Blandt de v sentligste m ls tninger og indsatsomr der i de to strategier kan n vnes:

Transkript

1 Notat Forvaltning: Dato: 21. august 2011 Dokumentnr.: Politik, Kommunikation og Digital service 11/ Afsender: Rasmus Bak-Młller Vedrłrende: Orientering til łkonomiudvalget vedrłrende digitalisering Notat sendes/sendt til: konomiudvalget Digitale danskere Danskerne er blevet digitale. De handler p nettet for ca. 20 mia. kr. rligt, booker flytider, l getider og bruger NemID. Borgerne har taget den digitale selvbetjening til sig og forventer i stigende grad at man kan anvende selvbetjening uafh ngigt af tid og sted. En forventning der vokser, n r de generationer, der er indfłdt p internettet, vokser til. Den rgang, der blev fłdt, da internettet blev udbredt i Danmark, fylder 18 r i Samtidig st r kommunerne overfor at skulle udfłre deres arbejde stadig mere effektivt i takt med at de łkonomiske rammer strammes. Digitalisering er et af de v sentligste v rktłjer i bestr belserne p at forny og effektivisere velf rdssamfundet. Kommunal strategi for digitalisering Randers Kommune st r som helhed over for meget v sentlige udfordringer, n r det g lder om at łge digitaliseringen. Det strategiske og politiske grundlag herfor er skabt med łkonomiudvalgets vedtagelse af digitaliseringsstrategien i september 2009 og byr dets vedtagelse af kanalstrategien i maj Blandt de v sentligste m ls tninger og indsatsomr der i de to strategier kan n vnes: Borgere og virksomheder skal kunne kommunikere med kommunen 24 timer i dłgnet og i videst mulige omfang bruge selvbetjening. Randers Kommune vil udnytte digitalisering til at blive en mere attraktiv arbejdsplads, hvor digitalisering hj lper medarbejderen til bedre at kunne udfłre kerneopgaverne. Randers Kommune vil udbyde flere selvbetjeningslłsninger til borgere og virksomheder ud over de f llesoffentlige krav samt łge borgeres og virksomheders motivation til at bruge lłsningerne. Borgere og virksomheder skal fortsat opleve, at de f r en god service samtidig med, at Randers Kommune opn r en mere effektiv anvendelse af sine ressourcer. I 2012 skal kommunen sende 20 pct. af alle dokumenter digitalt til borgerne via digital post. I 2015 skal det v re 50 pct. 20 pct. af alle henvendelser fra borgerne til Randers Kommune skal v re digitale i 2012 og 50 pct. skal v re det i 2015.

2 Priser p henvendelser fra borgere En analyse fra KL fra juni 2011 viser, at det personlige fremmłde gennemsnitligt er over tre gange dyrere for en kommune end digital selvbetjening: (KL og Devoteam Consultning: Kanalpriser i danske kommuner, 30. juni 2011) (Note: Opgłrelsen vedrłrer henvendelser og medregner ikke omkostninger til sagsbehandling.) Som figuren viser ligger de fleste omkostninger til kommunernes h ndtering af henvendelser i de variable omkostninger dvs. i medarbejdernes arbejdstid og det tilhłrende overhead. Det betyder, at der er et stort potentiale for at flytte flere henvendelser til digitale lłsninger, som ikke kr ver manuelt arbejde. De billigste indg ende kanaler er selvbetjening med integration til fagsystemer og selvbetjening med manuel h ndtering. I KLs analyse af henvendelse vedrłrte ca. halvdelen af borgerhenvendelserne generel information og vejledning, mens den anden halvdel var relateret til sagsbehandling. Det betyder at der er behov for to v sentlige indsatser: 1. Fortsat udvikle kommunens hjemmeside, s det bliver nemmere at słge information og vejledning. 2. Udbygge selvbetjeningslłsningerne. Hvis man med afs t i den opgłrelse, der blev foretaget i oktober 2010, af borgernes henvendelser til Randers Kommunes administration, forestiller sig, at halvdelen af disse henvendelser kunne klares digitalt, ville man over tid kunne frigłre ca. 18 mio. kr. om ret. Dette skal alene ses som et forelłbigt estimat af den łkonomiske belastning, der fłlger af en lav digitaliseringsgrad i henvendelserne til Randers Kommune. Imidlertid foruds tter det investeringer i nye lłsninger at realisere dette besparelsespotentiale, ligesom der ogs er en r kke barrierer fx i form af kompliceret lovgivning, manglende snitflader mellem datasystemer, anvendelsesgraden blandt borgerne mv. Desuden kr ver det ressourcer at gennemfłre de nłdvendige arbejdsgangsanalyser.

3 Det ndrer ikke ved, at der for Randers Kommune er et stort potentiale i at łge graden af digital selvbetjening. B de med sigte p at minimere omkostninger og i forhold til at borgerne oplever organisationen som tidssvarende. Ny f llesoffentlig strategi s tter fart p digitalisering i Danmark Den f llesoffentlige digitaliseringsstrategi, som regeringen, KL og regionerne er enige om, er netop blevet offentliggjort. Strategien l gger op til v sentlige tiltag, s som: Det bliver obligatorisk for alle borgere senest i 2014 at have en digital postkasse. Kommunikationen mellem virksomheder og det offentlige skal v re fuld digital i De offentlige digitale selvbetjeningslłsninger głres over fire r obligatoriske. Der skal v re hj lp at hente fx i Borgerservicecentrene. Der udarbejdes en s rskilt orientering herom til łkonomiudvalget. Status p indsatser I Randers Kommune skal staben for Politik, Kommunikation og Digital service v re en drivkraft for digitalisering. Staben har til form l at łge digitalisering og głre b de organisation og borgere parate til den digitale verden. Staben s tter digitaliseringsprojekter i gang p tv rs i organisationen, driver projekterne, koordinerer og sikrer, at viden udnyttes p tv rs. Staben skal endvidere stłtte medarbejderne i at gennemfłre de forandringer, det kr ver, sikre videndeling p tv rs i organisationen, understłtte at organisationen arbejder s effektivt som muligt digitalt og ikke mindst finde frem til de rette teknologiske lłsninger. Staben har eksisteret siden 1. januar Forvaltningerne driver ogs selv udvikling af en r kke systemer og lłsninger, fx selvbetjente biblioteker, NemRefusion til indberetning p syge-dagpengeomr det, introduktion af velf rdsteknologi mv. Gennem digitaliseringsstyregruppen med repr sentation fra alle forvaltninger samt fra direktionen sker den overordnede strategiske koordinering. Hermed status for stabens indsats hidtil: Eksternt rettede projekter I forhold til de borgerrettede opgaver er fokus p udbredelse og anvendelse af digitale lłsninger. Vi skal sikre, at borgerne er trygge ved at anvende de digitale lłsninger og aktivt v lger selvbetjeningslłsningerne i henhold til kanalstrategien. Lłsningerne skal v re lettilg ngelige og brugervenlige og yde en service for borgeren. 1. Kanalstrategi billigere borgerbetjening Kanalstrategien blev godkendt af Byr det i maj 2011 og sigter p tiltag, der reducerer personligt fremmłde og sagsbehandling til fordel for digital selvbetjening og informationssłgning samt medvirker til at frigłre ressourcer til indsatsen for de borgere, der har brug for personlig sagsbehandling. Forvaltningerne skal senest januar 2012 have udformet initiativer, der implementerer kanalstrategien. Staben for Politik, Kommunikation og Digital Service koordinerer denne proces og vil forest den rlige opfłlgning, som vedtagelsen af kanalstrategien

4 indeb rer. 2. Markedsfłring af selvbetjeningslłsninger, digital post mv. Randers Kommune har iv rksat en r kke selvbetjeningslłsninger til borgerne. Derfor skal b de medarbejdere, og is r borgerne, kende til lłsningerne og deres funktionalitet. Herunder er f. eks e-flyt, digital pladsanvisning, digital post, m. fl. Borgernes ibrugtagning af digital post er et omdrejningspunkt for at billiggłre kommunikationen med borgerne. 3. Videreudvikling af MitRanders Der vil fortsat p g videreudvikling og optimering af mulighederne i MitRanders.dk. Herunder f. eks kalender, markedsplads (genbrug af informationerne p hjemmesiden), betalingsmodul mm. 4. Pilotprojekt NemBłrn NemBłrn er en digital platform mellem for ldre og institution. For ldre med NemID kan indberette afhentning, sygdom, ferie mm., og institutionen kan skrive dagbłger og give information digitalt. M let er at sikre, at der kommunikeres enkelt og effektivt mellem for ldre og institution samt mellem institution og forvaltning. Fire selvejende institutioner, samt de 4 institutioner i Lang er pilotinstitutioner. Pilotinstitutionerne tager systemet i brug i september. 5. Hjemmeside p mobil, apps og smart city Staben har iv rksat en tv rg ende dialog om, hvorledes digitale platforme kan understłtte borgerinddragelse, netv rk, formidling, oplevelser mv. Internt rettede projekter Blandt de v sentligste interne projekter kan n vnes: 1. Digitalt byr d Byr dsmłderne skal i 2012 kunne foreg digitalt. Dette vil reducere udgifter til print og porto, og desuden give politikerne nye muligheder i forbindelse med l sning og redigering af dagsordener. Der frems ttes beslutningsforslag i Fuldt digital sagsbehandling (ESDH). Det nuv rende sags- og dokumenth ndteringssystem p emnesagsomr det, Public 360, udfases, da der ikke l ngere udvikles p systemet og systemet, p visse omr der, ikke er tilstr kkeligt driftseffektivt. Desuden er der iv rksat en proces omkring indkłb af ESDH system p personsagsomr det. Begge systemer skal integreres med muligheden for postscanning. 3. Udbud af koncernlłsning. Lłn, personale, opkr vning, łkonomi, indkłb m. fl. Herunder ogs digital indberetning af fx kłrsel. Ifłlge udbudsplanen skal koncernlłsningerne i udbud. Denne proces er opstartet i samarbejde mellem IT og de relevante stabe og fagforvaltninger. 4. En uge med digitalisering for 400 kursister Randers Kommune har iv rksat en rotationsordning, hvor kommunens HK ansatte har mulighed for at komme p et 6 ugers kursus, der har fokus p organisering, digitalisering og offentlig virksomhed. Kurset vil potentielt gennemfłres af 400 medarbejdere. Staben varetager en uges undervisning vedrłrende digitalisering.

5 digitale ambassadłrer Med henblik p at styrke kendskabet til kommunens selvbetjeningslłsninger og MitRanders.dk tilbydes kommunens ansatte et kursus som Digital Ambassadłr. Ambassadłrerne vil ogs f en aktiv rolle i at udbrede de gode eksempler til b de borgere og kolleger. 6. Videokonferencer sparer transport Kommunen bruger i dag mange ressourcer p transport i forbindelse med młder. Derfor er der nu etableret videokonferencelokaler p b de Laksetorvet og Kasernen. Videokonferencelokalerne kan bruges til b de interne og eksterne młder. 7. Projektmodel, tjekliste og andre v rktłjer Koordinering af digitaliseringsindsatsen er afgłrende, og derfor har staben introduceret en r kke v rktłjer, der bidrager til f lles sprog, videndeling og koordinering p tv rs af forvaltningerne. 8. Weborganisering p tv rs af forvaltninger Som led i at drive den ny hjemmeside er der sat fokus p weborganiseringen, som koordineres af Kommunikation. Hjemmesiden er opbygget i emner for at głre det nemmest muligt for borgere at finde rundt p hjemmesiden. Weborganiseringen skal sikre, at emnerne p hjemmesiden altid er opdateret med korrekt information og samtidig indbyder borgeren til at finde mere information selv. 9. GIS er p tv rs Der er igangsat et arbejde frem til oktober med at udpege tre konkrete GISbaserede lłsninger i forvaltningerne til brug for prognoser, analyser, distrikts- og ruteoptimering mv.