Boligselskabet Farumsødal Referat af organisationsbestyrelsesmøde mandag den 19. januar 2015 kl. 17:00 på Nordtoften Farum Hovedgade 54, Farum Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligselskabet Farumsødal... 2 3.1 Orientering fra formanden... 2 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 3.3 Orientering fra Domea... 3 3.4 Orientering fra Kommunen... 3 3.5 Valg til bestyrelsen i EF Vejgårdspark... 3 3.6 Lillevang Servicecenter - lejekontrakt... 3 3.7 Ombygningsarbejder i storkøkken / Servicecenteret Lillevang... 4 3.8 Ombygning af Nordtoft... 4 3.9 Organisering / bemanding af ejendomskontoret... 4 3.10 Aftale om anvisning og udlejning... 5 4 Boligselskabets afdelinger... 5 4.1 Kort om afdelingerne... 5 4.2 Dobbelt-faktura til Sejlgården... 6 5 Mødeplanlægning... 6 6 Eventuelt... 6 Deltagere fra bestyrelsen: Jørgen Gullander, formand Karin Beyer, næstformand Jørgen Gottliebsen Henning Thomsen Henning Østerbye Karin Thomsen Sabine Dedlow - afbud Ursula Sandberg Arne Blom Øvrige deltagere: Tina Søvsø Pedersen, sekretær Anders Pflug, ejendomsmester Tom L. Frandsen, Domea --------------------------------------------------------------------------------------------- Domea Boligcenter Høje Taastrup, den 5. februar 2015 ---------------------------------------------------------------------------------------------
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Dagsorden godkendt. 2 Godkendelse af referat Der er ikke indkommet indsigelser til referaterne af mødet d. 20. november 2014. Det indstilles, at referaterne godkendes og underskrives. Referat: Referat godkendt. 3 Boligselskabet Farumsødal 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Formanden orienterede omkring den afholdte nytårsbrunch 11. januar 2015 for organisationsbestyrelsen samt afdelingsbestyrelser, dog manglede der repræsentanter fra Akacieparken (et fremmøde på 21 personer). Et stort tab, da vi mistede Alfred Mønster i starten af december 2014. Jens Christian Hansen har opsagt sin stilling, og formanden overrakte Jens Christian en vingave fra bestyrelsen den dag han havde sidste dag. Formanden orienterede ligeledes om situationen for et nej til servicecenter. Formanden orienterede videre, at han ikke ønsker at genopstille til formandsposten, men om han fortsat opstiller som menigt bestyrelsesmedlem er endnu ikke besluttet. Om begrundelsen for sin beslutning sagde Jørgen Gullander: Udover mit formandsjob i afdelingsbestyrelsen, som jeg for øvrigt er rigtig glad for, vil jeg med beboernes stillingtagen gerne fortsætte med dette. Der har i den forgangne år været afholdt 22 møder, fordelt på: Bestyrelsesmøder, dagsordenmøder, formandsmøder, VIP-møder, møder med Kommunen, regionsmøder m.m. Stemningen på mange af vores bestyrelsesmøder kunne være bedre, det må jo godt være lidt hyggeligt, når vi mødes. Det var for øvrigt heller ikke lige den mødefrekvens, jeg fik forelagt, da jeg indtrådte for 2 år siden. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Karin Thomsen fortalte, at hun stopper som bestyrelsesformand til juni 2015. Orientering om, at Domea 2015 kører fint. Side 2 af 6
Bestyrelsen har evalueret sig selv omkring samarbejde, og scorede lavere end sidste år. Så det arbejdes der på. Der er etableret en risiko-vurderingsafdeling, som skal tage sig af alle former for risici i Domea. Bestyrelsen toge orienteringen til efterretning. 3.3 Orientering fra Domea Orientering gives på mødet, herunder en orientering om fremtiden. Kundechef, betaling for ekstraydelser mv. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Referat: Der bliver indkaldt til et ekstraordinært bestyrelsesmøde med Lars Gruby, som vil orientere om fremtiden, nu da Farumsødal har sagt nej tak til at indgå i et servicecenter. Dog orienterede Tom Frandsen om, at Farumsødal vil få ny kundechef, som erstatning for ham selv, da han fremover skal have andre kunder. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.4 Orientering fra Kommunen Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen fortsætter drøftelsen om forventningsafstemning og tager en evt. orientering til efterretning. Referat: Intet behandlet. 3.5 Valg til bestyrelsen i EF Vejgårdspark Der holdes generalforsamling i EF Vejgårdspark den 26. februar 2015. Bestyrelsens sammensætning er: Henning Østerbye (formand), Henning Thomsen, Karin Thomsen og Lars Gruby, samt Michael Klysner. Henning Østerbye, og Karin Thomsen er på valg. Lars Gruby ønsker at benytte lejligheden til at udtræde af bestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen indstiller, hvem der skal opstilles på generalforsamlingen. Referat: Bestyrelsen indstiller Pia Arslev til formandsposten, Henning Østerbye og Ursula Sandberg som bestyrelsesmedlemmer samt Karin Beyer som suppleant i forbindelse med valgene på generalforsamlingen. 3.6 Lillevang Servicecenter - lejekontrakt Kommunen har meddelt, at de ønsker at overtage Servicecenteret, når lejekontrakten udløber lejekontrakt vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Side 3 af 6
3.7 Ombygningsarbejder i storkøkken / Servicecenteret Lillevang Kommunen ønsker, at storkøkkenet i servicecenter Lillevang ombygges, så det kan håndtere fremstilling af mad til det nye plejecenter i Farum Midtpunkt. Vi har sat en rådgiver på for at finde ud af, hvad en sådan ombygning vil koste. Overslaget lyder på 1.200.000 kr. Kommunen har yderligere ønsket, at ombygningen kan klares for egne midler. Afdelingen har ikke økonomi til at finansiere denne ombygning. Det foreslås derfor, at Boligorganisationen yder servicecenter Lillevang et lån på 1.2 mio. kr. til en rentesats på 6 %. Forbedringslånet skal indfries i forbindelse med at Kommunen overtager servicecenter Lillevang, ved lejekontraktens udløb. Sagen skal på kommunalbestyrelsens dagsorden så hurtigt, det kan lade sig gøre. Ombygningen af køkkenet skal være tilendebragt senest den 1. maj 2015. Det indstilles, at bestyrelsen bevilger et lån på 1.2 mio. kr. som forrentes med 6 %. Pengene tages af midlerne i dispositionsfonden. Bestyrelsen besluttede, at bevilge et lån på 1.2 mio. kr. som forrentes med 6 %. Pengene tages af midlerne i dispositionsfonden. (Desværre er det imidlertid ikke muligt at kræve 6 % i rente. Ifølge driftsbekendtgørelsens 50, stk. 3, må udlån mellem et boligselskab og en afdeling maksimalt forrentes med diskontoen + 1 %. Det betyder, at pengene kun vil blive forrente med 1 % mere, end hvis de blev i dispositionsfonden.) 3.8 Ombygning af Nordtoft Nordtoft trænger til at blive frisket op. Ejendomsmester Anders Pflug har derfor udarbejdet vedlagte forslag til renovering af lokalerne. Inventar, møbler og it er ikke med i beregningen. Det indstilles, at bestyrelsen bevilger 400.000 kr. til renovering af Nordtoft. Pengene tages fra dispositionsfonden. Referat: Før bestyrelsen bevilliger 400.000 kr. til renovering af Nordtoft, skal der en arkitekt på sagen. Plantegning og økonomi fremlægges til bestyrelsen inden den endelige beslutning. Hvis priser på it-løsning (Admire) kan fremskaffes vil dette indgå på næste møde. 3.9 Organisering / bemanding af ejendomskontoret Ejendomsmester Anders Pflug har udarbejdet vedlagte forslag til fremtidig bemanding af Nordtoft samt en beskrivelse af hvilke arbejdsopgaver der udføres af hvem. Forslaget indebærer bl.a. at der skal ansættes en ejendomsmester / ejendomsserviceteknikker ud over den vi forsøger at få besat, som erstatning for Jens-Christian Hansen, som opsagde sig stilling til udgangen af 2014. Årsagen til, at det er nødvendigt at ansætte en yderligere medarbejder er, at overenskomsten dikterer, at kun ansatte med titel af ejendomsmester / ejendomsserviceteknikker må syne i forbindelse med fraflytning og indflytning. Side 4 af 6
Det er ikke muligt præcist at redegøre for økonomien i en udvidelse af personalestaben, idet lønnen pt. ikke kendes. Anders Pflug er pt. i gang med at ansætte erstatning for Jens-Christian Hansen, og indtil nu har der ikke været særligt mange kvalificerede ansøgere, hvorfor ansøgningsfristen er blevet forlænget. Men økonomien i de to omtalte medarbejdere skulle gerne betyde, at Farumsødal totalt set står med en indtægt, idet blåt arbejde udført af egne medarbejdere er billigere end brug af fremmede firmaer. Udgiften til lønnen vil blive fordelt efter lejemål, som det er sket vedr. Jens- Christian Hansen og til dels Frede Bjørnstad. Først når styringsværktøj er indkøbt kan fordeling af udgifter til løn ske efter forbrugt til i den enkelte afdeling. Det indstilles, at bestyrelsen tager forslag om organisering og arbejdsbeskrivelserne til efterretning. Derudover indstilles det, at bestyrelsen beslutter ansættelse af en medarbejder, som beskrevet i indstillingen. Referat: Beslutningen tages når indholdet i en fremtidig forretningsføreraftale er kendt, om muligt på et ekstraordinært bestyrelsesmøde, hvor Lars Gruby deltager. 3.10 Aftale om anvisning og udlejning Anvisningsaftalen er nu underskrevet og vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Kort om afdelingerne Anders Pflug skriver: Vi har haft en del udfordringer med vores syn i primært Vejgårdspark. Ved fraflytning i de store 4-værelses boliger, har istandsættelsesperioden på 10 hverdage ikke været tilstrækkelig. Ofte har der været andet arbejde, såsom sætningsskader, køkkenudskiftning, fugtskader, som har taget en del tid. Dette har gjort, at beboere er flyttet ind i boliger, hvor der var arbejde, der manglende at blive udført. Derfor har jeg talt med Pia Arslev om at forlænge istandsættelsesperioden med 1-2 uger. Disse uger vil blive en merudgift for afdelingen. Den endelige afgørelse vedr. dette, ligger pt. hos bestyrelsen i Vejgårdspark. Endvidere har vi i syn-teamet talt om, at være endnu mere grundige, når vi gennemgår vores tjeklister til boligerne. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Som supplement til ovenstående blev det oplyst, at der skiftes 3 toiletter på Lillevang plejecenter som et forsøg. Ønsker Kommunen de øvrige udskiftet på en gang, må de selv fremskaffe finansieringen. Fremover udskiftes toiletter efter behov som hidtil. Side 5 af 6
Vedr. omdannelse af en lejlighed på Gammelgårdsvej til et fælleslokale, så er Kommunen gået i tænkeboks. Jørgen Gottliebsen orienterede om, at hans advokat havde sendt svarskrift i stævningssagen i Vejgårdspark. Henning Thomsen var utilfreds med, at der først sent var kommet styr på papirerne vedr. deres nye motionslejeplads. Han var endvidere meget utilfreds med, at der intet var sket med helhedsplanen i Hesselbækpark. Rambøll har beklaget det nølende forløb overfor Tom og lovet en status i sagen samt et bud på den videre proces de vil fremkomme med dette i uge 5. Henning Østerbye oplyste, at der var problemer med rygning i Fredtofteparken. En beboer føler sig meget generet af røg og der vil sandsynligvis blive stillet forslag om rygeforbud i boligerne. Karin Beyer fortale, at Sejlgården havde været udsat for 2 indbrud. Efterlyste gode ideer til forebyggelse. Efterlyste status på Willis risikoanalyser. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4.2 Dobbelt-faktura til Sejlgården I forbindelse med en fraflytning i foråret 2012 modtager ejendomskontoret 3 fakturaer og en kreditnota med hvert sit fakturanummer fra maleren for det samme arbejde. En faktura betales den 10. maj 2012 og først i slutningen af september 2012 håndterer ejendomsmesteren sagen. Ejendomsmester når at betale en faktura mere, således, at firmaet har fået pengene 2 gange. Da firmaet på et tidspunkt har drejet nøglen om, kan Domea ikke få pengene retur. Derfor står afdelingen med en merudgift på 20.943,75 kr. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter om organisationen via dispositionsfonden vil betale denne faktura, som Sejlgården er uden skyld i. Referat: Bestyrelsen besluttede at betale fakturaen. 5 Mødeplanlægning Bestyrelsen har planlagt følgende organisationsbestyrelsesmøder: Torsdag d. 12/2 2015 (Ekstraordinært møde) Torsdag d. 12/3 2015 (regnskabsmøde) Repræsentantskabsmøde blev aftalt til: Tirsdag d. 24/3 2015 Holdes i Lillevangspark. Det indstilles, at bestyrelsen tager punktet til efterretning. Referat: Bestyrelsen tog aftalerne til efterretning. 6 Eventuelt Referat: Karin Beyer bad om at det kommende ekstraordinære møde behandler forberedelse af repræsentantskabsmødet. Side 6 af 6