Menighedsrådet. Dato: 24.04.2013 Mødested: Sognegården Møde nr.: 3 Mødetid: 18:00 21:30 Dagsorden: 1. Fraværende 2. Godkendelse og underskrift af referatet fra sidste møde. 3. Bemærkninger til dagsordenen. 3a) Beholdningseftersyn 4. Provstesyn tirsdag den 21.05.2013 kl. 10 Kirke og Præstegårde. Hvem deltagere? 5. Udmeldte budgetrammer for 2014. Regnskab 2013: Tildelt 4.162.000 kr. Budget ramme 2014: 3.900.000 kr. Fordelt på: A: 685 622 D: 3 214 378 Honorarer: Gruppe 1 = ca. 45 000 PU-midler = ca. 200.000 Hvilke forventninger har vi til budget 2014 Beslutning: Karen, Solveig og Else Bæk Kristensen Godkendt Ingen bemærkninger. 3a) Godkendt. Hans, Trine, Bo Kim muligvis Større aktivitet i børne- og ungeudvalg. Børne og ungdom 35.000 kr. Babyrytmik 10.000 kr. Ungdomsarbejde 15.000 kr. Onsdagsmøder og aktivitetsudvalget øges fra 40.000 kr. til 50.000 kr. 6. Særlige ønsker som vi bør indarbejde i budgetudkastet inden maj mødet. Jf. punkt 5. 7. Anskaffelse af møbler til Lines præstegård. Det indstilles at præstegårdsudvalget og Lines forslag gennemføres. Det umiddelbare budget var på 30-35.000. kr. Bolighuset Lindegaard Poulsen har konkret fremsendt følgende tilbud: - Sofa, 18.500-2 X Stole af 6.612. I alt 13.224 der med rabat giver en ny total på 10.600 - Matchende bord 4.000 - Skuffe 4.000 -Totalt 37.100 (hvoraf de 4.000 til skuffe ligger udenfor det oprindelige oplæg) FU indstiller forslaget til godkendelse. Godkendt. 8. Drøftelse af status i bestyrelsesrepræsentationen i Kirkegårdsbestyrelsen ved Kim Barrens udtræden. Vi skal finde en afløser for Kim samt 1 suppleant for de tre medlemmer. Vera Koch blev valgt Bo Lindebjerg valgt som suppleant Side 1 af 8
9. Provsti-lørdag indkaldt af biskoppen. Oplæg fra biskoppen. Se vedhæftet bilag. Materialet medtages nu da vi på majmødet primært skal drøfte økonomi og derfor nu har mulighed for en bredere drøftelse. Menighedsrådet. Dato: 24.04.2013 Mødested: Sognegården Møde nr.: 3 Mødetid: 18:00 21:30 Se punktet nedenfor. 10. Referat fra Kirkegårdsbestyrelsens møde den 9. april 2013. Se vedhæftet bilag. Taget til efterretning. Pause - kaffepause Orienteringspunkter. 11. Evaluering af aktiviteter siden sidste møde. 11) Kravlegudstjeneste, babysamlesang aprilmaj to hold. Onsdagsmøde med Cafe Exit ikke så stor fremmøde grundet fint vejr. 12. Spørgsmål/kommentarer til udsendte informationer, herunder yderligere orientering fra formanden. 12) Ingen spørgsmål/kommentar. Christel stopper som vikar. Kirkeministeriets kalknings-konsulent besøger Sct. Jørgens Kirke 7. maj Kursus i word- og excel-regneark for medarbejdere og evt. repræsentanter for MHR. Regning fra Svendborg Kirkegård på 12.000 kr. for fældning af træer og havearbejde. 13. Orientering fra præsterne. 14. Orientering fra kontaktperson. 15. Orientering fra kirkeværge. 16. Orientering fra kirkegårdsbestyrelsen. 13) Fem konfirmationer ST. Bededag og lørdag. I alt 46 konfirmander fordelt på fem hold. 14) Medarbejdermøde med valg af repr. til MHR. 15) Arbejde hos Martin starter den 29. april og senere isoleringsarbejde hos Line. Får udarbejdet logbog over reparationer. 16) Intet. Dagsorden fremsendt. 17. Orientering fra udvalgsformænd. 17) Møde i aktivitetsudvalg planlagt aktiviteter til jul. Sognedag den 27. okt. med biskop Tine Lindhardt 12. nov. Foredrag sognepræst Lise Trap om sorg. Sogneudflugt 12. juni til Rungstedlund og Nivågård. Forfattergudstjeneste med Jesper Wung Sun og Kim Leine i Vor Frue og Sørup kirke. Lørdag den 4. okt. 2014 studietur for MHR og medarbejdere samt ægtefæller. Børne- og ungeudvalg. Sender referat. Side 2 af 8
Menighedsrådet. Dato: 24.04.2013 Mødested: Sognegården Møde nr.: 3 Mødetid: 18:00 21:30 18. Orientering fra øvrige medlemmer. 18) Intet 19. Eventuelt 19) Intet 20. Mødet slut: 20) slut 21.21 SVENDBORG KIRKEGÅRDE Kirkegårdsbestyrelsen Referat fra bestyrelsesmøde den 9. april 2013 kl. 17.30 på Hotel Svendborg. Bestyrelse: Alice Folke Olsen formand Per Thrane Jensen Charlotte Bjørn Larsen Gudrun Fussing Peder Rønnow Pedersen Karl-Johann Nadolny Henning Broholm - næstformand Verna Egelund Karin H. Sørensen Else Bæk Kristensen Inger N. Harder Medarbejderrepræsentant: Helle Gordon Kirkegårdsinspektør: Tommy Christensen Afbud: Peder Rønnow Pedersen Kim Barren er udtrådt af bestyrelsen, derfor deltog Hans Bach Piekut i mødet. Sct. Jørgens menighedsråd vælger et nyt medlem til kirkegårdsbestyrelsen snarest. Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra 25. februar 2013. 2. Meddelelser. 3. Situationsrapport. 4. Nyt fra krematoriet 5. Nyt fra rådene. 6. Bestyrelsessamarbejdet med Sct. Jørgens. 7. Evt Ad 1. Referatet fra den 25. februar 2013 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Tommy fortalte at man havde været til morgenkaffe hos traktørfører Jørgen Hansen som er fyldt 70 år. Ad 3. Tommy orienterede, En meget laaang vinter kom på tværs af vores visioner for foråret og udplantningen. De medarbejdere som har været vinterhjemsendt blev indkaldt først i marts for nu skulle der ske noget. Det der skete var at vinteren satte ind igen uden at tage hensyn til vores visioner. Når der nu ikke kunne plantes, har vi Side 3 af 8
fået tid til at gennemgå en del af kirkegårdenes træbestand for tørre og døde grene, en stor opgave og en løbende proces. Beskæringsarbejder i øvrigt er udført på kirkegårdene. Vi har også renoveret vores frokoststue på Assistens kgd. Der er blevet vandskuret, malet og der er kommet nyt køkken, gulvbelægning og nye gardiner, flot arbejde. Forårsklargøring af interiør og maskiner er der også brugt mange timer på. Det er også blevet tid til et større stykke oprydnings og beskæringsarbejde i præstegårdshaven ved Sct. Jørgens. Først i marts måned var der et kort ophold i vinteren hvor vi var heldige at kunne plante 2500 bøgeplanter i Kirkeby (pur omkring parkeringsareal), hvilket er afgørende for et godt resultat når der er tale om barrodede planter. Lige nu plantes der forårsblomster på kirkegårdene og et optimistisk gæt er at foråret er kommet for at blive. Vi var fejlagtigt kommet til at sløjfe et gravsted på Afd. Q på assistens kgd. Familien var selvfølgelig kede af og chokeret over hændelsen. Der er flere ting i dette, men i bund og grund er det os der har skylden for det skete. Sagen er efterfølgende gennemdrøftet og der strammes op på procedurerne for at undgå gentagelser. Gravstedet blev genetableret straks vi modtog klagen. Sagen vedr. fakturering til bedemanden i forbindelse med kremering gav en del debat. Sagen har været drøftet på det sidste bestyrelsesmøde hvor Tommy fik samstemmig opbakning til at imødegå bedemandsforretningens krav og afvente udviklingen på landsplan i sagen. Kort fortalt kræver Begravelse Danmark med fuldmagt fra de pårørende, at krematoriet/kirkegården fakturerer direkte til de pårørende, hidtil har dette været en del af bedemandens service overfor deres kunder. I stedet for 15 kunder får vi herved 1350 kunder (merarbejde). Der er stor modstand mod dette i mange forvaltninger som har krematoriedrift. Idet Nakskov kirkegård og krematorium har tabt en sag i Østre landsret til pågældende Bedemandsforretning. Landsretten finder kirkegården nærmest til at bære risikoen for, at den for begravelsen ansvarlige viser sig ude af stand til at betale for kirkegårdens/krematoriets ydelser. Derfor har Tommy i et brev, (som er læst af bestyrelsesformanden inden afsendelse) som fortæller om Svendborg Kirkegårdes ønsker til samarbejdet med bedemandsforretninger med tilknytning til Svendborg krematorie, bl.a. tilbudt bedemandsforretningen, at vi overtager den økonomiske forpligtigelse hvis bedemanden har gjort alt for at inddrive pengene. Dette har man gjort og vil man gøre for at vise god vilje på flere krematorier, og hvis man ikke vil dette, kan man blive tvunget til det med domsafsigelsen i mente. Charlotte Bjørn Larsen bad om at få ført til protokols at hun ikke synes at krematoriet skal gå ind og påtage sig den økonomiske forpligtigelse. Begravelse Danmarks advokat er efterhånden lidt aggressiv i sine formuleringer i forhold til Svendborg krematorie, men bestyrelsen bakker op om Tommy s ønske til at afvente udviklingen på området før stillingtagen. Jeg vedhæfter brevet til Begravelse Danmark. Vi har 1 langtidssyg medarbejder og en anden der skal opereres snart(2x6 uger), men vi klarer os uden assistance. Livet der var engang 5. Alt går planmæssigt og Marianne Kjær vil komme til næste møde og orientere om persongalleri og indhold. Økonomien ser fin ud og der vil være 50 medvirkende samt musik og kor. Der vil blive indkaldt til orienterende møde d. 23. maj, hvor der også vil blive udleveret manuskripter. Ad 4. Tommy orienterede, Vi har meget travlt lige nu, mandag morgen stod der 48 kister i vore kølefaciliteter. Der er blevet kremeret 384 kister i 1. kvartal. Vi er i skrivende stund overgået fra programstyring til iltstyring hvilket er rigtig godt i forhold til en kommende miljøgodkendelse. Vi har problemer med efterbrænderen, men der arbejdes ihærdigt på at løse problemet som ikke forhindrer os i at kremere. Side 4 af 8
Forsikringssagen kører og advokaterne fra Rambøll og Filcon krydser klinger, vi venter spændt på udfaldet, og vi rykker jævnligt for en afklaring. Ad 5. Sct. Jørgens: Her har man lavet vedtægter for samtlige medarbejdere, et stort arbejde. Sct. Nicolai: Her har man ansat en ny kirketjener, Hanne Ellermann i stedet for Peter Folke Olsen. Vor Frue: Intet. Fredens: Intet. Ad 6. Bestyrelsessamarbejdet og samarbejdet med Sct. Jørgens blev drøftet. Alice Folke Olsen orienterede om den gamle kirkegårdsbestyrelses oplevelse af samarbejdet og Else Bæk Kristensen fortalte spændende og grundigt om synspunkterne og de erfaringer man har gjort sig i Sct. Jørgens menighedsråd i løbet af det første års samarbejde. Der har været meningsforskelle i forhold til det organisatoriske mødeafvikling og struktur men det er nok ganske naturligt når 2 så forskellige samarbejdsparter finder sammen. Der er stor enighed hos alle parter om det fornuftige i sammenlægningen og enighed om at trække på samme hammel for at skabe grundlaget omkring et perfekt samarbejde. Ad 7. Intet. Referent Tommy Christensen Side 5 af 8
FU- udvalget. Dato: 10.04.2013 Mødested: Sognegården Møde nr.: 4 Mødetid: 16:00 18:00 Dagsorden: 1. Fraværende 2. Bemærkninger til dagsordenen. 3. Godkendelse af referat fra sidste møde. 4. Gennemgang af økonomien. Oplæg ved Benny 5. Udmeldte budgetrammer for 2014. Regnskab 2013: Tildelt 4. 162.000 kr. Budget gramme 2014: 3. 900.000 kr. Fordelt på: A: 685 622 D: 3 214 378 Honorarer: Gruppe 1 = ca. 45 000 PU-midler = ca. 200.000 6. Anskaffelse af møbler til Lines præstegård. Det indstilles at præstegårdsudvalget og Lines forslag gennemføres. Det umiddelbare budget var på 30 til 35.000. kr. Beslutning: Kim. Ingen bemærkninger til dagsordenen. Referat godkendt. Kvartalsregnskabet er ikke klart og økonomi gennemgang behandles på næste FU møde. Udmeldte budgetrammer for 2014 er taget til efterretning. FU indstiller at der indkøbes de ønskede møbler. Punktet føres på næste mhr møde for rådets godkendelse. Line har kigget på møbler ved Bolighuset Lindegaard Poulsen som på nedenstående og vi har nu noget konkret at tage stilling til. - Sofa, 18.500-2 X Stole af 6.612. I alt 13.224 der med rabat giver en ny total på 10.600 - Matchende bord 4.000 - Skuffe 4.000 -Totalt 37.100 (hvoraf de 4.000 til skuffe ligger udenfor det oprindelige oplæg) 7. Drøftelse af vedligeholdelse af præstegårdshaverne på baggrund af fremsendt regning på 12.000 kr. for træfældning og udtydning ved Strandvej 97 8. Drøftelse af status i bestyrelsesrepræsentationen i Kirkegårdsbestyrelsen ved Kim Barrens udtræden. Hans går i dialog med Tommy vedr. vedligeholdelse af andre arealer end de, der naturligt er knyttet til kirkegården. Historisk set er omkostninger til vedligeholdelse af disse arealer afholdt med midler tilført kirkegaardsvedligeholdelsen (personale og andre ressourcer). Orientering taget til efterretning. FU indstiller at der bliver valgt en egnet kandidat til afløsning for Kim. Emnet drøftes på det næste mhr. møde. Side 6 af 8
FU- udvalget. Dato: 10.04.2013 Mødested: Sognegården Møde nr.: 4 9. Eventuelt Mødetid: 16:00 18:00 Der er givet mundtlig tilladelse til at Kaysen kan bruge en del af indkørslen til Strandvej 97 i forbindelse med arbejder der skal udføres på Brydegaardsvej nr. 9. Der er aftalt at det benyttede areal skal reetableres efter arbejdets afslutning. 10. Mødet slut: 17:15 Kære menighedsrådsmedlemmer, provstiudvalgsmedlemmer og præster i Svendborg Provsti Jeg håber, at I allerede har sat kryds ved den 25. maj 2013, hvor der er PROVSTILØRDAG i Svendborg Provsti. Lørdag den 25. maj 2013 kl. 9.30 15.00 I Fredens kirke og Sognehus, Glarmestervej 8, 5700 Svendborg Programmet vil byde på et oplæg fra mig om kirkelivet i Fyens Stift med efterfølgende debat. Hvordan ser det ud og hvor skal vi hen? Jeg vil også meget gerne høre hvilke muligheder I ser, og selvfølgeligt om de udfordringer I måtte have. I skal møde nogle af Stiftets medarbejdere som vil fortælle hvad I kan bruge dem til og det er meget ud fra overskriften vi vil så gerne forstyrres. Og så skal vi lave en omvendt brain-storm. Indimellem skal der være tid til samtale, frokost og kaffe. Alt i alt venter der en spændende dag, hvor vi kan udveksle tanker og overvejelser om arbejdet i menighedsråd, som præster og i provstiudvalg om kristendom og kirke og liv og vækst. Jeg glæder mig til at møde Jer. På gensyn! Mange venlige hilsener NB. Program for dagen følger senere. Tine Lindhardt Sidste frist for tilmelding er den 8. maj 2013 Tilmelding, gerne samlet for menighedsrådet (med angivelse af navne), skal ske pr. e-post til kmfyn@km.dk Side 7 af 8
LIDT OM JER SELV Hvad er det bedste ved jer som sogn/menighedsråd? Arbejder dialog- orienteret, åbenhed, ærlighed, rummelighed, positivt samarbejde, effektivitet, opbakning fra menigheden både til møder og kirke- lige handlinger. Dygtige og meget velfungerende medarbejdere. God respons og engagement fra menigheden til foredrag- og oplægsholdere. MHR er professionelle og meget bevidste om ansvar i forhold til ledelsesansvar og økonomisk ansvar. Vi får lov til at gøre det vi er bedst til som menig- hedsrådsmedlem. Hvad er I særligt glade for/stolte af hos jer? Gode til at arbejde sammen på tværs. Personalet både dem der er her og dem der har været her. Fantastisk opbakning og dyb loyalitet fra personalets side. Gode til at få nye ideer og gen- nemføre dem. Stor opbakning fra menigheden til arrangementer og kirkelige handlinger. Glad og stolt over kirkegården og kirkens faciliteter. Stolte og glade over præster og medarbejdere. Børne- arbejdet i sognet. Hvad er det værste ved jer som sogn/menighedsråd? Nogle kan opfatte os som meget selvbevidste fordi vi har styr på tingene. Vi er lidt for selvfede. Repræsentativ aldersforde- ling i forhold til sognets sammensætning. Savner forståelse for at andre har kirke under andre vilkår. Hvad er I særligt trætte og kede af? Ønske om en større kirke ved særlige lejligheder. Ønske om en ungdomsliste eller unge der kunne sparke lidt til det bestående MHR. Økonomisystemet der er trukket ned hovedet på MHR. Et kirkeministerium der ikke er fulgt med tiden. Har I særlige udfordringer i jeres sogn/pastorat? Yngre medlemmer til MHR. Mangler skole i sognet, f.eks. at lave minikonfirma- tion. Hvordan får vi fat i de ressoucesvage og laver en gå- kirke i forhold til dem, der ikke når her til kirken. Har I nogle gode, tankevækkende eller pudsige historier/beretninger fra jeres sogn/pastorat? Sognegård fra 1738 Spedalskheds- kirke Danmarks eneste bevarede Sognegård fhv. hospital A.P.Møller gravsted En af Danmarks smukkest beliggende kirker og kir- kegårde Hvordan er sognets/pastoratets økonomi? Fin økonomi med plads til de ønsker vi har. Var det svært at sammensætte et menighedsråd? Både og. Der blev valgt de medlemmer vi skulle have og suppleanter - uden at have kampvalg. Men ønske om større engagement i forhold til sog- nets beboere. Hvordan er sognets/pastoratets folkelige liv (skole, butik, foreninger, osv.) Masser af foreninger, børnehaver og vuggestuer, gymnasier og erhvervsskoler Hvad ser I af muligheder hos jer? Bedre til at engagere sognets beboere i MHR- arbejdet. Fortælle om hvad vi laver. Side 8 af 8