KONCEPT FOR MEDARBEJDER- UDVIKLINGSSAMTALE (MUS) OG GRUPPEUDVIKLINGSSAMTALE (GRUS)

DIALOG RESULTATER TRIVSEL MUS GRUS KONCEPT FOR MEDARBEJDER- UDVIKLINGSSAMTALE (MUS) OG GRUPPEUDVIKLINGSSAMTALE (GRUS)

1. INDLEDNING I Syddjurs Kommune gennemføres samtaler i form af medarbejderudviklingssamtaler (Herefter MUS) og eventuelt gruppeudviklingssamtaler (Herefter GRUS). Dette notat beskriver konceptet for processen omkring samt gennemførelse af MUS og GRUS i Syddjurs Kommune. Konceptbeskrivelsen angiver de overordnede principper for gennemførelse samt konkrete retningslinjer, aktiviteter mv. Konceptbeskrivelsen er opbygget på følgende måde: Indledningsvis redegøres for konceptets formål og konceptets overordnede principper. Dette er retningsgivende for de konkrete aktiviteter og metoder i MUS og GRUS. Den resterende konceptbeskrivelse uddyber og konkretiserer konceptet yderligere. Konceptet beskriver hermed de overordnede rammer, retningslinjer og principper, men uddyber ikke det specifikke indhold af selve MUS og GRUSsamtalerne. Koncepterne for MUS og GRUS er samlet i den samme beskrivelse, da der er en tæt sammenhæng mellem de to aktiviteter og eftersom, at GRUS kan erstatte MUS. De steder, hvor der er særlige opmærksomhedspunkter for enten MUS eller GRUS, er dette særskilt beskrevet. Indledningsvis understreges det, at MUS betragtes som en obligatorisk årlig begivenhed, der dog også kan erstattes af en GRUS-samtale, der i så fald skal følges op af en individuel medarbejdersamtale. Konceptet er udarbejdet af Rambøll Management Consulting (herefter Rambøll) med udgangspunkt i Syddjurs Kommunes ledelses- og medarbejdergrundlag (herefter LMG), og under inddragelse af en referencegruppe med deltagere udpeget af koncernledelsen samt hovedsamarbejdsudvalget. Konceptet er endeligt godkendt af Direktionen i Syddjurs Kommune. 2

2. FORMÅL Formålet med MUS og GRUS i Syddjurs Kommune er at give det bedst mulige grundlag for en effektiv løsning af kerneopgaven med høj kvalitet samtidig med at medarbejdernes individuelle trivsel og udvikling på arbejdspladsen sikres og fremmes. MUS såvel som GRUS varetager hermed et centralt strategisk perspektiv: Syddjurs Kommunes opgave- løsning. Samtalen kombinerer hvad enten det er MUS eller GRUS - dermed et dobbelt fokus: Lederen kan give medarbejderen/ medarbejderne feedback, samtidig med at medarbejderne har mulighed for at bringe andre samtaleemner af relevans for trivsel og løsning af kerneopgaven i spil. Endeligt skal MUS og GRUS ses som understøttende for de løbende dialoger, som leder og medarbejdere har i løbet af året. 3. OVERORDNEDE PRINCIPPER Der gælder følgende overordnede principper for MUS og GRUS: - Der er tale om en organisatorisk strategisk samtale om tre overordnede samtaleemner: Grundlæggende resultatansvar Samarbejde og relationer Udviklingsområder status og fremadrettet - Inden for denne ramme kan medarbejdere også selv bringe samtaleemner på banen, som har betydning for medarbejderen. - LMG og kommunens værdier anses som en løftestang og referenceramme. - MUS eller GRUS er obligatorisk, gennemføres hvert år, og indgår som en del af arbejdsplad- sens årshjul. - For både MUS og GRUS gælder det, at der er tale om en struktureret, aftalt samtale, som sam- taleparterne har forberedt sig på, og som afsluttes med en udviklingsaftale, der beskriver fokusområder. - MUS og GRUS skal ses i sammenhæng med aktiviteter i forbindelse med LUS, Ledelsesevaluering og Trivselsmålingen. Således kan alle understøtte den daglige dialog og løsningen af kerneopgaven. Dette er leders overordnede ansvar, men skal løftes i fællesskab. - Samtalen er ikke en lønforhandling. Det understreges, at dialogen mellem medarbejdere og ledere og ledere imellem er et helt centralt værktøj i arbejdet med trivsel, ledelse og løsningen af kerneopgaven i Syddjurs Kommune. MUS og GRUS to af flere midler til at opnå dette. Dertil kommer de samtaler, der er forankret i AMIR-/TR-/MEDorganisationen. 3

4. FORLØB OG METODE 4.1 MUS MUS gennemføres som en struktureret dialog mellem den enkelte medarbejder og dennes nærmeste leder med personaleansvar, og ved afslutning af hver MUSsamtale aftales, hvornår og hvordan der helt konkret følges op på de aftaler, som er indeholdt i udviklingsaftalen. Denne aftale skal ske med rimelig afstand til næste MUS eller GRUS. MUS og GRUS kan overordnet opdeles i tre faser; Forberedelse til MUS/GRUS Selve MUS/GRUS Opfølgning på MUS/GRUS Selve MUS og GRUS anvender to dokumenter: Èt dokument (samtaledokument) forbereder MUS og GRUS og anvendes som opsamling på samtalen. Formålet med samtaledokumentet er at lave en struktur for både forberedelsen og den konkrete MUS/GRUS samt til at nedskrive et eventuelt referat. Et andet dokument (udviklingsaftale) er et dokument, hvor udviklingsmål nedskrives som afslutning på samtalen. Formålet er hermed at forankre samtalens udviklingspunkter. Forberedelse: Samtaledokumentet viser de tre samtaleemner, som samtalen overordnet handler om (Beskrevet i nedenstående), samt en række spørgsmål, som den enkelte leder og medarbejder be- nytter sig af til at forberede sig til samtalen. Disse spørgsmål skal hermed sikre, at leder og medarbejder(e) er forberedt på de relevante samtaleemner til selve samtalen. Selve MUS/GRUS: Til de konkrete samtaler benyttes samtaledokumentet også, hvor de tre samtaleemner er uddybet med de samme spørgsmål, som leder og medarbejder har forberedt før samtalen. På denne måde er samtaleemnerne og spørgsmålene de samme. Opfølgning på MUS/GRUS: Ved afslutningen af MUS/GRUS og til den opfølgende, individuelle samtale, benyttes udviklingsaftalen, hvor aftalerne fra MUS/GRUS noteres under de relevante temaer. Med ovenstående samtaledokument reflekterer leder og medarbejdere over de samme samtalemener i en genkendelig struktur, der benyttes både til forberedelse, samtale og opfølgning. De tre overordnede samtaleemner uddybes i nedenstående: 4

Figur 4.1.1: De tre samtaleemner og LMG som løftestand I indledningen til samtaleskemaet findes en vejledning til samtalens forløb, gode råd, efterfølgende proces, mv. HR er ansvarlig for udarbejdelse og eventuel opdatering af forberedelsesspørgsmål og samtaledokumentet til MUS. Samtalen rammesættes og styres som udgangspunkt af lederen. Det er et fælles ansvar, at samtalen foregår i en konstruktiv tone og med et konstruktivt og løsningsorienteret fokus. For at give samtalen en ramme anvendes strukturen fra samtaledokumentet som struktur for GRUS og MUS, hvor der er anført de tre samtaleemner med tilhørende underspørgsmål, som støtter lederen i at komme omkring relevante spørgsmål under hvert af samtaleemnerne: - Det grundlæggende resultatansvar rammesætter, at samtalen imellem leder og medarbejder eller gruppe fokuserer på den enkeltes konkrete opgaveløsning og medfølgende resultatansvar. - Samarbejde og relationer fokuserer på, at ingen opgaver eller resultater skabes alene, og at samarbejde og et fokus på relationer er afgørende for den effektive løsning af kerneopgaven - Udviklingsområder omhandler de særlige indsatser, der, som den enkelte gruppe eller medarbejder har forpligtet sig på i løbet af samtalen, samt status og opfølgning heraf. Udviklingsområderne, nedskrives i udviklingsaftalen. Tilsammen udgør de tre samtaleemner en ramme, hvori leder og medarbejder har en fælles dialog omkring, hvordan den enkelte medarbejder ser sig selv og oplever væsentlige elementer. Desuden fokuserer dialogen omkring den centrale opgaveløsning og kerneopgaven. 5

Figur 4.1.2: MUS forløb Figur 4.1.2: MUS forløb I slutningen af samtalen samler leder og medarbejder i fællesskab op på samtalen og noterer konkrete aftaler om udviklingsområder. Disse godkendes endeligt af lederen og skrives ved samme lejlighed ned i udviklingsaftalen, som udgør medarbejderens fokusområder. Denne udviklingsaftale udgør således en rød tråd i den enkelte medarbejders udvikling og fokusområder og indeholder udelukkende dette. Opfølgning på MUS tilrettelægges lokalt som afslutning på samtalen, hvor der aftales et opfølgningstids- punkt. Som udgangspunkt kan det være hensigtsmæssigt at gennemføre den individuelle opfølgnings- samtale cirka et halvt år senere. Formålet med samtalen er at følge op på de indgående aftaler og eventuelt justere disse. Opfølgningssamtalen forventes at være kortere end den egentlige MUS. Dog er det et krav, at opfølgningen finder sted på et aftalt tidspunkt i dialog mellem leder og medarbejder. 4.2 GRUS I Syddjurs Kommune er der mulighed for at gennemføre en GRUS som erstatning for MUS. GRUS gen- nemføres som en struktureret dialog mellem en medarbejdergruppe og dennes nærmeste leder med personaleansvar. Det er afgørende, at der i GRUS fokuseres på medarbejdergruppen som gruppe, og ikke på de enkelte gruppemedlemmer. Sidstnævnte håndteres i regi af MUS og dialog mellem leder og den enkelte medarbejder i øvrigt. GRUS-samtalens indhold målrettes teamets eller gruppens kerneopgave og inddrager resultater og data, hvor de findes relevante. GRUS-samtalen adskiller sig fra øvrige samtaler, der følger op på eksempelvis trivsels- og ledelses- evalueringen, ved at den er målrettet den enkelte gruppes 6

resultatskabelse i forlængelse af de tre overordnede samtaleemner. Herunder indgår Samarbejde og relationer samt Udviklingsmål også. GRUS gennemføres hermed i en ramme, der er tilsvarende MUS. Forud for samtalen forbereder leder og medarbejdere sig på samtalen via et samtaleskema, der rummer de samme tre overordnede samtaleemner, som anvendes i MUS. I indledningen til samtaleskemaet findes en vejledning til samtalens forløb, gode råd, efterfølgende proces, mv. HR er ansvarlig for udarbejdelse og eventuel opdatering af samtaleskemaerne. Samtalen rammesættes og styres som udgangspunkt af lederen. Det er et fælles ansvar, at samtalen foregår i en konstruktiv tone og med et konstruktivt og løsningsorienteret fokus. Samtalen struktureres i øvrigt efter samtaledokumentets tre samtaleemner og anvender som MUS samtaledokumentets struktur. Det er ikke obligatorisk at gennemføre GRUS, og det er den enkelte leder, der lokalt træffer beslutningen om at igangsætte og indkalde til GRUS. Beslutningen om at gennemføre GRUS skal dog drøftes med fx lokal-med, TR eller AMIR. Figur 4.2.1: GRUS Forløb Efter GRUS foretager leder en opsamling på samtalen, herunder konkrete aftaler om udviklingsområder. Disse noteres ned i gruppens udviklingsaftale af lederen. Dokumentet fungerer hermed som aftaleplan og referencepunkt for opfølgning. Som afslutning på samtalen og i modsætning til MUS formulerer den enkelte medarbejder sine egne udviklingsmål i tillæg til gruppens, som skal godkendes af leder. 7

Opfølgning på GRUS tilrettelægges lokalt, og det kan være hensigtsmæssigt at lave en konkret aftale om opfølgning allerede i forbindelse med den første GRUS. Ligesom for MUS, kan der for GRUS besluttes yderligere aktiviteter på lokalt niveau ved eksempelvis at følge op på udviklingsmål på andre planlagte fællesmøder og aktiviteter, hvor gruppen er repræsenteret. 5. ORGANISATORISK FORANKRING OG INDDRAGELSE Der er fem nøgleaktører i gennemførelsen af aktiviteterne omkring MUS og GRUS: Den enkelte leder, leders leder, HR, MED-organisationen og medarbejdere. Det understreges, at centrale dele af ansvaret er forankret hos den enkelte, nærmeste leder. 5.1 LOKAL FORANKRING Den lokale dialog er central i arbejdet med trivsel og kerneopgaven i Syddjurs Kommune. Den lokale dialog - hvad enten det er MUS eller GRUS. Det er derfor leder og medarbejderes ansvar i fællesskab at forankre MUS og GRUS i de daglige dialoger og forholde udviklingsmålene til de daglige arbejdsopgaver. 5.2 DEN ENKELTE LEDER Den enkelte leder, der som nærmeste leder har personaleansvar for en eller flere medarbejdere, har følgende ansvar i forhold til MUS og GRUS: - Beslutte om der skal afholdes MUS eller GRUS - Beslutte tidspunkt for afholdelse - Orientere medarbejdere om MUS/GRUS, herunder indhold, rammer og forventninger - Give medarbejdere mulighed for at forberede MUS/GRUS, herunder udfylde samtaleskema - Gennemføre MUS/GRUS - Godkende gruppens eller medarbejdernes samtaledokumenter med udviklingsområder, herunder indgå i opfølgende dialog hvor nødvendigt - Følge op på samtaler og udviklingsområder, herunder afholde opfølgende, obligatoriske individuelle samtaler - Igangsætte eventuelle lokale initiativer, målingsaktiviteter eller lignende, der kan understøtte samtaleemner drøftet i MUS/GRUS Herudover er det også lederen, der skal fastlægge, hvordan samtalen skal gennemføres. 8

Figur 5.1: Leders ansvar i MUS og GRUS Såfremt det lokalt er mere hensigtsmæssigt ift. kerneopgaven og den enkelte medarbejder, kan der afviges fra kravet om, at det er nærmeste, formelle leder, der gennemfører samtalen. I så fald er det dog fortsat lederens ansvar, at samtalen sker i overensstemmelse med de fastlagte rammer, principper, mv., ligesom lederen skal tydeliggøre over for den delegerede leder og medarbejdere, hvilke beføjelser den delegerede har i MUS eller GRUS. 5.3 LEDERS LEDER Leders leder har det overordnede ansvar for, at den enkelte leder gennemfører MUS og evt. GRUS i overensstemmelse med det fastlagte koncept. Derudover kan leders leder beslutte eventuelle lokale, supplerende dialoger, fx opfølgning i ledergrupper. 5.4 HR HR sikrer, at materialer og procesværktøjer er til rådighed, og rådgiver i anvendelsen af dem efter be- hov. 5.5 MED-ORGANISATIONEN MED-organisationen forstås her som: 1) Hovedsamarbejdsudvalg/Hoved-MED 2) Område-MED og 3) Lokal-MED. Hovedsamarbejdsudvalg (HU)/Hoved-MED har følgende ansvar ift. trivselsmålingen: - Godkendelse af materialer, procesværktøjer, mv. - Organisatorisk kommunikation om formål og proces for MUS/GRUS 9

- Indhentning af feedback omkring MUS/GRUS fra Lokal-MED-niveau med henblik på drøftelse af overordnede tendenser og iværksættelse af eventuelle forstærkende/korrigerende handlinger Område-MED varetager et overblik over de forskellige fagområder og indgår i sparring med HU omkring relevant feedback undervejs. Lokal-MED indgår i dialog med lederen på det lokale niveau ift. gennemførelse af et konstruktiv forløb omkring MUS/GRUS. Lederen kan, i den almindelige dialog i Lokal-MED inddrage viden om overordnede tendenser i MUS/GRUS, der har betydning for opgaveløsningen og trivslen på den lokale arbejdsplads. Det understreges dog, at forhold afdækket i MUS/GRUS som udgangspunkt adresseres individuelt. 5.6 MEDARBEJDERE Den enkelte medarbejder og medarbejdergrupperne har et medansvar for, at både MUS såvel som eventuel GRUS sker konstruktivt. Grundlæggende ses ledelse og resultatskabelse som et fælles ansvar i den forstand, at det er i den gensidige relation mellem leder og medarbejder at resultater skabes i forhold til kerneopgaven. Det forventes følgelig, at medarbejderne bruger tid på at forberede sig til samtalen, indgår i konstruktiv dialog og orienterer deres indsats efter de aftaler, som kommer ud af MUS og eventuel GRUS. Lokale AMR og TR har et særligt ansvar for at være opmærksomme på at gå i dialog med de medarbejdere, der af forskellige årsager har opmærksomheder på egen deltagelse i MUS eller GRUS eller de op- følgende dialoger. Herunder kan TR tilbyde sparring eller være bisidder ved MUS eller GRUS, hvis det undtagelsesvist og mod forventning vurderes hensigtsmæssigt. 6. PROCES Der udarbejdes vejledninger for processen og aktiviteterne, så ledere og medarbejdere ved hvad de skal gøre og hvornår. Dertil vil de enkelte dialogværktøjer indeholde forklarende tekster, der uddyber deres anvendelse. Formålet er at skabe åbenhed, forståelse samt sikre en smidig gennemførelse. Håndbogen konkretiserer de overordnede rammer mv., som er beskrevet i dette koncept. MUS og GRUS skal indgå i den enkelte arbejdsplads årshjul. Det aftales således lokalt, hvornår og hvordan aktiviteterne udføres. I planlægningen af MUS og GRUS kan der med fordel koordineres i forhold til øvrige aktiviteter, herunder Trivselsmåling og Ledelsesevaluering, således at ikke for mange aktiviteter planlægges til samtidig gennemførelse. 10

Figur 6.1: Eksempel på årshjul MUS og GRUS Figur 6.2: Trivsels- og ledelsesmåling samt MUS og GRUS i årshjul Figur 6.2: Trivsels- og ledelsesmåling samt MUS og GRUS i årshjul 11

syddjurs.dk