Hovedudvalget REFERAT Sted: Møllehjemmet Auning Dato: Mandag den 13. maj 2013 Start kl.: 13:00 (Medarbejdersiden holder formøde fra kl. 11.00) Slut kl.: 15:00 Medlemmer: Jesper Kaas Schmidt (Formand) Kenneth Koed Nielsen Eva Iversen Kim Kofod Hansen Kim Bruun Nielsen Søs Fuglsang Hanne Nielsen Finn Mikkelsen Lotta Sandsgaard Ellen Birthe Christensen (FOA) (Næstfmd.) Carsten Willadsen (AC) Jytte Skiffard (HK) Carsten Povlsen (HK) Ole Andersen (3F) Anni Hovmann Nielsen (FOA) Vibeke Binnerup (DSR) Michael Aagaard Laursen (DLF) Tinne Christiansen (BUPL) Kirsten Højgaard (DS) Hanne Helt Kevy (SL) Kennet Hansen (AMR) Rikke Munk Rasmussen (AMR) Norddjurs Kommune
Fraværende: Kim Kofod Hansen
Indholdsfortegnelse Side 1. Godkendelse af referat fra 18. februar 2013...1 2. Information vedr. budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold...2 3. Budget 2014 - proces og inddragelse af hovedudvalget...3 4. Arbejdsmiljø...6 5. Kodeks for samarbejde i hovedudvalget...8 6. Nyt ledelsesgrundlag...9 7. Frivillighed - Status på arbejdsgruppens arbejde...10 8. Information fra ledelsen...11 9. Information fra medarbejderne...12 10. Information og kommunikation...13 Bilagsoversigt...15 Norddjurs Kommune
1. Godkendelse af referat fra 18. februar 2013 Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling Opfølgning fra sidste møde: Vedrørende den nye dagsordens udseende Organisationsforkortelserne er blevet tilføjet udfor de enkelte deltageres navne. Betegnelserne næstformand og formand, figurerer nu ud for de pågældende personer. Tidspunktet for medarbejdernes formøde er tilføjet til forsiden. Den faste overskrift, økonomiske konsekvenser, er fjernet fra skabelonen. Øvrige emner til opfølgning er indeholdt i punkterne i nærværende dagsorden.. Indstilling Formanden indstiller, at referatet godkendes. Beslutning i Hovedudvalget den 13-05-2013 Referatet blev godkendt. Medarbejdersiden ønsker, at chefområde tilføjes på forsiden af dagsordenen ud for den pågældende chef. Dette tilføjes dagsorden til det kommende møde d. 19. august 2013. Der var enighed om, at de fysiske rammer på Møllehjemmet ikke er optimale til afholdelse af hovedudvalgsmøder. Det undersøges, om der kan findes bedre lokaler. En eventuel lokaleændring aftales med næstformanden. 1
2. Information vedr. budgetopfølgningerne og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling Det fremgår af MED-aftalen, at hovedudvalget skal informeres om budgetopfølgningerne. Der foretages to store årlige budgetopfølgninger pr. 1. april og 1. november. Endvidere udarbejdes der halvårsregnskab pr. 1. august. Budgetopfølgningerne og halvårsregnskabet forelægges kommunalbestyrelsen til behandling. Derudover foretages månedlige budgetopfølgninger på de enkelte udvalgsområder. Der henvises til fagudvalgenes behandling af budgetopfølgningerne.. Indstilling Formanden indstiller, at informationen tages til efterretning. Beslutning i Hovedudvalget den 13-05-2013 Økonomidirektøren informerede om, at budgetopfølgningerne ikke giver anledning til generelle besparelser og dermed ikke får ansættelsesmæssige konsekvenser for medarbejderne. Der er dog en budgetmæssig udfordring vedrørende seniorjob, hvor udgiften overstiger det, der er budgetteret med. Dette får dog ikke konsekvenser for det eksisterende personale. Formanden pointerede at der, uafhængigt af den generelle budgetopfølgning, kan være behov for lokale budgettilpasninger. Informationen blev taget til efterretning. 2
3. Budget 2014 - proces og inddragelse af hovedudvalget 00.30.00.S00 13/634 Åben sag Sagsgang HU Sagsfremstilling Kommunalbestyrelsen vedtog den 26. februar 2013 budgetproces og tidsplan for budget 2014-2017. Udgangspunktet for budgetprocessen er følgende: Budgetprocessen igangsættes allerede i foråret 2013 med henblik på, at alle politiske grupper får stort kendskab til forudsætningerne i budgettet. Borgere og interessenter inddrages i form af borgermøder i starten af september 2013 og via tilkendegivelser på hjemmesiden. Alle politiske grupper og fagudvalg har i år mulighed for at få deres ideer og forslag frem. Administrationen beskriver og beregner forslagene i foråret 2013. Direktionen udarbejder ikke et omprioriteringskatalog til budget 2014 2017. 3
Administrationen arbejder således frem til starten af juni med tekniske korrektioner og mængdereguleringer med henblik på udarbejdelse af det tekniske budget. Endvidere arbejdes der med anlægsforslag til anlægsprojekter, der prioriteres af de enkelte fagudvalg i maj/juni. De politiske ideer og forslag indsamles og bearbejdes frem til sommerferien. Hovedudvalget inddrages i budgetprocessen på følgende måde: 25. juni: Temadag for kommunalbestyrelsen. Tre medarbejderrepræsentanter fra hovedudvalget deltager i temadagens formiddagsprogram. 8. august: Temadag for kommunalbestyrelsen. Tre medarbejderrepræsentanter fra hovedudvalget deltager i temadagen. Omfanget afhænger af det endelige program. 13. august: Hovedudvalgets møde med økonomiudvalget. Mødet er fra kl. 13.00 til 14.00. Medarbejdersiden forbereder spørgsmål til politikkerne for at få så kvalificeret en dialog som muligt på de væsentlige spørgsmål. Opstår der spørgsmål undervejs på mødet, kan disse naturligvis stilles alligevel. 28. august: Hovedudvalget orienteres om budget 2014. 19.-20. september: Budgetseminar. Tre medarbejderrepræsentanter fra hovedudvalget deltager i budgetseminaret. Omfanget afhænger af det endelige program.. Indstilling Formanden indstiller, at informationen tages til efterretning. Beslutning i Hovedudvalget den 13-05-2013 Økonomidirektøren informerede om processen for budget 2014 samt hovedudvalgets inddragelse i den forbindelse. 4
Det blev aftalt, at hovedudvalget deltager med tre repræsentanter på de i dagsordenen nævnte temadage. Omfanget af deltagelsen afhænger af den endelige planlægning af dagene. Fra hovedudvalget deltager Ellen Birthe Christensen, Tinne Christiansen og Kirsten Højgaard. I forhold til hovedudvalgets årlige møde med økonomiudvalget d. 13. august blev det besluttet, at medarbejdersiden holder et formøde i god tid inden mødet, hvor de aftaler de emner, de gerne vil i dialog med økonomiudvalget om. Der udarbejdes en dagsorden til mødet med økonomiudvalget. I forhold til budget 2014 kunne ledelsen informere om, at direktionen ikke udarbejder et omprioriteringskatalog, men at der er lagt op til en proces, hvor det politiske niveau præsenterer forslag, som forvaltningen foretager beregninger på. Informationen blev taget til efterretning. 5
4. Arbejdsmiljø Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling I henhold til MED-aftalen planlægger, leder og koordinerer hovedudvalget det overordnede arbejdsmiljøarbejde. Hovedudvalget afholder fast den lovpligtige årlige arbejdsmiljødrøftelse på det ordinære møde i tredje kvartal, hvor der samles op på arbejdsmiljørapporter fra områdeudvalgene og uddeles en arbejdsmiljøsmiley for det samlede arbejdsmiljø i Norddjurs Kommune. Derudover behandler hovedudvalget kvartalsvise sygefraværs- og arbejdsskadestatistikker. I forhold til arbejdsskader kan der i første kvartal 2013 konstateres et fald i såvel skader som sygedage sammenlignet med første kvartal 2012. Der henvises til opsummeringen på side 1 i arbejdsskadestatistikken. I forhold til sygefravær er der udarbejdet en fraværsstatistik for første kvartal 2013. Til sammenligning vedlægges der også en statistik for 1. kvartal 2012 samt en samlet statistik for hele 2012. Som det fremgår af statistikkerne, har der været en stigning i sygefraværet i første kvartal 2013 sammenlignet med 1. kvartal 2012. Hovedudvalget evaluerer på den baggrund den aktuelle sygefraværsindsats og drøfter, hvad hovedudvalget kan gøre for at understøtte lokal- og områdeudvalgenes arbejde med nedbringelse af sygefraværet. Desuden gennemgår gruppen, der er blevet udpeget til at planlægge den årlige arbejdsmiljødag, programmet for arrangementet.. Indstilling Formanden indstiller, at sygefraværsindsatsen drøftes og at orienteringen om arbejdsmiljødagens program tages til efterretning. 6
Bilag: 1 Åben Arbejdsskadestatistik 1. kvartal 2013.pdf 60438/13 2 Åben Sygefravær 2013 kvartal 1.pdf 60459/13 3 Åben Sygefravær 2012 kvartal 1.pdf 60458/13 4 Åben Sygefravær 2012 kvartaler 1-4.pdf 60457/13 Beslutning i Hovedudvalget den 13-05-2013 Punktet blev drøftet. Ledelsen informerede om, at der er en række udfordringer med tallene i sygefraværsstatistikken og det derfor ikke kan lade sig gøre, at konkludere noget på baggrund af materialet. Der arbejdes på en ny statistik, hvor der også bliver mulighed for at kunne se sygefraværet på de enkelte institutioner. Ledelsen håber, at der er udarbejdet en sikker statistik til næste møde. Hvis ikke, vil der ikke blive vedlagt tal til dette møde. I august 2011 igangsatte hovedudvalget et sygefraværsprojekt for hele organisationen. Efter planen evaluerer hovedudvalget projektet på hovedudvalgsmødet d. 19. august 2013. Områdeudvalgene anmodes i den forbindelse om at sende en status til hovedudvalget, hvor de beskriver hvilke indsatser de har igangsat som et led i projektet, og hvilke erfaringer de har gjort sig i den forbindelse. Formanden fremhævede også, at den kommende arbejdsmiljøkonsulent i Norddjurs Kommune skal være med til at understøtte og styrke arbejdsmiljøarbejde og understøtte generelle uddannelsestiltag i organisationen. Slutteligt informerede gruppen, der planlægger arbejdsmiljødagen d. 10. juni 2013, om programmet, hvor bl.a. Lisbeth G. Petersen kan opleves med et oplæg og arbejdsglæde og begejstring. 7
5. Kodeks for samarbejde i hovedudvalget Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling Hovedudvalget afholdte sit årlige 12-12 seminar d. 18. og 19. april. På seminaret var et af emnerne samarbejde. I den forbindelse er der blevet udarbejdet et dokument: Kodeks for samarbejde, der gælder for hovedudvalget. Kodeks for samarbejde er Norddjurs Kommunes hovedudvalgs fælles platform for at sikre, at det forbliver et organ, præget af respekt for hinandens interesser, tillid til hinanden, udviklingsånd og et stærkt samarbejde. Kodeks for samarbejde er fremover bilag til hoveudvalgets forretningsorden.. Indstilling Formanden indstiller, at dokumentet godkendes. Bilag: 1 Åben Samarbejdskodeks.doc 60434/13 Beslutning i Hovedudvalget den 13-05-2013 Dokumentet kodeks for samarbejde blev godkendt og tilføjes til hovedudvalgets eksisterende forretningsorden. Der var enighed om at dokumentet bør tages op en gang årligt i hovedudvalget for at sikre, at der bliver levet op til hensigterne i dokumentet. Derudover var der enighed om, at opfordre områdeudvalg og lokaludvalg til at sætte emnet samarbejde på dagsordenen og eventuelt lade sig inspirere af kodeks for samarbejde. 8
6. Nyt ledelsesgrundlag Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling Hovedudvalget afholdte sit årlige 12-12 seminar d. 18. og 19. april. På seminaret var et af emnerne Norddjurs Kommunes kommende ledelsesgrundlag. Arbejdet med et nyt ledelsesgrundlag er startet i direktionen og chefgruppen. Hovedudvalget leverede på seminaret input til processen ved at forholde sig til den ønskede ledelsesadfærd i Norddjurs Kommune. Hovedudvalgets input er blevet inddraget i det videre arbejde med ledelsesgrundlaget. På mødet præsenterer formanden ledelsesgrundlaget i sin nuværende form og informerer om den procesplan, som lederforum har besluttet at følge i forbindelse med udarbejdelsen, kvalificeringen og den endelige implementering af det nye ledelsesgrundlag.. Indstilling Formanden indstiller, at hovedudvalget drøfter ledelsesgrundlaget og den skitserede procesplan. Beslutning i Hovedudvalget den 13-05-2013 Formanden informerede om status på processen vedrørende udarbejdelse af et nyt ledelsesgrundlag og præsenterede ledelsesgrundlaget i sin nuværende form. Der er tale om en dynamisk proces, hvor de relevante aktører bliver inddraget og ledelsesgrundlaget tager form i processen. Formanden informerede om, at alle ledere i Norddjurs Kommune er inviteret til et seminar til juni, hvor de skal være med til at kvalificere produktet. Det endelige dokument skal godkendes i hovedudvalget og i kommunalbestyrelsen. 9
7. Frivillighed - Status på arbejdsgruppens arbejde 81.38.00.A00 13/2253 Åben sag HU Sagsfremstilling Hovedudvalget har nedsat en arbejdsgruppe, der skal formulere en guide og en overordnet politik, der beskriver rammerne for de frivilliges tilknytning til arbejdspladserne samt den frivilligindsats, man ønsker i Norddjurs Kommune. Arbejdsgruppen har udarbejdet det vedlagte statusnotat vedr. gruppens arbejde. Næstformanden informerer om status på arbejdet og den videre proces. Indstilling Formanden indstiller, at informationen tages til efterretning og at notatet drøftes. Bilag: 1 Åben Statusnotat 55983/13 Beslutning i Hovedudvalget den 13-05-2013 Næstformanden informerede om status på arbejdsgruppens arbejde med at udforme en guide, der beskriver rammerne for de frivilliges tilknytning til arbejdspladserne. Det endelige produkt forventes klart til hoveudvalgets møde i august. Informationen blev taget til efterretning. 10
8. Information fra ledelsen Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling Ledelsen orienterer om, at der vil blive trykt et nyt stort oplag af personalepolitikken, således at alle medarbejdere kan få et eksemplar Derudover orienterer ledelsen om beslutningen om at midler, sparet i forbindelse med konflikten mellem KL og DLF, bliver på skole- dagtilbudsområdet.. Indstilling Formanden indstiller, at informationen tages til efterretning. Beslutning i Hovedudvalget den 13-05-2013 Udover de nævnte punkter i dagsordenen kunne ledelsessiden præsentere hovedudvalget for en færdig, trykt MED-aftale. Hovedudvalget udtrykte stor glæde over den trykte version. Det blev besluttet, at hovedudvalget kan vende tilbage til HR med eventuelle rettelser inden ugens udgang. Derefter trykkes MED-aftalen i et antal, der sikrer, at alle medlemmer af et MED-udvalg kan få et trykt eksemplar. Derudover uddybede formanden, at de midler, der er sparet i forbindelse med konflikten mellem KL og DLF, vil blive brugt til indhentning af undervisning. Der vil blive udarbejdet en opgørelse over brugen af midlerne. 11
9. Information fra medarbejderne Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling. Indstilling Formanden indstiller, at informationen tages til efterretning. Beslutning i Hovedudvalget den 13-05-2013 Medarbejdersiden informerede om, at hovedudvalgsmedlem og FTR Ole Andersen er med i en arbejdsgruppe, der skal afdække og beskrive fordele og ulemper ved ind- og udlicitering af kommunale ydelser. Formålet med arbejdet er at få et solidt og sagligt grundlag for fremadrettet at træffe beslutninger om ind- eller udlicitering. Derudover udtrykte hovedudvalget et ønske om at få mulighed for at noget opfølgning på brugen af PDF-dagsordener på ipad. Dette tilbydes i forbindelse med det kommende hovedudvalgsmøde. 12
10. Information og kommunikation Sagsgang: HU Åben sag Sagsfremstilling Formålet med punktet er, at hovedudvalget drøfter om der, på baggrund af mødet, er emner, der skal informeres ud til resten af organisationen. Hovedudvalget afholder d. 10. juni 2013 den årlige arbejdsmiljødag for hele arbejdsmiljøorganisationen. Arrangementet afholdes i Grenaa Idrætscenter. Udover en generel information fra ledelsen kommer den populære foredragsholder Lisbeth G. Petersen og fortæller om arbejdsglæde og begejstring. Der vil blive trykt et nyt stort oplag af personalepolitikken så alle medarbejdere kan få et eksemplar Det er besluttet, at midler, sparet i forbindelse med konflikten mellem KL og DLF, bliver på skole- dagtilbudsområdet. Der vil blive sendt et nyhedsbrev ud vedrørende hovedudvalgets kodeks for samarbejde. Derudover kan der være andre emner, som hovedudvalget mener der skal informeres om. Indstilling Formanden indstiller, at hovedudvalget drøfter om der er andre emner, der skal informeres ud om. 13
Beslutning i Hovedudvalget den 13-05-2013 Til de punkter, der allerede fremgår af dagsordenteksten, tilføjer hovedudvalget en opfordring til områdeudvalg og lokaludvalg om at sætte emnet samarbejde mellem ledelse og medarbejdere i MED-udvalget på dagsordenen og eventuelt lade sig inspirere, af det kodeks for samarbejde som hoveudvalget har udarbejdet. Derudover henleder hovedudvalget opmærksomheden på, at områdeudvalgene, jf. arbejdsmiljøhjulet, skal indsende de årlige arbejdsmiljørapporter til hovedudvalget, så disse kan behandles på hovedudvalgets møde d. 19. august 2013. Derudover ønsker hovedudvalget en redegørelse fra hvert områdeudvalg vedrørende de indsatser de har igangsat som led i Norddjurs Kommunes sygefraværsprojekt, samt hvilke erfaringer udvalgene har høstet i den forbindelse. Disse redegørelser behandles også på hovedudvalgets augustmøde. 14
Bilagsoversigt 4. Arbejdsmiljø 1. Arbejdsskadestatistik 1. kvartal 2013.pdf (60438/13) 2. Sygefravær 2013 kvartal 1.pdf (60459/13) 3. Sygefravær 2012 kvartal 1.pdf (60458/13) 4. Sygefravær 2012 kvartaler 1-4.pdf (60457/13) 5. Kodeks for samarbejde i hovedudvalget 1. Samarbejdskodeks.doc (60434/13) 7. Frivillighed - Status på arbejdsgruppens arbejde 1. Statusnotat (55983/13) 15
Underskriftsside Jesper Kaas Schmidt (Formand) Kenneth Koed Nielsen Eva Iversen Kim Kofod Hansen Kim Bruun Nielsen Søs Fuglsang Hanne Nielsen Finn Mikkelsen Lotta Sandsgaard Ellen Birthe Christensen (FOA) (Næstfmd.) Carsten Willadsen (AC) Jytte Skiffard (HK) Carsten Povlsen (HK) Ole Andersen (3F) Anni Hovmann Nielsen (FOA) Vibeke Binnerup (DSR) Michael Aagaard Laursen (DLF) Tinne Christiansen (BUPL) Kirsten Højgaard (DS) 16
Hanne Helt Kevy (SL) Kennet Hansen (AMR) Rikke Munk Rasmussen (AMR) 17