Byrådet, 29-05-2012 Side 1 Lukket punkt - Projekt DIJMHA / 12/4570 Lukket sag Sagsfremstilling Kultur og Fritid og Rambøll afholdt den 6. februar 2012 licitation på byggeriet af SkateCity. 3 virksomheder bød på opgaven: Hoffmann MT Højgaard Jorton Billigste tilbud var på 33.377.300 kr. (Hoffmann) med 33.648.000 kr. efterfølgende (MT Højgaard og 43.167.000 kr. som 3. bud (Jorton) Tilbuddene er overraskende store og overstiger langt det forventede. Rambøll har udarbejdet indstilling til bygherren (Haderslev Kommune) der anbefaler at der indledes forhandlinger med de to billigste tilbudsgivere m.h.p. at opnå væsentlige reduktioner i tilbuddene. Det er Rambølls opfattelse at tilbudsgiverne med tilbuddets størrelse har taget forbehold for flere usikkerheder, som vi forhåbentligt kan få afklaret gennem en forhandling. Disse forhandlinger indledes den 24. februar 2012, hvorefter vi til udvalgsmødet den 29. februar forventer at have et mere reelt billede at den nødvendige anlægsøkonomi for at kunne realisere byggeriet. Projektets rådgivere Cebra, Ebbe Lykke Skatedesign og Morten Hansen fra SkateCity udarbejder i uge 7 og 8 forslag til modeller for et reduceret projekt. Tilbudsgiverne har en vedståelsespligt på 60 dage på tilbuddene. Økonomiske forhold Det oprindelige anlægsbudget for SkateCity udgør 24, 7 mio. kr. Juridiske aspekter I.f.t. Lov om Licitation er der, efter afholdt licitation, mulighed for at forhandle med op til 3 tilbudsgivere. Procedure Behandles i Udvalget for Kultur og Fritid den 29. februar 2012. 1
Byrådet, 29-05-2012 Side 2 Tovholder/informationsansvarlig Jørn Mejer, Kultur og fritid, Erhvervs- og Borgerservice Erhvervs- og Borgerservice, Kultur og Fritid indstiller, at licitationsresultatet drøftes at Kultur og Fritid bemyndiges til at optage forhandlinger med tilbudsgiverne med henblik på at opnå reduktioner i projektet, således at projektet kan realiseres. Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 29. februar 2012 Drøftelse gennemført. Dot 2 godkendt. Supplerende sagsfremstilling Kultur og Fritid og Rambøll har afholdt møder med de to tilbageværende tilbudsgivere. Begge har den 13. marts fremsendt et alternativt tilbud, som vi sammen med Rambøll har gennemgået. Der tilbagestår stadig uafklarede poster i forhold til det oprindelige byggebudget og de sidst indkomne tilbud. Rambøll forventer dog at kunne udpege en "vinder" i løbet af uge 12. På baggrund af disse to reviderede tilbud har Rambøll udarbejdet forslag til nyt anlægsbudget, der fremsendes til udvalgets medlemmer senest mandag den 19. marts. Kultur og Fritid har sideløbede udarbejdet forslag til tids- og handlingsplan for den videre proces. Erhvervs- og Borgerservice, Kultur og fritid indstiller, at Kultur og Fritid bemyndiges til at indlede forhandlinger med den udpegede vinder af licitationen at forslag til handlings- og tidsplan godkendes og iværksættes at sagen genbehandles i mødet den 18. april 2012 Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 21. marts 2012 2
Byrådet, 29-05-2012 Side 3 Godkendt Supplerende sagsfremstilling Kultur og Fritid har indledt forhandlinger med tilbudsgiver samt drøftelser og prioriteringer med brugere og rådgivere. Hoffmann er efterfølgende udpeget som vinder af licitationen, og der kan nu forhandles mere intenst omkring tilbuddets udfordringer. Kultur og Fritid og Rambøll har udarbejdet forslag til en tids- og finansieringsplan, der skitserer en mulig gennemførelse af hele projektet jf. bilag. Denne plan drøftes med Hoffmann på et forhandlingsmøde den 10. maj 2012. Det er forventningen, at der kan reduceres så meget i projektet, at det er realistisk over 3 år at gennemføre hele projektet. Det betyder. at der skal gennemføres endnu en ansøgningsrunde, som vi har forventning om vil blive lettere end første runde, idet der nu foreligger et kvalificeret, velbeskrevet projekt, som stadig er helt unikt for området. Denne plan er drøftet med de to fonde, der begge har accepteret - dog er det forventningen fra Lokale- og anlægsfonden at iglo, indvendige bowls, rummøbel m.m. etableres i første etape. Økonomiske forhold 2012 I denne sag søges der om anlægsbevilling samt frigivelse af rådighedsbeløb i 2012. På byrådsmødet dem 31. marts 2011, pkt. 372, blev der godkendt en anlægsbevilling til projekter på Haderslev Havn. I denne anlægsbevilling blev der afsat 5,523 mio. kr. til SkateCity projektet, som i denne sag overføres fra stednr. 002.144 Omdannelse af Haderslev Havn til stednr. 318.504 SkateCity. Der er desuden behov for en tillægsbevilling til indtægter på 1,7 mio. kr., idet det lykkedes at forøge den eksterne finansiering fra fonde og foreninger m.v. fra 10,5 mio. kr. til 12,2 mio. kr. Samlet set har sagen ingen økonomiske konsekvenser for kommunekassen. 2013 og 2014 Realiseringen og finansieringen af projektet fordrer, at Haderslev Kommune over årene 2013 og 2014 tilfører anlægsbudgettet yderligere 4 mio. kr. i 2013 og 3 mio. kr. i 2014. Disse yderligere anlægsmidler foreslås finansieret af UKF s egen Renoverings- og Facilitetspulje med 1 mio. kr. årligt henholdsvis i 2013 og 2014. 3
Byrådet, 29-05-2012 Side 4 De øvrige ekstra anlægsudgifter forventes finansieret af øvrige fonds- og sponsormidler. Ikke finansierede anlægsarbejder i 2013 og 2014 gennemføres ikke uden forudgående godkendelse af Byrådet. Erhvervs- og Borgerservice, Kultur og Fritid indstiller, at Udvalget for Kultur og Fritid overfor Økonomiudvalg og Byråd anbefaler, at forslag til projektets gennemførelse godkendes under forudsætning af, at anlægsudgifterne i 2013 og 2014 finansieres henholdsvis af renoverings- og facilitetspuljen, samt fondsbidrag m.v. at bevillingspåtegningen godkendes, hvilket indebærer, at det resterende rådighedsbeløb i budget 2012 på netto 11,579 mio. kr. frigives, således at den samlede anlægsbevilling for SkateCity-projektet herefter udgør netto 14,002 mio. kr. at udvalget forholder sig til det nye økonomiske forslag, samt eventuel finansiering heraf. at Hoffmann A/s antages som entreprenør på projektet og 1. etape af projektet igangsættes. Beslutning i Udvalget for Kultur og Fritid den 15. maj 2012 Udvalget besluttede: overfor Økonomiudvalg og Byråd at anbefale, at forslag til projektets gennemførelse godkendes under forudsætning af, at anlægsudgifterne i 2013 og 2014 finansieres af fonds- og sponsorbidrag. at bevillingspåtegningen godkendes, hvilket indebærer, at det resterende rådighedsbeløb i budget 2012 på netto 11,579 mio. kr. frigives, således at den samlede anlægsbevilling for SkateCity-projektet herefter udgør netto 14,002 mio. kr. at Hoffmann A/s antages som entreprenør på projektet, og 1. etape af projektet igangsættes. Allan Emiliussen, Jesper Andreasen, Inga R. Lykke og Preben Schmidt forholder sig positiv overfor projektet, men stemte imod, da de ønskede et bedre beslutningsgrundlag. Gruppen ønskede desuden ikke, at der bevilges yderligere kommunale anlægsmidler til projektet. 4
Byrådet, 29-05-2012 Side 5 Beslutning i Økonomiudvalget den 21. maj 2012 Afbud/fraværende: Bent Iversen Økonomiudvalget anbefaler at projektet igangsættes indenfor den oprindelige bevilling og at rådighedsbeløb og anlægsbevilling frigives. Forinden behandling i Byrådet forventes en nærmere beskrivelse af projektet. Gunnar Nielsen og Thies Mathiasen stemte imod. Beslutning i Byrådet den 29. maj 2012 Afbud/fraværende: Thies Mathiasen Byrådet godkendte frigivelsen, idet opstart af det reducerede projekt afventer godkendelse fra de to fonde, herunder accept af at det bevilgede tilskud anvendes til det reducerede projekt. Gunnar Nielsen og Anita Christensen stemte imod. Bilag: 1 Skatecity - licitationsresultat 6.2.2012 (33825/12) 2 Skatcity - CB00226-1-BOT.pdf (36657/12) 3 fra Rambøll (36654/12) 4 Tids- og handlingsplan Byggeriet SkateCity (65731/12) 5 Forslag til tids- og finansieringsplan SkateCity april 2012 (94284/12) 6 Bevillingspåtegning til 15/5-2012 (107504/12) 7 Skatecity - SKMBT_C28012052421240.pdf (120269/12) 8 Notat om indhold i 1. etape af SkateCity projektet (120988/12) 5