Bygherreforeningen den11. november 2011 Bygherreforeningens ønskeliste til ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning Baggrund Bygherreforeningen organiserer såvel professionelle bygherrer som bygherrerådgivere, derfor er det naturligt at arbejde for velfungerende grænseflader og regulering af forretningsgangene mellem de to typer af virksomheder. Rådgiverorganisationerne har igangsat en proces om revision af ydelsesbeskrivelserne. I første omgang drejer det sig om ydelsesbeskrivelser for byggeri og planlægning - YB, men senere vil turen sandsynligvis komme til ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning - YBR (udgivet december 2003). Bygherreforeningen har taget bolden op, og et udvalg af foreningens medlemmer har udarbejdet denne ønskeliste til ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning. Ønskelisten er tænkt som udgangspunkt for en dialog med rådgiverorganisationerne (og evt. de udførendes organisationer) og kan danne grundlag for en mulig efterfølgende udarbejdelse af deciderede bidrag til ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning. Erfaringerne med ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning er blandede i medlemskredsen nogle steder er de en god støtte for indkøb af bygherrerådgivningsydelser, andre steder anvendes de slet ikke. Generelt er der dog en holdning blandt Bygherreforeningens medlemmer om, at nye typer af udfordringer, nye procesforløb og alternative organiseringsmuligheder nødvendiggør en nytænkning af ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning. YBR er skrevet ud fra YB, men bygherrerådgivningsydelserne er meget anderledes og af meget mere strategisk karakter, og derudover er der behov for at strukturere/tilpasse det enkelte projekt, procesforløb og organisationen i forhold til en konkret bygherreorganisations behov. Formålet med nye ydelsesbeskrivelser er - set fra Bygherreforeningens synspunkt - at de frem for at indeholde en række standardydelser i højere grad skal være et støtteværktøj for bygherrer og bygherrerådgivere i, dels at afklare og beskrive behovet for ydelser, dels at definere grænsefladerne med udgangspunkt i det enkelte projekt og den konkrete bygherreorganisation. I de nuværende beskrivelser giver vendinger som varetage og bistå anledning til uklarheder i grænsefladerne mellem parterne, som man bør finde nye veje til at præcisere. Bygherrevinklen har naturligt været udgangspunkt for arbejdet med denne ønskeliste, men inputtet til de kommende ydelsesbeskrivelser er blevet til på baggrund af en udbytterig dialog mellem bygherrer og bygherrerådgivere. Ønskelisten Der har i workshopforløbet været enighed om, at YBR i højere grad bør afspejle en dynamisk branche, hvor ydelser forandrer sig, og hvor bygge- og anlægsprojekter bør betragtes som udviklingsprojekter. Deri indgår også, at organiseringen og processen skal nytænkes hver gang, og at der er større fokus på helhedstænkning, strategiske overvejelser og procesfacilitering. Ønskelisten afspejler både en større vægt på det strategiske indhold i ydelserne, det helhedsorienterede forløb samt behovet for at lægge nye værdier i samarbejdet mellem bygherre og bygherrerådgiver. Derudover er der et ønske om større fokus på at definere grænseflader, roller og side 1 af 7
opgaver hos de forskellige parter med udgangspunkt i, at ethvert projekt har sine egne udfordringer og rammer. Grundlæggende er tilgangen, at YBR skal give bygherren et godt og dækkende værktøj til at overveje og beskrive, hvordan organisationens kompetencer bedst suppleres med ydelser udefra. Dernæst er det væsentligt at tydeliggøre de forskellige valg, som bygherren bør overveje ved indkøb af ydelser, herunder at ydelser kan relatere sig til processer og samarbejdsforløb eller have en styringsmæssig karakter. For bygherrerådgiveren er det væsentligt at få et klart billede af bygherreorganisationen, opgavernes omfang og karakteren af samarbejdet og i øvrigt rustes til at besvare udbudsmaterialet, så bygherren bedst muligt kan vurdere de kommende samarbejdspartnere, som byder på opgaven. Derudover bør bygherrerådgivningen i højere grad defineres som ydelser, der går på tværs af faserne, og som i øvrigt ofte støtter bygherren i væsentlige og strategiske beslutningsprocesser. Denne ønskeliste er udvalgets bud på temaer, som er væsentlige at overveje i arbejdet med nye ydelsesbeskrivelser (der er ikke tale om en prioriteret liste): 1 Hvad er bygherrerådgivning? 2 Afklaring af bygherreorganisationen 3 Fastlæggelse af ydelserne Strategiske og ledelsesmæssige ydelser Styringsmæssige ydelser Niveaudeling af ydelser mindstekrav til ydelser 4 Karakteren af samarbejdet Værdier som grundlag for samarbejde Afstemme roller og forventninger 5 Mulige roller/stillingsbeskrivelser for bygherrerådgiveren 6 Gentænke faserne. 7 Struktur - tre dele? (værktøjer til hjælp for bygherren) En vejledning til bygherren Et inspirationskatalog Konkrete formuleringer I det efterfølgende uddybes og begrundes temaerne i ønskelisten yderligere. side 2 af 7
Uddybning af ønskelisten Proces fra udredningsarbejde til ønskeliste Ønskelisten er et resultat af et forløb gennemført i foråret 2011 i et udvalg blandt medlemskredsen med en ligelig fordeling mellem bygherrer og bygherrerådgivere. Forløbet blev indledt med et temamøde for hele medlemskredsen, og derefter er der afholdt 4 workshops, hvor deltagerne har haft forskellige tematiserede drøftelser. På baggrund heraf er der identificeret en række temaer, som kan være nyttige som input til en revision af Ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning. Processen med at formulere denne ønskeliste, har været værdifuld og inspirerende, og Bygherreforeningen medvirker gerne sammen med rådgiverorganisationerne til at formulere nye Ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning, som understøtter de mangeartede projekttyper, procesforløb og organiseringer i byggeriet og anlægsbranchen, og som skaber grundlag for gensidigt fordelagtige samarbejder mellem bygherren og bygherrerådgiveren. Ønskelisten er i høj grad et katalog af muligheder, som afspejler drøftelserne i workshopforløbet i foråret 2011, og som peger på mulige indsatsområder i en fremtidig revision. Bygherreforeningen håber at ønskelisten vil være til inspiration og ser frem til at blive inddraget i rådgiverorganisationernes fremtidige arbejde med at revidere Ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning. 1. Hvad er bygherrerådgivning? Bygherrerådgivning er ydelser, som supplerer bygherrens kompetencer. Med denne definition af bygherrerådgivning opstår samtidigt et behov for at definere bygherrens kompetencer og dermed behov for ydelser. Derfor er det i en ny forståelse af ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning også nødvendigt at tage afsæt i bygherreorganisationen og dennes behov for at kunne definere kravet til ydelserne. 2. Afklaring af bygherreorganisationen For at kunne beskrive sit behov for bygherrerådgivning bør den enkelte bygherre definere sin egen bygherrerolle. Denne rolle kan være betinget af både organisationens karakter, men også af strategiske valg. For det første har organisationens størrelse, karakter, og kompetencer betydning for behovet for at supplere med ydelser fra eksterne samarbejdspartnere. Dernæst kan interne beslutningsprocesser, værdier og kulturer have betydning for karakteren af det samarbejde som etableres. Sidst kan bygherren have strategiske overvejelser ved at efterspørge visse kompetencer eksternt frem for at løse dem internt. Bygherreorganisationen bør have klarhed over ovenstående forhold som baggrund for at definere de ydelser, der efterspørges i et konkret projekt, og hvordan karakteren af samarbejdet skal være. Sammenholdt med et overblik over hvilke udfordringer og opgaver, som er nødvendige at løse i et konkret projekt, kan bygherren definere mængden af ydelser, som udbydes. For bygherreorganisationen kunne følgende temaer i øvrigt være væsentlige at medtage i overvejelserne om egne udfordringer og supplering af kompetencer: Bygherrens overblik og beslutningsevne Valg af udbuds- og samarbejdsform Tidligt udbud fordele og dilemmaer Grad af involvering i proces og organisation Vilkår tid, økonomi og kvalitet Aftaleformer overdragelse af ansvar Bæredygtighed CSR i projektet side 3 af 7
Det er samtidig afgørende for bygherrerådgiveren at have god viden om og forståelse for bygherreorganisationens vilkår og forudsætninger. Disse vilkår og forudsætninger bør indgå i bygherrens information i udbud af bygherrerådgivningsydelser. Det drejer sig fx om organisationens karakter og størrelse, beslutningsveje, kompetencer, processer og paradigmer, mål og værdier, vision og mission. Dette for bedst muligt at kunne vurdere og svare på bygherrens ønsker i et udbud. For bygherren er det ligeså vigtigt at få indblik i tilbudsgivernes, og dermed de kommende samarbejdspartneres kompetencer og erfaringer i forhold til at løse netop de udfordringer, som er fastlagt i udbuddet. For begge parter lægges grunden for det kommende samarbejde i udbudsmaterialet og besvarelsen heraf. Ydelsesbeskrivelserne bør derfor indeholde en vejledning til både bygherre og bygherrerådgiver om, hvordan egne vilkår og kompetencer bedst videreformidles. 3. Fastlæggelse af ydelserne På baggrund af viden om egen organisation, og herunder hvad organisationen selv kan og vil løse, defineres de ydelser, som skal indkøbes. Det kunne overvejes at tydeliggøre valg, som bygherren bør gøre sig i indkøbet af ydelser, fx ved at karakterisere typer af ydelser i: Strategiske og ledelsesmæssige ydelser Styringsmæssige ydelser Derudover skal bygherren definere samarbejdet med bygherrerådgiveren, herunder hvilke værdier, der skal lægges til grund, og hvordan grænsefladerne imellem de to parter samt øvrige parter tænkes. Strategiske og ledelsesmæssige ydelser Disse ydelser supplerer bygherreorganisationen på områder, som handler om at etablere forudsætninger for strategiske valg og om at lede eller procesfacilitere samarbejder undervejs i projektet. Det er områder, som kan være svære at definere og beskrive, men som er essentielle for processen. Strategiske ydelser Rigtig mange strategiske beslutninger overvejes, træffes og konsolideres i de allertidligste faser af et byggeprojekt. Bygherrerådgiveren er ofte involveret i disse overvejelser og beslutninger og kan supplere og bistå bygherren med nye øjne på projektet og ved gennemgående procesfacilitering. En række strategiske kompetencer og ydelser kan komme i spil: Driver for projektet skabe fremdrift og engagement Ide-genererende Samle de rette kompetencer i projektet (ikke nødvendigvis besidde dem selv) Kortslutte processer give bygherreorganisationen nye vinkler på projektet (fx analyser af mulige alternative veje og løsninger) Bidrage i beslutningsprocessen Strategisk rådgivning om udbudsstrategier, brugerinvolveringsmetoder, kommunikation i projektet mm) Bygherren kan overveje at lade en række strategiske ydelser indgå i sit samarbejde med bygherrerådgiveren. Herunder kan mange af de ydelser, som er beskrevet i det nuværende kapitel 6 i YBR, indarbejdes som en del af typiske ydelser, som bygherren supplerer sig med i den tidlige beslutningsproces. side 4 af 7
Ledelsesmæssige ydelser Disse ydelser er i tæt samspil med de strategiske overvejelser og styringen undervejs, men kan karakteriseres som ydelser, der vedrører organiseringen, samarbejdet og processen i bygge- og anlægsprojektet. For det succesfulde projekt er det afgørende, at organisationen omkring projektet er rustet og struktureret i forhold til det konkrete projekt og de udfordringer, det rummer. Derfor er etableringen og ledelsen undervejs af stor betydning for projektets mulighed for at opnå succes, og de ledelsesmæssige kompetencer hos bygherrerådgiveren kan være væsentligt supplement til bygherrens for at få tingene til at køre godt, uanset hvordan parterne i projektet performer. Ydelsesbeskrivelserne bør komme med eksempler på ledelsesmæssige, processuelle og samarbejdsmæssige udfordringer, som kan indgå i de opgaver og kompetencer, der efterspørges hos bygherrerådgiveren. Styringsmæssige ydelser Vægten på strategi og bløde værdier betyder ikke, at der ikke fortsat skal være fokus på styring i bygherrerådgivningsydelserne. En væsentlig del af bygherrerådgivningsydelsen består i assistance til etablering og opfølgning på styring vedr. budget, risiko, tid, kvalitet mm. Ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning skal forbedres med hensyn til kompetenceområder (prokura) omfang af styring og grænseflader i mellem bygherreorganisationen, bygherrerådgiveren og øvrige samarbejdspartnere. Niveaudeling af ydelser mindstekrav til ydelser Forskellige bygherrer har forskellige krav til fx styring, budgetopfølgning mm. Derfor skal det overvejes at niveaudele bestemte ydelser, så bygherren har mulighed for at vælge en bestemt ydelse på forskellige niveauer. Fx ét niveau for den statslige bygherre med ét sæt budget- og budgetopfølgningsprocedurer og et andet niveau for en anden bygherre med et lille projekt og et andet (og mindre detaljeret) sæt procedurer. Visse ydelser er for bygherrerne ufravigelige fx for den statslige bygherre: bygherreregnskab med bestemte budgetopfølgningsprocedurer. Sådanne ydelser kan være beskrevet som et mindstekrav i ydelsen som en standard eller en grundydelse. 4 Karakteren af samarbejdet For både bygherre og bygherrerådgiver er det væsentlig at få klarhed over - ikke bare ydelserne - men også karakteren af det samarbejde man indgår i og fordelingen af kompetencer og beslutningsansvar mellem parterne. Fastlæggelse af værdier som grundlag for samarbejde Hvis man som bygherre knytter bygherrerådgiver tæt i fx beslutningsprocedurer og -forløb, kan der være ekstra behov for på forhånd at definere, hvilke værdisæt der skal ligge til grund for samarbejdet. Det kræver, at bygherren kan definere bløde værdier, som samtidigt skal kunne vurderes i en konkurrencesituation, dvs. med et højt krav til entydigheden og at bygherrerådgiveren kan besvare med tilsvarende entydighed på, hvordan værdierne vil blive håndteret i projektet. Derfor skal Ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning indeholde et sæt anbefalinger om at definere, omsætte og beskrive bløde værdier til forståelige og konkrete handlinger. Fx anbefalinger til hvordan man beskriver, hvad der skal opnås med bygherren og bygherrerådgiverens kompetencer/værdier i stedet for alene at beskrive kompetencerne med ord/begreber. Ydelsesbeskrivelserne skal suppleres med konkrete eksempler, som understøtter og beskriver værdisættene. side 5 af 7
Afstemme roller og forventninger Bygherrerådgivning kan have karakter af alt fra ekspeditionsrolle til bygherrens forlængede arm, og derfor er det vigtigt at bygherren definerer og formidler graden af samarbejdet. Bygherren skal fx fastlægge og formidle de fælles mål også til den øvrige projektorganisation. Derudover bør bygherren sørge for at etablere en fælles forståelse for tidsforbrug, grænseflader mm. og definere hvor megen (beslutnings-) kompetence og hvilken funktion, bygherrerådgiver får. I de nuværende ydelsesbeskrivelser er dette fx karakteriseret ved at bygherren specificerer, hvorvidt bygherrerådgiveren bistår eller varetager forskellige opgaver, altså i princippet den samme overvejelse om graden af ansvarsfordeling. Det foreslås, at YBR indeholder anbefalinger for forventningsafstemning, både som en del af udbudsmaterialet og måske derudover som dialog før kontraktskrivning. Fx kan bygherren overveje at lade nøglepersoner mødes på forhånd og afstemme forventningerne til samarbejdet og de grænseflader, der skal etableres. I øvrigt kan det være fordelagtigt at anvise parterne, hvordan muligheden for at opnå mere viden om hinanden i udbudsforløbet optimeres. Både bygherrer og bygherrerådgivere har uheldige erfaringer med, at udbuddet er eneste kommunikationsmiddel, og at misforståelser i udbudssituationen giver frustrationer på begge sider af bordet. Derfor kunne der være ide i at beskrive gode udbudsprocesser, fx muligheden for at etablere dialog undervejs i udbudsprocessen i tofasede forløb. 5. Mulige roller/stillingsbeskrivelser for bygherrerådgiveren Bygherren har behov for at kunne identificere og beskrive bygherrerådgiveren rolle i det konkrete projektsamarbejde og procesforløb. Ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning kan derfor med fordel indeholde oplæg til/ eksempler på korte stillingsbeskrivelser for bygherrerådgiveren, f.eks.: Processtyrer og -facilitator (bygherrens projektleder fra idé til ibrugtagning), Projektleder, styring af økonomi, tid og kvalitet (bygherrens egen interne controller ), Sparringspartner ved udbud og kontrahering (erfaren specialist i aftaleforhold), Strategisk samarbejdspartner (bygherrens højre hånd i alle projekt- og procesmæssige forhold) I arbejdet med ønskelisten er det ligeledes blevet klart, at der findes mange typer af bygherrerådgivning, og definitionen af bygherrerådgivningsbegrebet kunne måske med fordel suppleres af en række beskrivelser af arketyper af bygherrerådgivning fx procesrådgiveren, bestillerrådgiver eller klassisk bygherrerådgivning. 6. Gentænke faserne De nuværende ydelsesbeskrivelser for bygherrerådgivning synes at være baseret på Ydelsesbeskrivelser for byggeri og planlægning, og har i den nuværende form karakter af faseopdelte ydelser. Øvrige rådgivningsydelser er typisk bundet til ydelser i en bestemt del af projektforløbet programmering, projektering, udførelse mm. Bygherrerådgivning er imidlertid ikke i samme grad faseopdelt, men understøtter faserne. Bygherrerådgivning handler i høj grad om køb af ydelser og kompetencer, som går på tværs af faserne, og det giver derfor ikke nødvendigvis mening at faseopdele ydelserne. Der skal i højere grad tages udgangspunkt i en ny forståelse af strategisk rådgivning og de tværgående processer, fx procesfacilitering undervejs. Alligevel er der i workshopforløbet talt om behovet for at definere en ny fase undervejs har fasen været kaldt fx før-idefasen, fase 0, eller initiativfasen. Som nævnt i afsnittet om strate- side 6 af 7
giske ydelser, indeholder denne fase en række strategiske udfordringer og overvejelser, som bygherrerådgiveren meget ofte er involveret i. Det kunne overvejes at forsøge at beskrive de forløb, som bygherrerådgivningsydelserne gennemløber i byggeprojektets faser, og som definerer karakteren af ydelserne. Typisk varierer bygherrerådgivningen fra at få tingene til at falde på plads (strategiske ydelser i fase 0), den lange proces og styringsforløb (ledelsesmæssige og styringsmæssige ydelser) og afslutningen. Mange af de konkrete opgaver er på papiret ens, men vil ændre karakter alt efter, hvor i faserne projektet er. Det foreslås derudover, at resultaterne fra Værdiskabende Byggeproces indarbejdes i ønskelisten, hvor det er relevant principielt skal bygherrerådgiveren jo ved enhver udfordring i projektet sikre størst mulig værdi for bygherren, herunder at der ikke tabes værdi ved et givent faseskift. 7. Struktur tre dele? Det er anbefalingen, at YBR i fremtiden understøtter bygherrens overvejelser og valg i forhold til at definere egne vilkår, kompetencer og strategier som udgangspunkt for at efterspørge ydelser. Tilsvarende at YBR ruster bygherrerådgiveren til at besvare udbuddet. For hver af parterne er det væsentlig at opnå et klart billede af, hvilken type af samarbejde, der indgås aftale om og karakteren af de ydelser, som understøtter det. Derfor kan det overvejes at understøtte ydelsesbeskrivelserne med en række værktøjer til at hjælpe bygherren og bygherrerådgiveren med at definere og sætte rammer for samarbejdet: En vejledning til bygherren Vejledningen skal understøtte behovet for at definere, på hvilke områder bygherrens egne kompetencer skal suppleres, og på hvilke værdisæt aftalen etableres. Vejledningen kan bistå bygherren med fx at vurdere egen organisation, projektets karakter og hvilke ydelser, der skal efterspørges. Har man egne kompetencer, eller ønsker at indkøbe kompetencer af strategiske årsager? Hvad er projektets karakter og omfang og dermed omfang af forskellige ydelser og opgaver undervejs? Derudover kan vejledningen guide bygherrerådgiveren i at svare på bygherrens udbud. Et inspirationskatalog Ydelser inden for bygherrerådgivning er i stadig forandring, og derfor skal det overvejes at lade YBR indholde et inspirationskatalog over ydelser, som bygherren kan efterspørge. Kataloget kunne meget vel være digitalt og ikke-statisk, men afspejle det som tilbydes og efterspørges i branchen. Inspirationskataloget skal både hjælpe bygherren til at definere og afgrænse opgaverne, men også bidrage til at understøtte et fag, som er i udvikling. Inspirationskataloget kunne fx inddeles i niveauer: Ydelsen, understøttet med eksempler på typer af projekter/løsninger samt cases, som illustrerer/inspirerer. Bygherreforeningen arbejder i projektet Ide til program med en tilsvarende model i værktøjet den gode proces et hjælpemiddel til at give overblik over udfordringer og værktøjer til de tidlige faser. Konkrete formuleringer Sidst foreslås det, at ydelsesbeskrivelserne kommer med eksempler på konkrete formuleringer for forskellige ydelser og tilhørende opgaver. Det giver mulighed for at niveaudele ydelser og fx definere grundydelser, som er alment accepterede af både bygherrer og bygherrerådgivere. side 7 af 7