Eksempel på samarbejde med byggeteknisk rådgiver i boligsager Lovgivning Byggeriets parter og det færdige byggeri skal overholde gældende love, reglementer og miljøkrav, cirkulærer, normer og standarder, som omhandler arbejder og bygningsmæssige tiltag i den konkrete sag. Især fremhæves: Bygningsreglement 2008 AB 92. Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed. ABR 89. Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand. Tilbudsloven af 2007 (Lov om indhentning af tilbud i bygge- og anlægssektoren) Byggesagens faser 1. Indledende undersøgelses- og vurderingsfase Her præsenteres og analyseres ønsker, behov og krav til boligændringen jf. lovgivningen. Dette foregår i et samarbejde mellem den kommende bruger af boligændringen (ansøger og dennes familie) og kommunens sagsbehandlende terapeut og boligkonsulenten fra Hjælpemiddelcentralen. Byggeteknisk rådgiver kan i særlige tilfælde inddrages - ad hoc - til vurdering af løsningsmuligheder og begrænsninger i boligen - på et meget overordnet plan. Der kan fx på et tidligt tidspunkt i sagen være behov for at belyse, om det byggeteknisk er muligt og økonomisk forsvarligt at lave boligændringer i boligen. Dette arbejde munder ud i et programoplæg, hvor sagsbehandlende terapeut formulerer de overordnede krav til og formålet med boligændringen/ indretningen. 2. Byggeprogram/ dispositionsforslag og stop-op vurdering/principafgørelse Et byggeprogram betyder i denne sammenhæng en sammenfatning af de koordinerede og konkrete funktionskrav til boligindretningen. Disse er lavet af sagsbehandlende terapeut og boligkonsulenten i samarbejde med ansøger. Der foreligger således en beskrivelse af og et forslag til, hvilke boligændringer der er nødvendige, for at de prioriterede aktiviteter kan udføres i den fremtidige bolig. Telefon 76 16 34 00 Telefax 76 16 33 90 hjaelpemiddelcentral@esbjergkommune.dk www.hjaelpemidler.esbjergkommune.dk
Den byggetekniske rådgiver introduceres til opgaven ved et hjemmebesøg, hvor ansøger viser rundt i boligen og ansøger, sagsbehandlende terapeut og boligkonsulent sammen præsenterer problematikkerne. Byggeteknisk rådgiver foto-dokumenterer nuværende forhold i boligen. Byggeteknisk rådgiver udarbejder på baggrund af funktionskravene og møder med de involverede parter, skitser med forslag til den konkrete boligændring. Der peges på den nødvendige (bedste og billigste) løsningsmulighed baseret på en skønnet overslagspris. Tidsperspektivet belyses. Det skal tilstræbes, at der afholdes formøder, hvor byggeteknisk rådgiver og sagsbehandlende terapeut / konsulent kan gennemarbejde og analysere forslagene inden de præsenteres for ansøger. Det kan i denne proces være nødvendigt for den byggetekniske rådgiver, at kontakte Bygningsmyndigheden, for at undersøge, om der er restriktioner mv. og eventuelle dispensationsmuligheder belyses. Der kan også være behov for at undersøge, om der er tinglyste hæftelser, klausuler eller andet, der skal tages højde for. Det vil i nogle sager være hensigtsmæssigt at ansøge om en principiel tilladelse til projektet på dette tidspunkt. Der kan på dette tidspunkt være behov for at lave 1:1 afprøvninger af planløsninger i fx badeværelset, hvor konkrete pladskrav vurderes og hjælpemidler afprøves. Byggeteknisk rådgiver deltager efter behov. Ansøgeres eventuelle ønsker om medbyg anerkendes, og ønskerne gemmes til senere under punkt 3, projektforslaget. Der arbejdes således på dette tidspunkt udelukkende med kommunens projekt. Sagsbehandlende terapeut indstiller sagen (tegninger og overslagspris) til stop-op vurdering og evt. princip afgørelse hos myndigheden. I tilfælde af del-afslag, træffes der så vidt muligt en afgørelse på dette tidspunkt. En evt. ankesag på dele af en afgørelse, vil kunne starte på dette tidspunkt. Stop-op vurdering og afgørelser indarbejdes i det videre forløb. 3. Projektforslag Byggeteknisk rådgiver udarbejder i samarbejde med de involverede parter (familien, sagsbehandlende terapeut og boligkonsulenten) et projektforslag (tegninger, beskrivelser og en foreløbig tidsramme og evt. -plan), indeholdende alle detaljer, som fx valg af gulvmaterialer, nagelfaste hjælpemidler som en loftlift og inventar i form af håndvask mm. Udgangspunktet er Esbjerg Kommunes standard for valg af materialer og produkter. Ansøgers eventuelle ønsker om medbyg belyses og præmisserne herfor præsenteres. Entreprisegrænsen mellem ansøgeres egne ønsker for medbyg og kommunens ydelser præciseres. Hvis det ikke allerede er sket, laves der på dette tidspunkt 1:1 afprøvninger af badeværelsesindretningen mm. Her lægges planløsningen helt fast. Og valg af bygningsmaterialer, produkter, inventar og hjælpemidler mm. præciseres. Konsulenter fra hjælpemiddelfirmaer, lift- og køkkenfirmaer mv. (loftlift, handicapkøkken, håndvaske og andet særligt inventar mv.) inddrages på dette tidspunkt, sådan at der på baggrund af en besigtigelse eller vurdering af tegningsmateriale kan udarbejdes konkrete løsningsforslag. - 2 -
Det projektforslag der skal arbejdes videre med - inkl. monteringsvejledninger på det særlige inventar vil indgå i det senere licitationsmateriale. Det vil give den pågældende håndværker mulighed for - dels at tage højde for monteringen og dels at sørge for at de nødvendige installationer er til stede, som fx el, vand, afløb, mv. Projektforslaget godkendes af alle involverede parter. Sagsbehandlende terapeut vil i nogle tilfælde indstille sagen (tegninger og overslagspris) til endelig afgørelse på dette tidspunkt. En evt. ankesag på dele af en afgørelse, vil kunne starte på dette tidspunkt. Det er vigtigt at understrege, at der afsættes den nødvendige tid til alle dele af processen med at udvikle og tilpasse løsningsforslag og indhente priser mv. Det skal tilstræbes, at der afholdes formøder, hvor byggeteknisk rådgiver og sagsbehandlende terapeut / konsulent kan gennemarbejde og analysere forslagene inden de præsenteres for ansøger. 4. Hovedprojekt, licitationsmateriale og afgørelse Byggeteknisk rådgiver udarbejder licitationsmateriale, som godkendes af alle involverede parter, inden det sendes i udbud (min. 2 tilbudsgivere på hver entreprise). Det præciseres i licitationsmaterialet, at der vil blive tilbageholdt 10 % af byggesummen, hvis entreprenøren ønsker slutbeløbet udbetalt før evt. fejl og mangler er udbedret. Det præciseres igen hvad den offentlige ydelse indeholder, og hvad der er ansøgers eventuelle egne udgifter i forbindelse med medbyg - entreprisegrænsen. Det præciseres overfor ansøger, at der udelukkende er tale om de konkrete kommunale ydelser, som beskrives i udbudsmaterialet. Der kan ikke efterfølgende i byggeperioden laves om på funktionelle løsninger eller på hvem der skal udføre arbejdet. Uforudsete tekniske problematikker løses i samarbejde med byggeteknisk rådgiver. Medbyg indebærer i disse sager som udgangspunkt, at ansøger gør brug af de samme leverandører (håndværkere, byggeteknisk rådgiver mv.) som kommunen, og at betingelserne i forbindelse med byggeriet i øvrigt følger kommunens projekt. Ansøger kan evt. være med til at pege på konkrete tilbudsgivere, som byggeteknisk rådgiver endeligt godkender. Disse skal være omfattet af BYG Garanti Ordning. Byggeteknisk rådgiver indhenter samtidig med at der kører licitation de nødvendige byggetilladelser hos Bygningsmyndigheden. Det tilstræbes, at projekterne løses som en hovedentreprise. Det betyder, at en håndværker (murer/tømrer) er ansvarlig for løbende at styre håndværkere og at tidsplanen overholdes. Herved sikres en smidig daglig byggestyring på arbejdspladsen. Byggeteknisk rådgiver har det overordnede og koordinerende ansvar for sagen, og er ansvarlig i forhold til økonomien. I forbindelse med licitationen inviterer byggeteknisk rådgiver alle håndværkere, som ønsker at byde på licitationen til en besigtigelse. Der modtages kun tilbud fra håndværkere, som har besigtiget opgaven på forhånd. Både byggeteknisk rådgiver og ansøger/ familie deltager. I den udstrækning det ikke allerede er sket, sørger den sagsbehandlende terapeut og/eller byggeteknisk rådgiver for at fremskaffe produktoplysninger og monteringsvejledninger til brug for håndværkerne. Alt særligt inventar som loftlift, højdeindstillelig håndvask mv. skal godkendes af begge parter. - 3 -
Det aftales konkret, hvilke leverancer af nagelfaste hjælpemidler, sagsbehandlende terapeut tager sig af, og hvilke der indgår i de enkelte fag - entrepriser. (OBS: indkøbsaftaler). I den forbindelse er det afgørende, at de nødvendige installationer (el, vand og afløb mv.) er til stede. Fx skal der udarbejdes en detaljeret el-plan i samarbejde med ansøger. Byggeteknisk rådgiver udarbejder på baggrund af resultatet af licitationen et notat med budgetoplysningerne i sagen, herunder oplysning om hvilke håndværkere, der har vundet licitationen. Udgifter til den byggetekniske rådgivning fremgår også heraf, ligesom der afsættes et beløb svarende til 10% af håndværkerudgiften til uforudsete udgifter. Ved sager på under 300.000 kr. beregnes 15%. Hvis der i den efterfølgende byggefase opstår problemer med at holde budgettet, kontaktes sagsbehandlende terapeut. Byggeteknisk rådgiver udarbejder i samarbejde med hovedentreprenør, ansøger og sagsbehandler terapeut den endelige tidsplan. Sagsbehandlende terapeut indstiller i nogle tilfælde først sagen til endelig afgørelse på dette tidspunkt, hvor den præcise udgift kendes. 5. Udførelsesfasen / byggefasen Det er Esbjerg Kommunes vurdering, at kommunen er bygherre i boligsager efter servicelovens 116 uanset om der er tale om ejer eller lejeboliger. Det præciseres, at det alene er byggeteknisk rådgivers opgave og ansvar at koordinere og styre byggeriet. Ansøger har ikke noget ansvar i den forbindelse og alle tvivlsspørgsmål vedr. byggeriet, som henholdsvis håndværkere og ansøger måtte have, skal rettes til den byggetekniske rådgiver. Byggeteknisk rådgiver fører sammen med hovedentreprenøren løbende tilsyn med (byggemøder med håndværkerne) at byggeriet skrider hensigtsmæssigt frem og at tidsplanen overholdes. Projektmøde Afholdes inden byggesagen starter, når alle forhold vedr. projektet kendes. Her deltager ansøger, byggeteknisk rådgiver, hovedentreprenør og sagsbehandlende terapeut og boligkonsulenten. Formålet er at gennemgå projektet, så alle er med på omfanget, entreprisegrænse, tidsplan og få aftalt alle andre relevante praktiske forhold som fx rømning af værelser, genhusning mm. Byggeteknisk rådgiver søger for at de nødvendige entreprise-kontrakter med hovedentreprenør / de enkelte håndværkere og kommunen indgås inden byggeriet startes jf. AB 92. Heraf fremgår ansvars- og rollefordelingen mellem byggestyrer, håndværkere og bygherre. Det fremgår også af entreprisekontrakten, at 10 % af byggesummen/ den sidste regning tilbageholdes indtil evt. fejl og mangler er udbedret. Forsikringer i byggeperioden Jf. AB92 skal ansøger ved ejerboliger anmodes om at oplyse/anmelde til eget forsikringsselskab, at der skal igangsættes en byggesag på ejendommen. Forsikringsselskabet skal oplyses om omfanget af byggesagen og byggeperiodens længde mv. Ved boligændringer i lejeboliger er det boligforeningen, som oplyser/anmelder byggeriet til boligforeningens forsikringsselskab. Eventuelle ekstra udgifter til forsikring kan søges som merudgifter. - 4 -
Den sagsbehandlende terapeut præciserer hvordan regninger skal håndteres. Der udleveres særskilt vejledning til hver enkelt håndværker, om hvordan regningerne skal udformes: hvor de skal stiles hen, hvem regningen vedrører og hvilket EAN nr. der skal anvendes mv. og at der skal tilbageholdes 10% til fejl og mangler. De samme oplysninger fremgår af byggeteknisk rådgivers referat fra projektmødet. Der udarbejdes en navne-, telefon- og e-mailliste over alle implicerede parter i sagen, som rundsendes sammen med den byggetekniske rådgivers referat fra projektmødet. Opstartsmøde Til opstartsmødet, som afholdes i forbindelse med byggestart deltager hovedentreprenør, de enkelte håndværkere, byggeteknisk rådgiver, sagsbehandlende terapeut og relevante eksterne firmakonsulenter fra fx liftfirma. Her gennemgås projektet i detaljer, og aftaler om præcist hvordan og hvorledes detaljerne skal laves, indgås her. Byggeteknisk rådgiver og sagsbehandlende terapeut sikrer, at alle er bekendt med deres rolle i byggefasen jf. det ovenfor skitserede. Den byggetekniske rådgivers referater fra projekt- og opstartsmøde og eventuelle rettelsesblade er sammen med udbudsmaterialet aftalegrundlaget i projektet dvs. grundlaget for de enkelte håndværkeres arbejde. Løbende byggemøder Det er byggeteknisk rådgiver, som vurderer, hvor ofte der er behov for byggemøder i den konkrete sag. Der er altid behov for byggemøder med de håndværkere, som skal opsætte / installere særligt inventar og hjælpemidler som loftlift, højdeindstillelig håndvask mv. Det skal være helt afklaret hvordan håndværkeren skal forholde sig. Fx hvor høj døren skal være i forbindelse med opsætning af loftlift mellem to rum. Sagsbehandlende terapeut vurderer behovet for deltagelse i byggemøderne konkret i hver sag og deltager i nødvendigt omfang. Hvis der undervejs i byggeperioden er behov for at ændre på grundlaget for håndværkernes arbejde, skal den byggetekniske rådgiver inddrage den sagsbehandlende terapeut, inden der kan træffes beslutninger om ændringer i grundlaget. Dette gælder i byggesager, hvor de budgetterede omkostninger ikke kan holde, når byggeriet ikke lever op til de opstillede funktionskrav eller hvis tidsplanen ikke holder (genhusning). Byggeteknisk rådgiver attesterer løbende håndværkernes regninger som sikkerhed for, at de fakturerede ydelser er leveret. Byggeteknisk rådgiver holder betalingen af de sidste 10% på hver fag entreprise tilbage indtil fejl og mangler er udbedret. Når byggeriet er færdigt overdrages boligændringen til ansøger ved en afleveringsforretning jf. AB92. Denne består i et møde, hvor byggeteknisk rådgiver og hovedentreprenør sammen med ansøger, sagsbehandler terapeut og boligkonsulent gennemgår det færdige resultat. Byggeteknisk rådgiver /hovedentreprenør udarbejder en liste over fejl og mangler, som fremsendes til de berørte håndværkere med en tidsfrist for udbedringen af manglerne. Når disse er tilfredsstillende udbedret, attesterer den byggetekniske rådgiver de sidste regninger i sagen. Boligændringssagen foto- dokumenteres af byggeteknisk rådgiver. Sagsbehandlende terapeut tager initiativ til at byggeprocessen evalueres. Byggeteknisk rådgiver udarbejder et byggeregnskab over de faktiske udgifter i sagen, herunder også over byggestyringsudgiften. Er der godkendte overskridelser i forhold til de øvrige budgetterede håndværkerudgifter, gør byggeteknisk rådgiver rede for dette. - 5 -
6. Ibrugtagning og opfølgning Nogle skjulte fejl og mangler i forbindelse med byggeriet er det ikke muligt at fange ved afleveringsforretningen. Ved akut opståede problemer indenfor det første år efter ibrugtagning vurderes det, om der er tale om forhold, der skal udbedres indenfor garantien. I så fald klares disse med det samme. 1 års eftersyn Sagsbehandlende terapeut tager initiativ til sammen med den byggetekniske rådgiver, at der gennemføres det lovpligtige byggetekniske garantieftersyn 1 år (AB 92) efter at boligændringen er taget i brug. 5 års eftersyn Sagsbehandlende terapeut tager initiativ til at gennemføre det lovpligtige byggetekniske garantieftersyn 5 år (AB 92) efter at boligændringen er taget i brug. September 2009 Ulla Thisted - 6 -