BIU, den 16. august 2007 Punkt 52 Beskrivelse af de væsentligste arbejdsprocesser Indledning Forvaltningen har løbende orienteret udvalget om den stigende administrative byrde, der pålægges kommunerne på beskæftigelsesområdet. Med henblik på at orientere udvalget herom redegøres der i dette notat redegør i generelle vendinger for udvalgte væsentligste arbejdsprocesser. Som eksempel på disse nye opgaver og ændringer af tidligere, modtog alle kommuner i foråret en orientering om hvilke ændringer som var vedtaget i Folketinget i forhold til beskæftigelsesindsatsen. Denne orientering var på 97 sider. Formålet med lovgivningen på beskæftigelsesområdet er at få udnyttet den arbejdskraftsreserve, som er til stede blandt de borgere, som ikke er i beskæftigelse. Danmark fører, sammenlignet med andre europæiske lande, en fleksibel og proaktiv beskæftigelsespolitik, hvilket betyder, at arbejdsløsheden er nogle procent under andre lande i Europa. For at holde den proaktive linje er det nødvendigt med tæt opfølgning overfor de ledige borgere ellers vil det ikke lykkes at få dem i arbejde. Samtidig er situationen også den for kommunerne, at hvis de ikke opfylder lovens krav om kontrol, opfølgning etc., og fastholder de ledige i en proaktiv kontakt, mister kommunerne mange penge i form af tab af refusioner. De lovkrav som kommunerne bliver stillet overfor har fokus på underretning, dokumentation og registrering. Dette skal understøtte og sikre, at jobcentret har kontakt med borgerne og lever op til lovens krav. To hovedelementer i beskæftigelsesloven er: rettidighed aktivering Rettidighed Jobcentret skal have personlig kontakt med alle ledige borgere, som modtager kontanthjælp hver 3. måned. Jobsamtalen retter sig mod den beskæftigelsesrettede indsats og har hele tiden fokus på, at borgeren flytter sig i forhold til at være tættere arbejdsmarkedet. Jobcentret har aktuelt 430 kontanthjælpsmodtagere, som skal have en jobsamtale i jobcenteret hver 3. måned. Det er 1.720 samtaler om året. Mange kontanthjælpsmodtagere har dårlig skolebaggrund, og har kun været løst tilknyttet til arbejdsmarkedet. Dertil har en del også psykiske problemstillinger at kæmpe med og/eller have andre barriere, der forhindrer en hurtig vej til at komme i arbejde. Selvom jobsamtalen har fokus på job, kræver det et stort motivationsarbejde at fastholde borgeren til dette. Størstedelen af kommunens kontanthjælpsmodtagere har været ledige gennem flere år. Med den nuvæfende beskæftigelsessituation er det de lette borgere, der første kommer i arbejde, og de tunge der er tilbage, hvilket ikke mindsker ressourcepresset. Tværtom. 1
Efter samtalerne kommer det efterfølgende administrative arbejde, som består af registrering af flere forhold i flere forskellige systemer. Der skal skrives journal om det, der blev besluttet i jobsamtalen. Jobplanen justeres og/eller det dokumenteres, at borgeren har nået næste punkt. Der findes måske (ny) arbejdsgiver til praktik, da noget er mislykket. Borgeren har måske afbrudt et forløb, og der skal tages kontakt med (ny) arbejdsgiver eller (nyt) kursussted. Ved udeblivelse har kommunen ret til at stoppe ydelsen, hvilket medfører et administrativt arbejde med partshøring, således at borgerens rettigheder også overholdes. Borgeren fratages kontanthjælp, og der skal gå besked til Ydelsesafdelingen og Borgerservice om at udbetaling stoppes. Herefter kan borgeren møde op igen, men mister beløb, der svarer til dagene fra udeblivelsen til nyt fremmøde. Der startes på ny med tilbud om job eller beskæftigelsesrettet indsats. Der opstår som beskrevet ovenfor altså mange brud for den enkelte borger, hvor vedkommende ikke magter at gennemføre tilbud eller af andre årsager stopper forløb. Fastholder jobcentret ikke borgeren, mister kommunen refusion, og så sker der ikke et ryk mod arbejdsmarkedet for den enkelte. Aktivering De ledige kontanthjæpsmodtagere skal være i aktive tilbud 40 % af den tid, de modtager kontanthjælp. Tilbuddene skal give den enkelte personlige- og faglige kompetencer til at komme i arbejde. Der skal være tæt sammenhæng og kontakt mellem tilbud og kommunen som myndighed, så kommunen hurtigt kan reagere ved udeblivelse. Det kræver ligeledes diverse registrering, opfølgning og kontakt til den enkelte borger. Aktivering udføres ofte af private udbydere, og det kræver tæt samarbejde og tillid til hinanden med rapportering om den enkelte borger. Tilbuddet til den enkelte skal være på mindst 25 timer om ugen, hvor der kan være ugentlige eller oftere tilbagemeldinger. Her skal kommunen sætte ind ved sygefravær, hvor der oftest stilles krav om lægeerklæring efter 3 dage. Det betyder igen opfølgning, hvor der skriftligt skal korresponderes mellem praktiserende læge og jobcenteret om personens sygdom og muligheder for tilbagevenden til aktivt tilbud. Lovens skærpede krav om aktivering er ensbetydende med en stor administrativ opgave og væsentlig omkostning for kommunen. Tilgengæld får kommunen en højere andel af ydelsen refunderet. Ved passiv forsørgelse, dvs. når kommunen intet foretager sig ud over at udbetale ydelser, refunderes 35 % af udgiften. Ved aktiv forsørgelse, dvs. når kommunen iværksætter relevante tilbud jf. ovenfor, refunderes 65 %. Det er altså nødvendigt med en løbende tæt og konsekvent administrativ opfølgning i aktive og passive perioder. Dels for at bringe borgeren i arbejde, og dels for at hente den maksimale refusion hjem. 2
Registrering som arbejdssøgende Der er indført nye regler om, at den ledige hver 7. dag skal registrere sig på Jobnet, som også påfører kommunen en del opgaver til opfølgning og kontrol. Hvis den ledige ikke har registreret sig skal personen have skriftlig besked med en påmindelse. Sker det stadig ikke har personen endnu en chance, inden vedkommende afmeldes den ydelse den pågældende modtager. Dette er endnu et eksempel på, at proaktiv beskæftigelsesindsats kræver kontrol og dermed ressourcer. Kommunen må nødvendigvis også stille kapacitet til rådighed til hjælp med registrering, da det ikke kan forventes, at alle borgere er i stand til at benytte IT på det niveau. Ungeindsats Ny lovgivning stiller større krav til opfølgning overfor unge op til 29 år. Denne såkaldte fremskudt indsats betyder bl.a., at den unge skal tage stilling til hvilken uddannelse vedkommende vil i gang med for at modtage en ydelse. Hensigten er at få fat i de unge, som ikke har taget en ungdomsuddannelse, i gang med at opkvalificere sig og dermed på længere sigt klare sig selv. Mange af de unge på kontanthjælp har dårlig skolebaggrund bag sig og et typisk problem er forbrug af hash. Derfor er det heller ikke muligt for dem at klare et job, og mange gange vil det være løsning af denne problemstilling, som baner vejen mod arbejde eller uddannelse. Integrationsindsats Jobcenteret administrerer også integrationsloven, som stiller krav om kontrakt med borgeren, skærpet periode hvor sprogundervisning er en mulighed og i det hele taget tættere opfølgning om jobsituation. Her kræves også registreringer på personniveau om vejen til beskæftigelse, som har betydning for den refusion kommunen kan hjemtage på området. Pension eller fleksjob I nogle tilfælde viser det sig, at alle muligheder for beskæftigelse på ordinære vilkår er udtømt, og den pågældende kan indstilles til fleksjob. Det kræver udfærdigelse af en ressourceprofil, som er bygget op omkring 12 specifikke elementer om den enkeltes kompetencer. Det er et arbejdsredskab som bruges løbende til at understøtte den indsats som sker og skal ske overfor borgeren. Ligeledes skal der være foretaget arbejdsprøvninger, indhentes lægelig dokumentation og i den enkelte sagsbehandler indgår i dialog med mange involverede parter under dette forløb. Den pågældende kan også indstilles til pension. På samme måde kræves dokumentation, hvis borgeren indstilles til pension. Det skal understreges, at der i dag stilles store krav for at modtage pension. Jobcenteret har ansvar for udarbejdelse af dokumentation for ansøgningen. Her gælder ligeledes at ressourceprofil skal udarbejdes og speciallægeerklæringer skal foreligge som dokumentation for, at alle muligheder for beskæftigelse er udtømte. Dokumentationen sendes til Socialforvaltningen som er myndighed i forhold til den endelige beslutning. Der er således to instanser involveret, således at Jobcenteret ikke blot kan tildele pension til borgere, men at andre træffer beslutning om denne afgørelse. Der er også her et stort afklaringsarbejde og mange administrative opgaver, før pensionen overhovedet kan komme på tale. 3
Fleksjob og ledighedsydelse Alle personer i fleksjob skal have en personlig samtale på arbejdspladsen hver 3. måned. Med 200 borgere i fleksjob giver det 800 samtaler om året. Samtalernes formål er at fastholde personerne i fleksjobbet og klare eventuelle problemstillinger, inden de vokser sig uløselige. Ligeledes skal borgere, som har fået tilkendt fleksjob, men endnu ikke har fundet arbejdspladsen have opfølgende samtale hver 3. måned. I øjeblikket har omkring 40 personer endnu ikke fået et fleksjob, og det giver 160 samtaler om året. Har personen ikke fået fleksjob inden 12 måneder skal sagen vurderes igen, og der skal tages stilling til, om der stadig er tale om fleksjob. Foretages denne opfølgning ikke vil det igen få negative refusionsmæssige konsekvenser for kommunen. Sygedagpenge For en stor del af borgerne, som er sygemeldte, stilles der krav om kontakt hver 8. uge for at overholde lovgivningen. Med knap 400 borgere på sygedagpenge har vi omkring 2000 samtaler om året, idet ikke alle behøver kontakt med os hver 8. uge. Dette er i øvrigt også nødvendigt for at opretholde fokus overfor den enkelte om at vende tilbage på arbejdsmarkedet hurtigst muligt. Sagsbehandlingsarbejdet består bl.a. i at indhente relevante lægefaglige udtalelser og anden dokumentation, som gerne skal føre til at personen kan raskmeldes. Ligeledes er sagsbehandlerens opgave at afklare den enkeltes sygeforløb og opstille handlingsorientede mål sammen med borgeren. Der arbejdes oftest med den enkeltes sygeopfattelse og at genoprette modet til at komme i arbejde igen. Der skal foreligge skriftlige opfølgningsplaner og dokumentation for indhold i samtaler på personniveau, som skal understøtte kommunens ret til hjemagelse af refusion. Der skal gøres opmærksom på, at kommunen ikke bare kan stoppe sygedagpenge, fordi man synes vedkommende er rask. Det kræver dokumentation og vurderinger på grundlag af ressourceprofil, arbejdsprøvninger og lægefaglige udtalelser. Stoppes en sygedagpengesag på forkert grundlag har kommunen pligt til at genåbne sagen og udbetale sygedagpenge i mellemliggende periode. 4
Procesbeskrivelse - ydelse Ydelsesafdelingens opgave er at udmønte enhver økonomisk konsekvens af Jobcentrets/den ledige eller sygemeldtes handlinger. Dette sker ved at bevilge ydelser efter ansøgning samt at træffe afgørelse om stop for udbetalingen af ydelser eller reduktion af denne (f.eks. sanktion). Endvidere er det Ydelsesafdelingens opgave at sikre, at Jobcentrets informationer om aktivitet eller mangel på samme tilføres udbetalingssystemerne. I ydelsesafdelingen er arbejdsopgaverne delt mellem Aktivlovens bestemmelser om kontanthjælp, enkeltydelser, revalidering, fleksjob og Lov om sygedagpenges bestemmelser, som omhandler syge- og barselsdagpenge. Endelig er der området med fleksydelse, hvilket svarer til efterløn for personer over 60 år som har været berettiget til et fleksjob. Dette område er tilknyttet Aktivloven. Aktivloven kontanthjælp mv. Ansøgninger Når borgeren har stillet sig til rådighed for arbejdsmarkedet skal Ydelsesafdelingen inden 10 dage behandle ansøgning om kontanthjælp. Ansøgningen indebærer, at afdelingen forholder sig til den lediges årsager til ledighed, opholdsgrundlag i Danmark, formue og indtægtsforhold samt eventuelle høje boligudgifter. Herefter bevilges eller afslås kontanthjælp og der instrueres om rettigheder og pligter i forhold til den præcise del af lovgivningen man benytter. Opfølgning/ændringer Hver 3. måned skal der for alle borgere som løbende modtager ydelse ske en administrativ opfølgning, hvilket sker ved udsendelse af opfølgningsbreve og behandling af disse. Dertil kommer at Ydelsesafdelingen skal forholde sig til alle de ændringer, som sker på baggrund af Jobcentrets handlinger. Ydelsesafdelingen træffer alle afgørelser, som er en konsekvens af, hvad den ledige ikke har gjort eller hvad den ledige og Jobcenter planlægger af aktiviteter, der har betydning for ydelsen. Det kan typisk være midlertidige sanktioner, stop af ydelsen, ændringer i status aktiv/passiv samt iværksættes supplerende ydelser. Enkeltydelser Udover forsørgerydelserne behandles ligeledes enkeltydelser til borgere i særlige økonomisk vanskelige situationer som ikke har mulighed for at klare udgifter opstået heraf. Eksempler på støtte kan f.eks. være hjælp til indgåelse af nyt lejemål, restancer vedr. husleje, el og varme, gældsanering o. lign. Denne type ydelse bruges også til at understøtte den lediges mulighed for hurtigere at vende tilbage til arbejdsmarkedet, hvilket da sker i samarbejde mellem Ydelsesafdeling og Jobcenter. Eksempler på støtte kan være psykolog behandling, tandbehandling, medicin mv. 5
Fleksjob Når borgerne af Jobcentret bliver bevilget fleksjob, sagsbehandler Ydelsesafdelingen refusions anmodningerne fra arbejdsgivere samt udbetaler ledighedsydelse til de personer som ikke har et fleksjob. Endelig har kommunen overtaget statens opgave med at udbetale fleksydelse til personer, som ønsker at trække sig tilbage fra arbejdsmarkedet mellem det 60. og 65. år (efterlønslignende ordning). Syge- og barselsdagpenge Sygdom Når en beskæftiget eller en forsikret ledig bliver sygemeldt er det Ydelsesafdelingen, der behandler ansøgning om sygedagpenge enten med henblik på en udbetaling til den sygemeldte eller som en refusionsanmodning til arbejdsgiveren. Først og fremmest vurderes om den sygemeldte opfylder de formelle krav til ydelsen, herefter indledes den første visitation i forhold til opfølgningen i Jobcentret. Den sygemeldte skal via et skema forklare, hvad vedkommende fejler, hvor længe man selv forventer at være sygemeldt, om kommunen kan hjælpe til i dialogen mellem arbejdsgiver og sygemeldt etc. Ydelsesafdelingen oversender herefter sagen til Jobcentret til opfølgning, hvis sygemeldingen vurderes at tage mere end 8 uger. Samtidig iværksættes ydelse til den sygemeldte. Hvis der er tale om en sag, hvor arbejdsgiveren skal have refusion, vil Ydelsesafdelingen én gang månedligt modtage en anmodning om refusion fra arbejdsgiveren. Endvidere er det også Ydelsesafdelingen, som, efter Jobcentrets aktiviteter, korrigerer sygedagpengeudmåling/udbetaling. Barsel Barselsdagpenge sagsbehandles uafhængigt af Jobcentret. Da barsel er en meget fleksibel ydelse, er der en del administration i at fastlægge barselsorloven med den barslende, idet megen barselsorlov ikke tages på én gang men udskydes indtil barnets 8. år og kan fordeles til begge forældre. Denne ydelse sagsbehandles i samarbejde med de barslende forældre og deres arbejdsgiver. 6