ARBEJDERNES BOLIGSELSKAB I GLADSAXE Søborg, den 1. december 2016 JLS/gj ORGANISATIONSBESTYRELSEN REFERAT fra ordinært møde torsdag den 24. november 2016 kl. 16.30 i selskabets administration, mødelokalet, Høje Gladsaxe Torv 2 B, 2. sal. Til stede: Administrationen: Afbud: Ryno Scheil, Flemming Larsen, Palle Nielsen, Majbrit Jørming, Finn Sørensen, Carsten Petersen, Lars Ulrik Hansen, Erik Bengtsson, Alice Christiansen, Johnny Vilhelmsen, Michael Kristensen, Anne Schiøler Lone Larsen, Henning Juul Hovmand, Jesper Loose Smith Kjell Hansen Åben del Sag 8886 Godkendelse af referat Sag 8887 Revisionsprotokol Sag 8888 De før mødet udsendte skrivelser Sag 8889 Udlejningsforhold Sag 8890 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål Sag 8891 Støtte til visse boligafdelinger Sag 8892 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan Sag 8893 Afdelingsmøder januar / februar 2017 Sag 8894 Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2014/2015 Sag 8895 Selskabets beretning Sag 8896 Det årlige møde med Gladsaxe Byråd Sag 8897 Orientering fra administrationen Sag 8898 Kredsudvalget Sag 8899 Fritidsudvalget Sag 8900 BL orientering Sag 8901 Eventuelt Sag 8902 Næste møde Sag 8903 Øvrige datoer Lukket del Sag 8904 Eventuelle sager til behandling
Åben del 8886 Godkendelse af referater B-sag a. Referat fra ordinært bestyrelsesmøde Referat fra ordinært bestyrelsesmøde den 27. oktober 2016 er udsendt via mail den 3. november 2016. Godkendt. 8887 Revisionsprotokol E-sag Revisionsprotokollatet af 26. februar 2016 vedrørende regnskabet for 2014/15, siderne 640 652 er godkendt på bestyrelsesmødet den 25. februar 2016. 8888 De før mødet udsendte skrivelser E-sag Udsendt via mail 27. oktober 2016 * Invitation til Lars Hjort Mortensens 25-års jubilæum tirsdag den 29. november 2016. 8889 Udlejningsforhold a. Nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp E-sag Folketinget har vedtaget nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp med ikrafttrædelse henholdsvis 1. juli og 1. oktober 2016. De nye regler forventes i 2017 i alt at berøre 60-70.000 borgere, hvoraf en stor del vurderes at bo i de almene boliger. 2
På de seneste Organisationsbestyrelsesmøder har der været en dialog herom, og der har været enighed om at administrationen følger dette og orienterer Organisationsbestyrelsen løbende. Status er, at vi fortsat ikke umiddelbart har fået mange beboerhenvendelser herom, vi har foretaget endnu en rykkerkørsel og den har umiddelbart ikke givet flere rykkere. Status på mødet. 8890 Afdelingsrapporter og driftsspørgsmål a. Ny antennelov / TV-pakker E-sag Arbejdernes Boligselskab i Gladsaxe har lavet en samarbejdsaftale med YouSee, der skal danne rammen om de nye kontrakttilbud til relevante boligafdelinger. Samarbejdsaftalen danner rammen om følgende ydelser: Ombygning af sløjfeanlæg til stikledningsanlæg samt klargøring af eksisterende stikledningsanlæg til frit pakkevalg med fravalg. Boligselskabet administrerer fravalg samt grundpakke, mens beboerne hos YouSee tilkøber mellem- samt fuldpakke samt enkeltkanaler. Ombygning til Giga bredbånd via eksisterende coax-net (antenneanlægget). Foreningsbredbånd. Foreningsrabat på ny TV-boks. BB-only mulighed for bredbånd ved fravalg af TV-pakker. YouSee afholder investeringen i ombygningen af antenneanlæggene, og for at modsvare denne investering er boligafdelingerne bundet kontraktligt i 84 måneder med mulighed for frikøb efter 60 måneder. Beboerne får mulighed for at fravælge pakkeløsningen, eller man kan abonnere på grundpakken, lille tillægspakke, stor tillægspakke eller enkeltkanaler efter eget valg. For dette skal beboerne betale følgende: TV-pakke Pakkepris Koda Koda Koda Adm. Total kr. kr. kr. kr. kr. kr. Grundpakke 106 36 8 150 Lille tillægspakke 286 36 4 8 335 Stor Tillægspakke 401 36 4 13 8 463 Vi forventer at have boligafdelingernes kontrakter ultimo november 2016. Disse behandles i afdelingsbestyrelserne frem til medio januar 2017, og ultimo januar holdes der et stormøde mellem afdelingsbestyrelserne og YouSee, hvor de får gennemgået materialet og kan stille spørgsmål. 3
Boligafdelinger med regnskabsmøder kan behandle forslaget om antenneanlæg med pakkeløsning ved regnskabsmøderne i 2017, og øvrige boligafdelinger kan behandle forslaget ved ekstraordinære afdelingsmøder i februar/marts 2017. Enkelte boligafdelinger kan evt. fremskyndes. 8891 Støtte til visse boligafdelinger B-sag Ingen sager til behandling. 8892 Skoleparken 1 renoveringssag / helhedsplan E-sag Der henvises til beslutning på Organisationsbestyrelsens møde den 27. oktober 2016. Nu er godkendelsesproceduren igangsat, og Skema A for renovering og nybyggeri er indsendt til Gladsaxe Kommune. Renoveringssagen behandles på Økonomiudvalgets møde den 6. december 2016 og i Byrådet den 14. december 2016. Efter denne godkendelse fremsendes den til Landsbyggefonden. Skema A for nybyggeri kan først kommunalt behandles, når der foreligger en lokalplan. Denne lokalplan er ved at blive planlagt, og skal i høring i løbet af foråret 2017 med forventet godkendelse lige efter sommeren 2017. Planen er et samlet entreprenørudbud af renovering og nybyggeri. Denne projekteringsfase / udbudsprojekt igangsættes i starten af 2017. Dette er der ikke noget problem med omkring renoveringssagen, da der foreligger et godkendt Skema A. For nybyggerisagen foreligger det godkendte Skema A først senere. Da der foreligger en principgodkendelse fra Økonomiudvalget på både renoverings- og nybyggerisagen, menes der ikke, at være nogen risiko for rådgiverhonorar, som der anvendes på nybyggeriet, selvom der formelt ikke foreligger et godkendt Skema A herpå. Hvis der meget mod forventning ikke bliver godkendt et Skema A for nybyggeri, vil der formelt være et udstående rådgiverhonorar på 3,5 mio. kr. vedrørende nybyggeriet. 4
8893 Afdelingsmøder januar / februar 2017 E-sag Endelig mødeoversigt vedrørende afdelingsmøder i januar og februar 2017 forventes at foreligge på mødet. Respektive afdelinger tilskrives endvidere om tildeling af mødedatoer i overensstemmelse med de fremsatte ønsker og datomuligheder i forbindelse med ønske om deltagelse fra bestyrelsen og administrationen. På mødet var der en dialog om dette punkt fremover skal på dagsordenen, da det kun vedrører 4 afdelinger samt om mulighed for at få opgaven digitaliseret. Til efterretning med bemærkning om at punktet ikke fremover medtages på dagsordenen samt at der arbejdes på digitalisering. 8894 Foreløbigt urevideret regnskab for selskabet 2015/2016 E-sag På mødet blev udkast til foreløbigt urevideret resultatopgørelse for selskabet 2015/2016 gennemgået. På mødet blev oversigt over dispositionsfonden udleveret og gennemgået. 8895 Selskabets beretning B-sag Følgende afsnit er planlagt: 1. Forord til beretning 2. Boligpolitik Effektivisering i den almene boligsektor Planlov om almene boliger Kontakthjælpsreform Flygtningeboliger Ny ejendomsbeskatning TV-pakker mulighed for fravalg 5
3. Samarbejdet med Gladsaxe Kommune: Styringsdialog Principper for renovering og nybyggeri Kortlægning af almene boliger 4. Mission, Vision og Værdier Status på målsætningerne Udvikling af beboerdemokratiet 5. Renoveringssager og fremtidssikring Skoleparken 1 Hvad arbejdes der med Helhedsplaner Fremtidssikring 6. Administrativ udvikling af serviceydelser Hjemmesiden Beboerens egen side Min side Digitalisering af afdelingsbestyrelsesarbejdet Afdelingsmødet Det Gode Forslag Effektiviseringspotentialer 7. Personaleforhold Medarbejderseminar Inspirationsdag 8. Bestyrelse og udvalg Organisationsbestyrelsen Kredsudvalget målsætninger beboerdemokratiet Fritidsudvalg - aktiviteter 9. Selskabets økonomi Godkendt. Eventuelle yderligere emner til beretning 2015/16 meddeles administrationen. 8896 Det årlige møde med Gladsaxe Byråd E-sag Der udsendtes den 3. november 2016 mail med materiale fra mødet med Gladsaxe Byråd den 24. oktober 2016. På mødet var der en dialog om mødets afvikling og spørgsmålene herunder om opfølgning på indskudslån. 6
8897 Orientering fra administrationen a. Effektiviseringspotentialer E-sag Med henvisning til beslutning på Organisationsbestyrelsens møde den 27. oktober 2016 om at igangsætte en analyse / proces omkring effektiviseringspotentialer med konsulenter fra BL / Rambøll. Der er blevet arbejdet videre med processen bl.a. har der været afholdt møde i Virksomhedsnævnet, hvor det blev positivt modtaget og der var forståelse herfor. Herudover er der sket en tilpasning af processen og hele følgegruppen er kommet på plads. Tilpasningen betyder, at udkast til beboerundersøgelse kan forelægges Organisationsbestyrelsen på mødet den 19. januar 2017 til godkendelse. Tilpasningen betyder også, at der afholdes afdelingsbestyrelsesformandsmøde herom torsdag den 23. marts 2017, hvilket falder sammen med Organisationsbestyrelsens møde, som derved flyttes til torsdag den 30. marts 2017 (5. torsdag). På mødet blev der givet en yderligere orientering. Til efterretning med enighed om at flytte mødet i marts til torsdag den 30. marts 2017 (5. torsdag). b. Orientering om Skema A+B+C O-sag På Organisationsbestyrelsesmødet 27. oktober 2016, blev der fremført Skema A+B+C hvad betyder disse med gennemgang på et af de nærmeste møder. Betegnelsen Skema A+B+C anvendes i renoverings- og nybyggerisager, hvor der er støtte fra kommunen, staten eller Landsbyggefonden det man betegner som støttesager. Skemaerne anvendes som godkendelses- og kommunikationsværktøj mellem de enkelte instanser. Skema A Planlægningsfase / Økonomisk = overslag Disse sager starter med en planlægningsfase, hvor boligorganisation og rådgiver sammen skaber et overblik over sagen, herunder udarbejdes der et dispositionsforslag. Den samlede ansøgning fremsendes til kommunen som et Skema A. Kommunen foretager en byggeteknisk behandling og en juridisk / økonomisk vurdering af sagen. Efter den kommunale behandling videresendes Skema A ansøgningen til Landsbyggefonden med kommunalbestyrelsens indstilling. Skema B Projekteringsfasen / Økonomisk = indgået entreprisekontrakt Når Skema A er godkendt af de forskellige instanser, starter projekteringsfasen. Rådgiverne udarbejder et projektforslag / hovedprojekt til brug ved indhentning af entreprenørtilbud. Efter gennemgang af tilbuddene kan Skema B ansøgningen (med det endelige anlægsbudget) udarbejdes og sendes til kommunen, som videresender det til Landsbyggefonden. Først efter godkendelse af Skema B kan renoveringen / nybyggeriet igangsættes. 7
Skema C Udførsel-Afslutning / Økonomisk = byggeregnskab Efter renoveringens / byggeriets aflevering skal bygherren indsende byggeregnskab / Skema C til kommunen til godkendelse. Godkendelse af den endelige anskaffelsessum efter færdiggørelsen foretages af kommunalbestyrelsen. Kommunalbestyrelsen indrapporterer til Landsbyggefonden om anskaffelsessummens godkendelse. På mødet blev der som supplement udleveret en oversigt over støttesager fra Gladsaxe Kommune. c. Boligbladet E-sag Der ønskes en tilbagemelding / dialog om Boligbladet oktober 2016. Til efterretning d. Adgang til administrationen O-sag Efter at kernen i Høje Gladsaxe Centeret er lukket, er der ændringer i adgangen til administrationen. Til orientering udsendtes med dagsordenen en tegning herom, som er lagt på hjemmesiden og der blev på mødet orienteret om skilt der opsættes ved indgangen til 2B. 8898 Kredsudvalget a. Møder E-sag Seneste møde i udvalget er afholdt den 28. september 2016. Referat herfra udsendes via mail den 3. oktober 2016 og blev tillige udsendt med dagsordenen. Næste ordinære møde afholdes den 8. december 2016. 8
b. Afdelingsbestyrelseskonference lørdag den 29. oktober 2016 E-sag Evaluering/dialog om afholdte afdelingsbestyrelseskonference den 29. oktober 2016 på mødet. 8899 Fritidsudvalget a. Møder og referater E-sag Seneste møde i udvalget har været afholdt den 31. oktober 2016. Referat herfra udsendtes med dagsordenen. Næste møde afholdes den 21. november 2016 b. Julemarked O-sag Fritidsudvalget afholder julemarked lørdag den 3. december 2016. Dette er annonceret på bagsiden af Boligbladet og plakater er udsendt til varmemestrene til opsætning i afdelingerne. Herudover bringes der en annonce i Gladsaxe Bladet. 8900 BL orientering E-sag Ikke udsendt * BL informerer nr. 47 af den 26. oktober 2016 vedrørende Fritstilling og hovedferie. 9
BL-politik Udsendt den 9. november 2016 * BL-politik nr. 24 Kritisk fokus på det boligsociale 8901 Eventuelt O-sag Intet til dette punkt. 8902 Næste møde O-sag a. Ordinært bestyrelsesmøde Næste ordinære bestyrelsesmøde afholdes den 15. december 2016. 8903 Øvrige datoer O-sag Dato for offentliggørelse af dagsorden (udsendelsesdato) Dagsorden for bestyrelsesmøde den 24. november 2016 udsendes den 17. november 2016. 10
Eventuelle bemærkninger til referatet Referat fra bestyrelsesmøde den 24. november 2016 udsendes den 1. december og eventuelle bemærkninger skal være administrationen i hænde senest den 8. december 2016 Offentliggørelse af referat Referatet offentliggøres den 9. december 2016. 11
Lukket del 8904 E.ON sagen / nedtagning af LKV-anlæg E-sag Der var en dialog herom på mødet. 12
Igangværende sager status Best. Adm. Afd-best. Repr. GK. Udvalg Afsluttet Udamortiserede prioriteter x x x Skoleparken Helhedsplan x x x x Fjernvarme E.ON sagen x Skoleparken 1 Triumfvej 47 Byggeregnskab x x x Buddingeparken Byggeregnskab x x x Funktionærbolig x 13