Version 8.17.02.15 APLANNER FOR WINDOWS BRUGERVEJLEDNING Indhold Vagtplanlægning... 5 Indledning... 5 Definition af vagtplanlægning... 5 Optimal anvendelse af Aplanner for Windows... 6 Rulleskema planlægning af vagter... 6 Rulleskema planlægning af mødetider... 6 Uddelegering af vagtbytte... 6 Medarbejder registrering af ferieønsker... 6 Kalender synkronisering... 6 Flekstid og norm tid... 6 Kvalifikationer... 6 Introduktion til Aplanner for Windows... 7 Indledning... 7 De vigtigste egenskaber for Aplanner for Windows... 7 Typiske brugere af Aplanner for Windows... 7 Terminologi... 8 Installer Aplanner for Windows på din computer... 10 Opret en ny database... 10 Opret medarbejdere... 11 Opret aktiviteter... 12 Opret dagsopgaver... 13 Ugeplan billedet... 16 Start planlægningen... 16 Se på planen... 18 Dagplan visning... 18 Aktivitetsplan visning... 18 Vagtplan visning (Hvem laver hvad?)... 19 Egenskaber for planlægningsbillederne... 19 Rapporter... 21 Opsummering... 22 Side 1
Aplanner for Windows menuer og genveje... 23 Oversigt... 23 Menuer... 23 Andre Genvejstaster... 25 Licensnøgle... 27 Arbejde med databaser... 28 Indledning... 28 Arbejde med databaser fra fil menuen... 28 Åbning af en database fra kommando linje... 30 Arbejde med data... 31 Indledning... 31 Medarbejdere... 31 Planer... 33 Aktiviteter... 34 Dagsopgaver... 36 Avancerede generelle Data funktioner... 38 Filtrering... 38 Importer en tabel... 39 Søgning... 39 SORTERING... 39 Tilpasning af skema... 39 Planlægningsbillederne... 40 Generelle funktioner... 40 Dagplan billedet... 41 Hvordan tildeles aktiviteter til en medarbejder... 42 Andre Dagplan funktioner... 42 Ugeplan billedet... 43 Hvordan tildeles dagsopgaver til en medarbejder... 43 Andre ugeplan funktioner... 44 Aktivitetsplan billedet... 45 Vagtplan billedet... 46 Plankopiering... 47 Indledning... 47 Avanceret plankopiering... 47 Kopier en plan til en anden... 48 Udrul en grundplan til en plan... 48 Lav en 5 ugers grundplan for 5 medarbejdere... 49 Side 2
Kombiner en vagtplan med en mødeplan... 49 Byt vagt mellem to medarbejdere... 49 Begrænsninger... 49 Forenklet plankopiering... 50 Flytning af skabelon... 50 Udrulning af skabelon til plan... 50 Indskydelse af en tom tidsperiode i en plan... 51 Sletning af en plan... 52 Integration med Outlook... 53 Indledning... 53 Integration med Outlook og synkronisering... 53 Installation og opsætning for administrator... 53 Installation og opsætning for medarbejder... 54 Synkroniseringsbilledet... 54 Begrænsninger... 56 Fejlhåndtering ved administrator synkroniseringen... 56 Fejlhåndtering ved medarbejdersynkronisering... 56 Format af e-mail med vagt oplysninger fra Aplanner for Windows... 57 Eksporter til Outlook kalender... 58 Installation og opsætning... 58 Eksport af data til Outlook... 58 Rapporter... 60 Indledning... 60 Eksemplet Arbejdsliste... 60 Liste over rapporter og egenskaber... 63 Arbejde med kvalifikationer... 69 Indledning... 69 Oprettelse af kvalifikation... 69 Tildel kvalifikationer til medarbejder... 69 Tildel kvalifikationer til aktiviteter og dagsopgaver... 69 Se på og arbejde med kvalifikationer... 69 Godkendelse af timer og data objekter... 71 Indledning... 71 Godkendelse af timer... 71 Godkendelse af objekter... 71 Tilpasning af Aplanner for Windows... 72 Tilpasninger af Indstillinger... 72 Side 3
Bruger Administration... 72 Oprettelse, ændring og sletning af en bruger.... 72 Definere detaljerede rettigheder for en bruger... 74 Øvrig Aplanner for Windows dokumentation... 76 Aplanner for Windows hjælp menuen... 76 PlanAHead hjemmesiden... 76 Appendiks I: Aplanner for Web... 77 Appendiks II: Liste over alle tabeller, rapporter og egenskaber... 78 Side 4
VAGTPLANLÆGNING INDLEDNING I dette kapitel defineres vagtplanlægning i relation til Aplanner for Windows. Desuden gennemgås en række principper for optimal anvendelse af løsningen. Aplanner for Windows kan beskrives som en værktøjskasse, hvorfra den enkelte virksomhed kan vælge de værktøjer, der bedst opfylder virksomhedens behov. Valg af et værktøj kan f.eks. baseres på virksomhedens svar på følgende spørgsmål: Kan der spares tid ved at tage værktøjet i anvendelse? DEFINITION AF VAGTPLANLÆGNING Løsninger til planlægning af vagter for medarbejdere spænder meget vidt. Nogle virksomheder klarer sig med Outlook eller tilsvarende kalenderløsninger. Her kan du dele kalendere og oprette vagter, der eventuelt kan gentages periodisk. Men selv om kalenderløsninger er nemme at anvende, levner de ingen muligheder for kontrol af vagttildeling, timeforbrug og mulighederne for rapportering er ikke eksisterende. Regnearksløsninger, f.eks. Excel, åbner mange muligheder for optælling, kontrol og rapportering. Desuden kan du med en indsats lave rulleskemaplanlægning med regneark. Regnearksløsninger har dog nogle væsentlige begrænsninger: Rulleskemaplanlægning m.v. kræver en omfattende selvkontrol ved brug af regneark, eventuelt kombineret med makro programmeringsaktiviteter. Regneark kan godt deles mellem medarbejdere, men de kan ikke integreres med kalendersystemer uden professionel softwareudvikling. Vagtplanlægningssystemer kan næsten uden undtagelse håndtere rulleskema planlægning, kontrol og rapportering. Løsningerne spænder fra relativt simple web løsninger - via avancerede vagtplanlægningsløsninger, der kan håndtere afdelingsstrukturer, regler, integration med løn og flekstidsløsninger m.v. - til totale virksomhedsløsninger (ERP løsninger). Aplanner for Windows kan med rette positioneres blandt de avancerede vagtplanlægningsløsninger. Blandt de vigtigste værktøjer i værktøjskassen kan nævnes: Mulighed for at planlægge for mange medarbejdere (mange hundrede om nødvendigt). Medarbejdere kan organiseres i afdelingsstruktur og overskueligheden kan sikres ved anvendelse af sortering og filtrering. Mulighed for at oprette rulleskemaer (skabeloner), som kan udrulles til kalenderplaner. Udrulningen kan styres på mange måder: Automatisk dannelse af rulleplan, overspringelse af uger (f.eks. påskeugen) under udrulning, ombytning af medarbejdere under udrulningen, fletning af planer m.v. Mulighed for at versionere kalenderplanlægningen: Oprettelse af separat mødetidskalender, kalender til rapportering af ferieønsker, kalender til opsamling af vagter som er blevet ubesatte efter vagtændringer, kalender til opsamling af timerapporteringer m.v. Mulighed for kontrol: Validering af timer og periode, validering af kvalifikationer, validering af mødetider ved vagtomlægning, validering af normtider. Mulighed for rapportering: timeoptællinger, vagtoptællinger, flekstidsopgørelser m.v. I alt ca. 30 rapporter. Synkronisering af vagter med Outlook og andre kalendere. Integration mellem Aplanner for Windows og den tilsvarende Aplanner for Web løsning. Mulighed for dannelse af løndata og for fakturering. Selv om hele værktøjskassen er til rådighed, vil de færreste virksomheder have gavn af at benytte alle værktøjerne. I det følgende afsnit gennemgås de vigtigste anvendelser i prioritetsrækkefølge. Side 5
OPTIMAL ANVENDELSE AF APLANNER FOR WINDOWS Som udgangspunkt vælges som kriterium, at vagtplanlægning anvendes for at spare tid, så værdifuld arbejdskraft kan frigøres fra vagtplanlægningsopgaver til primære arbejdsopgaver. RULLESKEMA PLANLÆGNING AF VAGTER Der oprettes en skabelon med vagter for nogle uger og skabelonen udrulles til en vagtplan, der løber over en lang periode. Når først skabelonen er lavet og godkendt af de involverede, er den efterfølgende arbejdsproces meget tidsbesparende. Udrulningen kan normalt gennemføres på få minutter. Der findes effektive værktøjer til den efterfølgende dag til dag planlægning. Som regel opnås den største besparelse ved anvendelse af rulleskemaplanlægningen. Det skyldes både Aplanner for Windows værktøjerne, men også den disciplinering af vagtplanlægningsprocessen som rulleskemaplanlægningen medfører. RULLESKEMA PLANLÆGNING AF MØDETIDER Der oprettes en skabelon med mødetider og skabelonen udrulles over en lang periode, ligesom vagterne. Herefter er det muligt at foretage en validering af mødetider i forbindelse med omlægning af vagter, og mødetidsplanen kan gøres tilgængelig efter behov. For virksomheder med mange medarbejdere kan det være vanskeligt for administrator at huske, hvem der møder hvornår. Så der vil kunne spares tid på sigt ved at registrere mødetider. UDDELEGERING AF VAGTBYTTE Gældende plan kan gøres tilgængelig for opdatering hos alle medarbejdere, så de selv kan aftale vagtbytte indbyrdes og registrere aftalen i vagtplanlægningsløsningen. Hvis denne løsning er i tråd med virksomhedens politik for uddelegering, kan der spares mange administrator timer ved uddelegering af de simple vagtopgaver som vagtbytte. MEDARBEJDER REGISTRERING AF FERIEØNSKER Medarbejderne gives mulighed for at registrere ferieønsker. Administrator benytter herefter et værktøj til godkendelse af ferieønske. Når ferien flyttes til gældende plan vil de vagter, som udgår blive samlet i en Ubesatte vagter plan, så administrator kan behandle dem systematisk. KALENDER SYNKRONISERING I mange virksomheder kommunikeres planlagte opgaver via Outlook eller andre kalendersystemer. I så fald er der en stor besparelse ved at synkronisere vagtplanen. Så spares al den tid, medarbejderne ellers ville bruge på at indtaste vagter i Outlook. Desuden reduceres fejlmulighederne betydeligt. FLEKSTID OG NORM TID Hvis ikke virksomheden anvender et andet system til normtidsberegning kan du anvende normtids- eller flekstidssystemet i Aplanner for Windows. Det kan efter behov anvendes sammen med timeregistrering, beregning af løn m.v. KVALIFIKATIONER Hvis der er tilknyttet specifikke kvalifikationer til vagter (f.eks. for laboratorier eller borgerservice) kan det være tidsbesparende at registrere kvalifikationer for medarbejderne. Er det gjort, kan Aplanner for Windows validere kvalifikationer ved besættelse af vagter. Behovet for anvendelse varierer naturligvis meget fra virksomhed til virksomhed, men som regel høstes der en stor tidsbesparelse ved en kombination af punkterne rulleskema planlægning, uddelegering af vagtbytte og kalendersynkronisering. Side 6
INTRODUKTION TIL APLANNER FOR WINDOWS INDLEDNING I dette kapitel gennemgås de vigtigste funktioner i Aplanner for Windows. Funktionsdetaljer findes i de efterfølgende kapitler. Praktiske eksempler på betjening af Aplanner for Windows findes som en YouTube video, der kan startes fra Aplanner for Windows hjælp menuen. Med Aplanner for Windows kan du hurtigt oprette, vedligeholde og distribuere arbejdsplaner. Foruden Aplanner for Windows, findes en web løsning Aplanner for Web, der indeholder meget af Aplanner for Windows funktionaliteten. Der findes også forskellige løsninger til synkronisering af vagtplaner med Outlook kalendere samt en Aplanner Mobil løsning til bookning af vagter. Brugere af vagtplanlægningsløsningen Aplanner for Windows har også mulighed for at anvende funktionaliteten i Aplanner Konsulent Planner og Aplanner Projekt Planner. Dokumentationen hørende til sidstnævnte plannere findes i et separat dokument, som er på engelsk. Vigtigt: Aplanner for Web kan anvendes i en web browser. Funktionalitet og layout af Aplanner for Web ligner tilsvarende Aplanner for Windows. Det betyder, at de fleste beskrivelser vedrørende Aplanner for Windows også vil være gældende for Aplanner for Web. DE VIGTIGSTE EGENSKABER FOR APLANNER FOR WINDOW S Håndtere komplekse planlægningsprocesser, f.eks. arbejdsdage med flere forskellige aktiviteter og rulleskema planlægning, Holde styr på vagttid for medarbejdere, f.eks. timerapportering og flextid Producere et bredt udvalg af planlægnings rapporter Styre omkostninger for medarbejdere Prissætte og faktura tid brugt på opgaver og projekter Danne lønsedler til brug for løn afregning Integrere med Microsoft Office produkterne, herunder overførsel af vagtplaner til Outlook kalender Understøtte web og mobil dataindtastning TYPISKE BRUGERE AF APLANNER FOR W INDOW S Virksomheder, der leverer konsulentbistand internt eller eksternt Biblioteker, laboratorier og andre offentlige institutioner med relativ kompleks arbejdstidsplanlægning Service og drift virksomheder med medarbejdere på vagt Ledere med ansvar for ressourceplanlægning Mindre virksomheder, der har brug for et værktøj til at udføre forretnings planlægning for timebaserede ydelser Bemærk: I denne brugervejledning findes mange eksempler, der viser kopier af skærmbilleder. Layout af Aplanner for Windows optimeres løbende, så der kan optræde mindre forskelle mellem de viste eksempler og gældende version af Aplanner for Windows. Side 7
TERMINOLOGI Her gennemgås de vigtigste grundbegreber, som anvendes i Aplanner for Windows Begreb Beskrivelse Aplanner for Windows Et Windows program, som kan benyttes på en Windows PC til vagtplanlægning. Aplanner for Windows kommunikerer med en lokal database eller en database på nettet. Aplanner for Web Et program, som på mange måder fungerer som Aplanner for Windows, men som fungerer i en web browser. Det betyder, at vagtplanlægning også kan udføres fra Pc er, ipads og mobiltelefoner. Web versionen har dog nogle begrænsninger i forhold til Windows versionen. De vigtigste forskelle er: Windows versionen er generelt hurtigere til redigering og har mere avancerede søgeværktøjer. Windows versionen har funktionalitet til synkronisering via Outlook. Windows versionen kan skifte fra vagtplanlægning til de mere avancerede konsulentog projektplanlægning. Aplanner Mobil Et program, som fungerer i en web browser, og som især er rettet mod mobiltelefon anvendelse. Programmet kan benyttes til at få overblik over egne vagter, til vagtbytning og til bookning af vagter. Aplanner Synkronisering Funktionalitet i Aplanner for Windows eller alternativt i et Outlook tilføjelsesprogram, som muliggør at vagter kan sendes til medarbejderes kalendere. Synkroniseringen fungerer for flere e-mail/ kalender systemer (f.eks. Google). Men der er behov for en Microsoft Outlook til at udføre synkroniseringen. Aktivitet En aktivitet er, hvad en medarbejder (ressource) udfører inden for et bestemt tidsinterval. Aktiviteten kan afspejle, hvor medarbejderen er, f.eks. "I musikbiblioteket". Den kan også være relateret til betalingsbetingelser eller omkostninger, f.eks. "Normalt arbejde" eller "Weekend arbejde". Der skal oprettes aktiviteter i Aplanner for Windows for alt, hvad der ønskes timeoptælling af. Dagsopgave (Tidligere også benævnt Vagt) En dagsopgave beskriver en typisk arbejdsdag for en medarbejder, dvs. hvornår og hvilke aktiviteter medarbejderen udfører i løbet af en dag. En dag vagt kan være, at en medarbejder starter med arbejde kl. 10 i køkkenet og derefter serverer for kunderne i restauranten fra kl. 12 til kl. 5 I dette eksempel repræsenterer vagten to sæt af aktiviteter, der udføres i to perioder, nemlig: 10:00 12:00 Køkken arbejde 12:00-16:00 Servering i restauranten Så en vagt repræsenterer blot en arbejdsdag med en eller flere aktiviteter I Aplanner for Windows. Formålet med at anvende begrebet dagsopgave er, at dagsopgaver er objekter i Aplanner for Windows, og derfor kan flyttes omkring med klip, kopier og indsæt. Du behøver ikke at oprette dagsopgaver selv. De opstår automatisk, når der foretages registrering af vagter. Det kan dog være praktisk at oprette dagsopgaver, som anvendes hyppigt, f.eks. Ferie eller Afspadsering. Side 8
Medarbejder I de fleste tilfælde kan Medarbejder anvendes som synonym for ressource. En ressource kan dog være noget andet jf. ovenstående. Opgave Synonym for vagt Plan Grundskema Skabelon En plan omfatter, som navnet angiver, planlagte opgaver for et antal medarbejdere. Du kan oprette mere end én plan i databasen. Dette er nyttigt, hvis du har en virksomhed med flere afdelinger, og medarbejdere kan arbejde for mere end én afdeling i en periode. En Plan med tilhørende Plan Version udgør en vagt kalender. En Plan kan konfigureres som grundplan (skabelon) eller som løbende (udrullet) vagtplan. En Plan indeholder et antal planversioner, som hver især repræsenterer en kalender med vagter. Som eksempler kan nævnes Planlagt som er gældende plan og Ferieønsker som er en kalender med ferieønsker. Kombinationen Plan og Planversion er til stor hjælp, idet hver plan kan konfigureres med tilknyttede medarbejdere, aktiviteter, adgangsrettigheder m.v. Alle disse konfigurationer arves af de enkelte planversioner. Planversion (Tidligere benævnt Plan Dimension) Angiver versionen af planen. Plan versioner Budget, Planlagt og Aktuel, Kladde, Ubenyttede, Mødetider og Ferieønsker er standard, men brugeren kan tilføje ekstra plan versioner efter behov. Planversion kan defineres og anvendes frit af Aplanner for Windows brugere, men i praksis anvendes ofte følgende konvention, da det gør dialogen i forbindelse med support henvendelser nemmere: Planlagt: Gældende plan, dvs. den plan, du laver dag til dag rettelser i. Budget: En kopi af den udrullede skabelon plan. Så kan du let sammenligne gældende plan med idealplanen, dvs. planen, som den så ud før ændringer. Aktuel: Indrapporterede timer, f.eks. via medarbejder timerapportering. Anvendes sjældent i vagtplanlægning. Mødetider: Plan for medarbejdernes mødetider. Kan benyttes til kontrol af, at medarbejdere faktisk har mødetid, på de tider, hvor medarbejderen tildeles vagter. Ferieønsker: Kan benyttes af medarbejdere til indrapportering af ferieønsker. Ubesatte: Her placeres kopi af de vagter, der fjernes, f.eks. ved indlæggelse af feriedage. Ubesatte vagter kan herefter flyttes til andre medarbejdere eller slettes efter behov. Kladde: Kan benyttes efter behov til afprøvning af ukendte funktioner i Aplanner for Windows. Ud over de nævnte kan der oprettes planversioner til mange andre formål, f.eks. Vinterplan og Sommerplan. Bemærk: I Aplanner for Windows består en vagt kalender af en Plan med tilhørende Planversion. Fordelen er at hver enkelt Planversion arver egenskaberne for planen, f.eks. de tilknyttede medarbejdere. Herved bliver det nemt at gemme en Kladde eller lave en Idealplan som kopi af gældende plan. Projekt Synonym for plan Ressource En ressource repræsenterer en medarbejder eller en ressource, du vil planlægge for. Det vil typisk være en enkelt person, men du kan også oprette ressourcer, der repræsenterer grupper af medarbejdere eller andre ressourcer såsom maskiner, tennisbaner m.v. Aplanner for Windows kan håndtere planlægning for mange hundrede medarbejdere. Side 9
INSTALLER APLANNER FOR WINDOW S PÅ DIN COMPUTER Det er nemt at hente og installere Aplanner for Windows med en tom database fil. 1. Hent og installer Aplanner for Windows fra PlanAHead hjemmesiden www.planahead.dk 2. Installer Aplanner for Windows ved at klikke på den hentede installationsfil 3. Start Aplanner for Windows ved at dobbeltklikke på Aplanner for Windows ikonet på skrivebordet Der kan oprettes op til 5 medarbejdere i database filen uden licens. Det er tilstrækkeligt til at du kan afprøve løsningen, men større løsninger til drift baseres på en fælles database. OPRET EN NY DATABASE En database er blot en Aplanner for Windows specifik databasefil. Vælg Ny Database i menuen Filer. Du bliver bedt om at angive et navn på- samt placeringen af database filen. Dernæst vil du se et skærmbillede, der viser en (næsten) tom database. Ved førstegangsinstallation af Aplanner for Windows placeres en (næsten) tom database i folderen: \Dokumenter\Aplanner\Data. Når databasen er tom, vises en Kom godt i gang hjælpeside. Siden kan guide dig gennem de funktioner, du skal anvende for at komme i gang. Først skal der oprettes nogle medarbejdere, så nogle aktiviteter osv. Du kan altid genfinde Kom godt i gang billedet under menupunktet Hjælp på Aplanner for Windows. Du kan også oprette en database i SQL Server, men det kræver at du har administrator rettighed til SQL Server. Kunder/ brugere, der har databasen placeret hos PlanAHead, eller i egen driftsafdeling har ikke behov for at oprette database(r). Hvis databasen er placeret hos PlanAHead udleveres et databasenavn, som anvendes, når Aplanner for Windows er installeret. Kunder/ brugere, som har databasen placeret i egen driftsafdeling får udleveret servernavn og databasenavn fra driftsafdelingen. I nogle tilfælde, skal brugeren ikke gøre noget specielt for at starte op, da Aplanner for Windows installeres under Citrix og fastlåses på en database. Nedenfor ses Kom godt i gang billedet, som dukker op automatisk, hvis databasen er tom, eller hvis det vælges fra Aplanner hjælp menuen. Klik på de enkelte menupunkter for at hoppe til de Aplanner skærmfunktioner, du skal anvende til at lave din første plan. Alternativt kan du se med på YouTube videoen om betjening af Aplanner. Side 10
OPRET MEDARBEJDERE Vælg Medarbejdere fra menuen Data Kataloger. Opret en ny medarbejder ved at klikke på knappen Indsæt (plus knappen). I eksemplet nedenfor kan du se tre medarbejdere Anders, Birte og Carl. Du kan opdatere ved at indtaste data direkte i skemaet. Alternativt kan du doblet klikke ud for en linje for at se og ændre detaljer, idet kun de mest anvendte oplysninger vises på oversigtsbilledet. Vær opmærksom på startdatoen for din nye medarbejder. Alle objekter i Aplanner for Windows har en start- og en slutdato. Før startdatoen og efter slutdatoen, vil dine medarbejdere ikke blive vist i din plan. Medarbejder kataloget kan organiseres ved at anvende sorteringsnøgler og farver for hver enkelt medarbejder. Det kan være praktisk, hvis der er mange medarbejdere. F.eks. kan du registrere afdelingsnavn i sorteringsnøgle feltet. Så kan du let vise medarbejdere sorteret efter afdeling. Vær også opmærksom på, at den gratis version af Aplanner for Windows kun tillader oprettelse af i alt 5 medarbejdere. Send en mail til support@planahead.dk, hvis du har behov for at købe en licens til flere medarbejdere. Side 11
OPRET AKTIVITETER Som det næste opretter du nu de relevante aktiviteter. Vælg Aktiviteter i menuen Data Kataloger, og opret nye aktiviteter ved at klikke på knappen Indsæt. I eksemplet nedenfor, er der allerede oprettet fire aktiviteter: Eftermiddag, Dag, Ferie og Nat. Du kan efter behov oprette dine egne. Aktiviteter anvendes som grundlag for alle timeoptællinger i systemet, så du kan oprette de aktiviteter, du ønsker at foretage timeoptælling for. Side 12
OPRET DAGSOPGAVER Efter at have oprettet aktiviteter kan du nu definere nogle typiske arbejdsdage (dagsopgaver). Start med at oprette dagsopgaven. Dette gøres på lignende måde som for medarbejdere og aktiviteter: Vælg Dagsopgaver fra menuen Data. Som du kan se på skærmbilledet nedenfor, er et par dagsopgaver allerede oprettet. Dagsopgaver oprettes udelukkende for at kunne registrere hurtigt på Ugeplan billedet (se senere). Når du opretter en ny dagsopgave ved at trykke Indsæt ser du billedet: Brug billedet til at lave en dagsopgave som vist nedenfor. Pile ikonerne benyttes til at oprette nye bokse til indtastning ovenfor eller neden for den vagt, du arbejder med. X knappen fjerner en boks. Bemærk de to grå felter over/ under aktiviteterne Køkkenarbejder hhv. Servering. De anvendes, når du vil ændre en dagsopgave, som er registreret på Ugeplan billedet. I det øverste felt vises Plan, og i det nederste vises eventuelle kommentarer til dagsopgaven. Side 13
Skift til egenskabssiden på fanebladet. Her har du mulighed for at ændre farve og navn på dagsopgaven. Det kan du også gøre direkte på oversigtsbilledet for dagsopgaver. Side 14
Du kan oprette andre dagsopgaver på samme måde. Du behøver ikke oprette alle dagsopgaver med alle mulige kombinationer af aktiviteter og tidsintervaller. Du skal kun oprette de dagsopgaver, som du anvender hyppigt på Ugeplan billedet (se senere). Mere sjældne dagsopgaver kan du altid oprette midlertidigt ved at dobbeltklikke på et felt på Ugeplan billedet. På Aplanner for Windows billedet kan du vælge, om du kun vil se oprettede dagsopgaver, eller alle de dagsopgaver, der automatisk opstår i takst med, at du planlægger. Side 15
UGEPLAN BILLEDET Nu bør du se følgende på ugeplan billedet (hvis ikke så vælg Ugeplan, og sæt datoen til at afspejle startdatoen for din plan). START PLANLÆGNINGEN Det er nemt at tildele vagter til en medarbejder, og du kan gøre det på flere måder: 1) Hvis du ikke har valgt nogen celler (medarbejder, dato) ved klik med musen, kan du blot trække en dagsopgave fra listen i venstre side til den celle, du ønsker at opdatere. Træk og slip (drag and drop) udføres med musen. Et cellevalg kan annulleres ved at trykke F6. 2) Du kan vælge en eller flere celler ved at klikke med musen. Når du herefter klikker på en dagsopgave i listen til venstre, udfyldes de valgte celler med dagsopgaven. 3) Du kan dobbeltklikke på en celle. Så får du en boks op, hvor du kan udfylde en dagsopgave. 4) Du kan skifte til Dagplan billedet (se nedenfor) og male dagsopgaven med musen. Det gøres ved at male aktiviteter på celler med tidsintervaller. 5) Du kan benytte kopier og indsæt, når de første celler er udfyldt. Kopieringsfunktionerne kan vælges fra Rediger menuen eller fra højre museknapmenuen. Side 16
Du har nu oprettet din første plan! Side 17
SE PÅ PLANEN Lad os se på de andre mulige visninger af den plan, du lige har oprettet: DAGPLAN VISNING Nedenfor ses et udsnit af dagplan billedet for en given dato. Hver linje i Dagplanen svarer til en celle på Ugeplanen. Mange planlæggere benytter dagplan billedet til at oprette vagter. Du kan f.eks. oprette de første vagter ved at male med aktiviteter på dagplanbilledet. Når det er gjort for nogle dage, kan du skifte til Ugeplan billedet og fortsætte ved at kopiere og indsætte. AKTIVITETSPLAN VISNING Nedenfor ses Aktivitetsplanen. Billedet svarer til Dagplan billedet, men viser i stedet, hvem der udfører hvilke aktiviteter, hvornår. På dette billede kan du male medarbejdere på celler med aktiviteter for tidsperioder. Billedet er isæt egnet til at vise, hvem der udfører hvilke aktiviteter. Side 18
VAGTPLAN VISNING (HVEM LAVER HVAD?) Vagtplan visningen svarer til Ugeplan billedet, men viser i stedet hvem, der har hvilke dagsopgaver, og du kan male medarbejdere på celler med vagter og datoer. Billedet viser kun dagsopgaver, som er oprettet permanent i systemet via Data kataloget. Men boksen Kun oprettede vagter kan indstilles til at vise alle vagter (både de dagsopgaver, der er oprettet i Data Kataloget, og de dagsopgaver, som er registreret direkte på et planlægningsbillede). Endelig kan du indstille, så dagsopgaver vises nedbrudt i komponenter. Vagtplan billedet er især egnet til at vise, hvem der udfører hvilke opgaver. Det kan således anvendes til kontrol at, at du har korrekt vagtdækning. EGENSKABER FOR PLANLÆGNINGSBILLEDERNE Under filmenuen og menuen indstillinger kan du justere generelle egenskaber, der bestemmer, hvorledes data vises på de fire planlægningsbilleder Ugeplan, Dagplan, Vagtplan og Aktivitetsplan. Egenskaberne er ikke knyttet til en bestemt bruger, men er generelle for alle brugere: Vis flere linjer i celler. Hvis Ja, vises efter behov flere linjer i celler, hvis Nej vises kun en linje i hver celle. Denne indstilling gælder for Aplanner for Windows, men ikke for Aplanner for Web. Her vises altid flere linjer. Vis navn i celler (Ja) eller forkortelse (Nej). Hvis Ja vises navn, hvis Nej vises forkortelse. Egenskaben Antal bogstaver i forkortet navn bestemmer, hvor meget af navn, der ses. Vis navn og forkortelse (Ja) eller navn (Nej). Hvis Ja vises navn og forkortelse i rækker med aktiviteter eller medarbejdere. Hvis Nej vises kun navn. Vis navn i vagt (Ja) eller forkortelse (Nej). Hvis Ja vises aktivitetsnavnet i celler. Hvis Nej vises forkortelsen. Vis kommentar i celler. Hvis Ja vises kommentar i celler. Hvis nej ses kun et mærke ^ før navnet. Vis navn i række overskrift (Ja) eller forkortelse (Nej). Hvis Ja vises navnet i række overskrifter. Ellers vises forkortelsen. Vis Overskrift i celler (Aplanner for Web). Hvis Ja vises række og kolonne overskrifter i hver celle. Det kan være en hjælp, hvis der arbejdes med planer, der har mange medarbejdere eller løber over flere uger. Men den bedste udnyttelse af Aplanner for Web opnås dog ved at opdele planer, så der ses færre medarbejdere pr. plan. Antal bogstaver i forkortet navn. Her kan du vælge, hvor mange bogstaver, der skal vises i navn, når det optræder i celler. Hvis egenskaben ikke sættes, vises 3 bogstaver. Side 19
Tilføj eller fjern datoer fra kalenderen. Kalenderen indeholder skæve helligdage. Men det er muligt at tilføje eller fjerne dage, der skal opfattes som fridage. I Aplanner for Windows kan brugeren selv vælge skrifttype og farver. Det sker via menuen Indstillinger Farver. I Aplanner for Web kan udvalgte farver og skriftstørrelse for sættes via indstillinger for applikationen. Det sker via menuen Indstilling Indstillinger. Bemærk: Kunder med egen IT drift kan tilpasse Aplanner for Web på mange måder, f.eks. logo og farvestyring vis CSS style sheet. Side 20
RAPPORTER Du kan eksportere din plan på en række forskellige måder. Rapporter er formateret, så de kan ses som en webside og kan indsættes direkte i Excel eller Word til yderligere forarbejdning (kan ændres fra menuen Filer). Nedenfor er vist en liste over nogle af de rapporter, der er defineret for vagtplanlægning. Bemærk: Aplanner for Windows Konsulent hhv. Projekt plannere indeholder en del flere rapporter, som måske er relevant for dig. Rapporterne omfatter: En flexliste, som kan vise flextids-beregning for medarbejdere. Anvendelsen forudsætter, at der er oprettet ugenorm tider i medarbejder kataloget. Aktivitetssummer optæller timesummer for aktiviteter. Timesummer optæller timer for en eller flere plan versioner. Plan benyttes til at danne en planudskrift, f.eks. en feriekalender. Behovsliste kan benyttes i løsninger for mange medarbejdere til at se, hvor der er ledig kapacitet. Arbejdsliste tæller timer pr. medarbejder, aktivitet og totaler. Anvendes typisk til kontrol og afstemning. Timetabel udskriver rå timetransaktioner. Kan benyttes til søgning m.v. som Excel regneark. Vagtoptælling tæller vagter for en periode pr. medarbejder. Kan benyttes til kontrol af at vagterne fordeles jævnt mellem medarbejdere over en længere periode. Dubletkontrol benyttes hvis planer med timetransaktioner deles. Rapporten afslører eventuelle dobbelte bookninger af medarbejdere. Synkroniseringslog danner en rapport over gennemførte synkroniseringer. Den viser status på alle transaktioner mht. synkronisering. Saldoliste danner en start time saldo og en slut saldo for en periode Behovsrapporten sammenligner budgetteret kapacitet med planlagt. Kan benyttes til at kontrollere vagtdækning Side 21
Medarbejderstatus, der viser forskellige stamdata og timeoptællinger for alle medarbejderne. Hertil kommer en række rapporter, som kan anvendes, hvis du skifter til Konsulent eller Projekt Planner fra Aplanner Indstillinger menuen. Som eksempel er vist en Arbejdsliste nedenfor. Listen viser det planlagte arbejde for enten alle medarbejdere eller en enkelt medarbejder. Kan bruges til at informere folk om det planlagte arbejde for en given periode. Bemærk: Du kan nemt afprøve alle rapporterne. Hvis du har et Ugeplan billede på skærmen kan du blot starte rapporterne en ad gangen. Så vil rapporterne blive dannet med forudindstillede optioner. OPSUMMERING Med gennemgangen i dette kapitel er du forhåbentligt kommet godt i gang med Aplanner for Windows. Der er mange flere funktioner i systemet, som du kan bruge til at administrere flere afdelinger, færdigheder, kommercielle aspekter af din planlægning, gentagne planer osv. Disse muligheder uddybes i resten af denne brugervejledning. Side 22
APLANNER FOR WINDOWS MENUER OG GENVEJE OVERSIGT I dette kapitel gennemgås i detaljer, hvilke planlægningsmuligheder, der kan vælges imellem via menuer. Aplanner for Windows løsningen spænder over et bredt funktionsmæssigt spektrum. Derfor kan du gøre systemet lettere at bruge ved at vælge en af de tre forskellige planlægning tilstande: Vagtplanlægning, som indeholder alle de grundlæggende funktioner til at foretage avanceret planlægning for medarbejdere. Konsulentplanlægning, som udvider vagtplanlægning med funktioner til at administrere løn, rejseudgifter, ressourceomkostninger og mere avancerede rapporter til at styre ressourceforbrug Projektplanlægning, som udvider konsulentplanlægning med funktioner til fakturering og betalingsopfølgning. Desuden findes funktionalitet til at holde styr på incidenter og planlægge ændringer. Du kan skifte mellem de forskellige tilstande, f.eks. starte med at arbejde med vagtplanlægning og derefter på et senere tidspunkt ændre til konsulentplanlægning på et par sekunder uden at miste nogen oplysninger. Bemærk: Den detaljerede dokumentation af konsulent- og projekt- planlægning er ikke beskrevet i nærværende brugervejledning. I stedet henvises til en særskilt brugervejledning på engelsk. MENUER Tabellen nedenfor viser de forskellige menuer afhængig af valgt planlægning. Fil Menu Genvejstaster: Ctrl +1 Genvejstaster Vagt Konsulent Projekt Ny database Ctrl +N x x x Log på Ctrl + L x x x Afslut Ctrl + Q x x X Vælg udskriftsmåde x x X Vis udskrift Ctrl + P x x x Egenskaber Ctrl + T x x x Database (Gem, gem som, opgrader stamdata tabeller, opgrader alt, fjern slettede objekter og foretag ændringer i Outlook synkroniseringstabellen) x x x Data Kataloger Menu Genvejstaster Vagt Konsulent Projekt Genvejstaster: Ctrl +3 Aktiviteter Ctrl + Shift + A x x x Planer Ctrl + Shift + P x x x Medarbejdere Ctrl + Shift + R x x x (Ctrl + Shift + E) Kunder Ctrl + Shift + C x x (Ctrl + Shift + K) Rejser x x Kvalifikationer Ctrl + Shift + S x x x Vagter Ctrl + Shift + D x x x Side 23
Takster x x Takst versioner x x Faktureret Ctrl + Shift + I x Uge beløb x Avancerede takster x Plan versioner Ctrl + Shift + V x x x Bemærkninger x x X Incidenter X Noter X Ændringer X Rapport Menu Genvejstaster: Ctrl +4 Genvejstaster Vagt Konsulent Projekt Under rapport menuen finder du de rapporter, som kan dannes. Rapport menuen er behandlet i et separat kapitel. Indstillinger Menu Genvejstaster Vagt Konsulent Projekt Genvejstaster: Ctrl +5 Aplanner type x x X Egenskaber Ctrl + T x x x Vælg udskriftsmåde x x x Farver x x x Skrifttype x x x Startdato er i dag x x x Sprog x x x Juster rækkehøjde x x x Juster kolonnebredde x x x Fejlliste x x X Genopfrisk skærm hvert 5. minut X X X Skift adgangskode X X X Opsætning af SMTP e-mail X X X Hjælp Menu Genvejstaster Vagt Konsulent Projekt Genvejstaster: Ctrl +6 Kom godt i gang billede X X X Genvejstaster x x x Download Quick Guide F1 x x x Om Aplanner for Windows x x x Licens x x x Download versions note x x x Vis YouTube video om betjening x x x Dan Outlook mail til support x x x Kontekst Menu Genvejstaster Vagt Konsulent Projekt Højre Mouse knap menu Genvejstaster: Ctrl +M Vis detaljer F4 x x x Side 24
Inset ny INS x x x Flyt til (en valgt plan version) x x x Valider (mødetider, kvalifikationer, x x x hviletidskontrol, norm tidsberegning for periode) Slet DEL x x x Klip Ctrl + X x x x Kopier Ctrl + C x x x Sæt ind Ctrl + V x x x Flet (to vagter til en samlet vagt) Byt vagt x x x Fortryd ESC x x x (Ctrl + Z) Plan kopieringsfunktioner Ctrl + R x x x Vis udskrift Ctrl + P x x x Plan kommentar x x x Egenskaber x x x Aktivitetssummer Ctrl + S x x x Lås for opdatering Ctrl + K x x X Timerapport x x x Hjælp F1 x x x ANDRE GENVEJSTASTER I de fleste situationer kan du benytte tastaturet som alternativ til musen. Her ses den samlede oversigt over genvejstaster. Bemærk: Du kan se den samlede liste over genvejstaster i Hjælp menuen. CtrL Skift Tast Funktion F1 F3 F4 F5 F6 F9 F12 Vis billede med hjælp. Start søgning. Vis detaljer for en celle i planlægningstabellerne. Genopfrisk plan- eller data billede. Skift fokus mellem Plan valg, 'Male' tabel og Plan tabel. Gem personlige indstillinger. Gem som. a d u v w Vis Aktivitetsplan billedet. Vis Dagplan billedet. Vis Ugeplan billedet. Vis Vagtplan billedet. Vis Ugeplan billedet. Side 25
Del Esc Ins Retur Side ned Udfør slette funktion. Afbryd igangværende handling. Indsæt ny. Accepter handling (OK knap). Skift billede fremad Side op Skift billede tilbage x a Vælg alle celler i en tabel. x c Kopier. x d Slet. x e Vis plan egenskaber x f Start søgning. x g Start medarbejder synkronisering. x h Start administrator synkronisering. x i Indsæt ny. x k Skift låsning af billede x l Vis login billedet. x n Ny database. x o Åbn database. x p Vis udskrift. x q Afslut. x r Vis Plankopieringsbilledet. x t Vis egenskaber. x x Klip. x y Vis timerapport billedet x z Fortryd handling. x v Sæt ind. x w Luk database. x x 1 Vis Fil menuen x x 2 Vis Rediger menuen x x 3 Vis Datakatalog menuen x x 4 Vis Rapport menuen x x 5 Vis Funktions menuen x x 6 Vis Hjælp menuen x x 7 Vis højre museknap menuen x x a Vis Aktiviteter x x d Vis Dagsopgaver Side 26
x x e Vis Medarbejdere x x k Vis kunder x x r Vis Medarbejdere x x p Vis Planer x x s Vis Kvalifikationer x x u Vis Brugere x x v Vis Planversioner LICENSNØGLE Licensnøglen kontrollerer hvor mange medarbejdere, der kan planlægges for. Du ser en fejlmelding ved forsøg på at oprette flere medarbejdere, end licensnøglen tillader. Åbn Licens under Hjælp menuen for at se billedet: Bemærk: I tidligere versioner af Aplanner for Windows var der kontrol af antal brugere. I gældende version kan der oprettes samme antal brugere, som det antal medarbejdere, licensen tillader. Her kan du indtaste din licensnøgle og trykke OK. Hvis licensen ses med RØD farve, er det fordi licensnøglen er tastet forkert. Licensnøglen er defineret til en bestemt type Aplanner, men du kan frit skifte mellem planner type under menuen indstillinger. Bemærk: Licensen er knyttet til databasen og ikke til klientprogrammet Aplanner for Windows. Det betyder, at du frit kan installere alle de versioner af Aplanner for Windows, som der er behov for (på arbejdspladsen og derhjemme). De rettigheder, du via database login har til databasen er gældende for Aplanner for Windows og Aplanner for Web. Side 27
ARBEJDE MED DATABASER INDLEDNING Hver enkelt database gemmes på din computer som en XML fil eller eksisterer som en database i en Microsoft SQL Database Server. Databasen indeholder alle dine planlægningsdata og de fleste af dine indstillinger. I praksis anvendes der altid en SQL Server database til flerbruger versioner af Aplanner for Windows, mens XML databaser kun anvendes til backup. Når en XML database ikke er i brug kan du lave en backup af den ved at kopiere den til et backup medie. Back up af SQL server databaser gennemføres normalt ved at lave backup af data fra den computer, hvos SQL serveren er placeret. Arbejde med databaser fra fil menuen Fil menuen for Aplanner for Windows ses nedenfor: Vælger du menupunktet Database, ser du mulighederne for at arbejde med databaser: Vælg Ny database. Herefter ser du billedet: Side 28
Som det fremgår, er der 2 faneblade. Normalt oprettes en ny database som databasefil (XML database). Du skal blot angive placering og navn, så oprettes en (næsten) tom database. Du kan også oprette en ny lokal database i SQL server. Bemærk: Oprettelse af lokal SQL database kræver dog, at du har administrator rettigheder til en SQL Server. I de fleste tilfælde leveres en lokal SQL database som backup fil fra PlanAHead A/S i forbindelse med uddannelse og drift start. Åbning af en database sker altid ved at vælge Bruger Login fra fil menuen. Som det fremgår af billedet nedenfor kan du i forbindelse med bruger login vælge mellem en PlanAHead database (hvis du har abonnement på drift af database hos PlanAHead A/S), en lokal database, som er opsat af og drives af egen IT, eller en databasefil. Gem som anvendes til at gemme en kopi af en lokal database, eller til at lave en lokal kopi af en SQL server database. Hvis du har administrator rettigheder, kan du også benytte funktionen til at importere en lokal database i SQL server. Funktionen Afslut benyttes til at lukke Aplanner for Windows. Under nedlukningen gemmes dine personlige valg af skærmstørrelse, kolonnebredder m.v. Side 29
ÅBNING AF EN DATABASE FRA KOMMANDO LINJE Aplanner for Windows kan startes fra et script, for eksempel hvis Aplanner skal anvendes under Citrix eller anden terminal server løsning. Hvis du angiver filnavn som første argument, vil Aplanner for Windows åbne databasen ved opstart, som vist i eksemplet: C:\Program Files\PlanAHead\Aplanner for Windows\Aplanner.exe MinPlan.xml Opstart med en SQL server database sker ved at angive SQL server navn som argument 1 og database instans navn som argument 2, som vist i eksemplet: C:\Program Files\PlanAHead\Aplanner for Windows\Aplanner.exe MinDatabase MinPlan For detaljer henvises til installationsvejledningen for Aplanner for Windows. Side 30
ARBEJDE MED DATA INDLEDNING Medarbejdere, kvalifikationer, kunder og vagter er alle eksempler på stamdata som må oprettes og administreres i planlægningsprocessen. Du vil finde et menupunkt for hver type af data i Aplanner for Windows Data Katalog menu. Bemærk: Den tilgængelige liste afhænger af den planner type, du har valgt under menuen Indstillinger. Her beskrives kun vagtplanlægning. Der er mange fællestræk I den måde, de enkelte data typer administreres. Hovedtrækkene beskrives i det følgende. Til slut findes en beskrivelse af avancerede egenskaber for alle typer af data. MEDARBEJDERE Efter valg af Medarbejdere fra Data Katalog menuen, ses et oversigtsskema over medarbejdere. Her kan du indsætte nye medarbejdere ved tryk på plus knappen, slette medarbejdere ved tryk på slet knappen, eller ændre egenskaber for en medarbejder ved at indtaste i skemaets celler. Bemærk: Startdato og Slutdato. Disse to datoer definerer, hvornår medarbejderen er aktiv. Du kan kun planlægge med en medarbejder inden for den definere tidsperiode. En medarbejder vil nemlig kun kunne ses på Ugeplan billedet i perioder, hvor medarbejderen er aktiv. Det anbefales at sætte Slutdato i stedet for at slette. Herved opnås mulighed for at bladre tilbage i tiden og se på gamle plandata. Andre vigtige egenskaber er farve og sorteringsnøgle. Farven kan gøre det nemt at se medarbejderens tilhørsforhold, f.eks. til en afdeling eller en faggruppe. Sorteringsnøglen giver valgmuligheder mht. sortering af mange medarbejdere. Der kan sorteres alfabetisk eller efter sorteringsnøgle. Du kan ændre nogle egenskaber, f.eks. navn ved at skrive direkte i felter på oversigtsbilledet. Men mange egenskaber vises kun i detalje skemaet for den enkelte medarbejder. Detaljerne får du frem ved at dobbeltklikke ud for medarbejderen eller trykke F4. Side 31
Side 32
I detalje skemaet kan du se og ændre alle egenskaber. Aplanner for Windows understøtter i alt omkring 400 egenskaber, hvoraf mange kan ændres. En samlet oversigt over egenskaber findes i appendiks: Oversigt over egenskaber nederst i denne brugervejledning. PLANER Oversigtsskemaet for Planer vælges fra menuen Data Kataloger. Der kan oprettes mange planer efter behov. Ved oprettelse skal du tage stilling til om planen skal anvendes som skabelon, eller som løbende plan. Du vil ofte lave planlægning for en afdeling eller projektopgave, men af og til skal medarbejderen arbejde flere steder på skift. Det håndteres ved deling af planer. Her er et par eksempler: En restaurationskæde har 3 restauranter. De ansatte arbejder typisk i en bestemt restaurant, men nogle medarbejdere kan eventuelt arbejde I flere restauranter på skift. Denne planlægningssituation kan håndteres ved at oprette 3 planer, en for hver restaurant. Aplanner for Windows gør det muligt at administrere de enkelte planer, og på samme tid administrere, at nogle medarbejdere deler indsatsen mellem flere planer. En entreprenør vil typisk danne et projekt pr kundeopgave. Medarbejdere og maskiner kan på skift allokeres til de forskellige projekter. Et driftscenter laver en plan til at dække 24/7 planlægningen. Når du opretter en plan er der nogle vigtige egenskaber, som bestemmer hvordan planlægningen skal foregå. Det drejer sig specielt om følgende: Tillad medarbejdere at arbejde delt mellem projekter. Begræns hvilke medarbejdere, aktiviteter og vagter, der hører til et givet projekt. Definer om, og på hvilken måde omkostninger skal allokeres til planer. På oversigtsskemaet kan du indsætte nye planer, slette planer og ændre egenskaber. Bemærk: Startdato og Slutdato. Disse to datoer definerer, hvornår planen er aktiv. Du kan ændre nogle egenskaber ved at opdatere direkte i oversigtsskemaet, mens andre egenskaber kun kan ændres i detalje skemaet. Du kan markere, om planen anvendes som grundplan for rulleskema planlægning. Du kan vælge hvilke medarbejdere, aktiviteter og vagter, der skal indgå i planen. Det er også muligt at dele planer, så medarbejdere kan anvendes i planlægningen i flere planer på en gang. Det kan være relevant, for vikarer, der arbejder i flere afdelinger. Side 33
Bemærk: Dobbelt booking af en medarbejder i delte planer kan normalt ikke finde sted, men vær opmærksom på følgende undtagelse: Hvis du opretter en vagt for den samme medarbejder i to planer, som ikke er delt, og herefter deler de to planer, vil der optræde en dobbelt bookning i databasen. Dobbelt bookningen ses ikke på ugeplan billedet, som blot anvender den senest oprettede vagt, men Outlook synkroniseringsprogrammet vil danne to kalenderposter. Du kan fjerne dobbelt bookninger ved at fjerne delingen, slette vagter for medarbejderen i den ene af planerne og dele igen. Yderligere detaljer kan ses ved at trykke på knappen Vis detaljer. En samlet oversigt over egenskaber findes i kapitlet Oversigt over egenskaber nederst i denne brugervejledning. AKTIVITETER Skemaet med Aktiviteter vælges fra menuen Data Kataloger. En aktivitet definerer, hvad en medarbejder foretager sig inden for en given tidsperiode. Faktisk drejer planlægning sig om at tildele aktiviteter og tidsperioder til medarbejdere. Eksempler på aktiviteter: Aktiviteter, der definerer, hvor medarbejderen befinder sig: - Lobby, køkken, lager, børneafdeling. Aktiviteter med fokus på, hvad medarbejderen foretager sig: - Lave salt, Rengøring, Undervisning Aktiviteter, der knytter sig til betaling - Normal, overtid +50 %, nattevagt, ferie. Aktiviteter oprettes og administreres fra oversigtsskemaet. Oprettelse sker ved anvendelse af plus knappen, sletning ved anvendelse af slet knappen, og egenskaber kan ændres ved indtastning i skemaets celler. Side 34
Detalje skemaet for en aktivitet indeholder alle egenskaber for den enkelte aktivitet. Det er muligt at ændre navnet på en aktivitet på Ugeplan og Dagplan billederne ved indsættelse af kommentarfelt, som starter med #. Har du f.eks. en aktivitet Møde, som anvendes til flere forskellige ad hoc mødetyper, kan du ændre Side 35
teksten for hver enkelt aktivitet, der vises på planen, f.eks. ved angivelse af kommentarfelt #Afdeling, #Kunde, #Bogvalg m.v. Hvis ikke der er tilføjet en kommentar vises navnet Møde. En samlet oversigt over egenskaber findes i appendiks: Oversigt over egenskaber nederst i denne brugervejledning. DAGSOPGAVER Efter valg af Dagsopgaver fra Data Katalog menuen ses oversigtsskemaet for Dagsopgaver. For at gøre planlægningen hurtigere, kan der oprettes dagsopgaver, som blot er lister over, hvad medarbejderen foretager sig i løbet af en hel arbejdsdag. En helt enkel dagsopgave er: Dag 8:00-16:00, mens en mere kompliceret dagsopgave er: Mødt 9:00-10:00, Skrankevagt 10:00-12:00, Mødt 12:30-14:00, Kundebesøg 14:00-17:00. Du kan oprette de mest anvendte dagsopgaver i skemaet Dagsopgaver. Øvrige dagsopgaver dannes automatisk af Aplanner for Windows, når du administrerer planer. Dagsopgaver benyttes til at gøre dag til dag planlægningen på Ugeplan billedet hurtigt. Dobbeltklikker du på et felt på Ugeplan billedet ses vagtbilledet, og du kan ændre vagtsammensætningen. Hvis du ændrer en dagsopgave, slettes den gamle ikke, men der dannes en ny, som passer til dit ønske for sammensætningen af aktiviteter og tidsperioder. Bemærk: Du kan oprette vagter uden at lave dagsopgaver. Dobbelt klik på en celle på Ugeplan billedet. Så får du dagsopgave billedet på skærmen og kan oprette fra en til mange vagtopgaver for den pågældende dag. Herefter kan du genbruge dagsopgaven ved at kopiere. For at ændre egenskaber for en dagsopgave, og for at definere, hvad en dagsopgave består af skal du dobbeltklikke ud for en Dagsopgave. Side 36
På detalje billede for Dagsopgaver kan du oprette en eller flere opgaver, som skal varetages i løbet af en arbejdsdag. Bemærk: Du behøver ikke at oprette Dagsopgave for at planlægge. Hvis der ikke er oprettet Dagsopgaver, dannes de automatisk med at navn a la Mød 9:00-10:00, Skr 10:00-12:00, Mød 12:30-14:00 og med en farve, som arves fra den først viste aktivitet (Mødt). Ved tryk på fanebladet ses: Side 37
En samlet oversigt over egenskaber findes i appendiks Oversigt over egenskaber nederst i denne brugervejledning. AVANCEREDE GENERELLE DATA FUNKTIONER Som allerede beskrevet ligner de enkelte Data Katalog skemaer hinanden på mange måder. På oversigtsskemaet findes et par avancerede muligheder, som beskrives i det følgende: FILTRERING Vælg filtrering fra højre museknapmenuen. Herefter kan du sætte egenskaber for filtrering. Denne funktionalitet er specielt nyttig, hvis du har store datamængder. Side 38
IMPORTER EN TABEL Du kan importere tabel data til oversigtsbilledet på følgende made: 1) Lav et regneark med data. Overskrifter skal matche dem på oversigtsbilledet. 2) Vælg dataområde fra Excel og kopier til klippebordet 3) Vælg funktionen Importer fra højre museknapmenuen Bemærk: Undgå at importere direkte I databasen ved anvendelse SQL sætninger. Det kan skabe problemer, at automatisk tildeling af objekt numre og data validering springes over. SØGNING Benyt søgefeltet til at søge oplysninger i skemaet. SORTERING Benyt sorteringsknapperne til at sortere alfabetisk, eller efter sorteringsnøgle. TILPASNING AF SKEMA Fra højre museknap menu kan du vælge, hvilke egenskaber der skal ses på oversigtsskemaet og på detalje skemaet. Du kan også få vist samtlige egenskaber med interne objektnavne og en liste med slettede objekter. Side 39
PLANLÆGNINGSBILLEDERNE Så snart stamdata som medarbejdere, aktiviteter og vagter er defineret kan du starte planlægningen. Aplanner for Windows har som omtalt i et indledende afsnit fire planlægningsbilleder til at registrere eller se plandata. Dagplan billedet På dette billede kan du se, hvilke aktiviteter, der er booket af ressourcerne for en enkelt dag, og du kan opdatere billedet. Ugeplan billedet På dette billede kan du se medarbejder booking for nogle uger ad gangen, og du kan opdatere billedet Aktivitetsplan billedet Her kan du se hvilke medarbejdere, der udfører hvilke aktiviteter I løbet af en enkelt dag. Billedet kan opdateres, men det anbefales at benytte dagplan eller ugeplan billederne til opdatering, da konsekvenserne her er nemmere at overskue. Vagtplan billedet Her kan du se, hvilke opgaver, medarbejdere udfører dag for dag. Billedet kan opdateres, men det anbefales at benytte dagplan eller ugeplan billedet til opdatering. Valget mellem planlægningsbillede til registrering kan tilrettelægges ud fra, hvad der er hurtigst i den aktuelle situation. Du har endvidere mulighed for at supplere med registrering via timeregistreringsbilledet, som startes via en ikon på planlægningsbilledet. I det følgende beskrives nogle generelle funktioner. Herefter beskrives de enkelte billeder i detaljer. GENERELLE FUNKTIONER Lige under menuen for Aplanner for Windows ser du følgende knapper: Knapperne anvendes til at styre planlægningsbillederne. Brugen af de enkelte knapper er beskrevet nedenfor. Stiften i øverste højre hjørne anvendes til at fjerne alle knapperne på en gang, eller sætte dem på igen. De 4 knapper til venstre benyttes til at skifte mellem de 4 planlægningsbilleder, Ugeplan, Vagtplan, Dagplan og Aktivitetsplan. Næste kolonne indeholder muligheder for at indstille, hvad der vises: startdato, hvor mange uger, der skal vises, om weekender skal vises og hvilke typer vagter, der skal vises. For Dagplan og Aktivitetsplan kan du stille hvor mange timer, der skal vises og med hvilket tidsinterval. I tredje kolonne kan du vælge hvilken Plan, der skal vises samt hvilken Planversion, der skal vises på billedet. Du kan også vælge, hvilken Planversion, der skal vises på billede to, hvis to billeder er valgt. Herunder findes fire knapper til at styre sorteringsrækkefølgen af medarbejdere på Ugeplan billedet eller aktiviteter på Aktivitetsplan billedet. Desuden findes der knapper til at skifte mellem et og to planlægningsbilleder. Det kan være en fordel at arbejde med to billeder, hvis du for eksempel har gemt ubesatte vagter, som skal placeres i planlagte vagter. Boksen med plan version for billede to er skjult, når du kun ser en plan på billedet. Herefter vises knapper til redigering. Disse findes også i højre museknap menuen. Side 40
Desuden er der knapper til at starte en del af de funktioner (f.eks. plankopiering), som i øvrigt kan startes fra menuen funktioner. Yderst til højre vises knapper til brug for at vælge Aktiviteter eller Medarbejdere, der skal vises. Disse knapper er kun synlige fordi Filter knappen er trykket ned. Nederst på planlægningsbilledet finder du følgende: Ikonet angiver om der anvendes en lokal database, en SQL database eller en web database. Teksten viser databasenavn, brugernavn og dato tid. Herefter findes knapper til start af plankopiering, planegenskaber, start af udskrivning, hjælp, fortryd, opdatering af data samt frem og tilbage i tid. Hvis du har rettigheder til at anvende Outlook synkroniseringen ser du endvidere en eller begge af følgende ikoner: Ikonet med det grønne plus starter administrtor synkroniseringsbilldet, hvorfra der kan udsendes e-mails med synkroniseringsdata til medarbejderne. Ikonet med den blå figur starter medarbejdersynkroniseringen, som omdanner en e-mail med synkroniseringsdata til kalenderposter. DAGPLAN BILLEDET Et eksempel fra Demo databasen er vist nedenfor. Der vises en dag ad gangen og bookede aktiviteter vises grafisk. Side 41
Hvis du holder musen over et farvet felt, kan du se en liste over aktiviteter og perioder for hele dagen. Hvis teksten er blå/ grå skyldes det, at aktiviteten hører til en anden (delt) plan end den, der aktuelt vises. HVORDAN TILDELES AKTIVITETER TIL EN MEDARBEJDER Her har du flere muligheder at vælge imellem: 1) Du kan trække en aktivitet til en celle i planen. 2) Du kan vælge et antal felter med musen og benytte male funktionerne (male ikonet og boksen, hvor du kan vælge aktiviteter til at male med) 3) Du kan dobbeltklikke på et felt og dagens aktiviteter i den boks, du får op på skærmen. 4) Du kan vælge et område og kopiere det til et andet (Funktionerne kopier, klip og indsæt findes i kontekst menuen og rediger menuen) ANDRE DAGPLAN FUNKTIONER Her beskrives andre nyttige funktioner: Hvis du dobbeltklikker på en aktivitet eller ressource kan du se detaljerne. Du har mulighed for at ændre, f.eks. navn eller farve fra detalje billedet. Du kan aktivere filtrering ved at trykke på filter ikonet over planlægningsfelterne. Det kan være en fordel, hvis du har mange medarbejdere i planen. Fra kontekst menuen kan du indsætte en kommentar. Efter klik på en medarbejder i medarbejder kolonnen kan du oprette en ny medarbejder. Tryk på timeregistreringsikonet, hvis du vil oprette data ved hjælp af timeregistreringsbilledet. Side 42
UGEPLAN BILLEDET Ugeplan billedet viser dagsopgaver for en periode på 1 uge. De dagsopgaver, der ses på billedet er enten dannet automatisk eller oprettet I stamdatakataloget under menuen Data Dagsopgaver. En automatisk dannet dagsopgave er en tekst bestående af de tre første bogstaver i en aktivitet efterfulgt af en tidsperiode. Hold musen over en vagt for at se detaljer. Hvis en dagsopgave stammer fra en anden (delt) plan end den, der ses på planlægningsbilledet, er teksten blå/ grå. Hvis der er knyttet en kommentar til vagten starter teksten med et. HVORDAN TILDELES DAGSOPGAVER TIL EN MEDARBEJDER Her findes en række muligheder: Træk en dagsopgave til en plan celle med musen. Benyt male ikonet og boksen med fast definerede dagsopgaver til at male et udvalgt område. Det er en meget hurtig måde at oprette nye planer. Dobbeltklik på et felt og indtast aktiviteter og perioder i det billede, der dukker op. Benyt kopieringsfunktionerne, som kan vælges fra Rediger menuen eller kontekst menuen. Benyt byt vagt funktionen fra kontekst menuen. Vælg en række af felter ud for den ressource, der skal byttes fra og klik herefter på et felt ud for den ressource, der skal byttes med. Benyt timeregistreringsbilledet. Tryk på timeregistreringsikonet. Side 43
ANDRE UGEPLAN FUNKTIONER Hermed en liste over andre nyttige funktioner: Hvis du dobbeltklikker på en vagt eller en ressource, kan du se og opdatere detaljer. Klik på et felt i ressourcekolonnen. Herefter kan du oprette en ny ressource. Klik på filer ikonet for at filtrere, hvilke medarbejdere, dagsopgaver og kvalifikationer, du vil se. Fra kontekst menuen kan du indsætte en kommentar. Benyt funktioner i kontekst menuen til at flytte dagsopgaver til ubesatte dagsopgaver og fra ubesatte dagsopgaver. Funktionen er især nyttig i forbindelse med indlæggelse af nye ferie perioder. Side 44
AKTIVITETSPLAN BILLEDET Billedet viser, hvem, der er booket på hvilke aktiviteter. Side 45
VAGTPLAN BILLEDET Billedet viser, hvem der udfører hvilke opgaver: Side 46
PLANKOPIERING INDLEDNING Det er let at arbejde med funktionerne indsæt, slet, kopier, klip og sæt ind under planlægningen. Men i nogle tilfælde er der behov for at anvende den avancerede plankopiering. Den typiske arbejdsproces for planlægning med rullende skemaer er: Lav en grundplan ved anvendelse af indsæt, slet, kopier m.v. Afstem grundplanen ved inspektion af arbejdsplan rapporten for grundplanen. Benyt Plankopiering til at udrulle grundplanen i gældende plan over mange uger. Plankopiering kan endvidere benyttes til følgende: Sletning af en gammel plan for en periode. Fremstilling af et rullende grundskema, hvor et antal medarbejdere skiftes til at udføre vagter uge for uge. Flytning af arbejdsopgaver fra en medarbejder til en anden. Fremstilling af planer, som kombinerer vagtplanlægning med mødetidsplanlægning. Når du starter plankopieringen får du et menu billede, der ser således ud: Som det fremgår, kan du vælge den avancerede plankopiering, eller en af de enklere plankopieringsfunktioner, dvs. udrulning af en skabelon, indsættelse af en tom periode i en plan (f.eks. en påskeuge), sletning af en plan eller dannelse af en ny version af en skabelon. AVANCERET PLANKOPIERING Når du starter Plankopiering, ser du et billede som vist nedenfor. Felterne udfyldes fra venstre mod højre. Plankopieringen gennemføres, når du trykker på fluebenet. Du kan fortryde en plankopiering ved at trykke på fortryd knappen. 1) Vælg fra dato (kopier fra) 2) Vælg til dato (kopier fra) 3) Vælg plan version (kopier fra) Side 47
4) Vælg plan (kopier fra) 5) Vælg fra dato (kopier til) 6) Vælg til dato (kopier til) 7) Vælg plan version (kopier til) 8) Vælg plan (kopier til) 9) Sæt flueben i flet, hvis du ønsker, at flette kopieret indhold med de planer, der allerede findes i kopier til tidsintervallet. 10) Sæt flueben i udrul, hvis navne på medarbejdere skal ombyttes for hver uge, der kopieres (automatisk udlægning af grundplan for udrulning) 11) Vælg det antal gange, kopieringen skal finde sted. For hver gentagelse flyttes kopier til intervallet frem. 12) Medarbejder tabellen er normalt udfyldt, så Anne kopieres til Anne osv. Men du kan undlade at kopiere en medarbejder ved at fjerne fluebenet ud for medarbejderen. Du kan endvidere ændre hvem, der kopieres til hvem ved at justere til medarbejder feltet. KOPIER EN PLAN TIL EN ANDEN Udfyld felt 1 4 i Kopier fra området. Udfyld felt 6-9 i området Kopier til og tryk OK UDRUL EN GRUNDPLAN TIL EN PLAN Vælg grundplanen i Kopier fra området, felt 1-4. Vælg planen, der skal udrulles i området Kopier til. Vælg det antal gange, som grundplanen skal repeteres i den udrullede plan. Side 48
LAV EN 5 UGERS GRUNDPLAN FOR 5 MEDARBEJDERE Opret en grundplan for en uge for de 5 medarbejdere Udfyld området Kopier fra med grundplanen på en uge Udfyld området Kopier til med en uge, hvor grundplanen skal kopieres til Set Gentag til 5 (uger) Klik på udrul og tryk OK. Nu dannes der en 5 ugers grundplan, hvor vagterne i en uge ombyttes successivt mellem medarbejderne. KOMBINER EN VAGTPLAN MED EN MØDEPLAN Lav en grundplan med vagter a la Skranke 10:00-12:00, Lukkevagt 16:00-19:15 Lav en grundplan med mødetider a la Mødt 10:00-19:30 Kopier grundplanen med vagter til en ny plan Kopier mødeplanen til samme nye plan, men med flueben sat i flet. Nu dannes en kombineret plan a la Skranke 10:00-12:00, Mødt 12:00-16:00, Lukkevagt 16:00-19:15, Mødt 1915:1930. På den måde kan du danne en plan for vagter, en plan for mødetider og en kombineret plan, der viser begge dele, BYT VAGT MELLEM TO MEDARBEJDERE Opret en medarbejder XXX Kopier Anne til XXX for en periode Kopier Bent til Anne for perioden Kopier XXX til Bent for perioden BEGRÆNSNINGER Der kan højst kopieres 100 medarbejdere ad gangen. Har du flere end 100, kan du benytte dig af funktionen til at udvælge medarbejdere til en plan for at begrænse antallet. Hvis du kopierer fra og til samme plan og plan version, må datointervallerne ikke overlappe. Du kan ikke kopiere en plan oven i sig selv. Hvis flere medarbejdere har samme navn, får du en fejlmelding. Fjern flueben fra disse medarbejdere eller omdøb medarbejderne, så de får et unikt navn. Side 49
FORENKLET PLANKOPIERING Hvis du ikke har behov for de mange muligheder, som plankopieringen tilbyder, er det muligt at anvende to helt enkle skærmbiller: FLYTNING AF SKABELON Billedet anvendes til at lave en ny version af en skabelon (grundskema). En kopi af en ældre skabelon flyttes til en ny dato, så den kan tilpasses og anvendes. Ved flytningen kopieres Planlagt til Planlagt og Mødetider til Mødetider. Det er ikke muligt at fortryde flytning af en skabelon, men den oprindelige skabelon bevares intakt. Billedet ser således ud: UDRULNING AF SKABELON TIL PLAN Billedet anvendes til at udrulle en skabelon. Når du har angivet navn på skabelon, navn på plan samt dato interval udrulles Planlagt til Planlagt, Mødetider til Mødetider og Planlagt til Budget. Så kan Budget anvendes som idealplan, mens Planlagt og Mødetider er gældende plan. Det er ikke muligt at fortryde udrulningen, men inden hver udrulning kopieres den oprindelige plan til planversionen Kladde. Så skulle uheldet være ude, så kopieringen fejler, kan du genetablere den oprindelige planversion fra Kladde. Billedet ser således ud: Side 50
INDSKYDELSE AF EN TOM TIDSPERIODE I EN PLAN Billedet anvendes til at indskyde en tom uge eller mere i en plan, f.eks. hvis du vil fjerne vagter i juleugen ved at udskyde dem til ugen efter nytår. Det er ikke muligt at fortryde, men det, der udskydes gemmes midlertidigt i planversionen Kladde. Herfra kan du genetablere, hvis uheldet skulle være ude. Billedet ser således ud: Side 51
SLETNING AF EN PLAN Billedet anvendes til at slette en plan eller dele af en plan for alle medarbejdere, eller et udvalg. Du kan altid slette ved at vælge et område på f.eks. Ugeplan billedet og trykke på slet tasten. Men billedet til sletning af plan er nemmere at anvende, hvis du skal slette mange data. Du kan fortryde sletning af en plan. Billedet ser således ud: Side 52
INTEGRATION MED OUTLOOK INDLEDNING Kunder, der anvender flerbruger versionen af Aplanner for Windows, kan synkronisere vagtplanen med Outlook kalender, Google kalender, Novel Groupwise eller Lotus Notes. Synkroniseringen udføres af Aplanner for Windows. Aplanner for Windows kan efter administrators valg danne kalenderposte direkte, eller alternativt sende en e-mail til hver medarbejder med en synkroniseringsliste, som kan flyttes til Outlook kalenderen ved hjælp af et tilføjelsesprogram til Outlook, eller Windows programmet Medarbejdersynkronisering. Fordelen ved førstnævnte valg er, at der kan sendes kalenderposter til andre kalendere end Outlook. Ulempen er, at der ofte dannes mange kalenderposter, og Outlook derfor må konfigureres, så mail serveren ikke overbelastes. Desuden skal administrator anvende en dedikeret Outlook konto til synkronisering, så kopi af alle udsendte kalenderposter ikke havner i administrators egen kalender. Fordelen ved sidstnævnte valg er, at der kun sendes en enkelt mail til hver medarbejder, og at der ikke behøves en dedikeret Outlook konto. Ulempen er, at der kun kan sendes kalenderposter til Outlook og at der skal installeres et tilføjelsesprogram i medarbejdernes Outlook eller Windows programmet Medarbejdersynkronisering hos alle medarbejderne.. Synkroniseringen omfatter følgende funktionalitet: Nye vagter, som er oprettet i Aplanner for Windows overføres til kalender. Vagter, som ikke længere findes i Aplanner for Windows, annulleres i kalender. I tidligere versioner var de muligt at importere vagter fra Outlook. Funktionen anvendes sjældent i praksis og er temmelig ressourcekrævende. Derfor er funktionen udgået efter version 8.15.6.16. Hvis funktionen anvendes, kan du rekvirere Aplanner Administrator synkronisering version 8.15.6.16. Eksempel på synkronisering: I Aplanner for Windows oprettes en vagt: EKS 10:00-12:00, UDL 13:00-15:00. Denne vagt overføres til kalenderen som to aftaler EKS fra 10:00 til 12:00 og UDL fra 13:00-15:00. Ændres vagten i Aplanner for Windows til EKS 10:00-12:30, UDL 13:00-15:00 vil kalenderen blive opdateret med en annullering af EKS 10:00 til 12:00 samt en ny oprettelse af EKS fra 10:00 til 12:30. Oprettes en aftale i kalenderen MØDE 12:00 til13:00 vil Aplanner for Windows vagten blive ændret til EKS 10:00-12:00, MØD 12:00-13:00, UDL 13:00-15:00. Ved den efterfølgende synkronisering vil vagten EKS 10:00-12:30 blive annulleret, og vagten EKS 10:00 til 12:00 blive oprettet. INTEGRATION MED OUTLOOK OG SYNKRONISERING INSTALLATION OG OPSÆTNING FOR ADMINISTRATOR Der er flere muligheder for installation og opsætning. I dette afsnit give s et resume. For detaljer henvises til installationsvejledningen. Administrator kan anvende Aplanner for Windows til synkronisering. Her forudsættes, at Outlook indstilles, så Aplanner for Windows får rettighed til at sende e-mails. Side 53
Administrator kan alternativt anvende Outlook tilføjelsesprogrammet Administrator synkronisering. Funktionaliteten er identisk med Aplanner for Windows, men synkroniseringsprogrammet har automatisk de nødvendige rettigheder til at sende e-mails. Første gang tilføjelsesprogrammet anvendes, skal der laves en opsætning, så tilføjelsesprogrammet kan finde databasen. Opsætningen gemmes som en e-mail i ind boksen. Ved opsætning til en lokal database skal der ikke angives brugernavn og adgangskode, men det skal du gøre, hvis opsætningen sker til en PlanAHead database. Efter opsætningen startes synkroniseringsprogrammet, når der er indtastet en adgangskode, som er valgt under opsætningen. Hvis du ønsker at udsende kalenderposter direkte, skal der først oprettes en dedikeret Outlook konto, så kopi af udsendte kalenderposter ikke havner i administrators egen Outlook kalender. INSTALLATION OG OPSÆTNING FOR MEDARBEJDER Medarbejderen kan anvende Aplanner for Windows. Det forudsætter blot at Aplanner for Windows har rettighed til at arbejde med Outlook og at medarbejderen har adgang til Aplanner for Windows. Betjeningen sker ved tryk på et ikon. Medarbejderen kan alternativt benytte klientprogrammet Medarbejder synkronisering. Det fungerer på samme måde som Aplanner. Medarbejderen kan også benytte Outlook tilføjelsesprogrammet til medarbejder synkronisering. Det synkroniserer automatisk 4 gange i timen. I Aplanner for Windows, startes synkroniseringen ved tryk på et af følgende ikoner: Ikonet med det grønne plus er administrators synkronisering Det andet ikon er medarbejder synkroniseringen. Medarbejdere med læseadgang til vagtplaner vil typisk kun se ikonet til medarbejder synkronisering. SYNKRONISERINGSBILLEDET Synkroniseringsbilledet for Administrator ser således ud, hvad enten det startes fra Aplanner for Windows eller det tilsvarende Outlook tilføjelsesprogram. Side 54
Plan og Planversion vælges hver gang du starter op. Datointerval kan ændres. Du får en advarsel, hvis datointervallet er mere end 30 dage. Medarbejdere kan fjernes fra synkroniseringslisten ved at fjerne flueben. Der skal vælges mellem at udsende e-mails med synkroniseringslister eller udsendelse af kalenderposter. Undlad at sende poster til Outlook kan benyttes til at genetablere synkroniseringsdatabasen efter en eventuel driftsfejl, Hvis der under indstillinger er oprettet en SMTP e-mail klient adgang, kan du vælge at benytte den i stedet for Outlook til at sende e-mails. Det er muligt at danne vedhæftede filer med icalender datafiler, som kan importeres i Outlook og andre mail systemer. Tryk på Synkroniser knappen for at starte en synkronisering. Benyt Pause og Genoptag knapperne for at afbryde synkroniseringen midlertidigt. Benyt Stop knappen for at stoppe synkroniseringen før den er gennemført. Benyt Print knappen til at danne en synkroniseringsrapport. Afslut knappen lukker synkroniseringsbilledet. Grundmekanismen i synkroniseringen er som følger for hver enkelt medarbejder: Side 55
1) Vagter for den valgte plan og periode hentes i databasen forudsat at e-mail adresse eksisterer for medarbejderen og der er sat flueben ved synkronisering for medarbejderen hhv. aktiviteten. 2) Vagter for perioden, som allerede er udsendt til Outlook hentes i databasen. 3) De vagter, som ikke allerede er synkroniseret sendes til Outlook, og markeres i databasen som synkroniseret. 4) Vagter som er udsendt, men efterfølgende slettet sendes til Outlook som annulleringer. BEGRÆNSNINGER Der er ingen kontrol i Aplanner for Windows af, om en medarbejders e-mail er korrekt. Hvis der er angivet en e-mail vil programmet forsøge at sende til medarbejderen under synkroniseringen. Men du kan kontrollere i Outlook for Aplanner e-mail kontoen, om forsendelsen er sket korrekt. Du vil modtage en mail med en fejlmelding, hvis forsendelsen fejler. Der kan angives mere end en e-mail konto for en medarbejder. Adskil e-mail adresserne med komma eller semikolon. Når synkroniseringen foretages fra Aplanner or Windows skal Aplanner have tilladelse til at sende Outlook e-mails. Hvis dette ikke er tilfældet sættes synkroniseringen på pause for hver enkelt medarbejder, og der vises et Outlook e-mail billede, som administrator kan benytte til afsendelse af e-mail for medarbejderen. Herefter trykkes på start synkronisering knappen for at fortsætte. Hvis en vagt skal annulleres forsøger synkroniseringsprogrammet at finde vagten i Outlook. Hvis det lykkes udsendes en annullering. Hvis ikke udsendes en vagt, som starter med teksten *** Annulleret ***. I dette tilfælde må brugeren så selv fjerne vagten fra Outlook. FEJLHÅNDTERING VED ADMINISTRATOR SYNKRONISERINGEN Hvis der opstår fejl under synkroniseringen, findes der en række muligheder for at genetablere en stabil driftssituation. De mest almindelige fejl situationer gennemgås her: Databasen er genetableret: Hvis databasen er genetableret fra en backup kopi, f.eks. efter et nedbrud på serveren, kan det være nødvendigt at forhindre en genudsendelse af allerede synkroniserede vagter. Det gøres nemt ved at gennemføre en synkronisering med flueben sat i Undlad at synkronisere i kalender. Så vil der blive sat markeringer i databasen om synkroniseringen, men uden udsendelse af (dublet) vagter til kalendere. Gentagelse af synkronisering: Hvis en medarbejder skifter PC, eller der er opstået en fejl i medarbejderens Outlook kan synkroniseringen gentages. Det sker ved at åbne billedet Rediger synk. tabel fra fil menuen database og fjerne de vagter, som du ønsker genudsendt. Herefter startes synkroniseringen. Kontakt support@planahead.dk, hvis du er i tvivl om, hvorledes du nemmest kan genetablere efter en fejlsituation. FEJLHÅNDTERING VED MEDARBEJDERSYNKRONISERING Hvis medarbejdersynkroniseringen fejler ved opstart, f.eks. fordi Outlook ikke kan læse synkroniseringsdata på grund af en netværksfejl stopper medarbejdersynkroniseringen. Men efter genstart af Outlook vil synkroniseringen blot starte forfra. Hvis medarbejdersynkroniseringen fejler midt under dannelse af kalenderposter, f.eks. på grund af et netværksnedbrud, stopper synkroniseringen. Du kan dog genstarte ved at fjerne tidsstemplet fra emnefeltet i e-mailen med synkroniseringsdata og genstarte Outlook. Så vil synkroniseringen starte igen. Hvis nedbruddet er sket efter at en eller flere kalenderposter er dannet, vil genstart af synkroniseringen medføre, at der dannes dubletter. De kan fjernes manuelt. Du kan alternativt fjerne linjer i e-mail med synkroniseringsdata, så der ikke dannes dubletter. De fejlmeldinger, der vil optræde er følgende: Ingen e-mail med synkroniseringsdata fundet i Outlook indbakken. Meddelelsen kan forekomme, hvis der endnu ikke er modtaget en e-mail med synkroniseringsdata, eller hvis der allerede er synkroniseret. Side 56
Det er ikke muligt at læse fra Outlook indbakken. Meddelelsen vil forekomme, hvis Outlook er stoppet eller fejler. Prøv at genstarte Outlook, hvis fejlen optræder. Et Outlook problem forhindrer tidsstempling af en e-mail med synkroniseringsdata. Fejlen optræder, hvis Outlook ikke tillader tidsstempling af e-mail overskriften. I nogle tilfælde har Outlook sat tidsstemplet. I så fald må medarbejderen fjerne tidsstemplet manuelt. Så vil synkroniseringen gentages. Ingen synkroniseringsdata fundet i e-mail. Fejlen optræder kun, hvis der optræder en e-mail med overskriften Aplanner for Windows Synkroniseringsdata, som ikke er dannet af Aplanner for Windows. FORMAT AF E-MAIL MED VAGT OPLYSNINGER FRA APLANNER FOR WINDOWS Et eksempel ses nedenfor. Alle e-mails med synkroniserings opdateringer fra Aplanner for Windows har overskriften Aplanner for Windows Synkroniseringsdata. Synkroniseringsmodulet for medarbejdere benytter overskriften til at udvælge e-mails til behandling. Der dannes en linje pr. vagtændring med følgende indhold: + eller for oprettelse hhv. annullering. Dato for vagten Aktiviteten Fra tidspunkt Til tidspunkt Navn på plan Navn på plan version Navn på medarbejderen En kode, der benyttes i Outlook ( Outlook busy status ) En entydig synkroniseringsnøgle omkranset af <> Side 57
EKSPORTER TIL OUTLOOK KALENDER Denne funktion kan anvendes af IT kyndige, som selv ønsker at tilpasse synkroniseringsprogrammet med Visual Basic. INSTALLATION OG OPSÆTNING Installer tilføjelsesprogrammet AplanOutlook2007 eller AplanOutlook2010 på din administrator Outlook. Hvis du selv ønsker at tilpasse Outlook integrationen kan du i stedet vælge at installere et sæt Visual Basic makroer, som grundlæggende udfører den samme funktion som tilføjelsesprogrammet. EKSPORT AF DATA TIL OUTLOOK Start rapporten Eksporter til Outlook fra rapport menuen. Den har følgende parameter billede. Outlook sted, tekst og emne udfyldes efter behov. Benyt følgende variable til at tilpasse teksten: <Date> <Resource> <Project> Omsættes til plan dato Omsættes til navnet på medarbejderen Omsættes til navnet på planen Side 58
<Activity> <From> <To> <Email> Omsættes til aktivitetsnavnet Omsættes til Fra tid Omsættes til Til tid Omsættes til medarbejderens e-mail adresse Når listen er dannet kan du starte menupunktet PlanAHead fra Outlook tilføjelsesprogrammer for at distribuere til medarbejdernes kalendere. Der oprettes vagter i kalendere, men gamle vagter fjernes ikke. Når distributionen foregår dannes en række e-mails (Appointments). Lav evt. En Outlook regel, der placerer disse i en separat folder. Rapporten Synkronisering fungerer som Eksporter til Outlook med følgende ændringer: 1) Der kan ikke angives oplysning om emne m.v. Det dannes automatisk. 2) Der vedligeholdes en synkroniseringstabel, så der kun foreslås udsendt nytilkomne eller annullerede vagter. Annullerede vagter sletter ikke tidligere vagter, men markerer tydeligt i kalenderen, at her er tale om en annullering af en eksisterende vagt. Side 59
RAPPORTER INDLEDNING Der kan dannes en lang række forskellige rapporter fra Aplanner for Windows. På nogle skærmbilleder, f.eks. Aplanner hoved billedet findes en printer ikon, som kan benyttes til dannelse af en rapport. Men de fleste rapporter findes under menupunktet Rapporter. Alle rapporter dannes som HTML sider og vises i din valgte web browser. Men fra fil- eller indstillinger- menuen kan du ændre, så rapporten vises med Word, Excel eller som vedhæftning til en Outlook e-mail. Når et rapport menupunkt aktiveres, vises en side med egenskaber, der kan justeres for rapporten. Rapporter arver egenskaber fra det, der vises på skærmen, f.eks. plan og dato interval, men alle egenskaberne kan tilpasses fra siden med egenskaber. I det følgende vises et eksempel på en rapport, Arbejdslisten. Herefter ses en liste over de rapporter, der er tilgængelige i Vagtplanlægningen. Hvis du ønsker at se hvilke rapporter, der findes i Konsulent- eller projekt planneren, henvises til appendiks med oversigt over samtlige tabeller og rapporter. EKSEMPLET ARBEJDSLISTE Efter valgt af rapporten Arbejdsliste fra rapportmenuen ses følgende liste over egenskaber, der kan indstilles. Side 60
Efter eventuel justering af egenskaber trykkes på fluebenet for at vise rapporten. Hvis du ønsker at printe en kopi af de valgte egenskaber kan du trykke på print ikonet. Et udsnit af den dannede rapport ses nedenfor: Side 61
Side 62
LISTE OVER RAPPORTER OG EGENSKABER Tabellen viser en alfabetisk oversigt over de rapporter, der kan udskrives fra Vagtplan rapport menuen. For hver rapport vises de egenskaber, der kan benyttes til at justere rapporten med. Aktivitetssummer Rapport Listen Aktivitets Summer viser optællinger af medarbejderes planlagte forbrug af tid på forskellige aktiviteter. Fra dato Fra dato i et dato interval, f.eks. en udskrift Navn Navn på et objekt. Navngivningen er valgfri, men det kan være en fordel at anvende unikke navne, og navne hvor de 3 første bogstaver er unikke aht. visning på Ugeplan mv. Til dato Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste med Vælg plan Vælg planversion Til dato på en udskrift. Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste i Web Browser, Word, Excel eller vedhæftet Outlook e-mail Plan Vælg Planversion for rapport. Arbejdsliste Rapport Arbejdslisten anvendes typisk til kontrol af grundplaner, idet alle aktiviteter og vagter summeres op pr medarbejder. Fra dato Inkluder periodenorm Fra dato i et dato interval, f.eks. en udskrift Inkluder periodenorm beregning i Arbejdslisten. Navn Navn på et objekt. Navngivningen er valgfri, men det kan være en fordel at anvende unikke navne, og navne hvor de 3 første bogstaver er unikke aht. visning på Ugeplan mv. Print dato format Til dato Print dato format Til dato på en udskrift. Tæl nultimer Tæl nultimer med i timeopgørelser, hvis værdien er Ja. Nultimer defineres for Aktiviteter. Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste med Vælg aktiviteter Vælg dag, uge, måned Vælg medarbejdere Vælg planer Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste i Web Browser, Word, Excel eller vedhæftet Outlook e-mail Vælg aktiviteter, som skal indgå i en plan eller medtages i en rapport. Vælg dag, uge eller måned Medarbejder udvalg til plan eller udskrift. Udvælg Planer. Side 63
Vælg planversion Vælg Planversion for rapport. Behovsliste Rapport Behovsliste Fra dato Fra dato i et dato interval, f.eks. en udskrift Navn Læsbar Navn på et objekt. Navngivningen er valgfri, men det kan være en fordel at anvende unikke navne, og navne hvor de 3 første bogstaver er unikke aht. visning på Ugeplan mv. Print dato format Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste med Vælg planversion Print dato format Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste i Web Browser, Word, Excel eller vedhæftet Outlook e-mail Vælg Planversion for rapport. Behovsrapport Rapport Sammenligning af vagtbehov med planlagt vagtbemanding. Fra dato Fra tid Fra dato i et dato interval, f.eks. en udskrift Fra tid Navn Læsbar Navn på et objekt. Navngivningen er valgfri, men det kan være en fordel at anvende unikke navne, og navne hvor de 3 første bogstaver er unikke aht. visning på Ugeplan mv. Print dato format Tidsinterval Til dato Til tid Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste med Vælg aktiviteter Vælg planer Vælg planversion Vælg planversion Print dato format Tidsinterval Til dato på en udskrift. Tid til Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste i WebBrowser, Word, Excel eller vedhæftet Outlook e-mail Vælg aktiviteter, som skal indgå i en plan eller medtages i en rapport. Udvælg Planer. Vælg Planversion for rapport. Vælg Planversion for rapport. Dubletkontrol Rapport Dublet kontrol for delte planer. Når to eller flere planer, som ikke er tomme, deles kan der optræde dobbelt bookning af medarbejdere. Benyt denne liste til at finde dobbelt bookninger, så de kan håndteres. Navn Læsbar Navn på et objekt. Navngivningen er valgfri, men det kan være en fordel at anvende unikke navne, og navne hvor de 3 første bogstaver er unikke aht. visning på Ugeplan mv. Side 64
Slutdato Startdato Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste med Vælg planversion Slutdato for et objekt. Et objekt kan ikke anvendes i planlægning efter slutdatoen. Startdato for et objekt. Objektet kan ikke anvendes i planlægning før startdato. Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste i Web Browser, Word, Excel eller vedhæftet Outlook e-mail Vælg Planversion for rapport. Fleksliste Rapport Fleks listen anvendes til at holde styr på medarbejderes flekstidssaldi holdt op mod aftalt normtid. Normtider angives som ugenorm i stamdata for den enkelte medarbejder. Fra dato Fra dato i et dato interval, f.eks. en udskrift Navn Navn på et objekt. Navngivningen er valgfri, men det kan være en fordel at anvende unikke navne, og navne hvor de 3 første bogstaver er unikke aht. visning på Ugeplan mv. Til dato Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste med Vælg medarbejdere Vælg planer Vælg planversion Til dato på en udskrift. Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste i Web Browser, Word, Excel eller vedhæftet Outlook e-mail Medarbejder udvalg til plan eller udskrift. Udvælg Planer. Vælg Planversion for rapport. Medarbejderstatus Rapport Medarbejder statusrapport Fra dato Fra dato i et dato interval, f.eks. en udskrift Navn Navn på et objekt. Navngivningen er valgfri, men det kan være en fordel at anvende unikke navne, og navne hvor de 3 første bogstaver er unikke aht. visning på Ugeplan mv. Til dato Time dag visning Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste med Viste egenskaber Vælg aktiviteter Vælg medarbejdere Til dato på en udskrift. Time dag visning Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste i Web Browser, Word, Excel eller vedhæftet Outlook e-mail Viste egenskaber Vælg aktiviteter, som skal indgå i en plan eller medtages i en rapport. Medarbejder udvalg til plan eller udskrift. Side 65
Vælg planer Vælg planversion Udvælg Planer. Vælg Planversion for rapport. Plan udskrift Rapport Plan listen anvendes til at udskrive vagtplaner efter udvalgte kriterier. Fra dato Fra dato i et dato interval, f.eks. en udskrift Navn Navn på et objekt. Navngivningen er valgfri, men det kan være en fordel at anvende unikke navne, og navne hvor de 3 første bogstaver er unikke aht. visning på Ugeplan mv. Print dato format Til dato Udskriftskatalog Vend skemaet Vis kun elementer med data Vis liste med Vis skema med aktiviteter Vis tidspunkter Vis trimmet skema Vælg aktiviteter Vælg medarbejdere Vælg plan Vælg planversion Print dato format Til dato på en udskrift. Udskriftskatalog Vend skemaet Vis kun tabel elementer med data Vis liste i Web Browser, Word, Excel eller vedhæftet Outlook e-mail Vis skema med datoer aktiviteter og medarbejdere Vis tidspunkter Vis trimmet skema Vælg aktiviteter, som skal indgå i en plan eller medtages i en rapport. Medarbejder udvalg til plan eller udskrift. Plan Vælg Planversion for rapport. Saldoliste Rapport Saldoliste for afspadsering, ferie mv. Der optælles start, Slut og Periode saldo. Fra dato Fra dato i et dato interval, f.eks. en udskrift Navn Navn på et objekt. Navngivningen er valgfri, men det kan være en fordel at anvende unikke navne, og navne hvor de 3 første bogstaver er unikke aht. visning på Ugeplan mv. Til dato Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste med Vælg aktiviteter Vælg planer Til dato på en udskrift. Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste i Web Browser, Word, Excel eller vedhæftet Outlook e-mail Vælg aktiviteter, som skal indgå i en plan eller medtages i en rapport. Udvælg Planer. Side 66
Vælg planversion Vælg planversion Vælg Planversion for rapport. Vælg Planversion for rapport. Synkroniseringslog Navn Rapport Synkroniseringslog viser alle poster for en periode, som er klar til synkronisering, som er synkroniseret eller som er annulleret. Navn på et objekt. Navngivningen er valgfri, men det kan være en fordel at anvende unikke navne, og navne hvor de 3 første bogstaver er unikke aht. visning på Ugeplan mv. Print dato format Slutdato Startdato Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste med Vælg planversion Print dato format Slutdato for et objekt. Et objekt kan ikke anvendes i planlægning efter slutdatoen. Startdato for et objekt. Objektet kan ikke anvendes i planlægning før startdato. Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste i Web Browser, Word, Excel eller vedhæftet Outlook e-mail Vælg Planversion for rapport. Timesummer Rapport Rapporten danner timesummer for en periode. Fra dato Fra dato i et dato interval, f.eks. en udskrift Navn Navn på et objekt. Navngivningen er valgfri, men det kan være en fordel at anvende unikke navne, og navne hvor de 3 første bogstaver er unikke aht. visning på Ugeplan mv. Til dato Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste med Vis skema med aktiviteter Vælg planer Til dato på en udskrift. Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste i Web Browser, Word, Excel eller vedhæftet Outlook e-mail Vis skema med datoer aktiviteter og medarbejdere Udvælg Planer. Vælg planversioner Timetabel Rapport Vælg Planversion. En Plan kan optræde i flere versioner. PlanVersion angiver navnet på versionen. Nogle versioner er foruddefineret. Timetabel med rå timetransaktioner. Kan f.eks. benyttes med Excel til at lave statistikker. Fra dato Fra dato i et dato interval, f.eks. en udskrift Navn Læsbar Navn på et objekt. Navngivningen er valgfri, men det kan være en fordel at anvende unikke navne, og navne hvor de 3 første bogstaver er unikke aht. visning på Ugeplan mv. Til dato Til dato på en udskrift. Side 67
Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste med Vælg planversion Udskriftskatalog Vend skemaet Vis liste i Web Browser, Word, Excel eller vedhæftet Outlook e-mail Vælg Planversion for rapport. Udskriv datamodel Navn Rapport Udskriv metadata fra Aplanner for Windows databasen. Metadata kan benyttes ved udvikling af interfaces til andre systemer. Navn på et objekt. Navngivningen er valgfri, men det kan være en fordel at anvende unikke navne, og navne hvor de 3 første bogstaver er unikke aht. visning på Ugeplan mv. Udskriftskatalog Vis alle Vis liste med Udskriftskatalog Vis alle Vis liste i Web Browser, Word, Excel eller vedhæftet Outlook e-mail Vagtoptælling Rapport Optælling af vagter for en periode. Fra dato Fra dato i et dato interval, f.eks. en udskrift Navn Læsbar Navn på et objekt. Navngivningen er valgfri, men det kan være en fordel at anvende unikke navne, og navne hvor de 3 første bogstaver er unikke aht. visning på Ugeplan mv. Til dato Udskriftskatalog Vend skemaet Vis kun elementer med data Vis liste med Vis trimmet skema Vælg plan Vælg planversion Til dato på en udskrift. Udskriftskatalog Vend skemaet Vis kun tabel elementer med data Vis liste i Web Browser, Word, Excel eller vedhæftet Outlook e-mail Vis trimmet skema Plan Vælg Planversion for rapport. Side 68
ARBEJDE MED KVALIFIKATIONER INDLEDNING Du kan definere kvalifikationer for medarbejdere og benytte disse til søgning efter tilgængelige ressourcer med en given kvalifikation. Du kan også definere kvalifikationer, der hører til aktiviteter. Når du planlægger med Dagplan billedet sker der en validering af, at kvalifikation hos medarbejder stemmer med kvalifikation af aktivitet. Endelig kan de definere kvalifikation for en vagt. Når du planlægger med Ugeplan billedet sker der en validering af, at kvalifikation hos medarbejder stemmer med kvalifikation af vagt. OPRETTELSE AF KVALIFIKATION Vælg Kvalifikationer fra Data menuen, og opret de kvalifikationer, der er behov for. TILDEL KVALIFIKATIONER TIL MEDARBEJDER På billedet egenskaber for medarbejder, vælger du egenskaben kvalifikationer. Tildel kvalifikationer ved at sætte kryds ud for udvalgte kvalifikationer. TILDEL KVALIFIKATIONER TIL AKTIVITETER OG DAGSOPGAVER Tildelings sker på same måde som for medarbejdere. Valideringen på Dagplan og Ugeplan accepterer, hvis blot en af medarbejderens kvalifikationer matcher. SE PÅ OG ARBEJDE MED KVALIFIKATIONER På Ugeplan billedet kan du sætte et filter, så du kun ser medarbejdere med givne kvalifikationer. Side 69
Side 70
GODKENDELSE AF TIMER OG DATA OBJEKTER INDLEDNING Aplanner for Windows understøtter roller hvor nogle brugere rapporterer timer, rejse objekter m.v. mens andre brugere godkender. Godkendere kan godkende og fastfryse rapporterede data. GODKENDELSE AF TIMER Godkendelse sker ved hjælp af egenskaben Lukkedato for timeregistrering. Den globale lukkedato findes under egenskaber for Aplanner for Windows (Se Fil menuen). Lukkedatoen nedarves til lukkedatoen for hver enkelt plan. Når lukkedatoen er sat, er timer fra før eller inklusiv lukkedatoen låst for opdatering. Hvis du sætter lukkedatoen til 6-8-2012 kan brugeren rapportere timer for 7-8-2012, men ikke fra 6-8-2012 eller før. GODKENDELSE AF OBJEKTER Du kan godkende hvert enkelt objekt i en tabel ved anvendelse af godkendelsesbilledet. Hvis en bruger har rettighed til at anvende billedet, kan det aktiveres fra højre museknap menuen. Nedenfor er vist et eksempel. Billedet viser aktiviteter, der ikke er godkendt. Vælger brugeren et antal objekter og trykker på godkend knappen, sættes en godkendelsesdato. Samtidig ændres status for aktiviteterne til Kan læses, men ikke opdateres. Brugeren kan åbne for opdatering igen ved at vælge et antal aktiviteter og trykke på knappen fjern. Side 71
TILPASNING AF APLANNER FOR WINDOWS Du kan tilrette Aplanner for Windows på mange måder, som beskrevet i det følgende. TILPASNINGER AF INDSTILLINGER De fleste tilpasninger kan gennemføres fra menuen Indstillinger. I det følgende beskrives kort, hvad du kan udføre: Indstillinger Menu Beskrivelse Aplanner type Her kan du vælge mellem Vagtplanner, konsulentplanner eller projektplanner alt afhængigt af dit behov for funktionalitet. Egenskaber Vælg dette menupunkt for at se og opdatere global egenskaber for Aplanner for Windows. Vælg udskriftsmåde Her kan du vælge, om udskrivning skal ske til din browser, til Word, til Excel, eller til Outlook. Farver Du kan vælge farver for Aplanner for Windows og Web Aplanner her Skrifttype Standard skrifttypen er Arial 8. Du kan vælge en anden her. Startdato er i dag Marker dette menupunkt, hvis Aplanner altid skal starte op med dags dato. Hvis du ikke markerer husker Aplanner i stedet den startdato, du arbejdede med ved seneste afslutning. Sprog Sproget er dansk, men du kan skifte til engelsk her. Juster rækkehøjde Rækkehøjde kan sættes automatisk, eller du kan vælge en højde. Juster kolonnebredde Kolonnebredden kan sættes automatisk, eller du kan vælge en bredde. Fejlliste Her kan du se detaljer om fejl, der er opstået under benyttelsen af Aplanner.. Benyttes typisk i forbindelse med support henvendelse til PlanAHead A/S Skift adgangskode Her kan du ændre din adgangskode- BRUGER ADMINISTRATION Adgang til en Aplanner database kræver et brugernavn og en adgangskode. Hver bruger tildeles et sæt af rettigheder, som beskrevet nedenfor. Aplanner for Windows leveres med en bruger ved navn User og med blank adgangskode. Desuden findes en skjult, intern bruger til systemformål og support fra PlanAHead AS. Bemærk: Brugeradministrationen anvendes meget sjældent. Derfor anbefales at kontakte support@planahead.dk, hvis du har behov for at ændre opsætningen af brugerrettigheder. Oprettelse, ændring og sletning af en bruger. Du kan oprette, ændre og slette brugere fra Bruger kataloget, som findes i menuen Fil Egenskaber Brugere. Brugere dannes på samme måde, som andre stamdata i Aplanner. Side 72
Hvis du vælger detaljer for en burger kan du ændre de egenskaber, som er vist I tabellen nedenfor. Side 73
Egenskabsnavn Fortrykt Beskrivelse Navn - Login bruger navnet Bemærkning Bruger tilladelser Vælg plan version Vælg projekter Vælg ressourcer Oprettelsesdato Adgangskode En fri tekst med oplysning om brugeren Se nedenfor Brug denne egenskab til at udvælge plan versioner, som brugeren må anvend. Brug denne egenskab til at vælge de projekter, brugeren må arbejde med. Definer hvilke ressourcer, brugeren kan arbejde med Angiver, hvornår brugeren blev oprettet Sæt adgangskode for en burger. Bemærk at ændrede egenskaber først træder I kraft, når brugeren har logget ind igen. DEFINERE DETALJEREDE RETTIGHEDER FOR EN BRUGER Du kan tilpasse adgangsrettigheder, så en burger kun kan se de menupunkter og billeder, der er behov for. Dette kan sikre mod fejlbetjening, men også simplificere, så brugeren ikke forstyrres af funktioner og billeder, hun ikke har behov for. Mange tilladelser kan angives ved simpel afkrydsning på bruger tilladelser billedet. Men der også gives tilladelser på et mere detaljeret niveau: Fra bruger kataloget vælger du detaljer. Herfra kan du modificere bruger adgangsrettigheder. Du kan konfigurere en bruger adgang ved at indtaste U for opdatering, R for læseadgang og X for blokering. De 3 kolonner på billedet med adgangsrettigheder er: - User, som giver adgang til et givet sæt af objekter (f.eks. aktiviteter) - Menu, som giver adgang til et menupunkt - Filter, som styrer adgangen til at se andres data. Side 74
Tip: Hvis du skal oprette mange brugere kan det betale sig at lave en enkelt burger med korrekt opsætning og oprette øvrige brugere ved kopiering fra den korrekt opsatte burger. Tip: Mange klarer sig med få navngivne brugere med rettighed til alt samt en fællesbruger med læseadgang. Side 75
ØVRIG APLANNER FOR WINDOWS DOKUMENTATION I dette kapitel finder du henvisninger til, den øvrige dokumentation af Aplanner for Windows findes. APLANNER FOR WINDOWS HJÆLP MENUEN Fra hjælp menuen og http://www.planahead.dk/support/manuals.aspx får du adgang til Aplanner support web siderne, som indeholder følgende elementer: Brugervejledning Installationsvejledning Undervisningsmateriale Dokumentation (på engelsk) af konsulent- og projektplanlægningsfunktioner YouTube video link til betjeningsinstruktion Skematiske hjælpefunktioner, som typisk angiver egenskaber og funktioner Oversigt over Aplanner versioner (Release note) PLANAHEAD HJEMMESIDEN På PlanAHead hjemmesiden http://www.planahead.dk/ finder du oplysning om Koncepter og funktioner Referencer Aplanner software, der kan downloades Kontaktoplysninger til PlanAHead A/S Side 76
APPENDIKS I: APLANNER FOR WEB Billedet viser Aplanner for Web. Som det fremgår er layout meget lig Aplanner for Windows. Web løsningen kan anvendes som alternativ til Aplanner for Windows til de fleste funktioner. De væsentligste forskelle er følgende: Udvælgelse af celler i Aplanner for Web sker ved først at klikke i øverste venstre celle og dernæst nederste højre celle. Ombytning af vagter i Aplanner for Web kræver, at du slutter af med at trykke på gentag knappen. De funktioner, der involverer visning af to planer, findes ikke i Aplanner for Web. Avancerede plankopieringsfunktioner findes ikke i Aplanner for Web Avancerede skærmbilleder til visning af planegenskaber og til brugeradministration findes ikke i Aplanner for Web. Aplanner for Web har et begrænset antal rapporter. Aplanner for Web har færre indstillinger end Aplanner for Windows og mange indstiller konfigureres ved opsætning af web løsningen. De bagvedliggende funktioner er identiske med tilsvarende i Aplanner for Windows. Aplanner for Web er nem at installere i et Microsoft driftsmiljø. Side 77