68 Referat fra bestyrelsesmøde i Vivabolig den 10. marts 2010 Start kl. 16.30, slut kl. Tilstede var Brian Skræm, Frede Skrubbeltrang, Søren Andersen, Iver Eriksen, Ann Bylund Andersen, Christian Vestergaard, Jan Kristensen, Mogens Blicher Hansen og Lotte Bang. Eigil Stausholm har meldt afbud. Christian blev nødttil at gå under punkt 5. Dagsorden: 1. Velkomst og godkendelse af dagsordnen samt referat fra sidste møde 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten 3. Strategiplan for håndværker afdelingen 4. Arbejdsbeskrivelse driftslederne 5. Gaver fra samarbejdspartnere 6. Gageregulering Lotte Bang 7. Vision, mission og strategi 8. Dato og forslag til emner til næste møde 9. Eventuelt 10. Resume af beslutninger 1. Velkomst og godkendelse af dagsordnen og referat fra sidste møde Brian bød velkommen. Frede Skrubbeltrang spørger til den gamle rutebilstation. Afventer afklaring om p-pladser m.v. sygehus Nord, forventer ikke afklaring før 2011. Ellers ingen bemærkninger til dagsorden og referat. Godkendt 2. Spørgsmål og kommentarer til direktionsrapporten Vivabolig Praktikant Anne Louise jobcentret har tilbudt et tilskud 50 % af lønudgifter i 6 måneder. Hun er en ung og frisk pige der har bidraget positivt til kontoret. Vi har ikke fysisk plads til en ekstra arbejdsplads. Ellers ingen bemærkninger 3. Strategiplan for håndværkerafdelingen Driften giver et overskud på ca. kr. 750.000 før administrationsbidrag til Vivabolig og afskrivninger på maskiner, det vil sige der er et lille overskud på nuværende tidspunkt. Nye lokaler Søren Enggaard på Gasværksvej er ikke interesseret i at sælge, lejen med forkøbsret er ca. 300.000 årligt. Karl Skogavej ejendom fra 1980-1985, den koster kr. 8.700.000 for 1.544 kvm samt en byggeret på 480, tillagt stempel og omforandring ca. kr. 9.200.000, hvor ca. 1.100 kvm er udlejet. Der er mulighed for udvidelse og indretning af velfærdsfaciliteter, kantine og kontorfaciliteter. Det dækker de
69 krav vi har til lokaler og fælles faciliteter. Årlig ydelse kr. 530.000 over 30 år, årlig lejeindtægt kr. 500.000 nettohusleje er herefter 30.000 om året, plus ejendomsskat, forbrug og vedligeholdelse. Vi tager på besigtigelse den 18. marts 2010 kl. 13.30. Søren vil gerne deltage. Vi kigger også på noget på Hjulmagervej men det er maget ældre og ikke nær så interessant. Hvor stabile er de andre lejere spørger Christian. Vi ved det ikke med sikkerhed. Vi få oplysninger på åremål og lejebetingelser på lejerne. Mogens har mandat til at skrive papirer på ejendommen betinget af bestyrelsens godkendelse. Projekter Vi er i gang med at klargøre projektet i afdeling 1 Sjællandsgade m.v. med 100 badeværelser. Færdig sidst i november 2010. Økonomisk vil vi ligge på en besparelse i forhold til det tilbud vi fik oprindeligt på ca. kr. 10.000.000. Vi køber en ekstra bil til vvs i håndværkerafdelingen. Casper bliver medarbejdende mester for alle håndværkere og påtænker at lave lagerstyring via stregkoder sådan at materialer, timer og kvalitetskontrol i en og samme arbejdsgang er registreret. Materialer bliver leveret i portioner materialerne til hver badeværelse bliver pakket på egen palle sådan vi starter om morgenen hejser det op til etagen gennem trappevinduet etagevis. Så undgår vi skader i trappeopgange og besparelse i tid. Søren spørger til honorering af vagtordning - den bliver forhandlet sammen med overenskomstforhandlingen. Kunne eventuelt ende ud i en afspadseringsdag i stedet for økonomisk kompensation. De forlanger samlet kr. 140.000 for at bibeholde vagtordningen. Nu har vi en ordning, hvor de har en bil hjem og mødte på arbejdsstedet kl. 7 i stedet for som tidligere hvor de mødte ind i håndværkerhuset og tog bilen ud på arbejdsstedet. Vagtordningen bliver indimellem brugt unødigt. Søren efterspørger, hvor meget vi bruger på opkald til eksterne håndværkere. Vi laver et notat til kontakten omkring vagtordningen, hvad den
70 kan bruges til og hvad den ikke kan bruges til. Lige som vi kunne orientere om forsikringer, hvad vores dækker og at det er en god ide at have en indbo forsikring. Bestyrelsens holdning er at vi ikke skal betale kr. 140.000 for en telefonpasning, så vil det være bedre at gå tilbage til en ordning hvor de henter bilerne. 4. Arbejdsbeskrivelser driftsledere Ann har bedt om at få punktet på fordi hun har været i tvivl om hvad der var driftsledernes opgave. Dels fordi nogle opgaver er lagt ud til varmemestrene og fordi Ann syntes han er lidt usynlig i afdeling 3. Jan gennemgik arbejdsbeskrivelserne for driftslederne. De er ens, dog er det Torben der sidder i uddannelsesudvalget og Jan er suppleant. De delegerer ansvar ud til teamlederne for at de bliver engageret og tager ansvar. Varmemesteren er frontkæmperen i afdelingerne. Driftsledernes opgaver er at støtter og bakker op og sørger for at de har den uddannelse og de redskaber der skal til for at bestride jobbet. Driftslederne har ansvaret for for markvandringen/vedligeholdelsesplanen, tilstandsrapporter og gennemgangen med afdelingsbestyrelserne og deltager i budgetmøderne. Bruger mere energi på renoveringsopgaver end tidligere. Arbejder p.t. på at indhente rammeudbud på malerarbejde ved fraflytning for at få en ensartet pris. Iver Eriksen mener det er vigtigt at bruge kræfter på tilstandsrapporterne og vedligeholde de eksterne kontakter. Ann ønsker at driftslederne indtager en mere støttende rolle i forhold til afdelingsbestyrelsen i form af sparring, hjælp, vejledning og Ide grundlag til ønsker og alternativer til løsninger. Samt en tættere opfølgning på fejl og mangler i renovering og vedligeholdelsesarbejder. Ann roser Jans rolle i forhold til køkkenudskiftningen. Christian mener Jan kommer med mange forskellige ideoplæg. Han har en kommentar til arbejdsbeskrivelsen, hvor der står at markvandringer afholdes så vidt muligt afholdes indenfor normal arbejdstid - der bør stå uden for normal arbejdstid. Der står også at de deltager i afdelingernes regnskabs og budgetmøder i fornødent omfang, der bør stå i alle tilfælde.
71 Det er også sådan det foregår i praksis dog er det ikke i alle afdelinger i Limfjorden, hvor der er bestyrelser eller hvor bestyrelserne ønsker en markvandring, regnskabs eller budget gennemgang. Formuleringen er udsprunget deraf. Lotte supplerer at opmålere ved fagforeningen siger at 1 mand har ca. ledelses ansvar for 12 mand. Torben har ansvaret for 18 mand og Jan har ansvar for 24 mand. Derfor skal de bruge mere tid og energi på ledelsesrollen i stedet for driftsopgaver. Søren påpeger at der generelt i afdelingerne er stor tilfredshed med ejendomsfunktionærerne specielt omkring snehåndteringen det vidner også på at der er mere fokus på samarbejde. 5. Gaver fra samarbejdspartnere Ann har hørt meget omkring nibotisme og vil gerne sikre, at det ikke er i vores organisation at nogle eventuelt modtager en vaskemaskine eller andet. Lotte forsikrer at det ikke sker. Dog har vi en aftale om at personale kan foretage indkøb med Vivaboligs rabataftaler med direkte afregning til leverandørerne. Deltagelse i arrangementer med samarbejdspartnere er det legalt. Vi udbyder alle opgaver i licitation og sikrer uafhængigheden den vej. Vi er underlagt forvaltningsrevision og er underlagt EU udbudsreglerne og skal forholde os til det. Christian tror heller ikke på at nogen vinder fordele ved at deltage i arrangementer, men han vil ikke selv deltage i sociale arrangementer med leverandører. Lotte fortæller også at vi hele tiden sonderer, hvad er formålet med det der bliver inviteret til og om det har et fagligt formål. Lotte mener at disse arrangementer skaber en gensidig tillid til samarbejdspartnere, hvilket er gavnligt i samarbejdet. Flere dags arrangementer, arrangementer med ægtefælle uden reelt fagligt indhold er bland andet noget vi sorterer fra, endvidere ser vi på hvad formålet med arrangementet er. Iver mener det er vigtigt med en sondring der hedder - Sund fornuft, og at vi via habilitets erklæringen erklærer at vi ikke vil være inhabile. Jan mener at besigtigelses tur er vigtigt, det at hente inspiration andre steder fra. Tyskland er foran i udviklingen i passivhuse,
72 hvilket er noget af det vi skal se på i Berlin. Ann fortæller at vi havde en diskussion i går i Østparkens bestyrelse om at man godt kan hente inspiration andre steder fra uden at skal til udlandet. VN har bedt om at revurdere gavepolitikken omkring 25 års jubilæum, således at der som i Aalborg Kommune gives 1 månedsløn til jubilaren. Der er enighed om at fastholde den beslutning der er truffet omkring gavepolitikken. 6. Gage regulering Lotte Bang Christian sagde inden han gik kl. 18 at han er positiv indstillet over for oplæg fra Lotte. Oplæg Løn pr. 29. januar 2010 56.122,76 Iflg. DA s statistik 2,3 % Stigning pr. 1. februar 2010 1,3% 729,60 Gageregulering udover ansættelsesaftalen 5.000,00 61.852,36 Pension pr. 31. januar 2010 11 % Stigning pr. 1. februar 2010 1,0% 1 % 12% Lotte blev bedt om at gå ud af lokalet under diskussionen. Der var enighed om at Lottes oplæg blev imødekommet. Ann har bedt om at få et punkt omkring gage til ledelsen på som punkt til næste møde. Lottes oplæg til løn blev godkendt Gageregulering ledelsen - Punkt på næste møde 7. Mission, vision og strategi Brian foreslår vi kan tage en generel snak om hvordan vi mener visionen for Vivabolig og egen boligorganisation Ann mener vi skal være lidt mere specifikke omkring nogle enkelte områder. Vi blev enige om i grupper at diskutere Udvikling Byggeri og/eller renovering
73 God service Håndværkerafdelingen forventninger Beboerdemokrati/Beboerinddragelse 8. Dato og forslag til emner til næste møde Næste møde er ifølge mødekalenderen 6. april 2010, men BL har igen lagt et relevant kursus på samme dag Brian foreslår at flytte mødet til onsdag den 7. april 2010. Nye udlejningsregler rettelse til boliggarantibevis, Næste møde er onsdag den 7. april 2010 kl. 16.30 Repræsentantskabsmøde 1. juni 2010 9. Eventuelt Borgmester Henning G. Jensen - 60 år Aalborg Bo har foreslået at give en fælles gave på 0,25 øre pr. lejemål det er ca. kr. 850 Mogens spørger om vi skal acceptere dette. Ann er modstander af at give en gave i det led og til det formål. Resten var for. Mogens melder tilbage til Aalborg Bo Juletræ kan vi invitere de 5 tidligere medarbejdere fra Østparken vi fastholder at det er for nuværende ansatte som der er truffet beslutning om tidligere. Søren forespørger - Limfjorden skal købe 3F bygningen i Søndergade/Kjellerupsgade, vi ønsker at reklamere for Vivabolig med et stort banner. Enighed om at det er fint med noget reklame. 10. Resume af beslutninger Håndværkerafdelingens nye lokaler - ser på det 18. marts 2010 Arbejdsbeskrivelserne er opdateret Gage regulering Lotte Bang godkendt punkt på dagsordnen på næste møde Mission, vision og strategi emner: Udviklingen i Byggeri og/eller renovering, god service, forventninger til håndværkerafdelingen, Beboerdemokrati/Beboerinddragelse Næste møde ændret til den 7. april 2010
74 Repræsentantskabsmøde den 1. juni 2010 Gavepolitik omkring 25 års jubilæum fastholdes Vi går med Aalborg Bo i gave til borgmesterens 60 års dag Ansøgning fra administrationen om at resten af de tidligere ansatte kan deltage i juletræ fastholder tidligere beslutning om at det er for nuværende ansatte. Brian Skræm Formand Mogens Blicher Hansen Lotte Bang Referent