1. Ydelser 1) Opret ydelsesgrupper under Indstillinger -> Ydelser 2) Opret herefter ydelser 3) Klik Ret under indstillinger for at oprette ydelsen færdig a. Tilføj varenummer og vælg Opret i varekartotek Rediger evt. ydelsen med beskrivelse, ressourcer, venteliste, farver osv. b. Indstillingen Optimer plads skal KUN bruges til korte ydelser af 15-30 minutters varighed 4) Når ALLE ydelser og grupper er oprettet inkl. varenumre, klik Vis under Tillæg på en vilkårlig ydelse. Herefter kan du kopiere alle ydelser og ydelsesgrupper til tillægsydelser. 5) Aktiver herefter tillægsydelser under hver enkelt ydelse ved at vælge feltet Vis Bemærk: Det er vigtigt at de tillægsydelser der vælges kan udføres af samme person/kalender, som udfører hovedydelsen, da det bookes i samme kalender.
2. Kalendere 1. Opret en kalender pr. medarbejder. 2. Under Kalender -> Indstillinger -> Ret indstillinger, oprettes en ny medarbejder som tilknyttes kalenderen. 3. I bunden af samme side kan du indstille, hvilke ydelser og tillægsydelser, der må bookes i denne kalender (f.eks. kan elever formentligt ikke tilbyde alle ydelser). 3. Arbejdstider 1) Opret arbejdstyper, f.eks. Arbejdstid (booking), Arbejdstid (intern), Fri, Sygdom, Ferie osv. under Kasse -> Indstillinger - > Rediger arbejdstyper. Her kan du også vælge farvekode til arbejdstypen. 2) Opret de overordnede arbejdstider, som gælder for en længere periode under Kalendere -> Indstillinger -> Ret arbejdstider. Afvigelser til en enkelt dag indsættes under den enkelte kalender ved at markere tiderne med flueben, vælge arbejdstypen og trykke Opret arbejdstid. Dette laver ligeledes en linje under kalenderens arbejdstider, som er begrænset til den enkelte dag, men langt hurtigere end at oprette det i kalenderindstillinger. OBS. Vær opmærksom på at kalenderen ikke viser helligdage. Derfor skal du selv holde styr på disse. Hvis du fx har fri på helligdage men har en rulleplan til at køre, skal du sikre dig at du har fri på helligdagen.
4. Flyt kunder og bookinger fra tidligere system 1) Bestil kundedata hos CBIT med skæringsdato så tæt på din skiftedag som muligt. ALTERNATIV: Træk en udvidet kundeliste ud fra dit tidligere system. 2) Send kundedata til, så dine kunder bliver oprettet i GECKO systemet. 3) Når GECKO har lagt dine kundedata i systemet, og du har oprettet ydelser og kalendere med arbejdstider i GECKO, er du klar til at overføre fremtidige bookinger fra det tidligere system. 4) Start med at sætte flueben i Vælg frit starttidspunkt under Indstillinger -> Avancerede indstillinger under Kvik-book. Funktionen gør det nemmere at flytte bookingerne over. Du kan herefter vælge om funktionen også skal være slået til fremadrettet. Bemærk: Samme funktion kan også aktiveres for kunderne i online booking. Det er ikke hensigtsmæssigt, da det giver for mange huller i kalenderen. 5. Luk det tidligere bookingsystem Inden du går live med den nye løsning, er det vigtigt, at dit tidligere system lukkes ned for onlinebooking, så du undgår dobbeltbookinger. Du kan evt. lukke for onlinebooking i dit tidligere bookingsystem, inden du flytter fremtidige bookinger over i GECKO. 1. I e-administration kan du lukke for onlinebooking under Konfiguration -> booking 2. HUSK: at deaktivere sms og e-mail reminders til kunderne. Kunden får i stedet en reminder på den booking, du har overført til GECKO. 6. Gavekort De gavekort du har i dit tidligere system (dvs. gavekort du har modtaget betaling for i klinikken), kan importeres til Gecko systemet. Det sker, når dit nye system bliver online og efter du har lukket for onlinebooking i det tidligere system. Du kan stadig vælge at abonnere på de gavekort, der sælges via Wellness4All på w4a.dk, hvor kunden frit kan vælge en klinik at indløse gavekortet i. Når du modtager et W4A-gavekort, er det VIGTIGT, at du logger ind på w4a.dk og tjekker gavekortets status / hæver beløbet, inden du godtager det som betalingsmiddel. Herefter taster du beløbet, der er trukket ind i kassen under betalingstypen W4A gavekort:
Gavekort salg i GECKO systemet 1. Sælg varen med varenummer gave og udfyld beløbet i kassen, så oprettes gavekortet, når bonnen gennemføres. 2. Udfyld Modtagernavn og udskriv gavekortbonnen, som kan sættes i gavekortet for at verificere gavekortets ægthed. Forudbestilte gavekort i GECKO systemet 1. Opret gavekort under Gavekort -> Opret gavekort. Du kan oprette gavekortet med et fast beløb eller med mulighed for at udfylde beløbet, når gavekortet sælges. Der oprettes et gavekort helt uden om kassen. Du opretter egentlig en fysisk vare, som efterfølgende skal sælges i kassen vha. et varenr. med varetypen gavekort. Dvs. det går ind uden moms, men der oprettes ikke et nyt gavekort. 2. Lav evt. en specifik varegruppe til netop dette varenummer, så det er nemt at se i udtræk. 7. Kasse og varer Varekartotek i GECKO Dine varenumre kommer med, hvis du har sendt et dataudtræk fra det tidligere system til GECKO. Herefter kan du indstille dine varer: 1. Varenumre fra FÆRCH A/S vedligeholdes fremover uden synkronisering. 2. Varer fra andre leverandører, kan importeres under Kasse -> Indstillinger -> Varegrupper. Opret en varegruppe til leverandøren (eller flere), og importer herefter varerne. 3. Brug funktionen Tjek for evt. fejl i opsætning under Kasse -> Indstillinger for at få en hurtig hjælp til oprydning af varenumre importeret fra det tidligere system. Kasse i GECKO 1. Åbn kassen under Kasse -> Åbn kasse Bemærk: Bonner til den åbne kasse, findes ikke under Udtræk, men ved at klikke på Åbn kasse. 2. Luk kassen: a. Bank optalt er det beløb der tages i banken b. Optalt kassebeholdning er hvad der er tilbage i kontanter i kassen, når alt det andet er tastet.
8. Hjemmeside Du har mulighed for selv at oprette og redigere nyheder, ydelser, medarbejdere og små tekster på din hjemmeside. Opret ydelser på hjemmesiden 1. Vælg Indstillinger -> Hjemmeside 2. Vælg Vis ydelser 3. Ydelsesgrupper og ydelser oprettet i bookingsystemet vises, så du kan markere, om de skal være aktive på hjemmesiden eller ej. 4. Vælg Ret og skriv den beskrivelse, du ønsker ydelsen skal have på hjemmesiden. Opret medarbejdere på hjemmesiden 1. Vælg Vis medarbejdere 2. Medarbejdere (kalendere) vises, så du kan markere, hvem der skal vises på hjemmesiden. 3. Vælg Ret for at lave en beskrivelse og uploade et billede af den enkelte medarbejder. 4. Vælg Prioritet for at bestemme, hvor på listen medarbejderen skal vises. (Jo lavere tal jo højere på listen.) 9. Huskeliste inden det tidligere system udløber 1. Luk for onlinebooking, når du har fået kundelister og ydelser oprettet i GECKO (Jf. afsnit 4 i denne vejledning). 2. Luk for sms og e-mail reminders i det tidligere system (jf. afsnit 4 i denne vejledning). 3. Kør alle dine kasserapporter ud fra det tidligere system (hvis du ikke har gjort det løbende). 4. Hvis du kører med lagerstyring og IKKE gør dit lager op: Træk din lagerliste ud og læg den ind i det nye system. 5. Træk statistikker ud i excel og gem dem på din computer, hvis du ønsker at bruge tallene til sammenligning. HUSK varesalgsstatistik, som skal bruges til at beregne minimumsbeholdning i lagerstyring. 6. Udskriv lister over de kunder, der tilhører rabatgrupper i det tidligere system, så du kan lægge dem ind i GECKO (det kommer IKKE med i dataudtræk). 7. Husk også at udtrække relevante data og statistikker til din revisor, inden opsigelsesperioden hos E- administration ophører. Dette omfatter f.eks. salgsstatistik m.v.
10. Support Du kan finde videomanualer samt tips og tricks på kosmetolognet.dk under Totalkoncept 2.0. Har du brug for support, kan du kontakte Allan Hasager på allan@dermalogica.dk eller tlf. 88 32 68 12