Boligforeningen Faaborg-Midtfyn Bestyrelsen Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 9. september 2015, kl. 12.00 på boligforeningens kontor, Damhusvej 5, 5750 Ringe. Fra bestyrelsen: Afbud: Edel Andersen, Diana Fjeldstad, Ulla Søgaard, Connie Hald og Bent Johansen Karina Rasmussen og Frans Steenholdt Boligkontoret Danmark: Conny Bruun og Jørgen Slangerup Dagsorden: 1. Velkomst og indledning v/formanden. 2. Godkendelse af Dagsorden, Referat fra bestyrelsesmødet 12. august 2015. 3. Revisionsprotokol der er intet til behandling. 4. Meddelelser fra formanden og administrationen. 5. Administrationsaftale med Boligkontoret Danmark, vedhæftet 6. Afdelingerne. 7. Økonomi, herunder markedsføring. 8. Aktivitetsplan, vedhæftet 9. Status på udlejning. 10. Beboerudvalget. 11. Åbent punkt. 12. Eventuelt. Ad 1 Velkomst og indledning v/formanden. Formanden bød velkommen. Ad 2 Godkendelse af dagsorden samt referat fra bestyrelsesmødet den 12. august 2015 Dagsordenen blev godkendt Referatet af mødet den 12. august 2015 blev godkendt og underskrevet. Karina Rasmussen og Frans Steenholdt underskriver ved førstkommende lejlighed. Som opfølgning til referatets pkt. 7 økonomi, herunder Marketing, er der fremsendt kampagneplan for annonceringen til formanden, der viser der annonceres hver 14. dag så længe aftalen løber. Ad 3 Revisionsprotokol Der var intet til behandling. Side 1 af 8
Ad 4 Meddelelse fra formand og administrationen Ad 4a) Administrationen orienterede om følgende: Udbud vedrørende istandsættelse ved fraflytning er på udbudsportalen på nettet. 8 leverandører er tilmeldt besigtigelse. Heraf kun 1 lokal. Fristen for indsendelse af endeligt bud er d. 14.10.2015. Der vil blive søsat nyt projekt i forbindelse med effektiv drift, hvor der indledningsvis skal ske en del analysearbejde. Afdelingskontoret på FYN og medlemmerne her er de første i projektet. Tovholder på projektet er en styregruppe med base i Boligkontoret Danmark, Havneholmen. Trine Grønlund er pr. 1.9.2015 startet som boligrådgiver med gruppelederfunktion. Trine er ikke ny, men forlod Odense kontoret for 1½ år siden, og er nu vendt tilbage. Det ønskede oplæg om E-syn. Konsulent Adam Andersen fra Havneholmen kan tilbyde at deltage i OB-mødet d. 18.11.2015, kl. 14.00. Ved LBF-besigtigelsen af Damhusvej og Østre Ringvej d. 16.09.2015, har vi fået oplyst, at de gerne vil besigtige: - Damhusvej 7, lejl. 7 eller 13 (skimmel) - Østre Ringvej 22 2. tv. (skimmel) - Lejligheder der skal sammenlægges, (1 værelses), samt nabolejlighed - Kælderen i én af blokkene Ad 4b) Formanden orienterede om følgende: Der er holdt møde i Lokalrådsbestyrelsen for Fyn d. 3.9.2015, herunder: - Der er formandsmøde d. 19.10.2015, hvor der på dagsordenen bl.a. vil være: o orientering fra Boligkontoret Danmark o BDK-Prisen o temaet til lokalrådsseminaret 2016, hvor hovedtemaet vil være effektiv drift. Kontoret i Ribe, der har lignende udfordring som Boligforeningen, med geografisk spredning af boliger, vil deltage på seminaret og bidrage med erfaringer mv. - Lokalrådsmødet er d. 11.11.2015, med tema Stop Udsættelser - Kursusplanen for 2016 vil som nyt indeholde opfølgningskurser, ligesom der vil blive udstedt kursusbevis til deltagerne. Side 2 af 8
Der skal følges bedre op og det skal have konsekvens, når en beboer har fået påmindelsesskrivelse om at holde haven, det såkaldte havebrev. Det er et generelt problem i afdelingerne, men aktuelt kunne der henvises til sager i afdeling 10 og 12. Jørgen skal tage det op på næste fællesmøde med ejendomsfunktionærer. Kreds 3 møde i BL regi, d. 16.9.2015 i Odense, omhandler effektiv drift. Der deltager ingen fra Boligforeningen. Der er modtaget kursustilbud vedrørende forebyggende foranstaltninger for at undgå brand i boligen. Sker som følge af flere tragiske brandulykker i plejehjemsog institutionsboliger. Materialet giver anledning til, at vi får undersøgt om der er opsat brandalarmer i boligerne og på fællesarealer i vores bofællesskaber. Der lægges efter planen fibernet ind i til boligerne i Vantinge, Heden og Hillerslev. Der vedlægges referat, en oversigt over afstemningsresultat for urafstemning, samt hvor der nu er fibernet. Orienteringerne blev taget til efterretning. Oplæg om E-syn v. Adam Andersen, fremlægges på OB-mødet d. 18.11.2015, kl. 14.00. Adam kan fremlægge i starten af mødet. Ad 5 Administrationsaftale med Boligkontoret Danmark Aftalen er ikke opsagt af nogen af parterne, og fortsætter dermed uændret indtil ny aftale. Edel ønsker, at det under aftalens pkt. 3) sekretariatsvirksomhed, blev præciseret, at fristen for udsendelse af referater skal ske hurtigt. Conny Bruun oplyste, at Boligkontorets egen målsætning er, at referater skal udsendes inden 10 hverdage fra mødet er holdt. Det er det som Boligkontoret skal overholde og som Boligforeningen kan forvente. Aftalen fornyes med en løbetid på 5 år. I aftalens pkt. 3) sekretariatsvirksomhed, skal fremgå, at fristen for udsendelse af referater er max 10 hverdage fra mødet er holdt. Bilag 6 skal indgå med aftalen om bemanding på Boligforeningens kontor på torsdage fra kl. 15.30 17.30. Ad 6 Afdelingerne Generelt: Jørgen Slangerup oplyste, at planlægningen af markvandringer er i gang. Der kommer endelig plan og oplæg. Edel ønskede evaluering af besigtigelsesturen d. 31.8.2015 for bestyrelsen, ejendomsfunktionærer og administrationen. Særligt spændende, at få tilbagemelding fra de 2 nye i bestyrelsen, Bent og Connie. Enighed om, at det har været en positiv oplevelse og at det er godt at se hvor stort et område Boligforeningen har boliger i. Rundvisningen på Egebo, var rigtig godt. Drøftelse om der til næste års tur, skulle tænkes nyt. Behøver ikke at være en lokal tur. Side 3 af 8
Diana vil gerne kunne se konto 115-116 posteringer i webben. Kontakter selv IT Orientering fra afdelingerne: Afdeling 002: Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde d. 12.8.2015, med forslag om at ændre fra kollektiv antenneordning til individuel, hvor beboerne kan bestemr om de vil have signal fra Gislev Antenneforeningen eller ej. Der var klart flertal for at ændre fra den kollektive ordning til den individuelle. Ændringen træder i kraft pr. 1.1.2016. Gældende for ændringen der tillige er meldt ud til beboerne er: Ved ind- og fraflytning vil administrationen give meddelelse til Gislev Antenneforening. Såfremt der skulle opstå restancer på grund af din manglende betaling til Gislev Antenneforening, forbeholder antenneforeningen sig ret til, via Boligforeningen at gøre udlæg i dit indbetalte Indskud/depositum. Såfremt du ikke ønsker signal fra Gislev Antenneforening, skal du betale for lukning, i henhold til gældende priser og betingelser for antenneforeningen. Såfremt du skifter fra større Tv-pakke til mindre Tv-pakke opkræves gebyr for montering af filter. Filter og øvrigt pakkevalg mv. foregår i henhold til gældende priser og betingelser for antenneforeningen. Eventuelt underskud i antenneregnskabet vil, trods vedtagelse af forslaget, blive opkrævet kollektivt hos beboerne i afdelingen, indtil underskuddet er afviklet. Regnskabet opgøres pr. 30.09.15, og foreligger ultimo januar måned. Eventuelt underskud vil blive varslet og opkrævet kollektivt som antennebidrag, indtil underskuddet er afviklet. Boligkontoret Danmark sender primo november måned 2015, lejerliste til Gislev Antenneforening, der herefter vil tage kontakt til hver enkelt husstand for aftale. De fremmødte gav udtryk for frustration over boligernes ringe stand, og at der ikke er udsigt til at få lavet noget som helst. For at imødekomme beboerne og løbende have dialog om hvad der kan blive ordnet, er beboerne henvist til Jørgen Slangerup. Der blev også rejst kritik af beslutningen om at beboerne skal betale for leje af fælleshuset til deres fællespisningsarrangementer. Den generelle beslutning i Boligforeningen er, at såfremt der er deltagere, der ikke er beboere, med til disse arrangementer, skal der betales for leje af fælleshus. Bestyrelsen blev derfor opfordret til endnu engang at overveje beslutningen. Afdeling 003: Bent Johansen informerede om at parabolsagen formegentlig kan lukkes nu. Nye beboere får ved indflytning udleveret retningslinjer for opsætning af parabol. Bent Johansen gav udtryk for utilfredshed med at den defekte vaskemaskine i nr. 18 endnu ikke er lavet. Det blev meldt straks dagen efter nedbruddet, d. 6.9.2015. Side 4 af 8
Jørgen kunne oplyse, at montøren ikke kunne skaffe reservedele til straks at kunne reparerer maskinen. Der står endnu en defekt vaskemaskine i nr. 20, hvor det tidligere på afdelingsmødet er besluttet at lade den stå til evt. reservedele. Da kapaciteten er lige på minimumsgrænsen, ville det være bedre at få den maskine repareret, eller alternativt at købe en ny. Kritik af trappevasken er der taget hånd om nu. Rengøringsfirmaet er blevet konfronteret hermed. Der vil nu ske månedlige kvalitetskontroller i steder for de kvartalvise. Afdeling 010: Udskiftning af det noget trætte køkken i Gildestuen er på ønskelisten. Materialer der er mere robuste, som i køkkenet i Fælleshuset i afdeling 12, bør vælges. Oplæg til beboerne med pris og huslejekonsekvens skal med på afdelingsmødet i 2016. Stort ønske om at få pænere og mere ensartethed i hække og hegn ved stamvejen til Vesterparken. Det er det første man ser og det er ikke et kønt syn. Den udvendige råderet, hvor beboerne frit at gøre som man vil, betyder at beboerne ikke har gjort noget forkert. Edel og Conny arbejdet på et oplæg til beboerne. Afdeling 012: Åbent hus arrangementet d. 22. august 2015, med fremvisning af nyt køkken, var vel besøgt, og har givet anledning til henvendelse fra flere beboer. Afdeling 014: Den store hæk ved kostskolen er nu endelig blevet klippet. Jørgen kontakter kostskolen for fremtidig aftale. Alternativt kan der måske opsættes træhegn. Der var ikke nyt fra de øvrige afdelinger. Jørgen Slangerup har fået til opgave at komme med idé til næste års tur. Afdeling 002: Bestyrelsen fastholder tidligere beslutning om, at der skal betales for leje af fælleshus til beboernes fællesspisningsarrangementer. Afdeling 003: Den defekte vaskemaskine i nr. 20 skal enten repareres, eller alternativt skal der anskaffes en ny. Jørgen undersøger og aftaler nærmere med afdelingsbestyrelsen, da anskaffelsen skal ske indenfor nuværende budgetramme. Afdeling 010: Der skal indhentes pris på nyt køkken, med andet og mere robust materialevalg, - eksempelvis som i fælleshuset i afd. 12. Oplæg til beboerne med pris og evt. huslejekonsekvens, skal behandles på afdelingsmødet i 2016. Der skal tillige ses på oplæg/løsning af hække/hegns problematikken ved boligerne ud til Vesterparken. Edel og Conny ser på oplæg, der kan fremlægges for beboerne på afdelingsmødet i 2016. Side 5 af 8
Ad 7 Økonomi Ad 7a) lukket punkt Ad 7b) Pr. 1.10.2015 lukker Nordea kassefunktionen, hvilket betyder, at ejendomsfunktionærerne ikke kan indsætte penge fra vaskerier og udlejning af fælleshuse. BESLUTING: Ad 7a) lukket punkt: Ad 7b) - lukket punkt: Ad 8 Aktivitetsplan Aktivitetsplanen blev gennemgået. Aktivitetsplanen revideres til næste møde. Ad 9 Status på udlejningen. Edel Andersen oplyste, at hun ikke havde modtaget oplysningerne fra administrationen, så der kunne ikke gives information for alle afdelinger. I afdeling 12, var det dog udsædvanligt og meget længe siden, med hele 3 opsigelser. Orienteringerne blev taget til efterretning. Ad 10 Beboerudvalget Marketingsudvalg Diana informerede: - Boligforeningen deltog i Open by night d. 28.8.2015. - Pavillonen er hel. - Der blev opskrevet 3 på dagen. - Alle der kom til standen havde set annoncen. - Stor glæde med goodiebags - En stor tak til ejendomsfunktionærerne, der var så venlige at hjælpe med diverse. Der er planer om at deltage i lignende arrangement i Gislev d. 10.10.2015. Det koster ikke noget at have standen. Der bliver link til Boligforeningen på Lokalrådet i Gislevs hjemmeside. Ved fremtidige byvandringer i Gislev og Kværndrup vil man lægge vores boligafdelinger med ind i turen. Arbejdet med hjemmesiden på Rundt om Ringe bliver for omfattende, så det vil der ikke blive brugt mere tid på. Side 6 af 8
Intet til beslutning Ad 11 Åbent punkt Connie informerede op opstart af arrangementer i fritidsudvalget. Ny sæson er åbnet med banko d. 8.9.2015. Har givet et pænt overskud. Nyeste tiltag bliver Læseklub. Første gang d. 29.9.2015. Vil lytter til små noveller mv. fra lydbøger. Ad 12 Eventuelt Edel informerede kort om episoden med klage over beboer der havde bål på terrassen. Det skal fremgå af de reviderede husordner, at der er forbud mod grill og åben ild på altanerne. Der er aftalt følgende møderække 7. oktober 2015 kl. 12.00 18. november 2015 kl. 14.00 Med oplæg omkring E-syn v. Adam Andersen 18. november 2015 kl. 17.30 Fælles afdelingsbestyrelsesmøde (husordener) 18. december 2015 kl. 9.00 13. januar 2016 kl. 12.00 10. februar 2016 kl. 14.00 10. februar 2016 kl. 18.00 Fælles budgetmøde 14. marts 2016 kl. 16.00 14. marts 2016 kl. 18.00 Generalforsamling Referat udsendes til organisationsbestyrelsesmedlemmerne og Boligkontoret Danmark. Referent: Conny Bruun Odense d. 14.09.2015 Bestyrelsens underskrift: Edel Andersen Karina Rasmussen Frans Steenholdt Side 7 af 8
Diana Fjeldstad Ulla Søgaard Connie Hald Bent Johansen Side 8 af 8
Boligforeningen Faaborg-Midtfyn Antenne forhold 530-016/Landsbyerne Afdelingen levere signal Kanaler der kan leveres fra anlægget Alternativer - hvor lejer selv afholder alle udgifter, udover udgifter på det kollektive anlæg Birkevænget 5-19, ulige nr., Espe nej LUKKES NED 1/10 15 Energif Fyn - fibernet "Waoo" eller TDC TV Kroggyden 7A-7F, Heden nej LUKKES NED 1/10 15 Energif Fyn - fibernet "Waoo" (først fra efteråret 2015) eller TDC TV Smedegyden 22-30, lige nr., Vantinge ja DR-licens programmer DR1 - DR2 - DR3 - DRultra - Ramasjang og DR- K Boxer TV på anlægget eller TDC TV Engdalen 1-9, 11-19 ulige nr., Søllinge ja DR-licens programmer DR1 - DR2 - DR3 - DRultra - Ramasjang og DR- K Boxer TV på anlægget eller Fibernet Waoo v. Energi Fyn Pilehaven 36A-36E, Pederstrup ja DR-licens programmer DR1 - DR2 - DR3 - DRultra - Ramasjang og DR- K Boxer TV på anlægget, TDC TV, eller Fibernet Waoo v. Energi Fyn Mosevænget 1, 8-16, Krarup ja DR-licens programmer DR1 - DR2 - DR3 - DRultra - Ramasjang og DR- K Boxer TV på anlægget eller Fibernet Waoo v. Energi Fyn Solbakken 11-23 ja DR-licens programmer DR1 - DR2 - DR3 - DRultra - Ramasjang og DR- K Boxer TV på anlægget, TDC TV, eller Fibernet Waoo v. Energi Fyn fra september 2015 (forventeligt)