Nyt skoleår: Guide til SkoleIntra-administratorer

Nyt skoleår: Guide til SkoleIntra-administratorer Skoleåret slutter snart, og klargøringen af et nyt begynder. Under forberedelserne til det nye skoleår, der kun foregår én gang om året, kan der opstå tvivl om, hvilket arbejde der skal udføres. Hvis skolen har fået en ny SkoleIntra-administrator, skemalægger eller sekretær, vil det endda være en ny og uvant arbejdsopgave, der skal varetages. Denne huskeliste beskriver de opgaver, der skal udføres i forbindelse med skiftet til et nyt skoleår. Det anbefales, at de personer, der administrerer SkoleIntra, arbejder tæt sammen omkring overførslen, så der ikke sker fejl i processen. Nyt skoleår 2015-2016 Huskeliste for SkoleIntra-administratorer Redaktion: SkoleIntra Support itslearning juni 2015 Indhold Gem gamle data 2 Udpeg lærerteam 3 Importer skemaoplysninger 3 Overfør elever til næste skoleår 4 Importér elevoplysninger og skemaer 10 Ryd op i gamle data 11 Support og vejledning 11

Gem gamle data De ældste klasser er på vej ud af skolen, og deres data slettes, når eleverne for det nye skoleår importeres. Det anbefales derfor at gemme afgående elevers elev- og udviklingsplaner m.m., inden man udfører andre funktioner i huskelisten. Gem afgående elevers elevplaner: Som noget nyt i version 5.9.0 skal elevplaner være omdannet til pdf-filer, før det er muligt at arkivere dem. Vælg menupunktet Værktøj -> Evaluering -> Elevplaner I rullemenuen Vis planer for: skal du vælge en klasse I menuen til højre skal du vælge Dan elevplaner i pdf-format Marker de elevplaner, som du ønsker skal gemmes i pdf-format Tryk på knappen Dan PDF-udgave Der kan gå lidt tid, inden dannelsen af pdffilerne er gennemført. Tryk på knappen Arkiver/eksporter Sæt flueben i feltet lige til venstre for teksten Elever: for at markere alle planer på én gang. Klik på knappen Gem lokalt. Udpeg det sted, hvor du vil gemme oplysningerne. Gem afgående elevers udviklingsplaner: Vælg menupunktet Værktøj -> Evaluering -> Udviklingsplaner for elever. Hermed åbnes siden Udviklingsplaner for elever. I feltet Klasse/hold skal du vælge en klasse. I feltet Vælg periode skal du vælge en periode. Klik på knappen Administrer yderst til højre. Klik på knappen Arkivere og udskrive planer. Udpeg de elever, hvis udviklingsplan du ønsker at arkivere eller udskrive, samt i hvilket omfang du ønsker at gøre det. Klik på knappen Gem nederst i skærmbilledet. Udpeg det sted på din harddisk, hvor du vil gemme oplysningerne. Gem arbejdsrum knyttet til afgående klasser: Vælg menupunktet ElevIntra -> Administrer arbejdsrum. Klik på knappen Offentliggør (eksporter) arbejdsrum så de kan importeres på andre skoler. Gem øvrige data: Hvis du ønsker det, kan du for eksempel gemme billeder, blogs, multiple choice svar, motionskontrakter, klasselognoter, udviklingsplaner, elevernes samlemapper, elevernes logbøger, elevernes profiler, elevlinks, elevernes resultater i bogkassen, elevejede spørgeskemaundersøgelser, elevejede fællesdokumenter. Filerne skal gemmes manuelt på din lokale harddisk. Udpeg lærerteam

Når fagfordelingen for det kommende skoleår er på plads, kan du udpege næste skoleårs teammedlemmer enten manuelt eller ved at kopiere nuværende skoleårs team. Kopier nuværende team til det kommende skoleår: Vælg menupunktet: Databaser -> Personale -> Teammedlemmer. Klik på Massekopier for at kopiere mange team på én gang, eller klik på Kopier til næste skoleår-ikonet ud for hvert enkelt team, og kopier det nuværende team til det nye skoleår. Opret nye team for det kommende skoleår: Vælg menupunktet: Databaser -> Personale -> Teammedlemmer. Klik på Tilføjikonet, navngiv teamet, og påfør medlemmer. Importer skemaoplysninger Hvis skolen anvender et eksternt skemalægningsprogram, skal det nye skema importeres til SkoleIntra. Benytter skolen Trio og Matrix, oprettes skemaperioderne automatisk ved import. Benytter skolen ikke ovennævnte, skal der oprettes en eller flere skemaperioder, der kan importeres til, under Admin -> Skemaer -> Helt skoleår: Opret skemaperioder og tomme grundskemaer for alle uger. Importer skemaet til SkoleIntra: Vælg menupunktet Admin -> Import/eksport -> Skemaer. Send skemaet til SkoleIntras server. Importen færdiggøres, ved at klikke på Vælg skemaperiode og importer skemaer. Bemærk: Hvis punktet Skemaer er udgrået under Import/eksport, mangler du, at indstille hvilket skemaprogram du ønsker at importere fra. Klik på Vælg importkilder, og vælg dit skemaprogram. Bemærk: Hvis du fortryder importen, kan du gendanne skemaer med det samme, således at de så ud før importen. Dette gør du ved at trykke på linket Gendan skemaer fra sikkerhedskopi nederst på siden. Bemærk: Hvis du importerer skemaer fra KMD Matrix eller Ariane, vil du blive bedt om tilrette importerede hold og klasser, så alle holdnavne er unikke og ikke indeholder specielle tegn. Holdoplysninger oprettes/tilrettes i SkoleIntra under menupunktet Database -> Elever -> Hold. Bemærk: Når du opretter skemaer og skemabrikker, er det vigtigt, at klassebetegnelserne i skemaet er nøjagtigt mage til klassebetegnelserne i SkoleIntra. En klasse skal altså hedde det samme i klassekartoteket og skemaet. Hvis klasserne ikke hedder det samme, vil skemaet ikke blive knyttet til klasserne, og derfor ikke kunne ses i hverken Elev- eller ForældreIntra.

Overfør elever til næste skoleår Funktionen Skift til nyt skoleår ændrer årstallet i SkoleIntra, nuværende klasser rykker et år op, eller nedlægges, og nye klasser kommer til. Gå til menuen Admin -> Tilpasning -> Skift til nyt skoleår, for at starte oprulningen. Skoler, der ikke har elever der rykker et klassetrin op, skal vælge at sætte flueben ud for Skole uden klasseoprulning, fx. visse ungdoms- og efterskoler, og trykke på Næste. Herefter sættes flueben i feltet Bekræft at dette intranet ikke har elever, der fortsætter i en ny klasse i det kommende skoleår, og tryk på Skift til skoleåret 2015/2016. Denne funktion opdaterer skoleåret i SkoleIntra-systemet, og intet andet. Almindelige skoler, der har elever der fortsætter over flere klassetrin, skal sætte flueben i den øverste mulighed, Skole med klasseoprulning, og trykke på Næste. Trin 1: Oversigt over kommende klasser Her ses en oversigt over de kommende klasser, som er trukket fra itslearnings centrale server. Dette er altså de kommende klasser i SkoleIntra, trukket fra skolens elevadministrationssystem via den centrale server. Bemærk: Hvis klasserne ikke automatisk kunne hentes af SkoleIntra, vil man blive mødt af en fejlmeddelelse, der fortæller, at klassebetegnelserne ikke kunne hentes automatisk. Klik OK for at afbryde skiftet til det nye skoleår, eller klik Annuller for at fortsætte. Hvis du vælger at fortsætte, kan du enten oprette de nye klasser manuelt eller oprulle de nuværende klassebetegnelser fra klassekartoteket. Bemærk: Såfremt skolen importerer elev- og forældredata fra en csv-fil eller fra Dansk Microsoftware, kommer der ikke nogen advarsel og der kan kun laves en oprulning baseret på nuværende klassebetegnelser. Bemærk: At der kun hentes klasser fra hovedinstitutionen. Evt. manglende klasser tilføjes manuelt eller ved at oprulle nuværende klassebetegnelser. Tryk på Næste for at fortsætte til Trin 2. Trin 2: Nedlæg, sammenlæg, og opdel klasser. Nedlæg klasser: Afgående klasser skal nedlægges, og deres data skal slettes eller arkiveres. Klik på Hvad skal der ske med klassen? ud for de afgående klasser, som skal nedlægges:

Vælg at klassen skal nedlægges, og klik på OK: Når en klasse nedlægges skal du vælge, om klassens dokumenter skal slettes eller arkiveres. Klik på Hvad skal der ske med klassens dokumenter og billeder?, under kolonnen Klassernes Arkiver 2015/2016:

Hvis dokumenterne arkiveres, gemmes de i en mappe under Arkiv -> Dokumenter: Typisk vælger skoler, at slette de afgående klassers arkiver, så der ikke bruges unødig diskplads: Hvis skolen ikke har klasser der skal sammenlægges, eller opdeles, er du færdig, og du kan klikke på Udfør. Hvis du skal udføre sammenlægninger og opdelinger, skal du gøre det nu, inden du går videre. Sammenlæg klasser: Når klasser lægges sammen, er det vigtigt, at alle de tidligere klassers data overføres til den ny samlede klasse. Derfor skal du udpege de klasser, der skal slås sammen, så alle data fra de gamle klasser kopieres over til den nye sammenlagte klasse. Klik ud for hver af de gamle klasser, der skal sammenlægges, og udpeg navnet på den nye sammenlagte klasse. I nedenstående eksempel skal 1A, 1B og 1C sammenlægges til én 2A klasse. Vi starter med at klikke ud for 1A, og vælger at den skal sammenlægges med andre klasser, og at den sammenlagte klasse skal hedde 2A:

Vi udpeger navnet på den kommende sammenlagte klasse: Her er indstillingen foretaget for alle de tre tidligere klasser. 1A, 1B og 1C skal sammenlægges til én 2A: Tilsvarende skal vi under den højre kolonne (Klassernes Arkiver 2015/2016) vælge, at alle de sammenlagte klassers dokumenter skal samles i én ny 2A. Vi klikker på Hvad skal der ske med klassens dokumenter og billeder? og vælger, at klassens arkiver skal tilknyttes til 2A:

Her er indstillingen foretaget for alle de tre tidligere klasser. 1A, 1B og 1C skal sammenlægges til én 2A, og alle klassernes dokumenter skal samles i den kommende 2A. Udråbstegnene indikerer, at der er foretaget en ændring: Del klasser: Når en klasse deles, afvikles den gamle klasse. Når en klasse afvikles, vil de data, der er knyttet til klassen, blive slettet. Det vil sige, at en klasses dokumenter, klassens billeder mm. vil blive slettet, hvis ikke de først overføres til begge de kommende opdelte klasser. Derfor skal du udpege hvilke klasser der skal deles op, og udpege navnet på de kommende opdelte klasser, så data fra de gamle klasser kopieres over til alle de nye klasser. Klik ud for hver af de klasser, der skal opdeles, og udpeg navnene på de kommende opdelte klasser. I nedenstående eksempel skal 4A deles til 5A og 5B. Klik ud for den klasse, der skal deles: Vælg Deles til ud for Skoleåret 2015/2016, og udpeg navnene på de kommende klasser. Hold Ctrl-tasten nede når du klikker, så kan du vælge flere klasser på én gang: Nu ses det på oversigten, at 4A deles op i 5A og 5B:

Tilsvarende skal du under kolonnen Klassernes Arkiver 2015/2016 klikke på Hvad skal der ske med klassens dokumenter og billeder?, og vælge, at den gamle klasses dokumenter kopieres til alle de nye klasser. Her er indstillingen foretaget, 4A deles til 5A og 5B, og 4As dokumenter kopieres til både 5A og 5B: Klik på Udfør, når du har kontrolleret, at det hele ser rigtigt ud. Hermed gennemføres oprulningen. Trin 3: Huskeliste, log, og fortryd Når oprulningen er kørt færdig, kan du vælge at se en log over oprulningen. Hvis du fortryder oprulningen kan du klikke på Gendan skoleåret 2015/2016, nederst på siden. Endelig kan du vælge at få udskrevet en huskeliste over de ting du evt. mangler at gøre. Det anbefales, at udskrive eller gemme huskelisten, da den giver et godt overblik over, hvad der kunne være relevant at gøre. Import af elever fra KMD ELEV, Tabulex TEA, EDB-Brugs eller Dansk Skoledata samt andre systemer, der benytter WS17: KMD og TEA gør elevdata vedrørende nyt skoleår tilgængelige den 29. juni 2015 kl. 10:00. Klik på Admin -> Import/eksport -> Elev- og forældreoplysninger -> Importer oplysninger om elever og forældre fra.. Vigtigt! Der er lukket for import af elev-, forældre-, og læreroplysninger fra torsdag den 25. juni til den 29. juni kl. 10:00. Der kan ikke importeres i denne periode. Inden selve importen udføres, bliver du bedt om at tage stilling til alle eller nogle af følgende valgmuligheder: Opdater elevers og forældres telefonnumre og e-mailadresser i SkoleIntra med data fra elevadministrationsprogrammet. Opdater liste over klassebetegnelser, så den svarer til klasseangivelser i elevkartoteket: Marker feltet for at sikre, at oplysninger i klasselisten er i overensstemmelse med klassebetegnelserne i elevtabellen. Aktiver nye elever, så de straks får adgang til ElevIntra med UNI Login: Marker feltet, hvis nye elever automatisk skal gives adgang til ElevIntra med deres personlige UNI Login. Aktiver nye elevers forældre, så de straks får tildelt brugernavne til ForældreIntra: Hvis feltet markeres, får hver ny elevs forældre automatisk tildelt et unikt brugernavn, og deres brugernavn aktiveres.

Kontroller importerede elevoplysninger og skemaer For at sikre at importen af elevoplysninger er forløbet korrekt, kan du kontrollere, eleverne er kommet i de rigtige klasser, og at eleverne og deres forældre er blevet tildelt et brugernavn og en adgangskode: Vælg menupunktet Databaser -> Elever -> Elevkartotek. Kontroller klassebetegnelser og elevplaceringer. Vælg menupunktet Admin -> ForældreIntra -> Vælg klasse -> Adgang til ForældreIntra. Kontroller at forældrene har fået oprettet brugernavne. Herfra kan du også udskrive labels med forældrenes brugernavne, hvis du ønsker det. Kontroller at de forskellige klassers data er blevet overført korrekt, ved at foretage stikprøver af dokumentarkiver, klasselogs, eller andre data. Når importen af både skemaer og elever er gennemført, kan du kontrollere, at skemaet vises korrekt i Elev- og ForældreIntra. Hvis du ikke kan se en klasses skema korrekt, skyldes det sandsynligvis, at klassen ikke hedder det samme i elevdatabasen og skemaprogrammet. I så fald kan du harmonisere betegnelserne: Vælg menupunktet Admin -> Skemaer -> Undersøg Klasseog holdbetegnelser i hhv. skema og klasselisten. Sammenlign og rediger klassebetegnelserne, så de hedder det samme i skemadelen og elevdatabasen. Ryd op i gamle data Det anbefales at slette forældede data, som ikke længere skal bruges. Det kunne for eksempel gælde gamle reservationer, aktiviteter, skemaer mm. Når gamle data fjernes, bliver SkoleIntras databaser ikke for store, og dermed kan man undgå, at sidevisninger med tiden føles langsomme eller tunge. Vælg menupunktet Admin -> Tilpasning -> Fjern gamle data. Her kan du slette diverse data. Det er individuelt fra skole til skole, hvad der vil være hensigtsmæssigt at slette. Skolen kan for eksempel af dokumentationshensyn have behov for at gemme visse data. Inden du sletter årets aktivitetskalender, kan du evt. gemme den som en HTML-side i en samlemappe. Vælg menupunktet Admin -> Skemaer -> Slet flere skemaperioder og tilhørende skemaer på én gang. Slet gamle skemaer. Support og vejledning Der er flere muligheder for at få mere vejledning eller hjælp, hvis du har behov for det: Denne guide samt video-instruktioner ligger direkte i SkoleIntra under Admin -> Tilpasning -> Skift til nyt Skoleår.. Kontakt SkoleIntra support se kontaktoplysninger på www.itslearning.dk