Vederlag Udførelse af Teknisk Revision af Energimærkninger af bygninger Bilag 5 Udbud af udførelsen af Teknisk Revision af Energimærkninger af bygninger 1/10
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1 Formål med dokumentet... 3 1.2 Dokumentets opbygning... 3 1.3 Afgrænsning i forhold til andre dokumenter... 3 1.4 Instruks til Leverandøren... 3 2. Vederlagsmodellen... 4 2.1 Det forventede antal Tekniske Revisioner i kontraktsperioden... 4 2.1.1 Tekniske Revisioner... 5 2.1.2 Ad hoc-ydelser... 6 2.2 Driftsvederlag... 6 2.2.1 Vedrørende det forøgede forventede antal udførte Tekniske Revisioner i 2014... 6 2.3 Ad hoc-ydelser... 8 3. Fakturering... 9 4. Forklaring til udfyldelse af bilag 5a... 10 Udbud af udførelsen af Teknisk Revision af Energimærkninger af bygninger 2/10
1. Indledning Det er Styrelsens forventning, at Leverandøren udnytter stor- og samdriftsfordelene i størst muligt omfang, dog med hensynstagen til inhablitetsproblematikken, jf. Kontrakten punkt 8.7., og dermed tilbyder en omkostningsægte pris indenfor rammerne af den krævede kvalitet, jf. Kontrakten og Kravspecifikationen i bilag 2. 1.1 Formål med dokumentet Bilaget indeholder Styrelsens instrukser for, hvordan Leverandøren skal opgøre sit vederlag. 1.2 Dokumentets opbygning Under punkt 2. beskrives vederlagsmodellen, og i underafsnit hertil beskrives hvordan de i vederlagsmodellen nævnte ydelser defineres og opgøres. I Kontraktbilag 5a er et regneark, som Leverandøren skal benytte til specifikation af vederlag i forbindelse med tilbudsgivningen. Under punkt 3. beskrives faktureringsmetoden for det månedlige variable vederlag for udførte Tekniske Revisioner. Under punkt 4. forklares hvordan bilag 5a skal udfyldes af Leverandøren i forbindelse med tilbudsgivningen. 1.3 Afgrænsning i forhold til andre dokumenter Dokumentet skal ses i sammenhæng med følgende dokumenter med underbilag: Kontrakten Bilag 2, Kravspecifikation Bilag 5a, Specifikation af vederlag Bilag 8, Ændringshåndtering 1.4 Instruks til Leverandøren Instrukser til Leverandøren fremgår af bilaget og er anført i kasser med tekst i kursiv: Eksempel på instruks i bilaget I forbindelse med tilbudsafgivningen skal der afgives tilbud på baggrund af vederlagsmodellen. Udbud af udførelsen af Teknisk Revision af Energimærkninger af bygninger 3/10
2. Vederlagsmodellen Det i tilbuddet angivne vederlag skal dække ydelserne beskrevet i Kravspecifikation, jf. bilag 2, for det skønnede antal Tekniske Revisioner, jf. Specifikation af vederlag i bilag 5a. Se afsnit 4 for forklaring af bilag 5a. Da der er tale om en gebyrfinansieret ordning, skal alle udgifter imidlertid kunne tilbageføres til Energimærkningsordningen. Rammerne er givet af gebyrstrukturen, der er fastsat ved bekendtgørelse nr. 60 af 27. januar 2011 om gebyrer og honorarer for ydelser efter lov om fremme af energibesparelser i bygninger. Det fremgår af nærværende bilag, hvordan Leverandøren i forbindelse med afgivelse af tilbud skal opgøre sit vederlag pr. udført Teknisk Revision, hvor der skelnes mellem: Teknisk Revision af energimærkninger af enfamiliehuse m.v. Teknisk Revision af energimærkninger af flerfamiliehuse m.v. under 1000 m 2 Teknisk Revision af energimærkninger af flerfamiliehuse m.v. på 1000 m 2 eller derover. Det fremgår af bilag 5a, hvordan Leverandøren i forbindelse med afgivelse af tilbud, skal opgøre sit vederlag pr. Teknisk Revision inden for de forskellige kategorier. Vederlaget skal indeholde udgifter til varetagelse af samtlige ydelser i henhold til Kravspecifikationen, jf. bilag 2, fordelt pr. Teknisk Revision for hver kategori. Dette betegnes Vederlagsmodellen. I forbindelse med tilbudsafgivningen skal der afgives tilbud på baggrund af vederlagsmodellen. Det forudsættes, at de angivne vederlag er faste, og der vil således ikke være adgang til prisindeksregulering af disse. De angivne priser skal være eksklusiv moms. Vederlagsmodellen indeholder to primære vederlagselementer: 1. Driftsvederlag 2. Ad hoc-ydelser (timepris) Hvert element i vederlagsmodellen beskrives særskilt nedenfor. Leverandøren skal angive vederlag for ydelser pr. Teknisk Revision for hver kategori og timepriser ved ad hoc-ydelser i overensstemmelse med de opstillede strukturer, jf. Specifikation af vederlag i bilag 5a, således at tilbudssammenligningen kan ske på et ensartet grundlag. De angivne vederlag pr. Teknisk Revision for hver kategori skal tilsammen dække samtlige krav i Kravspecifikationen, jf. bilag 2, hvor det ikke er eksplicit anført, at der sker særskilt betaling (ad hocydelser). 2.1 Det forventede antal Tekniske Revisioner i kontraktsperioden Det forventede antal Tekniske Revisioner vil blive anvendt ved sammenligningen af tilbud, men indebærer ingen aftageforpligtelser for Styrelsen. Antallet er et skøn foretaget af Styrelsen på baggrund af erfaring fra tidligere år og det fastsatte krav om at 0,25 % af indberettede energimærkninger med bygningsgennemgang skal udtages til kontrol, jf. også punkt 2.5. i Kravspecifikationen i bilag 2. Antallet af Tekniske Revisioner kan således vise sig reelt at blive højere eller lavere end det angivne. Udbud af udførelsen af Teknisk Revision af Energimærkninger af bygninger 4/10
Energistyrelsen skal henlede opmærksomheden på det øgede antal Tekniske Revisoner i løbet af 2014, hvilket er begrundet i manglende stikprøvekontrol i 2013. Se også Kravspecifikationens afsnit 2.5., bilag 1, Tidsplan og bilag 5a, Specifikation af vederlag 2.1.1 Tekniske Revisioner Der er mulighed for, at forlænge Kontrakten med ét år, jf. Kontraktens punkt 19.1. Leverandøren skal basere den samlede pris for udførelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser på det af Styrelsen skønnede antal Tekniske Revisioner fordelt på prisen pr. udført Tekniske Revision pr. kategori: Kategori Energimærkning af enfamiliehuse 15/2-2014 1/1-2017 2015 2016 31/12-2014 14/2-2018 Antal tekniske revisioner 250 180 180 180 Kategori Flerfamiliehuse mv. under 1000 m 2 15/2-2014 1/1-2017 2015 2016 31/12-2014 14/2-2018 Antal tekniske revisioner 30 20 20 20 Kategori Flerfamiliehuse mv. på 1000 m 2 eller derover 15/2-2014 1/1-2017 2015 2016 31/12-2014 14/2-2018 Antal tekniske revisioner 20 15 15 15 Samlet areal [m 2 ] 120.000 90.000 90.000 90.000 Sager vedrørende flerfamiliehuse mv. på 1000 m 2 eller derover afregnes efter ejendommen eller bygningens samlede etageareal. Det samlede etageareal for en ejendom eller bygning beregnes som summen af de samlede bolig- og erhvervsarealer for ejendommen eller bygningen i henhold til BBR. Den gennemsnitlige størrelse af flerfamiliehuse på 1000 m 2 eller derover, der skal have udført Teknisk Revision, skønnes at være 6000 m 2. Gennemsnitsarealerne lægges til grund for beregningen af prisen til sammenligning af tilbudene jf. kontraktbilag 5a. Det er Styrelsens forventning, at de lavere omkostninger pr. m 2 ved energimærkning af større bygninger afspejles, således at Teknisk Revision af disse bygninger bliver relativt billigere end mindre bygninger. Den fremtidige geografiske fordeling af de Tekniske Revisioner kendes ikke. Fordelingen vil generelt hænge sammen med boligtætheden dvs. overvejende i større byer og forventes ikke at adskille sig væsentligt fra de tidligere udførte markkontroller, som er anført nedenfor. Geografisk fordeling af indrapporterede energimærkninger i første ½-år af 2013: Enfamiliehuse Sjælland* 38 % Fyn + Jyll., S 24 % Jyll., M+N 38 % *inkl. Bornholm Flerfamiliehuse mv. Udbud af udførelsen af Teknisk Revision af Energimærkninger af bygninger 5/10
Sjælland* 42 % Fyn + Jyll., S 23 % Jyll., M+N 35 % 2.1.2 Ad hoc-ydelser Hvad angår årligt køb af ad hoc-ydelser lægges følgende antal timer pr. år til grund: Tekniske Revisorer: Kontorpersonale: I alt: 400 timer 100 timer 500 timer Det oplyste antal årligt indkøbte ad hoc-ydelser vil blive anvendt ved sammenligningen af tilbud men indebærer ingen aftageforpligtelser for Styrelsen. 2.2 Driftsvederlag Driftsvederlaget er et månedligt variabelt vederlag, som er direkte bestemt af antallet af Tekniske Revisioner, som primært afledes af aktivitetsniveauet i Energimærkningsordningen, jf. også punkt 2.1. De eneste omkostninger som driftsvederlaget ikke dækker er ydelser rekvireret på ad hoc-basis (ad hoc-ydelser er behandlet nedenfor i punkt 2.3). De betalingsudløsende faktorer er antallet af til Styrelsen indberettede Tekniske Revisioner med tilhørende materiale, jf. Kravspecifikation i bilag 2. Såfremt det viser sig, at den Tekniske Revision ikke indfrier Styrelsens krav (fx på grund af mangelfuldhed), vil betalingen blive modregnet ved den efterfølgende fakturering, jf. også punkt 3. Genbetaling vil ske, når den Tekniske Revision indberettes på ny. I driftsvederlagets priser skal alle udgifter til varetagelsen af udførelsen af Tekniske Revision og Tilknyttede Ydelser, herunder rejsetid, transportudgifter, løn, administration i organisationen og udarbejdelsen af de krævede månedlige oversigter, kvartsrapporter og input til årsrapport m.v., jf. Kravspecifikationen bilag 2, medgå. Fakturering af driftsvederlaget sker månedsvis bagud på baggrund af det faktiske antal til Styrelsen indberettede Tekniske Revisioner for hver kategori (de betalingsudløsende faktorer), jf. også punkt 3. I bilag 5a skal Leverandøren angive en pris pr. udført Teknisk Revision for hver af de 3 kategorier dvs. de betalingsudløsende faktorer som skal anvendes til fastsættelse af driftsvederlaget. For flerfamiliehuse m.v. skal angives dels en pris pr. enhed for bygninger under 1000 m 2 og dels en pris pr. kvadratmeter for bygninger på 1000 m 2 eller derover. Bilag 5a indeholder et tilbudsloft på maksimalt DKK 8.800.000 for hele kontraktperioden, eksklusiv optioner, under de forudsætninger som er anført i bilaget, jf. udbudsbetingelserne punkt 5. Prisen pr. udført Teknisk Revision reguleres som anført ikke i kontraktperioden. 2.2.1 Vedrørende det forøgede forventede antal udførte Tekniske Revisioner i 2014 Eftersom driftsvederlaget udregnes pr. faktisk udført Teknisk Revision, vil et forøget antal udførte Tekniske Revisioner medføre et forøget driftsvederlag, jf. punkt 2.2. Udbud af udførelsen af Teknisk Revision af Energimærkninger af bygninger 6/10
Dvs. at det forøgede antal Tekniske Revisioner, der skal udføres i 2014, honoreres som alle andre Tekniske Revisioner i henhold til den tilbudte pris pr. Teknisk Revision, jf. bilag 5a. Udbud af udførelsen af Teknisk Revision af Energimærkninger af bygninger 7/10
2.3 Ad hoc-ydelser Der kan igennem kontraktens løbetid være behov for tilkøb af en række ad hoc-ydelser, hvis omfang ikke kan forudses på nuværende tidspunkt. Ad hoc-ydelser afregnes på timebasis ud fra de i bilag 5a angivne timepriser. Leverandøren skal angive timepriser for ad hoc-ydelserne i bilag 5a. Der angives én timepris for henholdsvis Tekniske Revisorer og administrativt personale til brug for prisfastsættelse af ad hoc-ydelser. Leverandøren og Styrelsen skal benytte bestillingsblanketten i bilag 6 i forbindelse med bestilling af ad hocydelser. Overskridelser af prisestimatet i forbindelse med bestillinger af ad hoc-ydelser kan kun accepteres efter forudgående accept af Styrelsen, jf. også Kontraktens punkt 3.5. Udbud af udførelsen af Teknisk Revision af Energimærkninger af bygninger 8/10
3. Fakturering Fakturering skal ske månedsvis bagudrettet i henhold til de principper om opgørelse af driftsvederlag og fordeling hen over året, som er fastsat i punkt 2. Derudover skal faktureringen følge nedenstående retningslinjer: Fakturering skal ske til Styrelsen Faktureringen skal vedlægges dokumentation for det fakturerede beløb, herunder for antallet af indrapporterede Tekniske Revisioner, beregning af driftsvederlag, timeregnskab for ad hoc-ydelser m.v. Derudover skal de almindelige krav om elektronisk fakturering følges. Betalingen af den sidste faktura inden Kontraktens udløb vil blive gennemført, når alle Tekniske Revisioner, og øvrige opgaver fra den sidste opgørelsesperiode er indberettet og godkendt af Styrelsen, jf. også Samarbejde, herunder Energistyrelsens medvirken i bilag 4. Udbud af udførelsen af Teknisk Revision af Energimærkninger af bygninger 9/10
4. Forklaring til udfyldelse af bilag 5a Tilbudsgiver skal i bilag 5a, Specifikation af vederlag, angive prisen på udførslen af Teknisk Revision med Tilknyttede Ydelser under de forudsætninger, som er anført i skemaet. Bilag 5a skal dermed benyttes til at fastlægge den evalueringstekniske tilbudspris, således at Energistyrelsen kan sammenligne de indkomne tilbud. Det samlede bud for en 4-årig periode må ikke overstige 8.800.000 under de forudsætninger, som er fastsat i bilag 5a. Med andre ord er den samlede honorarsum som skal anføres i bilag 5a, et loft for prisen på tilbud for varetagelsen af Teknisk Revision og Tilknyttede Ydelser. Tilbudsgivere skal være opmærksomme på, at beregningen af vederlaget efter Kontraktens punkt 9. og vederlagsmodellen i dette bilags afsnit 2, ikke er det samme som fastlæggelsen af den evalueringstekniske tilbudspris som omhandlet i bilag 5a. Udbud af udførelsen af Teknisk Revision af Energimærkninger af bygninger 10/10