Referat Sted Start 20. marts Mariebo-Møllen, 4930 Maribo Kl. 16:15 Deltagere Deltog ikke Referent Dirigent,, Lotte Pluzek, Per Carstens, Palle Rasmussen, Kjeld Kjeldsen og Lars Olsen. Endvidere deltog suppleant Hanne Abildgaard og direktør Jesper Rindholt fra Kuben Management Punkter 027/14 Godkendelse referat... 2 028/14 Nyt fra formanden... 2 029/14 Nyt fra direktøren... 3 030/14 Status på tomme boliger... 3 031/14 Status på Boligsocial indsats i Østre Park og Magretrhevænget... 3 032/14 Status på boligforeningens støttesager: FASE 1... 4 033/14 Status på boligforeningens sager: FASE 2... 5 034/14 Status på byggesager... 5 035/14 Markedsføringsforslag... 5 036/14 Boligforeningens målsætninger... 6 037/14 Boligforeningens strategi... 6 038/14 Udvalgsaktiviteter... 6 039/14 Indkøb af tablets til bestyrelsen... 7 040/14 Sammenlægning af afdelinger... 7-03-20 Org bst ref., Side 1 / 8
027/14 Godkendelse referat Godkendelse af referater fra organisationsbestyrelsesmødet den 20. februar. Indstilling: Indstilles til godkendelse Beslutning: Godkendt. Det blev endvidere aftalt, at eventuelle fremtidige indsigelser skal meddeles senest 8 dage efter referatets fremsendelse, af hensyn til en hurtig offentliggørelse af referatet. 028/14 Nyt fra formanden orienterede bl.a. om: Nyt om fissionen? Sagen er indstillet til beslutning i ministeriet. Endeligt regnskab for LF Bo er udarbejdet og revideret. Investeringsudvalget har afholdt møde med P.P. Kapital. Afventer nyt møde m. Alm. Brand Bank. Der er afholdt kredsvalg i BL s 11. kreds og er blevet genvalgt og er nyvalgt. Kredsen udtrykte stor tak til Kjeld Kjeldsen for hans arbejde gennem årene. Næste formands- og næstformandsmøde i 11. kreds hos boligforeningen Næste bestyrelsesmøde holdes på Hans Fugls Vej Der er indkaldt til fællesmøde for boligorganisationer i Lolland Kommune Indstilling: Det indstilles at orienteringen tages til efterretning Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning -03-20 Org bst ref., Side 2 / 8
029/14 Nyt fra direktøren orienterede om: Status på ny hjemmeside. Den fungerer tilfredsstillende, men forbedres stadig Personalesager ændret struktur i administrationen oplyste at mulighederne for nedskæring af personaletimer i administrationen havde været vurderet og det vil ikke være muligt at reducere med mere end 7 timer ugentligt, hvis de nuværende arbejdsopgaver forsat skal udføres Forhandlinger m. Falck har givet besparelser Næste forretningsførermøde hos Boligforeningen d. 4. juni d.å. Boligforeningen er indkaldt til Styringsdialogmøde med Guldborgsund Kommune Orientering om ny lovgivning om forsyningspligt Drøftelser med Saxenhøj Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning og reduceringen af timer i administrationen blev godkendt. På forespørgsels om muligheden for at tage elever meddelt, at han ikke mente boligforeningen ville kunne varetage et uddannelsesforløb på tilfredsstillende vis, på nuværende tidspunkt. 030/14 Status på tomme boliger orienterer om antallet af boliger der ikke har været mulige at udleje. Antallet var pt. 24 bolig. Indstilling: Det indstilles at orienteringen tages til efterretning. Beslutning: Orienteringen blev taget til efterretning efter en kort drøftelse af det ekstra arbejde det har medført, at ansøgere ikke længere kan få hjælp af kommunen vedrørende boligydelser m.v. 031/14 Status på Boligsocial indsats i Østre Park og Magretrhevænget Der har været afholdt fælles beboermøder og nedsat arbejdsgruppe. Det forventes endvidere at der snarest kan nedsættes en lokal styregruppe til den nye helhedsplan og at denne snarest vil kunne holde møde og bagge op omkring udarbejdelsen af planen. Indstilling: Det indstilles at orienteringen godkendes. Beslutning: Orienteringen blev godkendt efter en drøftelse af den manglende deltagelse af repræsentanter fra Magrethevænget. kontakter DAB/LAB om situationen. -03-20 Org bst ref., Side 3 / 8
032/14 Status på boligforeningens støttesager: FASE 1 Fase 1 omfatter følgende sager: 22-53 Holmeager. Driftsstøtte, reduktion - samt renovering af boliger. Landsbyggefonden har meddelt foreløbig tilsagn og forventer endeligt tilsagn i år 2016, endvidere har fonden meddelt, at de forventer at gennemføre besigtigelse i juni d.å. 22-61 Horslunde m.v. Driftsstøtte, reduktion- samt renovering af boliger. Landsbyggefonden har meddelt foreløbig tilsagn og forventer endeligt tilsagn i år 2016, endvidere har fonden meddelt, at de forventer at gennemføre besigtigelse i juni d.å. 22-63 Sandby-Provstelunden. Driftsstøtte, reduktion- samt renovering af boliger. Landsbyggefonden har meddelt foreløbig tilsagn og forventer endeligt tilsagn i år 2016, endvidere har fonden meddelt, at de forventer at gennemføre besigtigelse i juni d.å. 22-91 Vestenskov, Langøparken og J.C. Pedersensvej. Driftsstøtte, reduktion- samt renovering af boliger. Landsbyggefonden har meddelt foreløbig tilsagn og forventer endeligt tilsagn i år 2015. Fonden skal ikke foretages yderligere besigtigelse af denne afdeling. har pålagt Kuben, at de øjeblikkeligt skal meddele Landsbyggefonden, at de modtagne meddelelser på ingen måder lever op til forventningerne efter boligforeningens møde med fonden i oktober sidste år. Jesper Rindholt fra Kuben vil orientere nærmere om sagerne på mødet. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Jesper Rindholt orienterede om sagerne. Jesper oplyste at Landsbyggefondens elektroniske ansøgningsplatform har voldt en del problemer og dette har afstedkommet unødige problemer i sagsbehandlingen. Jesper bemærkede endvidere, at udmeldingerne fra Landsbyggefonden om besigtigelse af Holmeager, Horslunde og Sandby inden sommerferien, skulle ses som en positiv melding og man skulle ikke forvente at kunne få sagerne yderligere forceret. Ved de kommende besigtigelser vil de endelige planer for afdelingerne blive nærmere aftalt. supplerede med orientering om, at de forsatte udskydelser af støttetilsagn fra Landsbyggefonden medfører oparbejdelse af yderligere store underskud, grundet manglende udlejning i flere af de berørte afdelinger. Disse underskud skal ifølge Jesper Rindholt indarbejdes og finansieres af de kommende støttesager. Orienteringen blev taget til efterretning. -03-20 Org bst ref., Side 4 / 8
033/14 Status på boligforeningens sager: FASE 2 Der er pt. intet nyt om Fase 2. Indstilling: Beslutning: Emnet udsat til næste møde. 034/14 Status på byggesager 22-04 Østre Park. Renoveringsarbejdet er i gang og dette medfører en lang række problemer med støvgener i boligerne. Der arbejdes på at minimere disse gener så meget som muligt. 22-34 Nørregade 14. Ministeriets godkendelse af nedrivningen afventes forsat. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Efter en kort drøftelse af de mange problemstillinger i byggesagen i Østre Park, blev orienteringen blev taget til efterretning. 035/14 Markedsføringsforslag Boligforeningen har indhentet tilbud på reklamekampagne i Folketidende, Ekstraposten og Lollands posten. Endvidere er priser på biografreklamer blevet fornyet. Priserne bliver fremlagt på mødet. Indstilling: Bestyrelsen bedes tage stilling til udgifter til markedsføring. Beslutning: orienterede om, at han havde indgået aftale med Folketidendegruppen om annoncering i aviserne, resten af indeværende år, hvilket blev taget til efterretning. Da der forsat mangler priser på biografreklamer, udskydes dette til næste møde. -03-20 Org bst ref., Side 5 / 8
036/14 Boligforeningens målsætninger Gennemgang af boligforeningens målsætning. Forslag til formulering af målsætninger udsendes inden mødet. Indstilling: De indstilles at bestyrelsen godkender de formulerede målsætninger. Beslutning: Emnet udskydes til næste bestyrelsesmøde. 037/14 Boligforeningens strategi Gennemgang af boligforeningens strategi. Renskrift af den prioriterede strategi udsendes inden mødet. Indstilling: Det indstilles at bestyrelsen godkender boligforeningens strategi. Beslutning: En renskrift af de strategiske tiltag, bestyrelsen har prioriteret blev udlevet på mødet og godkendt. Det blev endvidere besluttet, at alle deltagerne fra strategikonferencen samt alle ansatte skal orienteres om denne prioritering. Planen vil blive drøftet på fremtidige bestyrelsesmøder, således at de højest prioriterede tiltag vil blive igangsat og plan for igangsættelse af øvrige tiltag vil blive udført snarest muligt, under hensyntagen til administrationens andre opgaver. 038/14 Udvalgsaktiviteter Tænketanken har ikke været aktiv de seneste måneder. En række af de tiltag der er forslået i boligforeningens strategi, kan eventuelt udvikles af Tænketanken. Endvidere forslås aktiviteten med informationsmøder om beboerdemokratiet genoptaget. Indstilling: Bestyrelsen bedes tage stilling til Tænketankens kommende aktiviteter. Beslutning: Det blev besluttet at tænketankens aktiviteter, skal afvente til efter sommerferien, dog og skal informationsmøder om beboerdemokratiet genoptaget nu. -03-20 Org bst ref., Side 6 / 8
039/14 Indkøb af tablets til bestyrelsen Boligforeningen har indkøbt 1 stk. 10", Medion Notebook, som har testet. Boligforeningen har sikret sig yderligere 7 stk. tablets til samme unikke pris på 2.300,- Indstilling: Det indstilles, at de nævnte tablets indkøbes. Beslutning: Indstillingen blev godkendt. 040/14 Sammenlægning af afdelinger For at sikre lavest mulige omkostninger til administration af afdelingerne forslås det, at de tidligere overvejelser om sammenlægning af afdelinger genoptages. Indstilling: Bestyrelsen bedes drøfte og tage stilling til sammenlægning af en række afdelinger. Beslutning: Det blev besluttet at nedsætte et sammenlægningsudvalg bestående af repræsentanter fra organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelser. 041/14 Eventuelt Fællesmøde m. afdelingsbestyrelser Følgende emner skal på dagsordenen for fællesmødet: Sammenlægning af afdelinger, nedsættelse af udvalg. Falck-abonnement m.v. Habilitetserklæringer Hvad er der sket med alle ideerne fra strategikonferencen? Boligforeningens nye hjemmeside, hvad kan den bruges til? Kommende generalforsamling med ændring af vedtægter Igangværende sager i boligforeningen Hvad rør der sig i afdelingerne? -03-20 Org bst ref., Side 7 / 8
Orientering om kommende møder og arrangementer: Tidspunkt Sted og tidspunkt Mødebetegnelse Deltagende 20. marts Mariebo-Møllen Bestyrelsesmøde Org. Bestyrelsen Kl. 16:15 18. marts Østre Park Kl. 10:00 26. marts Rådhuset Parkvej Guldborgsund Byggeudvalgsmøde Styringsdialogmøde Kjeld Kjeldsen Lars Olsen Søren Erichsen 29. marts Dampmølleparken Afd. 22-18 Åbent-Hus??? 8. april 8. april Mariebo-Møllen Kl. 8:00 Mariebo-Møllen Kl. 17:00 Dagsordenmøde Fællesmøde for afdelingsbestyrelser Org. Bestyrelsen 10. april Nørrevænget Nakskov Kl. 17:00 Fællesmøde for organisationer i Lolland Kommune 29. april Hans Fugls Vej Bestyrelsesmøde Org. Bestyrelsen Kl. 16:15 30. april Mariebo-Møllen Kl. 10:00 5. maj Mariebo-Møllen Kl. 10:00 13. maj Mariebo-Møllen Kl. 8:00 20. maj Mariebo-Møllen Kl. 16:15 Regnskabsmøde m. Revisor Forberedelsesmøde vedr. generalforsamling Dagsordenmøde Bestyrelsesmøde Birgit Rasmussen Org. Bestyrelsen 22. maj Bangs Have Generalforsamling Org. Bestyrelsen -03-20 Org bst ref., Side 8 / 8