Gudenådalens friskole Rapport Dialogisk tænketank 2013 Vi ser fremad Bestyrelsens overvejelser og tilbagemelding til tænketanken og skolekredsen
SEKTION A Tænketanken havde 4 overordnede spørgsmål som er blevet drøftet i bestyrelsen og besvares her efter bedste evne 1) Hvad skal den her skole og hvem skal lægge retningen? behov for forventningsafstemning Skolens overordnede retning er lagt af vedtægterne, og skolelederen og personalet sætter den pædogogiske dagsorden indenfor disse rammer. En proces er sat igang hvor vi forholder os til hvor vi har fokus på de elementer der indgår i skolens/børnehavens Grundvig-Koldsk fundament. Hele skolekredsen (der også inkludere børnehaveforældre) forventes inddraget i denne proces. Det er behov for forventningsafstemning med kommende forældre, bl.a. med opstartsinformationsmøder hvor forventningerne præciseres for begge sider 2) Hvad er konsekvensen for skolen hvis stridighederne ikke bilægges og alle ikke ser fremad (eksistensgrundlaget) Der er ingen tvivl om at en fortsættelse af stridighederne havde været særdeles uhensigtsmæssig for skolens virke. Vi erfarer dog at stormen har lagt sig både hvad angår personalets trivsel og uro i forældrekredsen. Et tegn på det er at ingen har mødt op på bestyrelsesmøder til punktet Skolekredsen har ordet siden skolestart 2013/2014, og at ingen bestyrelsesmedlemmer i samme periode har rapporteret om henvendelser, der tyder på at stridighederne lever videre. Bestyrelsen takker ALLE for deres ønske om og vilje til at se fremad på skolens. 3) Hvilken rolle har man som forældre? hvad må man og hvad må man ikke? Vi henviser som udgangspunkt til skolens HvemHvadHvor og kompetenceplanen for at få et samlet billede af rollefordelingen på skolen. Forældrenes engagement (inkl. arbejdsindsats) er nødvendig både for at sikre et godt sammenhold på skolen og for at sikre at skolens midler i størst mulig omfang går til kærneopgaven. Derudover vil vi fremhæve at hvis du oplever en problemstilling på skolen at du henvender sig til den der kan gøre noget for at finde en løsning og hvor de forskellige syn på sagen er repræsenteret. 4) Hvordan håndterer vi de spændinger der måtte være? Alle er stadig velkommen til at ringe til bestyrelsen og siger det de har på hjertet. Vi har også valgt at holde åbne bestyrelsesmøder og ved at fastholde punktet Skolekredsen har ordet som et fast punkt på dagsorden til hvert bestyrelsesmøde. Det er op til den enkelte fremtidige bestyrelse om det praksis fortsætter. Med al sandsynlighed er der fortsat mere eller mindre latente spændinger imellem enkelte personer på baggrund i det der er sket og det der er blevet sagt og gjort. Vi anser det ikke som bestyrelsens ansvar at håndtere disse som en bestyrelsesopgave.
SEKTION B Tænketanken havde flere ideer til at reducere de negative konsekvenser I forhold til ideerne fra tænketanken kan vi fremhæve følgende ændringer/arbejde på GUFS: - Sammen med skolelederen har bestyrelsen arbejdet for en mere professionel håndtering af beslutninger og referater og andre rammer/systemer/strukturer. For eksempel deltager skolens sekretær nu i bestyrelsesmøderne og har ansvar for referater. - Udvalgsarbejdet blev nytænkt, blandt andet med en tovholderrolle, i forsøg på at sikre et holdbart engagement, inklusiv til arbejdsdage. Vi ser en fordel i at definere tovholderrollen yderligere og løbende for at afstemme forventningerne og sikrer en god kontakt imellem bestyrelsen og udvalgene. - Der er kommet øget opmærksomhed på markedsføring af arrangementer og vigtigheden af disse for det sociale fællesskab. - Afklare vores værdigrundlag : en proces er begyndt på ansatte/bestyrelsesniveau med henblik på at udvide arbejdet til hele skolekredsen - Vedr. procedurer for håndtering af konflikter henviser vi til Sektion C - Tænketanken efterlyste en dialogtrappe så forældre, leder, bestyrelse, ansatte kan forholde sig til hvor et givet problem hører til på og tage dialogen her. Her må vi henvise til skolens kompetenceplan. Det er bestyrelsens opgave at sætte sig ind i kompetenceplanen og sikre at det bliver formidlet til forældrekredsen. Vi har ikke nået at arbejde med eller forholde os til følgende punkter og de overlades til en kommende bestyrelse: - Er der andre måder at lave fællesaktiviteter end dem hvor hele skolen deltager o Eksempelvis aktiviteter for forældre med børn i samme aldersgruppe - Understreg de ting der er virkelig vigtige man deltager i (de obligatoriske) så ingen er i tvivl hvilke aktiviteter er fællesskabsbærende her på skolen?
SEKTION C Tænketanken ønskede at bestyrelsen forholder sig til en udsmidningsproces Vi har i flere omgange drøftet en proces for evt. Udsmidning/eksklusion, og vi har også forholdt os til de forslag der kom fra tænketanken. Men vi har måttet konkludere at vi ikke er i stand til at fremstille en proces der kan tage højde for alle tænkelige situationer. Vi mener at beslutningskompetencen nødvendigvis må ligge hos bestyrelsen og skolelederen som beskrevet i kompetenceplanen frem for fx at fremlægge det for en generalforsamling. Vores anbefaling til fremtidige bestyrelser og ramte forældre er at gøre alt for at bevare samtalen med de involverede parter. Og være meget opmærksomme på konflikttrappen hvor erfaringen på GUFS og andre institutioner viser at en konflikt hurtigt kan polarisere parterne og løbe ud af kontrol.hvis samtalen bryder sammen, kan enhver på skolen bruge vedtægterne til fx at indkalde til ekstraordinære generalforsamlinger, hvor alle meninger kan blive repræsenteret.
SEKTION D Tænketanken havde input til vore respektive roller på skolen Skolekreds Tænketankens input: Se kompetenceplanen Videregive historik og erfaringer (holde sig fra at gå ind i det praktiske (driften) Mennesker der mener at det er vigtigt at der er en skole i området der bygger på et bestemt grundlag/værdisæt så forældrene har den valgmulighed => stemmeret til generalforsamlingen Har interesse for skolen Hvad betyder skolekredsen egentlig for skolen? Ambassadører Lige så loyale overfor bestyrelsen / skolen som alle andre Rødvin og ost Kommunikationsvej: Skolekredsen har ordet ved bestyrelsesmøder forældre passer skolen + andre konkrete opgaver kan være et tilbud til skolekredsens medlemmer Husk at børnehaveforældre også kan melde sig ind i skolekredsen Bestyrelsen: Ovenstående har ikke givet anledning til diskussion i bestyrelsen det dækker meget godt. Vi erfarer at velkørende skoler har en god stor skolekreds og vi anbefaler at man tænker i muligheder for at inddrage skolekredsen i skolens aktiviteter. Friskoleforening Tænketankens input: Rådgivning af bestyrelsen (i stil med fagforening, Dansk Industri, (ny) lovgivning (tolkning, vejledning)) Kurser/uddannelse til bestyrelsen og ledelsen Budgetlægning + administrationskurser Talerør for frie skoler politisk lobbyvirksomhed Mægling i arbejdsretslige spørgsmål Bestyrelsen er enig i at overstående dækker Friskolenforeningens rolle, og vi tilføjer at foreningens rådgivende rolle også omfatter skolelederen.
Bestyrelse INPUT FRA TÆNKETANKEN Tænketankens input: Skal varetage skolens interesser indenfor de nedskrevne vedtægter /regler Bestyrelsen er via punkt på dagsordenen skolekredsen har ordet forældrenes talerør Der arbejdes ud fra den eksisterende kompetenceplan skal kompetenceplanen rettes? Bestyrelsen skal være ydmyg overfor bestyrelsesposten, hermed menes respekt og ansvar overfor sin tillidspost At alle forældre bliver hørt på lige vilkår. At bestyrelsen tænker over hvordan de kommunikerer via mail og verbalt Der er en klar forventning om at bestyrelsen arbejder efter de regler der er for en bestyrelse, vigtigt at klarlægge hvordan reglerne kan/skal fortolkes. Det er vigtigt at have tillid til bestyrelsen, så de kan arbejde uforstyrret Vigtigt at der både informeres og kommunikeres omkring det som bestyrelsen arbejder med, især når det gælder følsomme ting (som eks. ledelsesmæssige problemstillinger), ellers er der risiko for misforståelser og mytedannelse. (selvfølgelig under hensynstagen til den tavshedspligt der måtte være) Vigtigt at understrege at bestyrelsens tavshedspligt skal overholdes og at der drages konsekvenser hvis dette ikke overholdes. Dette gælder også når man ikke er medlem mere. Skal lytte til input fra såvel forældre, børn og ansatte og såfremt det findes hensigtsmæssigt, bør det behandles fx via udvalg eller som forslag til generalforsamling Opfordring om at bestyrelsen ved henvendelser enten; - giver spørger svar på hvor henvendelsen hører hjemme (bestyrelse, skoleleder, ansatte etc.), eller fortæller hvornår spørgsmålet bliver/kan besvares. Det er vigtigt at der kommer en respons på henvendelser til bestyrelsen også selv om det bliver et nej eller det tager vi os ikke af. Hvilket niveau og hvor. Udvalg til opgaver som ikke er højt på prioriteringslisten for bestyrelsens arbejde. Alt er ikke bestyrelsens opgaver set i forhold til tid det er ikke fair med en 60 timers uge udover alm arbejde. Lav prioriteringslister. Bestyrelsen skal kontrollere, at skolelederen passer sit arbejde og at lovgivningen bliver overholdt, men den daglige ledelse skal udføres af lederen. En bestyrelse bør bakke skolelederen op til det sidste. Kan den ikke det, skal vejene skilles. Der er ingen skam i det, bare man følger processen. Som udgangspunkt skal bestyrelsen ikke holde aftrædelsessamtaler. Også en effektiv leder vil altid skabe enkelte utilfredse medarbejdere, og det er et tab man må leve med. Generalforsamlinger Det kunne være godt med foredrag om vedtægterne op til et valg både om ansvar og opgaver. Dygtig ordstyrer peg den rigtige ud. Tid på punkter struktur. Der skal kobles en bestyrelsesrepræsentant som en direkte kontaktperson til alle forældrene i en klasse. Dvs. et bestyrelsesmedlem, som har børn i store-mellem, er kontakt for f.eks. lille-mellem, eller blot for 3. klasses forældre. Man kan maksimalt være i bestyrelsen i 4 år, dvs. 2 på hinanden følgende valgperioder. Efter 1-2 år, kan man så stille op igen. Formanden kan maks. være formand i 4 år, jf. ovenfor Lytte til indlæg/input fra såvel forældre, børn og ansatte i en positiv indgangsvinkel. Gøre sig umage med at forstå det der sige og menes Bestyrelsens/Skolelederens klumme /briefing er en vigtig, uformel måde at binde skolen sammen på Alle skal arbejde ud fra det fastsatte regelsæt (vedtægter), evt. midlertidige regler BESTYRELSENS RESPONS Bestyrelsens syn på bestyrelsesopgaven ligger i god tråd med de udsagn omkring bestyrelse, som kommer fra processen i den Dialogiske tænketank. Vi supplerer med følgende kommentar.
Bestyrelsens overordnede ansvar Vedtægterne er fundamentet for alt bestyrelsesarbejde, og det praktiske arbejde i bestyrelsen er forsøgt skitseret gennem årshjul, forretningsorden og kompetenceplaner. Kompetenceplanen er udarbejdet af skolens første skoleleder Ernst Kristian Larsen, og er jævnligt revideret gennem tiderne, og sidst omkring 2010/2011. Vi har arbejdet på en introduktionsmappe hvor nye bestyrelsesmedlemmer kan sætte sig ind i disse forhold, og vi tilsigter desuden at kompetenceplanen revideres en gang hvert andet år. Bestyrelsesmedlemmer har pligt til at klarlægge, hvordan de skal håndtere bestyrelsesarbejdet. Der er afsat midler i budgettet til at hele bestyrelsen skal deltage i et kursus i bestyrelsesarbejde hos Dansk friskoleforening. Dette skyldes, at det er vigtigt at få skitseret bestyrelsens rolle både mht. tavshedspligt, fortolkning af love og meget andet, der er gældende indenfor denne skole- og børnehaveverden. Ydermere kan en bestyrelse stå i situationer, hvor beslutningerne har voldsomme konsekvenser, og i sådanne situationer inddrages rådgivning fra friskoleforeningen. Skoleleder og bestyrelse Bestyrelsen skal forholde sig til overordnede ledelse og bakker op omkring Skolelederen. Mister bestyrelsen troen på skolelederes evner indledes en proces, som skal følge gældende regelsæt omkring dette. Her bør Dansk friskoleforening og evt. en advokat inddrages, da en sådan proces skal være funderet i gældende lovgivning og overenskomstmæssige forhold. Bestyrelsen bakker op omkring skolelederens anbefaling omkring personalesituationen, og det klarlægges i kompetenceplanen og vedtægterne, hvilke rolle de enkelte parter har i en personalesag. Det er skolelederens opgave at afholde div. aftrædelsessamtaler, hvis der er brug for en sådan. Skolekreds og bestyrelse Et bestyrelsesmedlem er ikke et talerør, men repræsentant for medlemmerne i forældre-/skolekreds, der stemmer på en gyldig kandidat til generalforsamlingen. Alle der har noget på hjertet skal selv tale, og alle er mere end velkomne på bestyrelsesmøder, hvor det er muligt at få ordet, og stille spørgsmål mv. Bestyrelsen ønsker at blive kontaktet og være i dialog, og vil forsat gerne slå et slag for mantraet Sig det, som netop styrker en udviklende kultur. Skolekredsmedlemmer der ikke har tillid til en bestyrelse skal være åbne omkring dette i form af et møde, hvor hele skolekredsen er inviteret og viden om (dvs. der skal være en dagsorden), og hvor der kan stilles et mistillidsvotum til den siddende bestyrelse. Derefter skal der ageres efter vedtægternes anvisning i forhold til at etablere en ekstra ordinær generalforsamling, hvor der vælges ny bestyrelse. Denne rolle påtages af de medlemmer, der ikke har tilliden. En bestyrelsen bør være synlig, og det er fortsat et mål, at der tilknyttes et bestyrelsesmedlem til de enkelte klasser - denne opgave ligger fortsat i idebanken. Arbejdet i bestyrelsen er til tider både arbejds- og tidskrævende, og alle har hver deres at forholde sig til i deres dagligdag. Derfor ligger ansvaret for dialog mellem skolekredsmedlemmer og bestyrelse ikke kun hos bestyrelsen, men også hos skolekredsmedlemmer. Alle på Gudenådalens friskole og fribørnehaven Yggdrasil bør være indstillet på, at tage den fornødne kontakt for at sikre bedst mulige rammer for vores børn. Det betyder, at ansvaret for dialog går begge veje.
Ligeledes er det bestyrelsens opgave at få den del af driften, der er båret af forældrene til at køre/fungere. Alle gode ideer til udvalg eller andet, tages meget gerne med ind i bestyrelsen, hvor det forsøges at imødekomme en idé. Det er vigtigt, at ALLE forældre bidrager bedst muligt med forældredriften, da alle har valgt en skole- og børnehaveform, som kræver, at vi bidrager, da flest mulige midler skal gå til børnenes dagligdag/fremtidig udvikling. Bestyrelsen og diverse Kommunikation er især i pressede situationer en svær kunst, og når bestyrelsen udgiver en klumme er skolekredsmedlemmerne mere end velkomne til at tage kontakt til bestyrelsen, hvis der er tvivlsspørgsmål. Vi bør alle i skolekredsen have en dialog om, hvor lang tid et bestyrelsesmedlem kan sidde i bestyrelsen. Det vil være fordelagtigt, at så mange forældre når omkring bestyrelsesbordet. Så mange som muligt bør tage aktiv del i dette arbejde, hvorved mangfoldigheden og fællesskabet styrkes, som skal være det bærende for at holde skole og børnehave for vores børn. Vi har ikke taget stilling til en evt. vedtægtsændring om at bestyrelsesmedlemmer maksimalt kan være i bestyrelsen i 4 år, og efter 1-2 år igen kan genopstille til bestyrelsen. Forældre Man har sagt ja til at indgå i et forpligtende fællesskab og det skal prioriteres højt Vi er alle ligeværdige, men vi har hver vores rolle Man er ikke kun forpligtet overfor sit eget barn/børn, men overfor alle børn (og skolen) Gensidig respekt og accept af hinanden. Vi kan godt være uenige uden at være uvenner Ansatte, børn og forældre er et team. Forskellen på et team og en gruppe er at et team har fælles mål Forældre kommunikerer via kommandovejen, og ellers direkte til bestyrelsen Ansvar Betale sine skolepenge til tiden Deltage og involvere sig i sit barns undervisning i samarbejde med lærerne så man kan støtte op om undervisningen Tillid til kommandovejene Tillid til skolen, og den pædagogiske rolle Proaktiv involvering i trivsel i sit barns klasse For loyalitet i forhold til ansatte og skolen generelt (især overfor sine børn) Værne om skolen, bestyrelsen, ansatte, forældre og børn. Vi er overvejende enig i disse betragtninger. Hvad angår betalingen af skolepenge, har bestyrelsen skærpet proceduren omkring evt. restancer.
Ansatte Ansatte har ansvar for at gennemføre/udarbejde læreplaner og undervisning De ansatte udfylder de rammer, som er i henhold til skolens vedtægter, undervisningsloven samt har det pædagogiske ansvar. Pædagogerne giver de sociale kompetencer, relationer i forhold til andre voksne og børn. Skaber trygge rammer for social udvikling og trivsel. Skoleleder, lærer, pædagoger og andre ansatte på skolen er med til at tegne skolens ånd i dagligdagen Ansatte har ansvar for trivslen i gruppen Ansatte skal fortsat kommunikere til bestyrelsen via MIO-udvalget De ansatte har forpligtigelse til at have en god /rettidig kommunikation med alle forældre Velfungerende tværfagligt samarbejde Rollerne er beskrevet i kompetenceplanen, som skal være tydelig og opdateres jævnligt Brug MIO udvalg som talerør til lederen og bestyrelsen Skolelederen er krumtappen for skolens virke og hverdag Hjælper i en dannelsesproces (opdragelse) Klart råderum og tryghed for de ansatte Bedre definition /kommunikation om fagligheden i de kreative fag (emne, værksted) Bestyrelsens medlemmerne er overvejende enig i disse betragtninger. Vi forventer at processen vi henviser til i Sektion 1 A også vil berøre definition/kommunikation om fagligheden
SEKTION E Tænketanken fremhævede 3 temaer der med fordel kan arbejdes videre med: Professionalisme kontra venskab Er der en grænse for relationer imellem ansatte, forældre, ledelse og skolekreds? I så fald hvor går grænsen og hvem vurderer om en relation underminere parternes professionalisme? Ikke drøftet i bestyrelsen i denne omgang Samarbejdsflader Den dialogiske tænketank nåede ikke at forholde sig til de forskellige samarbejdsflader og foreslå cafedialog for alle med tilknytning til skolen: Forældre ansatte Forældre bestyrelse Forældre skolekreds Ansatte bestyrelse Ansatte skolekreds Bestyrelse skolekreds Ikke drøftet i bestyrelsen i denne omgang Der opfordres til at bestyrelsen er opmærksom på følgende risikofaktorer: At nogle ansøgninger om optagelse af familier/børn vil kunne give uhensigtsmæssige reaktioner, risiko for at personer der har følt sig ramte vil opleve det som grænseoverskridende. Bestyrelsen: Under generalforsamlingen i 2013 blev der udtrykt et ønske om at trække en streg i sandet og det understøttes af rapportens titel Vi ser fremad. Det mener vi også bør omfatte alle parter i denne strid. Ansøgninger om optagelse af familier/børn på skolen behandles derfor på samme måde som beskrevet under Optagelse af elever på side 12 i HvemHvadHvor. Hvad sker der efter domsafsigelse i sag om udsmidte forældre Bestyrelsen: Dommen endte i skolens favør, og bestyrelsen forventer ikke at forholde sig længere til den konkrete sag. Men vi opfordrer alle på skolen til at vi gør alt hvad vi kan for at undgå at det kan komme så langt igen.