Brugervejledning for Basismenuen i XAL 3.5 Version 2 Grønlands Hjemmestyre Den centrale Regnskabsafdeling Sidst revideret: 12.06.2007 Side 1
Indholdsfortegnelse 1. INVENTARLISTE...3 1.1 Kontorer... 3 1.2 kartotek... 5 1.2.1 Bogføring via kreditor eller finans på artskonto 1530... 5 1.2.2 Bogføring via andre artskonto og... 7 1.3 Udskrivning... 8 1.4 Flytning fra kontor til kontor eller afgang... 8 Sidst revideret 15.08.2007 Side 2
1. liste For at holde styr på enhedens inventar er der oprettet et inventarsystem i XAL. systemet findes under Finans med følgende 3 menu-punkter 1. Kontorer under Kartotek 2. Kartotek under Periodisk 3. listen under Udskrifter 1.1 Kontorer Da inventarlisten skal vise hvor enhedens inventar er, skal enheden oprette sine kontorer i systemet. Bagefter kan man i systemet fordele de enkelte inventargenstande på de forskellige kontorer. Herved har man en liste, der fortæller, hvad der er på det enkelte kontor. Sidst revideret 15.08.2007 Side 3
Under KARTOTEK findes punktet KONTORER. Her oprettes de kontorer, der er i enheden. Menupunktet består af 3 kolonner 1. Afdelingsgruppe 2. KONTOR 3. BESKRIVELSE I KONTOR skal der stå noget stabilt. Noget der er uafhængig af, hvem der er på kontorerne Hvis der er nogle bygningstegninger og der her er nogle numre, så brug disse numre. Der er ingen der siger, at kontor skal være et numre. Det skal bare være noget kort og konstant. BESKRIVELSE er feltet ved siden af. Her må står, hvad det skal være. Lige det I har lyst til at skrive. Denne beskrivelse kan let skiftet ud, og I kan derfor godt bruge navnet på den person, der har kontoret. Hvis personen afgå og der kommer en ny, så kan I bare rette i feltet BESKRIVELSE. Der er kun DcR, der kan slette i selve inventarkartoteket, se senere. Dette gøres kun, når intern revision har sagt, at vi må slette. En gang i mellem vil I kassere inventar. For at få det væk fra kontorerne skal I have et sted at placere det kasserede inventar. Derfor forstås at I opretter et kontor der hedder AFGANG. Han kan I placere det inventar, som I ikke længere har. Sidst revideret 15.08.2007 Side 4
1.2 kartotek INVENTARKARTOTEK findes under PERIODISK. 1.2.1 Bogføring via kreditor eller finans på artskonto 1530 Når der bogføres via kreditorerne eller finans på artskonto 1530 kommer det automatisk i inventarkartoteket. I udfylder modteksten med det som er indkøbt feks. Mødebord. Når I bogfører på andre artskonti end 1530, skal I efterfølgende selv indtaste oplysningerne i inventarkartoteket. Der overføres bilagsnummer, afdelingsgruppen, teksten (modteksten), dato og beløb fra bogføringen til inventarkartoteket. Herefter skal de forskellige ting fordeles på kontorer. Dette foregår i feltet KONTOR. Her er et rullemenu, der viser indholdet af menupunktet KONTORER. Vælg det kontor som inventarer skal være på. Sidst revideret 15.08.2007 Side 5
Til sidst udfyldes feltet ANTAL med, hvor mange stykker inventar, der er i det pågældende bogføringsbilag. Hvis der er mere end en inventar-genstand på et bilag, skal bilaget deles, hvis inventaret skal deles på flere kontorer. Dette gøres ved at trykke i på knappen i øverste højre hjørne OPDEL/OPSPLIT. Her kan man dele bilaget op i flere linier. Der fremkommer et vindue, her kan man skrive i hvilket KONTOR inventaret skal være, antal, en tekst der er sigende for inventaret, samt beløbet for det pågældende tilbage inventar. I øverste venstre hjørne er der en sammentælling over hvad der er fordelt. Sammentællingen er både på antal og beløb. Hvis man forlader billedet med F3 og antal og beløb ikke stemmer med det der står i inventarkartoteket, så mistet det der er indtastet i vinduet. I det viste eksempel er der på originalbilaget 4 i antal og 20.000 kr. i beløb. Man er kommet halvvejs i delingen og har fordelt 2 stykker og 16.000 kr. Når man er færdig ser billedet således ud: Sidst revideret 15.08.2007 Side 6
Når man herefter trykker F3 erstattes den oprindelige bilagslinie med de 4 linier. Bemærk at bilagsnummeret er det samme. 1.2.2 Bogføring via andre artskonto og Hvis indkøbet er konteret på en anden artskonto end 1530, så skal investeringen skrives på manuelt. DcR kan indlæse et regneark, hvis der skal indlæses mange linier. Kontakt DcR for at få hjælp og oplysninger om formatet. På eksemplet nedenfor er den nederste linie indtastet manuelt. Sidst revideret 15.08.2007 Side 7
1.3 Udskrivning Udskrivning sker via menupunktet UDSKRIFT INVENTARLISTE. Her kan vælges mellem om inventarkartoteket skal udskrives med en side pr kontor eller det hele i en lang bane. d Ved den årlige gennemgang af inventaret tilrådes det at den der er ansvarlig for kontoret også kvitterer for tilstedeværelse af de ting, der står på inventarlisten. 1.4 Flytning fra kontor til kontor eller afgang Når et inventar skal flyttes fra et kontor til et andet gøres det ved at man i inventarkartoteket ændre fra det nu værende til det fremtidige kontor. Hvis et inventar ikke skal være på inventarlisten mere, sættes der en dato i feltet afgang, og kontoret ændres til AFGANG. Sidst revideret 15.08.2007 Side 8