Notat Forvaltning: Błrn, skole og kultur Dato: J.nr.: Br.nr.: 19. januar 2012 Udf rdiget af: Bo Skovgaard Vedrłrende: Kanalstrategi for Błrn, skole og kultur Notatet sendes/sendt til: Chefgruppen og Ulrik Fynbo 1. Indledning. Dette notat indeholder en opstilling af, hvilke initiativer forvaltningen har valgt at arbejde med i 2012 i henhold til Randers kommunes kanalstrategi, hvor m let er dels at digitalisere en stadig stłrre grad af kommunens kommunikation med borgerne og dels, at borgerne i hłjere grad benytter sig af kommunens selvbetjeningslłsninger. Błrn, skole og kultur har mange forskellig rettede opgaver i forhold til borgerne, idet forvaltningen b de har ansvaret for mange af de store serviceydelser i forhold til borgerne, som f.eks dagtilbud, skole og biblioteksbetjening, men ogs udłver en vigtig myndighedsopgave overfor borgerne med direkte kommunikation til de berłrte borgere, idet ansvaret for udsatte błrn og unge omr det ogs er placeret i forvaltningen. De forskellige omr der i forvaltningen er p et forskelligt stadie i forhold til at udnytte de digitale muligheder for kommunikation med borgerne, hvor f.eks biblioteket i mange r har fungeret med en stor grad af selvbetjening fra borgernes side, og ogs et andet serviceomr de, som folkeskolen, har i mange r arbejdet med udbredelse af elev- og for ldreintra som kommunikationskanal. I mods tning hertil benytter familieomr det i dag i meget ringe grad de digitale kanaler og arbejder f.eks stadig med papirjournaler, og al kommunikation med borgerne foreg r i dag via personlig samtale eller almindelig brevpost. For forvaltningen har det ved udarbejdelsen af kanalstrategien v ret vigtigt, at der i strategien for forvaltningen er fokus b de de omr der, der er langt i udnyttelse af de digitale muligheder, og de omr der, der ikke er s langt.
- 2-2. M l og konkrete m ls tninger for 2012. a) APPs. Den digitale kommunikation har udviklet sig fra udelukkende at foreg via en station r PCer til at blive mobil i stłrre og stłrre udstr kning s ledes, at megen kommunikation i dag er flyttet til smart- og i-phones. At igangs tte udvikling af APPs i forvaltningen. Arbejdet med udvikling af APPs starter p biblioteket, hvor m ls tningen for 2012 er at udvikle en APP, der głr det muligt for borgere at benytte faciliteterne p bibliotekets hjemmeside via smart- og i-phone. b) Foreningsportalen. I 2010 startede udviklingen af en foreningsportal i Randers kommune. Form let med denne portal var at flytte kommunikationen med kommunens foreninger fra de traditionelle medier (telefon, brevpost) til en digital portal. At udbygge den digitale kommunikation med foreningerne (korrespondance, betalinger bookinger m.v.) At al kommunikation med foreningerne i Randers kommune ved udgangen af 2012 foreg r digitalt med udgangspunkt i foreningsportalen. c) DUBU. Familieafdelingen har besluttet at anvende socialstyrelsens elektroniske sagsbehandlingsv rktłj DUBU, som i 2011 har v ret afprłvet i 6 pilotkommuner. Ca. halvdelen af landets kommuner har tilmeldt sig dette elektroniske v rktłj, der sikrer, at sagsbehandleren anvender en r kke p forh nd opstillede sagsgangen og v rktłjer i sagsbehandlingen. DUBU forventes taget i anvendelse i Randers kommune i 2012. At sikre en god implementering af DUBU som et elektronisk sagsbehandlingsv alle 3 socialdistrikter. rktłj i
- 3 - Ved udgangen af 2012 er DUBU det socialfaglige v familieafdelingen. rktłj for alle sagsbehandlere i d) EDH. Randers kommune anvender for łjeblikket ikke et elektronisk sags- og dokumenth ndteringssystem p personsagsomr det, men gennemfłrer et udbud i 2012 p dette omr de. Et s dant system giver foruden en elektronisk personjournal mulighed for at kommunikere digitalt med borgerne. At indfłre EDH i sagsbehandlingen i familieafdelingen. I forbindelse med implementeringen af EDH l gges der ligeledes v gt p mulighederne for digital kommunikation med borgerne. At sagsbehandlerne i familieafdelingen ved udgangen af 2012 kommunikerer digitalt med de borger, der er tilmeldt digital post. e) Błrne-intra. Daginstitutionerne har hidtil kommunikeret med for ldrene ved mundtlige og skriftlige beskeder i forbindelse med aflevering og afhentning af barnet og har haft manuelle kartoteker vedr. błrnene f.eks med telefonnumre p for ldrene, hvis barnet bliver syg og oversigt over, hvem der m hente barnet. Ved at głre denne kommunikation elektronisk p samme m de som p skoleomr det, vil der kunne flyttes ressourcer til den prim re opgave omkring błrns udvikling. At arbejde med udbredelse og udvikling af digital kommunikation med for ldre i daginstitutioner, hvor der for łjeblikket foretages forsłg i 7 daginstitutioner med v rktłjet Nembłrn til digital kommunikation. Forsłget i de 7 daginstitutioner afsluttes i 2012 og m ls tningen er, at afprłve mulighederne for at anvende digital kommunikation med for ldre i daginstitutioner samt at sikre at muligheden for digital kommunikation med for ldrene inden udgangen af 2012 er til stede i alle daginstitutioner i Randers kommune. f) Skoleintra. Skolerne i Randers kommune har igennem flere r arbejdet med skoleintra som
- 4 - v rktłj til elektronisk kommunikation med elver og for ldre. Anvendelsen af skoleintra til dette form l er dog p forskelligt niveau p de enkelte skoler, og der er fortsat skoler i Randers, der bruger skriftlige noter til eleverne som den p.t. foretrukne kommunikationskanal til for ldrene. Fortsat at arbejde med udbredelsen af skoleintra, som redskabet til kommunikation mellem skole og elever/for ldre. At alle skoler i Randers kommune udelukkende anvender skoleintra som redskab til kommunikation mellem skolen og elever/for ldre. g) Digital indskrivning i skole. For ldre til błrn, der skal starte i 0. kl. har siden skole ret 2010/2011 haft mulighed for at indskrive deres barn digitalt til start i folkeskolen. Der er dog fortsat mulighed for at indskrive barnet p den traditionelle facon ved manuel indskrivning p distriktsskolen. Lidt over halvdelen af for ldrene anvendte ved sidste skoleindskrivning den digitale kanal, men det vurderes at der stadig er mulighed for at forłge denne andel. At łge anvendelsen af digital indskrivning til skole blandt for kommune. ldrene i Randers Andelen af digital indskrivning til skole i skole ret 2012/2013 var p 63% mod 49% til skole ret 2011/2012. For 2012 er m ls tningen ved en intensiv indsats fra forvaltningens side at udvide andelen til 80% ved indskrivningen til skole ret 2013/2014. 3. Opfłlgning p de opstillede m ls tninger. Som det fremg r af afsnit 2 er der i forvaltningens kanalstrategi opstillet konkrete m ls tninger inden for hver af fagchefernes omr de i forvaltningen. Błrnechef: e), Familiechef: c), d), Skolechef: f), g), Fritidschef: b), Bibliotekschef: a). Det er s ledes den p g ldende fagchefs ansvar at fłlge op p, at m ls tningen for 2012 opn s. Herudover vil den samlede chefgruppe i forvaltningen lave opfłlgning p
- 5 - kanalstrategien 2 gange om ret, og denne opfłlgning vil denne baggrund for den fremadrettede justering af kanalstrategien og udpegning af nye konkrete m ls tninger i rene fremover.