CapLegal Tidsregistrering
Indhold Indledning...3 Tidsregistrering...3 Åbn igen...9 Kopier linjer...9 Skift mellem decimaltimer / minutter... 11 Overblik... 11 Tidsregistrering fra sagskort... 13 Automatisk tidsregistrering... 13 Index... 14 2
Indledning Denne vejledning kan anvendes som et opslagsværk hvis man ønsker en hurtig gennemgang af, hvordan der tidsregistreres i CapLegal. Tidsregistrering Rollecenter / fanebladet Start/ Tidsregistrering Figur 1 En timeseddel for brugeren åbnes, Figur 2: 3
Figur 2 Timesedlen udfyldes. Indsæt sagsnummer forbrugt tid arbejdstypekode beskrivelse. Hvis der ikke er karakterer nok i feltet Beskrivelse, forsættes beskrivelsen i Memo Faktaboks automatisk, Figur 2. Registreres der tid på en sag, hvor der er tilknyttet flere klienter vil denne boks åbnes, Figur 3: 4
Figur 3 Her vælges hvilken af klienterne, der skal tidsregistreres på. Til venstre føres en automatisk tidsregistreringsstatistik der opdaterer løbende i forhold til tiden som registreres, Figur 4. Figur 4 Nederst er der et samlet kalender overblik med ugeangivelse, således at man der har et samlet overblik over tidsregistreringer pr. uge / pr. dag, Figur 5. 5
Figur 5 Så længe der registreres tid og skriften er rød, er tiden åben. Det vil sige, at tiden ikke er registreret på sagerne endnu. Principielt kan man tilføje tidsposter løbende og registrere tidsposterne på sagerne, når det passer ind i arbejdsprocessen. Du kan delvis registrere en linje, f.eks. uden arbejdsart eller sagsnr., og så efterfølgende færdiggøre tidsregistreringen. På fanebladet Start registreres tidsposterne Registrer (F9), Figur 6. Figur 6 Denne boks åbnes, Figur 7: Figur 7 Det er muligt at registrere en linje ad gangen alternativt Alle åbne linjer. 6
I opsætningen er det muligt at angive, at tid altid skal registreres automatisk kun de korrekt udfyldte linjer når tidsregistreringen forlades. Hvis der ikke er opsat Registrerer automatisk, bliver brugeren bedt om at registrere/godkende når tidsregistrering forlades, hvis der er åbne linjer. Via rollecenter kan brugeren altid se, hvorvidt der er åbne ej registrerede/ej godkendte linjer i tidsregistreringen, Figur 8. Figur 8 Når posterne er registreret ændres skriftfarven til blå både i timesedlen og i kalender overblikket nederst, Figur 9. Figur 9 7
Figur 9 8
Åbn igen Når tidsposterne er blevet registreret overføres og fremgår disse på sagen. I timesedlen er posterne nu med blå skrift og med status Sendt. Figur 10. Figur 10 Det er muligt at åbne lukkede (godkendte) tidsposter igen, hvis tiden ikke er afregnet. I menuen vælges Åbn igen på fanebladet Start. Figur 11 Herefter tages stilling til hvilke linjer der skal åbnes, Figur 12. Figur 12 Kopier linjer Ønsker man at kopiere eksisterende linje(r) markeres linjerne og funktionen Kopier linjer vælges på båndet. En kopi af linjen eller linjerne indsættes. Der kan eventuelt ændres på medarbejderinitialerne, beskrivelse eller andet, Figur 13. 9
Figur 13 10
Skift mellem decimaltimer / minutter Ønskes man at registrere tid i minutter i stedet for i decimal timer kan dette ændres på fanebladet Handlinger Skift enhed,, Figur 14. Figur 14 Overblik På fanebladet Start ligger funktionen Overblik, Figur 14 Figur 15 Tidsregistreringsoverblik giver et billede af, hvilke åbne timer der er, det vil sige, de ligger i timeseddel. Det viser uafregnet (=registret på sagen) tid, hvilke timer der er afregnet samt en sammentælling, Figur 15. Figur 16 Tidsregistreringsoverblikket er et øjebliksbillede over tidsposter fordelt på åbne / uafregnede samt afregnet inden for en given periode. Ved at angive en periode, Figur 17, samt anvendelse af Forrige sæt / Forrige kolonne / Næste kolonne, Figur 18, samt Næste sæt viser overblikket status inden for den angivne periode. 11
Figur 17 Figur 18 Herudover er det også muligt at vise over/undertid samt efter forskellige perioder, Figur 19. Figur 19 12
Tidsregistrering fra sagskort Hvis man ønsker at registrere tid direkte fra sagskortet vælges fanebladet Handlinger/Tidsregistrering. Det her muligt stoppe og nulstil tidsregistrering på sagen og sætte tiden til pause, Figur 20. Figur 20 Automatisk tidsregistrering Under opsætning medarbejdere kan det anføres, hvorvidt en medarbejder skal have advarsel om automatisk tidsregistrering, når et sagskort forlades. Der kan ske opsætning af Minimum tid samt angives, hvor lang tid et sagskortet skal være åbent, før dialogboks om tidsregistrering skal dukke op, når kortet forlades, Figur 21. Figur 21 Du kan altid ændre i den foreslåede automatiske tid i selve tidsregistreringen, ligesom du altid kan vælge Nej til at tidsregistrere den foreslåede tid. 13
Index Automatisk tidsregistrering... 13 Decimal timer... 11 Kopier linjer... 9 Memo Faktaboks... 4 Minutter... 11 Overblik... 11 Pause... 13 Registrer tidsposter... 6 Skift enhed... 11 Skift mellem decimaltimer / minutter... 11 Stop og nulstil... 13 Tidsregistrere...3 Tidsregistrering fra Rollecenter...3 Tidsregistrering fra sagskort... 13 Tidsregistrering på flere klienter...4 Tidsregistreringsoverblik... 11 Tidsregistreringsstatistik...5 Timeseddel...3 Åben tid...6 14