15. november 2016 UDBUD MED FORHANDLIN G: REVISIONSYDELSER TIL VESTFORSYNING A/S 1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for Vestforsyning A/S (herefter Ordregiver ) udbud af kontrakt om anskaffelse af revisionsydelser efter forsyningsvirksomhedsdirektivet (direktiv 2014/25/EU) i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort den 15. november 2016 i EU-tidende/TED-databasen. Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling, hvilket indebærer, at kun prækvalificerede tilbudsgivere har ret til at afgive tilbud. 2. Udbudsmaterialet Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende bestanddele: Bilag A: Bilag B: Bilag C: Bilag D: Kravspecifikation. Kravspecifikationen vil efter kontraktindgåelse udgøre kontraktbilag 1 Tilbudsliste. Den udfyldte tilbudsliste vil efter kontraktindgåelse sammen med resten af tilbudsgivers tilbud udgøre kontraktbilag 2 Kontraktudkast Skabelon til erklæring om fælles befuldmægtiget i konsortier Formular 1: Formular 2: Formular 3: eespd (elektronisk Fælles Europæisk Udbudsdokument) Skabelon til støtteerklæring Skabelon til oplysning om referencer Appendix A: Oversigt over dokumentationskrav egnethed og udvælgelse
Tilbudsgiver opfordres til at sikre sig, at tilbudsgiver er i besiddelse af et fuldstændigt eksemplar af udbudsmaterialet. 3. Den udbudte kontrakts omfang Ved nærværende udbud ønsker Ordregiver at indhente tilbud på revisionsydelser til revision af Ordregivers koncernselskabers årsregnskaber og udførelse af visse erklæringsopgaver samt tilbud på aftalte tillægsydelser og merarbejde i tilknytning til revisionen og erklæringsopgaverne. Ydelserne omfatter følgende selskaber: Vestforsyning A/S, Vestforsyning Erhverv A/S, DEEC International A/S, Vestforsyning Belysning A/S, Vestforsyning Service A/S, Multiforsyning A/S, Vestforsyning Net A/S, Vestforsyning Vand A/S, Vestforsyning Spildevand A/S, Vestforsyning Varme A/S, Maabjerg Energy Center Holding A/S, Maabjerg Energy Center BioHeat&Power A/S, og Maabjerg Energy Center Biogas A/S. Kravene til ydelsen er detaljeret beskrevet i kravspecifikationen (bilag A), mens ordregivers krav til kontraktvilkår fremgår af kontraktudkastet (bilag C). Kontrakten træder i kraft 1. juni 2017 efter godkendelse på selskabernes generalforsamlinger og har en varighed på 3 år, dvs. gælder for revision af de relevante selskaber for 2017, 2018 og 2019. Kontrakten kan forlænges til også at omfatte revision for regnskabsåret 2020, såfremt Ordregiver kræver det. Side 2
4. Ordregivers forhold 4.1 Den juridiske person Ordregiver under dette udbud er: Vestforsyning A/S Nupark 51 7500 Holstebro CVR-nr.: 25 95 22 00 Ordregiver er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med Ordregiver. 4.2 Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til den af Ordregiver udpegede kontaktperson, der er: Advokatfuldmægtig Anna Andersen E-mail: ana@lett.dk Henvendelser skal ske skriftligt via e-mail. Ordregiver kan på et hvilket som helst tidspunkt under udbuddet udpege en anden kontaktperson. 5. Tilbudsgivers forhold Tilbudsgiver skal være den af Ordregiver prækvalificerede juridiske person. Tilbudsgiver kan ikke lade sig erstatte af en anden juridisk person, og dette gælder også eventuelle koncernforbundne virksomheder. Hvis prækvalifikationen har omfattet et konsortium bestående af flere ansvarlige tilbudsgivere, skal det være netop disse juridiske personer hverken færre eller flere der afgiver tilbud. Der skal angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Skabelon i bilag D anvendes hertil. Side 3
Såfremt tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, skal navne på den eller disse juridiske personer angives klart og entydigt i tilbuddet og angives i eespd et. Inden for udbudsreglernes rammer kan ordregiver i visse særlige tilfælde tillade forandringer hos den eller de prækvalificerede. Ordregiver er ikke forpligtet til at tillade forandringer, og eventuel forandring skal før afgivelse af tilbud forudgående tillades skriftligt af Ordregiver. 6. Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger givet af tilbudsgiver under forhandlingerne og indeholdt i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning. Ordregiver er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af Ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. Tilbudsgiverne skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes behandler oplysninger fortroligt. 7. Kontakt indtil tilbudsafgivelsen 7.1 Kommunikation Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt på LETT Advokatpartnerselskabs hjemmeside http://www.lett.dk/voreskompetencer/udbudsret/vestforsyning-as-udbud. Tilbudsgiverne er selv pligtige til at holde sig opdaterede om udbuddets forløb via ovenstående. Side 4
7.2 Spørgsmål om udbuddet Forud for ansøgningsfristen kan ansøgere stille spørgsmål til udbuddet; dog kun vedrørende forhold, der er direkte relevante for udarbejdelsen af ansøgningen. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før ansøgningsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før ansøgningsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før ansøgningsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før ansøgningsfristen, kan ikke forventes besvaret. I særlige tilfælde kan Ordregiver vælge at besvare senere indkomne spørgsmål. Tilbudsgiverne opfordres således til at fremsætte sine spørgsmål til materialet samlet skriftligt og senest den 2. december 2016 kl. 12.00. Spørgsmålene skal være affattet på dansk. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på http://www.lett.dk/vores-kompetencer/udbudsret/vestforsyning-as-udbud. Efter ansøgningsfristen kan de prækvalificerede tilbudsgivere til brug for deres afgivelse af første forhandlingstilbud skriftligt stille spørgsmål om udbudsmaterialet for så vidt angår forhold, der er relevante for udarbejdelsen af forhandlingstilbud. Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før fristen for første forhandlingstilbud, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før fristen for første forhandlingstilbud, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. I særlige tilfælde kan Ordregiver vælge at besvare senere indkomne spørgsmål. Tilbudsgiverne opfordres således til at fremsætte sine spørgsmål til materialet samlet skriftligt og senest den 9. januar 2017 kl. 12.00. Spørgsmålene skal være affattet på dansk. Side 5
Ordregiver vil i forbindelse med forhandlingsforløbet efter indlevering af første forhandlingstilbud oplyse særskilt om adgangen til at stille yderligere spørgsmål om udbudsmaterialet. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på http://www.lett.dk/vores-kompetencer/udbudsret/vestforsyning-as-udbud. 7.3 Ændringer af udbudsmaterialet 7.3.1 Ændringer inden første forhandlingstilbud Ordregiver kan senest 6 dage før fristen for indlevering af første forhandlingstilbud offentliggøre rettelsesblade om eventuelle ændringer af udbudsmaterialet via http://www.lett.dk/vores-kompetencer/udbudsret/vestforsyning-as-udbud. Ordregiver forbeholder sig i særlige tilfælde at kunne offentliggøre ændringer senere end 6 dage før fristen mod forlængelse af fristen. Såfremt tilbudsgiverne bliver opmærksomme på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiverne straks gøre Ordregiver opmærksom herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. 7.3.2 Ændringer efter indlevering af første forhandlingstilbud Ordregiver kan efter indlevering af første forhandlingstilbud offentliggøre rettelsesblade om eventuelle ændringer af udbudsmaterialet via http://www.lett.dk/vores-kompetencer/udbudsret/vestforsyning-as-udbud. Rettelsesblade vil blive offentliggjort i rimelig tid inden, at tilbudsgiverne skal indsende opdaterede forhandlingstilbud hhv. endeligt tilbud. 8. Tidsplan Udbuddet forventes at blive afviklet efter følgende tidsplan: Side 6
15. november 2016 Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse og udbudsmateriale 16. december 2016 Ansøgningsfrist om prækvalifikation kl. 12.00 21. december 2016 Meddelelse om udvalgte ansøgere der opfordres til at afgive indledende tilbud samt afslag 23. januar 2017 Frist for afgivelse af indledende tilbud kl. 12.00 30.-31. januar 2017 Forhandlinger mellem Ordregiver og tilbudsgiverne 1. februar 2017 Meddelelse om afgivelse af endelige tilbud 21. februar 2017 Frist for afgivelse af endeligt tilbud kl. 12.00 22. marts 2017 Meddelelse om den vindende tilbudsgiver 3. april 2017 Stand still-periodens udløb kl. 23.59 10. april 2017 Forventet underskrivelse af kontrakten 1. juni 2017 Kontrakten træder i kraft 9. Egnethed, udelukkelse og udvælgelse Ordregiver vil prækvalificere 4 ansøgere (såfremt der er 4 egnede ansøgere), der alle vil blive opfordret til at afgive tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til, inden prækvalifikationen afsluttes, at indhente dokumentation for, at ansøgernes oplysninger om egnethed og udelukkelse er korrekte. 9.1 Minimumskrav til egnethed 9.1.1 Økonomisk og finansiel formåen Se udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.2. Side 7
9.1.2 Teknisk og faglig formåen Se udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3. 9.1.3 Baserer sig på andre enheders kapacitet Såfremt en ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet med henblik på at opfylde krav til egnethed, skal de pågældende enheder være identificeret i ansøgningen ved angivelse af navn, adresse og CVR-nr. eller tilsvarende registreringsnummer i udenlandske registre over økonomiske aktører. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet skal formular 2 udfyldes, hvor den pågældende enhed, ansøger baserer sig på, juridisk forpligter sig til at stille den pågældende kapacitet til rådighed, jf. forsyningsvirksomhedsdirektivet, art 79, stk. 1. 9.2 Udelukkelsesgrunde Ansøgere, der befinder sig under omstændigheder som anført i udbudslovens 135, stk. 1 og 3, 136 og 137, stk. 1, nr. 2, 3 og 5, er udelukket fra at deltage i udbuddet. En ansøger, der på et hvilket som helst tidspunkt under udbuddet bliver omfattet af en af udelukkelsesgrundende 135, stk. 1 og 3, 136 og 137, stk. 1, nr. 2, 3 og 5, vil blive udelukket fra udbuddet, medmindre den pågældende inden for en af Ordregiver fastsat rimelig frist fremlægger dokumentation, der viser tilbudsgiverens pålidelighed, jf. udbudslovens 138. 9.3 Udvælgelse Ordregiver vil prækvalificere 4 ansøgere, der alle vil blive opfordret til at afgive tilbud. Såfremt Ordregiver modtager mere end 4 konditionsmæssige ansøgninger, vil Ordregiver ud fra nedenstående kriterier udvælge, hvilke ansøgere der vil blive opfordret til at afgive tilbud. Ordregiver vil udvælge de 4 ansøgere ud fra ansøgernes indsendte referencer, jf. pkt. 9.1.2. Ordregiver vil ved udvælgelsen lægge vægt på hvor store referenceopgaverne er, målt på ansøgers omsætning vedrørende referenceopgaverne og målt på størrelsen af de forsyningsvirksomheder, der er omfattet af referencerne, samt i hvilket omfang de udførte ydelser svarer til de ydelser, der er omfattet af nærværende udbud. Side 8
10. Ansøgning om prækvalifikation 10.1 Formkrav Ved ansøgning om prækvalifikationen vil ansøgere alene skulle aflevere udfyldt eespd (genereret ved anvendelse af udbudsbetingelsernes formular 1), som foreløbig dokumentation for opfyldelse af egnetheds-, udelukkelses- og udvælgelseskriterierne. For konsortiedeltagere og ansøgere, der baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, skal afleveres en udfyldt eespd-fil for hver økonomisk aktør. For ansøgere, der baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, skal ansøger medsende en støtteerklæring ved brug af formular 2, hvor den enhed, der stiller sin formåen til rådighed for ansøger, forpligter sig hertil juridisk, jf. forsyningsvirksomhedsdirektivet, art 79, stk. 1. For konsortiedeltagere skal indsendes en erklæring om fælles befuldmægtiget for konsortiet, hvor hver konsortiedeltager også erklærer at hæfte solidarisk ved anvendelse af bilag D. Ansøgeren kan vælge at angive referencer under anvendelse af udbudsbetingelsernes formular 3 (i stedet for at angive dem i eespd et). Den i Appendix A nævnte yderligere dokumentation skal kun fremsendes til Ordregiver, såfremt Ordregiver anmoder en eller flere tilbudsgivere om dette. Ordregiver forbeholder sig ret til når som helst at kræve, at ansøgere fremlægger al eller dele af den anførte dokumentation, hvis Ordregiver skønner, at dette er nødvendigt for, at udbuddet kan gennemføres korrekt. 10.1.1 Udfyldelse af Fælles Europæisk Udbudsdokument (eespd) I eespd et skal ansøgerne udfylde følgende dele: Del II Oplysninger om den økonomiske aktør: Del II.A Oplysninger om den økonomiske aktør Del II.B Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter (Behøver kun at blive udfyldt, hvis oplysningerne er forskellige fra Del II.A) Del II.C Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet Side 9
Del III Udelukkelsesgrunde: Del III.A Grunde vedrørende straffedomme Del III.B Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger Del III.C Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet Del IV Udvælgelseskriterier: Del IV.B Økonomisk og finansiel formåen; krav om minimum egenkapital og ansvarsforsikring Del IV.C Teknisk og faglig formåen; krav om angivelse af mindst 1 reference Del V Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere (afkryds i ja, for at kravene er opfyldt) Del VI Afsluttende erklæringer (Underskrivelse af eespd et behøves ikke.) eespd et udfyldes ved, at ansøgeren uploader Ordregivers eespd-skabelon-fil i EU-Kommissionens værktøj (https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd- /filter?lang=da). Ansøger skal afkrydse Jeg er en økonomisk aktør, Importere ESPD, herefter uploade eespd-filen. Når ansøger har uploadet filen, skal ansøger vælge, hvilket land ansøger er fra, og dernæst trykke Næste. Herefter åbnes eespd et. Når ansøger har udfyldt eespd et, skal ansøger gemme filen på sin computer. Det gør ansøger ved at trykke på Eksporter. Ansøger gemmer herefter filen på sin computer og sender filen til Ordregiver på udbud@lett.dk. eespdfilen kan ikke åbnes ved at klikke på den. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udgivet en vejledning til eespd et (http://www.kfst.dk/indhold-kfst/publikationer/dansk/2016/20160318-detelektroniske-espd--saadan-virkerden?tc=7e9f447988504dafa03407ca6b16efb4). Praktiske spørgsmål til udfyldelsen kan rettes direkte (via e-mail eller telefon) til advokatfuldmægtig Anna Andersen, LETT Advokatpartnerselskab, på ana@lett.dk eller tlf. +45 33 34 02 72. 10.2 Ansøgningsfrist Ansøgning skal fremsendes elektronisk til Ordregiver på e-mail udbud@lett.dk. Ansøgning skal være Ordregiver i hænde senest den 16. december 2016, kl. 12.00. Side 10
Ansøgninger, der modtages efter ansøgningsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. Ordregiver forbeholder sig retten til at anmode ansøgerne om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ufuldstændige eller fejlbehæftede ansøgninger ved at indsende relevante oplysninger eller dokumenter i overensstemmelse med de generelle EU-retlige principper om ligebehandling og gennemsigtighed. Ordregiver vil herefter straks orientere alle berørte ansøgere, når beslutningen om, hvilke 4 ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, er truffet. Ordregiver forventer at meddele denne beslutning den 21. december 2016. 11. Afgivelse af første forhandlingstilbud 11.1 Formkrav Det første forhandlingstilbud (og alle senere tilbud) skal være på dansk. Der kan kun afleveres ét forhandlingstilbud. Ordregiver opfordrer tilbudsgiverne til at formulere sig så kortfattet som muligt og til kun at vedlægge det relevante. Tilbud skal udover eventuel følgeskrivelse eller lignende indeholde følgende bilag i udfyldt stand: 1. Udfyldt tilbudsliste (Skabelon i bilag 2), 2. Beskrivelse af plan for revisionen, herunder tidsplan og tilrettelæggelse af revisionen samt indholdet af revisionshandlinger og anvendte metoder for revisionen (bør ikke omfatte mere end 10 sider), og 3. Beskrivelse af erfarings- og kompetencegrundlag for det team af medarbejdere, der skal forestå revisionen, herunder CV er for nøglemedarbejdere (bør ikke omfatte mere end 2 sider med tillæg af CV er, der for hver medarbejder ikke bør overstige 2 sider). 11.2 Aflevering af første forhandlingstilbud 11.2.1 Tilbudsfrist Første forhandlingstilbud skal fremsendes til Ordregiver på udbud@lett.dk. Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest den 23. januar 2017 kl. 12.00. Side 11
Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. 11.2.2 Tilbudsåbning Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af de afgivne første forhandlingstilbud. 11.3 Vedståelsesfrist Alle forhandlingstilbud og endeligt tilbud skal være bindende i 6 måneder fra fristen for afgivelse af indledende tilbud. Tilbudsgiver er dog kun forpligtet til at vedstå det til enhver tid senest afgivne konditionsmæssige tilbud. Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at Ordregiver har identificeret tilbudsgiverens tilbud som det vindende tilbud, er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved afgivelse af skriftligt påkrav at forlænge vedståelsesfristen med indtil 4 uger. 11.4 Alternative og sideordnede tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud (hverken første forhandlingstilbud eller senere tilbud). Tilbudsgiver er hverken berettiget eller forpligtet til at afgive sideordnede tilbud. 11.5 Forbehold I første forhandlingstilbud og senere forhandlingstilbud tillader Ordregiver ethvert forbehold over for udbudsmaterialet, idet dette tilbud med forbehold anses som tilbudsgivernes oplæg (henholdsvis opdaterede oplæg) til forhandling. Eventuelle forbehold overfor grundlæggende elementer i udbuddet skal dog frafaldes senest i det endelige tilbud. Kontrakten i sin helhed er et grundlæggende element. Bemærk dog, at Ordregiver tager forbehold for at foretage kontrakttildeling på grundlag af første forhandlingstilbud. Hvis Ordregiver vælger at benytte denne mulighed, vil et første forhandlingstilbud med forbehold for grundlæggende elementer i udbuddet ikke kunne indgå i evalueringen. Side 12
For tilbudsgivernes endelige tilbud gælder, at Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert endeligt tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise et endeligt tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. I stedet for at overveje forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt under spørgsmål/svar-runderne at henlede Ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning i udbudsmaterialet. 11.6 Øvrige forhold Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra Ordregiver, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbud i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Ordregiver uvedkommende. 12. Deltagelse i forhandlinger og afgivelse af endeligt tilbud 12.1 Forbehold for tildeling på baggrund af første forhandlingstilbud Ordregiver tager forbehold for at foretage kontrakttildeling på baggrund af de modtagne første forhandlingstilbud. Der vil i så fald blive gennemført en evaluering af de første forhandlingstilbud i overensstemmelse med pkt. 13, hvorefter Ordregiver vil meddele sin tildelingsbeslutning. Det understreges således, at Ordregiver under udbuddet har ret, men ikke pligt, til at forhandle. 12.2 Forhandlingsfaser Beskrivelsen af forløbet nedenfor udgør den foreløbige planlægning af forhandlingerne, som Ordregiver forbeholder sig adgang til senere at ændre: 12.2.1 Første forhandlingsrunde Første fase omfatter en forhandling på grundlag af tilbudsgivernes første forhandlingstilbud. Under forhandlingerne vil Ordregiver give den enkelte tilbudsgiver oplysning om sit syn på forhandlingstilbuddets relativt stærke og svage egenska- Side 13
ber. Forhandlingerne kan omfatte alle forhold i forhandlingstilbuddene, herunder pris. Efter forhandling med tilbudsgiverne opfordrer Ordregiver ved opfordringsskrivelse tilbudsgiverne til at afgive enten opdaterede forhandlingstilbud eller endeligt tilbud inden for en af Ordregiver fastsat frist. 12.2.2 Efterfølgende forhandlingsrunder Hvis Ordregiver har afsluttet første forhandlingsrunde med at opfordre tilbudsgiverne til at afgive opdaterede forhandlingstilbud, gennemfører Ordregiver endnu en forhandling på grundlag af tilbudsgivernes opdaterede forhandlingstilbud. Under forhandlingerne vil Ordregiver give den enkelte tilbudsgiver oplysning om sit syn på det opdaterede forhandlingstilbuds relativt stærke og svage egenskaber. Forhandlingerne kan omfatte alle forhold, herunder pris. Ordregiver kan gentage fremgangsmåden med at opfordre tilbudsgiverne til at afgive opdaterede forhandlingstilbud med efterfølgende forhandling heraf, indtil Ordregiver skønner, at det er hensigtsmæssigt at opfordre de tilbageværende tilbudsgivere til at afgive endeligt tilbud. 12.2.3 Endeligt tilbud Udbuddets sidste fase omfatter opfordring fra Ordregiver til tilbudsgiverne om at afgive endeligt tilbud, der evalueres af Ordregiver ved angivelse af det for udbuddet fastsatte tildelingskriterium. Ordregiver er inden for udbudsreglernes rammer efter tildelingsbeslutningen berettiget til at gennemføre afsluttende forhandlinger med den valgte tilbudsgiver. 13. Tilbudsevalueringen 13.1 Tildelingskriterium og underkriterier Tildelingskriteriet er som anført i udbudsbekendtgørelsen det økonomisk mest fordelagtige tilbud ved anvendelse af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ordregiver vil anvende følgende underkriterier med den for hvert underkriterium anførte vægt: Side 14
Underkriterium Vægt Grundlag for evalueringen Pris 50 % Tilbud på: i) fast pris for revisionsydelsen og udførelse af erklæringsopgaver, samt ii) faste timepriser for udførelse af aftalte tillægsydelser og merarbejde i tilknytning til revisionen og erklæringsopgaverne Vægtning delkriterier i) 80 % ii) 20 % af Kvalitet i opgaveudførelsen 30 % Løsningsbeskrivelse for revisionen bestående af revisionsplan, der redegør for revisionens indhold og omfang i henhold til revisionen af de enkelte forsyningsselskaber Revisionsteam 20 % Beskrivelse af erfaringsog kompetencegrundlag for det team af medarbejdere, der skal forestå udførelsen af revisionen, herunder nøglemedarbejderes CV er. 13.2 Retningslinjer for evalueringen 13.2.1 Evaluering af Pris Ved vurdering af Pris vil der blive lagt vægt på de af tilbudsgiverne tilbudte faste priser for revisionsydelsen og udførelse af erklæringsopgaver samt faste timepriser for udførelse af aftalte tillægsydelser og merarbejde i tilknytning til revisionen og erklæringsopgaverne. Tilbudsgiverne skal i tilbudslisten (bilag B) anføre de faste priser ekskl. moms. Side 15
Ved evalueringen af delkriteriet ii) faste timepriser for udførelse af aftalte tillægsydelser og merarbejde i tilknytning til revisionen og erklæringsopgaverne, der vægtes med 20 %, vil Ordregiver udregne en gennemsnitspris af tilbudsgivers tilbudte timepriser for alle medarbejderkategorierne. Den pris, der vægtes og indgår i evalueringen af underkriteriet Pris, er således gennemsnitsprisen for de tilbudte priser i alle medarbejderkategorierne. Medarbejderkategorierne er opdelt efter: Medarbejderkategori 1: Studerende eller 0-3 års branchekendskab, f.eks. revisorelev/trainee Medarbejderkategori 2: Akademisk uddannelse med 0-2 års branchekendskab eller 5 års branchekendskab, f.eks. revisorassistent/juniorassistent Medarbejderkategori 3: Akademisk uddannelse med minimum 3 års branchekendskab eller minimum 6 års branchekendskab, f.eks. assistent/seniorassistent Medarbejderkategori 4: Akademisk uddannelse med minimum 5 års branchekendskab, f.eks. supervisor/teamleder Medarbejderkategori 5: Akademisk uddannelse med minimum 7 års branchekendskab, f.eks. manager/specialist Medarbejderkategori 6: Akademisk uddannelse med 10 års branchekendskab, f.eks. seniormanager/seniorspecialist Medarbejderkategori 7: Akademisk uddannelse med minimum 15 års branchekendskab, f.eks. partner/director/seniorspecialist Tilbudsevalueringen af underkriteriet Pris vil finde sted ved, at den laveste pris tildeles 10 point, mens laveste pris + 50 % tildeles 1 point. I det mellemliggende interval interpoleres lineært. 13.2.2 Evaluering af Kvalitet i opgaveudførelsen For opfyldelse af underkriteriet Kvalitet i opgaveudførelsen skal tilbudsgiverne vedlægge en løsningsbeskrivelse. Løsningsbeskrivelsen skal bestå af en revisionsplan, der redegør for revisionens indhold og omfang i henhold til revisionen af de enkelte forsyningsselskaber. I revisionsplanen skal indgå: i) Redegørelse for revisionens indhold og omfang ii) Tidsplan for tilrettelæggelsen af revisionerne af de forskellige selskaber iii) Arbejdstilrettelæggelse, herunder beskrivelse af indholdet af revisionshandlinger og anvendte metoder for revisionerne Side 16
iv) Beskrivelse af kvalitetssikring af revisionerne v) Beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil sikre et godt og effektivt samarbejde mellem tilbudsgiver og Ordregiver under kontraktens gennemførelse, samt vi) Eventuelle øvrige oplysninger, der er vurderet som væsentlige af tilbudsgiver. Løsningsbeskrivelsen skal demonstrere, at tilbudsgiver besidder den nødvendige faglige indsigt i opgaven samt forståelse for de forudsætninger, opgaven skal løses under, herunder at der er tale om revision af offentligt ejede forsyningsselskaber. Løsningsbeskrivelsen skal endvidere demonstrere tilbudsgivernes evne til bl.a. at planlægge og tilrettelægge revisionen bedst muligt, under hensyn til art og omfang af revisionshandlinger, samt det skal fremgå hvilke handlinger og hvilke metoder der vil blive anvendt ved revisionen. Planen bør fremlægges klar og overskuelig med angivelse af de væsentligste aktiviteter. Der vil blive lagt vægt på, hvorvidt løsningsbeskrivelsen og fremgangsmåden for revisionen synes egnet til at sikre tilstrækkeligt revisionsbevis og en effektiv og hensigtsmæssig varetagelse af revisionen. Der vil også blive lagt vægt på, i hvilket omfang revisionen sker i et effektivt samspil med Ordregivers organisation og sker efter en tidsplan, der er realistisk og gennemtænkt. Evalueringen vil blive foretaget på grundlag af tilbudsgivernes beskrivelser. Der anvendes ved evalueringen følgende pointmodel: 10 Gives for det fremragende tilbud, som bedst muligt opfylder kriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 Gives for tilbud med en meget god opfyldelse af kriteriet 8 Gives for tilbud med en god til meget god opfyldelse af kriteriet 7 Gives for tilbud med en god opfyldelse af kriteriet 6 Gives for tilbud med en tilfredsstillende til god opfyldelse af kriteriet 5 Gives for tilbud med en tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 4 Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende til tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet Side 17
2 Gives for tilbud med en utilfredsstillende til mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 1 Gives for tilbud med en meget utilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 13.2.3 Evaluering af Revisionsteam Ved vurdering af Revisionsteam vil der blive lagt vægt på kompetencer og erfaring hos de medarbejdere, der tilknyttes revisionen, i det der særlig lægges vægt på kompetencer og erfaring med revision af forsyningsselskabers og kommunalt ejede forsyningsselskabers årsregnskaber. Tilbudsgiverne skal vise, at de kan opbygge et effekt og kompetent revisionsteam, der har erfaring og viden med revision af forsyningsselskaber, således at opgaven udføres så effektivt og fejlfrit som muligt. Mindst en af tilbudsgivernes tilbudte medarbejdere skal være statsautoristeret revisor. Evalueringen vil blive foretaget på grundlag af tilbudsgivernes beskrivelser, herunder CV er for nøglemedarbejdere. CV et skal indeholde: i) Navn og alder ii) Uddannelse samt relevante efter-/videreuddannelser iii) Relevante arbejdsfunktioner og udførte opgaver i nuværende ansættelse iv) Tidligere ansættelser og arbejdsfunktioner v) Eventuelle ledelsesopgaver vi) Erfaring af nytte til udførelsen af den udbudte opgave, samt vii) Eventuelle ørige oplysninger Der anvendes ved evalueringen en pointmodel som anført i pkt. 13.2.2. 13.3 Afklarende spørgsmål I tiden mellem modtagelsen af endeligt tilbud og frem til Ordregiver giver underretning om tildelingsbeslutningen, kan tilbudsgiverne ikke påregne, at der vil være kontakt med Ordregiver, og eventuel kontakt vil ske på foranledning af Ordregiver, og i givet fald kun for at opnå afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål. Side 18
Ordregiver er inden for udbudsrettens grænser berettiget til at kontrollere oplysninger givet i endelige tilbud, herunder er tilbudsgiver forpligtet til hurtigst muligt at yde rimelig bistand i anledning af henvendelsen fra Ordregiver i dette øjemed. 14. Indhentelse af dokumentation for egnethed mv. Ordregiver forbeholder sig på et hvilket som helst tidspunkt at indhente dokumentation for tilbudsgiveres egnethed og for, at tilbudsgiverne ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde. Indhentelse af denne dokumentation (som er nærmere omtalt i Appendix A) vil for den vindende tilbudsgiver under alle omstændigheder ske inden tildelingsbeslutningen. Den i Appendix A nævnte dokumentation skal IKKE fremsendes før den efterspørges af Ordregiver. 15. Underretning om tildelingsbeslutningen 15.1 Retsvirkning Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren, men alene underretning om at tilbudsgiver efter Ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Kontrakt kan først indgås efter udløbet af stand still-perioden, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud, 3, stk. 1, nr. 1. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter det endelige tilbud, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt. 11.3. 15.2 Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Ordregiver kunne aflyses, hvis Ordregiver har grund til aflysning, der ikke er usaglig eller i strid med ligebehandlingsprincippet. Side 19