Roskilde Universitet Udbud af konsulentydelser

Transkript

1 Indledning Roskilde Universitet inviterer hermed alle interesserede og kvalificerede leverandører til at afgive tilbud på konsulentydelse i forbindelse med gennemførelse af STAR-projekt. Baggrund og formål Roskilde Universitet (RUC) har siden 2010 arbejdet med projektet Styrkelse af rekrutteringen til naturvidenskabelige uddannelser STAR. Da den nuværende kontrakt om konsulentydelser til gennemførelse af dette projekt er opsagt, ønsker RUC at indgå en ny kontrakt på ydelsen. STAR projektet tager sigte på at øge andelen af unge, der søger ind på en naturvidenskabelig eller teknisk uddannelse, ved at styrke rammerne på de gymnasiale uddannelser. Dette gøres ved løbende at eksponere de unge til universitetsverdenen gennem målrettet oplysningsvirksomhed, at afhjælpe flaskehalse i gymnasieskolen med hensyn til rekruttering af lærere i naturvidenskab og matematik, samt at udvikle efteruddannelseskurser for gymnasielærere. Se evt. bilag D Projektbeskrivelse for yderligere beskrivelse af STAR projektet. Udbudsbetingelser Den udbudte opgave er omfattet af tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1410/2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, jf. denne lovs 15a, stk. 1, litra 3. Det indebærer, at Roskilde Universitet er underlagt en annonceringspligt og en pligt til at anvende objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier for udvælgelsen og en pligt til ikke at forskelsbehandle mellem tilbudsgiverne. Roskilde Universitet afgiver ikke kontrolbud. Ordregivende myndighed Ordregiver under dette udbud er: Roskilde Universitet Universitetsvej 1, postboks Roskilde Danmark CVR/SE NR.: Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til Roskilde Universitets udpegede kontaktperson, som er: Indkøbskonsulent Rasmus Ploug Tlf.: rploug@ruc.dk 1

2 Udbudsmaterialets indhold Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende dokumenter: Bilag A: Kravspecifikation Bilag B: Kontraktudkast Bilag C: CV-skabelon Bilag D: Projektbeskrivelse Bilag E: Tidsplan Bilag F: Beskrivelse af matematikvejlederuddannelse Bilag G: Beskrivelse af masteruddannelse Bilag H1 H5: Statusopgørelser for projektets første 5 perioder Bilag I Beskrivelse af målopfyldelse Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt. Udbudsform Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. Egnethedskriterier (mindste krav) Personlige forhold Tilbudsgiver skal erklære ikke at have gæld til det offentlige på over kr , jf. bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj Tilbudsgiver skal til brug herfor fremsende: Udfyldt Tro og love-erklæring vedr. gæld til det offentlige på over kr, jf. bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj. En Tro- og love erklæring kan downloades fra Udbudsportalens hjemmeside. ( x). Tildelingskriterier Tilbudsgivere, der lever op til egnethedskravene, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil blive taget i betragtning. Tildeling af kontrakten vil ske ud fra kriteriet "økonomisk mest fordelagtige tilbud". 2

3 Tilbuddene vil blive vurderet ud fra følgende underkriterier og vægtning: Underkriterier Vægt i % Pris pr. time ekskl. moms (som udregnet på baggrund af samlet projektsum divideret med tilbudsgivers tilbud på antal timer) Kvalitet Vurderet på baggrund af: Kompetencer og ydelsesspecifik erfaring for de(n) tilbudte konsulentmedarbejder(e) og hvorledes disse kompetencer og den ydelsesspecifikke erfaring nyttiggøres i det konkrete projekt (bilag C). Ved bedømmelse af de(n) tilbudte konsulentmedarbejder(e) vil der blive lagt vægt på, i hvilket omfang de(n) tilbudte konsulentmedarbejder(e) samlet set er i besiddelse af en god kombination af erfaringer og kompetencer, der sandsynliggør, at de(n) tilbudte konsulentmedarbejder(e) kan mestre den udbudte opgave. Det vil i den forbindelse blive tillagt positiv vægt, hvis de(n) tilbudte konsulentmedarbejder(e) har erfaring med efter- og videreuddannelse af akademikere, samt projekter af lignende karakter, mål og /eller omfang. Det vil endvidere vægte positivt, hvis de(n) tilbudte konsulentmedarbejder(e) besidder kompetencer til projektledelse i forbindelse med EU Socialfondsprojekter. Det vil herudover vægte positivt, hvis de(n) tilbudte konsulentmedarbejder(e) har kendskab til matematik som undervisningsfag i gymnasiet og på universitetet, samt kendskab til arbejdsmarkedsforhold for gymnasielærere, specielt for fagene matematik og fysik. Leverandørens beskrivelse af, hvordan de i kravspecifikationen beskrevne opgaver foreslås løst indenfor det timetal som leverandøren foreslår i sit tilbud. Der vil i vurderingen blive lagt vægt på, om beskrivelsen er realistisk ift. det foreslåede antal timer, om leverandørens forslag hænger sammen med de i bilag C beskrevne kompetencer og erfaring, og om leverandøren har forstået vægtningen af de i 3

4 kravspecifikationen beskrevne opgaver. Kontraktvilkår Der indgås en kontrakt for perioden 18. januar 2013 til 31. december 2013, med option på forlængelse i op til 12 måneder. Det vil sige, at den længst mulige kontraktperiode vil være 24 måneder. Kontrakten skal indgås på grundlag af kontraktudkast, der indgår som bilag B til udbudsmaterialet. En endelig aftale er først indgået, når en skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. Aflevering af tilbud. Frist for modtagelse af tilbud er 3. januar 2013 kl. 12:00. Formkrav Følgende forhold er gældende i forbindelse med tilbudsafgivning: Tilbuddet skal følge det vedhæftede bilag C og I, samt det elektroniske skema i CTMsystemet beskrevet nedenfor. Dette udbud gennemføres elektronisk via Ordregivers portal for elektronisk tilbudsafgivelse i EU-Supplys Complete Tender Management (CTM systemet) på Den ansøgende virksomhed skal selv tilmelde sig udbuddet via dette link. Kun ansøgninger modtaget via CTM systemet vil komme i betragtning. Det er gratis for ansøgerne at benytte systemet. Såfremt virksomheden ikke allerede er registreret i CTM systemet, skal dette gøres via hjemmesiden Når man er logget på CTM systemet, skal man klikke på linket "Offentliggjorte udbud" og finde det konkrete udbud, åbne det og trykke på knappen "Accepter". Når udbuddet er valgt, skal der besvares en række spørgsmål inden ansøgningsfristen (se ovenfor) for at kunne fremsende tilbud. Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Tilbuddets priser udarbejdes i danske kroner ekskl. moms. Spørgsmål Spørgsmål stillet indtil 7 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 7 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives i rimelig tid før tilbudsfristen. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort via CTM systemet. Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: 4

5 Aktivitet Dato Offentliggørelse tirsdag den 4. december 2012 Frist for indsendelse af spørgsmål torsdag den 27. december 2012 kl. 12:00 Tilbudsfrist torsdag den 3. januar 2013 kl. 12:00 Orientering om det vindende tilbud mandag den 7. januar 2013 Stand-still periode ophører torsdag den 17. januar 2013 Kontraktunderskrivelse fredag den 18. januar 2013 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. princippet i udbudsdirektivets art. 6. Vedståelsesperiode Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb for afgivelse af det endelige tilbud. Oplysning om underleverandører/konsortiedannelse Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive hvilken juridisk person, der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Ordregiver. Konsortier: Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal udpeges en kontaktperson, der er ansvarlig for konsortiets kommunikation med Ordregiver. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og evt. kontrakt. Underleverandører: Såfremt tilbudsgiver vælger at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under eventuel kontrakt. Mulighed for alternative tilbud eller afgivelse af mere end et tilbud 5

6 Der kan ikke afgives alternative tilbud, dvs. tilbud der afviger fra den beskrevne opgave, ligesom der alene kan afgives ét tilbud pr. tilbudsgiver. Bestemmelse om forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbuddet har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkastet. Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebære betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Omkostninger og tilbudsvederlag Tilbudsgiver kan ikke få tilbud tilbageleveret fra Ordregiver, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Ordregiver uvedkommende. Annullering Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Ordregiver kunne annulleres, hvis Ordregiver har saglig grund til annullering. Ved evt. annullering sker der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Aktindsigt Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. Ordregiver er dog forpligtet til, på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i. Der kan evt. gives afslag om aktindsigt i konkrete tilbud eller dele heraf, såfremt det vurderes, at der er begrundelse herfor. Der kan eksempelvis gives afslag på aktindsigt, hvis tilbuddet indeholder oplysninger, som kompromitterer tilbudsgivers forretningshemmeligheder eller lignende. Tilbudsgiver bedes på forhånd angive, hvilke dele af tilbuddet, som anses som forretningshemmeligheder og derfor ikke ønskes omfattet af aktindsigt samt begrundelser herfor. Der gøres opmærksom på, at det er Ordregivers opgave, bl.a. på baggrund af retspraksis, at beslutte, hvilke oplysninger m.v. der kan gives aktindsigt i. Grundet offentlighedsreglernes indretning kan der ikke på forhånd gives garanti for, at tilbudsgivers ønske om at undlade informationer for aktindsigt kan følges. Der gøres endvidere 6

7 opmærksom på, at der ved en eventuel klagesag eller andre myndigheders behandling af dette udbud ikke kan garanteres beskyttelse af oplysninger. 7