Side nr.: 1 Mødedato: Mandag den 18. marts 2013 Mødetidspunkt: Kl. 11.00 Sluttidspunkt Ca. 13.00 Mødelokale: Motas, Vejlbyvej 21, 7000 Fredericia Afbud: DAGSORDEN SIDE PKT. 1: GODKENDELSE AF FORSLAG TIL DAGSORDEN.... 1 PKT. 2: GODKENDELSE AF REFERAT AF SIDSTE BESTYRELSESMØDE... 1 PKT. 3: PUNKTER TIL ORIENTERING... 2 3.1. Krav fra Emmelev A/S...2 3.2 Miljøcertificering....2 3.3 Interessentkommuners manglende opgavedelegering til Motas....2 PKT. 4: PUNKTER TIL BESLUTNING... 4 4.2: Regnskab/ Årsrapport for Motas for perioden 01.01.12 31.12.12....4 PKT. 5: EVT.... 6 PKT. 6: NÆSTE MØDE... 6 Pkt. 1: Godkendelse af forslag til dagsorden. Godkendt Pkt. 2: Godkendelse af referat af sidste BESLUTNING: Referat af nr. 26 afholdt den 4. december 2012 : Godkendt
Side nr.: 2 Pkt. 3: Punkter til orientering 3.1. Krav fra Emmelev A/S Sagen blev behandlet af landsretten den 28. nov. 2012. Den 21. dec. 2012 afgav landsretten dom, som gav Motas medhold. Da modparten ikke kan anke til flere instanser er sagen dermed endeligt afgjort. Økonomisk har det efter at have modtaget tilkendte sagsomkostninger fra modparten kostet Motas 52.947 kr. at føre denne sag. Heri ikke medregnet internt ressourceforbrug. 3.2 Miljøcertificering. Motas har påbegyndt implementering af et miljøledelses- og arbejdsmiljøledelsessystem. Til at assistere med dette har Motas valgt at samarbejde med en mindre rådgivningsvirksomhed. 3.3 Interessentkommuners manglende opgavedelegering til Motas. På mødet den 26. dec. godkendte bestyrelsen forslag til vedtægtsændring. Derudover at der skulle udarbejdes svarbrev til Assens Kommune, hvoraf det fremgår, at det forventes at Assens Kommune, som vedtaget af byrådet i Assens og bekræftet ved borgmester Finn Brunses underskrift, lader Motas sørge for bortskaffelse af alt farligt affald fra Assens Kommunes genbrugspladser i 2013. Sker dette ikke, vil det manglende dækningsbidrag for 2013, i lighed med manglende dækningsbidrag for 2007-2012, blive modregnet ved opgørelse af andel af egenkapital ved udtræden. Forslag til vedtægtsændring samt udkast til udtrædelsesaftale imellem Motas og Odense Kommune er sendt til behandling af repræsentantskabet pr. mail den 15. jan. Nedenfor vedhæftes kopi af indstilling til repræsentantskabet. Efter repræsentantskabets godkendelse sendes udkast til vedtægter og oplæg til udtrædelsesaftale til behandling i interessentkommuner og slutteligt til statsforvaltningen.
Side nr.: 3 Som vedtaget af bestyrelsen blev der sendt brev til Assens Kommune den 21. dec. Kopi af brev sendt til Assens Kommune vedhæftes. 3.4:Henvendelse fra rådmand Steen Møller Odense Kommune til bestyrelsesformand Grete Justesen. Den 8. februar modtog bestyrelsesformand Grete Justesen mail fra rådmand Steen Møller, Odense Kommune, vedrørende Motas afhentning af farligt affald omfattet af indsamlingsordninger i Odense Kommune. Mailen var vedhæftet notat fra advokat Henriette Soja, som Odense Kommune har anmodet advokatfirmaet Horten om at foretage en juridisk vurdering af, om det er muligt for Motas at indsamle farligt affald omfattet af kommunens indsamlingsordninger. I mailen anmoder Steen Møller om, at Grete Justesen som formand for Motas, foranlediger at modtagestationen trækker deres tilbud om afhentning af farligt affald omfattet af kommunens indsamlingsordninger tilbage. Dertil stilles der spørgsmål ved, om det reelt er lovligt for Motas som et kommunalt selskab at indsamle denne type affald I Odense Kommune. I mailen oplyser Steen Møller desuden at Odense Kommune endnu ikke har taget stilling til, om kommunen retter henvendelse til Statsforvaltningen. Motas har efterfølgende anmodet advokat Mads Kobberø om, at kommentere notatet fra advokat Henriette Soja. Dette resulterede i to notater som ligeledes vedhæftes. Bestyrelsen modtog den 22. februar, som info, kopi af mail fra rådmand Steen Møller og svarskrivelse fra bestyrelsesformand Grete Justesen samt kopi af ovennævnte notater. Den 25. februar besvarede bestyrelsesformand Grete Justesen mailen med udgangspunkt i notaterne fra Mads Kobberø.
Side nr.: 4 I mailen oplyses Rådmand Steen Møller om, at med baggrund i notaterne fra advokat Henriette Soja og advokat Mads Kobberø og ikke mindst en statsforvaltningsudtalelse som advokat Mads Kobberø henviser til, ser Motas intet problem i, at selskabet udnytter den tilbageværende overkapacitet til at varetage affaldsopgaver omfattet af indsamlingsordninger for virksomheder i bl.a. Odense Kommune. Desuden oplyses om, at Motas intet har imod at få forholdet vurderet af Statsforvaltningen, hvis Odense Kommune finder dette relevant. Dette specielt med baggrund i ovennævnte statsforvaltningsudtalelse. Pkt. 4: Punkter til beslutning 4.2: Regnskab/ Årsrapport for Motas for perioden 01.01.12 31.12.12. Indstilling. Det indstilles, at bestyrelsen godkender: 1) Oplæg til bestyrelsens beretning. 2) Vedhæftede anmærknings frie regnskab. 3) Årsrapport for 2012. Sagsbehandling. Der er udarbejdet regnskab og oplæg til bestyrelsens beretning samt årsrapport for perioden 01.01.2012-31.12.2012. Selskabets revisor har revideret regnskabet og konkluderer at: Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af selskabets aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. dec. 2012 samt af resultatet af selskabets aktiviteter for regnskabsåret 01.01.2012-31.12.2012 i overensstemmelse med årsregnskabsloven. Revisor har således ingen anmærkninger til regnskabet. Kommentarer til internt regnskab fremgår nedenfor. I 2012 afhentede og indsamlede Motas I/S igennem de forskellige ordninger 5.142 ton imod 6.158 ton i 2011. Dermed er den samlede håndterede mængde faldet med 17 %.
Side nr.: 5 Faldet er sket indenfor næsten alle ordninger, idet afhentningsordningen for emballeret affald er faldet fra 2.208 ton til 2.160 ton. Afhentningsordningen for uemballeret affald er faldet fra 3.598 ton 3.035 ton. Tømningsordningen er faldet fra 2.084 ton til 1.673 ton. Reduktionen i mængder skyldes for uemballeret affald, at et par store kunder har valgt at køre direkte til behandleren med affaldet. For OBU ordningen skyldes reduktionen, at der har været behov for færre bundtømninger i 2012 end 2011. Mængden af affald indsamlet igennem ordningen for klinisk risikoaffald, er faldet fra 476 ton i 2011 til 435 ton i 2012, hvilket skyldes, at en enkelt større kunde har valgt at skifte til anden operatør. Den lille ordning / landbrugsordningen er steget fra 8,6 ton til 10 ton formodentlig som følge af, at færre kunder afleverer affald direkte på genbrugsstationerne som følge af en revision af affaldsbekendtgørelsen betød nye regler fra 2012. Økonomisk har Motas for hele regnskabsperioden opnået et positivt driftsresultat før tilbageførelse af hensættelser fra tidligere år på kr. 247.753 mod et budget på minus kr. 709.832. Tilbageførelse af hensættelser fra tidligere år udgør i regnskabsåret kr. 100.000. Det forøgede driftsresultat fremkommer ved følgende budgetafvigelser: Driftsordningen viser et overskud på kr. 462.257 imod et budget på kr. 125.700. Det forøgede overskud er primært forårsaget af større mængde affald til kvalitetssikring, mindre omkostninger til kvalitetssikring end budgetteret, og flere afholdte kurser end budgetteret. Yderligere har de faste omkostninger være lavere end budgetteret. OBU ordningen ender med et underskud på kr. 195.102 imod et budgetteret underskud på kr. 253.760. De primære årsager til dette er lavere faste omkostninger end budgetteret samt lidt højere indtægter fra kontroller og tømninger end budgetteret. Projekt opdatering af beliggenhed er nu igangsat og, der er dermed anvendt stort set det budgetterede beløb til formålet. Ordninger til indsamling af klinisk risikoaffald bidrager med et positivt resultat på kr. 121.647. Heri ikke indregnet afskrivninger på varevogn på kr. 59.000 om året imod et budgetteret resultat på kr. 27.588 Dertil kommer et overskud på behandlingsdelen på kr. 213.787 imod et budget på kr. 0. For administrationsgebyrordningen var der budgetteret med et underskud på kr. 364.000.
Side nr.: 6 Årets resultat for administrationsgebyrordningen giver et underskud på kr. 110.134. Der tilbageføres derfor kr. 100.000 fra tidligere års hensættelser. Dermed bliver det samlede resultat for alle ordninger kr. 357.753 og tillagt renter på kr. 64.725 ender årets resultat på kr. 412.478 Beslutning Oplæg til bestyrelsens beretning: Blev godkendt. Vedhæftede anmærknings frie regnskab: Blev godkendt. Årsrapport for 2012: Blev godkendt. Pkt. 5: Evt. Pkt. 6: næste møde Repræsentantskabsmøde: den 10. juni 2013 kl. 11.00-ca. 13.00 Bestyrelsesmøde: Den 10 juni 2013. kl. 10.00-11.00 Navn Grete Justesen Signatur Helle Frost Søren Svendsen Arno Termansen Erwin Andresen Flemming Madsen Iver Pedersen