Kommunikationsstrategi for Herlev Bibliotek 2013 Formål Herlev Biblioteks kommunikationsstrategi vil med udgangspunkt i vision, værdisæt og mission skabe grundlag for aktuelle og langsigtede kommunikationsopgaver. Kommunikationsstrategien skal primært ses som et værktøj for personalet, sekundært som en orientering til politikerne. Kommunikationsstrategien er blevet til i projektgruppen Kommunikation i samarbejde med bibliotekets leder. Om strategien Strategien er delt i to, en ekstern del, hvor omdrejningspunktet er ud-af-huset-kommunikation, og en intern del, der præsenterer de kommunikationskanaler der anvendes internt. Udgangspunktet for kommunikationsstrategien er: Vision og værdigrundlag for Herlev Bibliotek; vedtaget i dialog mellem bibliotekernes daværende brugernævn, interesserede borgere og personale i 2008 Herlev Bibliotek 2020. Koncept for en forandringsproces / Spacelab & Herlev Bibliotek Vision Biblioteket skal være: Et åbent og dynamisk frirum, der understøtter personlig udvikling, kulturel aktivitet og deltagelse i den demokratiske samfundsdebat Visionen underbygges af fire værdier: Åbenhed, kvalitet, neutralitet og dynamik Herlev Biblioteks vision og værdier illustreres i blomsten 1, hvor rødderne Kultur og Identitet danner grobund for stænglen med de fire værdier. Kronbladene udgør fokuspunkterne Viden og Oplevelse, mens 1 I:\STARTSIDE\Herlev-Bibliotekerne 2020\Klar profil.htm 1
Partnerskaber og Borgerinddragelse kan ses som redskaber, der skal udvikles og arbejdes med i de kommende år. Biblioteket et klogt sted at mødes Bibliotekets slogan formuleres som: Et klogt sted at mødes, hvor ordet klogt kan udskiftes med andre aktuelle ord. Biblioteket faciliterer tre former for møder: Den enkeltes møde med sig selv Mødet med den anden, naboen eller politikeren, fagpersonen mv. Mødet med kulturformidleren eller den biblioteksansatte Mission I formuleringen af en mission tages afsæt i biblioteket som et socialt, fysisk og digitalt formidlings rum, hvor bibliotekets mission er at understøtte det enkelte menneskes medfødte nysgerrighed ved at fremme lyst og evne til at navigere i vidensamfundet. To centrale begreber er dannelse og nysgerrighed Dannelse, som knytter sig til evnen til at lære. Afsættet er et udvidet dannelsesbegreb i tre dimensioner: kulturel, digital og demokratisk dannelse, som grundlag for det enkelte menneskes evne til at lære (uddanne sig) og til at begå sig i samfundet og deltage som aktiv borger i de demokratiske processer Nysgerrighed, som knytter sig til lysten til at lære, som er baseret på den frivillige lystbetonede tilegnelse af viden via inspiration, oplevelse og leg Vi kan hermed formulere en aktiv dynamisk mission, som: Vi skaber lyst til læring Missionen kan udvides og tilrettes de enkelte aktiviteter, således at missionen hele tiden bruges i dagligdagen, eksempelvis: Vi skaber lyst til debat og inviterer til deltagelse Vi skaber lyst til at dele viden og oplevelser Vi skaber lyst til at lære og mulighed for at være 2
Ekstern kommunikation Eksternt opererer vi med oplæg og strategier, der efterfølgende implementeres i den daglige kommunikation. Det være sig indenfor undervisning, arrangementer, fysisk zoneinddeling, biblioteksklub, plakater, tryksager, pressemeddelelser, årsberetning m.v. Målgrupper Den eksterne kommunikations målgrupper er komplekse. Størst og vigtigst men også mest kompleks er borgerne, der fordeler sig på køn, alder, etnicitet og uddannelse. Hertil kommer andre målgrupper som politikerne, samarbejdsparter, partnerskaber og presse. Med afsæt i missionen formuleres det specifikke mål for hvert enkelt tiltag. Eks. Demoteket; vi skaber rum for kreativ udfoldelse for alle 15-25-årige unge i Herlev. Målgruppen skal tænkes ind, hvad angår indhold, sprog og medie. Design Biblioteket implementerer i efteråret 2013 en ny grafisk identitet, der er rammen for kommunikation på alle platforme. Designet tager afsæt i Herlev Kommunes grafiske identitet i såvel typografi som farver og layout. Hertil er der valgt fire supplerende farver, som ramme om de fire formidlings-zoner der vil være bibliotekernes fokus i de kommende år: Oplevelse og Viden Børnekultur Netzonen - digital udvikling og undervisning Demoteket - et tilbud for og af unge Udtrykket understøttes af et nyt logo, der signalerer det netværks-skabende mødested, eller som i bibliotekets slogan: Biblioteket - et klogt sted at mødes! Med den nye grafiske identitet beskrevet skal sikres en klar og entydig kommunikation og markedsføring af Herlev Bibliotek i såvel fysiske tryksager som i virtuelle medier. Digital kommunikation I 2015 er det planlagt at danskerne skal være digitale, hvilket giver bibliotekerne en vigtig rolle i at fremme og understøtte den enkelte borgers IT-kompetencer. Der udarbejdes en digital strategi for bibliotekets fremtidige rolle og samarbejde med kommunen. I forlængelse af den digitale kommunikation, vil det være nødvendigt med en tydelig e-mailpolitik. Her tænkes ikke bare i layout og digital signatur, men også på indhold. Det skal være klart, at biblioteket er afsender, og indholdet skal formidles i en ordentlig og entydig tone. Det samme gør sig gældende med smskontakt. 3
Hjemmesiden Bibliotekets hjemmeside er en væsentlig formidlingsplatform, der løbende udvikles og opdateres, så den altid fremstår aktuel. Websiden benyttes til materiale- og vidensøgninger, lånerstatus, arrangementer og faktaoplysninger. I takt med lancering af en ny hjemmeside vil fokus være på borgerinddragelse. Følgende spørgsmål bør overvejes: Er hjemmesiden for alle? Eller skal (dele af den) tilrettes en bestemt målgruppe? Hvorledes koordineres bidrag, tekniske krav og ønsker, dialog med borgerne, resurser. Hjemmesiden tilpasses den grafiske identitet med farveholdning baseret på formidlingszoner i det fysiske bibliotek og sproglig form, disposition, syntaks mv. tilpasses. Rummet Bibliotekernes rum og indretning skal afspejle modtagergruppen/ernes behov. I mange år har biblioteker generelt inddelt alt materiale efter materialetyper; bøger, spil, musik. Et fokusskifte er på vej, hvor der tænkes i zone-inddeling og tværmediale løsninger. Tilsvarende vil det være oplagt at nytænke indretning i henhold til bibliotekernes øvrige tilbud; arrangementer, udstillinger, væreområder - cafe, lounge, lektiefaciliteter. Disse elementer kan indgå som en del af det 2-årige projekt Biblioteket som scene for ny formidlingspraksis virkeliggøres. PR og markedsføring Der udarbejdes en drejebog for kontakt og markedsføring ud af huset. Her vil det fremstå klart, hvem der har ansvar for pressekontakt, plakater og i et givet arrangement. Målet er at alle plakater, skilte, stillingsopslag, annoncer, merchandise som poser, flyers, kuglepenne osv. følger den vedtagne designlinje. Intern kommunikation Den interne kommunikation er vigtig, herunder også intern formidling af ekstern kommunikation. Det er vigtigt, at alle orienterer sig og opsøger den nødvendige information for at være i stand til at formidle bibliotekets aktiviteter inden for rammerne af de vedtagne værdier og mål. Intranet Intranettet er det vigtigste værktøj i den interne kommunikation. Her lægges alle informationer ud, mødeindkaldelser, referater, orientering af enhver art. Alle medarbejdere er ansvarlige for at få budskaber, små som store, skrevet på intranettet. For at få et godt flow i informationsmængden bør mødeindkaldelser og anden planlægning udgives i god tid, og tilsvarende bør referater af møder hurtigt blive offentliggjort. Outlook Kalenderen er et redskab, som kan og skal benyttes af alle. Herlev Bibliotek er i rivende en udvikling, og det kan være svært at orientere sig om, hvem der laver hvad og befinder sig hvor. Den enkelte medarbejder skal derfor anvende Outlook kalenderen og sørge for at 4
ajourføre den, så der er mulighed for at planlægge møder eller orientere sig om andres færden i og udenfor huset. Det kan være nødvendigt med en debat, der fokuserer på fælles praksisser og rettigheder. Mail Da informationsstrømmen via mailsystemet vokser eksplosivt, er det nødvendigt at tænke grundigt over afsenderrolle, modtagerens betydning for budskab, præcisering af emne samt klar og tydelig sammenhæng og sprog. En fælles e-mail politik bør vedtages, hvilket også indebærer en mere hensigtsmæssig brug af Outlook. Mødestruktur Mødeaktivitet er endnu en vinkel at kommunikere internt på. Der foreligger en halvårlig plan for den overordnede mødeaktivitet. I plenum har vi personalemøder og faglige fora, som arrangeres af ledelsen. Hertil forekommer individuelle tiltag af forskellig faglig karakter, som ikke er fastlagt på forhånd. På hovedbiblioteket er desuden hver dag morgenmøder. Personalemøder er obligatoriske. Her foreligger referat /v ledelsen, og den enkelte har pligt til at deltage i mødet eller at orientere sig, hvis man er forhindret. Tema møder er tænkt som møder, der orienterer om et eller flere emner, som forekommer aktuelt i huset. Der er ikke mødepligt til de faglige møder, og der vil ikke altid foreligge referater, men det tilstræbes. Der afholdes møder på afdelingsplan, teamplan, projektrelateret, interessebaseret samt sikkerheds- og samarbejdsrelateret. Krav til intern kommunikation i disse fora er, som minimum, information og synliggørelse på intranettet. Der arbejdes på at skabe en ny mødestruktur. I forlængelse heraf foreslås, at indkaldelse til alle typer af møder skal ske via outlook. Uformel kommunikation En vigtig kanal i den interne kommunikation er den uformelle. Det er den der foregår over frokosten, på gange, i pauser, ved skrivebordet etc. Det er her tingene kan formidles medarbejderne imellem. Her er typisk tale om behov for dialog eller personlige budskaber, der ikke hører hjemme i de mere officielle kanaler. Det er vigtigt at forstå, at uformel kommunikation netop IKKE er formel, men at den har betydning. Den uformelle kommunikation bør leve op til en etisk og ordentlig omgangstone. Her tænkes arbejdsmiljøgruppen og APV en ind i billedet. Kommunikationsgruppen December 2012 / tilrettet maj 2013 5