Microsoft Outlook 2002 - Introduktion

Microsoft Outlook 2002 - Introduktion til Windows 2000 og Windows XP. Version: 2002 Copyright 2003 by F.M.T. F.M.T. Rymarksvej 79 2900 Hellerup Telefon: 70 20 31 40 Telefax: 39 27 16 61 E-mail: morley@morley.dk Web-sted: www.morley.dk Materialet er udarbejdet af F.M.T. ved brug af Word 2002. F.M.T. er registreret som Microsoft Certified Professional (MCP), hvilket dokumenterer vores produktkendskab. Skærmbilleder er "fanget" med SnagIt 6.1. Layout og grafisk tilrettelæggelse af F.M.T. Materialet er udskrevet på en Postscript Laserprinter i 1200 DPI. Enhver form for automatisk/manuel hel eller delvis gengivelse eller mangfoldiggørelse af dette materiale, uden skriftlig samtykke fra F.M.T., er forbudt efter gældende lov om ophavsret. 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Konventioner anvendt i dette materiale [F1] Tast på funktionstasten F1. [Alt]+[Ctrl] Hold Alt og Ctrl tasterne nede på samme tid. [Alt]+[Ctrl]+[m] Hold Alt og Ctrl tasterne nede og tast m. [Klik] [Dobbeltklik] [Højreklik] Rediger/Klip [Enter] [Home] [Alt]+[r]+[k] Klik med venstre musetast. Dobbeltklik med venstre musetast. Klik med højre musetast. Aktiver menuen Rediger og derefter undermenuen Klip. Tast linieskift (Enter-tasten bør ikke bruges). Tast Home. Kombinationstaster - aktiverer typisk en menu. Når du ser symbolet for en hånd, skal du være aktiv vises kun i øvelserne. Navigeringstaster - anvendes til at flytte/navigere rundt i et dokument Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T.

2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 9 2. Kursets indhold... 11 Inden du begynder... 11 3. Start Outlook... 13 4. Outlook mange programmet i et... 17 Postkasse filen... 17 Opsætning i en virksomhed... 18 Opsætning på en hjemme PC... 18 5. Post... 19 Ændre postformat... 19 Sende en e-mail... 23 Sende en postmeddelelse med kopi til andre... 26 Formatere postmeddelelser... 26 Modtage post... 27 Sende en postmeddelelse på et bestemt tidspunkt... 28 Besvare post... 29 Videresende post... 32 Sende post med vedhæftede filer... 33 Modtage vedhæftede filer... 37 Videresende vedhæftede filer... 39 Sende post som er privat, fortrolig eller personlig... 39 Gemme postmeddelelser i kalenderen... 40 Følge op på en modtaget postmeddelelse... 40 Opret opfølgningsnotifikation med ny postmeddelelse... 42 Sende postmeddelelse med responsknapper... 43 Omdirigere svar til en kollega... 46 Kladder... 49 Sortere post... 49 Slette post... 52 Udskrive en e-mail... 52 Anvende signaturer ved oprettelse af e-mails... 53 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T.

Indledning Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Anvende Guiden regler... 59 Uønsker post... 67 Udbakke... 67 Standardsvar... 68 Kvittering for modtaget eller læst post... 71 Tilbagekalde en meddelelse... 72 Sende en meddelelse igen... 73 6. Adgang til post via Internettet... 75 7. Kalender... 81 Oprette aftaler... 81 Oprette tilbagevendende aftaler... 82 Oprette aftaler for en hel dag... 85 Oprette aftaler for en uge eller mere... 86 Autodatoer... 87 Ændre eksisterende aftaler... 89 Indkalde andre til en aftale... 89 Angive tidspunkt som ledig, optaget m.m.... 99 Rediger arbejdsdagens længde... 100 8. Gruppe tidsplaner... 103 9. Give andre tilladelse til at åbne ens kalender... 109 10. Åbne andres kalender... 111 11. Kontaktpersoner... 113 Oprette en kontaktperson... 113 Telefonindstillinger... 118 Oprette flere kontaktpersoner fra samme firma... 122 Registrere en kontaktpersons fødselsdag... 125 Anvende kategorier... 126 Udskrivning af kategorier... 127 Sende postmeddelelser til kontaktpersoner... 128 Oprette distributionslister... 129 Filtrere kontaktpersoner... 133 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Indholdsfortegnelse 12. Noter... 135 Oprette en Note... 135 Skifte farve på en note... 136 Videresende en note til en anden computer... 137 13. Opgaver... 139 Oprette en gentagen opgave... 141 Uddelegere en opgave til en anden person... 143 Opgaveøkonomi... 146 14. Stedfortrædere ved ferie eller sygdom... 149 Sende post på vegne af andre... 151 15. Værktøjslinjen Avanceret... 155 16. Udskrivning... 157 Udskrive grupper af e-mails... 157 Udskrive kontaktpersoner... 159 Udskrive en oversigt over kontaktpersoner... 161 Udskrive en kategori af kontaktpersoner... 162 Udskrive kalenderoplysninger... 165 17. Outlook i dag... 169 18. Nyhedsgrupper... 171 19. Arbejde med offentlige mapper... 181 Outlook Web-access til offentlige mapper... 193 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T.

Indledning Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 20. Opsætning af Outlook... 197 Installation til Exchange Server... 197 Enkeltbruger installation... 200 Opsætning med privat post samt Exchange Server... 202 Vælge mellem Privat post eller Exchange Server... 205 Sikkerhedsindstillinger i Outlook... 207 Outlook panelet... 208 Meddelelse om ny postmeddelelse... 210 Deaktivere automatisk send/modtag... 212 Indstillinger for mødeindkaldelser... 213 Accepter automatisk mødeindkaldelser for en ressourcekalender... 216 Indstillinger for påmindelser... 217 Autoarkivering... 218 21. Brevfletning til kontaktpersoner... 221 22. Fejlfinding... 231 Øvelser Øvelse 1... 237 Øvelse 2... 239 Øvelse 3... 241 Øvelse 4... 243 Øvelse 5... 245 Øvelse 6... 247 Øvelse 7... 249 Øvelse 8... 251 Øvelse 9... 253 Øvelse 10... 255 Øvelse 11... 257 Øvelse 12... 259 Øvelse 13... 261 Øvelse 14... 263 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Indholdsfortegnelse Øvelse 15... 265 Øvelse 16... 267 Indeks... 269 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T.

Indledning Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Indledning 1. Indledning Vi byder dig velkommen på Grundkursus i Outlook 2002. Kurset har til formål at gøre dig fortrolig med programmerne i Outlook, således at du på en let og nem måde kan udføre de rutiner, som dit arbejde kræver. Forudsætninger For at kunne opnå det optimale udbytte af denne undervisning forudsættes det, at du kender de grundlæggende begreber omkring anvendelsen af en PC, samt at du er fortrolig i anvendelsen af Windows brugerfladen, det vil sige Windows 2000 eller Windows XP. Kendskab til programmet kræves imidlertid ikke. Kursushåndbogen Formålet med denne kursushåndbog er dels at understøtte undervisningen på kurset, dels at give dig mulighed for repetition af kursets indhold og endelig at skabe et arbejdsredskab, som du kan bruge i det daglige arbejde. Kursusbogen kan, med dine egne notater, blive dit vigtigste opslagsværk, mens du er nybegynder. Kursushåndbogen er ikke en erstatning for den manual som medfølger programmet. Ønsker du et dybere kendskab til programmet bør du efter et par måneder deltage på vores videregående kursus. Efter kursus Når du kommer hjem fra kurset, er det anbefalelsesværdigt at sætte tid af til opfølgning. Det forøger udbyttet af kurset. Gå ikke i gang med større opgaver end du magter. Konsultativ undervisning Skulle du have brug for assistance til f.eks. løsning af større opgaver eller måske konsulentbistand i en opstartsfase, står vores konsulentgruppe til rådighed. Vi kan hjælpe indenfor alle områder vedrørende brugen af standard Pc-programmer, og bidrager gerne med vor ekspertise på et vilkårligt tidspunkt i et projektforløb. Er vi med fra starten, får du naturligvis det største udbytte. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 9

Indledning Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 10 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kursets indhold 2. Kursets indhold Dette undervisningsmateriale omfatter følgende områder omkring anvendelsen af Outlook. Start Outlook Post Adgang til post via Internettet Kalender Gruppe tidsplaner Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Åbne andres kalender Kontaktpersoner Noter Opgaver Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Værktøjslinjen Avanceret Outlook i dag Arbejde med offentlige mapper Opsætning af Outlook Brevfletning til kontaktpersoner Fejlfinding Øvelser Inden du begynder Mange brugere har i begyndelsen ikke tid til at læse side efter side, af teknisk dokumentation, når man for eksempel blot ønsker at vide, hvorledes man nemmest opretter en postmeddelelse. Undervisningsmaterialet demonstrerer de elementære arbejdsgange for oprettelse af postmeddelelser, kontaktpersoner og kalenderaftaler. Du kan anvende dette materiale som et opslagsværk når dette er sagt, skal du samtidig vide, at du kan udføre næsten alle ting på 3 eller 4 forskellige metoder i Outlook. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 11

Kursets indhold Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Materialet viser på en simpel måde, hvordan du løser forskellige arbejdsopgaver. Om du hen ad vejen så vil fortsætte med at anvende de viste metoder, eller om du anvender andre metoder er ikke så vigtig. Det er vigtigere at du løser dine konkrete opgaver. Dit kendskab til Outlook vil blive udvidet, efterhånden som du lærer at anvende Office-assistent, og efterhånden som du lærer de forskellige genvejstaster at kende. Mange af genvejstasterne vises i menuerne når disse aktiveres. Det anbefales at du skimmer materialet igennem sammen med instruktøren. Materialet er opbygget med en teoretisk del og en øvelses del. 12 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Start Outlook 3. Start Outlook Figur 1 Du kan starte Outlook direkte fra skrivebordet, hvor ikonet er placeret. Dobbeltklik på ikonet for Outlook eller start programmet fra proceslinjen Du ser derefter dette billede: Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 13

Start Outlook Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 2 Velkomstbillede fra en Server Hvis du er forbundet i et netværk og din postkasse administreres fra en Server, vil du typisk se et velkomstbillede, første gang du starter Outlook. Hvis du ikke ser noget velkomstbillede skal du ikke bekymre dig, så har administratoren sikkert slette velkomst hilsnen. I venstre side af skærmen ser du et panel, kaldet Outlook panel. Du kan veksle mellem de programmer som vises her, ved blot at klikke på ikonet eksempelvis kommer du over i kalenderen, ved at klikke på Kalender ikonet. 14 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Start Outlook Figur 3 Klik på et Ikon for at skifte program Outlook panelet kan vises eller skjules fra menuen Vis/Outlookpanel. Panelet viser tre knapper. Øverst ser du knappen Outlook-genveje, som blandt andet viser din Indbakke, Kalender, Kontaktpersoner med flere. Nederst ser du to andre knapper, nemlig Mine genveje, samt Andre genveje. Klikker du på én af disse knapper, vil du se nogle andre værktøjer i panelet. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 15

Start Outlook Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 16 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Outlook mange programmet i et 4. Outlook mange programmet i et Med Microsoft Outlook får du adgang til, at: Sende og modtage e-mails Oprette aftaler i en kalender Oprette kontaktpersoner Oprette opgaver Oprette notater Søge på Internettet Arbejde med mapper og dokumenter på din arbejdsstation Microsoft Outlook indeholder dermed en række produkter som er relateret til hinanden. Hvis du opretter en kontaktperson med en e-mail adresse, under Kontaktpersoner, vil du være i stand til at sende en e-mail fra din Indbakke. Hvis du under Opgaver opretter en opgave, vil du kunne se opgavens overskrift i din Kalender samt om opgaven er afsluttet eller åben. Du må ikke forveksle Microsoft Outlook med Outlook Express som medfølger Windows. Når du installerer Microsoft Windows så installeres Outlook Express ligeledes automatisk. Programmet er dermed gratis. Microsoft Outlook indgår i Microsoft Office pakken, eller skal købes separat. Programmet er dermed ikke gratis. Selv om de to programmer begge kan sende og modtage e-mails og du kan oprette kontaktpersoner, så er programmerne forskellige. Der findes funktioner i Microsoft Outlook som du ikke finder i Outlook Express. Ligeledes er der funktioner i Outlook Express som ikke findes i Microsoft Outlook. Postkasse filen Alle de e-mails, kontaktpersoner, opgaver, aftaler med mere du opretter i Microsoft Outlook, gemmes i én fil af typen.pst. Denne fil kan hedde Outlook.pst, Postkasse.pst eller Brugernavn.pst, afhængig af om filen placeres på din arbejdsstation eller på en server. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 17

Outlook mange programmet i et Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Uanset hvilket navn filen får, så er denne fil din postkasse. Den indeholder alt hvad du opretter i Outlook. Du kan tage kopi af din postkasse fil. Eksempelvis kan du tage kopi af dine kontaktpersoner på arbejdet og kopiere dem til din Outlook på din private PC. Opsætning i en virksomhed I en virksomhed kan Outlook opsættes så postkassen placeres på en Exchange Server. Fordelen ved denne form for installation er blandt andet at du kan logge på serveren fra en vilkårlig arbejdsstation og læse dine e- mails. Ligeledes kan du få adgang til din postkasse via Internettet. Ved hjælp af en Exchange Server kan du og dine kolleger udveksle filer via offentlige mapper, og I kan læse post, kontaktpersoner og kalenderaftaler som er placeret i offentlige mapper uden at skulle sende emnerne til hinanden. Opsætning på en hjemme PC Hvis du har en hjemme PC skal du selv opsætte Outlook. Under denne form for opsætning vil postkassen blive placeret lokalt på din arbejdsstation. For at kunne send og modtage post skal du have adgang til en Internet udbyder, enten via et modem eller via ISDN eller ADSL. 18 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post 5. Post Figur 4 Du anvender postdelen i Outlook til følgende: Sende post Modtage post Besvare post Videresende post Sende post med vedhæftede filer Ændre postformat Skift til Indbakken i Outlook-panelet. Klik på knappen Ny i Standard værktøjslinjen. Klik på knappen Ny Første gang du prøver at oprette en e-mail, vil programmet starte Microsoft Word, da Word som standard anvendes som e-mail program dette skyldes blandt andet den bedre ordbog, samt de mere avancerede værktøjer til redigering af tekst. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 19

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 5 Microsoft Word startes som e- mail program Da dette materiale ikke omfatter en introduktion til Word, men kun til Outlook, skal du derfor afslutte Word. Du vender nu tilbage til Outlook. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Postformat. 20 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 6 Fanen postformat Fjern markeringen for Anvend Microsoft Word til at redigere e- mails. Rediger derefter feltet som viser teksten HTML til at vise RTFformat. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 21

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 7 Vælg denne indstilling Fjern markeringen fra dette felt Klik derefter på OK knappen. Når du modtager e-mails i formatet HTML, åbner du for muligheden for at modtage e-mails som indeholder Visual Basic Script programkode disse Scripts kan indeholde skadelige instruktioner (Vira). Det anbefales derfor enten at sende og modtage i almindelig tekst format, eller i RTF-format. Med RTF-format kan du formatere din tekst, til blandt andet fed skrift, understreget skrift og farvet skrift. Hvis du arbejder i en virksomhed hvor det er krævet at du anvender Word som e-mail program, skal du ikke udføre den ændring som netop er beskrevet. Du skal nu indtaste modtagers mailadresse samt den besked du ønsker at sende. Når du vender tilbage til din Indbakke i Outlook, skal du igen klikke på knappen Ny, for at oprette en ny e-mail. 22 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Tip! Du kan også taste[ctrl]+[n] for at oprette en ny e-mail. Sende en e-mail Når du sender en ny e-mail skal du starte med at vælge modtager. Figur 8 Klik på knappen Til Find modtagers mailadresse Klik på knappen Til. Du ser nu dialogboksen for Vælg navne. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 23

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 9 Marker den eller de personer som skal modtage postmeddelelsen. Klik på knappen Til og derefter på knappen OK. Figur 10 Klik her for at skifte adressekartotek Klik her for at markere en modtager Klik her for at vælge en modtager Klik her for at afslutte dialogboksen 24 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Tip! Du kan også dobbeltklikke på et navn. Indtast derefter en eventuel overskrift, samt meddelelsesteksten. Figur 11 Klik her for at sende meddelelsen Overskrift Indholdsrude Når du har indtastet din tekst, klikker du på knappen Send som vises i øverste venstre hjørne. Den post du har sendt vises under Mine genveje i Outlook panelet. Figur 12 Du kan se afsendt post fra Mine genveje i Outlook panelet Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 25

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 13 Sende en postmeddelelse med kopi til andre Hvis du vil sende en postmeddelelse og andre skal have kopi, skal du indsætte de personer som skal have en kopi i feltet Cc som vist i Figur 13. Disse navne vise for alle Dette navn holdes skjult for de øvrige modtagerer Feltet Cc er en forkortelse for Carbon Copy som betyder gennemslag. Feltet Bcc er en forkortelse for Blind Carbon Copy. Du anvender dette felt til at sende kopi til personer, hvor det ikke må fremgå for de øvrige modtagere, at denne person har modtaget en kopi. Formatere postmeddelelser Når du opretter en e-mail kan du formatere teksten i indholdsruden med forskellige skrifttyper og størrelser, forudsat at din e-mail sendes i postformatet RTF, HTML eller som en Word tekst. 26 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 14 Formatering værktøjslinjen Indholdsruden Du anvender formateringsknapperne i værktøjslinjen Formatering til at ændre teksten i indholdsruden. Modtage post Når du modtager post i din indbakke, vil du se en lukket kuvert, som symboliserer at du ikke har læst meddelelsen. Hvis visningen Indholdsrude er aktiveret, vil du kunne læse indholdet i det nederste vindue i indbakken. Har du lukket Indholdsruden, skal du dobbeltklikke på meddelelsen, for at læse den. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 27

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 15 Denne meddelelse er ikke læst Denne meddelelse, som er markeret, kan læses i Indholdsruden Indholdsruden Indholdsruden Hvis din Indholdsrude er aktiv, vil du automatisk læse indholdet af indgåede postmeddelelser, så snart de markeres i indbakken. Det medfører samtidig at du risikere at åbne post, som kan indeholde virus. Du kan undgå dette ved at deaktivere vinduet Indholdsrude. Vinduet deaktiveres/aktiveres fra menuen Vis/Indholdsrude. Sende en postmeddelelse på et bestemt tidspunkt Du kan sende en postmeddelelse på et bestemt tidspunkt og på en bestemt dato. Indtast den meddelelse du ønsker at sende. Klik på knappen Indstillinger. 28 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 16 Angiv ni feltet Lever ikke før, hvornår meddelelsen skal sendes. Figur 17 Angiv her hvornår meddelelsen skal sendes Besvare post Hvis den meddelelse du har modtaget kræver et svar, kan du besvare den ved hjælp af knappen Besvar. Åbn den pågældende e-mail. Klik på knappen Besvar. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 29

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 18 Klik her hvis du vil besvare en meddelelse Ved en besvarelse vil meddelelsen blive åbnet, og den originale tekst vil blive vist. Oven for den originale tekst indtaster du dit svar. Figur 19 Indtast dit svar her Du sender svaret ved at klikke på knappen Send. 30 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Vær opmærksom på at du har flere vinduer åbne ved besvarelse af post. Vinduet Outlook er åbent, det samme er den e-mail du har åbnet for læsning samt det vindue du anvender til besvarelsen. Figur 19 viser et eksempel på de tre vinduer som er placeret oven på hinanden. Hvis du arbejder med fuld skærm (maksimerede vinduer) kan du i proceslinjen de en knap for Outlook, samt for de to øvrige vinduer. Når afsender modtager dit svar, vil Indbakken hos afsender vise emnet SV samt teksten fra det originale emnefelt (forudsætter at afsender har Outlook). Figur 20 Meddelelse som er besvaret af modtager Besvar alle Hvis en postmeddelelse er sendt til dig samt andre postmodtagere, eller andre postmodtagere er indsat som CC, kan du vælge at besvare postmeddelelse samt at sende dit svar til alle de personer som ligeledes har modtaget meddelelsen. Åbn postmeddelelsen for besvarelse. Indtast dit svar og klik på knappen Svar til alle. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 31

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 21 Figur 22 Videresende post Hvis du modtager en meddelelse, som du ønsker at sende videre til andre, skal du klikke på knappen Videresend. Klik her for at videresende en meddelelse 32 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 23 Sende post med vedhæftede filer Du kan fremsende en postmeddelelse, hvor du vedhæfter én eller flere filer. Start en ny postmeddelelse. Udvælg modtager og indtast din meddelelse. Klik derefter på menuen Indsæt/Fil for at indsætte en fil. Aktiver menuen Indsæt/Fil for at vedhæfte dokumenter Figur 24 Udvælg derefter det ønskede dokument. Find det dokument som skal vedhæftet Klik derefter på pilen som vises til højre for knappen Indsæt Klik på den pil som vises til højre for knappen Indsæt, og vælg den ønskede metode. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 33

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 25 Tip! Ønsker du at vedhæfte flere dokumenter, skal du gentage proceduren fra Figur 23. Du kan markere flere filer i dialogboksen Indsæt fil, ved blot at trække musen diagonalt henover de ønskede filer, eller du kan markere dem med [Ctrl] tasten. Figur 26 Du kan markere flere filer ved at trække musen henover Outlook vil vise et programsymbol for det vedhæftede dokument som symboliserer hvilket program den vedhæftede fil er oprettet i. I det viste eksempel i Figur 27 er den vedhæftede fil oprettet i Microsoft Access. 34 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 27 Programikon for vedhæftet fil Hvis du modtager postmeddelelser med vedhæftede filer, vil Indbakken vise en papirclip som ikon. Vedhæftede filer vises med en papirclip Figur 28 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 35

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Usikre filer Der er visse filtyper som Outlook protesterer mod at sende, blandt andet Access databaser samt *.exe og *.com filer. Figur 29 Ligeledes kan du ikke selv modtage vedhæftede filer af denne type. Som standard er Outlook blokeret mod.exe,.com og.mdb filer for at sikre dig mod virus. Du kan i kapitel 20 på side 197 se hvorledes du kan ændre opsætningen af Outlook, så du kan modtage denne type filer. 36 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 30 Modtage vedhæftede filer Hvis du modtager post med vedhæftede filer, kan du vælge at gemme de vedhæftede filer eller at åbne de vedhæftede filer. Læse vedhæftede filer Hvis du vil læse en vedhæftet fil, skal du markere postemnet i Indbakken. Marker den e- mail som har en vedhæftet fil Højreklik med musen på det markerede emne og vælg hurtigmenuen Vis vedhæftede filer. Figur 31 Du har nu mulighed for at læse indholdet i den vedhæftede fil, uden at åbne det postemne som filen er vedhæftet. Hvis du åbner en postmeddelelse som indeholder en vedhæftet fil, kan du åbne den vedhæftede fil ved at dobbeltklikke på den. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 37

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 32 Du kan læse vedhæftede filer ved at dobbeltklikke på dem, eller ved at højreklikke og vælge Åbn Gemme vedhæftede filer Ønsker du at gemme vedhæftede filer, skal du markere emnet i indbakken. Aktiver derefter menuen Filer/Gem vedhæftede filer. Du kan nu vælge hvilke filer du vil gemme, eller du kan gemme alle de vedhæftede filer på én gang. Figur 33 38 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 34 Videresende vedhæftede filer Du kan videresende e-mails du har modtaget, men du kan også videresende vedhæftede filer du har modtaget. Hvis du videresender en e-mail du har modtaget, og meddelelsen indeholder vedhæftede filer, vil både de vedhæftede filer og den originale meddelelse blive videresendt. Hvis du kun ønsker at videresende de(n) vedhæftede fil(er) skal du gemme den vedhæftede fil og derefter vedhæfte den i en ny postmeddelelse. Hvis de vedhæftede filer er Word dokumenter eller Excel regneark, så kan disse filtyper videresende direkte fra det originale program som en vedhæftet fil. I Figur 193 er der åbnet et vedhæftet Excel regneark. Derefter er menuen Filer/Send til aktiveret og undermenuen Send som vedhæftet fil er valgt. Vedhæftet fil fra en e-mail som videresende til en anden person Sende post som er privat, fortrolig eller personlig Du kan angive om din postmeddelelse skal opfattes som fortrolig, privat eller personlig, ved at angive en følsomhed for meddelelsen. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 39

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Opret den ønskede postmeddelelse og klik på knappen Indstillinger. Angiv i feltet Følsomhed den ønskede indstilling. Figur 35 Angiv her en ønskede følsomhed Gemme postmeddelelser i kalenderen Hvis du modtager en postmeddelelse, som du skal reagere på, på et bestemt tidspunkt eksempelvis en indkaldelse til et møde eller lignende, kan du trække postmeddelelsen over på ikonet Kalender. Du kan derefter åbne kalenderen, og redigere datoen eller tidspunktet. Følge op på en modtaget postmeddelelse Du kan følge op på meddelelser du skal reagere på, på et bestemt tidspunkt. Højreklik med musen på den pågældende meddelelse i Indbakken og vælg Opfølgning. 40 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 36 Højreklik på meddelelsen og vælg Opfølgning Figur 37 Husk også at vælge tidspunkt Postmeddelelsen vil nu vise ikonet opfølgningsflag. Figur 38 Angiv derefter hvorledes og hvornår du vil følge op på meddelelsen. Opfølgningsflag Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 41

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 39 Opret opfølgningsnotifikation med ny postmeddelelse Du kan vælge at indsætte en opfølgningsnotifikation i en postmeddelelse du sender. Derved vil modtager af meddelelsen automatisk se en opfølgningsnotifikation på den ønskede tid. Indtast den meddelelse du vil sende. Klik på knappen Opfølgning. Klik på denne knap Vælg dato og klokkeslæt for opfølgningen. Figur 40 Når e-mailen fremkommet il modtager, vil den vise opfølgningsnotifikationen øverst i meddelelsen. 42 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 41 Her vises notifikationen for opfølgningen Figur 42 Sende postmeddelelse med responsknapper Du kan oprette meddelelser som indeholder et foruddefineret svar sådanne svar kaldes for responsknapper. Opret en ny postmeddelelse. Klik på knappen Indstillinger. Klik på Indstillinger Klik på feltet Anvend responsknapper. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 43

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 43 Marker dette felt Indtast det svar, som modtageren skal reagere på. 44 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 44 Afslut dialogboksen med Luk, og send derefter din meddelelse. Figur 45 Når modtager læser e-mailen, vil dette billede blive vist: Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 45

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 46 Denne linje viser responceknapper Det er her meningen at brugeren besvare meddelelsen ved at klikke på den ønskede responceknap. Omdirigere svar til en kollega Når du opretter en postmeddelelse, kan du omdirigere et eventuelt svar til en kollega eksempelvis til din sekretær. Opret en ny postmeddelelse. Klik på knappen Indstillinger. Marker feltet Send svar til, og vælg din kollegas navn fra knappen Vælg navne. 46 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 47 Marker dette felt og vælg modtager fra knappen Vælg navne Vælg navne Når du vælger et navn fra knappen Vælg navne, vil dit eget navn automatisk blive vist det betyder at du, samt den person du udvælger, modtager svaret. Du vil derfor selv modtage svaret samtidig med at svaret sendes til den person du udvælger. Hvis du ikke selv ønsker svaret, eksempelvis fordi du har ferie eller er bortrejst, skal du fjerne dig selv fra listen. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 47

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 48 Det eget navn udvælges som standard 48 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 49 Kladder Post som oprettes men som ikke sendes, gemmes automatisk under Mine genveje i mappen Kladder. Hvis du skriver en e-mail og gemmer den uden at sende den, vil den automatisk blive placeret i mappen Kladder. Du kan senere åbne meddelelsen i mappen Kladder og efterfølgende sende den. Sortere post Du kan sortere din post på to måder. Du kan enten klikke på de grå feltknapper som vises øverst i Indbakken, eller du kan anvende rullelisten for Visning. Sortere efter feltknapper Hvis du vil sortere din post efter afsender, skal du klikke én gang på feltknappen Afsender. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 49

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 50 Klik på denne feltknap for at sortere efter afsender Sortere efter visning Du kan filtrere dine meddelelser ved hjælp af knappen Aktuel visning. Højreklik på en værktøjsknap eller en menu og vælg menupunktet Avanceret. Figur 51 Vælg Avanceret Du ser nu en ny værktøjslinje. Aktiver knappen Aktuel visning og vælg eventuelt Efter afsender. 50 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 52 Dine meddelelser er nu filtreret efter afsendernavne. Figur 53 Filtrerede meddelelser Outlook opretter en gruppevisning, som grupperer din post fra de forskellige afsendere. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 51

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 54 Slette post Du sletter post fra indbakken ved at markere det eller de emner der skal slettes, og taster [Delete]. Du kan markere flere emner i Indbakken ved hjælp af [Ctrl] tasten. Hold [Ctrl] tasten nede og klik på de emner der skal markeres for sletning. Du kan markere flere emner ved hjælp af [Ctrl] tasten Udskrive en e-mail Du kan udskrive en e-mail til din printer. Aktiver menuen Filer/Udskriv for at udskrive meddelelsen. Vis udskrift Du kan også se en kopi af det du ønsker at udskrive fra menuen Filer/Vis udskrift som viser en kopi af e-mail meddelelsen samt navnene på eventuelt vedhæftede filer. 52 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 55 Vis udskrift Postkasse ejerens navn vises altid øverst i meddelelsen Vedhæftede filer udskrives ikke. Tip! Hvis du vil udskrive en vedhæftet fil skal du åbne den først. Du kan også åbne e-mailen og højreklikke på en vedhæftet fil for at udskrive den. Anvende signaturer ved oprettelse af e-mails Du kan oprette og anvende forskellige signaturer i Outlook. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger og klik på fanen Postformat. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 53

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 56 Postformat Signaturer Nederst til højre ser du en knap for signaturer, klik på denne knap. 54 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 57 Klik her Klik derefter på knappen Ny for at oprette et navn til din signatur. Figur 58 Klik her når du har indtastet navnet Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 55

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Klik på knappen Næste for at oprette din signatur. Figur 59 Når du klikker på Udfør bringes du et skærmbillede tilbage. 56 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 60 Når du klikker på OK knappen føres du tilbage til fanen Postformat. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 57

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 61 Du kan vælge mellem flere signaturer Næste gang du opretter en ny e-mail, vil du se din signatur i indholdsruden. Figur 62 Signaturen vises automatisk 58 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 63 Anvende Guiden regler Du kan oprette forskellige regler for postmeddelelser du modtager. Reglerne kan enten omfatte afsender eller indhold. Aktiver menuen Funktioner/Guiden regler. Guiden regler Klik på knappen Ny for at oprette en regel. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 59

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 64 Hvis du får adgang til dine Postkasse via en Server, vil de regler du opretter blive gemt på serveren dermed sikrer du dig at reglerne kan anvendes, uanset om du tilkobler dig serveren fra forskellige arbejdsstationer. I det viste eksempel skal alle nye (samt tidligere) postmeddelelser fra afsender SCALEO600 flyttes til mappen Private e-mails. 60 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 65 Vælg afsender og destinationsmappe her Vælg eller opret den regel du ønsker at anvende. Figur 66 Klik på Næste når du har valgt afsender og destinatioonsmappe Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 61

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Når du klikker på Næste får du mulighed for at vælge en eller flere betingelser. Figur 67 Her vælger du dine betingelser Når du klikker på Næste får du mulighed for at vælge hvad der skal ske med dine meddelelser. 62 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 68 I det næste billede kan du vælge en eller flere undtagelser. Figur 69 Vælg en eller flere undtagelser Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 63

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion I det næste billede skal du give reglen et navn. Figur 70 Du har også mulighed for at køre reglen på de meddelelser du allerede har modtaget fra den udvalgte afsender. Ønsker du at anvende reglen på tidligere meddelelser skal du markere feltet Kør reglen nu 64 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 71 Marker dette felt for at køre reglen på tidligere meddelelser Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 65

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 72 Klik her for at køre reglen på gamle emails Figur 73 Disse emails er flyttet over i private emails 66 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 74 Hvis post skal flyttes til bestemte mapper, skal du først oprette den eller de pågældende mapper fra mappelisten. Derefter anvender du Guiden regler til at flytte meddelelserne. Uønsker post Hvis du ønsker at slette eller afvise post med et bestemt indhold eller fra bestemte personer, skal du anvende menuen Uønsket e-mail. Aktiver Indbakken. Aktiver menuen Handlinger/Uønsket e-mail. Opret den eller de regler du ønsker at anvende. Denne form for afvisning af e-mails kaldes også for at anvende et spam filter. Udbakke Hvis du ikke har en åben forbindelse til firmaets Exchange server eller til din Internet udbyder (hvis du sender e-mail hjemme fra) når du sender en e-mail, vil meddelelsen automatisk blive placeret i din Udbakke. I samme øjeblik du får forbindelse til firmaets Exchange server (når du arbejder i firmaet) eller til din Internet udbyder (når du arbejder Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 67

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion hjemme fra) vil meddelelsen blive sendt, og flyttes fra Udbakken til mappen Sendt post. Post der placeres i Udbakken kan tilbagekaldes, så længe de vises i Udbakken. Du annulleres fremsendelsen af en e-mail ved at slette den fra udbakken. Figur 75 Post i Udbakken kan slettes dermed sendes de ikke Standardsvar Hvis du er ude af kontoret, på ferie eller er syg, kan du oprette et standardsvar som afsendes én gang til hver person du modtager post fra. Oprette standardsvar til postmeddelelser Aktiver menuen Funktioner/Ikke til stede-assistent. 68 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 76 Ikke til stedeassistent Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 69

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 77 Indtast det svar du ønsker der skal sendes til afsenderne. Figur 78 Når du igen er disponibel, skal du huske at frakoble Ikke til stedeassistent. 70 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 79 Du behøver ikke at slette dit svar det kan gemmes til en anden gang. Du skal blot huske at klikke i feltet Jeg er til stede i øjeblikket. Kvittering for modtaget eller læst post Når du sender en postmeddelelse, kan du indstille Outlook til at du skal have en kvittering når postmeddelelsen er modtaget, eller at du skal have en kvittering når postmeddelelsen er læst. Du kan også aktivere begge former for kvittering. Du kan sætte denne indstilling for en enkelt meddelelse eller for alle postmeddelelser du sender. Hvis du kun skal have en kvittering for en bestemt meddelelse du sender, skal du starte med at oprette den ønskede meddelelse. Klik derefter på knappen Indstillinger. Marker hvilken form for kvittering du ønsker fra feltet Indstillinger for svar og registrering. Angiv her hvilken form for kvittering du ønsker Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 71

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 80 Tilbagekalde en meddelelse Hvis du sender en meddelelsen og pludselig finder ud af, at meddelelsen er forkert, eller den ikke skulle være sendt, kan du tilbagekalde den, hvis følgende betingelser er opfyldt: 1. Modtager skal anvende Microsoft Outlook. 2. Modtager skal være online det vil sige at Outlook skal være aktiv. 3. Meddelelsen må ikke være læst. 4. Modtager skal være logget på samme lokalnet som du selv. Hvis disse betingelser er opfyldt, kan du tilbagekalde en e-mail således: Skift til mappen Sendt post fra dit Outlook panel. Åbn den e-mail som skal tilbagekaldes. Aktiver menuen Handlinger/Tilbagekald denne meddelelse. Du vil nu se denne dialogboks: 72 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Post Figur 81 Du har nu mulighed for at slette meddelelsen hvis den ikke er læst, eller at erstatte den med en ny meddelelse. Hvis du vælger at erstatte meddelelsen med en ny meddelelse, vil den originale meddelelse blive vist, hvorefter du kan redigere teksten. Hvis du anmoder om at få en kvittering for om tilbagekaldelsen lykkeds, vil du se denne kvittering i din Indbakke. Ikon for at tilbagekaldensen lykkeds Figur 82 Sende en meddelelse igen Hvis du har sendt en e-mail, og den af en eller anden årsag ikke er modtaget, kan du sende den igen. Skift til mappen Sendt post. Åbn den meddelelse som skal sendes igen. Aktiver menuen Handlinger/Send denne meddelelse igen. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 73

Post Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 74 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Adgang til post via Internettet 6. Adgang til post via Internettet Figur 83 Hvis du er koblet på en Exchange Server, kan du høre din administrator (spørg IT-folkene), om du har adgang til din Post, Kalender og offentlige kontaktpersoner via Internettet. Det er muligt at opsætte en Exchange Server, så brugerne kan få adgang til deres post og kalender via Internettet. Denne opkobling kaldes for Outlook Web-access. Hvis du har adgang her til, skal du blot starte din Internet browser typisk Explorer, og indtaste postserverens adresse i adresselinjen. Hvis du eksempelvis er ansat på Rigshospitalet, og hospitalet har en Internet adresse som er www.rh.dk og postserveren hedder Mailserver1, skal du typisk indtaste denne adresse i Explorers adresselinje: http://www.rh.dk/mailserver1 Du vil efterfølgende se en velkomstside, hvor du skal indtast dit navn og adgangskode her skal du typisk indtaste samme navn og adgangskode, som du logger på med på din arbejdsplads. Det er også muligt at du skal indtaste serverens IP adresse (Internet Protocol), som vist i eksemplet nedenfor: Her er indtastet en IP adresse efterfulgt af Exchangeserverens navn Hvis du opnår adgang til serveren, vil du efterfølgende skulle indtaste dit brugernavn og adgangskode, eksempelvis som vist nedenfor: Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 75

Adgang til post via Internettet Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 84 De funktioner du har adgang til i Outlook via Internettet, er begrænsede i forhold til Outlook XP. Du har imidlertid adgang til din Indbakke, så du kan læse og sende post, din kalender samt de offentlige adressekartoteker som er placeret på serveren. Figur 85 viser Indbakken fra Outlook Web-access. Du anvender værktøjsknapperne oven for Indbakken til at oprette postmeddelelser eller besvare indkomne meddelelser. Figur 85 Klik her for at oprette en ny meddelelse Indbakken 76 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Adgang til post via Internettet Figur 86 viser kalenderen fra Outlook Web-access. Figur 86 Kalender Figur 87 viser kontaktpersoner fra Outlook Web-access. Figur 87 Mappeoversigt Kontaktpersoner Figur 88 viser mappeoversigten fra Outlook Web-access. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 77

Adgang til post via Internettet Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 88 Mappeoversigt Figur 89 og Figur 90 viser de indstillinger du kan ændre på i Outlook Web-access. Figur 89 Indstillinger 78 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Adgang til post via Internettet Figur 90 Log af Når du ønsker at forlade systemet, skal du klikke på Log af som vises i Outlook panelet. Du vil se en meddelelse hvor du anbefales at lukke din Explorer Figur 91 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 79

Adgang til post via Internettet Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 80 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kalender 7. Kalender Figur 92 Du anvender Kalender værktøjet til at registrere aftaler. Disse aftaler kan vare 5 minutter eller flere dage eller de kan gentages i faste intervaller. Oprette aftaler Skift til Kalender og klik på knappen Ny. Klik her for at oprette en ny aftale Tip! Du kan oprette en aftale ved at taste [Ctrl]+[n]. Du skal blot huske først at klikke på Kalender i Outlook panelet. Indtast en aftalebeskrivelse og definer hvor længe aftalen skal vare. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 81

Kalender Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 93 Indast emne og angiv varighed Klik på knappen Gem og luk, for at afslutte. Din aftale vises nu i kalenderen. Figur 94 Aftale i kalenderen Oprette tilbagevendende aftaler Tilbagevendende aftaler i Outlook, er aftaler som forløber i faste intervaller, eksempelvis dagligt, ugevis, månedsvis eller årligt. 82 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kalender Du kan eksempelvis registrere en tilbagevendende aftale, hvis din bil skal til service 1 gang hver 3 måned. Aktiver menuen Handlinger/Ny tilbagevendende aftale. Figur 95 Vælg Handlinger/Ny tilbagevendende aftale Indtast det ønskede interval samt tid og startdato. Figur 96 Angiv hvor ofte aftalen skal forekomme Indtast en beskrivelse for aftalen. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 83

Kalender Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 97 Indsæt et emne for aftalen Aftalen vises i din kalender med et gentagelsessymbol. Figur 98 Symbol for tilbagevendende aftale 84 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kalender Figur 99 Oprette aftaler for en hel dag Hvis en aftale varer hele dagen, skal du angive det, når du opretter aftalen. Angiv hvis aftalen varer hele dagen Aftalen vises øverst i kalenderen for den pågældende dag. Figur 100 Denne aftale varer hele dagen Du kan få Outlook til at vise en påmindelse på skærmen inden aftalen indtræffer. I Figur 99 er påmindelsen sat til 18 timer. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 85

Kalender Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 101 Påmindelse til aftale Figur 102 Oprette aftaler for en uge eller mere Hvis en aftale forløber over en uge kan du enten angive start og sluttidspunkt, samt tidsinterval, som vist i Figur 102, eller du kan angive start og slutdato og derefter markere hele dagen, som vist i Figur 103. Angiv start og sluttidspunkt eller 86 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kalender Figur 103 angiv hele dagen samt start og slutdato Figur 104 Autodatoer Når du opretter en aftale, kan du få Outlook til automatisk at finde den ønskede dato. Forestil dig at du den 26. maj 2003 ønsker at opretter en aftale, eksempelvis med din revisor. Du er ved at oprette en aftale den 26-5- 2003 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 87

Kalender Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Du har imidlertid netop fået at vide, at revisoren først kan mødes med dig om 3 uger. Du kan i Outlook indtaste starttidspunkt som Figur 105 3 uger fra i dag Hvis du indtaster 3 uger fra i dag Outlook vil automatisk sætte starttidspunktet for aftalen til den 9. juni 2003. Figur 106 Outlook beregner selv hvornår de tre uger er passeret 88 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kalender Figur 107 Ændre eksisterende aftaler Du kan ændre en aftale på 2 måder: 1. Dobbeltklik på aftalen. 2. Klik én gang på aftalen og aktiver menuen Filer/Åbn/Markerede emner som vist i Figur 107. Marke aftalen og vælg menuen Filer/Åbn/Markerede emner Indtast derefter dine korrektioner. Indkalde andre til en aftale Du kan oprette aftaler hvor du indkalder andre til aftalen/mødet. Opret en almindelig aftale uden at lukke den. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 89

Kalender Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 108 Opret en almindelig aftale uden at lukke den Klik på knappen Inviter deltagere. Figur 109 Klik på Inviter deltagere Klik på knappen Til for at udvælge deltagerne. 90 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kalender Figur 110 Klik på Til for at udvælge deltagerne Udvælg de ønskede deltagere fra adressekartoteket. Figur 111 Udvælg de ønskede deltagere Afslut dialogboksen Vælg deltagere og ressourcer med OK knappen. Klik derefter på knappen Send, for at sende invitationen. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 91

Kalender Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 112 Afslut ved at klikke på Send Aftalen vil nu blive vist i afsenders kalender. Figur 113 Invitationen vises omgående i afsenders kalender Hos modtagerne vises der nu en invitation i deres Indbakke. 92 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kalender Sådan accepteres en mødeindkaldelse Figur 114 Invitation tilo møde i modtagers Indbakke Modtagerne skal åbne postmeddelelsen, og vælge om de vil acceptere eller afslå mødeindkaldelsen. Figur 115 Klik på knappen Accepter for at acceptere mødeindkaldelsen Deltageren får nu mulighed for at sende et standard svar, eller at tilpasse svaret. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 93

Kalender Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 116 Accepter Send svaret nu På dette tidspunkt vil aftalen blive indsat i deltagerens kalender. Figur 117 Hos afsender vil der nu indgå en postmeddelelse, at deltageren har accepteret mødet. 94 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kalender Figur 118 Denne deltager har accepteret mødet Mødedeltagere er forhindret i mødet Hvis du ønsker at invitere andre og de er optaget, kan du vælge at Outlook automatisk skal find et passende tidspunkt. Åbn eller opret aftalen. Klik på fanen Tidsplan. Figur 119 Klik på Tidsplan Marker alternativknappen Vis deltagernes tidsplaner. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 95

Kalender Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 120 Klik på tilføj andre Vælg Tilføj fra Adressekartotek. Figur 121 96 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kalender Figur 122 Luk dialogboksen Vælg deltagere og ressourcer med OK knappen. Du ser nu dette billede: Figur 123 Denne bjælke viser mødetidspunktet Hvis deltagerne er optaget på mødetidspunktet, vil dialogboksen Møde vise dette billede: Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 97

Kalender Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 124 Blå bjælker betyder at deltageren er optaget Du klikker på knappen Næste Autotidspunkt, for at få Outlook til at finde et passende tidspunkt. Figur 125 Få Outlook til at finde tidspunktet 98 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kalender Figur 126 Angive tidspunkt som ledig, optaget m.m. Når du opretter en aftale, kan du bestemme hvorledes aftalen skal opfattes, dersom andre prøver at invitere dig til et møde. Du har mulighed for at vælge: Ledig Foreløbig Optaget Ikke til stede Opret den ønskede aftale. Højreklik med musen på den pågældende aftale og vælg hvorledes du ønsker at være disponibel. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 99

Kalender Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 127 Angiv her hvorledes aftalen skal opfattes af andre Rediger arbejdsdagens længde Hvis du vil ændre arbejdsdagens længde skal du aktivere menuen Funktioner/Indstillinger. 100 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kalender Figur 128 Klik her Klik på knappen Kalenderindstillinger. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 101

Kalender Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 129 Angiv arbejdsdagens længde. 102 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Gruppe tidsplaner 8. Gruppe tidsplaner Figur 130 Du kan i Outlook XP oprette en gruppetidsplan. En gruppetidsplan er eksempelvis en tidsplan for de ansatte i din afdeling. Du opretter en gruppetidsplan fra menuen Handlinger/Vis tidsplaner for gruppe. Figur 131 Klik på knappen Ny for at oprette en tidsplan for en gruppe. Når du klikker på OK knappen ser du dette billede: Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 103

Gruppe tidsplaner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 132 Klik på knappen Tilføj andre. Figur 133 Vælg om deltagerne skal tilføjes fra en offentlig mappe (mapper placeret på Serveren) eller fra adressekartoteket. I Figur 134 er der valgt adressekartotek. 104 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Gruppe tidsplaner Figur 134 Du kan fra knappen Indstillinger vælge hvilke oplysninger du vil se for gruppen. Figur 135 Indstillinger Når du gemmer og lukker vinduet, føres du tilbage til Outlook. Du kan nu åbne gruppens tidsplan fra menuen Handlinger. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 105

Gruppe tidsplaner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 136 Da gruppens medlemmer får opdateret deres postkasser og kalendere via Serveren, vil du se de aktuelle aftaler for hvert gruppemedlem. Figur 137 Du kan ved hjælp af knappen Arranger mødet vælge forskellige indstillinger. 106 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Gruppe tidsplaner Figur 138 Arranger mødet Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 107

Gruppe tidsplaner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 108 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Give andre tilladelse til at åbne ens kalender 9. Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Figur 139 Hvis din kalender gemmes på en Exchange server, kan du give andre tilladelse til at åbne den, så de kan se dine aftaler. Marker din kalender i Outlook panelet. Højreklik på kalenderen og vælg menuen Egenskaber. Som standard har ingen bruger ret til at åbne din kalender. Du kan ændre tilladelsesniveauet for Standard, så alle har lov til at åbne din kalender. Klik på Tilføj for at give en eller flere brugere lov til at åbne din kalender Hvis det skal være udvalgte personer som skal have lov til at åbne din kalender, skal du klikke på knappen Tilføj, og vælge de brugere der har lov til at åbne din kalender. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 109

Give andre tilladelse til at åbne ens kalender Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 140 Du kan efterfølgende angive hvilket tilladelsesniveau den udvalgte bruger har. 110 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Åbne andres kalender 10. Åbne andres kalender Figur 141 Hvis du har tilladelse til at åbne en anden brugers kalender, kan du åbne den fra menuen Filer/Åbn anden brugers mappe. Indtast eller vælg navnet på den bruger, hvis kalender du vil åbne. Figur 142 Kalenderen for den anden bruger vises nu på skærmen sammen med din egen version af Outlook. NB! Hvis du afslutter din egen version af Outlook mens andre brugeres kalender eller indbakke er åbn, vil disse automatisk blive åbnet næste gang du starter din egen version af Outlook. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 111

Åbne andres kalender Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 112 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kontaktpersoner 11. Kontaktpersoner Figur 143 Du kan oprette kontaktpersoner i Outlook, hvor du kan registrere deres navn, adresse, firmaadresse, fødselsdag, e-mailadresse og lignende samt indsætte kommentarer omkring kontaktpersonen. Oprette en kontaktperson Klik på ikonet Kontaktpersoner i Outlook panelet. Klik på knappen Ny. Klik på Ny for at oprette en kontaktperson Du ser nu nedenstående skærmbillede, hvor du kan registrere private eller firmamæssige oplysninger om en person. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 113

Kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 144 Klik på knappen Fulde navn, for at indtast fornavn, efternavn og lign. Figur 145 Klik her for at registrere navn Indtast eksempelvis nedenstående oplysninger. 114 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kontaktpersoner Figur 146 Indtast derefter firmanavn. Figur 147 Klik på knappen Adresse for at indtaste en firmaadresse. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 115

Kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 148 Klik her for at skifte til privatadressen Du anvender knappen Adresse til at registrere firmaadressen, privatadressen eller andre adresser. Figur 149 I Outlook XP byttes der desværre rundt på postnummer og by, som vist i Figur 150. 116 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kontaktpersoner Figur 150 Outlook bytter om på postnumer og by Hvis du vil registrere telefonnumre, mailadresser eller lignende udføres det i felterne som vises i højre side. Figur 151 Du afslutter registreringen ved at klikke på knappen Gem og luk. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 117

Kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 152 Telefonindstillinger Første gang du indtaster et telefonnummer i Outlook, vil dialogboksen Geografiske oplysninger blive vist. Du ser denne dialogboks for at definere hvilket land du ringer fra. Outlook tilbyder nemlig telefonopkald til kontaktpersoner via et modem. Når du klikker på knappen OK ser du billedet vist i Figur 153. 118 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kontaktpersoner Figur 153 Rediger Klik på knappen Rediger for at ændre på indstillingerne. Du kan nu indsætte eller ændre på de viste indstillinger. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 119

Kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 154 Luk dialogboksen Rediger placering med OK knappen. Du kan nu udfylde de øvrige felter omkring fax, e-mail og så videre 120 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kontaktpersoner Figur 155 Klik på Gem og luk for at afslutte din indtastning. Din kontaktperson vises nu i Outlook. Du kan dobbeltklikke på navnet for at læse alle oplysningerne. Figur 156 Dobbeltklik på denne bjælke for at læse alle oplysningerne Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 121

Kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 157 Oprette flere kontaktpersoner fra samme firma Du kan oprette flere kontaktpersoner fra samme firma- dermed undgår du at skulle indtaste gentagne oplysninger. Marker den kontaktperson, hvorfra du skal bruge firmaoplysningerne. Aktiver menuen Handlinger/Ny kontaktperson fra samme firma. Marker den kontaktperson du skal bruge firmaoplysningerne fra Klik på Handling/Ny kontaktperson fra samme firma Figur 158 viser at firmanavnet, firmaadressen og telefonnummeret overføres til den nye kontaktperson. 122 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kontaktpersoner Figur 158 Du skal selv indtaste personens navn og mailadresse. Figur 159 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 123

Kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Arkiver som Du kan vælge hvorledes en kontaktperson skal arkiveres. Dette udføres fra feltet Arkiver som. Figur 160 Arkiveringen har betydning for den måde kontaktpersonerne vises på. Hvis du vælger personens efternavn, fornavn og firmanavn, vil disse oplysninger blive vist under kontaktpersoner, som vist i Figur 161. 124 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kontaktpersoner Figur 161 Registrere en kontaktpersons fødselsdag Du kan registrere fødselsdagen, en mærkedag eller ægtefælles navn på en kontaktperson. Klik på fanen Detaljer og indtast de ønskede oplysninger. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 125

Kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 162 Klik på fanen Detaljer og registrer de ønskede oplysnin- Figur 163 Anvende kategorier Du kan inddele dine kontaktpersoner i kategorier. Åbn dialogboksen for Kontaktpersoner. Klik på knappen Kategorier under fanen Generelt. Klik på knappen Kategorier Vælg eller opret den ønskede kategori. 126 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kontaktpersoner Figur 164 Nye kategorier Du kan oprette nye kategorier fra knappen Hovedkategorier. Udskrivning af kategorier Du kan tilpasse Aktuel visning til at vise kategorier. Dermed kan du også vælge kun at udskrive emner fra en bestemt kategori. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 127

Kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 165 Sende postmeddelelser til kontaktpersoner Hvis du i Outlook er koblet på et netværk med en Exchange-server, vil du typisk se den Globale Adresseliste, når du sender mails. Du kan også sende mails til dine kontaktpersoner. Opret en ny postmeddelelse og klik på knappen Til. I dialogboksen for Vælg Navne finder du Kontaktpersoner i den øverste højre rulleliste. Udvælg derefter den kontaktperson som skal modtage din mail. Udvælg Konaktpersoner fra denne liste Du kan nu sende en e-mail på sædvanlig vis. 128 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kontaktpersoner Figur 166 Oprette distributionslister En distributionsliste er et navn, som omfatter en gruppe personer. Når du sender post til distributionslisten, vil alle medlemmer af listen modtage din postmeddelelse. Opret en ny postmeddelelse. Åbn dialogboksen for Vælg navne. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 129

Kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 167 Knappen Ny Klik på knappen Ny og vælg Distributionsliste. Figur 168 Vælg hvor Distributionsisten skal gemmes Du ser nu et lille vindue øverst til venstre på din skærm. Udvid dette vindue. 130 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kontaktpersoner Figur 169 Udvid dette vindue Indtast navnet for Distributionslisten. Figur 170 Indtast et navn for Distributionslisten og vælg medlemmerne Klik på knappen Vælg medlemmer og tilføj de ønskede personer. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 131

Kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 171 Når du afslutter dialogen for Vælg medlemmer, vil efterfølgende du se en oversigt. Figur 172 Du kan nu sende post til distributionslisten. Husk først at vælge Kontaktpersoner som adresseliste se Figur 168. 132 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Kontaktpersoner Figur 173 Filtrere kontaktpersoner Du filtrerer dine kontaktpersoner ved hjælp af knappen Aktuel Visning, som vises i værktøjsbjælken Avanceret. Figur 174 viser kontaktpersonerne filtreret efter Kategori. For hver kategori der findes, oprettes der en grupperet visning. Figur 174 er kategorien Automobiler udfoldet. Kategorien viser de firmaer som er oprettet under denne kategori. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 133

Kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 174 134 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Noter 12. Noter Figur 175 Du anvender Noter som huskesedler. Noterne kan oprettes i forskellige farver og blandt andet gemmes på skrivebordet. Oprette en Note Skift til Ikonet for Noter. Klik på knappen Ny for at oprette en note. Indtast den ønskede tekst. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 135

Noter Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 176 Du kan gemme dine noter direkte på Skrivebordet, ved at trække dem ud af Outlook, og ud på Skrivebordet. Figur 177 Note gemt på skrivebordet Skifte farve på en note Du kan skifte farve på en Note ved at klikke på Notesymbolet som vises i øverste venstre hjørne af en Note. Vælg derefter Farve. 136 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Noter Figur 178 Klik på dette symbol og vælg Farve Videresende en note til en anden computer Du kan sende en note til en kollega som en postmeddelelse. Skift til visningen Noter i Outlook. Højreklik på en Note og vælg Videresend. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 137

Noter Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 179 Udvælg derefter den ønskede modtager. Figur 180 138 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opgaver 13. Opgaver Figur 181 Du kan registrere opgaver som skal udføres af dig selv eller andre i Outlook. Skift til visningen Opgaver og klik på Ny. Ny opgave Figur 182 Indtast de ønskede oplysninger. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 139

Opgaver Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 183 Gem opgaven med knappen Gem og luk. Opgaven vises nu i opgavevisningen. Figur 184 Opgaven vises også i din kalender. 140 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opgaver Figur 185 Opgaver vises her Figur 186 Oprette en gentagen opgave Du kan oprette en gentagen opgave i Outlook, eksempelvis et kvartalsbudget. Start en ny opgave. Klik på knappen Gentagelse. Gentagelse Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 141

Opgaver Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Indtast de intervaller hvor opgaven skal udføres. Figur 187 Når du lukker dialogboksen med OK knappen, vil du se dette billede. Figur 188 Du ser denne information om opgaven I opgavevisningen ser du et symbol for at opgaven er en gentagen opgave. 142 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opgaver Figur 189 Gentagne opgaver viser dette symbol Figur 190 Uddelegere en opgave til en anden person Du kan uddelegere en opgave til en person. Opret en ny opgave. Klik på knappen Tildel opgave. Tildel opgave Du ser nu dette billede. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 143

Opgaver Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 191 Udvælg den person opgaven skal tildeles. Figur 192 Når opgaven er sendt vil den indgå i modtagers Indbakke. 144 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opgaver Figur 193 Modtager kan acceptere eller afvise opgaven. Figur 194 Hvis opgaven accepteres vil den med det samme blive som en opgave hos modtager. Modtagers accept sendes automatisk som en e-mail til afsender. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 145

Opgaver Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 195 Klik her når en opgave er fuldført Når opgaven er fuldført markeres dette i afkrydsningsfeltet ved siden af opgavens navn. Hvis opgaven er uddelegeret fra anden side, vil der automatisk blive sendt en e-mail om opgavens udførelse. Figur 196 Opgaveøkonomi Du kan registrere samlet arbejdstimer, faktiske arbejdstimer, kørte kilometer og firmanavne i forbindelse med en opgave. Åbn den pågældende opgave og klik på fanen Detaljer. 146 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opgaver Figur 197 Du kan fra knappen Send statusrapport, sende en rapport over opgavens status til den person der har tildelt dig opgave. Figur 198 Send statusrapport Efterfølgende indtaster du din rapportstatus i en e-mail. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 147

Opgaver Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 199 Statusrapport Indtast din besked 148 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Stedfortrædere ved ferie eller sygdom 14. Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Figur 200 Du kan oprette en eller flere stedfortrædere som kan besvare post på dine vegne. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger og klik på fanen Stedfortrædere. Tilføj nu de personer som skal betragtes som stedfortrædere. Klik på knappen Tilføj og udvælg din stedfortræder. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 149

Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 201 Du angiver efterfølgende hvilke rettigheder din Stedfortræder har. Figur 202 150 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Figur 203 Sende post på vegne af andre Hvis du er oprettet som stedfortræder for en anden person, og kan sende post ppå vegne af personen, vil alle meddelelser du sender se ud som om de kommer fra dig. De personer der modtager meddelelserne kan derfor ikke se at du har send meddelelsen på vegne af en anden person. For at kunne sende post, hvor det fremgår, at posten er sendt på vegne af en anden person, skal du derfor gøre følgende: Deaktiver Word som post-editor funktionen virker kun hvis Outlook anvendes som tekstbehandler. Åbn den persons Indbakke, som du skal administrere. Klik på knappen Ny for at sende en meddelelse. Indtast den ønskede meddelelse. Aktiver menuen Vis/Fra-felt. Aktiver dette felt Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 151

Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Du ser nu feltet Fra i postmeddelelsen. Figur 204 Dette felt anvendes til at angive afsender Indtast eller vælg det navn som skal vises i feltet Fra. 152 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Figur 205 Send derefter meddelelsen på normal vis. Luk derefter Indbakken du administrerer. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 153

Stedfortrædere ved ferie eller sygdom Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 154 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Værktøjslinjen Avanceret 15. Værktøjslinjen Avanceret Figur 206 Hvis du aktiverer værktøjslinjen Avanceret fra menuen Vis/Værktøjslinjer får du adgang til nogle værktøjer som gør det nemmere at arbejde i Outlook. Figur 206 viser værktøjslinjen fra emnet Kontaktpersoner. Outlook i dag Figur 207 viser værktøjslinjen fra emnet Kalender. Figur 207 Mappeliste Figur 208 viser værktøjslinjen fra emnet Indbakke. Figur 208 Aktuel visning Som du her ser, viser værktøjslinjen forskellige knapper afhængig af hvilken et emne du arbejder med. Du har fra værktøjslinjen Avanceret hurtig adgang til mappelisten. Du åbner mappelisten blot ved at klikke på knappen Mappeliste. Knappen Aktuel visning giver dig mulighed for at vælge forskellige visninger af det aktuelle emne. Knappen Outlook i dag viser dig en oversigt over antallet af ulæste meddelelser i din Indbakke, aftaler for dags dato som åbne opgaver. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 155

Værktøjslinjen Avanceret Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 156 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Udskrivning 16. Udskrivning Figur 209 Som vist på side 52 kan du udskrive en e-mail, men du kan også udskrive kalenderemner, kontaktpersoner, opgaver og noter. Udskrive grupper af e-mails Hvis du til et møde skal bruge e-mails fra en bestemt person som dokumentation til mødet, kan du gruppere din Indbakke efter afsender, og derefter udskrive de e-mails du har modtaget fra en bestemt person. Hvis der er vedhæftede filer, kan diusse ligeledes udskrives. Figur 209 viser en gruppering af Indbakken efter afsender. Vælg efter afsender her Højreklik på denne bjælke og vælg Udskriv Hvis du højreklikker på gruppe-bjælken kan du vælge menuen Udskriv, som viser den dialogboks du ser i Figur 210. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 157

Udskrivning Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 210 Som standard udskrives vedhæftede filer ikke Du kan i ovenstående dialogboks vælge om vedhæftede filer skal udskrives. 158 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Udskrivning Figur 211 Udskrive kontaktpersoner Du kan udskrive oplysningerne om en bestemt kontaktperson. Åbn den pågældende kontaktperson. Åbn den ønskede kontaktperson Figur 212 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 159

Udskrivning Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Klik derefter på Filer/Udskriv eller vælg Vis udskrift. Du kan nu udskrive oplysningerne om den pågældende kontaktperson. Figur 213 160 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Udskrivning Figur 214 Udskrive en oversigt over kontaktpersoner Hvis du blot vælger emnet Kontaktpersoner, og ikke åbner nogen bestemt kontaktperson, vil du få mulighed for at udskrive en oversigt over alle dine kontaktpersoner, som vist i Figur 215. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 161

Udskrivning Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 215 Du kan her aflæse antallet af sider Figur 216 Udskrive en kategori af kontaktpersoner Hvis du vil udskrive en kategori af kontaktpersoner skal du først vælge visningen Efter kategori. 162 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Udskrivning Højreklik på kategoribjælken som skal udskrives og vælg i den efterfølgende dialogboks, om du vil udskrive kategorien i tabelformat eller som notatformat. Figur 217 Her er valgt tabelformat Figur 218 Kontakter udskrives i tabelformat Hvis du vælger at udskrive dine kontakter i notatformat, vil du få en side per kontaktperson. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 163

Udskrivning Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 219 Her er valgt notatformat Figur 220 Du får en side per kontaktperson 164 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Udskrivning Figur 221 Udskrive kalenderoplysninger Du kan udskrive kalenderoplysninger for en uge, en dag eller en måned. Du skal først vælge den ønskede visning fra værktøjslinjen Standard. Klik derefter på Vis udskrift. Kalenderoplysninger for en uge Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 165

Udskrivning Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 222 Kalenderoplysninger for en dag 166 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Udskrivning Figur 223 Kalenderoplysninger for en måned Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 167

Udskrivning Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 168 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Outlook i dag 17. Outlook i dag Figur 224 Outlook i dag viser et oversigtsbillede over aftaler for de næste 7 dage, åbne opgaver samt antallet af ulæste meddelelser i din Indbakke. Klik her for at tilpasse Outlook i dag Du kan tilpasse Outlook, så Outlook i dag automatisk vises, når du starter Outlook. Du kan også vælge hvilke postmapper du ønsker at se, i oversigten over ulæste meddelelser. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 169

Outlook i dag Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 225 170 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Nyhedsgrupper 18. Nyhedsgrupper Figur 226 Du kan i Microsoft Outlook læse nyheder fra forskellige Nyhedsgrupper ved at aktivere menuen Vis/Gå til/nyheder. Da nyhedsgrupper styres af Outlook Express, vil dette program blive startet. Du vil i det første skærmbillede blive anmodet om at indtaste dit navn, som vist i Figur 227 og Figur 228. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 171

Nyhedsgrupper Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 227 Outlook Express startes I nedenstående billede skal du oplyse hvorledes du ønsker dit navn vist. Figur 228 Du kan eksempelvis indtaste dit fornavn og efternavn. 172 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Nyhedsgrupper Figur 229 Dernæst kan du angive hvilken e-mail adresse du ønsker at anvende. Figur 230 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 173

Nyhedsgrupper Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Hvis du er logget på Internettet via en Internetudbyder, bør du bruge den e-mailadresse, som din Internetudbyder kender. Figur 231 Dernæst skal du fortælle hvilken nyhedsserver du ønsker forbindelse til. 174 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Nyhedsgrupper Figur 232 Hvis du ikke kender nogen nyhedsserver, kan du anvende nyhedsserveren sunsite.auc.dk. Denne nyhedsserver er gratis og viser en oversigt over øvrige danske nyhedssider. Figur 233 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 175

Nyhedsgrupper Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Du vil til sidst se en bekræftelse for at du har adgang til en nyhedsserver. Figur 234 Når du klikker på Udfør, bliver du spurgt om du vil se tilgængelige nyhedsgrupper vælg Ja. Figur 235 I Outlook Express vises der nu en oversigt over tilgængelige nyhedsgrupper. 176 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Nyhedsgrupper Figur 236 Du kan markere en nyhedsgruppe, eksempelvis dk.edb, som vist i Figur 237 Figur 237 og klikke på knappen OK for at komme til nyhedsgruppen. Outlook Express viser nu de nyheder som findes i gruppen. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 177

Nyhedsgrupper Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 238 Når du forlader gruppen eller afslutter Outlook Express, bliver du spurgt om du vil abonnere på nyhedsgruppen. Hvis du vælger Ja, vil denne gruppe automatisk blive vist næste gang du vælger at gå til Nyhedsgrupper i Microsoft Outlook. Figur 239 Figur 240 viser nyhedsgruppen edb.dk, åbnet fra Microsoft Outlook. 178 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Nyhedsgrupper Figur 240 Microsoft Outlook Outlook Express Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 179

Nyhedsgrupper Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 180 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Arbejde med offentlige mapper 19. Arbejde med offentlige mapper Figur 241 Hvis du åbner mappelisten, vil du se en oversigt over din Indbakke, Kalender, Kontaktpersoner, Sendt post med mere. Offentlige mapper Du kan oprette nye mapper ved at højreklikke og vælge Ny Mappe. Efterfølgende kan du anvende Guiden regler til at omdirigere post til de mapper du opretter. Hvis du er koblet på et netværk og anvender Microsoft Exchange vil du kunne se de offentlige mapper som er opretter på Exchange Serveren. Figur 242 viser et eksempel på offentlige mapper oprettet på en Exchange Server, samt offentlige mapper af typen Microsoft Mail samt postkassen for brugeren Chicony2. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 181

Arbejde med offentlige mapper Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 242 Mapper fra Microsoft Mail Mapper fra Microsoft Exchange Fordelen ved at anvende offentlige mapper, er blandt andet at du og dine kollegaer kan kopiere eller flytte post I har modtaget i jeres indbakke, over i en offentlig mappe, så postmeddelelsen bliver tilgængelig for andre. I virksomheder hvor man arbejder med sager (advokater, revisorer, entreprenører og lignende) kan det være en stor fordel, hvis post som er sagsrelateret flyttes over i den pågældende sagsmappe. Du kan ikke selv oprette hovedmapper på en Exchange Server, men server administratoren kan oprette mapperne, så de er tilgængelige for alle i en virksomhed. Under de enkelte hovedmapper vil du typisk være i stand til at oprette en eller flere undermapper. 182 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Arbejde med offentlige mapper Sådan oprettes en Outlook mappe Du kan oprette mapper til lagring af postmeddelelser du modtager fra bestemte personer. Klik på den hvide pil du ser under teksten Indbakke. Figur 243 Klik på denne pil Du ser nu en mappeoversigt over alle meddelelser, kontaktpersoner og så videre som vist i Figur 244. Klik på nålen som vises i højre side, for at holde billedet åben. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 183

Arbejde med offentlige mapper Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 244 Klik på nålen for at holde billedet åben Du kan lukke mappeoversigten ved at klikke på krydset som vises i øverste højre hjørne. 184 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Arbejde med offentlige mapper Figur 245 Klik her fo at lukke mappeoversigten Højreklik med musen på Outlook i dag og vælg menuen Ny mappe. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 185

Arbejde med offentlige mapper Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 246 Figur 247 viser Offentlige mapper det vil sige de mapper der er placeret på Serveren som du og dine kolleger har adgang til, samt din Postkasse som ligeledes er placeret på Serveren. Din Postkasse er personlig. De mapper du opretter der har kun du adgang til med mindre du selv giver andre adgang til mappen. 186 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Arbejde med offentlige mapper Figur 247 Marker din Postkasse og indtast navnet på den nye mappe - eksempelvis Private emails. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 187

Arbejde med offentlige mapper Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 248 Når du klikker på OK for at afslutte vil Outlook spørge om mappen skal overføres til Outlook-panelet. I eksemplet er der valgt Ja i nedenstående billede. Figur 249 Du ser nu den nye mappe i Outlook panelet under Mine genveje. 188 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Arbejde med offentlige mapper Figur 250 Din nye mappe Hvis mappen er placeret forkert det vil sige oprettet som en undermappe, kan du flytte den, ved at skubbe til mappen med musen, i mappeoversigten. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 189

Arbejde med offentlige mapper Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 251 Skub mappen hen på den ønskede position Du kan selv oprette en genvej til mappen i Outlook-panelet ved at trække mappen over i panelet med musen. Du kan også oprette en genvej ved at højreklikke på mappen. 190 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Arbejde med offentlige mapper Figur 252 Højreklik og vælg Føj til Outlook-panel Figur 253 viser et billede af hvorledes offentlige mapper kan opbygges. Man kunne eksempelvis lave en mappe til telefonbeskeder, en mappe for firmabiler og en mappe for mødelokaler. I nedenstående eksempel kan mapperne Mødelokaler og Firmabiler kun indeholde kalenderemner. Mappen Telefonbeskeder kan kun indeholde Noteemner. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 191

Arbejde med offentlige mapper Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 253 For at alle skal have adgang til de viste mapper, skal hovedmapperne oprettes på Serveren det vil sige mapperne Firmabiler, Mødelokaler og Telefonbeskeder. Disse mapper kan oprettes af administratoren. Hver af disse mapper skal give brugerne tilladelse til oprettelse af undermapper. Disse tilladelser defineres af administratoren. Administratoren kan så fra en arbejdsstation med Outlook, oprette de ønskede undermapper, eller superbrugerne kan oprette mapperne. Årsagen til at undermapperne skal oprettes fra Outlook, skyldes alene, at man kun i Outlook kan bestemme, hvilke emner en mappe skal indeholde eksempelvis, kalenderemner, postemner eller lignende Outlook emner. Figur 254 viser Exchange System Manager, som administratoren af serveren skal anvende for at oprette offentlige hovedmapper. 192 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Arbejde med offentlige mapper Figur 254 Figur 255 Outlook Web-access til offentlige mapper Du kan få adgang til offentlige mapper via Outlook Web-access (se kapitel 6). Hvis en offentlig mappe indeholder kalenderemner, eksempelvis for et mødelokale, som vist i Figur 255, vil du være i stand til at læse og oprette aftaler i kalenderen. Hvis en offentlig mappe indeholder emner af typen Notat, som vist i Figur 256 vil du være i stand til at oprette nye notater i mappen. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 193

Arbejde med offentlige mapper Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 256 giver mulighed for at oprette telefonbeskeder. Disse oprettes som notater i mappen. Figur 256 Klik her for at oprette et nyt notat Hvis du ønsker at oprette et notat, vil du se det billede som vises i Figur 257. Du har her mulighed fort at indtaste et emne eksempelvis en telefonbesked som vist i billedet. 194 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Arbejde med offentlige mapper Figur 257 Klik her for at gemme Her indtastes emnet Når du skal afslutte din indtastning skal du klikke på knappen Anbring, så vil notatet blive vist i mappen. Figur 258 Beskeden vises i mappen Jørgen Hansen under den offentlige mappe Telefonbeskeder Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 195

Arbejde med offentlige mapper Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 196 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opsætning af Outlook 20. Opsætning af Outlook Figur 259 Hvis du er koblet på et firmanetværk, skal du typisk ikke foretage dig noget for at anvende Outlook. De fleste firmaer anvender en Server, som administrerer de brugere der logges på systemet. Serveren kan ligeledes opsættes til at køre Microsoft Exchange Server. Ved anvendelsen af en Microsoft Exchange Server har en virksomhed mulighed for at administrerer de enkelte ansatte postkasser. En postkasse er en fil som indeholder alle postmeddelelser samt kontaktpersoner og kalenderaftaler i princippet de værktøjer du ser i Outlooks panel. Installation til Exchange Server Nedenstående billeder viser dig de trin du skal udføre for at kunne anvende Outlook via en Exchange Server. Første gang du starter Outlook vil du se dette billede, hvis du ikke allerede har konfigureret Outlook. Klik på knappen Næste for at vælge servertype. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 197

Opsætning af Outlook Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 260 Vælg indstillingen Microsoft Exchange Server som vist i Figur 261. Figur 261 Klik på knappen Næste. 198 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opsætning af Outlook Figur 262 Du skal nu indtaste navnet på den server hvor Microsoft Exchange er installeret. Ligeledes skal du indtaste det navn du logger på med. Figur 263 Klikker du på knappen Kontroller navn, vil systemet undersøge om dine indtastninger er gyldige. Når du klikker på knappen Næste har du afsluttet konfigurationen, og kan nu anvende Outlook. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 199

Opsætning af Outlook Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 264 Figur 265 Enkeltbruger installation Hvis du ikke er koblet på et firmanetværk, og skal installere Outlook selv, på din private arbejdsstation, vil du se en guide som hjælper dig, første gang du starter Outlook. Klik på knappen Næste. 200 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opsætning af Outlook Figur 266 Hvis du skal sende og modtage post via Internettet eller via din Internet udbyder skal du vælge markeringen POP3. Klik derefter på Næste. Indtast de oplysninger din Internet udbyder har sendt til dig det vil sige dit brugernavn og adgangskode samt navnet på POP3 serveren og SMTP serveren. Figur 267 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 201

Opsætning af Outlook Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Du kan afprøve om indstillingerne er korrekte ved at klikke på knappen Test kontoindstillinger. Når du klikker på knappen Næste, er du færdig med opsætningen. Figur 268 Opsætning med privat post samt Exchange Server Der kan være tilfælde hvor du ønsker en kombineret opsætning med privat post via Internettet, samt en opkobling til en Exchange Server eksempelvis hvis du anvender en bærbar computer på arbejdet (Exchange Serveren) samt privat i dit eget hjem (POP3 Server). Du kan godt kombinere en Exchange Server opsætning med en POP3 e-mail adresse. Hvis du allerede har installeret den ene af de viste muligheder som er vist ovenfor, og ønsker at tilføje den anden mulighed, skal du starte Outlook og aktivere menuen Funktioner/E-mail konti. 202 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opsætning af Outlook Figur 269 Du vil nu se denne dialogboks. Figur 270 Marker indstillingen Tilføj en ny e-mail-konto og klik på Næste. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 203

Opsætning af Outlook Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 271 Vælg denne indstilling og klik på Næste Vælg derefter den type server du vil installere. Figur 272 204 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opsætning af Outlook Figur 273 Vælge mellem Privat post eller Exchange Server Hvis du installere en POP3 Server og en Exchange Server, vil Outlook automatisk lede efter post fra den server du først installerede. Du kan ændre rækkefølgen fra menuen Funktioner/E-mail-konti. Vælg indstillingen Få vist eller rediger eksisterende e-mail-konti. Klik på knappen Næste. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 205

Opsætning af Outlook Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 274 Du kan fra denne rulleliste vælge hvor e-mails skal placeres Du kan nu vælge hvilken server der først skal anvendes. Hvis du har installeret en lokal profil på din arbejdsstation og efterfølgende installere en e-mail konto på en Exchange server, vil Outlook oplyse at e-mails leveres til den lokale profil, som vist i Figur 275. Figur 275 206 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opsætning af Outlook Sikkerhedsindstillinger i Outlook Som nævnt tidligere i materialet blokerer Outlook for at modtage filer af typen.exe,.com og.mdb. Du kan derfor ikke modtage database filer som er oprettet i Microsoft Access. Du kan i hjælpen til Outlook under emnet Om e-mail sikkerhed, læse om de blokeringer der er indlagt i Outlook. Hvis du ønsker at kunne modtage Microsoft Access database filer skal du gøre følgende: Luk Outlook 2002. Klik på knappen Start i Windows, og klik derefter på Kør. Skriv regedit i feltet Åbn, og klik på OK. Gå til følgende nøgle i registreringsdatabasen: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook\ Security Klik på menuen Rediger, klik på Ny, og klik derefter på Strengværdi. Angiv følgende navn på den nye værdi: Level1Remove Tryk på ENTER. Dobbeltklik på det nye strengværdinavn, og angiv filtypenavnet på den filtype, du vil have adgang til i Outlook 2002 på denne måde:.exe (indtastes i feltet værdidata). Brug følgende format, hvis du vil angive flere filtyper:.exe;.com;.mdb Klik på OK, når du er færdig. Luk programmet Registreringseditor. Når du starter Outlook 2002, er de filtyper tilgængelige, der er angivet i Windows-registreringsdatabasen. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 207

Opsætning af Outlook Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 276 Outlook panelet Du kan tilpasse dit Outlook panel så det viser små ikoner, du kan oprette nye genveje og du kan oprette mapper til dine postmeddelelser. Vis panel med små ikoner Højreklik på knappen Outlook-genveje og vælg Små ikoner. 208 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opsætning af Outlook Figur 277 Højreklik på Outlook-genveje og vælg Små ikoner Dit panel ser nu ud som vist neden for. Figur 278 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 209

Opsætning af Outlook Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 279 Meddelelse om ny postmeddelelse Når du modtager en ny postmeddelelse, vil du se en lukket kuvert i Windows processlinjen. Kuverten indikere du har modtaget ny Kuverten indikerer at du har modtaget ny post. Du har mulighed for at indstille Outlook til at vise en besked på skærmen i form af en dialogboks, som oplyser at der er indgået ny post. Du aktiverer denne indstilling fra menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Indstillinger. Figur 280 Vælg denne fane Vælg denne knap Klik derefter på knappen E-mail indstillinger. 210 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opsætning af Outlook Figur 281 Aktiver dette felt Når denne indstilling er aktiv, vil du se denne dialogboks hver gang du modtager nye postmeddelelser. Figur 282 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 211

Opsætning af Outlook Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 283 Deaktivere automatisk send/modtag Når din postkasse er placeret på en Exchange server, vil du have konstant forbindelse til serveren det vil sige at du automatisk sender og modtager post med korte intervaller. Hvis du er optaget af en opgave og ikke ønsker at blive forstyrret af indkommen post, kan du deaktivere eller ændre den tid automatisk fremsendelse foretages efter. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Konfiguration af e-mail. Vælg denne fane Du kan vælge at deaktivere feltet Send, så snart der er etableret forbindelse, eller du kan sætte dine egne indstillinger for Send/Modtag. Ønsker du at sætte dine egne indstillinger skal du klikke på knappen Send/Modtag. Angiv de ønskede indstillinger i den dialogboks der nu vises. 212 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opsætning af Outlook Figur 284 Angiv her hvor ofte send/modtag skal udføres Indstillinger for mødeindkaldelser Når andre skal indkalde dig til et møde, vil de oplysninger og aftaler du opretter i din kalender, først blive vist korrekt for dine kolleger efter 15 minutter dette er det interval Outlook venter, inden din kalender synkroniseres på Exchange serveren. Du kan rette disse indstillinger fra menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Indstillinger og klik på knappen Kalenderindstillinger. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 213

Opsætning af Outlook Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 285 Klik på denne knap Klik i den næste dialogboks på knappen Indstillinger for ledig/optaget tid. 214 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opsætning af Outlook Figur 286 Klik på denne knap Angiv i den næste dialogboks hvor ofte oplysningerne i din kalender skal synkroniseres på serveren. Den angivne tid har betydning for, hvor nøjagtig din optagede/ledige tid vises for andre, der prøver at indkalde dig til et møde. Figur 287 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 215

Opsætning af Outlook Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 288 Accepter automatisk mødeindkaldelser for en ressourcekalender Hvis du opretter en ressourcekalender eksempelvis for et mødelokale bør du opsætte kalenderen til automatisk at acceptere mødeindkaldelser derved vil alle reservationer automatisk blive indført i kalenderen. Klik på knappen Ressourceplanlægning for at ændre disse indstillinger. Klik på Ressourceplanlægning Angiv at mødeindkaldelser automatisk skal accepteres. 216 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opsætning af Outlook Figur 289 Aktiver dette felt for ressourcekalendere Figur 290 Indstillinger for påmindelser Når du opretter en aftale i din kalender, vil Outlook automatisk oprette en påmindelse 15 minutter før den pågældende aftale indtræffer. Påmindelser vises 15 minutter før aftalen indtræffer Du kan vælge at deaktivere påmindelsen eller du kan ændre tidspunktet. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 217

Opsætning af Outlook Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Hvis du generelt ønsker et andet tidsrum for påmindelser, skal du ændre denne indstilling fra menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Indstillinger og sæt den ønskede standard tid under emnet Kalender. Figur 291 Angiv her det ønskede tidspunkt for påmindelser Autoarkivering Efterhånden som du modtager post, vil din indbakke vokse i størrelse. Arbejder du på en Exchange server, vil der typisk være en begrænsning for størrelsen af din postkasse på serveren. Du kan imidlertid selv vælge at slette eller arkivere gamle emner. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger og klik på fanen Andet. Klik derefter på knappen Autoarkiver. 218 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Opsætning af Outlook Figur 292 Angiv i den næste dialogboks, hvor ofte du vil arkivere eller slette dine emner. Hvis der på Exchange serveren er sat restriktioner for størrelsen af din postkasse, vil dette blive vist nederst i dialogboksen. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 219

Opsætning af Outlook Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 293 220 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Brevfletning til kontaktpersoner 21. Brevfletning til kontaktpersoner Figur 294 Hvis du i din virksomhed skal sende et brev til flere personer eller virksomheder, kan du i Word udføre dette ved hjælp af funktionen Brevfletning. Word giver dig blandt andet mulighed for at udføre et brevflet til kontaktpersonerne i Outlook. Start Word og indtast det ønskede brev. Aktiver menuen Funktioner/Breve og forsendelser. Vælg derefter undermenuen Guiden brevfletning. Som vist neden for. Word åbner nu opgaveruden som vist i Figur 295. Marker i opgaveruden indstillingen Breve og klik nederst i opgaveruden på emnet Start dokument. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 221

Brevfletning til kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 295 Vælg breve Klik på Start dokument Hvis du allerede har indtastet dit dokument skal du vælge indstillingen Brug det aktuelle dokument. Klik derefter nederst i opgaveruden på Vælg modtagere. Figur 296 222 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Brevfletning til kontaktpersoner Vælg i det næste billede at du vælger modtagerne fra kontaktpersoner i Outlook. Klik derefter på emnet Mappen kontaktpersoner for at se dine kontaktpersoner eller for at oprette et søgekriterium. Figur 297 Vælg fra kontaktpersoner i Outlook Klik her for at oprette et søgekriterie Vælg i Figur 298 OK til Kontaktpersoner. Figur 298 Du ser nu en oversigt over dine kontaktpersoner. Du kan i dette billede oprette et søgekriterium ved at klikke på feltknapperne øverst i hver kolonne. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 223

Brevfletning til kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 299 Klik her for at oprette et søgekriterie Når du har oprettet dit søgekriterium skal du i opgaveruden klikke på emnet Skriv brevet. Figur 300 Klik på Skriv brevet I Figur 301 skal du klikke på emnet Adresseblok i opgaveruden, for at indsætte adresselinjerne i dit brev. 224 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Brevfletning til kontaktpersoner Figur 301 Klik på Adresseblok Word viser nu et eksempel på hvorledes adresseblokken vil vise adresselinjerne. Hvis du kan godkende den viste opstilling skal du blot klikke på knappen OK. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 225

Brevfletning til kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 302 Klik på OK hvis du kan godkende eksemplet Klik på Angiv felter hvis du selv vil opbygge adresselinjerne Du ser nu en linje med teksten Adresseblok i dit dokument. 226 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Brevfletning til kontaktpersoner Figur 303 Indsat adresseblok Hvis du vil se et eksempel på adresserne, skal du åbne værktøjslinjen Brevfletning. Højreklik på en vilkårlig knap og vælg menuen Brevfletning for at åbne værktøjslinjen Brevfletning. Figur 304 Højreklik på en knap og vælg menuen Brevfletning Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 227

Brevfletning til kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Klik på knappen Vis flettede data i værktøjslinjen Brevfletning. Figur 305 Klik her for at se adresselinjerne Word viser nu de firmaer du skriver til. Figur 306 228 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Brevfletning til kontaktpersoner Tip! Du kan starte en brevfletning direkte fra Outlook fra menuen Funktioner/Brevfletning. Figur 307 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 229

Brevfletning til kontaktpersoner Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 230 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding 22. Fejlfinding Figur 308 Dette kapitel beskriver nogle af de problemer du kan støde på i Outlook. Ikke tilstede assistenten er ikke synlig Hvis du ikke kan se menuen Funktioner/Ikke tilstede-assistent skyldes det at du ikke har installeret Microsoft Exchange. Mapper kan ikke filtreres Du skal åbne værktøjsbjælken Avanceret. Højreklik på en værktøjsknap eller et menupunkt for at se de indbyggede værktøjsbjælker. Venstreklik derefter på linen Avanceret. Du anvender kombinationsboksen Aktuel visning til at filtrere postmeddelelser eller kontaktpersoner. Aktuel visning Den globale adressebog findes ikke Hvis du har installeret Microsoft Exchange skal du have adgang til den Globale adresseliste. Opret en ny postmeddelelse. Klik på Knappen Til. Vælg den ønskede adresseliste fra kombinationsboksen i øverste højre hjørne. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 231

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion Figur 309 Her skiftes der mellem de enkelte adresselister Kan ikke anvende brevpapir Du skal anvende HTML format for dine postmeddelelser, for at kunne anvende brevpapir. Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på fanen Postformat. 232 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Figur 310 Vælg HTML formatet Vælg derefter det ønskede brevpapir Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 233

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 234 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelser Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 235

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 236 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 1 Formål Du skal i denne øvelse sende en postmeddelelse til en af de andre kursister. Henvisning Sende en e-mail se side 23. Øvelse Start Outlook. Skift til Indbakken ved hjælp af panelet i venstre side af skærmen. Opret en ny postmeddelelse ved at klikke på knappen Ny, som vises øverst til venstre i værktøjsbjælken du kan også taste [Ctrl]+n for at oprette en ny meddelelse. Send en meddelelse til din nabo husk at indtaste et emne samt en tekst teksten må gerne være et spørgsmål, som kræver et svar. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 237

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 238 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 2 Formål Du skal i denne øvelse sende en postmeddelelse til en af de andre kursister samt sende en kopi til instruktøren. Henvisning Sende en postmeddelelse med kopi til andre se side 26. Øvelse Send en postmeddelelse til én af de andre kursister. Send en kopi af meddelelsen til instruktøren du skal anvende knappen CC (Carbon Copy) se Figur 9 på side 24, hvis instruktøren skal have en kopi. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 239

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 240 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 3 Formål Du skal i denne øvelse besvare en postmeddelelse. Henvisning Besvare post se side 29. Øvelse Læs og besvar de meddelelser du har modtaget hvis du ikke har modtaget post som kræver et svar, kan du få instruktøren til at sende dig en meddelelse. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 241

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 242 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 4 Formål Du skal i denne øvelse sende en meddelelse med vedhæftede dokumenter. Henvisning Sende post med vedhæftede filer se side 33. Øvelse Opret et mindre budget i Excel, eller skriv et kortfattet brev i Word. Gem dokumentet i mappen C:\Dokumenter med navnet Budget eller Brev. Opret en ny postmeddelelse til en af de andre kursister og vedhæft det dokument du netop har oprettet. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 243

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 244 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 5 Formål Du skal i denne øvelse gemme og åbne et dokument du har modtaget som en vedhæftet fil. Henvisning Spørg instruktøren. Øvelse Få instruktøren til at sende dig et dokument med en vedhæftet fil. Åbn den postmeddelelse du netop har modtaget. Højreklik på ikonet for det vedhæftede dokument, og gem det på skrivebordet. Skift til skrivebordet og dobbeltklik på dokumentet for at åbne det. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 245

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 246 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 6 Formål Du skal i denne øvelse sende en postmeddelelse som kræver et svar. Svaret skal defineres af dig. Dette udføres ved hjælp af Responsknapper. Henvisning Sende postmeddelelse med responsknapper se side 43. Øvelse Opret en ny postmeddelelse, hvor du spørger modtager om, hvilken en dag vedkommen helst vil have fri. Definer ved hjælp af responsknapper mulighederne mandag fredag. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 247

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 248 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 7 Formål Arbejde med kontaktpersoner. Henvisning Oprette en kontaktperson se side 113. Øvelse Opret en kontaktperson med firmanavn og firmaadresse, privatadresse, telefonnumre til privat og firma samt en mailadresse. Anvend fiktive oplysninger. Opret dernæst en ny kontaktperson fra samme firma. Tildel begge personer til kategorien Leverandører. Hvis kategorien ikke findes, skal den oprettes. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 249

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 250 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 8 Formål Arbejde med kontaktpersoner. Henvisning Registrere en kontaktpersons fødselsdag se side 125. Øvelse Opret en af dine bekendte/familiemedlemmer som en kontaktperson. Registrer derefter personens fødselsdag. Opret herefter en ny kontaktperson med navnet Ole Jensen. Angiv Oles fødselsdag til den 20. maj 1960. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 251

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 252 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 9 Formål Arbejde med kalenderen. Henvisning Oprette aftaler se side 81. Rediger arbejdsdagens længde se side 100. Øvelse Opret en aftale for den 1. marts 2003. Aftalen skal vare 3 timer og starte kl. 08:00. kald aftalen for Budgetmøde. Juster kalenderindstillingerne, så arbejdsdagen varer fra kl. 08:30 16:30. Dette udføres fra menuen Funktioner/Indstillinger. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 253

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 254 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 10 Formål Arbejde med tilbagevendende aftaler. Henvisning Oprette tilbagevendende aftaler se side 82. Øvelse Opret en tilbagevendende aftale. Kald aftalen for marketingmøde. Aftalen skal starte den 1. april 2003 og udføres hver fredag de næste 20 uger. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 255

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 256 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 11 Formål Arbejde med Kontaktpersoner. Henvisning Spørg instruktøren. Øvelse Skift til Indbakken og opret en ny postmeddelelse. Se om du kan finde dine kontaktpersoner i adresselisten. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 257

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 258 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 12 Formål Arbejde med postmapper. Henvisning Anvende Guiden regler se side 59. Arbejde med offentlige mapper se side 181. Øvelse Åbn mappelisten. Opret en ny mappe under dine private mapper, og kald mappen for Instruktør. Opret en regel, som automatisk placerer alt indkommet post fra instruktøren, i denne mappe. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 259

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 260 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 13 Formål Oprette en aftale i kalenderen på baggrund af en postmeddelelse. Henvisning Spørg instruktøren. Øvelse Få instruktøren til at sende en postmeddelelse til dig, hvor du skal med til møde i Ålborg den efterfølgende tirsdag. Placer denne postmeddelelse i din kalender på den pågældende dato. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 261

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 262 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 14 Formål Arbejde med Noter. Henvisning Oprette en Note se side 135. Øvelse Opret en Note hvor du skal huske at hente Bil på værksted. Placer Noten på skrivebordet. Opret derefter en ny Note, hvor du spørger instruktøren, om han vil med til frokost. Send denne note i en postmeddelelse til instruktøren. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 263

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 264 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 15 Formål Anvende Internet Explorer i Outlook.. Henvisning Følg instruktionen i øvelsen. Øvelse Skift til Mine genveje. Klik på Outlook Update. Du ser nu Internet Explorer i det højre vindue. Figur 311 Internet Explorer Værktøjslinjen Web Samtidig ser du at værktøjslinjen Web er startet. Prøv at skifte til en anden hjemmeside i Outlook. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 265

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 266 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Øvelse 16 Formål Arbejde med helligdage. Henvisning Følg instruktionen i øvelsen. Øvelse Aktiver menuen Funktioner/Indstillinger. Klik på knappen Kalenderindstillinger. Tilføj de danske helligdage til din Outlook kalender. Tilføj derefter de engelske helligdage. Skift til den 25. december indeværende år, og kontroller at de danske og engelske helligdage vises. Aktiver igen Funktioner/Indstillinger. Prøv denne gang at fjerne markeringen for de engelske helligdage. Du vil nu opleve at de engelske helligdage ikke er slettet. Aktiver kalendervisningen Efter kategori. Du vælger denne visning fra værktøjslinjen Avanceret. Marker alle de linjer som viser placeringen England. Slet derefter de markerede lnjer. Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 267

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion 268 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5

Fejlfinding Indeks. A.pst 17 Accepter automatisk mødeindkaldelser for en ressourcekalender 216 Acceptere eller afslå mødeindkaldelser 93 ADSL 18 Aftaler Foreløbig 99 Ikke til stede 99 Ledig 99 Optaget 99 Aktuel visning 50;127;155 Aktuel visning 231 Aktuel Visning 133 Anbring 195 Autoarkivering 218 Autodatoer 87 Autotidspunkt 98 B Bcc 26 Besvare post 29 Blind Carbon Copy 26 Brevfletning 221;229 Adresseblok 224 Guiden brevfletning 221 Skriv brevet 224 Start dokument 221 Vis flettede data 228 Vælg fra kontaktpersoner i Outlook 223 Vælg modtagere 222 Værktøjslinjen Brevfletning 227 Brevpapir 232 C Carbon Copy 26 Cc 26 D E distributionslister 129 Egenskaber 109 Enkeltbruger installation 200 Exchange Server 18 Exchange System Manager 192 F Fejlfinding 231 Den globale adressebog findes ikke 231 Ikke tilstede assistenten er ikke synlig 231 Kan ikke anvende brevpapir 232 Mapper kan ikke filtreres 231 Firmabiler 191 Formatere postmeddelelser 26 fortrolig 39 Fra-felt 151 Fulde navn 114 Følge op på meddelelser 40 Følsomhed 40 G Gemme postmeddelelser i kalenderen 40 Gentagelsessymbol 84 Geografiske oplysninger 118 Give andre tilladelse til at åbne ens kalender109 Gruppetidsplan 103 Guiden regler 59 H Heldags aftaler 85 HTML-format 22;26;232 I Ikke til stede-assistent 68 Indbakke 155 Indbakken 19;49 Markere flere emner 52 Indholdsrude 28 Indholdsruden 26 Indledning 9 Indstillinger for ledig/optaget tid 214 Indstillinger for svar og registrering 71 Internet udbyder 18;67 Invitation 92 ISDN 18 K Kalender 155 Kalenderindstillinger 213 Kategorier 126 Udskrivning 127 Kladder 49 Konfiguration af e-mail 212 Kontaktpersoner 113;155 Fødselsdag 125 Kategorier 126 Knappen adresse 116 Mailadresser 117 Mærkedage 125 Telefonnumre 117 Ægtefælles navn 125 Kvittering for læst post 71 Kvittering for modtaget post 71 L Lever ikke før 29 Log af 79 Introduktion.doc Ver. 5 2003 F.M.T. 269

Fejlfinding Microsoft Outlook 2002 - Introduktion M Mappeliste 155;181 Indbakke 181 Kalender 181 Kontaktpersoner 181 Sendt post 181 Mapper Mappeoversigten 184 Microsoft Access 34 Microsoft Mail 181 Microsoft Word 19 Modem 18;118 Modtage post 27 Mødeindkaldelser Deltagernes tidsplaner 95 Indkalde andre til møder 89 Outlook skal automatisk finde et passende tidspunkt 95 Mødelokaler 191 N Nyhedsgrupper 171 Nyhedsserver 174 O Omdirigere svar til en kollega 46 Opfølgningsflag 41 Oprette en genvej i Outlook-panelet 190 Oprette flere kontaktpersoner fra samme firma 122 Outlook Exspress 17 Outlook i dag 155;169 Outlook mapper 183 Outlook panel 14;15;208 Andre genveje 15 Mine genveje 15 Outlook-genveje 15 Outlook Web-access 75 Outlook Web-access til offentlige mapper 193 Overskrifter 25 P Papirclip 35 personlig 39 Postformater 232 Postkasse filen 17 privat 39 Påmindelser 85;217 R Regedit 207 Registrere aftaler 81 Regler 59 Responsknapper 43 Ressourceplanlægning 216 RTF-format 22;26 S Send svar til 46 Send, så snart der er etableret forbindelse 212 Send/Modtag 212 Sende en meddelelse igen 73 Sendt post 68 Signaturer 53 Skrivebordet 136 Slette post 52 Sortere post 49 Sortere efter feltknapper 49 Sortere efter visning 50 Spam filter 67 Standardsvar 68 Starte Outlook 13 Stedfortrædere 149 Svar til alle 31 T Telefonbeskeder 191 Telefonindstillinger 118 Tilbagekalde en meddelelse 72 Tilbagevendende aftaler 82 Tilføj 109 Tilladelsesniveau 110 U Udbakke 67 Udskrivning 157 Grupper af e-mails 157 Kalenderoplysninger 165 Kategori af kontaktpersoner 162 Kontaktpersoner 159 Notatformat 163 Oversigt over kontaktpersoner 161 Tabelformat 163 Uønsket e-mail 67 V Vedhæfte en fil 33 Vedhæfte flere dokumenter 34 Vedhæftede filer udskrives ikke 53 Videresend 137 Videresende post 32 Virus 28 Vis vedhæftede filer 37 Visning 49 Vælg medlemmer 132 Vælg navne 23;129 Værktøjslinjen Formatering 27 Æ Å Ændre en aftale 89 Åbne andres kalender 111 270 2003 F.M.T. Introduktion.doc Ver. 5