KMD Opus Vejledning Omposteringsbilag Rollebaseret Indgang 2012 KMD A/S Side 1 af 18
Indholdsfortegnelse 1 Opret omposteringsbilag... 3 2 Godkendelse af omposteringsbilag... 11 3 Håndter afviste omposteringsbilag... 17 4 Omposteringsbilag gemt som kladde... 18 2012 KMD A/S Side 2 af 18
1 Opret omposteringsbilag Her kan du oprette et omposteringsbilag. Opret Du skal indtaste værdier i indtastningsfelterne for at oprette et omposteringsbilag. For hvert bilag findes der nogle oplysninger, som er generelle og gældende for hele bilaget. Disse oplysninger er placeret i toppen/hovedet af bilaget. Vær opmærksom på at feltet Tekst er et obligatorisk felt, hvor indholdet bliver kopieret til posteringsteksten i de linjer hvor der ikke udfyldes en posteringstekst. I bilagslinjerne indtaster du de relevante konteringsoplysninger. Som udgangspunkt er den første linje i oversigten med bilagslinjer markeret og åben for indtastning. Du kan klikke på Indsæt antal linjer, hvis du vil tilføje yderligere en linje, eller skrive et bestemt antal i og trykke på Enter. For at slette en eller flere bilagslinjer skal du markere linjerne og klikke på. Du markerer en linje ved at klikke på firkanten yderst til venstre i oversigten. Du markerer flere linjer ved at holde tastaturets CTRL-tast nede. 2012 KMD A/S Side 3 af 18
Eller markere alle linjer ved at klikke på alt og vælge selekter Kopiering af feltindhold Hvis du har oprettet et antal bilagslinjer, hvor en eller flere værdier er ens, kan du blot kopiere denne værdi til de andre linjer. Det gør du ved at markere den linje, som du vil kopiere fra, og klikke på. I denne popup kan du sætte flueben ud for de oplysninger som du vil have kopieret til de andre linjer. 2012 KMD A/S Side 4 af 18
Der udover kan du overskrive de andre linjer ved at sætte flueben i Når du har valgt hvilke oplysninger der skal kopieres til de andre linjer og om der skal overskrives klikker du på. Der er også mulighed for kun at kopiere til de linjer som du har markeret, ved at benytte. Beregn Når du har oprettet nogle bilagslinjer, kan du klikke på for at beregne totalen for dine debet-linjer og kredit-linjer. Samtidig kan du se differencen. Søgemuligheder For nogle indtastningsfelter kan du søge blandt mulige værdier ved at klikke på. Herved fremkommer en popup med mulighed for enten at vælge en værdi fra en liste eller at indtaste søgekriterier. Nedenstående er et eksempel på sidstnævnte mulighed, hvor du kan indtaste søgekriterier. 2012 KMD A/S Side 5 af 18
Bemærk, du kan finde yderligere søgemuligheder ved at vælge andet i På fx artskonto kan der laves personlige værdilister, dette sker ved at kontoen søges frem og i resultatlisten højreklikkes på den konto man ønsker i sin personlige værdiliste og der vælges Tilføj til personlig værdiliste Herefter vises din personlige værdiliste for artskonto først når der søges i feltet. Næste agent og næste org.enhed kan sættes på både i hovedet på bilaget og pr. linje. Hvis der indsættes næste agent pr. linje vil dette altid gælde frem for indtastningen i hovedet på bilaget. Skal bilaget ikke videresendes til nogle, skal valgmuligheden Uden godkendelse være markeret. Dvs. at du selv godkender bilaget. Både Næste agent og Næste org.enhed kan søges via navn på henholdsvis brugeren og Organisationen. 2012 KMD A/S Side 6 af 18
Skabelon: Hvis du ofte opretter omposteringsbilag med samme konteringsoplysninger, kan du med fordel gemme dine indtastninger som en skabelon. Det gør du ved at gøre følgende: 1. Klik på 2. Vælg 3. I den popup, der fremkommer, skal du navngive din skabelon og klikke på Kommentar Du har mulighed for at tilføje en kommentar i højreside i hovedet af bilaget. Vedhæfte dokumenter Du har mulighed for at vedhæfte dokumenter til det omposteringsbilag, du netop er ved at oprette. 2012 KMD A/S Side 7 af 18
Det gør du ved at klikke på Du kan slette et dokument igen ved at klikke på i oversigten med vedhæftede dokumenter. Du kan ikke slette dokumenter i formaterne HTML, TIF eller XML. Views/Indstillinger Der er mulighed for at vælge forskellige views, via views kan man hurtig ændre kolonne opsætningen. Er der felter som fx ydelsesmodtager der skal udfyldes på en enkelt linje og man ikke har feltet med i sit nuværende view, så kan med fordel vælge enten view et Ydelsesmodtager eller Fuld view. Herefter kan man indtaste de nødvendige felter. Udover du kan flytte kolonner ved at trække og slippe eller ændre kolonne bredden direkte i skærmbilledet er der mulighed for at gemme denne opsætning som et nyt view samt fjerne og tilføje kolonner under. Når du klikker på fremkommer følgende muligheder, hvor du kan bestemme, hvilke kolonner der skal vises i tabellen og på fanen Præsentation hvor mange bilagslinjer der skal være synlige ad gangen. 2012 KMD A/S Side 8 af 18
Fra listen af Skjulte kolonner skal du markere de kolonner, du vil have vist i tabellen og klikke på. Herved flyttes de over i listen med valgte kolonner. På tilsvarende måde kan du fjerne kolonner igen ved markere en eller flere kolonner i listen med valgte kolonner og klikke på. Du gemmer dine indstillinger ved at klikke på og give dit nye View et navn. Her kan du også sætte flueben i Startview hvis du ønsker denne kolonne opsætning som din standard. Herefter vil du kunne vælge dine views direkte fra posteringsbilledet i dropdown boksen. 2012 KMD A/S Side 9 af 18
Er der felter som fx ydelsesmodtager der skal udfyldes på en enkelt linje og man ikke har feltet med i sit nuværende view, så kan med fordel vælge enten view et Ydelsesmodtager eller Fuld view. Herefter kan man indtaste de nødvendige felter. Kontroller Inden du opretter omposteringsbilaget, kan du kontrollere, om dine indtastninger vil resultere i fejl eller advarsler. Det gør du ved at klikke på. Herved går du ikke videre i processen, men kontrollerer blot dine indtastninger. Gem som kladde Du kan gemme dit omposteringsbilag midlertidigt ved at trykke på, herefter vil bilaget blive sendt til din egen indbakke til senere færdiggørelse. For at oprette omposteringsbilaget med dine indtastninger skal du klikke på. 2012 KMD A/S Side 10 af 18
2 Godkendelse af omposteringsbilag Fra din bilagsindbakke kan du enten vælge et omposteringsbilag, der venter på din behandling i form af godkendelse eller afvisning, eller du kan vælge et bilag, du har gemt som kladde i forbindelse med at du oprettede det. Du har følgende muligheder for behandling: Godkend omposteringsbilag Håndter afviste omposteringsbilag Omposteringsbilag gemt som kladde Godkend ompostering Når du vælger et omposteringsbilag, som du skal behandle i form af godkendelse eller afvisning, skal du være opmærksom på, at du kan være én ud af flere brugere, der er blevet udledt som mulige behandlere af bilaget. Når du har udvalgt et bilag til behandling i din bilagsindbakke, så har du reserveret bilaget, og det er ikke længere muligt for de andre udledte behandlere at se bilaget i deres bilagsindbakke. For hvert bilag findes der nogle oplysninger, som er generelle og gældende for hele bilaget. Disse oplysninger er placeret i toppen af bilaget. I oversigten indtaster du oplysninger om de enkelte bilagslinjer. I oversigten med bilagslinjer kan du samle linjer, opsplitte linjer samt kopiere oplysninger fra én bilagslinje til andre linjer. Saml linjer: Du kan markere de linjer du ønsker at sammenligge og klikke på, og de linjer der har samme konteringsoplysninger vil blive sammenlagt. Herved lægges summen af alle debetlinjer eksempelvis sammen, ligesom tilfældet vil være det for alle kreditlinjer. Opsplit linje: Hvis du vil opsplitte en linje i to, skal du markere linjen, nedskrive beløbet på en bilagslinje og klikke på. Beløbet på den nye linje vil herved indeholde det resterende beløb. Dette beløb kan du igen nedskrive, og sådan kan du fortsætte, indtil den ønskede opsplitning er foretaget. Kopiering af feltindhold Hvis du har markeret et antal bilagslinjer, hvor en eller flere værdier skal være ens, kan du blot kopiere denne værdi til de andre linjer. Det gør du ved at markere den linje, som du vil kopiere fra, og klikke på. I denne popup kan du sætte flueben ud for de oplysninger som du vil have kopieret til de andre linjer. 2012 KMD A/S Side 11 af 18
Derudover kan du overskrive de andre linjer ved at sætte flueben i Når du har valgt hvilke oplysninger der skal kopieres til de andre linjer og om der skal overskrives klikker du på. Der er også mulighed for kun at kopiere til de linjer som du har markeret, ved at benytte. Du kan behandle omposteringsbilaget på én af følgende måder: Godkend: Du skal indtaste de nødvendige oplysninger og klikke på for at godkende omposteringsbilaget. Videresend: Du skal udsøge en ny næste agent og klikke på for at sende omposteringsbilaget videre til den angivne bruger. Den angivne bruger kan herefter behandle de bilagslinjer, hvorpå hans navn er anført. Bemærk, at de oplysninger, du eventuelt har angivet, gemmes. Afvis: Du skal klikke på, hvis du vil afvise omposteringsbilaget. Når du afviser et bilag, skal du angive en begrundelse i kommentarfeltet. 2012 KMD A/S Side 12 af 18
Gem og læg tilbage: Du skal klikke på, hvis du vil lægge omposteringsbilaget tilbage i puljen, så de andre behandlere igen har mulighed for at tage omposteringsbilaget til sig for behandling. Bemærk, at de oplysninger, du eventuelt har angivet, gemmes. Gem til senere: Du skal klikke på, hvis du vil lægge omposteringsbilaget tilbage i din bilagsindbakke til senere behandling. Du har dog taget bilaget til dig, så de andre i puljen af behandlere ikke har adgang til bilaget. Bemærk, at de oplysninger, du eventuelt har angivet, gemmes. Kontroller: Inden du endeligt foretager din behandling af omposteringsbilaget, kan du kontrollere, om dine indtastninger vil resultere i fejl eller advarsler. Det gør du ved at klikke på. Herved går du ikke videre i processen, men kontrollerer blot dine indtastninger. Søgemuligheder For nogle indtastningsfelter kan du søge blandt mulige værdier ved at klikke på. Herved fremkommer en popup med mulighed for enten at vælge en værdi fra en liste eller at indtaste søgekriterier. Nedenstående er et eksempel på sidstnævnte mulighed, hvor du kan indtaste søgekriterier. Bemærk, du kan finde yderligere søgemuligheder ved at vælge andet i På fx artskonto kan der laves personlige værdilister, dette sker ved at kontoen søges frem og i resultatlisten højreklikkes på den konto man øn- 2012 KMD A/S Side 13 af 18
sker i sin personlige værdiliste og der vælges Tilføj til personlig værdiliste Herefter vises sin personlige værdiliste for artskonto først når der søges i feltet. Historik Du har mulighed for at se historik for bilaget. Historikken står i øverste højre hjørne i kommentarfeltet. Samt mulighed for at indtaste yderligere kommentarer til bilaget. Vedhæftede dokumenter Du har mulighed for at vedhæfte dokumenter til det omposteringsbilag, du netop er ved at oprette. Det gør du ved først at klikke på Du kan slette et dokument igen ved at klikke på i oversigten med vedhæftede dokumenter. Du kan ikke slette dokumenter i formaterne HTML, TIF eller XML. Views/Indstillinger Når du klikker på fremkommer følgende muligheder, hvor du kan bestemme, hvilke kolonner der skal vises i tabellen og på fanen Præsentation hvor mange bilagslinjer der skal være synlige ad gangen. 2012 KMD A/S Side 14 af 18
Fra listen af Skjulte kolonner skal du markere de kolonner, du vil have vist i tabellen og klikke på. Herved flyttes de over i listen med valgte kolonner. På tilsvarende måde kan du fjerne kolonner igen ved markere en eller flere kolonner i listen med valgte kolonner og klikke på. Du gemmer dine indstillinger ved at klikke på og give dit nye View et navn. Her kan du også sætte flueben i Startview hvis du ønsker denne kolonne opsætning som standard. Herefter vil du kunne vælge dine views direkte fra posteringsbilledet i dropdown boksen. 2012 KMD A/S Side 15 af 18
Er der felter som fx ydelsesmodtager der skal udfyldes på en enkelt linje og man ikke har feltet med i sit nuværende view, så kan man med fordel vælge enten view et Ydelsesmodtager eller Fuld view. Herefter kan man indtaste de nødvendige felter. 2012 KMD A/S Side 16 af 18
3 Håndter afviste omposteringsbilag Håndtering af et afvist omposteringsbilag foregår ligesom oprettelsen af omposteringsbilaget. Du har blot i dette tilfælde fået bilaget retur, fordi din oprettelse ikke kunne godkendes. I feltet Historik er der oplysninger om bruger-id på den modtager, der har afvist bilaget, samt en afvisningsgrund. Hvis du fortsat ønsker at oprette omposteringsbilaget, skal du korrigere det og klikke på. Herefter starter en ny godkendelsesproces og bilaget lander i bilagsindbakken hos den/de relevante behandlere. Bemærk, at hvis der forelå godkendte bilagspositioner inden afvisningen af bilaget, så er disse blevet slettet, og der kræves en ny godkendelse. Kommentarerne i feltet Historik kan dog stadig ses. Hvis du i stedet vil slette omposteringsbilaget, skal du klikke. Se i øvrigt afsnittet Opret omposteringsbilag for en uddybende beskrivelse af, hvordan et omposteringsbilag oprettes og sendes til godkendelse. 2012 KMD A/S Side 17 af 18
4 Omposteringsbilag gemt som kladde Hvis du har været ved at oprette og her har klikket på, vil bilaget ligge i din bilagsindbakke med teksten Omposteringsbilag er gemt som kladde, fordi det venter på, at du fortsætter din oprettelse. for at fær- Når du har tilføjet de sidste detaljer, skal du klikke på diggøre bilaget. Hvis bilaget skal slettes, skal du klikke på. 2012 KMD A/S Side 18 af 18