underafdeling, som du vil flytte. 2) Højre-klik og vælg "Klip" 3) Udpeg den afdeling eller underafdeling hvortil du vil flytte 4) Højre-klik og vælg "Sæt ind" Nu flyttes afdeling/underafdeling eller hele strukturen - samt alle dens registrerede materialer! Feriekalender Feriekalenderen kan åbnes på afdelingsniveau (skole). Klik en afdeling (skole), højre-klik og vælg Feriekalender eller klik direkte ikonet for Feriekalender i værktøjslinjen. I feriekalender vinduet kan du Tilføje nye feriedage eller ferier. 8-8

Lang ferie kan afmærkes med flueben. Afmærkning betyder, at der tillægges én eller flere udlånsdage efter endt ferie. Reglen er politikstyret. Via Egenskaber ændres ferieperioderne og deres beskrivelse fx sommerferie. Klik Ned-pilen for at åbne kalenderen. Fjern benyttes til at fjerne en ferie. Fjern alt fjerner samtlige ferier fx fordi du ønsker at nyoprette alle. Når du etablerer feriekalender i Dantek BiblioMatik får det konsekvenser i udlånsadministrationen. Dantek BiblioMatik vil tage hensyn til ferierne (og markering af lang ferie ) ved beregningen af afleveringsdato for udlånene. Obs! Udlånsperioder (udlånstid) for forskellige materialetyper opsættes i Dantek Biblio- Matiks Udlånsskranke, se: Udlånsskranke > Værktøjer > Udlånsperioder. Indberetning til offentlige myndigheder Kommunale folke- og skolebiblioteker er forpligtede overfor indberetning til offentlige myndigheder. Folkebibliotekerne og deres filialer skal således rapportere til Styrelsen for Bibliotek og Medier generelt og til Biblioteksafgiften. Kommunale skolebiblioteker skal rapportere til Biblioteksafgiften og til Undervisningsministeriet. Biblioteksafgiften og taskebøger I relation til Dantek BiblioMatiks afdelingsstruktur er det vigtigt at bemærke, at indberetning til Biblioteksafgiften ikke må indeholde data om skolens såkaldte taskebøger. Se mere i kapitel 9. Taskebøger skal derfor registreres i sin egen afdeling for at skabe mulighed for at frasortere ved kørsel af indberetning til Biblioteksafgiften. 8-9

Undersøg for udvalgte fejlkilder Formålet med programmet Undersøg for udvalgte fejlkilder er at hjælpe skolebibliotekerne med dels at rydde op i fortidens synder dels at få rettet uhensigtsmæssig brug af Dantek BiblioMatik. Start Undersøg for udvalgte fejlkilder Du finder startmuligheden for Undersøg for udvalgte fejlkilder i hovedmenuens mappe Administrative værktøjer. Undersøg for udvalgte fejlkilder tilbyder undersøgelse af tre fejlkilder: 1) Check af om lånerne er tilknyttet mindst én dynamisk samling fx om de er tilmeldt en klasse. 2) Check af om der findes materialer, som fejlagtigt (i fortiden) blev registreret på en hovedpost. 3) Check af om der findes materialer, som ikke er tilknyttet mindst én dynamisk samling, typisk udlånstid. Når programmet er startet, ser du hvilken filial (skole), undersøgelsen vil omfatte (se listboksen Filial ) Klik knappen Start undersøgelsesprocessen og afvent resultatet se optælling på fanerne. Kolonnerne i Undersøg for udvalgte fejlkilder viser: : En eventuel beskrivende tekst, som materialedokumentet kan være : Postens decimalnummer (fra felt 652 *m) som opstillingsnummer. : Postens forfatternavn fra (fra felt 100 *a og *h) som opstillingsnavn. : Postens hoved og undertitel m.m. : Antal eksemplarer (enheder) registreret i postens tilhørende doku- Beskrivelse tildelt. DK5 Forfatter Titel Antal ma.. ment(er). 8-10

Ret lånerregistrering Check af om lånerne er tilknyttet mindst én dynamisk samling fx om de er tilmeldt en klasse. I eksemplet herunder ses tre lånere på den aktuelle skole, som ikke er knyttet til nogen dynamisk samling (fx klasse). Højreklik lånerens navn og vælg Assign to dynamic collection eller dobbeltklik (Tilføj til dynamisk samling, her: Tilmeld til klasse). Åbn skolestrukturen og find den klasse, låneren skal tilmeldes. Sæt flueben ved klassen eller holdet. Klik Gem (disketteikonet øverst til venstre i vinduet) Fortsæt til alle lånere er knyttet til en lånergruppe, fx Udgået. 8-11

Ret mangelfuld materialeregistrering fx udlånstid Check af om der findes materialer, som ikke er tilknyttet mindst én dynamisk samling, typisk udlånstid. I eksemplet herunder findes hundrede materialer på den aktuelle skole, som ikke er knyttet til nogen dynamisk samling (udlånstidgruppe). Højreklik materialet og vælg Assign to dynamic collection (Tilføj til dynamisk samling, her: Tilmeld til udlånstidsgruppe). Åbn skolestrukturen og find den udlånstidsgruppe, materialet skal tilmeldes (fx Normalt udlån). Sæt flueben ved gruppen. Klik Gem (disketteikonet øverst til venstre i vinduet) Fortsæt til alle materialer er knyttet til en udlånstidsgruppe, fx Normalt udlån. Obs! Du kan udmærket afmærke mange materialer til samlet håndtering. Bemærk i illustrationen, hvordan de første tretten titler af markeret, da de alle skal knyttes til samme udlånstidsgruppe, her Normalt udlån. Ret fejlagtig ved materialeregistrering I Dantek BiblioMatik kan du ikke oprette dokument på en hovedpost! (Hovedposter vises i Materialevedligeholdelse med et hvidt kartotekskort ikon). MEN ved opdateringen fra BiblioMatik/dos eller ved konvertering fra andre bibliotekssystemer kan der være blevet importeret registreringer, hvor materialerne i de gamle systemer var blevet registreret fejlagtigt på en hovedpost (hovedpostens faustnummer var anvendt). 8-12

Det betyder ofte, at du ikke ser den fuldstændige titel, når fx et eksemplar udlånes. Undersøg for udvalgte fejlkilder opdager sådanne forhold og tilbyder en let mulighed for at rette. Åbn højre-klik menuen og vælg muligheden Flyt til en post indenfor samme hierarki Vinduet Flyt dokumenter åbner. Du ser eksemplarerne (her Materialer: 3) registreret i dokumentet under hovedposten (hvidt kartotekskort). Hvor skal disse tre eksemplarer flyttes hen? Repræsenterer de Reader eller Theachers s guide. Lad os antage, at det er Reader. Gør sådan: 1) Åbn for dokumentet under posten Reader (se illustrationen) 2) Træk dokumentet med de tre eksemplarer og slip, når du markerer dokumentet under posten Reader. Du vil nu se, at de tre eksemplarer er blevet tillagt de eksemplarer, som fandtes i forvejen. Når vinduet lukkes, vil du kunne se i Undersøg for udvalgte fejlkilder, at du er har fået et problem mindre. Obs! Hvis bindposter mangler, kan du downloade dem fra DanBib, såfremt du råder over Dantek DownloadCenter. 8-13