DIALOG RESULTATER TRIVSEL KONCEPT FOR LEDELSESEVALUERING OG LEDELSESUDVIKLINGSSAMTALE (LUS)
1. INDLEDNING Dette notat beskriver konceptet for gennemførelse af Ledelsesevaluering og Ledelsesudviklingssamtale (herefter LUS) i Syddjurs Kommune. Konceptbeskrivelsen angiver de overordnede principper for gen-nemførelse af Ledelsesevaluering og LUS samt konkrete retningslinjer, aktiviteter mv. Konceptbeskrivelsen er opbygget på følgende måde: Indledningsvis redegøres for konceptets formål og konceptets overordnede principper. Dette er retningsgivende for de konkrete aktiviteter og metoder i ledelsesevaluering og LUS. Den resterende konceptbeskrivelse uddyber og konkretiserer konceptet yderligere. Koncepterne for ledelsesevaluering og LUS er samlet i den samme beskrivelse, da der er en naturlig tæt sammenhæng mellem de to aktiviteter. De steder, hvor der er særlige opmærksomhedspunkter for en-ten ledelsesevaluering eller LUS, er dette særskilt beskrevet. Rent praktisk gennemføres ledelsesevalueringen samtidig med trivselsmålingen for at mindske ressour-cetrækket på organisationen. Konceptet er udarbejdet af Rambøll Management Consulting (herefter Rambøll) med udgangspunkt i Syddjurs Kommunes ledelses- og medarbejdergrundlag (herefter LMG), og under inddragelse af en refe-rencegruppe med deltagere udpeget af koncernledelsen samt hovedsamarbejdsudvalget. Konceptet godkendes endeligt af Direktionen i Syddjurs Kommune. Det understreges, at konceptet er de overordnede rammer, retningslinjer og principper for ledelseseva-luering og LUS, og derfor ikke omfatter alle konkrete retningslinjer, procedurer, materialer, mv., som er del af aktiviteterne. 2. FORMÅL Formålet med ledelsesevaluering i Syddjurs Kommune er at give den enkelte leder et værktøj, der sæt-ter lederen i stand til at løse lederens kerneopgave. Lederens kerneopgave er at sætte medarbejderne i stand til at løse deres opgaver i relation til kerneopgaven bedst muligt, og det er lederens løsning heraf, som evalueres i ledelsesevalueringen og fokuseres på i LUS. Ledelsesevalueringen og LUS skal skabe værdi for den gode arbejdsplads, både for den enkelte leder og for Syddjurs Kommune som helhed. Når ledelsen kvalificeres, kvalificeres medarbejderne, og der skabes højere kvalitet i kerneydelsen. 2
3. OVERORDNEDE PRINCIPPER Der gælder følgende overordnede principper for ledelsesevaluering og LUS: - Det er lederens udøvelse af ledelse og ikke lederen, der evalueres. Det understreges derfor, at der er tale om ledelsesevaluering, ikke lederevaluering. - Det ansvar og de nøglekompetencer, som specificeres i LMG, spiller direkte ind i ledelsesevalue-ringen og LUS. Kommunens værdier og vision bør også være afspejlet, dog med LMG som det primære. - Ledelsesevaluering og LUS skal afspejle, at der er forskellige forventninger til ledelsesadfærd på forskellige ledelsesniveauer, jf. LMG. - Ledelsesevalueringen gennemføres spørgeskemabaseret for hele organisationen hvert andet år med et fælles spørgeskema, eventuelt suppleret med et mindre antal lokale spørgsmål. - På lokalt niveau kan det besluttes at gennemføre supplerende målinger imellem de fælles ledel-sesevalueringer. Disse lokale målinger kan fx bruges til følge op på lokale handleplaner. De nærmere rammer herfor bestemmes af HR. - Ledelsesevalueringen indgår som en del af grundlaget for LUS. - Ansvaret for opfølgning er forankret i styringskæden. Det understreges, at dialogen mellem medarbejdere og ledere og ledere imellem er det helt centrale værktøj i arbejdet med ledelseskvaliteten i Syddjurs Kommune, herunder via løbende dialog i AMIR-/TR-/MED-organisationen. Ledelsesevaluering og LUS er blot to blandt flere midler hertil. Dialogen, ikke målingen, skaber den rette handling. 3.1 SAMMENHÆNG MED ØVRIGE AKTIVITETER Det er et overordnet princip, at der er konceptuel sammenhæng mellem ledelsesevalueringen og LUS og aktiviteter som MUS, GRUS og Trivselsmåling. Konkret betyder det fx, at LMG lægges til grund for ind-hold og fokus for alle aktiviteterne. 3
Det skal kontinuerligt sikres, at der er en gennemgående rød tråd i de overordnede rammer, hvilket Hovedsamarbejdsudvalget er ansvarlig for. Lokal-MED er ansvarlig for at aktiviteter, initiativer og handlinger (herunder også handleplaner) på lo-kalt niveau: - Sker i overensstemmelse med overordnede pejlemærker - Er afstemte i forhold til hinanden og ikke er modsatrettede - Er tæt koblede til hverdagens aktiviteter, og fx tydeliggøres på personalemøder, mv. 4. FORLØB Ledelsesevaluering og LUS består af en række delaktiviteter og elementer, der tilsammen skal bidrage til at formålet med ledelsesevaluering og LUS opnås. I dette afsnit redegøres for forløb af ledelsesevalu-ering og LUS. 4.1 LEDELSESEVALUERING Forud for gennemførelse af ledelsesevaluering orienteres ledere og medarbejdere herom. Det er nær-meste leder, der orienterer medarbejderne, mens den organisatoriske kommunikation i øvrigt, herunder tidsplan, er forankret i HR. Selve ledelsesevalueringen gennemføres som en spørgeskemaundersøgelse, der er forankret i HR. Så-fremt lokal-med ønsker at der indgår lokale spørgsmål, skal disse udformes i samarbejde med rele-vante ledelse og eventuelt flere medarbejderrepræsentanter - og indarbejdes i evalueringens spørgeskema. Ledere og MED-organisation bidrager til, at så mange som muligt besvarer evalueringen, fx via løbende information om evalueringen og opfølgningsprocessen, opfordring til deltagelse, mv. 4
Når evalueringen er gennemført, udarbejdes en talbaseret evalueringsrapport. Evalueringsrapporten gøres tilgængelig for den enkelte leder, der har ansvar for at dele rapporten med medarbejdergruppen på et dialogmøde og med egen leder. Lederen, AMR og TR opsamler de centrale pointer fra dialogmø-det, som tilgår leders leder til brug for den efterfølgende LUS. Udover ovenstående kan der være yderligere aktiviteter af fx teknisk/ administrativ karakter knyttet til forberedelsen og gennemførelsen af den spørgeskemabaserede ledelsesevaluering. 4.2 LUS LUS gennemføres som en struktureret dialog mellem den enkelte leder og dennes overordnede. Den talbaserede evalueringsrapport samt input fra dialogmøde med medarbejderne indgår som del af grund-laget for selve samtalen. Forud for samtalen forbereder leder og leders leder sig på samtalen via et kort samtaleskema. Lederen udarbejder handleplaner efter LUS. Handleplaner godkendes af leders leder og deles efterføl-gende med medarbejdergruppe/med-organisation i det omfang, som det er relevant. Leders leder har efterfølgende ansvaret for regelmæssig opfølgning på handleplanerne. For både ledelsesevaluering såvel som LUS kan der på lokalt niveau besluttes yderligere aktiviteter. 5. ORGANISATORISK FORANKRING OG INDDRAGELSE Der er fem nøgleaktører i gennemførelsen af aktiviteterne omkring ledelsesevaluering og LUS: Den en-kelte leder, leders leder, HR, MEDorganisationen og medarbejdere. Det understreges, at centrale dele af ansvaret er forankret hos den enkelte leder. 5.1 DEN ENKELTE LEDER Den enkelte leder, der evalueres i ledelsesevalueringen og er genstand for LUS, har ansvar for følgende elementer: - Forudgående orientering af medarbejdergruppe om ledelsesevaluering - Opfordre medarbejderne til deltagelse i ledelsesevaluering - Forberede dialogmøde med medarbejdergruppen i samarbejde med AMR og TR - Gennemføre konstruktivt dialogmøde med medarbejdergruppen - Forberede og deltage i LUS - Udarbejde handleplaner og dele disse (i relevant omfang) med medarbejder gruppen - Sikre opfølgning på handleplaner og løbende kommunikere herom i relevant omfang - Igangsætte eventuelle supplerende ledelsesmålinger 5
Herudover har lederen, i samarbejde med triosamarbejdet, også ansvaret for de eventuelle lokale spørgsmål, som kan indarbejdes i ledelsesevalueringen. 5.2 LEDERS LEDER Det er leders leder, der er ansvarlig for, at den enkelte leder gennemfører alle aktiviteter relateret til ledelsesevaluering og LUS, herunder: - Forudgående orientering af medarbejdergruppe om ledelsesevaluering - Opfordre medarbejderne til deltagelse i ledelsesevaluering - Drøfte ledelsesevalueringen med den enkelte leder - Gennemføre dialogmøde med medarbejdergruppen - Forberede og gennemføre LUS - Udarbejde handleplaner og dele disse (i relevant omfang) med medarbejdergruppen - Sikre opfølgning på handleplaner Leders leder og den enkelte leder har i fællesskab ansvar for at søge størst muligt udbytte af ledelses-evalueringen og LUS. Det er leders leder, der beslutter, hvordan ledelsesevaluering og LUS anvendes i ledergrupper. 5.3 HR HR igangsætter de centrale aktiviteter, som er nødvendige for at der kan gennemføres ledelsesevalue-ring og LUS. Det omfatter eksempelvis forberedelse og gennemførelse af ledelsesevaluering (herunder kontakt til eventuel ekstern leverandør), kommunikation til ledere og organisation, udarbejdelse af materialer og procesværktøjer, mv. 6
HR er ikke ansvarlig for udbytte og resultater af aktiviteterne, og for at aktiviteter knyttet til ledelses-evaluering og LUS (fx gennemførelse af dialogmøde med medarbejdere, gennemførelse og opfølgning på LUS, mv.) gennemføres. HR yder bistand til ledere og leders leder, når der er særligt behov for det-te. Det kan fx være situationer, hvor leders leder har behov for sparring i forhold til en underordnet leder eller hvis en leder har behov for sparring til at facilitere en dialog med medarbejdergruppen. HR modtager evalueringsresultaterne som de første. Herigennem skabes et centralt indledende overblik, der kan forberede eventuelle fokusområder, samt eventuelt beredskab. 5.4 MED-ORGANISATIONEN MED-organisationen forstås her som: 1) Hovedsamarbejdsudvalg/Hoved-MED og 2) Lokal-MED. Hovedsamarbejdsudvalg/Hoved-MED har følgende ansvar ift. ledelsesevaluering og LUS: - Godkendelse af tidsplaner, spørgerammer, mv. - Formidling af ledelsesevalueringens overordnede evalueringsresultater - Drøftelse af overordnede tendenser og iværksættelse af eventuelle generelle opfølgende hand-linger Lokal-MED indgår i dialog med den/de evaluerede leder(e) på det lokale niveau ift. udarbejdelse af eventuelle lokale spørgsmål, gennemførelse af konstruktivt dialogmøde med medarbejdergruppen og opfølgning på handleplaner. 5.5 MEDARBEJDERE De enkelte medarbejdergrupper, der har evalueret nærmeste leder, har et medansvar for, at ledelses-evalueringen (selve spørgeskemaundersøgelsen) og det efterfølgende dialogmøde og eventuelle opføl-gende aktiviteter sker konstruktivt. Det forventes som minimum, at medarbejderne besvarer spørgeskemaundersøgelsen og deltager i dialogmødet. Lokale AMR og TR har et særligt ansvar for at være opmærksom på at gå i dialog og tage hånd om de medarbejdere, der af den ene eller anden grund vægrer sig ved at tage del i aktiviteterne. 6. METODE 6.1 LEDELSESEVALUERING Ledelsesevalueringen gennemføres som en spørgeskemaundersøgelse. Spørgeskemaet udarbejdes med udgangspunkt i de nøglekompetencer, som er specificeret i LMG. Spørgeskemaet tilpasses de fire ledel-sesniveauer, som er specificeret i LMG, således at der er én spørgeramme per ledelsesprofil. 7
De enkelte spørgsmål udformes således at de så vidt muligt er: - Handlingsorienterede - Måler på konkret adfærd - Fremmer en konstruktiv dialog efterfølgende Det tilstræbes, at spørgeskemaet for hver af ledelsesprofilerne rummer maksimalt 20 spørgsmål. Det forventes, at en del af spørgsmålene vil være identiske på tværs af ledelsesprofilerne. Den enkelte ar-bejdsplads har mulighed for at tilføje op til 5 egen-formulerede spørgsmål i alt. Med henblik på at fremme konstruktive input inkluderes et eller flere åbne spørgsmål, hvor det er muligt at knytte en tekstkommentar til besvarelsen. Spørgsmålene udformes som positivt formulerede udsagn, der besvares på en 5-punkts enighedsskala, jf. foranstående figur. Lederen evalueres fra tre vinkler: Underordnede medarbejdere/ledere, leders leder og selvevaluering. Dette betegnes her som 270-graders evaluering. Spørgeskemaundersøgelsen gennemføres som udgangspunkt elektronisk, dvs. der besvares via webba-seret spørgeskema. Invitation til deltagelse udsendes så vidt muligt via personlig e-mail, alternativt via personligt brev med unik log-in kode til besvarelse. Nogle medarbejdere/ledere vil modtage flere invita-tioner, hvis de skal evaluere flere ledere. Evalueringsrapporten indeholder svar fra ledelsesevalueringen, som præsenteres i enkel og overskuelig form. Der præsenteres svar på enkeltspørgsmål og temaer (LMGs nøglekompetencer) i form af gennem-snit samt svarfordelinger. Svar præsenteres for hver respondentvinkel (underordnede, overordnet og selvevaluering). Sammenligning med den samlede gruppe af ledere med samme 8
ledelsesprofil skaber grundlag for yderligere refleksion over ledelsesadfærd og rammerne for ledelse. Nærmere rapportdesign aftales med ekstern/intern leverandør. Evalueringsrapporterne gøres tilgængelige for organisationens ledere i overensstemmelse med styrings-kæden. Overordnede ledere skal således have adgang til alle underordnede lederes evalueringsrapporter. 6.2 SÆRLIGT OM ANONYMITET I LEDELSESEVALUERING Anonymitet forstås her som spørgsmålet om hvem i organisationen, der har adgang til at se enkeltbe-svarelser fra ledelsesevalueringen, og hvorvidt enkeltbesvarelser kan udledes fra evalueringsrapporter-ne. Eventuelle eksterne leverandører har typisk behov for fuld adgang til data af hensyn til kvalitet mv., og er ikke omfattet af det efterfølgende. Der udarbejdes lederrapporter til alle ledere, hvor minimum 5 underordnede medarbejdere har svaret. Det vil fremgå af rapporteringen, hvilke medarbejdere, der har deltaget i evalueringen. Overordnet le-ders evaluering og leders selvevaluering fremgår også af rapporten. Til brug for dialog med medarbej-dergruppen udarbejdes desuden en særlig begrænset lederrapport, der udelukkende indeholder besvarelsen fra underordnede medarbejdere. AMR og TR har et særligt ansvar for, i forbindelse med gennemførelsen af ledelsesevalueringen, at være opmærksomme på, om en eller flere medarbejdere vægrer sig for at deltage i undersøgelsen, og handle herpå. Direktionen har det overordnede ansvar for, at dialogen på arbejdspladserne på baggrund af ledelses-evalueringen er positiv og konstruktiv, og har derfor 9
mulighed for at få adgang til alle data fra ledelses-evalueringen om nødvendigt. Derigennem vil det desuden være muligt for den lokale leder og medarbejderrepræsentanter i samarbejde at få adgang til data, hvis det fremmer samarbejdet og opgaveudfø-relsen lokalt. Adgang til data sker via HR. Det forventes, at denne adgang kun vil blive anvendt undta-gelsesvist, og at den lokale dialog vil være kendetegnet ved åbenhed og tillid i overensstemmelse med Syddjurs Kommunes værdier og LMG. 6.3 LUS LUS gennemføres som en struktureret, forberedt og planlagt samtale mellem leder og leders leder. Det er leders leder, der inviterer til samtalen. Forud for samtalen forbereder leder og leders leder sig på samtalen med udgangspunkt i et samtaleskema. Leders leder styrer samtalen, og det er et fælles ansvar, at samtalen gennemføres i en positiv tone og med et konstruktivt fokus. Lederens evalueringsrapport fra ledelsesevalueringen samt input fra lederens dialogmøde med medarbejdergruppen skal indgå i samtalen. Det forventes, at begge parter har oriente-ret sig i evalueringsrapporten inden samtalen. Lederen udarbejder handleplaner efter LUS. HR stiller en skabelon til handleplaner til rådighed. Handle-planer godkendes af leders leder og deles efterfølgende med medarbejdergruppe/med-organisation [i det omfang, som det er relevant]. Leders leder har efterfølgende ansvaret for regelmæssig opfølgning på handleplanerne. Handleplanen indeholder beskrivelse af indsatsområde, løsning, opfølgning, angivel-se af ansvarlig(e) og relevante deadlines. Såfremt der tilbydes et samlet system til registrering af handleplaner, anvendes dette. 10
6.4 LOKAL FORANKRING Den lokale dialog er central i arbejdet med ledelse i Syddjurs Kommune. Den lokale dialog kan eventuelt understøttes af korte, agile spørgeskemamålinger, som fx anvendes som opfølgning på konkrete hand-leplaner eller hvis en lokal situation fordrer det uafhængigt af den fælles ledelsesevaluering. HR specificerer de nærmere rammer for sådanne eventuelle lokale målinger, herunder mulig fælles systemun-derstøttelse. 7. PROCES Ledelsesevalueringen gennemføres samlet for hele organisationen hvert andet år. Ledelsesevalueringen gennemføres samtidig med Trivselsmålingen for at mindske ressourcetrækket på organisationen. LUS gennemføres som udgangspunkt hvert år i år, hvor der er en aktuel ledelsesevaluering indgår denne i dialogen. I år, hvor der ikke er en aktuel ledelsesevaluering, er handleplaner et væsentligt input til LUS. Der udarbejdes en håndbog for processen og aktiviteterne, så ledere og medarbejdere ved hvad de skal gøre og hvornår. Formålet er at skabe åbenhed, forståelse samt sikre en smidig gennemførelse. Hånd-bogen konkretiserer de overordnede rammer mv., som er beskrevet i dette koncept. 11
syddjurs.dk