Referat tirsdag den 24. januar 2017 Kl. 16:30 i Kantinen, Lejrevej 15, 4320, Allerslev Afbud: Jan Vedel Heine (I) Kristina Garth Grüner (Skolebestyrelsen) Ole Blickfeldt (O)
Indholdsfortegnelse 1. 17,4 - Godkendelse af dagsorden...1 2. 17,4 - Workshop...2 3. 17,4 - Godkendelse af proces for digitale bootcamps - spørgeskemaundersøgelse...4 4. 17,4 - Godkendelse af program for fysiske bootcamps...6
24-01-2017 Side 1 1. 17,4 - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutningskompetence: Beslutning den 24-01-2017: Godkendt. Afbud: Jan Heine Ole Blickfeldt Kristina Garth Grüner Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering:
24-01-2017 Side 2 2. 17,4 - Workshop Sagsnr.: 16/16318 Resumé: Udvalget blev på mødet den 3. januar introduceret til det forestående arbejde, som det er rammesat af Kommunalbestyrelsen. Tids- og procesplan blev således præsenteret, og udvalget besluttede at arbejde først med kerneopgaverne Bæredygtig vækst og Målrettet (visiteret) støtte. Under dette punkt får udvalget lejlighed til at arbejde sig ind i de to kerneopgaver og afprøve nogle af de metoder, som firmaet Valcon foreslår at anvende i de fysiske bootcamps henholdsvis den 12. og 26. marts 2017 for herigennem på egen krop at afprøve metoderne til at komme tættere på kerneopgaverne inden de forestående bootcamps. Workshoppen faciliteres af Valcon. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at udvalget gennemfører workshoppen 2. at udvalget evaluerer metoderne Beslutningskompetence: 17,4-udvalget Beslutning den 24-01-2017: Tiltrådt. Afbud: Jan Heine Ole Blickfeldt Kristina Garth Grüner Sagsfremstilling: 17,4-udvalget besluttede på sit møde 3. januar, at Bæredygtig vækst og Målrettet (visiteret) støtte skal være de to første kerneopgaver, som udvalget arbejder med. Det betyder, at der for disse to kerneopgaver skal gennemføres digitale bootcamps som en forberedelse til to fysiske bootcamps, som afholdes den 12. marts (Bæredygtig vækst) og 26. marts (Målrettet (visiteret) støtte). Udvalget forelægges under de to følgende punkter forslag til, hvordan disse bootcamps tilrettelægges og kriterier for, hvem der inviteres m.v. Under nærværende punkt får udvalget lejlighed til at arbejde sig mere ind i de to ovennævnte kerneopgaver og til at afprøve nogle af de metoder, som firmaet Valcon foreslår at anvende i bootcamps m.h.p. at kvalificere: De vigtigste forudsætninger for at virkeliggøre formålet med kerneopgaven og barrierer for dette Hvem der kan bidrage til at tilvejebringe forudsætningerne, og med hvad.
24-01-2017 Side 3 Jf. trekanten præsenteret på udvalgets møde den 3. januar: Valcon vil facilitere workshoppen og introducerer metoderne på selve mødet. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.
24-01-2017 Side 4 3. 17,4 - Godkendelse af proces for digitale bootcamps - spørgeskemaundersøgelse Sagsnr.: 16/16318 Resumé: De digitale bootcamps er en elektronisk spørgeskemaundersøgelse blandt interessenter og bidragsydere som er fælles om kerneopgaven, og som dermed også indgår i målgruppen for deltagelse på de fysiske bootcamps. Formålet med digitale bootcamps er at få nogle foreløbige tilkendegivelser af hvilke forudsætninger, der er de vigtigste i forhold til at realisere formålet med kerneopgaven, samt at indhente eksempler på barrierer m.v. Dette vil indgå som afsæt for de fysiske bootcamps og vil give mulighed for, at flere kan deltage i processen enten ved at deltage i spørgeskemaundersøgelsen og/eller ved at deltage i en fysisk bootcamp. Alle som er i målgruppen, og som ønsker at medvirke i spørgeskemaundersøgelsen, vil få mulighed for at hente spørgeskemaet på www.lejre.dk. Lejre Kommune vil endvidere gør målrettet opmærksom på muligheden for at deltage ved at sende en mail til de interessenter, som administrationen umiddelbart har mailadresser på. De elektroniske spørgeskemaer eftersendes til udvalget fredag den 20. januar m.h.p. at udvalgets medlemmer kan afprøve det. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at 17,4-udvalget drøfter oplægget til den digitale bootcamp (spørgeskemaundersøgelse) for hhv. Bæredygtig vækst og Målrettet (visiteret) støtte og med givne kommentarer godkender: a) spørgeskema b) deltagere c) tidsplan Beslutningskompetence: 17,4-udvalget Beslutning den 24-01-2017: Tiltrådt med følgende bemærkninger: a) Spørgeskema tilrettes med givne kommentarer b) Tiltrådt c) Tiltrådt Afbud: Jan Heine Ole Blickfeldt Kristina Garth Grüner Sagsfremstilling: Forud for de fysiske bootcamps afholdes såkaldt digitale bootcamps. Formålet er at få nogle foreløbige og indledende tilkendegivelser af hvilke forudsætninger der er de vigtigste i forhold til at realisere formålet med kerneopgaven, samt at indhente eksempler på barrierer m.v. Dette vil indgå som afsæt for og eksempler på de fysiske bootcamps og vil give mulighed for, at flere kan deltage i processen.
24-01-2017 Side 5 Nedenfor præsenteres kortfattet a) spørgeskema, b) deltagere og c) tidsplan: A Spørgeskemaerne i de digitale bootcamps Kernen i de digitale bootcamps er elektroniske spørgeskemaer, der bl.a. vil bede deltagerne om at forholde sig til hvilke forudsætninger der er vigtige i arbejdet med kerneopgaverne i Lejre Kommune. Administrationen og Valcon har udarbejdet et forslag til spørgeskema. Der vil fredag d. 20. januar blive eftersendt et link til spørgeskemaet. Udvalget opfordres til at besvare spørgeskemaet inden mødet d. 24. januar med henblik på at teste spørgeskemaet og som forberedelse til workshoppen på mødet. På mødet vil Valcon facilitere at udvalget arbejder med spørgeskemaet. Det er vigtigt at understrege, at de forudsætninger, som respondenterne skal forholde sig til i spørgeskemaet, er udkast til foreløbige forudsætninger, som netop skal kvalificeres og udfordres gennem hhv. den digitale bootcamp og den fysiske bootcamp. B Deltagere i de digitale bootcamps Spørgeskemaet gøres tilgængelig på www.lejre.dk hvorfra det kan hentes og besvares af alle interesserede. Muligheden annonceres i lokalaviserne, på lejre.dk og facebooksiden Vores Sted, jf. tidsplan. Herudover vil Lejre Kommune gøre opmærksom på muligheden for at deltage i spørgeskemaundersøgelsen ved at sende en mail til de interessenter, som administrationen umiddelbart har mailadresser på, herunder erhvervs- og turistforeninger, formændene for bylaug/grundejerforeninger, medlemmer af handicap- og ældreråd etc. C. Tidsplan Umiddelbart efter 17,4-udvalgets møde 24. januar sendes spørgeskemaet ud til deltagerne og lægges på www.lejre.dk. m.h.p. at andre interesserede kan deltage Den 31. januar (uge 5) annonceres muligheden for at medvirke i undersøgelsen i Lejre Lokalavis. Deadline for besvarelserne er 17. februar (uge 7) I løbet af uge 8 og 9 bearbejdes besvarelserne, således at de kan anvendes i de fysiske bootcamps. Udvalget får ikke mulighed for at se besvarelserne før den første fysiske bootcamp. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at spørgeskemaundersøgelsen kan gennemføres som beskrevet og vil bidrage til formålet. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Økonomien til gennemførsel af de digitale bootcamps er indeholdt i tilbuddet fra Valcon.
24-01-2017 Side 6 4. 17,4 - Godkendelse af program for fysiske bootcamps Sagsnr.: 16/16318 Resumé: Det indgår i forløbet frem til sommerferien, at der skal gennemføres bootcamps, hvor borgere, repræsentanter fra erhvervslivet og fagfolk samt medlemmer af Kommunalbestyrelsen og 17,4-udvalget forventeligt 60-100 deltagere pr. workshop arbejder med kerneopgaverne. Formålet med disse bootcamps er at samle mange af de aktører, der er fælles om kerneopgaverne, fordi de på hver sin måde bidrager til dem. Deltagerne får således lejlighed til at kvalificere formålet med kerneopgaverne, arbejde med forudsætningerne og drøfte, hvem der kan bidrage med hvad for at tilvejebringe netop disse forudsætninger. Herudover skal deltagerne afdække hvilke barrierer (regler, kontrol m.v.) der eventuelt står i vejen I denne sag får 17,4-udvalget lejlighed til at drøfte programmet for de fysiske workshops og kriterierne for, hvem der inviteres til at deltage i de digitale og fysiske bootcamps for hhv. Bæredygtig vækst og Målrettet (visiteret) støtte. Valcon vil gennemgå det foreløbige program og drejebog for den fysiske bootcamp på mødet m.h.p. at videreudvikle det herefter. Administrationen vil gennemgå forslag til grupperinger af deltagere til de fysiske bootcamps m.h.p. udvalgets input samt proces for tilmelding til bootcamps. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at udvalget drøfter program og drejebog for de fysiske bootcamps. 2. at udvalget drøfter og godkender de foreslåede grupperinger af deltagere til de fysiske bootcamps. 3. at udvalget godkender proces for tilmelding til bootcamps. Beslutningskompetence: 17,4-udvalget Beslutning den 24-01-2017: Punkt 1-3 tiltrådt. Afbud: Jan Heine Ole Blickfeldt Kristina Garth Grüner Sagsfremstilling: Program og drejebog for fysisk bootcamp Konsulentfirmaet Valcon har udarbejdet forslag til program for, hvad der skal ske på de fysiske bootcamps (se bilag). På mødet vil Valcon præsentere det foreløbige program og uddybe, hvordan bootcampen tænkes tilrettelagt og gennemført i overensstemmelse med formålet med arbejdet i fase 1, jf. punkt 4 på udvalgets dagsorden den 3. januar 2017:
24-01-2017 Side 7 Fokus i fase 1 (frem til sommerferien) er at blive klogere på kerneopgavernes formål og at prioritere de vigtigste forudsætninger samt identificere, hvem der bidrager med hvad, og identificere barrierer. I fase 2 (efter sommerferien) vil arbejdet gå ind i en mere kreativ og innovativ fase, hvor helt nye måder at tilvejebringe forudsætningerne på vil være i centrum. De digitale og fysiske bootcamps er løftestang for at indfri formålet med fase 1. Med afsæt i udvalgets input vil Valcon videreudvikle drejebog og metoder. Grupperinger af deltagere i de fysiske bootcamps Deltagerne er aktører, som på hver sin måde bidrager til at tilvejebringe de forudsætninger, der er nødvendige for at lykkes med kerneopgaven. Nedenfor er listet en bruttogruppe over interessenter/bidragsydere/målgrupper for hver af de to kerneopgaver. Muligheden for at deltage i den relevante bootcamp vil blive annonceret i Lejre Lokalavis og på www.lejre.dk og via andre relevante kanaler og på personlig opfordring, f.eks. fra medlemmerne af 17,4-udvalget. De som tilmelder sig først får reserveret en deltagerplads dog med respekt for, at der skal være en rimelig fordeling mellem grupperingerne, hvilket administrationen vurderer på baggrund af de indkomne tilmeldinger. Det er administrationens vurdering, at denne fremgangsmåde på én gang sikrer en vis repræsentativitet fra alle interessenter/bidragsydere og samtidig gør det muligt for alle at melde sig til. Udvalget bedes drøfte og kvalificere grupperingerne nedenfor. Bæredygtig vækst: Formålet med kerneopgaven er at tage ansvar for fremtidens bæredygtige samfund - som kommende generationer skal leve i - ved at passe godt på kommunens ressourcer (natur, miljø, klima, kulturhistorie) og realkapital (ejendomme, infrastruktur) og gennem erhvervsudvikling og bosætning at sikre arbejdspladser og liv i byerne. Aktører der bidrager til kerneopgaven: Erhvervs- og turismeforeninger samt råd og interesseorganisationer, herunder: LEUF, Lejre Erhvervsudviklingsforum Lejre Erhvervsforum Erhvervsforum Hornsherred Turistforeningen Pendlerforeningen Grønt råd Danmarks Naturfredningsforening Virksomheder inden for Lejre Kommunes erhvervsstyrkepositioner, herunder: Landbrug og fødevarer Byg og bolig Turisme og oplevelsesøkonomi Transport Iværksætteri
24-01-2017 Side 8 Landsbyerne, herunder: Repræsentanter fra div. Bylaug/byfora/grundejerforeninger Repræsentanter for de nye landsbyer under udvikling Borgere med interesse for bæredygtig vækst Repræsentanter fra delebyprojekter Kommende generationer i Lejre Kommune: Fælles elevråd og andre unge med interesse for bæredygtig vækst Politisk udvalg: Udvalget for Erhverv og Turisme Udvalget for Teknik og Miljø Kommunalt ansatte og andre fagfolk, der har det som deres daglige arbejde at bidrage til kerneopgaven bæredygtig vækst. Målrettet visiteret støtte: Formålet med kerneopgaven er at sikre, at den borger, som varigt eller midlertidigt har behov for målrettet støtte, får hjælp til at kunne klare sig selv så meningsfyldt og værdigt som overhovedet muligt. Aktører der bidrager til kerneopgaven: Foreninger, råd og interesseorganisationer, herunder: Handicaprådet (som bl.a. repræsenterer Sind, HjerneSagen, Scleroseforeningen, ADHD foreningen, Fibromyalgiforeningen, Diatetesforeningen og Dansk Handicapforbund) Danske Handicaporganisationer Patient- og interesseforeninger, fx forældrenetværket til børn med særlige behov Ældrerådet Ældre Sagen Politiske udvalg: Udvalget for Social, Sundhed og Ældre Udvalget for Børn og Ungdom Borgere (børn og voksne), som har behov for målrettet støtte Familie og pårørende til borgere med behov for målrettet støtte Offentlige og private leverandører af målrettet støtte (botilbud, PPR og Familiehuset, ældrecentre, hjemmepleje m.v.).
24-01-2017 Side 9 Borgere der i deres fritid gør en indsats for borgere med behov for målrettet støtte Kommunalt ansatte og andre fagfolk, der har det som deres daglige arbejde at bidrage til kerneopgaven bæredygtig vækst. Lokalisering af bootcamps Administrationen arbejder på at finde egnede fysiske rammer for bootcamps. Mulighederne præsenteres kort på mødet. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering at den foreslåede fremgangsmåde er håndterbar og rimelig. Det er erfaringen at personlige invitationer til at deltage er befordrende for interessen. Derfor lægger administrationen op til at medlemmerne af 17,4-udvalget og andre med stor fordel kan opfordre repræsentanter fra grupperingerne personligt til at melde sig til. Der annonceres i løbende dagbladene, bl.a. i den fælles annonce i Lejre Lokalavis, på lejre.dk og på facebooksiden Vores Sted. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: De fysiske bootcamps vil ud over Valcons bistand, som er indeholdt i deres tilbud, omfatte: - Forplejning - Annoncering - Materialer Administrationen udarbejder endeligt budget, når der er truffet beslutning om lokaliteter. Omkostningerne afholdes af de midler, som Kommunalbestyrelsen har afsat til arbejdet med kerneopgaverne i 2017. Bilag: 1. Program for fysiske workshops.pptx
FYSISKE BOOTCAMPS UDKAST TIL OVERORDNET PROGRAM Tidspunkt Session 09.00-09.15 Velkomst v. Carsten 09.15-10.00 Mindsetting : Få etableret en fælles ramme for dagen. 10.00-12.00 Runde 1: Formål og ambition 12.00-12.45 Frokost 12.45-14.30 Runde 2: Forudsætninger og barrierer 14.30-16.00 Runde 3: Bidrag 16.00-16.10 Tak for i dag v. Carsten 1
FYSISKE BOOTCAMPS OVERBLIK OVER CENTRALE SESSIONER SESSION Ramme og mindsetting OVERORDNET FORMÅL Sikre fælles mindset og forståelse for den kerneopgave, der skal arbejdes med, samt forventningsafstemning ift. udkom af dagen. Formulere ambitioner / formål Teste og identificere forudsætninger og barrierer Samskabe bidrag Formulering af fremtidige tilstande, der beskriver, når kerneopgaven har bidraget til opfyldelse af Vores Sted. Identificere og prioritere de væsentligste forudsætninger der kræves for at opfylde/fremme opfyldelse af udvalgte tilstandsbeskrivelser (samt barrierer der forhindrer). Formulering af hvem og hvordan der kan bidrages til at opfylde/fjerne hhv. forudsætninger og barrierer. 2
FYSISKE BOOTCAMPS UDDYBNING AF CENTRALE SESSIONER SESSIONENS FORMÅL INPUT HJÆLPESPØRGSMÅL (eksempler) 3 Ramme og mindsetting Formål: Sikre fælles mindset og forståelse for den kerneopgave, der skal arbejdes med, samt forventningsafstemning ift. udkom af dagen. Formulere ambitioner / formål Formål: Formulering af fremtidige tilstande, der beskriver, når kerneopgaven har bidraget til opfyldelse af Vores Sted. Har til formål at kvalificere forståelse og formulering af den overordnede beskrivelse af kerneopgaven. Og er arbejdsgruppernes kobling til at arbejde med forudsætninger efterfølgende. Teste og identificere forudsætninger og barrierer Formål: Identificere og prioritere de væsentligste forudsætninger der kræves for at opfylde/fremme opfyldelse af udvalgte tilstandsbeskrivelser. Tilsvarende identificere mulige barrierer/hindringer, der besværliggør opfyldelse. Samskabe bidrag Formål: Med udgangspunkt i at hver af de 9-12 undergrupper har prioriteret 1 forudsætning og 1 barriere de vil arbejde videre med, skal de formulere hvem og hvordan der kan bidrages til at opfylde/fjerne dem. Formålet er både at få eksempler på hvordan vi kan opfylde kerneopgaven og i lige så høj grad at åbne perspektivet for at dette kun kan gøres ved fælles Overblik over nuværende situation (væsentlige nøgletal) Små film af deltagere fra digital bootcamp og/eller videoklip fra arbejdet med Vores Sted. Evt. ekstern oplægsholder Input til denne session vil komme fra den indledende ramme og mindsetting Igangsættelsen af arbejdet med formulering af tilstande suppleres med eksempler på tilstandsbeskrivelser. Digital bootcamp: Evt. inspiration fra det gode eksempel og samtidig en indikation på hvordan deltagerne opfatter beskrivelsen af kerneopgaven. Små film af deltagere fra digital bootcamp og/eller videoklip fra arbejdet med Vores Sted. Digital bootcamp: Forudsætninger/resultater anvendes som rammesætning. Og evt. testes de forudsætninger der er vægtet som mest betydningsfulde i den digitale bootcamp. Digital bootcamp: Eksempler på mulige barrierer/hindringer angivet kvalitativt i survey. Små film af deltagere fra digital bootcamp og/eller videoklip fra arbejdet med Vores Sted. Digital bootcamp: Eksempler som inspiration til arbejdet. Indirekte indikation på hvor deltagerne står ift. hvem der kan bidrage til at opfylde kerneopgaven. Evt. eksempler fra andre kommuner ift at samskabe omkring vækstfremmende tiltag. Hvordan kan man i 2020 se, at Lejre Kommune har haft vækst og at væksten har været bæredygtig? Beskriv Lejre kommune i 2020 ud fra en forestilling om, at der gennem de seneste 3 år har været fremgang.(det kunne f.eks være påvirkning af antal arbejdspladser, liv i byen og at vi har et fælles formål om at passe på vores natur og ressourcer) Alternativt: Så bedes deltagerne om at beskrive med inspiration fra forskellige perspektiver. F.eks. Bæredygtig Vækst har bidraget til Vores Sted ved at X(familie, landmand, erhvervsliv, foreninger, børn) oplever at. Formuleringen af spørgsmålet afhænger lidt af resultatet af den digitale bootcamp ift. respondenternes forståelse af kerneopgaven Forudsætning: Hvilke af de angivne forudsætninger vil bedst kunne medvirke til opfyldelse af valgt tilstand? Er der andre afgørende forudsætninger, der skal være opfyldt for at tilstanden kan opnås? Barrierer: Hvilke barrierer/hindringer kan bremse eller blokere for at vi opnår tilstanden. Med udgangspunkt i den af jer prioriterede mest kritiske forudsætning samt væsernligste barriere: Hvordan kan vi medvirke til at sikre forudsætningen er tilstede at hindringen fjernes/mindskes. Herunder f.eks.: Hvad kan jeg gøre? Hvad kan vi i lokalsamfundet gøre? Hvad kan den kommunale organisation gøre? Hvad kan vi i fællesskab gøre?